Anotācija

Modernizējot portālu, Valsts kase ir ņēmusi vērā klientu ieteikumus par ērtāku e-pakalpojumu pieteikumu iesniegšanas veidu, lai pieteikumu iesniegšanu padarītu operatīvāku, samazinot kļūdīšanās iespējas un izvairoties no nepieciešamības veikt labojumus un iesniegt pieteikumus atkārtoti, kas papildus palielina Valsts kases darbinieku noslodzi šo datu apstrādē.
Ņemot vērā jaunākās tendences valsts pārvaldes darba organizācijā un finanšu nozarē, ir nepieciešams uzlabot procesus, kas saistīti ar e-pakalpojumu sniegšanu attālināti, padarot tos klientiem intuitīvākus (viegli lietojamus un saprotamus, kas ļautu secīgi veikt darbības bez rokasgrāmatu un instrukciju piesaistes) un ērtākus, palielinot lietotāju apmierinātību ar Valsts kases sniegtajiem pakalpojumiem.

Izmantojot informācijas tehnoloģiju iespējas, tiek nodrošināts visa veida Valsts kases pakalpojumu (kontu pakalpojuma, maksājumu pakalpojumi, pārskatu pakalpojumi, aizņēmumu pakalpojums u.c.) pieteikumu ērtāks iesniegšanas veids portālā strukturētu datu veidā, kas atbilst mūsdienu lietojamības un piekļūstamības prasībām, darbību uz mobilajām ierīcēm un vizuālā noformējuma atbilstību mūsdienu tīmekļa dizaina un funkcionalitātes tendencēm. Portālā tiek izveidots klientu pārstāvēttiesīgo un pilnvaroto personu tiesību pārvaldības risinājums, kas ļautu pārstāvēttiesīgajām personām un/vai pārstāvēttiesīgo personu pilnvarotajām personām pašiem administrēt lietotājus, bez Valsts kases darbinieku iesaistes, tādejādi ievērojami ietaupot laiku uz pieteikumu apstrādes procesu.
Ieviešot portālā pieteikumu iesniegšanas funkcionalitāti, tiek uzlabota Valsts kases sniegto pakalpojumu kvalitāte un pieejamība, veicināts efektīvāks datu apstrādes process, būtiski samazinot Valsts kases darbinieku noslodzi šo datu apstrādē, kā arī samazinot kļūdaini iesniegtu pakalpojumu pieteikumu skaitu.

Noteikumu projekta 1. nodaļā “Vispārīgie jautājumi”.
Valsts kase klientiem portālā nodrošina e-pakalpojumus: eKase (Maksājumi), ePlāni un eTāmes (Plāni un tāmes), ePārskati (Iestāžu pārskati), eAizņēmumi (Aizņēmumi) un nosaka to skaidrojumu Ministru kabineta normu līmenī. Attīstot e-pakalpojumu portālu, nepieciešams vienlaicīgi aktualizēt arī normatīvos aktus. Normatīvo aktu izmaiņu veikšana ir laikietpilpīgs process, kas var negatīvi ietekmēt gan portāla attīstības procesus, gan radīt klientam neizpratni izveidojot lietotāju pieejas tiesības.

Valsts kases nodrošinātie pakalpojumi atbilstoši normatīvajiem aktiem valsts pārvaldes pakalpojumu pārvaldības jomā ir pieejami valsts pārvaldes pakalpojumu portālā, kā arī reģistrēti Valsts informācijas resursu, sistēmu un sadarbspējas informācijas sistēmas pakalpojumu reģistrā un klientiem ērtākai pieejamībai tiek saglabāta informācija un metodiskie norādījumi Valsts kases tīmekļvietnē.

Noteikumu projekta 2. nodaļā “II. Pakalpojumu sniegšanas kārtība”.
Nodrošinot klientiem pakalpojumu, tiek veikta klienta identifikācija gan attālināti, gan klātienē. Bieži tiek iesniegti kļūdaini aizpildīti dokumenti, kas palielina Valsts kases darbinieku noslodzi, konsultējot klientu par korektu veidlapu aizpildīšanu un iesniegšanu, kā arī apgrūtina klientu, veikt atkārtotu veidlapu iesniegšanu.

Ieviešot pārstāvēttiesīgo un pilnvaroto personu pārvaldību portālā, tiek nodrošināts ērts, intuitīvs pašapkalpošanās pakalpojums, nodrošinot Valsts kases pakalpojumu saņemšanu. Risinājums nodrošina operatīvu pakalpojuma pieejamību, kas netiek ietekmēta, veicot papildus darbības no Valsts kases darbinieku puses.
Klienta pārstāvēttiesīgā persona ir tiesīga izveidot pilnvaru citai personai, nosakot pilnvarojuma apmēru. Iespējams piešķirt pilnvarojumu: tiesības sagatavot pieteikumus vai parakstīt pieteikumus, iesniegt un saņemt dokumentus. Klienta pilnvarotajai personai viena klienta ietvaros vienlaikus var būt tikai viena spēkā esoša pilnvara.
Portālā tiek nodrošināta iespēja izveidot un pārvaldīt e-pakalpojumu lietotājus, lai uzsāktu pakalpojumu lietošanu operatīvi, bez veidlapu iesniegšanas un gaidīšanas to apstrādei no Valsts kases darbinieku puses.
Atbilstoši Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumā (turpmāk – NILLTPFNL) 3. panta ceturtajai daļai uz valsts institūcijām, t.sk. arī uz Valsts kasi, ir attiecināms ziņošanas pienākums par aizdomīgiem un neparastiem darījumiem. Tāpat Valsts kase, saskaņā ar Sankciju likuma 2. panta otro daļu, gluži kā jebkura persona, ir Sankciju likuma subjekts.
NILLTPFNL nosaka konkrētu klienta identifikācijas kārtību, kas attiecīgi uzņemot klientu, mazina iespējas nelikumīgi vai negodprātīgi izmantot pakalpojumus.
Personas datu apstrāde tiek veikta, lai Valsts kase varētu ievērot likumā noteiktos pienākumus noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas ietvaros un veiktu klienta identifikāciju un izpēti, t.sk., klienta kā potenciālā klienta izpēti, kas ietver naudas līdzekļu izcelsmes noskaidrošanu, pārbaudi sankciju sarakstos, publiski pieejamos reģistros tiesību aktos noteiktajā kārtībā, patiesā labuma guvēja un politiski nozīmīgas personas statusa noskaidrošanu, tiesību aktos noteiktajos gadījumos sniegtu ziņas uzraudzības un izmeklēšanas iestādēm, nodrošinātu reģistru uzturēšanu.
 “Zini savu klientu” principa ievērošana ir nepieciešama arī Sankciju likuma ievērošanai, jo ir nepieciešams pārliecināties ne tikai par klienta atbilstību, bet arī par ar klienta saistīto personu atbilstību, iegūstot informāciju par darījuma būtību, ģeogrāfiskajiem aspektiem un patiesā labuma guvēju noskaidrošanu gadījumos, kad publiskos reģistros nav vai nav pietiekamas ziņas, piemēram, pieprasot klientam datus par dzimšanas vietu, datumu, pieprasot iesniegt maksājuma apliecinošus dokumentus, paskaidrot darījuma mērķi, sniegt ziņas par darījuma partneri.

Noteikumu projekta 3. nodaļā “III. Lietotāju pārvaldība, identifikācija portālā un e-pakalpojumu lietošana”.
Lai klients uzsāktu lietot Valsts kases e-pakalpojumus, tiek iesniegtas pakalpojumu pieteikuma veidlapas, kas parakstītas ar drošu elektronisko parakstu un iesūtītas oficiālajā elektroniskajā adresē (turpmāk – e-adrese), e-pastā vai portālā. Dokumentu aprite un apstrāde ietekmē pakalpojuma saņemšanas operativitāti. Veidlapu apstrādi Valsts kases darbinieki veic trīs darba dienu laikā un informē klientu par pakalpojumu pieejamību. Bieži tiek iesniegtas kļūdaini aizpildītas veidlapas, kas palielina Valsts kases darbinieku noslodzi, konsultējot klientu par korektu veidlapu iesniegšanu, kā arī apgrūtina klientu, veikt atkārtotu veidlapu iesniegšanu.
Mainoties normatīvajam regulējumam attiecībā uz obligātu e-adreses izmantošanu, daudzi klienti joprojām dokumentu apriti veic e-pastā. Nepieciešams skaidrot un aicināt izmantot e-adresi.
Klienta atbildība, lietojot e-pakalpojumu, tiek plaši definēta attiecībā uz katru e-pakalpojumu, kas pēc būtības ir vienāda un, attīstot un veicot izmaiņas portālā, nepieciešams aktualizēt normatīvus.
Ja Valsts kases portāls nav pieejams tehnisku iemeslu dēļ ilgāk par sešām stundām, pilnībā vai daļēji nespējot nodrošināt elektronisku informācijas apriti, tad klients, iepriekš vienojoties ar Valsts kasi, veic maksājuma rīkojumu, pieteikumu par klasifikācijas kodu labošanu un pieteikumu par darījumu pārgrāmatošanu, tai skaitā kā maksājumu datni Valsts kases noteiktajā formātā kopā ar maksājuma rīkojumu kopsavilkumu (sagatavotu uz klienta veidlapas), citas informācijas, kas minēta normatīvajos aktos par Valsts kases nodrošināto maksājumu pakalpojumu sniegšanu, pārskatus, kuros ietverti finanšu uzskaites dati, finansēšanas plānu, tāmju, aizņēmumu pieteikumu un izmaksas pieprasījumu iesniegšanu elektroniska dokumenta formā, ko ar drošu elektronisko parakstu parakstījis iestādes vadītājs vai pilnvarotā persona, kuras pilnvaras ir apstiprinātas parakstu paraugu kartītē. Elektronisko dokumentu nosūta uz Valsts kases e-adreses apakšadresātu – Klientu apkalpošana vai e-pasta adresi – ekase@kase.gov.lv.
Ja rodas tehniskas problēmas vai finanšu līdzekļu zaudējuma risks, Valsts kase var apturēt piekļuvi e-pakalpojumam līdz turpmākam paziņojumam. Ja kāds e-pakalpojums nav pieejams tehnisku iemeslu dēļ, Valsts kase ievieto atbilstošu paziņojumu e-pakalpojumā vai nosūta informāciju uz lietotāja norādīto e-pasta adresi.
Normatīvais regulējums par informācijas apriti e-pakalpojumu tehnisku problēmu situācijā ir pārāk plašs un nepārskatāms, kā arī, mainot nosacījumus, nav iespējams tajā veikt operatīvas izmaiņas.

Ieviešot e-pakalpojumu lietotāju pārvaldību, tiek nodrošināta ērta un intuitīva pašapkalpošanās Valsts kases pakalpojumu saņemšanai. Lietotāja tiesību pārvaldība tiek veikta portālā, klientam iesniedzot pieteikumu, kurā tiek norādīts personas vārds, uzvārds un personas kods. Tiek veikta fizisko personu datu apstrāde, lai nodrošinātu drošu un kvalitatīvu pakalpojumu. Informācija par pieteikuma glabāšanas termiņu tiek noteikta atbilstoši dokumentu un arhīvu pārvaldību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām.
Risinājums nodrošina operatīvu pakalpojuma pieejamību, kas netiek ietekmēta, veicot papildus darbības no Valsts kases darbinieku puses. Tiek atslogots Valsts kases darbinieku resurss, nav jāinformē klienti par pakalpojuma pieejamību, nav jāveic konsultatīvais darbs veidlapu aizpildīšanā un, pieļaujot kļūdas un sūtot pieteikumus atkārtoti, nav papildus jākonsultē klients par korektu veidlapu iesniegšanas kārtību, neizmantot e-pastu, bet gan e-adresi vai portālu.
Gadījumos, kad klientam nepieciešams piekļūt cita klienta konta informācijai, klients iesniedz konta rīkotāja atļauju. Ja tiesības saņemt šādu informāciju ir noteiktas normatīvajos aktos vai ja valsts budžeta maksājumus administrējošā institūcija ir iekļauta Finanšu ministrijas tīmekļa vietnē publicētajā Valsts nodevu uzskaitījuma sarakstā, konta rīkotāja atļauja nav nepieciešama.
Lietojot e-pakalpojumu, tiek noteikta klienta rīcība darbam portālā attiecībā uz Valsts kases e-pakalpojumiem un klienta profilu, tai skaitā maksājumiem, pārskatiem, finansēšanas plāniem un tāmēm, konta atvēršanu, slēgšanu, klienta anketu, par ievadītās informācijas datu precizitāti, pilnību un atbilstību šiem noteikumiem un citu normatīvo aktu prasībām.
Lai nodrošinātu operatīvu un aktuālu informāciju klientiem par informācijas apriti portāla tehnisku problēmu dēļ, ja portāls nav pieejams pilnībā vai daļēji ilgāk par astoņām stundām, Valsts kase savā tīmekļvietnē publicē metodiskos norādījumus par informācijas apriti. Aktualizējot izmaiņas funkcionalitātē, lai izvairītos no Ministru kabineta noteikumu vienlaicīgas aktualizācijas, kas ir laikietilpīgs process, norādījumus var operatīvi aktualizēt un publicēt Valsts kases tīmekļvietnē.
Noteikumu projektā laiks, kad portāls tehnisku problēmu dēļ nav pieejams pilnībā vai daļēji, mainīts no sešām uz astoņām stundām, kas vienkāršo uztveramību un nosaka vienu darba dienu, neveicot matemātiskus aprēķinus.

Noteikumu projekta 4. nodaļā “IV. Fizisko personu datu apstrāde”.
Fizisko personu datu apstrāde tiek veikta klienta identifikācijas nolūkā, lai nodrošinātu pakalpojuma drošību, kvalitāti un uzraudzību, nosakot datu glabāšanas laiku piecus gadus.
Valsts kase atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulai (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, ir e-pakalpojumu sniegšanā un informācijas aprites nodrošināšanā izmantoto fizisko personu datu pārzinis, kur datu apstrādes nolūks ir e-pakalpojumu nodrošināšana, pamatojoties uz juridisku pienākumu, vāc lietotāja balss zvanu ierakstu datus un uzglabā tos 18 mēnešus.

Fizisko personu datu apstrāde tiek veikta klienta identifikācijas nolūkā, lai nodrošinātu pakalpojuma drošību, kvalitāti un uzraudzību saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta e apakšpunktu un Likuma par budžetu un finanšu vadību 27. pantu. Saskaņā ar Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma 83. panta pirmās daļas 4. punktu, personas datu glabāšanas termiņš precizēts uz 18 mēnešiem.
Valsts kase atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulai (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, ir drošu, kvalitatīvu un pieejamu e-pakalpojumu sniegšanā un informācijas aprites nodrošināšanā izmantoto fizisko personu datu pārzinis un vāc lietotāja kontaktinformāciju (e-pasta adrese, tālruņa numurs) un uzglabā to 18 mēnešus.
Dati, kas ietver balss zvanu ierakstus, pieejas tiesību pieprasījumus (personas vārds, uzvārds, personas kods), tehniskās piekļuves informāciju (Valsts kases piešķirtais lietotāja numurs, lietotāja darbības laiks, IP adrese un portālā veiktā darbība), tiek uzglabāti kvalitātes uzlabošanas nolūkos par pēdējiem sešiem mēnešiem.

Noteikumu projekta 5. nodaļā “V. Noslēguma jautājumi”.
Valsts kasē iesniegtās klientu pilnvaroto personu paraugu kartītes ir derīgas līdz noteiktam termiņam vai beztermiņa, kā to ir norādījis klients. Lai nodrošinātu e-pakalpojumu lietošanas darbības nepārtrauktību, klientam nekavējoties nepieciešams nodrošināt pārstāvēttiesīgo personu, kurām nav reģistrēta pārstāvība “tiesības pārstāvēt atsevišķi” un pilnvaroto personu pilnvaras portālā.

Portāla risinājums paredz, ka pārstāvēttiesīgo personu, kurām reģistrēta pārstāvība “tiesības pārstāvēt atsevišķi” Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros  vai citos publiskajos reģistros, pārstāvēttiesības portālā tiek nodrošinātas automātiski un pārstāvēttiesīgajām personām patstāvīgi veikt pilnvaroto personu un lietotāju pārvaldību portālā, nesniedzot pilnvaroto personu parakstu paraugu kartītes.
Pārstāvēttiesīgo personu, kurām nav reģistrēta pārstāvība “tiesības pārstāvēt atsevišķi” un pilnvaroto personu pilnvarojumi ir spēkā līdz to noteiktajam termiņam un ne ilgāk kā trīs mēnešus no šo noteikumu spēkā stāšanās dienas vai līdz pilnvarojuma pārtraukšanai, vai līdz dienai, kad Valsts kase saņem jaunu pilnvarojumu. Lai nodrošinātu pakalpojuma nepārtrauktību, risinājums paredz trīs mēnešu pārejas periodu, kurā ir spēkā Noteikumos noteiktā kārtība un iespēja uzsākt jauno kārtību, kas noteikta noteikumu projektā.
Tādu pieteikumu, kuri nav pieejami portālā, iesniegšana notiek tīmekļvietnē noteiktajā kārtībā – pieteikumu aizpilda datorrakstā un katru elektronisko dokumentu paraksta atsevišķi ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Elektronisko dokumentu nosūta uz Valsts kases oficiālās elektroniskās adreses apakšadresātu – Klientu apkalpošana.