Anotācija (ex-ante)

Ar Arhīvu likuma 2021. gada 25. marta grozījumiem Arhīvu likuma 17.¹ panta trešā daļa papildināta ar otro teikumu, nosakot jaunu deleģējumu Ministru kabinetam noteikt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām. Līdz ar to Ministru kabinetam ir jāizdod vai nu jauni Ministru kabineta noteikumi, vai jau esošie MK noteikumi Nr.748 jāpapildina ar attiecīgām normām.

Arhīvu likuma 2021. gada 25. marta grozījumi papildina Arhīvu likumu ar jaunu 13.¹ pantu, nosakot personas tiesības attiecībā uz arhīva dokumentos esošo personas datu labošanu vai papildināšanu, iesniedzot Latvijas Nacionālajam arhīvam vai institūcijai, kurā glabājas dokumenti, paziņojumu par nepilnīgu vai neprecīzu personas datu papildināšanu. Lai izpildītu Arhīvu likuma 13.¹ pantā Ministru kabinetam doto deleģējumu – noteikt kārtību, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī tiek nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem – ir jāizdod, vai nu jauni Ministru kabineta noteikumi vai jau esošie MK noteikumi Nr.748 jāpapildina ar attiecīgām normām.

Tā kā kopš MK noteikumu Nr.748 un MK noteikumu Nr.749 pieņemšanas Ministru kabinetā ir pagājuši desmit gadi, šajos noteikumos nepieciešams veikt redakcionālus precizējumus atbilstoši mūsdienu arhīvu un dokumentu pārvaldībai un tam, ka publisko dokumentu pārvaldība un izmantošana ar katru gadu vairāk tiek veikta elektroniski informācijas sistēmās, izmantojot elektronisko informācijas apriti. MK noteikumi Nr.117 ir spēkā jau kopš 2004. gada un tajos ietvertās normas daļēji dublē šobrīd spēkā esošo MK noteikumu Nr.748 normas, kā arī daļa normas ir novecojušas un praksē netiek piemērotas, piemērojot tiesisko regulējumu, kas noteikts Arhīvu likumā un MK noteikumos 748.

Tā kā visi minētie Ministru kabineta noteikumi pēc būtības reglamentē dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumus, tad organizējot un nodrošinot dokumentu un arhīvu pārvaldību personām un institūcijām ir jāvadās no trīs dažādiem Ministru kabineta noteikumiem. Līdz ar to visu minēto Ministru kabineta noteikumu prasības būtu redakcionāli precizējamas un konsolidējamas vienos Ministru kabineta noteikumos.

Projektā ir konsolidētas un redakcionāli precizētas prasības, kas ir noteiktas MK noteikumos Nr.748, MK noteikumos Nr.117 un MK noteikumos Nr.749. Projekts apvieno tiesisko regulējumu, kuru šobrīd nosaka trīs dažādi Ministru kabineta noteikumi – MK noteikumi Nr.748, MK noteikumi Nr.749 un MK noteikumi Nr.117. Tādējādi Projektā paredzētais dokumentu un arhīvu pārvaldības regulējums ir konsolidēts un redakcionāli precizēts vienā normatīvajā aktā, kas piemērojams visiem dokumentiem neatkarīgi no to nesējvides – elektroniskās vai fiziskās.

Projekts kā jauni Ministru kabineta noteikumi nosaka publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās (Projekta 2., 4., 5., 6., 7. un 8. nodaļa), dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību (Projekta 4.3. apakšnodaļa), kārtību institūcijām, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī kā nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem (Projekta 5.5. apakšnodaļa), Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām (Projekta 3. nodaļa), tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (Projekta 9. nodaļa), kārtību, kādā institūcijas un privātpersonas nodod dokumentus Latvijas Nacionālajā arhīvā (Projekta 10. nodaļa) un kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālajā arhīva atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai institūcijā (Projekta 11. nodaļa). Projekta 4.3. apakšnodaļā iekļautās tiesību normas reglamentē dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību atbilstoši Arhīvu likuma 8. panta otrās daļas pirmajam teikumam, savukārt atbilstoši Arhīvu likuma 8. panta otrās daļas teikumam ir izdoti Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumi Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviskā vērtība, un to glabāšanas termiņiem", kas stājās spēkā 2018. gada 16. novembrī un šajos Ministru kabineta noteikumos nav nepieciešams veikt grozījumus, tādēļ Projektā nav iekļauts tiesiskais regulējums atbilstoši deleģējumam Arhīvu likuma 8. panta otrās daļas otrajā teikumā.

Salīdzinot ar spēkā esošajiem MK noteikumiem Nr.748 Projekts precizē un papildina terminoloģiju (Projekta 2. punkts) atbilstoši starptautiskajā profesionālajā vidē pieņemtajai jēdzienu sistēmai – standartam LVS ISO 30300:2012 "Informācija un dokumentācija. Pārvaldības sistēmas dokumentiem. Pamatprincipi un vārdnīca". Projektā ir vienkāršota aktīvā cikla dokumentu uzskaite un uzskaites dokumentu saskaņošana, kā arī vienkāršotas prasības dokumentu sistēmām, dokumentu sakārtošanai, iznīcināšanai un elektronisko dokumentu nodošanai valsts glabāšanā.

Saskaņā ar Arhīvu likuma 1. panta 16. punktu institūcija ir ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras. Attiecīgi Projekta normas reglamentē gan institūciju, gan atbilstoši Arhīvu likuma deleģējumam noteiktajiem gadījumiem arī privātpersonu, dokumentu un arhīvu pārvaldību. Projekta tiesiskais regulējums (27., 32., 42., 44., 46., 89. punkts u.c. punkti) nosaka institūcijas pienākumu veikt klasifikācijas shēmu, uzziņu sistēmu u.c. dokumentu saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu, tāpat tiek noteiktas prasības, kas jāpilda institūcijai un privātpersonai dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā. Tajos gadījumos, kad Projektā, Arhīvu likumā vai citā ārējā normatīvajā aktā nav noteikti konkrēti darbību termiņi, būtu ievērojams Administratīvā procesa likuma regulējums par termiņiem, tai skaitā Administratīvā procesa likuma 64.pants. Saskaņā ar Administratīvā procesa likuma 64. panta pirmo daļu, ja administratīvā lieta ierosināta uz iesnieguma pamata, iestāde pieņem lēmumu par administratīvā akta izdošanu viena mēneša laikā no iesnieguma saņemšanas dienas, ja nav noteikts cits termiņš.

Projekta 2. nodaļā ir redakcionāli precizētas vispārīgās prasības dokumentu un arhīvu pārvaldības organizācijai institūcijā, tai skaitā, paredzot, ka ierobežotas pieejamības dokumentu pārvaldībā (Projekta 12. punkts) ir atcelta prasība veikt atzīmes par pieejamības ierobežojumiem klasifikācijas shēmā, jo lielākoties pieejamības ierobežojumi tiek noteikti uz vienu gadu un pēc tam katru gadu pagarināti. Tādējādi, šādu atzīmju veikšana klasifikācijas shēmā praktiski nav iespējama. Projekta 6. – 10. punktā ir redakcionāli precizēti noteikumi par dokumentu un arhīvu pārvaldības ekspertu komisijas izveidošanu un kompetenci. Projekta 8. punktā noteikts, ka eksperta komisijas izveide, komisijas kompetences robežas, uzdevumu noteikšana ir institūcijas brīva izvēle. Attiecīgi Projekta 10. punktā precizēts, kā jārīkojas institūcijai, ja tā neveido ekspertu komisiju vai komisijas kompetencē nav atbilstoša uzdevuma dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos veikšanai – šādos gadījumos par attiecīgajiem jautājumiem atbild institūcijas vadītājs vai Projekta 11.2. apakšpunktā noteiktā institūcijas vadītāja norīkotā par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā persona.

Projekta 12.2. un 86.1.9. apakšpunktā noteiktais, ka, ja dokumentam noteikti pieejamības ierobežojumi, ir jānorāda dokumentu pieejamības ierobežojuma tiesiskais pamats un laiks, nepieciešams, lai nodrošinātu ilgstoši un pastāvīgi glabājamo dokumenta tiesisku izmantošanu pēc tam, kad dokuments tiek nodots institūcijas arhīvā, Latvijas Nacionālajā arhīvā vai institūcijas reorganizācijas vai likvidācijas gadījumā citai institūcijai, kā arī būtu iespējams norādīt pieejamības atteikuma pamatojumu, tajos gadījumos, kad saskaņā ar noteiktajiem pieejamības ierobežojumiem, atsaka izsniegt dokumentus izmantošanai (atbilstoši Arhīvu likuma 12. un 13. panta regulējumam). Ar tiesisko pamatojumu jāsaprot ārējiem normatīvajiem aktiem atbilstoša ierobežojuma pamatojuma norādīšana, ievērojot Informācijas atklātības likuma un citu ārējo normatīvo aktu regulējumu un norādot konkrētu ārējā normatīvajā akta (likuma, Ministru kabineta noteikumu) normu, kā arī norādot atsauci uz institūcijas iekšējo normatīvo aktu, ja atbilstoši ārējo normatīvo aktu regulējumam ierobežojums noteikts ar iekšējo normatīvo aktu. Ar pieejamības ierobežojuma laiku jāsaprot, ka tas var būt konkrēts termiņš – norādīts pieejamības beigu datums, ja tādu ir iespējams noteikt, vai arī ārējā normatīvajā aktā noteikts kritērijs, kas nosaka pieejamības ierobežojuma laiku, piemēram, attiecībā uz fiziku personu datiem ir ievērojamas fizisko personu datu apstrādes prasības (kamēr persona ir dzīva) un Arhīvu likuma 13. panta otrās daļas 4.punktā noteiktie kritēriji, savukārt attiecībā uz komercnoslēpumu ierobežojuma laiks būtu jānorāda atbilstoši Komercnoslēpuma aizsardzības likuma 6. panta otrajai daļai – līdz brīdim, kad komercnoslēpuma turētājs rakstveidā informējis par komercnoslēpuma statusa izbeigšanu vai kad attiecīgā informācija kļuvusi vispārzināma vai pieejama citām personām uz tiesiska pamata. Tādos gadījumos, kad ārējā normatīvajā aktā  nav noteikti pieejamības ierobežojuma laika termiņi vai kritēriji, kuriem iestājoties ierobežojums beidzas un nav arī noteikts īsāks pieejamības ierobežojuma termiņš par 30 gadiem, būtu jāpiemēro Arhīvu likuma 13. panta  otrās daļas 2. punkta regulējums un ierobežojuma laiks jānorāda  30 gadi pēc dokumentu radīšanas. Šobrīd spēkā esošo MK noteikumu Nr.748 normas (piemēram, 14.2. apakšpunkts, 86.9. apakšpunkts) un MK noteikumu Nr.749 normas (piemēram, 14. punkts, 17.4. apakšpunkts un 1. pielikumā) nosaka, ka jānorāda ir dokumentu pieejamības laika ierobežojumi, ja tādi ir noteikti, attiecīgi līdz Projekta spēkā stāšanās laikam ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņotajās uzziņu sistēmās labojumi nav jāveic, bet līdz ar Projekta spēkā stāšanos atbilstoši Projekta 12.2. un 86.1.9. apakšpunktam arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos un uzskaites sarakstos (ja tas nav norādīts augstākā arhīviskā apraksta līmenī atbilstoši Projekta 76.4. apakšpunktam) būs norādāms dokumentu pieejamības ierobežojuma tiesiskais pamats un laiks.

Projekta 3. nodaļā, atbilstoši Arhīvu likuma 17.¹ panta trešās daļas deleģējumam, ir noteikta Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība institūcijām. Saskaņā ar Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumu Nr.750 “Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistra noteikumi” 3. punktu, kas bija spēkā līdz 2022. gada 11. augustam, Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izmantošanai pieteikuma iesniegšanas vietā institūcija slēdza līgumus, kuru saskaņošana starp iestādēm bija birokrātisks process. Projektā Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība institūcijām noteikta tāda, kā tas faktiski jau tiek īstenots saskaņā ar Latvijas Nacionālā arhīva direktora 2021. gada 15. aprīļa rīkojumu Nr.LV_LNA-1.4.2./34 "Par Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla e-pakalpojumu pieejamības un izmantošanas noteikumu institūcijām apstiprināšanu". Projekta 14. punkts un Projekta 1. pielikums paredz, ka Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla sadaļu institūcijas var izmantot, pieteikt Iestāžu portāla lietotājus, informēt par izmaiņām lietotāju datos un atcelt lietotāju pieejas tiesības, iesniedzot noteiktas formas pieteikumu un apņemoties ievērot Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumus. Iestāžu portāla izmantošanai institūcijai jāiesniedz pieteikumu, kas ir Projekta 1. pielikums. Projekta 16. punktā Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtībā ir noteikta dokumentu iesniegšanas iespējamība arī bez droša elektroniskā paraksta. Tā kā saturiski pieteikums un Projekta 18.3. apakšpunktā noteiktais apliecinājums Iestāžu portāla izmantošanai ir atbilstošs tam, kādi tie šobrīd ir  starp Latvijas Nacionālo arhīvu un institūcijām noslēgtajos spēkā esošajos līgumos, tad tajos gadījumos, kamēr nenotiek izmaiņas lietotāju datos vai netiek anulētas lietotāja tiesības, institūcijas lietotāji, kam lietotāja tiesības piešķirtas saskaņā ar līgumu varēs turpināt izmantot Iestāžu portālu bez atkārtota pieteikuma un apliecinājuma iesniegšanas. Savukārt, gadījumos, kad institūcijai jāpiesaka jauni lietotāji, veicamas izmaiņas vai jāanulē pieeja Iestāžu portālam, institūcijai jāiesniedz pieteikums Projekta 14. punktā noteiktajā kārtībā. Tā kā publiskajās tiesībās darbojas princips “atļauts ir tikai tas, kas ir noteikts ar tiesību normu”, tad 18.8.7. apakšpunktā iekļautais regulējums atstāj institūcijai izvēles brīvību pašai pēc saviem ieskatiem noteikt citus gadījumus, kad tā ir tiesīga atcelt lietotāja tiesības institūcijas Iestāžu portāla lietotājam, piemēram, nosakot, ka lietotāja tiesības atceļamas, ja darbinieks ir prombūtnē ilgāk par vienu mēnesi vai ka lietotāja tiesības atceļamas, ja darbinieks tiek atstādināts no darba pienākuma veikšanas uz disciplinārlietas izmeklēšanas (nenoteiktu) laiku.

Projekta 4.1. un 4.2. apakšnodaļās vienkāršotas prasības papīra un elektronisko dokumentu pārvaldībai, tai skaitā no noteikumiem izslēdzot metodiska rakstura normas par dokumentu migrāciju "elektroniskajās dokumentu pārvaldības sistēmās" un prasības "dokumentu reģistriem izklājlapās". Ārpus informācijas sistēmām reģistrējamajiem dokumentiem Projekta 23. punktā tiek noteikti obligāti tveramie dati, lai tos pēcāk varētu izmantot arhīva uzziņu sistēmu veidošanai un arhivēto dokumentu meklēšanā. Precizētas prasības elektronisko foto, skaņas un video dokumentu lietu veidošanai dokumentu pārvaldībā (Projekta 26. punkts). Redakcionāli precizētas prasības informācijas sistēmu izmantošanai dokumentu pārvaldībā un tajā iekļautas redakcionāli precizētas normas no MK noteikumiem Nr.117 par informācijas sistēmu saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu (Projekta 27. punkts).

Projekta 4.3. apakšnodaļā par dokumentu sistematizāciju un izvērtēšanu 31. punktā ir noteikti obligāti fiksējamie dati dokumentu klasifikācijas shēmā. Projektā paredzētā dokumentu klasifikācijas shēma atbilstoši starptautiski pieņemtajai kategoriju un jēdzienu sistēmai ietver lietas, kas šobrīd tiesiskajā regulējumā nav noteiktas un aizstāj šobrīd lietoto jēdzienu "lietu nomenklatūra". Lai samazinātu administratīvo slogu institūcijām un Latvijas Nacionālajam arhīvam, kopsakarā ar Projekta 44. punkta regulējumu, kas nosaka, ka, ja mainās institūcijas funkcijas, uzdevumi vai tās struktūra, kā arī dokumentu sastāvs un glabāšanas termiņi vai cita dokumentu klasifikācijas shēmā iekļautā informācija, institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu, dokumentu klasifikācijas shēmas saskaņošanas periods ar Latvijas Nacionālo arhīvu tiek pagarināts no trīs līdz pieciem gadiem un, ja ir nozares vai dokumentu veidu klasifikācijas shēma – no pieciem līdz astoņiem gadiem (Projekta 42. punkts).

Projekta 5. nodaļā ir precizētas prasības institūcijas arhīva pārvaldībā par dokumentu sagatavošanu un sakārtošanu glabāšanai. Projekta 48. punktā noteikts, ka dokumentus, kas satur informāciju institūcijas iekšējai lietošanai un kam noteikts ierobežotas pieejamības statuss līdz vienam gadam, sagatavo glabāšanai pēc pieejamības ierobežojuma termiņa beigām atbilstoši Informācijas atklātības likuma 5. panta otrās daļas 2. punktam, kas nosaka, ka par ierobežotas pieejamības informāciju uzskatāma informācija, kas paredzēta un noteikta iestādes iekšējai lietošanai un atbilstoši Informācijas atklātības likuma 6. panta trešajai daļai, kas nosaka, ka ierobežotas pieejamības statusu iestādes iekšējās lietošanas informācijai lietu sagatavošanas procesā var piemērot tikai līdz brīdim, kad iestādes lēmums par attiecīgo lietu pieņemts vai dokuments, kas netiek klasificēts kā ierobežotas pieejamības dokuments, nosūtīts adresātam. Projektā ir noteikta prasība, ka sakārtojot dokumentus, saglabā dokumentu pārvaldībā ieviesto sistematizāciju (Projekta 51. punkts), tādējādi ievērojot arhīvniecībā starptautiski pieņemto oriģinālās kārtības principu. Minētais princips ietaupa arī resursus, kuri iepriekš izmantoti dokumentu pārsistematizācijai. Ja lietā esošajiem dokumentiem ir to reģistrs, lietu lapas var nenumurēt un lietu apliecinājuma lapā norādīt dokumentu, ne lietu skaitu (Projekta 57. punkts). Projektā ir noteiktas elektronisko dokumentu sakārtošanas prasības, nosakot formātus datu bāzu datiem (Projekta 68. punkts) un atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotnes struktūru pārvaldes dokumentiem (Projekta 69. punkts). Projekta 68.3. apakšpunktā ir iekļauta prasība, sakārtojot datu bāzu datus un dokumentus, sakārtot dokumentāciju, kurā jāiekļauj arī datu bāzu vaicājumus. Šāda prasība pamatota ar to, ka vaicājumi ir katras datu bāzes neatņemama sastāvdaļa un bez tiem nebūs iespējama datu izguve un izmantošana nākamajam paaudzēm, dati un dokumenti var kļūt nepieejami un neizmantojami sabiedrībai un līdz to var zust šādu datu glabāšanas jēga. Ir pieļauta arī vienkāršota pakotņu veidošana, ja atvērtā saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotņu izveide nav iespējama (Projekta 69.2. apakšpunkts). Ņemot vērā informācijas tehnoloģiju un elektronisko dokumentu daudzveidību, Projekts nenosaka konkrētus formātus, kuros atļauts radīt dokumentus un saskaņā ar Projekta 70. punktu ir atļauti visi formāti, nodrošinot dokumentu oriģinālās kvalitātes saglabāšanu un savietojamību ar Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu, kas tiks izvērtēts saskaņošanas procesā atbilstoši Projekta 27. punktā noteiktajam. Nodošana iespējama arī ar Latvijas Nacionālā arhīva rīkiem, kas ir savietojami ar Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu. Atbilstoši pārejai uz elektronisku dokumentu pārvaldību tiek noteikts, ka institūcijas saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniedzamos dokumentus apraksta un iesniedz vienīgi elektroniski, nosakot dokumentu aprakstīšanas veidus (Projekta 90. punkts). Projekta 70. punktā paredzēts, ka kopā ar dokumentiem, kas nav parakstīti ar drošu elektronisko parakstu, institūcijai ir jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam sakārtotus un aprakstītus dokumentus, kas apliecina pušu vienošanos rakstveidā par elektronisko dokumentu parakstīšanu ar elektronisko parakstu atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrajai daļai. Atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrās daļas interpretācijai praksē institūcijas tiesību akti – rīkojums vai iekšējie noteikumi  var būt dokumenti, kas nosaka, ka tiks izmantots elektroniskais paraksts, būtiskākais ir, lai var pierādīt, ka abas puses bijušas informētas un piekritušas elektroniskā paraksta lietošanai. Šāda vienošanās rakstveidā (vienošanās vai institūcijas iekšējie tiesību akti un dokumenta, kas apliecina nodarbinātā iepazīšanos ar attiecīgo tiesību aktu) parakstāma ar drošu elektronisko parakstu vai papīra dokumenta formātā ar fizisku parakstu, lai tai būtu juridisks spēks attiecībā uz elektroniskā paraksta izmantošanu. Sakārtošana un aprakstīšana šādām vienošanām būtu jāveic tā, lai nodrošinātu, ka ir pierādāms, ka attiecīgajā laika posmā ar sistēmas elektronisko parakstu parakstītie dokumenti ir ar juridisku spēku.

Projekta 5.5. apakšnodaļa atbilstoši Arhīvu likuma 13.¹ panta deleģējumam nosaka personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem (turpmāk – paziņojumi) pārvaldības kārtību institūcijās un nosaka institūcijas tiesības un pienākumus attiecībā uz personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu reģistrēšanu, glabāšanu un sasaisti ar arhīva dokumentiem. Latvijas Nacionālā arhīva saņemto paziņojumu pārvaldības kārtība ir reglamentēta ar Ministru kabineta 2022. gada 9. augusta noteikumiem Nr.479 "Grozījumi Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumos Nr.747 "Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi"". Paziņojumu pārvaldības kārtība institūcijās nosakāma līdzīgi, kā tas noteikts attiecībā Latvijas Nacionālajā arhīvā saņemto paziņojumu pārvaldību, līdz ar to Projekta 5.5. apakšnodaļā tā noteikta tāda pati, kā tas šobrīd ir noteikts Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumu Nr.747 "Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi 5.¹ nodaļā "Personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrēšana, glabāšana un sasaiste ar arhīva dokumentiem". Projekta 5.5. apakšnodaļas regulējums piemērojams saskaņā ar Arhīvu likuma 13.¹ panta regulējumu, ievērojot Arhīvu likuma 15. panta trešās daļas 6. punktā noteikto, ka aizliegts labot personas datus arhīva dokumentos. Arhīvu likuma 13.¹ pantā noteikts, ka regulējums piemērojams vienīgi personas tiesībām attiecībā uz arhīva dokumentos esošo personas datu labošanu, tātad tas nav attiecināms uz lietvedībā aktīvām lietām (lietām, kas vēl nav pabeigtas lietvedībā) un īslaicīgi (līdz 10 gadiem) glabājamām lietām, jo arhīva dokumenti saskaņā ar Arhīvu likuma 1.panta otro daļu ir vienīgi ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) un pastāvīgi glabājami dokumenti (dokumenti, kas pastāvīgi vai uz laiku glabājami arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ). Projektā paredzēts, ka institūcija ir atbildīga par paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu reģistra (turpmāk – reģistrs) vešanu, noteiktas ziņas, kas iekļaujamas reģistrā, kā arī noteikts, kādā veidā institūcija nodrošina personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu sasaisti ar arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, kādas ziņas ir sniedzamas dokumentu izmantotājam par datu subjekta iesniegtajiem nepilnīgajiem vai neprecīzajiem personas datiem, kā arī paziņojumu un reģistra glabāšanas termiņu. Personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu institūcija reģistrē paziņojumu reģistrā. Institūcijām ir noteikts pienākums veidot reģistru, tomēr katra institūcija individuāli var izvēlēties, kā šo reģistru veidot – kā atsevišķu reģistru vai kā institūcijas informācijas sistēmas sastāvdaļu, nodrošinot Projekta 5.5. apakšnodaļā noteikto prasību izpildi.

Izvērtējot paziņojumu un reģistra datiem nosakāmo glabāšanas termiņu atbilstoši Arhīvu likuma 8. panta pirmās daļas 3. punktam, ņemot vērā reģistra datu un paziņojumu piesaisti gan institūcijās, gan iespējamu piesaisti Latvijas Nacionālajā arhīvā glabātajiem dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) un pastāvīgi (mūžīgi) glabājami un to, ka paziņojumiem un reģistra datiem ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme, tie saglabājami nākamajām paaudzēm zinātniskām un pētnieciskām vajadzībām un tādēļ tiem nosakāms pastāvīgs glabāšanas termiņš. Saskaņā ar Arhīvu likuma 13.¹ pantu personai ir tiesības paziņojumu iesniegt institūcijai vai Latvijas Nacionālajam arhīvam. Var būt situācijas, kad personas (datu subjekta) paziņojums ir attiecināms gan uz institūcijas arhīvā glabātiem dokumentiem, gan citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā jau nodotiem institūcijas dokumentiem. Tātad Arhīvu likuma 13.¹ pantā noteiktā paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem jānodrošina gan ar institūcijas arhīva glabātajiem dokumentiem, kas satur datu subjekta personas datus, gan ar citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā nodotajiem institūcijas dokumentiem, ja tie satur konkrētā datu subjekta personas datus. Tiek noteikta kārtība, kādā nodrošināma gan ar institūcijas arhīvā, gan citā institūcijā glabātiem arhīviski vērtīgiem dokumentiem, gan Latvijas Nacionālajā arhīvā glabātajiem nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentiem.

Projekta 6.-9. nodaļā iekļautās institūcijas arhīva pārvaldības prasības ir redakcionāli precizētas. Dokumentu iznīcināšanas kārtībā (Projekta 6. nodaļa) ir atcelts aizliegums iznīcināt dokumentus, ja par attiecīgo iznīcināmo dokumentu radīšanas vai saņemšanas gadu nav sakārtoti ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie dokumenti.

Projekts ir papildināts arī ar redakcionāli precizētām dokumentu nodošanas prasībām valsts glabāšanā (Projekta 10. nodaļa), saglabājot prasības, ko noteica MK noteikumi Nr.749.

Projekta pārejas noteikumos noteikts, ka vienlaikus ar Projekta spēkā stāšanos spēku zaudēs Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumi Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā", Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumi Nr.748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" un Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumi Nr.749 "Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā".