24-TA-622: Noteikumu projekts (Jauns)
Anotācijas (ex-ante) nosaukums
Tiesību akta projekta " Kārtība, kādā Valsts kase sniedz pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros, un kārtība un apjoms, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros " sākotnējās ietekmes (ex-ante) novērtējuma ziņojums (anotācija)
1. Tiesību akta projekta izstrādes nepieciešamība
1.1. Pamatojums
Izstrādes pamatojums
Ministrijas / iestādes iniciatīva
Apraksts
Likuma par budžetu un finanšu vadību (turpmāk – Likums) pārejas noteikumu 105. punkts nosaka, ka Ministru kabinets līdz 2024. gada 30. septembrim izdod šā likuma 23. panta otrajā daļā un 29. panta ceturtajā daļā minētos noteikumus.
Likuma 23. panta otrajā daļā noteikts, ka Ministru kabinets nosaka Valsts kases sniegtos pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros un šo pakalpojumu sniegšanas kārtību, kā arī kārtību, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes pievienojas pakalpojumu saņemšanai Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros. Savukārt Likuma 29. panta ceturtajā daļā noteikts, ka Ministru kabinets nosaka kārtību un apjomu, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes grāmatvedības uzskaiti kārto Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros. Līdz ar to ir izstrādāts noteikumu projekts “Kārtībā, kādā Valsts kase sniedz pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros un kārtība un apjoms, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros” (turpmāk tekstā –Noteikumu projekts).
Likuma 23. panta otrajā daļā noteikts, ka Ministru kabinets nosaka Valsts kases sniegtos pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros un šo pakalpojumu sniegšanas kārtību, kā arī kārtību, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes pievienojas pakalpojumu saņemšanai Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros. Savukārt Likuma 29. panta ceturtajā daļā noteikts, ka Ministru kabinets nosaka kārtību un apjomu, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes grāmatvedības uzskaiti kārto Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros. Līdz ar to ir izstrādāts noteikumu projekts “Kārtībā, kādā Valsts kase sniedz pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros un kārtība un apjoms, kādā valsts budžeta iestādes un budžeta nefinansētas iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros” (turpmāk tekstā –Noteikumu projekts).
1.2. Mērķis
Mērķa apraksts
Noteikumu projekta mērķis ir definēt pakalpojumus, kādus sniegs Valsts kase valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros un to sniegšanas kārtību, kā arī kārtību un apjomu, kādā valsts budžeta iestādes un no budžeta nefinansētas iestādes kārtos grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē. Noteikumi paredz šādus pakalpojumus:
1. grāmatvedības uzskaites pakalpojumu;
2. personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu.
1. grāmatvedības uzskaites pakalpojumu;
2. personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu.
Spēkā stāšanās termiņš
Vispārējā kārtība
1.3. Pašreizējā situācija, problēmas un risinājumi
Pašreizējā situācija
Ministru kabinets ar 2023. gada 4. jūlija rīkojumu Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu “Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē” atbalstīja Konceptuālo ziņojumu "Par Vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē” https://likumi.lv/ta/id/343404-par-konceptualo-zinojumu-par-vienota-pakalpojumu-centra-izveidi-valsts-parvalde (turpmāk – konceptuālais ziņojums). Balstoties uz konceptuālo ziņojumu, Ministru kabinets apstiprināja vienotā pakalpojumu centra izveidi (t. sk. centralizējot grāmatvedības speciālistus un veidojot vienotus risinājumus) un tā ieviešanas ceļa karti.
Konceptuālajā ziņojumā izklāstīta šobrīd esošā situācija, kādā tiek nodrošināta finanšu grāmatvedība un personāla lietvedība valsts pārvaldē. Šobrīd valsts pārvaldē finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības procesus katra iestāde īsteno saskaņā ar iestādes vajadzībām un finansiālajām un tehnoloģiskajām iespējām, ievērojot atbilstošās normatīvo aktu prasības un, nepieciešamības gadījumā, papildus izstrādājot iestādes iekšējos normatīvos aktus. Esošajā situācijā valsts līmenī neeksistē vienota pakalpojuma sniegšanas standarta un nav vienota ietvara finanšu grāmatvedības datu iegūšanā. Tāpat tiek nodarbināts liels skaits darbinieku, lai nodrošinātu procesus, kas varētu tikt konsolidēti, kā arī tiek patērēti apjomīgi resursi, iestādēm individuāli ieviešot un uzturot dažādus informācijas sistēmu risinājumus. Iestādēs lieto vienu grāmatvedības uzskaites informācijas sistēmu - Horizon, bet iestādēs ir atšķirīga tās komplektācija, moduļi, versijas, papildu izstrādnes. Arī grāmatvedības uzskaitē datu uzskaite tiek veikta, izmantojot atšķirīgus grāmatvedības klasifikatorus, dimensijas un to detalizācijas pakāpes, kurus iestādes finanšu vadības procesos izmanto dažādā detalizācijā.
2023. gada 8. maijā Ministru kabinets ir izdevis rīkojumu Nr. 240 “Par valsts pārvaldes modernizācijas plānu 2023.-2027. gadam”, kurā kā viens no mērķiem ir atzīmēts “atbalsta funkciju standartizācija un centralizācija tādās jomās kā personāla lietvedība, cilvēkresursu vadība, finanšu grāmatvedība”.
Konceptuālajā ziņojumā izklāstīta šobrīd esošā situācija, kādā tiek nodrošināta finanšu grāmatvedība un personāla lietvedība valsts pārvaldē. Šobrīd valsts pārvaldē finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības procesus katra iestāde īsteno saskaņā ar iestādes vajadzībām un finansiālajām un tehnoloģiskajām iespējām, ievērojot atbilstošās normatīvo aktu prasības un, nepieciešamības gadījumā, papildus izstrādājot iestādes iekšējos normatīvos aktus. Esošajā situācijā valsts līmenī neeksistē vienota pakalpojuma sniegšanas standarta un nav vienota ietvara finanšu grāmatvedības datu iegūšanā. Tāpat tiek nodarbināts liels skaits darbinieku, lai nodrošinātu procesus, kas varētu tikt konsolidēti, kā arī tiek patērēti apjomīgi resursi, iestādēm individuāli ieviešot un uzturot dažādus informācijas sistēmu risinājumus. Iestādēs lieto vienu grāmatvedības uzskaites informācijas sistēmu - Horizon, bet iestādēs ir atšķirīga tās komplektācija, moduļi, versijas, papildu izstrādnes. Arī grāmatvedības uzskaitē datu uzskaite tiek veikta, izmantojot atšķirīgus grāmatvedības klasifikatorus, dimensijas un to detalizācijas pakāpes, kurus iestādes finanšu vadības procesos izmanto dažādā detalizācijā.
2023. gada 8. maijā Ministru kabinets ir izdevis rīkojumu Nr. 240 “Par valsts pārvaldes modernizācijas plānu 2023.-2027. gadam”, kurā kā viens no mērķiem ir atzīmēts “atbalsta funkciju standartizācija un centralizācija tādās jomās kā personāla lietvedība, cilvēkresursu vadība, finanšu grāmatvedība”.
Problēmas un risinājumi
Problēmas apraksts
Grāmatvedības uzskaiti katra valsts pārvaldes iestāde organizē saskaņā ar tās vajadzībām, finansiālajām un tehnoloģiskajām iespējām, iesaistot lielu skaitu nodarbināto, kā arī patērējot apjomīgus resursus individuāli ieviešot un uzturot dažādus informāciju tehnoloģiju risinājumus. Personāla lietvedības organizācijas procesi valsts pārvaldes iestādēs ir organizēti atšķirīgi, atšķirīgs ir arī procesu digitalizācijas līmenis, nav arī vienota ietvara datu uzkrāšanai.
Risinājuma apraksts
Atbilstoši Likuma 23. panta otrās daļas un 29. panta ceturtās daļas deleģējumam, Valsts kase izstrādāja Noteikumu projektu, kurā noteikts pakalpojumu tvērums un regulējums, kādā valsts budžeta iestādes un no budžeta nefinansētas iestādes veiks grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros. Valsts kase nodrošinās valsts budžeta iestādēm un no budžeta nefinansētām iestādēm standartizētus un centralizētus valsts pārvaldes atbalsta funkciju pakalpojumus, veicot arī procesu standartizēšanu, optimizēšanu un, digitalizāciju.
Valsts kase valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros valsts budžeta iestādēm un budžeta nefinansētām iestādēm (turpmāk – Pakalpojumu saņēmējs), elektroniski, izmantojot Centrālo resursu vadības sistēmu Horizon (turpmāk – Sistēma), tās pašapkalpošanās portālu HoP (turpmāk – Pašapkalpošanās portāls) un atbalsta sistēmu, sniegs grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu (turpmāk – Pakalpojumi). Ieviešot pakalpojumu, no iestāžu Horizon sistēmām tiks migrēti tie dati, kas nepieciešami pakalpojuma nodrošināšanai un/vai lai izpildītu normatīvo aktu prasības (nav paredzēta pilnībā visu vēsturisko Horizon esošo datu pārnešana - to skatīšanai iestāde izmantos iepriekšējo Horizon sistēmu). Precīzs pārnesamo datu apjoms un termiņš tiks noteikts pakalpojuma ieviešanas projekta ietvaros. Dati no iestāžu dokumentu vadības sistēmām netiks migrēti uz Centrālo resursu vadības sistēmu.
Turpmākajai personāla lietvedībai ieteicams maksimāli izmantot tikai Sistēmu un Pašapkalpošanās portālu, proti, pēc iespējas paralēli vai papildus neizmantojot dokumentu vadības sistēmu. Ja iestāde personāla lietvedības dokumentu apritei un parakstīšanai izmanto dokumentu vadības vai citu sistēmu, tā Sistēmā ievada datu apjomu atbilstoši procesa aprakstā noteiktajam.
Sistēma un Pašapkalpošanās portāls ir standarta programmatūra, kuru Valsts kase nodrošina atbilstoši sistēmas funkcionalitātei, tās tehniskajām iespējam. Visiem Pakalpojumu saņēmējiem tiks nodrošinātas vienlīdzīgas iespējas izmantot visus Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla funkcionālos moduļus, kā arī pārbūvēt esošas vai izstrādāt jaunas integrācijas ar citām iestāžu IS risinājumiem, kas nodrošina iestādes funkciju izpildi vai pakalpojumu sniegšanu. Pievienojoties Pakalpojuma saņemšanai tiek vērtētas un pēc nepieciešamības pārbūvētas esošo iestāžu integrācijas ar citiem iestāžu IS risinājumiem, kas nodrošina iestādes funkciju izpildi vai pakalpojumu sniegšanu.
Iestāžu esošo integrāciju pārnese vai jaunu integrāciju izstrāde ar centrālo resursu vadības sistēmu tiks nodrošināta likuma par “Par valsts budžetu 2024. gadam un budžeta ietvaru 2024., 2025. un 2026. gadam” starpnozaru prioritārajam pasākumam “Vienotā pakalpojumu centra izveide” un Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" reformas 2.1.2.r "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" piešķirtā finansējuma ietvaros. Pēc esošo iestāžu integrāciju ar citiem iestāžu IS risinājumiem izvērtējuma, kas norisināsies iepriekšējā gada laikā pirms pakalpojuma sniegšanas uzsākšanas, iestādēm tiks piešķirts/pārdalīts finansējums integrāciju pārnesei vai izstrādei. Iestādes var uzsākt nepieciešamo izmaiņu apzināšanu esošajās integrācijās pēc procesa aprakstu un metodisko norādījumu publicēšanas. Atsevišķos gadījumos, lai nodrošinātu iestādes biznesa sistēmu integrāciju ar Sistēmu, iestādēm līdz 2026.gadam ir iespēja pieteikties integrāciju izmaksu segšanai no Valsts kases īstenojamā ANM projekta finanšu līdzekļiem, ja tas atbilst normatīvo aktu nosacījumiem. Izdevumu pārdales precizējumi plānoti tikai HORIZON licencēm. Finansējums, ko resori un iestādes iepriekšējā gadā izmantojuši konsultācijās, mācībās un papildu pielāgojumiem finanšu grāmatvedībā, risinājumā netiks pārdalīts.
Savukārt ar Pakalpojumu sniegšanu saistīto konsultatīvo atbalstu Pakalpojumu saņēmējiem ir paredzēts nodrošināt, izmantojot atbalsta sistēmu, kura nodrošinās iespēju Noteikumu projektā noteiktajā kārtībā pilnvarotam atbalsta sistēmas lietotājam uzdot jautājums un saņemt atbildes ar Pakalpojumu sniegšanu saistītos jautājumos. Informācija par atbalsta sistēmu un tās lietošanas kārtību tiks publicēta Valsts kase tīmekļvietnē. Konsultācijas personāla lietvedības informācijas sistēmas lietotājiem organizēs Valsts kase, nepieciešamības gadījumā pieaicinot Sistēmas konsultantu. Konsultāciju (mācību) iepirkumus Pakalpojumu saņēmēji varēs iepirkt atbilstoši publisko iepirkuma jomu regulējošajiem normatīvajiem aktiem. Noteikumu projekta 8. punkts nosaka, ka lai lietotu Sistēmu un atbalsta sistēmu, Pakalpojumu saņēmējs iesniedz pieteikumu par katru lietotāju, izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicēto veidlapu vai Valsts kases e-pakalpojumu portālu. Horizon sistēmai un atbalsta sistēmai, pieteikumu skaits ir atkarīgs no Pakalpojuma saņēmēja pilnvarotu personu skaita.
Saņemot grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu, Pakalpojumu saņēmējiem būs jānodrošina, ka to rīcībā ir atbilstoša materiāltehniskā bāze grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības procesu īstenošanai. Šo noteikumu izpratnē ar materiāltehnisko bāzi ir domāta atbilstoša IKT infrastruktūra Sistēmas, Pašapkalpošanās portāla un atbalsta sistēmas lietošanai, kā arī citas ierīces un IS risinājumi, kuru lietošana ir paredzēta grāmatvedības un personāla lietvedības procesu aprakstos, piemēram, uzlīmju printeri un svītrkoda/ QR koda skeneri elektroniskās inventarizācijas nodrošināšanai. Pakalpojumu saņēmējiem nav jānodrošina atbalsta sistēmas. Pakalpojumu saņēmējam būs nepieciešama IKT infrastruktūra, lai lietotu Valsts kases noteiktās sistēmas, viena no kurām būs Valsts kases nodrošinātā atbalsta sistēma dažādu pieteikumu un/vai informācijas sniegšanai. Informācija par materiāltehnisko nodrošinājumu, tai skaitā, par parametriem, ir atrodama risinājuma izstrādātāja VISMA tīmekļvietē. Tehniskie jautājumi, ja tādi būs, tiks risināti konkrētā resora pievienošanās pakalpojumu saņemšanai brīdī.
Valsts kase apstrādās Pakalpojumu ietvaros saņemtos datus un uzkrās Sistēmā veidotos dokumentus un datus, kā arī Pakalpojumu saņēmēju elektroniski iesniegtos datus un dokumentu elektroniskās kopijas, t.sk. atbilstoši normatīvo aktu prasībām elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstos dokumentus. Ar Pakalpojumiem saistīto un ārpus Sistēmas veidoto dokumentu oriģinālus (elektroniskā vai papīra formā) Pakalpojumu saņēmējs kārtos un glabās atbilstoši attiecīgās iestādes dokumentu klasifikācijas shēmai. Pakalpojumu ietvaros tiks ievērots šāds dokumentu klasificēšanas princips – viens lietu saraksts Valsts kasei un katras iestādes specifikai un vajadzībām atbilstošs lietu saraksts Pakalpojumu saņēmējam ar norādēm par Pakalpojumu ietvaros veidotiem dokumentiem. Dokumentu klasificēšanai Valsts kase definēs to lietu sarakstu, kuras Pakalpojumu ietvaros tā veidos un glabās elektroniski Sistēmā. Lietu sarakstu iekļaus Valsts kases dokumentu klasifikācijas shēmā un saskaņos ar Latvijas Nacionālo arhīvu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Pakalpojumu saņēmējs izmantos Valsts kases tīmekļvietnē publicēto Sistēmā uzkrājamo grāmatvedības uzskaites un personāla dokumentu un datu lietu sarakstu un norādīs Pakalpojumu ietvaros veidojamos dokumentus Pakalpojumu saņēmēja dokumentu klasifikācijas shēmā, t.sk. piezīmēs norādot Valsts kases lietu sarakstā noteikto lietas indeksu. Pakalpojumu ietvaros radīto dokumentu ilgstošās glabāšanas nodrošināšanā un arhivēšanā Pakalpojumu saņēmējs ievēro dokumentu arhivēšanas jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasības un veic to sakārtošanu un aprakstīšanu.
Noteikumu projekta 2. nodaļā reglamentēta kārtība, kādā Pakalpojumu saņēmēji uzsāk Pakalpojumu saņemšanu, t.i. Pakalpojumu saņēmēji sadarbībā ar Valsts kasi aizpildīs un iesniegs pieteikumus un aprakstu Sistēmas un Pakalpojumu konfigurācijai (turpmāk-Apraksts), izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicētās veidlapas, vai tad, kad Valsts kase to tehniski nodrošinās e-pakalpojumu portālu (https://epakalpojumi.kase.gov.lv). Pakalpojumu saņēmēji 7. punktā minētajā aprakstā varēs norādīt novirzes no standartizētajiem procesiem, par ko Pakalpojumu saņēmējs ir vienojies ar Valsts kasi pārņemšanas procesā pirms pakalpojumu saņemšanas, un visu Pakalpojumu saņēmējam specifisko ar Pakalpojumu saņemšanu saistīto informāciju, kas nav atrunāta Noteikumos un grāmatvedības uzskaites, un personāla lietvedības procesu aprakstos, piemēram informācija, kas nepieciešana Sistēmas konfigurēšanai, izmantotie Sistēmas moduļi, Pakalpojumu saņēmēju specifiskie procesi un nosacījumi, pārskati u.c.
Pieteikumus un Aprakstu Pakalpojumu saņēmējiem būs jāsagatavo elektroniskā dokumenta formā. Pakalpojumu saņēmējiem par katru lietotāju (Pakalpojuma saņēmēja nodarbinātais, kam Pakalpojuma saņēmējs piešķīris tiesības izmantot Sistēmu) būs jāiesniedz pieteikums, izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicētās veidlapas vai Valsts kases e-pakalpojumu portālu. Pieteikumi jāsagatavo elektroniska dokumenta formā, katru dokumentu atsevišķi parakstot ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Tiklīdz Valsts kanceleja ieviesīs cilvēkresursu vienotās pārvaldības sistēmu, tiks veikta sistēmu integrācija un automātiska datu nodošana par jauniem lietotājiem.
Noteikumu projekta 3. nodaļa nosaka grāmatvedības uzskaites pakalpojuma sniegšanas kārtību un apjomu, kādā tiks kārtota Pakalpojumu saņēmēju grāmatvedības uzskaite (kārtība, kādā Iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti, izmantojot Valsts kases sniegto grāmatvedības uzskaites pakalpojumu). Grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros Valsts kase veiks Pakalpojumu saņēmēju pilna cikla grāmatvedības uzskaiti atbilstoši Grāmatvedības likumā noteiktajam. Pirms grāmatvedības uzskaites pakalpojuma sniegšanas tiks veikta katras iestādes finanšu darījumu, tostarp valsts nodevu un citu maksājumu administrēšanas procesu analīze. Tiks izvērtēts, vai konkrētie pakalpojumi ir nododami grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros vai būtu jāsaglabā katras iestādes pārziņā. Šajā izvērtējumā tiks ņemtas vērā iestāžu esošās tehnoloģiskās integrācijas ar citām sistēmām un specifiski iemesli, kas varētu pamatot nepieciešamību atsevišķu maksājumu uzskaites saglabāšanai iestādes līmenī. Rezultātā atsevišķām iestādēm var tikt noteiktas atkāpes no standartizētajiem grāmatvedības procesiem, ja tas ir pamatoti un nepieciešams. Noteikumu projekta 16. punktā noteikts, ka Valsts kase izstrādās grāmatvedības uzskaites procesu aprakstus (turpmāk – Grāmatvedības uzskaites procesu apraksti), kuros tiks noteikta kārtība un procesi, kādā Valsts kase un Pakalpojumu saņēmēji sadarbojas, lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaites pakalpojumu – nodrošinot ilgtermiņa nefinanšu aktīvu un krājumu uzskaiti, finanšu aktīvu uzskaiti, saistību un izdevumu uzskaiti, prasību un ieņēmumu uzskaiti un finanšu pārskatu sagatavošanu. Grāmatvedības uzskaites procesu apraksti būs pieejami Valsts kases tīmekļvietnē. Noteikumu projektā tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji iesniegs grāmatvedības uzskaites pakalpojuma nodrošināšanai nepieciešamos dokumentus un datus un būs atbildīgi par to atbilstību normatīvo aktu prasībām. Ja Valsts kase konstatēs kļūdu saņemtajā dokumentā vai tai būs nepieciešama papildu informācija vai dokumenti par darījumu, Valsts kase atbalsta sistēmā par to informēs Pakalpojumu saņēmēju un līdz papildu informācijas vai dokumentu saņemšanai neveiks darījuma grāmatvedības uzskaiti. Valsts kase grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros sagatavos maksājumu rīkojumus, nodrošinot to atbilstību Pakalpojuma saņēmēja iesniegtajiem attaisnojuma dokumentiem.
Valsts kase nodrošinās konsultatīvu atbalstu Pakalpojumu saņēmēju pārstāvjiem, saziņas kārtība tiks publicēta Valsts kases tīmekļvietnē.
Noteikumu projekta 21. punktā tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji izstrādās ilgtermiņa nefinanšu aktīvu, skaidras naudas kasē, krājumu un zembilances aktīvu inventarizācijas veikšanas kārtību (turpmāk tekstā – Inventarizācijas veikšanas kārtība) un veiks ilgtermiņa nefinanšu aktīvu, skaidras naudas kasē, krājumu un zembilances aktīvu inventarizāciju laika posmā no pārskata gada 1.oktobra līdz pārskata gada 1.decembrim (ir izstrādāts Grāmatvedības likuma 17. panta grozījums par pārskata gada slēguma inventarizācijas periodu). Savukārt Noteikumu projekta 23. punktā tiek noteiks, ka Valsts kase veiks Pakalpojumu saņēmēju pārskata gada slēguma saistību, prasību, bezskaidras naudas līdzekļu, finanšu ieguldījumu un zembilances pasīvu inventarizāciju un noteiks inventarizācijas sākšanas, beigu termiņu, personālsastāvu un inventarizācijas rezultātu dokumentēšanas termiņus un citus nosacījumus. Valsts kase, minētās inventarizācijas veikšanai, izstrādās saistību, prasību, bezskaidras naudas līdzekļu, finanšu ieguldījumu un zembilances pasīvu inventarizācijas veikšanas kārtību un publicēs to Valsts kases tīmekļvietnē.
Noteikumu projekts nosaka, ka Valsts kase saskaņā ar Pakalpojumu saņēmēju grāmatvedības uzskaites datiem un Grāmatvedības uzskaites procesu aprakstiem sagatavos finanšu pārskatus par Pakalpojumu saņēmēja finanšu darbību. Noteikumu projektā tiek paredzēts, ka Valsts kase ePārskatos sagatavos un apstiprinās no Pakalpojumu saņēmēja grāmatvedības uzskaites datiem sagatavotos pārskatus, izņemot Pakalpojumu saņēmēja gada pārskatus un ministrijas konsolidētos gada pārskatus. Noteikumu projekta 27. punkts nosaka, ka Pakalpojumu saņēmējs, sadarbojoties ar Valsts kasi, sagatavo un iesniedz pilnvarojumu Valsts kases atbildīgajam nodarbinātajam piekļuvei Centrālās statistikas pārvaldes elektroniskā datu vākšanas sistēmai un Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (turpmāk-VID EDS) (loma – tiesību pārvaldnieks), kā arī pilnvarojumu citu institūciju informācijas sistēmām, ja tas nepieciešams Pakalpojumu sniegšanai. Tas nozīmē, ka lai Valsts kase varētu pati nodrošināt pieejas tiesības saviem darbiniekiem VID EDS, iestādei vienu reizi ir jāiesniedz pilnvara Valsts ieņēmumu dienestam (turpmāk-VID), pilnvarojot vienu Valsts kases darbinieku saņemt tiesību pārvaldnieka tiesības. Pēc šī pilnvarojuma iesniegšanas VID, Valsts kase pati piešķir tiesības saviem darbiniekiem, kā arī pārtrauc pieejas aizgājušiem darbiniekiem.
Valsts kase sagatavos finanšu pārskatus, tai skaitā :
1. ePārskatos – Pārskats par amatpersonu(darbinieku) atlīdzību, mēneša, ceturkšņa un gada pārskati, u.c.;
2. Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (turpmāk – EDS);
3. Centrālajai statistikas pārvaldei (turpmāk – CSP);
4. pēc nepieciešamības citām institūcijām.
Tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji, sadarbojoties ar Valsts kasi, sagatavos un iesniegs pilnvaras kompetentajām institūcijām Valsts kases atbildīgajam nodarbinātajam piekļuvei Centrālās statistikas pārvaldes elektroniskā datu vākšanas sistēmai un Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (loma – tiesību pārvaldnieks).
Valsts kase nodrošinās Pakalpojumu saņēmējiem grāmatvedības uzskaites datu pieejamību Sistēmā Noteikumu projektā un citos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
Noteikumu projekta 28. punktā tiek uzsvērta Pakalpojumu saņēmēja atbildība par Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma un Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma prasību ievērošanu. Valsts kase atbilstoši Ministru kabineta 2019. gada 17. decembra Ministru kabineta noteikumiem Nr. 652 “Kārtība, kādā Valsts kase nodrošina maksājumu pakalpojumu sniegšanu” pie maksājumu izpildes nodrošina tiešsaistes maksājumu skrīningu pret likumā noteiktajiem sankciju sarakstiem un savā darbībā nodrošina “Zini savu klientu” prasības. Ar grāmatvedības uzskaites pakalpojuma turpmāku nodrošināšanu Valsts kasē netiek mainīti vispārējā regulējuma nosacījumi šajā jomā jomā, t.i. atbilstoši normatīvajiem aktiem, to starp Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma 2. pantam likums attiecas uz visām personām, un tām ir pienākums ievērot un izpildīt starptautiskās un nacionālās sankcijas.
Noteikumu projekta 4. nodaļā tiek reglamentēts personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojums, kura ietvaros Valsts kase nodrošinās Pakalpojumu saņēmējiem iespēju Sistēmā veikt personāla datu uzskaiti un elektronisku personāla dokumentu un informācijas apriti. Valsts kase izstrādās un publicēs Valsts kases tīmekļvietnē personāla lietvedības procesu aprakstu, kas noteiks kārtību un procesus, kādā Valsts kase un Pakalpojumu saņēmējs sadarbojas, lai nodrošinātu personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu.
Noteikumu projekta 5. nodaļā tiek reglamentēta Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas kārtība. Valsts kase grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu sniegs elektroniski, izmantojot Sistēmu un tās Pašapkalpošanās portālu, ievērojot normatīvo aktu, tai skaitā Valsts informācijas sistēmu likuma, Nacionālās kiberdrošības likuma (spēkā no 01.09.2024.), Nacionālā drošības likuma prasības.Valsts kase izstrādās Sistēmas lietošanas metodiskos norādījumus (turpmāk – Metodiskie norādījumi) un publicēs tos Valsts kases tīmekļvietnē, kā arī izstrādās Sistēmas drošības politiku un darīs to pieejamu Pakalpojumu saņēmējiem. Pakalpojumu saņēmēju pienākums būs lietot Sistēmu atbilstoši Metodiskajos norādījumos un Sistēmas drošības politikā noteiktajam. Noteikumu projektā tiek noteikta Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas mērķis, t.i., informācijas un dokumentu apmaiņa starp Valsts kasi un Pakalpojumu saņēmēju; grāmatvedības uzskaites datu un personāla lietvedības uzskaites datu apstrāde; Pakalpojuma saņēmēju personāla uzskaites datu un dokumentu elektroniska apstrāde Pašapkalpošanās portālā. Valsts kase nodrošinās Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla pieejamību, veiktspēju un informācijas drošību, tai skaitā, Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla pieejamību 24/7 režīmā – 98% apjomā kalendārā gada laikā (izņemot plānotus darbības pārtraukumus tehnisko darbu veikšanai). Noteikumu projekta 38. punkts nosaka lietotāju identifikācijas kārtību - Valsts kase identificēs Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla lietotāju, izmantojot kvalificētu elektroniskās identifikācijas līdzekli. Kā arī nodaļā noteikti Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas mērķi, Pakalpojumu saņēmēju atbildība, izmantojot Sistēmu un Pašapkalpošanās portālu.
Savukārt Noteikumu projekta 45., 46. punktos tiek noteikta rīcība Sistēmas un tās Pašapkalpošanās portāla tehnisku problēmu situācijā, t.i., Valsts kase informēs Pakalpojumu saņēmējus par plānotu Sistēmas vai Pašapkalpošanās portāla darbības pārtraukumu vismaz divas darbdienas pirms plānotā pārtraukuma, bet par neplānotu pārtraukumu – tā iestāšanās brīdī, savukārt, ja Sistēma vai Pašapkalpošanās portāls tehnisku iemeslu dēļ ilgāk par astoņām stundām pilnībā vai daļēji nespēj nodrošināt elektronisku informācijas apriti, Pakalpojumu saņēmējs vienosies ar Valsts kasi par informācijas apriti un Pakalpojumu sniegšanas kārtību, tas ir, arī par piegādājamās informācijas veidu un formu (elektroniskā formā ar elektroniski parakstītu pavadvēstuli, nosūtot to uz e-pastu, papīra formā ar pašrocīgi parakstītu pavadvēstuli, nogādājot Valsts kasē u.c.). Valsts kase nodrošina alternatīvu piegādātās informācijas ievadi Sistēmā.
.
Valsts kase nodrošinās Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla demo vidi, kas tiks uzturēta identiska Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla produkcijas videi, izņemot laika periodu pirms jaunu Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla versiju uzstādīšanas. Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla jaunās versijas tiks uzstādītas Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla demo vidē mēnesi pirms jauno versiju uzstādīšanas Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla produkcijas vidē. Šajā laika periodā Pakalpojumu saņēmējiem būs iespēja demo vidē pārliecināties par jauno versiju darbību un atbilstību Pakalpojumu saņēmēju vajadzībām, piemēram, pārbaudīt izveidoto integrāciju ar Pakalpojumu saņēmēju sistēmām darbību.
Noteikumu projekta 6. nodaļā tiek reglamentēti fizisko personu datu apstrādes jautājumi, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – regula 2016/679) prasības. Tiek noteikts, ka Valsts kase ir Pakalpojumu sniegšanā un informācijas aprites nodrošināšanā izmantoto fizisko personu datu pārzinis, kā arī tiek noteikts datu apstrādes nolūks un datu apjoms, kurus vāc datu pārzinis. Noteikumu projekta 48. punktā ir uzskaitīts, kādus personu datus apstrādā Pārzinis. Noteikumu projekta 47. punktā ir definēts personas datu apstrādes nolūks - pakalpojuma drošība, atbilstības un kvalitātes nodrošināšana, pamatojoties uz sabiedrības interesēm un personas datu apstrāde tiks veikta, lai elektroniskā vidē īstenotu normatīvajos aktos noteiktos pakalpojumus: grāmatvedības uzskaiti un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu. Noteikumu projektā ir nostiprināta Valsts kases kā pārziņa loma attiecībā uz no Pakalpojumu saņēmējiem saņemtajiem personas datiem, kā arī definēts Valsts kases kā apstrādātāja statuss attiecībā uz Pakalpojumu saņēmēju Sistēmā un Pašapkalpošanās portālā ievadīto informāciju, kas var saturēt personas datus. Valsts kase kā pārzinis, īsteno likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (regulas 6.panta pirmās daļas e) apakšpunkts), leģitīmās intereses (regulas 6.panta pirmās daļas f) apakšpunkts) personas datu apstrādei ar mērķi - lietotāja veikto darbību pamatošana un pierādīšana. Balss zvanu ieraksti tiek glabāti 18 mēnešus pēc ieraksta veikšanas. Minētie ieraksti tiek glabāti datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību , kā arī informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanu (vai pierādījumus izmeklēšanai) normatīvajos aktos (2015. gada 28. jūlija MK not. Nr.442 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām”, Nacionālās kiberdrošības likums, spēkā no 01.09.2024.) noteiktajā kārtībā. Noteikumu projekta 50. punktā minēto datu glabāšanas termiņus Valsts kase, kā pārzinis, nosaka iekšējos normatīvajos aktos. Ņemot vērā, ka Valsts kases apstrādājamajiem datiem – grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem saskaņā Grāmatvedības likuma 28. pantu ir noteikts minimālais glabāšanas termiņš 5 gadi, arī tehniskas piekļuves informācija – personas vārds, uzvārds, personas kods, e-pasts, tālrunis tiek glabāts 5 gadus kā nedalāma kopa. Minētie termiņi tiek piemēroti, lai nodrošinātu pakalpojumu kvalitāti (Valsts pārvaldes iekārtas likums 10. pants) un datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību.
Noteikumu projekta 7. nodaļas Noslēguma jautājumu 51. punktā ir reglamentēts gada pārskatu vai konsolidēto gada pārskatu un citus normatīvajos aktos noteiktos finanšu pārskatus sagatavotājs par pēdējo periodu pirms Valsts kases Pakalpojumu saņemšanas. Saskaņā ar Ministru kabineta 2023.gada 4.jūlija rīkojumu Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē" apstiprinātajā konceptuālajā ziņojumā ietverto risinājumu un ņemot vērā centralizācijas mērķi un faktisko slodžu pārdali, tad attiecībā uz gada pārskatu sagatavošanu par pēdējo periodu pirms Valsts kases Pakalpojumu saņemšanas, tajos gadījumos, kad uz Valsts kasi pārnāks attiecīgās jomas kompetentie nodarbinātie, tad starp attiecīgo iestādi vai ministriju un Valsts kasi tiks noslēgta vienošanās par sadarbības kārtību pārskata sagatavošanai, ko nodrošinās jau Valsts kasē nodarbinātie. Iestādei, kurai nav savas grāmatvedības un kura saņem grāmatvedības pakalpojumu centralizēti no citas iestādes, jautājums par gada pārskatu sagatavošanu (tieši par pēdējo periodu pirms pakalpojuma saņemšanas Valsts kasē) tiks risināts resora pievienošanās pakalpojumu saņemšanas brīdī ar faktiskajiem grāmatvedības pakalpojuma sniedzējiem, savlaicīgi informējot iestādes.
Noteikumu projekta 7. nodaļas 54. punkts paredz, ka Pakalpojumu saņēmējs nodrošina tā izmantotās grāmatvedības kontroles sistēmas uzturēšanu vismaz sešus mēnešus pēc pievienošanās Pakalpojumu saņemšanai un nodrošina Valsts kases pilnvarotajiem pārstāvjiem pieejas tiesības grāmatvedības kontroles sistēmas reģistriem. Par iespējamām izmaksām, kas saistītas ar Pakalpojumu saņēmēja izmantotās grāmatvedības kontroles sistēmas uzturēšanu, Pakalpojuma saņēmējs ar Valsts kasi vienojas pievienošanās Pakalpojuma saņemšanas procesa gaitā, tai skaitā iekļaujot informāciju par kopējo pārdalāmo izdevumu apmēru konkrētā gada informatīvajā ziņojumā “Par valsts pamatbudžeta un valsts speciālā budžeta bāzi un izdevumu pārskatīšanas rezultātiem”, nodrošinot procesu nepārtrauktību un iespējamo risku novēršanu.
Noteikumu projekta 7. nodaļas 56. punktā tiek dots ministriju un to padotības iestāžu pievienošanās Pakalpojumu saņemšanai datums, ņemot vērā 2023. gada 4. jūlija Ministru kabineta rīkojuma Nr. 404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"” 4. punktā noteikto. Noteikumu projektā noteikts, ka Centrālās valsts iestādes un Ministra kabineta pārraudzībā esošas iestādes var pievienoties Pakalpojumu saņemšanai, savstarpēji vienojoties ar Valsts kasi, savukārt valsts tiešās pārvaldes iestādes (Finanšu ministrija un tās padotības iestādes, Fiskālās disciplīnas padome, Valsts kanceleja, Valsts administrācijas skola, Sabiedrisko elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome, Nacionālā elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome), kurām Valsts kase jau sniedz grāmatvedības uzskaites pakalpojumu, pamatojoties uz noslēgtajām starpresoru vienošanām, sadarbības līgumu vai iekšējiem noteikumiem, Noteikumu projektā noteiktais regulējums Pakalpojumu saņemšanai stājas spēkā no 2026. gada 1. janvāra. Pakalpojumi, kurus Valsts kase (šobrīd tiek nodrošināti standartizēti procesi, uz kura pamata arī pilnveidoti visi turpmākie procesi) nodrošinās 57. punktā minētajām iestādēm, pilnībā atbildīs šo noteikumu apjomam un prasībām, bet šobrīd tie tiek nodrošināti pamatojoties uz noslēgto starpresoru vienošanos, sadarbības līgumu vai iekšējiem noteikumiem.
Valsts kase valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros valsts budžeta iestādēm un budžeta nefinansētām iestādēm (turpmāk – Pakalpojumu saņēmējs), elektroniski, izmantojot Centrālo resursu vadības sistēmu Horizon (turpmāk – Sistēma), tās pašapkalpošanās portālu HoP (turpmāk – Pašapkalpošanās portāls) un atbalsta sistēmu, sniegs grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu (turpmāk – Pakalpojumi). Ieviešot pakalpojumu, no iestāžu Horizon sistēmām tiks migrēti tie dati, kas nepieciešami pakalpojuma nodrošināšanai un/vai lai izpildītu normatīvo aktu prasības (nav paredzēta pilnībā visu vēsturisko Horizon esošo datu pārnešana - to skatīšanai iestāde izmantos iepriekšējo Horizon sistēmu). Precīzs pārnesamo datu apjoms un termiņš tiks noteikts pakalpojuma ieviešanas projekta ietvaros. Dati no iestāžu dokumentu vadības sistēmām netiks migrēti uz Centrālo resursu vadības sistēmu.
Turpmākajai personāla lietvedībai ieteicams maksimāli izmantot tikai Sistēmu un Pašapkalpošanās portālu, proti, pēc iespējas paralēli vai papildus neizmantojot dokumentu vadības sistēmu. Ja iestāde personāla lietvedības dokumentu apritei un parakstīšanai izmanto dokumentu vadības vai citu sistēmu, tā Sistēmā ievada datu apjomu atbilstoši procesa aprakstā noteiktajam.
Sistēma un Pašapkalpošanās portāls ir standarta programmatūra, kuru Valsts kase nodrošina atbilstoši sistēmas funkcionalitātei, tās tehniskajām iespējam. Visiem Pakalpojumu saņēmējiem tiks nodrošinātas vienlīdzīgas iespējas izmantot visus Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla funkcionālos moduļus, kā arī pārbūvēt esošas vai izstrādāt jaunas integrācijas ar citām iestāžu IS risinājumiem, kas nodrošina iestādes funkciju izpildi vai pakalpojumu sniegšanu. Pievienojoties Pakalpojuma saņemšanai tiek vērtētas un pēc nepieciešamības pārbūvētas esošo iestāžu integrācijas ar citiem iestāžu IS risinājumiem, kas nodrošina iestādes funkciju izpildi vai pakalpojumu sniegšanu.
Iestāžu esošo integrāciju pārnese vai jaunu integrāciju izstrāde ar centrālo resursu vadības sistēmu tiks nodrošināta likuma par “Par valsts budžetu 2024. gadam un budžeta ietvaru 2024., 2025. un 2026. gadam” starpnozaru prioritārajam pasākumam “Vienotā pakalpojumu centra izveide” un Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" reformas 2.1.2.r "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" piešķirtā finansējuma ietvaros. Pēc esošo iestāžu integrāciju ar citiem iestāžu IS risinājumiem izvērtējuma, kas norisināsies iepriekšējā gada laikā pirms pakalpojuma sniegšanas uzsākšanas, iestādēm tiks piešķirts/pārdalīts finansējums integrāciju pārnesei vai izstrādei. Iestādes var uzsākt nepieciešamo izmaiņu apzināšanu esošajās integrācijās pēc procesa aprakstu un metodisko norādījumu publicēšanas. Atsevišķos gadījumos, lai nodrošinātu iestādes biznesa sistēmu integrāciju ar Sistēmu, iestādēm līdz 2026.gadam ir iespēja pieteikties integrāciju izmaksu segšanai no Valsts kases īstenojamā ANM projekta finanšu līdzekļiem, ja tas atbilst normatīvo aktu nosacījumiem. Izdevumu pārdales precizējumi plānoti tikai HORIZON licencēm. Finansējums, ko resori un iestādes iepriekšējā gadā izmantojuši konsultācijās, mācībās un papildu pielāgojumiem finanšu grāmatvedībā, risinājumā netiks pārdalīts.
Savukārt ar Pakalpojumu sniegšanu saistīto konsultatīvo atbalstu Pakalpojumu saņēmējiem ir paredzēts nodrošināt, izmantojot atbalsta sistēmu, kura nodrošinās iespēju Noteikumu projektā noteiktajā kārtībā pilnvarotam atbalsta sistēmas lietotājam uzdot jautājums un saņemt atbildes ar Pakalpojumu sniegšanu saistītos jautājumos. Informācija par atbalsta sistēmu un tās lietošanas kārtību tiks publicēta Valsts kase tīmekļvietnē. Konsultācijas personāla lietvedības informācijas sistēmas lietotājiem organizēs Valsts kase, nepieciešamības gadījumā pieaicinot Sistēmas konsultantu. Konsultāciju (mācību) iepirkumus Pakalpojumu saņēmēji varēs iepirkt atbilstoši publisko iepirkuma jomu regulējošajiem normatīvajiem aktiem. Noteikumu projekta 8. punkts nosaka, ka lai lietotu Sistēmu un atbalsta sistēmu, Pakalpojumu saņēmējs iesniedz pieteikumu par katru lietotāju, izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicēto veidlapu vai Valsts kases e-pakalpojumu portālu. Horizon sistēmai un atbalsta sistēmai, pieteikumu skaits ir atkarīgs no Pakalpojuma saņēmēja pilnvarotu personu skaita.
Saņemot grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu, Pakalpojumu saņēmējiem būs jānodrošina, ka to rīcībā ir atbilstoša materiāltehniskā bāze grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības procesu īstenošanai. Šo noteikumu izpratnē ar materiāltehnisko bāzi ir domāta atbilstoša IKT infrastruktūra Sistēmas, Pašapkalpošanās portāla un atbalsta sistēmas lietošanai, kā arī citas ierīces un IS risinājumi, kuru lietošana ir paredzēta grāmatvedības un personāla lietvedības procesu aprakstos, piemēram, uzlīmju printeri un svītrkoda/ QR koda skeneri elektroniskās inventarizācijas nodrošināšanai. Pakalpojumu saņēmējiem nav jānodrošina atbalsta sistēmas. Pakalpojumu saņēmējam būs nepieciešama IKT infrastruktūra, lai lietotu Valsts kases noteiktās sistēmas, viena no kurām būs Valsts kases nodrošinātā atbalsta sistēma dažādu pieteikumu un/vai informācijas sniegšanai. Informācija par materiāltehnisko nodrošinājumu, tai skaitā, par parametriem, ir atrodama risinājuma izstrādātāja VISMA tīmekļvietē. Tehniskie jautājumi, ja tādi būs, tiks risināti konkrētā resora pievienošanās pakalpojumu saņemšanai brīdī.
Valsts kase apstrādās Pakalpojumu ietvaros saņemtos datus un uzkrās Sistēmā veidotos dokumentus un datus, kā arī Pakalpojumu saņēmēju elektroniski iesniegtos datus un dokumentu elektroniskās kopijas, t.sk. atbilstoši normatīvo aktu prasībām elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstos dokumentus. Ar Pakalpojumiem saistīto un ārpus Sistēmas veidoto dokumentu oriģinālus (elektroniskā vai papīra formā) Pakalpojumu saņēmējs kārtos un glabās atbilstoši attiecīgās iestādes dokumentu klasifikācijas shēmai. Pakalpojumu ietvaros tiks ievērots šāds dokumentu klasificēšanas princips – viens lietu saraksts Valsts kasei un katras iestādes specifikai un vajadzībām atbilstošs lietu saraksts Pakalpojumu saņēmējam ar norādēm par Pakalpojumu ietvaros veidotiem dokumentiem. Dokumentu klasificēšanai Valsts kase definēs to lietu sarakstu, kuras Pakalpojumu ietvaros tā veidos un glabās elektroniski Sistēmā. Lietu sarakstu iekļaus Valsts kases dokumentu klasifikācijas shēmā un saskaņos ar Latvijas Nacionālo arhīvu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Pakalpojumu saņēmējs izmantos Valsts kases tīmekļvietnē publicēto Sistēmā uzkrājamo grāmatvedības uzskaites un personāla dokumentu un datu lietu sarakstu un norādīs Pakalpojumu ietvaros veidojamos dokumentus Pakalpojumu saņēmēja dokumentu klasifikācijas shēmā, t.sk. piezīmēs norādot Valsts kases lietu sarakstā noteikto lietas indeksu. Pakalpojumu ietvaros radīto dokumentu ilgstošās glabāšanas nodrošināšanā un arhivēšanā Pakalpojumu saņēmējs ievēro dokumentu arhivēšanas jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasības un veic to sakārtošanu un aprakstīšanu.
Noteikumu projekta 2. nodaļā reglamentēta kārtība, kādā Pakalpojumu saņēmēji uzsāk Pakalpojumu saņemšanu, t.i. Pakalpojumu saņēmēji sadarbībā ar Valsts kasi aizpildīs un iesniegs pieteikumus un aprakstu Sistēmas un Pakalpojumu konfigurācijai (turpmāk-Apraksts), izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicētās veidlapas, vai tad, kad Valsts kase to tehniski nodrošinās e-pakalpojumu portālu (https://epakalpojumi.kase.gov.lv). Pakalpojumu saņēmēji 7. punktā minētajā aprakstā varēs norādīt novirzes no standartizētajiem procesiem, par ko Pakalpojumu saņēmējs ir vienojies ar Valsts kasi pārņemšanas procesā pirms pakalpojumu saņemšanas, un visu Pakalpojumu saņēmējam specifisko ar Pakalpojumu saņemšanu saistīto informāciju, kas nav atrunāta Noteikumos un grāmatvedības uzskaites, un personāla lietvedības procesu aprakstos, piemēram informācija, kas nepieciešana Sistēmas konfigurēšanai, izmantotie Sistēmas moduļi, Pakalpojumu saņēmēju specifiskie procesi un nosacījumi, pārskati u.c.
Pieteikumus un Aprakstu Pakalpojumu saņēmējiem būs jāsagatavo elektroniskā dokumenta formā. Pakalpojumu saņēmējiem par katru lietotāju (Pakalpojuma saņēmēja nodarbinātais, kam Pakalpojuma saņēmējs piešķīris tiesības izmantot Sistēmu) būs jāiesniedz pieteikums, izmantojot Valsts kases tīmekļvietnē publicētās veidlapas vai Valsts kases e-pakalpojumu portālu. Pieteikumi jāsagatavo elektroniska dokumenta formā, katru dokumentu atsevišķi parakstot ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Tiklīdz Valsts kanceleja ieviesīs cilvēkresursu vienotās pārvaldības sistēmu, tiks veikta sistēmu integrācija un automātiska datu nodošana par jauniem lietotājiem.
Noteikumu projekta 3. nodaļa nosaka grāmatvedības uzskaites pakalpojuma sniegšanas kārtību un apjomu, kādā tiks kārtota Pakalpojumu saņēmēju grāmatvedības uzskaite (kārtība, kādā Iestādes kārto grāmatvedības uzskaiti, izmantojot Valsts kases sniegto grāmatvedības uzskaites pakalpojumu). Grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros Valsts kase veiks Pakalpojumu saņēmēju pilna cikla grāmatvedības uzskaiti atbilstoši Grāmatvedības likumā noteiktajam. Pirms grāmatvedības uzskaites pakalpojuma sniegšanas tiks veikta katras iestādes finanšu darījumu, tostarp valsts nodevu un citu maksājumu administrēšanas procesu analīze. Tiks izvērtēts, vai konkrētie pakalpojumi ir nododami grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros vai būtu jāsaglabā katras iestādes pārziņā. Šajā izvērtējumā tiks ņemtas vērā iestāžu esošās tehnoloģiskās integrācijas ar citām sistēmām un specifiski iemesli, kas varētu pamatot nepieciešamību atsevišķu maksājumu uzskaites saglabāšanai iestādes līmenī. Rezultātā atsevišķām iestādēm var tikt noteiktas atkāpes no standartizētajiem grāmatvedības procesiem, ja tas ir pamatoti un nepieciešams. Noteikumu projekta 16. punktā noteikts, ka Valsts kase izstrādās grāmatvedības uzskaites procesu aprakstus (turpmāk – Grāmatvedības uzskaites procesu apraksti), kuros tiks noteikta kārtība un procesi, kādā Valsts kase un Pakalpojumu saņēmēji sadarbojas, lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaites pakalpojumu – nodrošinot ilgtermiņa nefinanšu aktīvu un krājumu uzskaiti, finanšu aktīvu uzskaiti, saistību un izdevumu uzskaiti, prasību un ieņēmumu uzskaiti un finanšu pārskatu sagatavošanu. Grāmatvedības uzskaites procesu apraksti būs pieejami Valsts kases tīmekļvietnē. Noteikumu projektā tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji iesniegs grāmatvedības uzskaites pakalpojuma nodrošināšanai nepieciešamos dokumentus un datus un būs atbildīgi par to atbilstību normatīvo aktu prasībām. Ja Valsts kase konstatēs kļūdu saņemtajā dokumentā vai tai būs nepieciešama papildu informācija vai dokumenti par darījumu, Valsts kase atbalsta sistēmā par to informēs Pakalpojumu saņēmēju un līdz papildu informācijas vai dokumentu saņemšanai neveiks darījuma grāmatvedības uzskaiti. Valsts kase grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros sagatavos maksājumu rīkojumus, nodrošinot to atbilstību Pakalpojuma saņēmēja iesniegtajiem attaisnojuma dokumentiem.
Valsts kase nodrošinās konsultatīvu atbalstu Pakalpojumu saņēmēju pārstāvjiem, saziņas kārtība tiks publicēta Valsts kases tīmekļvietnē.
Noteikumu projekta 21. punktā tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji izstrādās ilgtermiņa nefinanšu aktīvu, skaidras naudas kasē, krājumu un zembilances aktīvu inventarizācijas veikšanas kārtību (turpmāk tekstā – Inventarizācijas veikšanas kārtība) un veiks ilgtermiņa nefinanšu aktīvu, skaidras naudas kasē, krājumu un zembilances aktīvu inventarizāciju laika posmā no pārskata gada 1.oktobra līdz pārskata gada 1.decembrim (ir izstrādāts Grāmatvedības likuma 17. panta grozījums par pārskata gada slēguma inventarizācijas periodu). Savukārt Noteikumu projekta 23. punktā tiek noteiks, ka Valsts kase veiks Pakalpojumu saņēmēju pārskata gada slēguma saistību, prasību, bezskaidras naudas līdzekļu, finanšu ieguldījumu un zembilances pasīvu inventarizāciju un noteiks inventarizācijas sākšanas, beigu termiņu, personālsastāvu un inventarizācijas rezultātu dokumentēšanas termiņus un citus nosacījumus. Valsts kase, minētās inventarizācijas veikšanai, izstrādās saistību, prasību, bezskaidras naudas līdzekļu, finanšu ieguldījumu un zembilances pasīvu inventarizācijas veikšanas kārtību un publicēs to Valsts kases tīmekļvietnē.
Noteikumu projekts nosaka, ka Valsts kase saskaņā ar Pakalpojumu saņēmēju grāmatvedības uzskaites datiem un Grāmatvedības uzskaites procesu aprakstiem sagatavos finanšu pārskatus par Pakalpojumu saņēmēja finanšu darbību. Noteikumu projektā tiek paredzēts, ka Valsts kase ePārskatos sagatavos un apstiprinās no Pakalpojumu saņēmēja grāmatvedības uzskaites datiem sagatavotos pārskatus, izņemot Pakalpojumu saņēmēja gada pārskatus un ministrijas konsolidētos gada pārskatus. Noteikumu projekta 27. punkts nosaka, ka Pakalpojumu saņēmējs, sadarbojoties ar Valsts kasi, sagatavo un iesniedz pilnvarojumu Valsts kases atbildīgajam nodarbinātajam piekļuvei Centrālās statistikas pārvaldes elektroniskā datu vākšanas sistēmai un Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (turpmāk-VID EDS) (loma – tiesību pārvaldnieks), kā arī pilnvarojumu citu institūciju informācijas sistēmām, ja tas nepieciešams Pakalpojumu sniegšanai. Tas nozīmē, ka lai Valsts kase varētu pati nodrošināt pieejas tiesības saviem darbiniekiem VID EDS, iestādei vienu reizi ir jāiesniedz pilnvara Valsts ieņēmumu dienestam (turpmāk-VID), pilnvarojot vienu Valsts kases darbinieku saņemt tiesību pārvaldnieka tiesības. Pēc šī pilnvarojuma iesniegšanas VID, Valsts kase pati piešķir tiesības saviem darbiniekiem, kā arī pārtrauc pieejas aizgājušiem darbiniekiem.
Valsts kase sagatavos finanšu pārskatus, tai skaitā :
1. ePārskatos – Pārskats par amatpersonu(darbinieku) atlīdzību, mēneša, ceturkšņa un gada pārskati, u.c.;
2. Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (turpmāk – EDS);
3. Centrālajai statistikas pārvaldei (turpmāk – CSP);
4. pēc nepieciešamības citām institūcijām.
Tiek paredzēts, ka Pakalpojumu saņēmēji, sadarbojoties ar Valsts kasi, sagatavos un iesniegs pilnvaras kompetentajām institūcijām Valsts kases atbildīgajam nodarbinātajam piekļuvei Centrālās statistikas pārvaldes elektroniskā datu vākšanas sistēmai un Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (loma – tiesību pārvaldnieks).
Valsts kase nodrošinās Pakalpojumu saņēmējiem grāmatvedības uzskaites datu pieejamību Sistēmā Noteikumu projektā un citos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
Noteikumu projekta 28. punktā tiek uzsvērta Pakalpojumu saņēmēja atbildība par Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma un Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma prasību ievērošanu. Valsts kase atbilstoši Ministru kabineta 2019. gada 17. decembra Ministru kabineta noteikumiem Nr. 652 “Kārtība, kādā Valsts kase nodrošina maksājumu pakalpojumu sniegšanu” pie maksājumu izpildes nodrošina tiešsaistes maksājumu skrīningu pret likumā noteiktajiem sankciju sarakstiem un savā darbībā nodrošina “Zini savu klientu” prasības. Ar grāmatvedības uzskaites pakalpojuma turpmāku nodrošināšanu Valsts kasē netiek mainīti vispārējā regulējuma nosacījumi šajā jomā jomā, t.i. atbilstoši normatīvajiem aktiem, to starp Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma 2. pantam likums attiecas uz visām personām, un tām ir pienākums ievērot un izpildīt starptautiskās un nacionālās sankcijas.
Noteikumu projekta 4. nodaļā tiek reglamentēts personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojums, kura ietvaros Valsts kase nodrošinās Pakalpojumu saņēmējiem iespēju Sistēmā veikt personāla datu uzskaiti un elektronisku personāla dokumentu un informācijas apriti. Valsts kase izstrādās un publicēs Valsts kases tīmekļvietnē personāla lietvedības procesu aprakstu, kas noteiks kārtību un procesus, kādā Valsts kase un Pakalpojumu saņēmējs sadarbojas, lai nodrošinātu personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu.
Noteikumu projekta 5. nodaļā tiek reglamentēta Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas kārtība. Valsts kase grāmatvedības uzskaites pakalpojumu un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu sniegs elektroniski, izmantojot Sistēmu un tās Pašapkalpošanās portālu, ievērojot normatīvo aktu, tai skaitā Valsts informācijas sistēmu likuma, Nacionālās kiberdrošības likuma (spēkā no 01.09.2024.), Nacionālā drošības likuma prasības.Valsts kase izstrādās Sistēmas lietošanas metodiskos norādījumus (turpmāk – Metodiskie norādījumi) un publicēs tos Valsts kases tīmekļvietnē, kā arī izstrādās Sistēmas drošības politiku un darīs to pieejamu Pakalpojumu saņēmējiem. Pakalpojumu saņēmēju pienākums būs lietot Sistēmu atbilstoši Metodiskajos norādījumos un Sistēmas drošības politikā noteiktajam. Noteikumu projektā tiek noteikta Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas mērķis, t.i., informācijas un dokumentu apmaiņa starp Valsts kasi un Pakalpojumu saņēmēju; grāmatvedības uzskaites datu un personāla lietvedības uzskaites datu apstrāde; Pakalpojuma saņēmēju personāla uzskaites datu un dokumentu elektroniska apstrāde Pašapkalpošanās portālā. Valsts kase nodrošinās Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla pieejamību, veiktspēju un informācijas drošību, tai skaitā, Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla pieejamību 24/7 režīmā – 98% apjomā kalendārā gada laikā (izņemot plānotus darbības pārtraukumus tehnisko darbu veikšanai). Noteikumu projekta 38. punkts nosaka lietotāju identifikācijas kārtību - Valsts kase identificēs Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla lietotāju, izmantojot kvalificētu elektroniskās identifikācijas līdzekli. Kā arī nodaļā noteikti Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla izmantošanas mērķi, Pakalpojumu saņēmēju atbildība, izmantojot Sistēmu un Pašapkalpošanās portālu.
Savukārt Noteikumu projekta 45., 46. punktos tiek noteikta rīcība Sistēmas un tās Pašapkalpošanās portāla tehnisku problēmu situācijā, t.i., Valsts kase informēs Pakalpojumu saņēmējus par plānotu Sistēmas vai Pašapkalpošanās portāla darbības pārtraukumu vismaz divas darbdienas pirms plānotā pārtraukuma, bet par neplānotu pārtraukumu – tā iestāšanās brīdī, savukārt, ja Sistēma vai Pašapkalpošanās portāls tehnisku iemeslu dēļ ilgāk par astoņām stundām pilnībā vai daļēji nespēj nodrošināt elektronisku informācijas apriti, Pakalpojumu saņēmējs vienosies ar Valsts kasi par informācijas apriti un Pakalpojumu sniegšanas kārtību, tas ir, arī par piegādājamās informācijas veidu un formu (elektroniskā formā ar elektroniski parakstītu pavadvēstuli, nosūtot to uz e-pastu, papīra formā ar pašrocīgi parakstītu pavadvēstuli, nogādājot Valsts kasē u.c.). Valsts kase nodrošina alternatīvu piegādātās informācijas ievadi Sistēmā.
.
Valsts kase nodrošinās Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla demo vidi, kas tiks uzturēta identiska Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla produkcijas videi, izņemot laika periodu pirms jaunu Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla versiju uzstādīšanas. Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla jaunās versijas tiks uzstādītas Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla demo vidē mēnesi pirms jauno versiju uzstādīšanas Sistēmas un Pašapkalpošanās portāla produkcijas vidē. Šajā laika periodā Pakalpojumu saņēmējiem būs iespēja demo vidē pārliecināties par jauno versiju darbību un atbilstību Pakalpojumu saņēmēju vajadzībām, piemēram, pārbaudīt izveidoto integrāciju ar Pakalpojumu saņēmēju sistēmām darbību.
Noteikumu projekta 6. nodaļā tiek reglamentēti fizisko personu datu apstrādes jautājumi, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – regula 2016/679) prasības. Tiek noteikts, ka Valsts kase ir Pakalpojumu sniegšanā un informācijas aprites nodrošināšanā izmantoto fizisko personu datu pārzinis, kā arī tiek noteikts datu apstrādes nolūks un datu apjoms, kurus vāc datu pārzinis. Noteikumu projekta 48. punktā ir uzskaitīts, kādus personu datus apstrādā Pārzinis. Noteikumu projekta 47. punktā ir definēts personas datu apstrādes nolūks - pakalpojuma drošība, atbilstības un kvalitātes nodrošināšana, pamatojoties uz sabiedrības interesēm un personas datu apstrāde tiks veikta, lai elektroniskā vidē īstenotu normatīvajos aktos noteiktos pakalpojumus: grāmatvedības uzskaiti un personāla lietvedības informācijas sistēmas pakalpojumu. Noteikumu projektā ir nostiprināta Valsts kases kā pārziņa loma attiecībā uz no Pakalpojumu saņēmējiem saņemtajiem personas datiem, kā arī definēts Valsts kases kā apstrādātāja statuss attiecībā uz Pakalpojumu saņēmēju Sistēmā un Pašapkalpošanās portālā ievadīto informāciju, kas var saturēt personas datus. Valsts kase kā pārzinis, īsteno likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (regulas 6.panta pirmās daļas e) apakšpunkts), leģitīmās intereses (regulas 6.panta pirmās daļas f) apakšpunkts) personas datu apstrādei ar mērķi - lietotāja veikto darbību pamatošana un pierādīšana. Balss zvanu ieraksti tiek glabāti 18 mēnešus pēc ieraksta veikšanas. Minētie ieraksti tiek glabāti datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību , kā arī informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanu (vai pierādījumus izmeklēšanai) normatīvajos aktos (2015. gada 28. jūlija MK not. Nr.442 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām”, Nacionālās kiberdrošības likums, spēkā no 01.09.2024.) noteiktajā kārtībā. Noteikumu projekta 50. punktā minēto datu glabāšanas termiņus Valsts kase, kā pārzinis, nosaka iekšējos normatīvajos aktos. Ņemot vērā, ka Valsts kases apstrādājamajiem datiem – grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem saskaņā Grāmatvedības likuma 28. pantu ir noteikts minimālais glabāšanas termiņš 5 gadi, arī tehniskas piekļuves informācija – personas vārds, uzvārds, personas kods, e-pasts, tālrunis tiek glabāts 5 gadus kā nedalāma kopa. Minētie termiņi tiek piemēroti, lai nodrošinātu pakalpojumu kvalitāti (Valsts pārvaldes iekārtas likums 10. pants) un datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību.
Noteikumu projekta 7. nodaļas Noslēguma jautājumu 51. punktā ir reglamentēts gada pārskatu vai konsolidēto gada pārskatu un citus normatīvajos aktos noteiktos finanšu pārskatus sagatavotājs par pēdējo periodu pirms Valsts kases Pakalpojumu saņemšanas. Saskaņā ar Ministru kabineta 2023.gada 4.jūlija rīkojumu Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē" apstiprinātajā konceptuālajā ziņojumā ietverto risinājumu un ņemot vērā centralizācijas mērķi un faktisko slodžu pārdali, tad attiecībā uz gada pārskatu sagatavošanu par pēdējo periodu pirms Valsts kases Pakalpojumu saņemšanas, tajos gadījumos, kad uz Valsts kasi pārnāks attiecīgās jomas kompetentie nodarbinātie, tad starp attiecīgo iestādi vai ministriju un Valsts kasi tiks noslēgta vienošanās par sadarbības kārtību pārskata sagatavošanai, ko nodrošinās jau Valsts kasē nodarbinātie. Iestādei, kurai nav savas grāmatvedības un kura saņem grāmatvedības pakalpojumu centralizēti no citas iestādes, jautājums par gada pārskatu sagatavošanu (tieši par pēdējo periodu pirms pakalpojuma saņemšanas Valsts kasē) tiks risināts resora pievienošanās pakalpojumu saņemšanas brīdī ar faktiskajiem grāmatvedības pakalpojuma sniedzējiem, savlaicīgi informējot iestādes.
Noteikumu projekta 7. nodaļas 54. punkts paredz, ka Pakalpojumu saņēmējs nodrošina tā izmantotās grāmatvedības kontroles sistēmas uzturēšanu vismaz sešus mēnešus pēc pievienošanās Pakalpojumu saņemšanai un nodrošina Valsts kases pilnvarotajiem pārstāvjiem pieejas tiesības grāmatvedības kontroles sistēmas reģistriem. Par iespējamām izmaksām, kas saistītas ar Pakalpojumu saņēmēja izmantotās grāmatvedības kontroles sistēmas uzturēšanu, Pakalpojuma saņēmējs ar Valsts kasi vienojas pievienošanās Pakalpojuma saņemšanas procesa gaitā, tai skaitā iekļaujot informāciju par kopējo pārdalāmo izdevumu apmēru konkrētā gada informatīvajā ziņojumā “Par valsts pamatbudžeta un valsts speciālā budžeta bāzi un izdevumu pārskatīšanas rezultātiem”, nodrošinot procesu nepārtrauktību un iespējamo risku novēršanu.
Noteikumu projekta 7. nodaļas 56. punktā tiek dots ministriju un to padotības iestāžu pievienošanās Pakalpojumu saņemšanai datums, ņemot vērā 2023. gada 4. jūlija Ministru kabineta rīkojuma Nr. 404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"” 4. punktā noteikto. Noteikumu projektā noteikts, ka Centrālās valsts iestādes un Ministra kabineta pārraudzībā esošas iestādes var pievienoties Pakalpojumu saņemšanai, savstarpēji vienojoties ar Valsts kasi, savukārt valsts tiešās pārvaldes iestādes (Finanšu ministrija un tās padotības iestādes, Fiskālās disciplīnas padome, Valsts kanceleja, Valsts administrācijas skola, Sabiedrisko elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome, Nacionālā elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome), kurām Valsts kase jau sniedz grāmatvedības uzskaites pakalpojumu, pamatojoties uz noslēgtajām starpresoru vienošanām, sadarbības līgumu vai iekšējiem noteikumiem, Noteikumu projektā noteiktais regulējums Pakalpojumu saņemšanai stājas spēkā no 2026. gada 1. janvāra. Pakalpojumi, kurus Valsts kase (šobrīd tiek nodrošināti standartizēti procesi, uz kura pamata arī pilnveidoti visi turpmākie procesi) nodrošinās 57. punktā minētajām iestādēm, pilnībā atbildīs šo noteikumu apjomam un prasībām, bet šobrīd tie tiek nodrošināti pamatojoties uz noslēgto starpresoru vienošanos, sadarbības līgumu vai iekšējiem noteikumiem.
Vai ir izvērtēti alternatīvie risinājumi?
Jā
Apraksts
Alternatīvo risinājumu izvērtējumi izklāstīti Ministru kabineta 2023. gada 4. jūlija
rīkojumā Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99), MK Konceptuālajā ziņojumā.
rīkojumā Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99), MK Konceptuālajā ziņojumā.
Vai ir izvērtēts prasību un izmaksu samērīgums pret ieguvumiem?
Nē
1.4. Izvērtējumi/pētījumi, kas pamato TA nepieciešamību
Nosaukums
Ministru kabineta 2023. gada 4. jūlija
rīkojums Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99)
rīkojums Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99)
Apraksts
Alternatīvo risinājumu izvērtējumi izklāstīti Ministru kabineta 2023. gada 4. jūlija
rīkojumā Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99), MK Konceptuālajā ziņojumā.
rīkojumā Nr.404 “Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojuma centra izveidi
valsts pārvaldē"" (23-TA-99), MK Konceptuālajā ziņojumā.
1.5. Pēcpārbaudes (ex-post) izvērtējums
Vai tiks veikts?
Nē
1.6. Cita informācija
-
2. Tiesību akta projekta ietekmējamās sabiedrības grupas, ietekme uz tautsaimniecības attīstību un administratīvo slogu
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
2.1. Sabiedrības grupas, kuras tiesiskais regulējums ietekmē, vai varētu ietekmēt
Fiziskās personas
Nē
Juridiskās personas
- Visas nozares ministrijas un to padotības iestādes (valsts budžeta iestādes un no budžeta nefinansētas iestādes).
Ietekmes apraksts
Noteikumu projekts skars ministrijas un tās padotības iestādes kā valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra pakalpojumu saņēmējus. Noteikumu projektam būs labvēlīga ietekme, jo tiks sniegts centralizēts pakalpojums, kas kopumā sekmēs efektivitāti, digitālo transformāciju un valsts līdzekļu izlietojuma optimizāciju ilgtermiņā, ieviešot standartizētus grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības procesus valsts pārvaldē.
2.2. Tiesiskā regulējuma ietekme uz tautsaimniecību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
2.3. Administratīvo izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
2.4. Atbilstības izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
3. Tiesību akta projekta ietekme uz valsts budžetu un pašvaldību budžetiem
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Rādītājs
2024
saskaņā ar valsts budžetu kārtējam gadam
izmaiņas kārtējā gadā, salīdzinot ar valsts budžetu kārtējam gadam
Turpmākie trīs gadi (euro)
2025
2026
2027
saskaņā ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
saskaņā ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Budžeta ieņēmumi
6 957 589
0
3 440 000
6 125 911
3 568 000
1 856 676
5 101 200
1.1. valsts pamatbudžets, tai skaitā ieņēmumi no maksas pakalpojumiem un citi pašu ieņēmumi
6 957 589
0
3 440 000
6 125 911
3 568 000
1 856 676
5 101 200
1.2. valsts speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
1.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
2. Budžeta izdevumi
8 027 949
0
3 440 000
7 226 130
3 568 000
2 161 666
5 101 200
2.1. valsts pamatbudžets
8 027 949
0
3 440 000
7 226 130
3 568 000
2 161 666
5 101 200
2.2. valsts speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
2.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
3. Finansiālā ietekme
-1 070 360
0
0
-1 100 219
0
-304 990
0
3.1. valsts pamatbudžets
-1 070 360
0
0
-1 100 219
0
-304 990
0
3.2. speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
3.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
4. Finanšu līdzekļi papildu izdevumu finansēšanai (kompensējošu izdevumu palielinājumu norāda ar "-" zīmi)
0
0
0
0
0
0
0
5. Precizēta finansiālā ietekme
0
-1 100 219
-304 990
0
5.1. valsts pamatbudžets
0
-1 100 219
-304 990
0
5.2. speciālais budžets
0
0
0
0
5.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
6. Detalizēts ieņēmumu un izdevumu aprēķins (ja nepieciešams, detalizētu ieņēmumu un izdevumu aprēķinu var pievienot anotācijas (ex-ante) pielikumā)
-
6.1. detalizēts ieņēmumu aprēķins
-
6.2. detalizēts izdevumu aprēķins
Finansējums Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" reformas 2.1.2.r "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" ietvaros:
2025.g. - 7 226 130 euro apmērā, tajā skaitā ANM finansējums 6 125 911 euro apmērā un valsts budžeta finansējums pievienotās vērtības nodokļa segšanai 1 100 219 euro apmērā;
2026.g - 2 161 666 euro apmērā, tajā skaitā ANM finansējums 1 856 676 euro apmērā un valsts budžeta finansējums pievienotās vērtības nodokļa segšanai 304 990 euro apmērā.
2025.g. - 7 226 130 euro apmērā, tajā skaitā ANM finansējums 6 125 911 euro apmērā un valsts budžeta finansējums pievienotās vērtības nodokļa segšanai 1 100 219 euro apmērā;
2026.g - 2 161 666 euro apmērā, tajā skaitā ANM finansējums 1 856 676 euro apmērā un valsts budžeta finansējums pievienotās vērtības nodokļa segšanai 304 990 euro apmērā.
7. Amata vietu skaita izmaiņas (palielinājuma gadījumā: izvērsts pamatojums, izvērtējums par esošo resursu pārskatīšanas iespējām, t.sk. vakanto štata vietu, ilgstošo vakanču izmantošanu u.c.)
-
Cita informācija
Finansējums Noteikumu projektā paredzētajam tiks nodrošināts likumā par “Par valsts budžetu 2024. gadam un budžeta ietvaru 2024., 2025. un 2026. gadam” starpnozaru prioritārajam pasākumam “Vienotā pakalpojumu centra izveide” piešķirtā finansējuma ietvaros Valsts kasei un nozaru ministrijām.
ANM investīcijai 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" finansējums 2024.gadam pārdalīts saskaņā ar Finanšu ministrijas 2024.gada 3.janvāra rīkojumu Nr.3, savukārt turpmākajiem gadiem tiks pārdalīts no budžeta resora “74. Gadskārtējā valsts budžeta izpildes procesā pārdalāmais finansējums” programmas 80.00.00 “Nesadalītais finansējums Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai” normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā veicot pārdali. Lai īstenotu grāmatvedības funkcijas centralizāciju Valsts kasē, Ministru kabinets ir atbalstījis finansējuma pārdali no ministrijām uz Valsts kasi atbilstoši Ministru kabineta 2024.gada 20.augusta sēdes protokollēmuma Nr.32 61. § “Informatīvais ziņojums “Par valsts pamatbudžeta un valsts speciālā budžeta bāzi un izdevumu pārskatīšanas rezultātiem 2025., 2026., 2027. un 2028. gadam”” 87.punktam.
Papildus ikgadējā izdevumu pārskatīšanas procesā vai kārtējā valsts budžeta sagatavošanas procesā ir paredzēta budžeta pārdale no iestādēm, kas saņem centralizētos pakalpojumus no valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra. Precīzs pārdalāmā finansējuma apjoms tiks noteikts pirms katra resora pārņemšanas, ņemot vērā amata vietu pārcelšanu no resoriem uz valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centru Valsts kasē un pārskatot iepriekšējā gada izmaksas par licencēm vai licenču nomu.
Ja attiecīgai iestādei grāmatvedības funkcija ir centralizēta un to veic cita resorā esoša iestāde, pārdalāmo finansējumu paredzēts pārņemt no tās iestādes, kas šobrīd izpilda un sedz grāmatvedības funkciju attiecīgai iestādei.
ANM investīcijai 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" finansējums 2024.gadam pārdalīts saskaņā ar Finanšu ministrijas 2024.gada 3.janvāra rīkojumu Nr.3, savukārt turpmākajiem gadiem tiks pārdalīts no budžeta resora “74. Gadskārtējā valsts budžeta izpildes procesā pārdalāmais finansējums” programmas 80.00.00 “Nesadalītais finansējums Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai” normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā veicot pārdali. Lai īstenotu grāmatvedības funkcijas centralizāciju Valsts kasē, Ministru kabinets ir atbalstījis finansējuma pārdali no ministrijām uz Valsts kasi atbilstoši Ministru kabineta 2024.gada 20.augusta sēdes protokollēmuma Nr.32 61. § “Informatīvais ziņojums “Par valsts pamatbudžeta un valsts speciālā budžeta bāzi un izdevumu pārskatīšanas rezultātiem 2025., 2026., 2027. un 2028. gadam”” 87.punktam.
Papildus ikgadējā izdevumu pārskatīšanas procesā vai kārtējā valsts budžeta sagatavošanas procesā ir paredzēta budžeta pārdale no iestādēm, kas saņem centralizētos pakalpojumus no valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra. Precīzs pārdalāmā finansējuma apjoms tiks noteikts pirms katra resora pārņemšanas, ņemot vērā amata vietu pārcelšanu no resoriem uz valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centru Valsts kasē un pārskatot iepriekšējā gada izmaksas par licencēm vai licenču nomu.
Ja attiecīgai iestādei grāmatvedības funkcija ir centralizēta un to veic cita resorā esoša iestāde, pārdalāmo finansējumu paredzēts pārņemt no tās iestādes, kas šobrīd izpilda un sedz grāmatvedības funkciju attiecīgai iestādei.
4. Tiesību akta projekta ietekme uz spēkā esošo tiesību normu sistēmu
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
4.1. Saistītie tiesību aktu projekti
4.1.1. Grāmatvedības likums
Pamatojums un apraksts
Izstrādāti grozījumi Grāmatvedības likuma 17. pantā, precizējot gada slēguma inventarizācijas veikšanas periodu, kā arī 31. un 36. pantos, precizējot tiesisko regulējumu grāmatvedības jomā budžeta iestādēm un budžeta nefinansētām iestādēm, kas kārtos grāmatvedības uzskaiti Valsts kasē vienotā pakalpojumu centra ietvaros (23-TA-2416 – Grozījumi grāmatvedības likumā).
Atbildīgā institūcija
Finanšu ministrija
4.2. Cita informācija
-
5. Tiesību akta projekta atbilstība Latvijas Republikas starptautiskajām saistībām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
5.3. Cita informācija
Apraksts
-
6. Projekta izstrādē iesaistītās institūcijas un sabiedrības līdzdalības process
Sabiedrības līdzdalība uz šo tiesību akta projektu neattiecas
Jā
Skaidrojums
Ievērojot Ministru kabineta 2009. gada 25. augusta noteikumu Nr. 970 “Sabiedrības līdzdalības kārtība attīstības plānošanas procesā” 5. punktu, sabiedrības līdzdalība nav jāpiemēro. Noteikumu projekts neparedz būtiski mainīt esošo regulējumu vai ieviest jaunas politiskās iniciatīvas.
Sabiedriskā apspriešana projekta izstrādē nav veikta, jo projekts neskar sabiedrības
tiesības un tiesiskās intereses, būtiski nemaina esošo regulējumu.
Sabiedriskā apspriešana projekta izstrādē nav veikta, jo projekts neskar sabiedrības
tiesības un tiesiskās intereses, būtiski nemaina esošo regulējumu.
6.4. Cita informācija
Noteikumu projekta izstrādē iesaistījās visas ministrijas. Tika rīkotas sanāksmes ar ministriju pārstāvjiem, kā arī tika dota iespēja iesūtīt priekšlikumus Noteikumu projekta izstrādes gaitā. Darbnīcās, izstrādājot Grāmatvedības uzskaites procesu aprakstus un personāla lietvedības procesu aprakstus, piedalījās Zemkopības ministrijas, Veselības ministrijas, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības, Ekonomikas ministrijas, Klimata un enerģētikas ministrijas un to padotības iestāžu pārstāvji.
7. Tiesību akta projekta izpildes nodrošināšana un tās ietekme uz institūcijām
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
7.1. Projekta izpildē iesaistītās institūcijas
Institūcijas
- Ekonomikas ministrija
- Zemkopības ministrija
- Labklājības ministrija
- Finanšu ministrija
- Kultūras ministrija
- Valsts kase
- Ārlietu ministrija
- Aizsardzības ministrija
- Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija
- Izglītības un zinātnes ministrija
- Veselības ministrija
- Iekšlietu ministrija
- Klimata un enerģētikas ministrija
- Satiksmes ministrija
- Tieslietu ministrija
7.2. Administratīvo izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
7.3. Atbilstības izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
7.4. Projekta izpildes ietekme uz pārvaldes funkcijām un institucionālo struktūru
Ietekme
Jā/Nē
Skaidrojums
1. Tiks veidota jauna institūcija
Nē
-
2. Tiks likvidēta institūcija
Nē
-
3. Tiks veikta esošās institūcijas reorganizācija
Nē
-
4. Institūcijas funkcijas un uzdevumi tiks mainīti (paplašināti vai sašaurināti)
Jā
Paplašināti. Valsts kase veiks centralizētu grāmatvedības uzskaiti un uzturēs centralizētās grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības informācijas sistēmas.
Ministrijām sašaurināti, turpmāk neveiks grāmatvedības uzskaiti un neuzturēs tās veikšanai nepieciešamās grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības sistēmas.
Ministrijām sašaurināti, turpmāk neveiks grāmatvedības uzskaiti un neuzturēs tās veikšanai nepieciešamās grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības sistēmas.
5. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu efektivizācija
Jā
Darbību dublēšanās novēršana valsts pārvaldē.
6. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu digitalizācija
Jā
Nodrošināta vienota, centralizēta valsts pārvaldes platforma grāmatvedības un personāla lietvedības jomā.
7. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu optimizācija
Jā
Tiks veikta centralizēts grāmatvedības uzskaites, personāla lietvedības procesu optimizācija.
8. Cita informācija
Nē
-
7.5. Cita informācija
-
8. Horizontālās ietekmes
8.1. Projekta tiesiskā regulējuma ietekme
8.1.1. uz publisku pakalpojumu attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Tiks nodrošināta vienotu un standartizētu Pakalpojumu sniegšana, veicinot standartizāciju, efektivizāciju, digitālo transformāciju un datu tālākizmantošanas
iespējas.
iespējas.
8.1.2. uz valsts un pašvaldību informācijas un komunikācijas tehnoloģiju attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.3. uz informācijas sabiedrības politikas īstenošanu
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.4. uz Nacionālā attīstības plāna rādītājiem
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Kopumā sekmēs Latvijas Nacionālā attīstības plāna 2021.-2027. gadam rīcības
virziena “Tehnoloģiskā vide un pakalpojumi” uzdevuma “Mūsdienu tehnoloģiju un
racionālas, resursu efektīvas, lietotājorientētas un atvērtas pārvaldības ieviešana, lai
kvalitatīvi nodrošinātu publiskos pakalpojumus, ievērojot “primāri digitāls”, proaktīvas pakalpojumu sniegšanas un vienreizes principu, t. sk. pārrobežu, kā arī veiktu valsts pārvaldes un pašvaldību IKT infrastruktūras un atbalsta procesu optimizāciju un centralizāciju” izpildi.
virziena “Tehnoloģiskā vide un pakalpojumi” uzdevuma “Mūsdienu tehnoloģiju un
racionālas, resursu efektīvas, lietotājorientētas un atvērtas pārvaldības ieviešana, lai
kvalitatīvi nodrošinātu publiskos pakalpojumus, ievērojot “primāri digitāls”, proaktīvas pakalpojumu sniegšanas un vienreizes principu, t. sk. pārrobežu, kā arī veiktu valsts pārvaldes un pašvaldību IKT infrastruktūras un atbalsta procesu optimizāciju un centralizāciju” izpildi.
8.1.5. uz teritoriju attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.6. uz vidi
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.7. uz klimatneitralitāti
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.8. uz iedzīvotāju sociālo situāciju
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.9. uz personu ar invaliditāti vienlīdzīgām iespējām un tiesībām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.10. uz dzimumu līdztiesību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.11. uz veselību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.12. uz cilvēktiesībām, demokrātiskām vērtībām un pilsoniskās sabiedrības attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.13. uz datu aizsardzību
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Noteikumu projekts nosaka, ka Valsts kase, sniedzot pakalpojumus valsts pārvaldes vienotā pakalpojumu centra ietvaros, nodrošinās datu drošību un aizsardzību atbilstoši normatīvajiem aktiem par personas datu aizsardzību. Pamatā datu apstrādē Valsts kase darbojas kā apstrādātājs konkrētās apkalpojamās iestādes kā pārziņa savākto fizisku personu datu apstrādē, tikai tādā apjomā cik tas nepieciešams grāmatvedības pakalpojuma sniegšanai.
Lai nodrošinātu paša pakalpojuma sniegšanu neliela apjoma fizisku personas datus Valsts kase vāc kā pārzinis.
Lai nodrošinātu paša pakalpojuma sniegšanu neliela apjoma fizisku personas datus Valsts kase vāc kā pārzinis.
8.1.14. uz diasporu
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.15. uz profesiju reglamentāciju
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.16. uz bērna labākajām interesēm
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.2. Cita informācija
-
Pielikumi