Anotācija (ex-ante)

Atbilstoši Valsts civildienesta likuma 5.¹ panta otrajā daļā dotajam deleģējumam nepieciešams izstrādāt tiesisko regulējumu.

Cilvēkresursu pārvaldības sistēma un Mācīšanās un attīstības sistēma tika izvēlēta no tirgū pieejamiem mākoņrisinājumiem (SaaS jeb programmatūra kā pakalpojums) un tiek pielāgoti lietotāju vajadzībām. Tādējādi netiek radīta jauna informācijas sistēma, bet tiek pielāgots tirgū eksistējošs un darbspēju pierādījis produkts, tiek paredzēts tikai regulējums, kas paredz, ka valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros Valsts kanceleja sniedz cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus, bet Valsts administrācijas skola – mācību un attīstības pakalpojumus, nevis izveido jaunas sistēmas.
Līdzīgs regulējums jau ir spēkā attiecībā uz grāmatvedības pakalpojumiem, ko sniedz Valsts kase vienotā pakalpojuma centra ietvaros (skat. Ministru kabineta 2024. gada 22. oktobra noteikumus Nr. 653 "Kārtība, kādā Valsts kase sniedz pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros, un kārtība un apjoms, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros").
Ievērojot minēto, noteikumu projektā tiek noteikts, ka:
- Valsts kanceleja cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus nodrošina elektroniski, izmantojot Cilvēkresursu pārvaldības sistēmu (turpmāk – CVPS) un tās pašapkalpošanās portālu. Pašapkalpošanās portāls ir uz tīmekļa tehnoloģijām balstīta sistēmas saskarne, ko izmanto pašapkalpošanās darbību veikšanai. pašapkalpošanās portāls ir uz tīmekļa tehnoloģijām balstīta sistēmas saskarne, ko izmanto pašapkalpošanās darbību veikšanai.
- Valsts administrācijas skola mācību un attīstības pakalpojumu nodrošina, izmantojot Mācīšanās un attīstības sistēmu (turpmāk – MAS). MAS ir mākoņrisinājums, kas darbojas pēc programmatūra kā pakalpojums principa.

Valsts kanceleja valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros valsts pārvaldes institūcijām (turpmāk – pakalpojumu saņēmējs vai iestāde), elektroniski, izmantojot CVPS un tās pašapkalpošanās portālu, sniegs cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus. Ieviešot pakalpojumu, no Valsts kases sistēmas tiks migrēti tie dati, kas nepieciešami pakalpojuma nodrošināšanai un/vai lai izpildītu normatīvo aktu prasības. Precīzs pārnesamo datu apjoms un termiņš tiks noteikts pakalpojuma ieviešanas projekta ietvaros.
Tā kā dati tiks migrēti no Valsts kases, tad pārejas noteikumos termiņi, kādā pakalpojuma saņēmēji uzsāk cilvēkresursu pārvaldības pakalpojuma saņemšanu, ir noteikti tā, lai nodrošinātu, ka attiecīgie resori un iestādes jau ir uzsākuši Valsts kases pakalpojumu saņemšanu vienotā pakalpojuma centra ietvaros. Vienlaikus termiņu noteikšanā tiek ņemts vērā arī tas, ka  atbilstoši projekta nosacījumiem visām ministrijām un to padotības iestādēm cilvēkresursu pārvaldības pakalpojuma saņemšana jāuzsāk aktīvi lietot ne vēlāk kā 2027. gada pirmā puse.


CVPS un pašapkalpošanās portāls ir standarta programmatūra, kuru Valsts kanceleja nodrošina atbilstoši sistēmas funkcionalitātei, tās tehniskajām iespējam. Visiem pakalpojumu saņēmējiem tiks nodrošinātas vienlīdzīgas iespējas izmantot visus CVPS un pašapkalpošanās portāla funkcionālos moduļus.

Par cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumu norādāms:
"Cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumi" primāri izpaužas kā piekļuve vienotai cilvēkresursu pārvaldības informācijas sistēmai un tās funkcionalitātei (personāla uzskaite, atlase, darbā ievadīšana (onboardings), darbinieku novērtēšana), kā arī ar to saistītais lietotāju atbalsts, centralizēta uzturēšana un sistēmas pilnveide atbilstoši valsts pārvaldes vajadzībām.
Jānorāda, ka Valsts kanceleja nodrošinās cilvēkresursu pārvaldības informācijas sistēmu kā koplietošanas IT risinājumu, tās uzturēšanu un attīstību, savukārt iestādes turpina patstāvīgi organizēt savus cilvēkresursu procesus, izmantojot minēto sistēmu.

Valsts kanceleja cilvēkresursu pārvaldības pakalpojuma ietvaros nodrošinās šādus apakšprocesus:
1. atlases plānošanas, organizēšanas, tostarp pretendentu novērtēšanas procesu – šī apakšprocesa ietvaros būs iespēja uzsākt jaunu atlases konkursu, t.sk. no klasifikatoriem pievienot amata specifiskās prasības, vērtēšanas kritērijus, nepieciešamo kompetenču ietvaru, definēt intervijas norises un gaitas procesu, noteikt nepieciešamību pretendentiem veikt zināšanu un/vai prasmju pārbaudes uzdevumus un kompetenču novērtējumu (iekšējo/ārējo), kā arī noteikt atlases komisijas izveides nepieciešamību (piemēram, valsts civildienesta ierēdņu amatiem komisijas izveidošana ir obligāta, darbinieku amatiem – pēc izvēles) un, ja nepieciešams, norādīt atlases konkursa norises termiņus. Sistēmā nodrošina sludinājuma izveidi, kā arī nodrošina pretendenta dokumentu iesniegšanu un to izvērtēšanu. Ja tiks paredzēts zināšanu un/vai prasmju pārbaudes uzdevums, sistēma nosūtīs ziņu pretendentam uz norādīto e-pastu ar lūgumu veikt zināšanu un/vai prasmju uzdevumus. E-pasts saturēs saiti uz uzdevumiem un uzdevumu iesniegšanas formu (t.sk. iespēja augšupielādēt dokumentus), lai piekļūtu uzdevumiem pretendentam būs jāautentificējas caur Latvija.lv. Tāpat šī pakalpojuma ietvaros tiks nodrošināta iespēja atteikuma vēstuļu nosūtīšana.
2. darbā (amatā, dienestā) ievadīšanas (adaptācijas) procesu –šī apakšprocesa ietvaros sistēmā tiek sagatavots adaptācijas (onboarding) plāns, norādot jaunajam nodarbinātajam pārbaudes laikā veicamās darbības vai, ja nav noteikts pārbaudes laiks, noteiktā laika periodā veicamās darbības (t.sk. obligātās mācības, arī apmācības/instruktāžas (darba drošība, ugunsdrošība u.c.) pirmajai darba dienai).
3. nodarbinātības tiesisko attiecību nodrošināšanu, tostarp nodibināšanas, maiņas un izbeigšanas procesu – šī apakšprocesa ietvaros varēs izveidot nodarbinātības attiecību uzsākšanas dokumentus (darba līgums, rīkojums), kā arī tiesisko attiecību izbeigšanas dokumentus. Tāpat CVPS varēs, iniciējot atbrīvošanas procesu, ģenerēt nodarbinātā apgaitas lapu (norādot par uzdevumu izpildes apstiprināšanu atbildīgās personas), vienlaikus varēs arī pievienot atbrīvošanas novērtēšanas anketu.
4. darba snieguma vadības procesu – šī apakšprocesa mērķis ir veicināt valsts pārvaldes/iestādes izaugsmi un efektivitāti, uzlabot nodarbinātā sniegumu un individuālo izaugsmi, t.sk.:
1.    stratēģisko un nodarbināto izaugsmes mērķu saskaņošana;
2.    nodarbināto kompetenču, prasmju un zināšanu attīstība;
3.    nodarbināto motivācijas un iesaistes veicināšana;
4.    nodarbināto apmācību un attīstības vajadzību noteikšana;
5.    cilvēkresursu vadības lēmumu pieņemšana;
6.    atklātas, efektīvas komunikācijas uzlabošana, sniedzot atgriezenisko saiti/atsauksmi.
Līdz brīdim, kamēr iestādēs nodarbināto darba izpildes novērtēšanas kārtību veiks saskaņā ar Ministru kabineta 2012. gada 10. jūlija noteikumiem Nr. 494 "Noteikumi par valsts tiešās pārvaldes iestādēs nodarbināto darba izpildes novērtēšanu", šo apakšprocesu varēs izmantot gan individuālās mēnešalgas pārskatīšanai, jo saskaņā ar Ministru kabineta 2022. gada 21. jūnija noteikumu Nr. 361 "Noteikumi par valsts institūciju amatpersonu un darbinieku darba samaksu un tās noteikšanas kārtību, kā arī par profesijām un specifiskajām jomām, kurām piemērojams tirgus koeficients" 6.2. apakšpunktu iestāde, nosakot amatpersonas (darbinieka) mēnešalgas apmēru mēnešalgas grupas intervāla ietvaros, ņem vērā darba snieguma līmeni.
Tāpat šis apakšprocess ļaus daudz operatīvāk sekot mērķu izpildei, identificēt nepieciešamo kompetenču un zināšanu attīstību.
5. mobilitāti, tostarp jomas ekspertu sarakstu uzturēšanu –šī apakšprocesa mērķis ir veicināt nodarbināto mobilitāti (pārcelšana starp amatiem vai iestādēm) valsts pārvaldes ietvaros, kā arī nodrošināt ērtu un ātru mobilitātes procesu norisi. Šī apakšprocesa ietvaros nodarbinātais pats varēs norādīt, ka būtu gatavs jauniem izaicinājumiem karjerā, attiecīgi iestāde, ja tai būs nepieciešams attiecīgās jomas speciālists varēs, izvērtējot kandidatūru, lemt par pārcelšanu vai attiecīgi darbinieka gadījumā piedāvāt nodibināt darba tiesiskās attiecības. Savukārt ekspertu saraksta izveides mērķis ir izveidot ekspertu datubāzi, norādot nodarbināto darbības virzienus (piemēram, pārmaiņu vadība, inovācijas, organizācijas transformācija, normatīvo aktu ietekmes izvērtēšana), tostarp paveikto (sasniegto). Ekspertu sarakstu uzturēšana nodrošinātu dalīšanos ar zināšanām un ekspertīzi, jo svarīga ir starpinstitūciju un starpresoru sadarbība, spēja lūgt palīdzību un ieguldīt savus resursus kopējo mērķu sasniegšanai, spēja risināt jebkuru problēmu ne tikai, vadoties no sava resora, bet valsts kopējām interesēm. Šāda saraksta izveide tiktu veidota pamatojoties uz paša nodarbināto vēlmi, izveidot attiecīgo ierakstu (profilu) CVPS, norādot informāciju par sevi. Attiecīgi iestāde nepieciešamības gadījumā, varētu uzrunāt nepieciešamo ekspertu un vienojoties ar nodarbināto un iestādi, kurā tas nodarbināts, par piesaistes veidu - pārcelt uz noteiktu laiku, iesaistīt darba grupā, mācību (darbnīcu) novadīšana iestādē u.c. Praktiskās īstenošanas kārtība tiks atrunāta metodiskajos noteikumos.
Jānorāda, ka šī apakšprocesa mērķis ir veicināt nodarbināto noturēšanu valsts pārvaldē, nodrošinot kontrolētu un pārskatāmu iekšējās mobilitātes procesu valsts pārvaldes ietvaros. Mobilitātes īstenošana notiek, ievērojot iestādes darbības nepārtrauktības intereses, cilvēkresursu plānošanu un normatīvajos aktos noteikto kārtību. Mobilitāte nav uzskatāma par automātisku vai brīvi īstenojamu personāla pārvietošanos, bet gan par valsts pārvaldes cilvēkresursu noturēšanas instrumentu.
Papildus jānorāda, ka šī apakšprocesa ietvaros tiks īstenots arī Valsts kancelejas uzdevums - koordinēt iestādēs nodarbināto valsts civildienesta ierēdņu un darbinieku karjeras attīstību (Valsts civildienesta likuma 4. panta otrās daļas 2. punkts, redakcijā no 2026. gada 10. aprīļa).

Vienlaikus, digitalizējot cilvēkresursu vadības pamatprocesus un nodrošinot šo datu uzglabāšanu vienotā datubāzē, CVPS būs iespēja šos datus izmantot analītikai, lai pamatotu cilvēkresursu pārvaldības lēmumus. Digitalizējot procesus, nākotnē būs iespējams veikt analītiskus pārskatus par darbinieku mainību, atlases gaitu un darba snieguma rādītājiem, kā arī izmantot rīkus darbinieku iesaistes un organizācijas kopējā noskaņojuma mērīšanai, tādējādi pārvēršot uzkrātos datus stratēģiskos, datos balstītos lēmumos organizācijas izaugsmei.

Noteikumos tiek noteikta CVPS un pašapkalpošanās portāla izmantošanas kārtība. Valsts kanceleja CPVS pakalpojumus sniegs elektroniski, izmantojot CVPS un tās pašapkalpošanās portālu, ievērojot normatīvo aktu, tai skaitā Valsts informācijas sistēmu likuma, Nacionālās kiberdrošības likuma, Nacionālā drošības likuma prasības. Valsts kanceleja izstrādās CVPS lietošanas metodiskos norādījumus (tostarp kā katrs pakalpojums izmantojams, kāda informācija iekļaujama, kādas funkcionalitātes tiek nodrošinātas) un lietošanas noteikumus (tostarp kā pieslēgties, sistēmas lietošanas tiesības un ierobežojumi) un publicēs tos Valsts kancelejas tīmekļvietnē, kā arī izstrādās CVPS drošības politiku un darīs to pieejamu Pakalpojumu saņēmējiem. Pakalpojumu saņēmēju pienākums būs lietot CVPS atbilstoši metodiskajos norādījumos, lietošanas noteikumos un drošības politikā noteiktajam.

Par mācību un attīstības pakalpojumu norādāms:
MAS būs vienota mācīšanās un attīstības platforma, kas kalpos kā koplietošanas pakalpojums valsts institūcijām.
MAS nodrošinās gan centralizētu, gan iestāžu līmeņa mācību un attīstības pārvaldību, saturu, kompetenču attīstību un datu analītiku.
MAS funkcijas un pakalpojumi ietvers plašas mācīšanās un attīstības iespējas digitālajā vidē – mācību, kompetenču un prasmju pārvaldību, jauna mācību satura veidošanu, zināšanu un prasmju novērtēšanas rīkus, attīstības plānu veidošanu, virtuālās kopienas, pārskatu sagatavošanu u. c.
MAS sniegs iespēju nodrošināt stratēģisku cilvēkresursu attīstību, paaugstinot mācīšanās kultūru atbilstoši jaunākajām tendencēm, kā arī veicinot nodarbināto kompetenču un prasmju pilnveidošanu.

Valsts administrācijas skola mācību un attīstības pakalpojuma ietvaros nodrošinās šādus apakšprocesus:
1. mācību kursu un programmu izstrādi un pārvaldību – šī apakšprocesa ietvaros tiks nodrošināta mācību satura izveide, administrēšana un pieejamība vienotā platformā, tai skaitā e-mācību, un attālināto mācību formātā, kā arī klātienes mācību administrēšana;
2. kompetenču un prasmju katalogu pārvaldību – šī apakšprocesa ietvaros tiks nodrošināta vienotu kompetenču bibliotēka, kas tiks izmantota nodarbināto attīstības vajadzību noteikšanai un mācību piedāvājuma plānošanai;
3. prasmju un zināšanu novērtēšanas rīkus – šī apakšprocesa ietvaros tiks nodrošināti rīki nodarbināto kompetenču, prasmju un zināšanu novērtēšanai, tostarp pašnovērtējuma, testu un mācību rezultātu izvērtēšana, kā arī mācību ietekmes analīze;
4. individuālo attīstības plānu veidošanu – šī apakšprocesa ietvaros tiks nodrošināta iespēja lietotājam plānot un vadīt savu profesionālo attīstību saskaņā ar definētajām ceļa kartēm, vienlaicīgi nodrošinot iespēju arī izvēlēties atbilstošus mācību pasākumus;
5. virtuālo kopienu un sadarbības rīkus – šī apakšprocesa ietvaros nodrošinās sadarbības vidi zināšanu apmaiņai, profesionālajām kopienām un savstarpējai pieredzes apmaiņai starp publiskās pārvaldes nodarbinātajiem. Sadarbība un zināšanu pārnese, tostarp mazinās resursus, kas nepieciešami dažādas informācijas meklēšanai un izzināšanai.

Žurnāldatņu glabāšana:
CVPS – Valsts kanceleja nodrošina CVPS žurnāldatņu pierakstu veikšanu un glabāšanu 18 mēnešus pēc ieraksta izdarīšanas saskaņā ar Ministru kabineta 2025. gada 25. jūnija noteikumu Nr. 397 "Minimālās kiberdrošības prasības" 57.1. apakšpunktu;

MAS – Valsts administrācijas skola nodrošina MAS žurnāldatņu pierakstu veikšanu un glabāšanu vienu gadu pēc ieraksta izdarīšanas. Nosakot termiņu, ir ņemts vērā Fizisko personu datu apstrādes likuma 37. panta otrā daļā noteiktais, kas paredz, ka, ja pārzinim ir noteikts pienākums nodrošināt sistēmas auditācijas pierakstu uzglabāšanu, tie ir uzglabājami ne ilgāk kā vienu gadu pēc ieraksta izdarīšanas, ja normatīvie akti vai apstrādes raksturs nenosaka citādi. 

Fizisko personu datu apstrāde:
CVPS – Noteikumu projektā ir nostiprināta Valsts kancelejas kā pārziņa loma attiecībā uz no pakalpojumu saņēmējiem saņemtajiem personas datiem, kā arī definēts Valsts kancelejas kā apstrādātāja statuss attiecībā uz pakalpojumu saņēmēju CVPS un pašapkalpošanās portālā ievadīto informāciju, kas var saturēt personas datus. Valsts kanceleja kā pārzinis, īsteno likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (Datu aizsardzības regulas 6.panta 1. punkta "e" apakšpunkts), leģitīmās intereses (Datu aizsardzības regulas 6.panta 1. punkta "f" apakšpunkts) personas datu apstrādei ar mērķi - lietotāja veikto darbību pamatošana un pierādīšana. Minētie ieraksti tiek glabāti datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību, kā arī informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanu (vai pierādījumus izmeklēšanai) normatīvajos aktos (Nacionālās kiberdrošības likums, Ministru kabineta 2025. gada 25. jūnija noteikumi Nr. 397 "Minimālās kiberdrošības prasības") noteiktajā kārtībā. 
Noteikumu projekts paredz šādus datu glabāšanas termiņus:
1) ja ar pretendentu netiek nodibinātas darba (amata, dienesta) attiecības, tad pretendenta atlases procesā iesniegto personu datu glabāšanas termiņš ir divi mēneši no brīža, kad atlases procesā izvēlētais pretendents nodibina darba (amata, dienesta) attiecības ar iestādi. Šāds termiņš izvēlēts, jo saskaņā ar Valsts civildienesta likuma 8. panta ceturtās daļas 1. punktu, ja ar pretendentu, kas atklāta konkursa rezultātā iecelts valsts civildienesta ierēdņa amatā, mēneša laikā pēc iecelšanas izbeidz valsts civildienesta attiecības un pretendentu un ierēdņu vērtēšanas komisija iestādes vadītājam iesaka iecelšanai valsts civildienesta ierēdņa amatā pretendentu, kurš konkursā tika atzīts kā nākamais, kas vislabāk atbilst ierēdņa amata aprakstā izvirzītajām prasībām. Ievērojot minēto un to, ka gadījumā, ja nākamais pretendents uzreiz nevar uzsākt valsts civildienesta attiecības, jo nepieciešams pēc uzteikuma iesniegšanas pamata darba vietā nostrādāt noteiktu laiku (ne ilgāk kā mēnesi), tad divu mēnešu termiņš šādu datu glabāšanai ir adekvāts un samērīgs;
2) nodarbināto personas dati un darba snieguma plānošanas un novērtēšanas ietvaros apstrādātie personas dati tiek glabāti atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu un personas datu glabāšanu, kā arī atbilstoši to apstrādes nolūkam, ne ilgāk kā tas nepieciešams minēto nolūku sasniegšanai. Šāds vispārējs regulējums noteikts, jo, piemēram, saskaņā ar  Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumu Nr. 690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem" 6.1. ​​​​​​apakšpunktu dokumenti par valsts civildienesta attiecību nodibināšanu, grozīšanu vai izbeigšanu, izņemot dokumentus par diplomātiskā un konsulārā dienesta gaitu, glabā 75 gadus. Savukārt saskaņā ar minēto noteikumu 6.4.1. apakšpunktu amata un darba aprakstus glabā 90 gadus kopš tajā minēto personu dzimšanas;
3) lietotāju piekļuves tiesību pārvaldības datu, auditācijas pierakstu un tehniskā informācija par piekļuvi CVPS glabāšanas termiņš ir divi gadi no lietotāja bloķēšanas dienas. Šāds divu gadu termiņš noteikts, jo disciplinārlietu pret valsts civildienesta ierēdni var ierosināt, ja kopš attiecīgās darbības vai bezdarbības izdarīšanas (pabeigšanas) dienas nav pagājuši vairāk kā divi gadi. Ievērojot minēto, gadījumā, ja kāds pārkāpums tiktu veikts, piemēram, negodprātīgi izmantojot lietotāja tiesības, tad vēl būtu pieejama informācija par veiktajām darbībām (pierādījumu nodrošināšanai).

Valsts kanceleja apstrādās pakalpojumu ietvaros saņemtos datus un uzkrās CVPS veidotos dokumentus un datus, kā arī iestādes elektroniski iesniegtos datus un dokumentu elektroniskās kopijas, t.sk. atbilstoši normatīvo aktu prasībām elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstos dokumentus. Ar pakalpojumiem saistīto un ārpus CVPS veidoto dokumentu oriģinālus (elektroniskā vai papīra formā) iestāde kārtos un glabās atbilstoši attiecīgās iestādes dokumentu nomenklatūrai. Pakalpojumu ietvaros radīto dokumentu ilgstošās glabāšanas nodrošināšanā un arhivēšanā iestāde ievēro dokumentu arhivēšanas jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasības un veic to sakārtošanu un aprakstīšanu. 

MAS – Valsts administrācijas skola noteikumu projektā ir nostiprināta kā fizisko personu datu kopīgais pārzinis kopā ar pakalpojumu saņēmēju attiecībā uz MAS ietvaros apstrādātajiem personas datiem. Personas datu apstrāde tiek veikta, lai nodrošinātu mācību un attīstības pakalpojumu sniegšanu, tostarp mācību procesa administrēšanu, kompetenču attīstības plānošanu, mācību rezultātu uzskaiti un analītiku, kā arī sistēmas drošību un darbības nepārtrauktību.

Valsts administrācijas skola personas datu apstrādi MAS veic šādiem nolūkiem:
- normatīvajos aktos deleģētās valsts funkcijas publiskās pārvaldes cilvēkresursu attīstības jomā izpildei (nodrošināt vienotu publiskās pārvaldes mācību un attīstības sistēmu, īstenot valsts pārvaldes mācību politiku);
- uz Valsts administrācijas skolu attiecināmo juridisko pienākumu izpildei, izpildot Atveseļošanas fonda prasības;
- iestādes nodarbināto mācību un attīstības procesa pārvaldībai un informācijas pieejamības nodrošināšanai;
- MAS kā koplietošanas pakalpojuma darbības, uzturēšanas un attīstības nodrošināšanai;
- kompetenču attīstības procesu koordinēšanai un uzraudzībai;
- publiskās pārvaldes kompetenču attīstības tendences analīzei;
- politikas plānošanas pārskatu un analītikas sagatavošanai;
- atskaišu sagatavošanai par investīciju projektu īstenošanu;
- statistikas vajadzībām.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta "c" un "e" apakšpunkts, Valsts civildienesta likuma 5. panta otrās daļas 2. punkts, Ministru kabineta 2021. gada 7. septembra noteikumu Nr. 621 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna īstenošanas un uzraudzības kārtība" 10.2. apakšpunkts, Ministru kabineta 2015. gada 24. novembra noteikumu Nr. 654 "Valsts administrācijas skolas nolikums" 4.1., 4.2. un 4.7. apakšpunkts.

Nosakot MAS esošo datu glabāšanas termiņus, ir ņemti vērā vairāki apstākļi: personas datu apstrādes nolūki un normatīvajos aktos noteiktās prasības par dokumentu pieejamību, arhivēšanu un attaisnojuma dokumentu glabāšanas minimāliem termiņiem. Tāpat MAS kā pārzinim ir pienākums pierādīt savas rīcības ar datu subjekta personas datiem atbilstību datu aizsardzības prasībām (pārskatatbildības princips). Pārziņa pierādīšanas pienākums korelē ar Fizisko personu datu apstrādes likuma 26. panta otrā daļā noteikto prasības celšanas noilgumu. Minētā tiesību norma kontekstā ar Datu aizsardzības regulas 5. panta 2. punktu uzliek pienākumu pārzinim (Valsts administrācijas skolai) pamatot savas personas datu apstrādes pamatotību un tiesiskumu.

Vienlaikus būtiska nozīme ir arī iestādes juridiskajām (tiesiskajām) sekām, kas tiek rādītas prettiesiskas faktiskās rīcības rezultātā. Prioritāra nozīme ir Valsts administrācijas skolas spējai pamatot un pierādīt savas faktiskās rīcības tiesiskumu.

Administratīvā procesa likuma 92. pants nosaka, ka ikviens ir tiesīgs prasīt atbilstīgu atlīdzinājumu par mantiskajiem zaudējumiem vai personisko kaitējumu, arī morālo kaitējumu, kas viņam nodarīts ar administratīvo aktu vai iestādes faktisko rīcību.

Valsts pārvaldes iestāžu nodarīto zaudējumu atlīdzināšanas likums 17. panta pirmā daļa paredz, ka privātpersona iesniedz iesniegumu par zaudējuma atlīdzinājumu gada laikā no dienas, kad tā uzzināja vai tai vajadzēja uzzināt par zaudējumu, bet ne vēlāk kā piecu gadu laikā no iestādes prettiesiskā administratīvā akta spēkā stāšanās vai prettiesiskas faktiskās rīcības veikšanas dienas.

Atbilstoši stabilai judikatūrai, pastāvot noilguma termiņa iestāšanās faktam, nav nekādas juridiskas nozīmes tam, vai kādas personas darbībās (bezdarbībā) ir vai nav atbilstošas normatīvo aktu prasībām, jo tas nerada nekādas tiesiskas sekas. Valsts administrācijas skolai kā tiešās pārvaldes iestādei informācijas par tās veiktajām personas datu apstrādēm glabāšanas termiņš ir nosakāms 5 gadi pēc mācību noslēguma. Iepriekš minētais termiņš ir saistāms ar iestādes nepieciešamību pierādīt savas, tai skaitā, faktiskās rīcības pamatotību un tiesiskumu. Tādēļ MAS ar mācību un attīstības pakalpojumu saistītos uzkrātos personas datus glabā 5 gadus no mācību noslēguma.
Savukārt MAS uzkrātos personas datus par Eiropas Savienības fondu līdzfinansēto mācību dalībniekiem glabā Eiropas Savienības normatīvajos aktos par Eiropas Savienības fondu īstenošanu noteiktajā termiņā un kārtībā.