Anotācija (ex-ante)

Līdz šim valsts pārvaldes iestādes pārsvarā strādā ar savā rīcībā esošajiem datiem, savukārt informācijas apmaiņa starp dažādu resoru iestādēm bieži ir sarežģīta, laikietilpīga vai ierobežota. Tas apgrūtina dažādu institūciju datu savietošanu un kopīgu analīzi, kas nepieciešama uz pierādījumiem balstītu lēmumu pieņemšanai, efektīvākai politikas plānošanai un publisko pakalpojumu pilnveidošanai.

Nepastāvot vienotai un detalizētai kārtībai, nav skaidri noteikts:
1. informācijas apstrādes pieprasījumu iesniegšanas, izvērtēšanas un saskaņošanas process;
2.piekļuves piešķiršanas nosacījumi un informācijas apstrādes kārtība drošajā informācijas apstrādes vidē;
3. datu turētāju pienākumi un informācijas nodošanas tehniskie un organizatoriskie aspekti;
4. personas datu apstrādes uzraudzības mehānisms un institucionālā sadarbība ar Datu valsts inspekciju.
Šāda situācija var radīt atšķirīgu praksi starp iestādēm, kavēt efektīvu datu izmantošanu valsts pārvaldes funkciju īstenošanai, kā arī palielināt tiesiskos un datu aizsardzības riskus.

Pārvalde izveido un uztur vienotu un drošu informācijas apstrādes vidi, kurā institūcijas analizē savietotus  datus. Šādā vidē iestādēm vairs nav nepieciešams savstarpēji pieprasīt datus individuālā kārtībā. Tas ļauj efektīvāk plānot politiku valsts, reģionālajā un vietējā līmenī, identificēt un analizēt nozares riskus, kā arī pilnveidot publiskos pakalpojumus. 

Lai nodrošinātu Valsts pārvaldes iekārtas likuma 54. panta septītās daļas izpildi un vienotu tiesisko regulējumu, ar noteikumu projektu tiek noteikta kārtība, kādā:
1. Pārvalde konsultē iestādes un pieņem informācijas apstrādes pieprasījumus;
2. tiek piešķirta piekļuve un organizēta informācijas apstrāde drošajā informācijas apstrādes vidē;
3. datu turētāji sniedz drošajā informācijas apstrādes vidē iekļaujamo informāciju;
4. Datu valsts inspekcija uzrauga personas datu apstrādi drošajā informācijas apstrādes vidē.

Noteikumu pieņemšana nodrošinās tiesisko skaidrību, vienotu piemērošanu, pārskatāmu piekļuves un uzraudzības mehānismu, kā arī atbilstošu personas datu aizsardzības prasību ievērošanu.

Ar piekļuves piešķiršanu drošajai informācijas apstrādes videi saprotams ne tikai tehniskas piekļuves nodrošināšana sistēmai, bet arī Pārvaldes veiktais izvērtējums par pieprasītās informācijas apstrādes tiesisko pamatu, mērķi un nepieciešamo informācijas apjomu. Iestādei pieprasījumā ir pienākums norādīt informācijas apstrādes tiesisko pamatu, mērķi, sasniedzamo rezultātu, nepieciešamo informāciju, kā arī sniegt aprakstu par personas datu apstrādes minimizācijas principa ievērošanu. Pārvalde, izvērtējot pieprasījumu, pārbauda šīs informācijas atbilstību un nepieciešamību, tostarp vērtē pieprasītā informācijas apjoma samērīgumu attiecībā pret norādīto apstrādes mērķi un nosaka drošajā informācijas apstrādes vidē pieejamo informācijas detalizācijas pakāpi. Vienlaikus Pārvalde izvērtē arī citos normatīvajos aktos noteiktos informācijas izmantošanas un nodošanas ierobežojumus, kas var attiekties gan uz personas datiem, gan citu informāciju. Ja speciālais regulējums nosaka ierobežojumus vai aizliegumu konkrētas informācijas apstrādei vai nodošanai citai institūcijai, Pārvalde var atteikt piekļuvi attiecīgajai informācijai vai noteikt tās izmantošanas ierobežojumus drošajā informācijas apstrādes vidē. Savukārt datu turētājs, nododot informāciju Pārvaldei, ievēro arī savā darbību regulējošajos normatīvajos aktos noteiktos informācijas izsniegšanas ierobežojumus. Tādējādi lēmums par piekļuvi drošajai informācijas apstrādes videi praksē ietver gan piekļuvi pašai videi, gan lēmumu par piekļuvi informācijai un to apjomu konkrētā apstrādes mērķa sasniegšanai.

Informācijas sagatavošana un konsultācijas par informācijas apstrādes iespējām drošajā informācijas apstrādes vidē iestādēm tiek nodrošinātas bez maksas. Tomēr datu apstrādes nodrošināšanai ir nepieciešami tehniskie resursi (serveru jauda, datu glabāšana, aprēķinu resursi u. c.), kurus nodrošina tehniskais pakalpojuma sniedzējs. Šo resursu izmantošana rada faktiskas izmaksas, kas nav paredzētas Pārvaldes pamatbudžetā, tādēļ iestāde, kas izmanto drošo informācijas apstrādes vidi informācijas apstrādei, sedz izmantoto tehnisko resursu izmaksas saskaņā ar pakalpojuma sniedzēja izsniegto rēķinu.

Starpresoru vienošanās slēgšana ir nepieciešama, lai noteiktu sadarbības organizatoriskos un drošības aspektus, tostarp piekļuves tiesību piešķiršanas kārtību, lietotāju atbildību, informācijas izmantošanas nosacījumus un rezultātu izneses kontroli drošajā informācijas apstrādes vidē. Ja starp iestādēm paredzēta ilgstoša sadarbība, vienošanās ļauj vienreizēji noteikt visus sadarbības nosacījumus turpmākai informācijas apstrādei. Savukārt vienreizējos gadījumos piekļuve drošajai informācijas apstrādes videi var tikt nodrošināta ar atsevišķu iestādes pieprasījumu un Pārvaldes lēmumu.

Tāpat starpresoru vienošanās tiek slēgtas ar datu turētājiem, lai nodrošinātu informācijas nodošanu Pārvaldei drošajā informācijas apstrādes vidē, nosakot nodošanas kārtību, apstrādes nosacījumus, drošības prasības un pušu atbildību. Ar lielākajiem informācijas turētājiem sadarbība jau ir noformēta ar starpresoru vienošanām, kuras nepieciešamības gadījumā var tikt papildinātas, ja arī datu turētājs plāno izmantot drošo informācijas apstrādes vidi.

Personas datu apstrādes lomu sadalījums

Regulējums paredz skaidru personas datu apstrādes lomu sadalījumu starp trim iesaistītajām pusēm — datu pieprasītāju, Pārvaldi un datu turētāju.

Datu pieprasītājs ir iestāde, kas vēlas veikt datu apstrādi drošajā apstrādes vidē. Pieprasītājs nosaka datu apstrādes nolūku, pamato apstrādes tiesisko pamatu un definē sākotnējo nepieciešamo datu apjomu, ievērojot datu minimizācijas principu.
Pārvalde veic datu pieprasītāja norādītā apstrādes tiesiskā pamata un datu minimizācijas ievērošanas izvērtējumu. Pārvalde pārbauda, vai pieprasītāja norādītais tiesiskais pamats ir pamatots un vai pieprasītais datu apjoms atbilst datu minimizācijas principam. Pamatojoties uz šo izvērtējumu, Pārvalde nosaka galīgo datu apjomu, kas tiks iekļauts drošajā apstrādes vidē, un pieprasa attiecīgos datus no datu turētāja.

Datu turētājs (datu devēja institūcija), pamatojoties uz Pārvaldes pieprasījumu, nodod pieprasītos datus Pārvaldei iekļaušanai drošajā apstrādes vidē. Datu turētājs ir attiecīgo datu pārzinis līdz brīdim, kad dati tiek nodoti Pārvaldei. Datu turētājs pats neizvērtē apstrādes tiesisko pamatu — šo funkciju pilda Pārvalde. Likums nosaka datu turētāja pienākumu nodot datus pēc Pārvaldes pieprasījuma.