Anotācija

Projekta īstenošanas gaitā ir izveidojies būtisks ietaupījums uz izstrādes, pielāgošanas un ieviešanas darbiem, galvenokārt pateicoties veiksmīgiem iepirkumiem, kas tika organizēti un īstenoti 2024. gadā, lai nodrošinātu vienota finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības informācijas tehnoloģiju risinājumu ieviešanu un budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājuma izstrādi. Iepirkumu rezultātā, noslēgto līgumu summas ir zemākas, nekā tās bija plānotas, kas attiecīgi Projekta ietvaros veido projekta līdzekļu ietaupījumu. Kopējais identificētais ietaupījums no Atveseļošanas fonda finansējuma ir 2 540 000 EUR. Piemēram, līgums “Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājuma izstrāde un uzturēšana” tika noslēgts par summu 866 237,50 EUR bez PVN, kas ir būtiski zemāka par sākotnēji plānoto summu 4 237 200 EUR. Turklāt lielākā daļa iepirkumu līgumi noslēgti un īstenoti par faktiski paveiktajiem darbiem, piemērojot cilvēkstundas likmi – datu migrācija, HORIZON ieviešanas un konfigurācijas darbi, tādejādi, pēc Veselības ministrijas, Zemkopības ministrijas, Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas, Klimata un enerģētikas ministrijas, Ekonomikas ministrijas un to padotības iestāžu pievienošanās centralizētai platformai tika precizēta prognoze finansējuma apguve nākošajiem resoriem.  
Papildus tika identificēts, ka atsevišķās aktivitātēs nebūs plānotais finansējums nepieciešams pilnā apmērā, balstoties uz faktiski paveiktajiem darbiem, tādēļ tika pārskatītas projekta darbības ar mērķi nodrošināt efektīvu un pilnvērtīgu piešķirtā finansējuma izmantošanu, un ir secināts, ka iespējams paplašināt projekta tvērumu, iekļaujot papildu sadarbības partnerus. Minēto darbību īstenošana ir iespējama projekta ietvaros par ietaupītajiem līdzekļiem, tādējādi neradot nepieciešamību pieprasīt papildu finansējumu no valsts budžeta (prioritāro pasākumu ietvaros).  
 
Ņemot vērā, ka projekta kopējās izmaksas tiek samazinātas, balstoties uz identificēto ietaupījumu, rodas neatbilstība Ministru kabineta noteikumu Nr. 435 33.2 apakšpunktā noteiktajam maksimālajam procentuālajam apjomam projekta vadības un īstenošanas personāla atlīdzībai. Tajā pašā laikā iesaistītā projekta personāla darba apjoms nav samazinājies, jo projekta īstenošana notiek pilnā plānotajā tvērumā. Turklāt, saskaņā ar Ministru kabineta 2024. gada 10. decembra rīkojumu Nr. 1055 "Grozījumi Ministru kabineta 2023. gada 28. jūnija rīkojumā Nr. 407 "Par Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1.2.r reformas "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīcijas "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" pases un centralizētas funkcijas vai koplietošanas pakalpojumu attīstības plānu apstiprināšanu"", projekta sadarbības partneru loks ir būtiski paplašināts. Tas savukārt ir radījis papildu koordinācijas, ieviešanas un atbalsta slodzi uz projekta vadības un īstenošanas komandu. Līdz ar to nav ne pamatojuma, ne praktiskas iespējamības samazināt projekta personāla atlīdzību tikai tehniskas procentuālās robežas dēļ, kas izriet no kopējo izmaksu samazinājuma. Ietaupījums, kas radies efektīvas iepirkumu plānošanas un pārvaldības rezultātā, būtu uzskatāms par pozitīvu piemēru resursu izmantošanas efektivitātei, nevis par pamatu ierobežojumiem attiecībā uz atlīdzību. Atlīdzības apjoma samazināšana šādā situācijā būtu nesamērīga un varētu apdraudēt projekta pilnvērtīgu īstenošanu gan apjomā, gan kvalitātē, īpaši ņemot vērā, ka projekta rezultātu sasniegšanai ir nepieciešams nodrošināt nemainīgu profesionālo kapacitāti un nepārtrauktību. Vienlaikus, lai nodrošinātu elastību resursu pārvaldībā un motivētu iesaistīto personālu, būtu jāparedz iespēja paplašināt slodzes esošā finansējuma ietvaros, nepārsniedzot līdzšinējo plānoto apjomu projekta vadības un īstenošanas personāla izmaksām, bet ļaujot efektīvāk izmantot pieejamos cilvēkresursus atbilstoši projekta faktiskajām vajadzībām. 
 
Projekta īstenošanas laikā ir pārskatītas esošās un identificētas jaunas darbības un izmaksu veidi, kuru nepieciešamība izriet no mērķa pilnvērtīgāk investēt pieejamo finansējumu, sekmējot projekta rezultātu sasniegšanu un atbilstību Ministru kabineta noteikumu Nr. 435 32. punktā noteiktajām prasībām. Lai nodrošinātu pārskatāmu, kvalitatīvu un normatīvajiem aktiem atbilstošu projekta īstenošanu, ņemot vērā tā ievērojamo apjomu, aktivitāšu daudzveidību, iesaistīto pušu sarežģīto struktūru, kā arī būtisko dokumentācijas un pārskatu apjomu, ir būtiski paredzēt iespēju veikt projekta rezultātu auditu vai revīziju. Šāda pieeja ļauj stiprināt projekta uzraudzību un atbilst arī Ministru kabineta noteikumu Nr. 435 13.20. apakšpunkta prasībām, paredzot iespēju piesaistīt neatkarīgu revidentu. 

Nepieciešams pārskatīt pie risinājumiem norādīto koplietošanas pakalpojumu lietotājus (institūcijas), ņemot vērā, ka projekta īstenošanas laikā tiek pieņemti dažādi lēmumi par iestāžu (lietotāju) reorganizāciju, likvidēšanu, jaunu izveidi un apvienošanu. Izmaiņas ietekmē arī citi faktori un ierobežojumi, kas jāņem vērā nodrošinot centralizētos pakalpojumus un risinājumus, piemēram, Tiesu administrācija grāmatvedības uzskaites pakalpojumu šobrīd nodrošina Tieslietu akadēmijai, rajona un apgabaltiesām. Lai gan katrai tiesai ir atsevišķs reģistrācijas numurs, tās nav uzskatāmas par patstāvīgiem nodokļu maksātājiem. Saskaņā ar spēkā esošo normatīvo regulējumu finanšu pārskatus sagatavo katrs nodokļu maksātājs, attiecīgi rajona un apgabaltiesas negatavo atsevišķus pārskatus, bet Tiesu administrācija gatavo kopīgus pārskatus par Tiesu administrāciju un tiesām. 
 
Lai sekmīgi pabeigtu Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu funkcionalitāšu izstrādi ir nepieciešams pagarināt risinājuma ieviešanas termiņu. Projekta ieviešanas gaitā, precizējot un paplašinot risinājuma apjomu, ir identificēta nepieciešamība izstrādāt papildu funkcionalitāti. Šo funkcionalitāšu izstrādei un testēšanai nepieciešams ilgāks laiks, nekā sākotnēji plānots, tādēļ noteikts, ka atsevišķu projekta aktivitāšu izpilde noslēgsies 2026. gada II ceturksnī. Atbilstoši tam nepieciešams pagarināt projekta pases sadaļās Nr. 5.1. “Modernizēto pārvaldes procesu  IKT risinājumi” “5.1.2. Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājums” norādīto ieviešanas termiņu, lai sasniegtu izvirzītos investīcijas mērķu rādītājus. Precizējot termiņus, tiek ņemts vērā Ministru kabineta 2022. gada 14. jūlija noteikumu Nr. 435 “Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi" (turpmāk - MK noteikumi Nr. 435) 13.15. apakšpunktā noteiktais.  
 
Pamatojoties uz iepriekš minēto, ir identificēta nepieciešamība aktualizēt ar Ministru kabineta 2023. gada 28. jūnija rīkojumu Nr. 407 “Par Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1.2.r reformas "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīcijas "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" pases un centralizētas funkcijas vai koplietošanas pakalpojumu attīstības plānu apstiprināšanu” apstiprināto projekta dokumentāciju.

Ņemot vērā minēto, Valsts kase kā finansējuma saņēmējs ir sagatavojis situācijai atbilstošu projekta dokumentāciju: 
1. Rīkojuma projektā precizētas kopējās projekta izmaksas ne vairāk kā 12 665 681 euro apmērā, tai skaitā Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma finansējums investīcijai 10 900 000 euro apmērā un  valsts budžeta finansējums pievienotās vērtības nodokļa izmaksu segšanai ne vairāk kā 1 765 681 euro apmērā, atbilstoši Ministru kabineta 2022. gada 14. jūlija noteikumos Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi"" (25-TA-1079). 
 
2. Projekta pasē tiek norādīti jaunie sadarbības partneri – Valsts administrācijas skola, Valsts kanceleja, Nacionālā elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome, Sabiedrisko elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome, kā arī precizēti koplietošanas pakalpojuma lietotāji (institūcijas). Precizēts pakalpojumu saņēmēju loks centralizētās funkcijas vai koplietošanas pakalpojumu attīstības plānā par pakalpojumu “Grāmatvedības uzskaites pakalpojums” (2. pielikums) un plānā par pakalpojumu “Centralizēta grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības platforma” (3. pielikums). 

3. Piemērots MK noteikumi Nr.435 33.¹ punkts, saglabājot līdzšinējo projekta vadības un īstenošanas personāla atlīdzības apjomu - 2 492 000 EUR, paredzot iespēju paplašināt maksimālo slodzes apjomu no 17 uz 20 slodzēm atbilstoši veiktajiem precizējumiem projekta pases sadaļā Nr. 6. "Projekta pārvaldības un īstenošanas kapacitāte", ja tas nepieciešams projekta mērķu sasniegšanai. Šī pieeja tiek pamatota ar projekta ietaupījumu un būtisko nepieciešamību nodrošināt projekta kvalitāti un pilnvērtīgu īstenošanu paredzētajā apjomā. 

4. Grozīta projekta pases sadaļas Nr. 5.1. “Modernizēto pārvaldes procesu  IKT risinājumi” “5.1.2. Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājums” ieviešanas termiņš, nosakot 2026.gada II.cet., bet ne vēlāk par 2026.gada 9.maiju. 

5. Papildus tiek grozīta projekta pases sadaļa Nr. 4. “Nepieciešamā finansējuma apjoms un tā sadalījums pa projekta darbībām iznākumu sasniegšanai un būtisko izmaksu veidiem”, precizējot izmaksu indikatīvos un maksimālos apmērus, atbilstoši Projekta finansējuma kopējā apjoma izmaiņām, kā arī papildinot Projekta ietvaros veicamās darbības un būtisko izmaksu veidu raksturojošos apzīmējumus.  Veiktās izmaiņas sekmēs atbilstību Ministru kabineta noteikumiem Nr. 435 un efektīvu resursu izmantošanu. 

6. Projektu pases sadaļā Nr. 6. "Projekta pārvaldības un īstenošanas kapacitāte" aktualizēti Finanšu mnistrijas iekšējie noteikumi uzraudzības funkcijas nodrošināšanai.