Anotācija

Šobrīd personām, kuras vēlas reģistrēt ceļojumu Reģistrā, ir jāievada arī tādi dati, kuri tiek iekļauti Fizisko personu reģistrā, piemēram, personas dzimšanas datums, valstiskā piederība un tās veids, deklarētā dzīvesvietas adrese, dati par personu apliecinošiem dokumentiem un bērniem.

Lai ceļotājiem Reģistrā būtu jāievada mazāk informācijas, daļa datu Reģistrā tiks pieprasīti - no Fizisko personu reģistra, izmantojot datu agregatora risinājumu (DAGR). Laika posmā, kamēr visi dati, piemēram, par personas bērniem, nebūs pieejami DAGR, konsulārās amatpersonas šādus datus iegūs manuāli, ielūkojoties Fizisko personu reģistra sistēmā.
Līdz ar to personai, kura dodas ceļojumā, un iniciē savu datu ievadi Reģistrā, būs jāievada: vārds un uzvārds; personas kods; faktiskā dzīvesvietas adrese, ja tā atšķiras no deklarētās; ceļojuma galamērķa valsts vai valstis; plānotais ceļojuma ilgums; kontaktinformācija - tālruņa numurs (vai numuri); elektroniskā pasta adrese; kontaktpersonas, kura nedodas ceļojumā, tālruņa numurs un elektroniskā pasta adrese; kā arī būs iespēja atzīmēt vai ceļojumā dodas kopā ar bērniem.
Persona ievadot datus par sevi iniciēs, ka no Fizisko personu reģistra, tiek pieprasīti šādi dati: personas dzimšanas datums; valstiskā piederība un tās veids; deklarētā dzīvesvietas adrese; dati par personu apliecinošiem dokumentiem, kā arī ziņas par bērniem, ja būs veikta atzīme, ka persona ceļojumā dodas kopā ar bērniem.
Minētais datu kopums ļaus  konsulārai amatpersonai nepārprotami identificēt konkrēto personu un nepieciešamības gadījumā sniegt konsulāro palīdzību noteiktā apjomā (piemēram, reģistrēt personu ārvalsts organizētā repatriācijas reisā u.tml.).
Personas dzimšanas datums nepieciešams, jo jaunā parauga personas kods, kas tiek piešķirts no 2017. gada, vairs nesatur personas dzimšanas datus. Organizējot konsulāro palīdzību ārkārtējā situācijā ir jāzina personas dzimšanas dati, lai personas reģistrētu, piemēram, repatriācijas reisiem.
Tā kā portālā www.latvija.gov.lv  e-pakalpojumus var lietot visi, kam piešķirts Latvijas personas kods, reģistrēties Reģistrā varēs arī ārzemnieki, kam nav Latvijas pases un kuri nekvalificējās Latvijas nodrošinātās konsulārās palīdzības saņemšanai ārkārtējās situācijās ārvalstīs. Tomēr konsulāro palīdzību varēs saņemt tikai Konsulārās palīdzības un konsulāro pakalpojumu likumā minētās personas. Ņemot vērā minēto, no Fizisko personu reģistra ir nepieciešams Reģistrā pieprasīt personas valstisko piederību un tās veidu, lai brīdī, kad ārvalstī būs radusies ārkārtējā situācija un Ārlietu ministrijas darbinieki uzsāks darbu ar Reģistrā pieejamajiem ceļotāju datiem, varētu izvērtēt, cik no reģistrētajiem ārzemniekiem kvalificējas Latvijas nodrošinātās konsulārās palīdzības saņemšanai. Reģistra aprakstā portālā www.latvija.gov.lv ir iekļauta informācija tiem ārzemniekiem, kuri nekvalificējas konsulārās palīdzības sniegšanai – norāde, ka ceļojuma laikā notikušā ārkārtējā situācijā jāsazinās ar savas pilsonības valsts iestādēm, lai saņemtu konsulāro palīdzību.
Deklarētās dzīvesvietas adreses dati nepieciešami, lai sadarbībā ar attiecīgo pašvaldību, kurā persona deklarējusi savu dzīvesvietas adresi, risinātu jautājumu par praktisku un finansiālu atbalstu personai krīzes situācijā ārvalstī atbilstoši Sociālo pakalpojumu sociālās palīdzības likumā un pašvaldības saistošajos noteikumos noteiktajam. Ievērojams skaits ārvalstīs dzīvojošo personu joprojām dažādu apsvērumu dēļ Fizisko personu reģistrā nenorāda savas dzīvesvietas adresi ārvalstīs. Ņemot vērā minēto, aizpildot ziņas par ceļojumu Reģistrā, tiek lūgts norādīt arī faktisko adresi. Šī informācija nepieciešama, lai konsulārā amatpersona noskaidrotu valsti, kurā persona dzīvo, un ārkārtējā situācijā vēlēsies atgriezties.
Datu kopums – Fizisko personu reģistrā iekļautā deklarētā, reģistrētā vai norādītā dzīvesvietas adrese un Reģistrā personas brīvprātīgi norādītā faktiskā dzīvesvietas adrese ārkārtējā situācijā konsulārajām amatpersonām nodrošinās iespējami plašu informāciju un ļaus operatīvāk sniegt konsulāro palīdzību, tai skaitā sazināties ar Latvijas un ārvalstu kompetentajām iestādēm vai pašvaldībām, lai risinātu jautājumu par materiālā atbalsta saņemšanu, jo īpaši personu repatriācijas gadījumos.
Dati par personu apliecinošu dokumentu, tas ir, dokumenta numurs un dokumenta derīguma termiņš, tiek izmantoti, plānojot repatriācijas reisus, it īpaši, ja persona atgriežas no valsts, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības, kur robežas šķērsošanai ir nepieciešams derīgs personu apliecinošs dokuments. Dati par personu apliecinošu dokumentu esamību un termiņu ļauj vieglāk plānot organizatoriskos jautājumos, piemēram, risināt jautājumus, kas saistīti ar izbraukšanas vīzas noformēšanu vai pagaidu ceļošanas dokumenta noformēšanu.
Reģistrējot datus, pastāv iespēja veikt atzīmi, ka persona ceļojumā plāno doties kopā ar savu bērnu vai bērniem. Šādā gadījumā Reģistrā tiks pieprasīti dati par personas bērniem un, ārkārtējās situācijas gadījumā konsulārās amatpersonas būs informētas, ka konkrētā persona ceļo kopā ar bērniem un konsulārā palīdzība ir sniedzama gan vecākiem, gan bērniem un ģimene, piemēram, repatriācijas reisam ir reģistrējama kopā.

Šobrīd ģimenēm, kuras ceļo kopā ar bērniem, par katru bērnu dati reģistrā ir jāievada atsevišķi. Tas, jo īpaši daudzbērnu ģimenēm, aizņem vairāk laika, pie tam, nepieciešams ievadīt datus, kuri ir pieejami Fizisko personu reģistrā. Savukārt ārkārtējā situācijā, konsulārajām amatpersonām strādājot ar personu datiem reģistrā, katra ģimenes locekļa dati tika attēloti atsevišķi, bez norādes, ka tie ir vienas ģimenes locekļi un ceļojumā dodas kopā, kas apgrūtina palīdzības sniegšanu.  

Reģistrējot ceļojumu jaunajā Reģistrā, personai būs iespēja atzīmēt, ka tā ceļo kopā ar savu bērnu. No Fizisko personu reģistra, personai pašai iniciējot datu apjomu, par bērnu tiks pieprasīti šādi dati: personas kods; vārds un uzvārds; dzimšanas datums; valstiskā piederība un tās veids; deklarētā dzīvesvietas adrese; dati par personu apliecinošiem dokumentiem. Tas samazinās laiku, ko personai jāpavada, veicot reģistrāciju sistēmā gan par sevi, gan bērnu.
Persona varēs izvēlēties, vai ievadīt datus tikai par sevi, tikai par savu bērnu, vai par sevi un bērnu kopā. Tādējādi ģimenes locekļi būs apvienoti ģimenes grupā, kas ļaus konstatēt, ka kopā ceļo ģimene, kā arī atvieglos saziņu, jo tā notiks tikai ar vienu ģimenes locekli.

Esošajā  reģistrā iekļautos datus konsulārajām amatpersonām jādzēš manuāli, rūpīgi sekojot līdzi katra ieraksta veikšanas laikam, lai netiktu pārkāpti noteiktie datu uzglabāšanas termiņi.

Plānots, ka jaunajā Reģistrā iekļautie dati tiks automātiski anonimizēti trīs mēnešus pēc ceļojuma beigām, ievērojot maksimālo iespējamo termiņu, kādā persona var īslaicīgi atrasties ārvalstīs. Anonimizētie dati tiks saglabāti statistikas veidošanas nolūkos.
Datu anonimizēšana uzreiz pēc norādītā ceļojuma beigām nonāktu pretrunā ar Reģistra mērķi, jo gadījumā, ja persona kādu apstākļu dēļ ir uzkavējusies noteiktajā valstī, kurā notikusi ārkārtēja situācija, konsulārajai amatpersonai vairs nebūtu pieejama informācija par to, ka šī persona varētu joprojām atrasties valstī. Tādējādi pastāvot iespējai, ka savlaicīgi varētu netikt sniegta konsulārā palīdzība.
Ar noteikumu projekta 9. punktā iekļauto jēdzienu “datu anonimizācija” saprotama skaitlisku datu uzglabāšana par to, cik personas noteiktā laika periodā atradās noteiktā valstī vai ārvalstīs kopumā. Minētie skaitliskie dati tiks izmantoti, lai prognozētu konsulāro amatpersonu darba apjomu, finanšu līdzekļu nepieciešamību, pārskatu veidošanai u.tml. mērķu īstenošanai.
Sistēmas auditācijas pieraksti tiks glabāti 18 mēnešus atbilstoši normatīvos noteiktajam.