Anotācija (ex-ante)

E-lietas platformas datu apstrādes noteikumi ir nepieciešami, lai aizsargātu tās personas, kuras personu dati tiks apstrādāti e-lietas platformā, tiesības. Datu subjekta tiesības var tikt skartas, ja netiks skaidri noteikts apstrādājamo datu apjoms e-lietas platformas koplietošanas risinājumu darbības nodrošināšanai, nosakot arī kārtību, kādā lietas materiāli tiek publicēti elektronisko lietu katalogā, procesos iesaistītās personas var identificēties e-lietas portālā, tiek glabāti e-lietas platformā radītie materiāli un e-lietas dati un apstrādāti personas dati. Lai izvairītos no personu tiesību aizskāruma, nepamatoti vai neatbilstoši apstrādājot datus, likumprojekta 3. panta astotajā daļā ietverts deleģējums Ministru kabineta noteikumu izstrādei, paredzot minētā jautājuma noregulēšanu, tādējādi veicinot personas tiesību aizstāvību.

Noteikumu projekta 2. punktā noteikts elektronisko lietu katalogā un e-lietas portālā apstrādātais e-lietas datu apjoms. Elektronisko lietu katalogs ir e-lietas datu aprites risinājums, tas nodrošina e-lietas datu, kas ietver, gan lietas metadatu, gan datņu apmaiņu starp e-lietas darbības nodrošināšanai nepieciešamajām pamatdarbības informācijas sistēmām un starp pamatdarbības informācijas sistēmām un e-lietas portālu, kur e-lietas dati tiek publicēti un attiecīgā apjomā tiem var piekļūt noteiktas procesā iesaistītās personas. E-lietas dati, kas tiek kopīgoti starp pamatdarbības informācijas sistēmām vai starp pamatdarbības informācijas sistēmu un e-lietas portālu, atbilstoši likumprojektā noteiktajam ir elektroniski radīti dati vai dokumenti vai elektroniskā formā pārvērsti papīra formas dokumenti, kuros ietvertais datu apjoms noteikts procesu normatīvajos aktos, tai skaitā arī ar procesu normatīvo aktu saistītajos tiesību aktos. Piemēram, Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumi Nr. 693 "Noteikumi par Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas iekļaušanas tiesisko pamatu, saturu, apjomu un apstrādes kārtību" ir viens no procesu normatīvajiem aktiem izrietošs tiesību akts, kurā noteikts datu apjoms, kas tiek apstrādāts elektronisko lietu katalogā. E-lietas datu apjoms, kas līdz e-lietas platformas ieviešanai tika apstrādāts galvenokārt papīra formā, tagad tiek apstrādāts elektroniski, līdz ar to apstrādātais datu apjoms nav mainījies, tas nepārsniedz normatīvajos aktos noteikto ietvaru – mainījies apstrādes tehniskais risinājums. Vienlaikus jāpiebilst, ka šo noteikumu projekta izpratnē ar vārdiem "procesuālie dokumenti" saprot jebkuru dokumentu, ko amatpersona ir sagatavojusi, īstenojot procesu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas, un to kopīgo e-lietas platformā (piemēram, izziņa).
E-lietas portālā apstrādājamais datu apjoms, tāpat kā elektronisko lietu kataloga gadījumā, noteikts procesu normatīvajos aktos, tostarp ar tiem saistītajos tiesību aktos. E-lietas portāls ir datu attēlotājs – pamatdarbības informācijas sistēmas ir atbildīgas par datu integritāti un apjomu, ko tās publicē e-lietas portālā, padarot tos pieejamus noteiktām procesā iesaistītām personām, izmantojot datu aprites tehnisko risinājumu. Piemēram, viens no e-lietas portālā pieejamajiem e-pakalpojumiem ir veidlapu aizpildīšana. Pamatdarbības informācijas sistēmu turētāji, kas iesaistīti e-lietas platformas darbības īstenošanā, nodrošina veidlapu pieejamību e-lietas portālā atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktajiem iesniegumu un pieteikumu veidiem un tajos ietvertajam datu apjomam, līdz ar to dažādās veidlapās apstrādātais datu apjoms ir atšķirīgs, taču noteikts atbilstoši procesu normatīvajos aktos paredzētajam.
Jebkura procesā iesaistīta persona, kas atbilstoši likumprojekta 10.panta pirmajai daļai piekļūst un ievada e-lietas portālā savus datus, izmanto e-lietas portālu saziņai ar tiesu vai iestādi sava procesa ietvaros, vai arī persona, kurai nav noteikts statuss atbilstoši procesu normatīvajiem aktiem, bet tā izmanto kādu no e-lietas portālā pieejamajiem pakalpojumiem, piemēram, tiesas sēžu monitoringa pakalpojumu, kura ietvaros persona, kas nav attiecīgās lietas dalībnieks, var sekot tiesvedības gaitai, saņemot atgādinājumus par nozīmētajām tiesas sēdēm lietā (turpmāk – lietotājs), tiek informēta par apstrādājamo e-lietas datu apjomu autorizējoties e-lietas portālā.
Personas dati, kas tiek apstrādāti e-lietas platformas koplietošanas risinājumos "Vienotie kalendāri" un "Koplietošanas reģistri un klasifikatori", nepieciešami risinājumu darbības nodrošināšanai un pakalpojuma lietderībai.
Vienotie kalendāri ir e-lietas platformas koplietošanas risinājums, ar kura palīdzību būs iespēja efektīvāk elektroniski plānot un saskaņot tādus tiesvedības pasākumus kā tiesas sēdes, videokonferences, ieslodzīto nopratināšanu un ieslodzīto konvojēšanu. Vienotajā kalendārā tiks integrētā informācija ne tikai par tiesnešu un prokuroru pieejamību no esošajam informācijas sistēmām, bet arī informācija par ieslodzītā noslogotību procesuālajās darbībās, piemēram, vai konkrētajā laikā ieslodzītajam ir iespēja piedalīties tiesas sēdē vai arī procesa virzītājam iespēja ieplānot un ieslodzīto izsaukt uz nopratināšanu. Savukārt e-lietas platformas koplietošanas risinājuma "Koplietošanas reģistri un klasifikatori" elementā – reģistri – tiks uzturēta aktuālā informācija, piemēram, konkrētas iestādes aktuālais amatpersonu saraksts. Reģistros parasti tiek nodrošināta iespēja papildināt jau reģistrā ietvertos datus vai veikt ievadītās informācijas pārvaldību, piemēram, norādīt datumu, kurā kādas iestādes struktūrvienība tiek slēgta. Noteikumu projekta 4. punktā ir ietverts uzskaitījums vienotajiem kalendāriem un koplietošanas reģistriem un arī ir dots uzskaitījums konkrētiem personu identificējošiem datiem, kas šajos risinājumos tiek apstrādāti. Vienotajos kalendāros un koplietošanas reģistros tiek apstrādāti minētajā noteikumu projekta punktā nosauktie dati, lai nodrošinātu minēto risinājumu pielietojamību, piemēram, būtu iespējams organizēt tiesvedības gaitu, pārredzot procesos iesaistīto personu un resursu noslogotību.
Vienlaikus jānorāda, ka e-lietas platformas koplietošanas risinājuma "Koplietošanas reģistri un klasifikatori" elementā – klasifikatori – netiek veikta nekāda datu apstrāde, jo klasifikators ir informācijas sistēmā izveidots noteiktu vērtību saraksts (piemēram, tiesu struktūrvienību saraksts, darbinieku saraksts, ieslodzījuma vietu saraksts). Koplietošanas klasifikatoru var izmantot cita informācijas sistēma savām vajadzībām. Klasifikatora saraksta vērtības var tikt izmantotas, bet nevar veikt labojumus tiešā veidā šajā sarakstā.
Noteikumu projekta 5. punktā norādīts e-lietas datu apjoms, kas tiek apstrādāts e-lietas platformas koplietošanas risinājumā "Koplietošanas atbalsta lietotnes un rīki" – skenēšanas lietotnē, audio un video protokolēšanas rīkā un anonimizācijas rīkā. Likumprojekta 3. panta pirmās daļas 5. punktā tiek nosaukts e-lietas platformas koplietošanas risinājums – "Koplietošanas atbalsta lietotnes un rīki" un tā izvērsts skaidrojums ir iekļauts likumprojekta 8. pantā. Ar šo risinājumu tiek aptvertas visas līdz šim izstrādātās un koplietošanai nodotās koplietošanas atbalsta lietotnes un rīki. Noteikumu projektā noteiktais apstrādājamo datu apjoms nepieciešams, lai e-lietas platformā esošās atbalsta lietotnes un rīki nodrošinātu iespēju pamatdarbības informācijas sistēmās tehniski izpildīt iestādes darbību regulējošos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas. Šobrīd var izšķirt trīs koplietošanas atbalsta lietotnes un rīkus – skenēšanas lietotne, audio un video protokolēšanas rīks un anonimizācijas rīks.
Ar skenēšanas lietotni lietas dati un materiāli tiek pārvērsti elektroniskā formā jeb digitalizēti. Lietotnē apstrādātais personas datu apjoms atbilst datu apjomam, kāds ietverts procesuālajā dokumentā, kas tiek skenēts. Savukārt procesuālajā dokumentā apstrādātais datu apjoms izriet no procesu normatīvajiem aktiem.
Audio un video protokolēšanas rīks ir koplietošanas risinājums, kas tiek integrēts pamatdarbības informācijas sistēmās. Nolūks, kādam minētais rīks tiek izmantots, ir noteiktu procesuālu darbību fiksēšana, lai iegūtu audio un video materiālu, un vajadzības gadījumā izmantotu to procesuālu dokumentu sagatavošanā. Šis rīks tiek izmantots tādu procesuālo dokumentu izstrādē, piemēram, kā protokols, tādējādi nodrošinot precīzu un detalizētu pārskatu par veiktajām darbībām, izskatītajiem jautājumiem, izvirzītajiem secinājumiem, un pārskata par izmeklēšanas darbību sagatavošanā, ja audio un video protokolēšanas rīks tiek izmantots, lai fiksētu izmeklēšanas darbību un tad attiecīgi par to sagatavotu pārskatu. Datu apjoms, kas tiek apstrādāts audio un video protokolēšanas rīkā, atbilstoši tam, kāda procesuālā darbība tiek veikta, noteikts procesuālajos normatīvajos aktos. Audio un video protokolēšanas rīks tiks izmantots arī Valsts probācijas dienesta funkciju īstenošanā, ievērojot iepriekš minētos principus. 
Nepieciešamības gadījumā personas datu aizklāšana procesuālos dokumentos tiks veikta, izmantojot anonimizācijas rīku, kas ir viens no koplietošanas atbalsta rīkiem, kas pieejams e-lietas platformas darbības nodrošināšanā iesaistītajām iestādēm. Tas ir pielāgots, lai automātiski spētu atpazīt un aizklāt dažādu kategoriju un veidu personas datus. Anonimizācijas rīkā apstrādāto personas datu apjoms ir tāds, kāds tas ir attiecīgajā procesuālajā dokumentā, kas tiek anonimizēts.
Noteikumu projekta 6. punktā noteikti personu identifikācijas nosacījumi. E-lietas platformas koplietošanas risinājums "e-lietas portāls" ir publisks risinājums, kurā tiek nodrošināts autentifikācijas risinājums, lai procesos iesaistītās personas piekļūtu datiem. Autentifikācija e-lietas portālā tiek veikta, izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, kas izriet no Ministru kabineta 2017. gada 4. jūlija noteikumu Nr.402 "Valsts pārvaldes e-pakalpojumu noteikumi" 13.8. apakšpunkta, kurā noteikts, ka valsts pārvaldes pakalpojumu turētājs nosaka e-pakalpojumam nepieciešamo personas elektroniskās identifikācijas līdzekli atbilstoši šo noteikumu pielikumā ietvertajai kārtībai. Saskaņā ar Ministru kabineta 2017. gada 4. jūlija noteikumu Nr.402 "Valsts pārvaldes e-pakalpojumu noteikumi" pielikuma "E-pakalpojumam nepieciešamā personas elektroniskās identifikācijas līdzekļa noteikšanas kārtība" 4. punktā noteikto un, izvērtējot e-lietas platformā apstrādātos personas datus, ir secināms, ka e-lietas  platformai, tai skaitā e-lietas portālam, atbilstošākais personas elektroniskās identifikācijas līdzeklis ir ietverts minētā pielikuma 4.4. apakšpunktā, kas noteic, ka kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus izmanto tādu e-pakalpojumu saņemšanai, kuri ietekmē nacionālo drošību vai kuros iespējams piekļūt īpašu kategoriju personas datiem, tai skaitā piekļūt personas datiem par sodāmību un pārkāpumiem, kā arī lai autentificētos informācijas tehnoloģiju kritiskās infrastruktūras sistēmās. Ministru kabineta 2017. gada 19. septembra noteikumu Nr.560 "Noteikumi par kvalificēta un kvalificēta paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas pakalpojuma sniedzēja un tā sniegtā pakalpojuma tehniskajām un organizatoriskajām prasībām", kas izdoti saskaņā ar  Fizisko personu elektroniskās identifikācijas likuma 13. pantu, 6. punktā noteiktas paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas pakalpojuma sniedzēja autentifikācijas prasības, savukārt 7. punktā noteiktas kvalificēta un kvalificēta paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas pakalpojuma sniedzēja elektroniskās identifikācijas līdzekļa prasības un 8. punkts norāda papildu prasības elektroniskās identifikācijas līdzeklim, ja tas klasificēts kā kvalificēts paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzeklis. Šīm prasībām šobrīd atbilst tādi elektroniskās identifikācijas līdzekļi kā eParaksts eID un eParaksts mobile. Noteikumu projekta 17. punktā ietverti pārejas noteikumi attiecībā uz elektroniskās identifikācijas līdzekļu izmantošanu autentifikācijai e-lietas portālā, nosakot, ka līdz 2022. gada 31. decembrim personas varēs autentificēties e-lietas portālā, izmantojot gan kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, gan banku piedāvātos autentifikācijas mehānismus, taču pēc minētā datuma – tikai izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus.
Noteikumu projekta 7. punktā noteikts auditācijas pierakstu glabāšanas ilgums. Saskaņā ar Fizisko personu datu apstrādes likuma 37. panta pirmo daļu, auditācijas pieraksti ir analīzei pieejami reģistrēti dati par noteiktiem notikumiem informācijas sistēmā. Atbilstoši Ministru kabineta 2015. gada 28. jūlija noteikumu Nr.442 "Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām" 15.10. apakšpunktam, auditācijas pierakstos ietver informāciju par pieslēgšanos vai atslēgšanos no sistēmas, datu atlasi, kā arī konta izveidi, grozīšanu vai dzēšanu, fiksējot notikuma laiku, kas sakrīt ar faktiskā notikuma koordinēto pasaules laiku (UTC), interneta protokola adresi, no kuras veikta darbība, aprakstu, kā arī informāciju par darbības iniciatoru – identifikatoru, pieslēguma metadatus. Minēto noteikumu 24.8. apakšpunktā noteiktais paredz, ka auditācijas pierakstu uzraudzība un analīze nodrošina iespēju konstatēt incidentus, tādējādi sekmējot sistēmu drošību. Auditācijas rīks ir atsevišķs risinājums, kurā tiek glabāti auditācijas pieraksti no visām e-lietas platformas komponentēm. Auditācijas pierakstu glabāšanas rezultātā tiek apstrādāti personas dati. Noteikumu projektā tiek noteikts auditācijas pierakstu glabāšanas ilgums 24 mēneši no auditācijas pieraksta veidošanās brīža. Ņemot vērā, ka e-lietas platforma ir uzskatāma par paaugstinātas drošības sistēmu, tad saskaņā ar Ministru kabineta 2015. gada 28. jūlija noteikumu Nr.442 "Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām" 24.6.  apakšpunktu, izstrādājot sistēmas drošības politiku paaugstinātas drošības sistēmām ir jāparedz auditācijas pierakstu uzglabāšana vismaz 18 mēnešus pēc ieraksta izdarīšanas. Atbilstoši Tiesu administrācijas 2017.gada 1.februāra iekšējo noteikumu Nr.1-3/2 "Informācijas sistēmu drošības politika" 27. punktam sistēma nodrošina auditācijas pierakstu veidošanu un tos glabā 24 mēnešus pēc ieraksta izdarīšanas. Ņemot vērā minēto un to, ka Tiesu administrācija ir pārzinis e-lietas platformai saskaņā ar likumprojekta 3.panta ceturto daļu, tad pēc analoģijas arī attiecībā uz e-lietas platformā esošajiem auditācijas pierakstiem tiek noteikts 24 mēnešu glabāšanas termiņš. Ir paredzēts, ka Tieslietu ministrija nodrošinās šī noteikumu projekta punkta pārskatīšanu līdz 2023.gada 30.novembrim, izstrādājot un Ministru kabinetā iesniedzot grozījumus šajos noteikumos, paredzot diferencētu auditācijas glabāšanas termiņu atbilstoši procesu elektroniskā vidē veidiem. Šāda atruna ietverta, jo ir paredzēts, ka e-lietas 2.posmā veicams izvērtējums par tehniskā risinājuma ieviešanas iespējām attiecībā uz noteiktiem auditācijas pierakstiem, piemēram, sasaistot noteiktu auditācijas pierakstu glabāšanas termiņu ar kriminālatbildības noilguma par smagu nozieguma izdarīšanas termiņiem - desmit gadiem. Līdz ar to, saskatāma nepieciešamība pēc tāda tehniskā risinājuma izstrādes, kas piedāvātu iespēju noteikt atšķirīgu glabāšanas termiņu noteiktas kategorijas auditācijas pierakstiem.
Personas datu, kas ievadīti personai autentificējoties e-lietas portālā, glabāšanas laiks noteikts noteikumu projekta 8. punktā, paredzot, ka attiecīgie dati e-lietas portālā tiek glabāti tik ilgi, kamēr tiek glabāti auditācijas pieraksti, kas, atbilstoši noteikumu projekta 7. punktā noteiktajam, ir divi gadi. Personai pieslēdzoties e-lietas portālā, e-lietas platformā tiek nodrošināta personas pieslēgšanās rekvizītu (piemēram, vai persona ir pieslēgusies izmantojot bankas piedāvātos autentifikācijas rīkus vai nacionālo elektroniskās identifikācijas līdzekli jeb eID, vai eMobile) glabāšanu. Tehniskais risinājums ir izveidots tāds, ka informācija par pieslēgšanās rekvizītiem līdz ar auditācijas pierakstiem, kas atspoguļo šīs pieslēgšanās laikā personas veiktās darbības, tiek glabāts vienlīdz ilgi - 24 mēnešus, bet pēc tam dzēsts.
Noteikumu projekta 9. punkts paredz, ka e-lietas portālā apstrādā un glabā lietotāja ievadīto kontaktinformāciju tik ilgi, kamēr persona to nav dzēsusi, proti, persona ievada datus, lai nodrošinātu ātrāku saziņu ar iestādi un tiesu vai saņemtu uz e-lietas portālā ievadīto e-pastu, tālruni informāciju no e-lietas portāla. Lietotājs, ievadot savu kontaktinformāciju, piekrīt tos nodot apstrādei e-lietas portālā. Tāpat arī lietotājs pats e-lietas portālā brīvprātīgi var veikt savu personas datu – kontaktinformācijas – pārvaldību, lai nodrošinātu ātrāku e-lietas portālā autorizēto elektronisko pakalpojumu saņemšanu, proti, persona pati nosaka atbilstošāko un vēlamāko pakalpojuma saņemšanas veidu. Attiecīgi pats lietotājs ir atbildīgs par informācijas labošanu un glabāšanas ilgumu, tomēr gadījumā, ja tas nav veicis kontaktinformācijas dzēšanu, tad tās glabāšanas ilgums tiek sasaistīts ar likumprojekta 9. panta ceturtajā un piektajā daļā noteikto, ka dati e-lietas portālā tiek glabāti tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu procesu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas, īstenojot procesu elektroniskā vidē. Līdz ar to noteikumu projekta 9. punktā minētā kontaktinformācija tiek apstrādāta un glabāta visu procesa elektroniskā vidē īstenošanas laiku, ja vien pati persona šo kontaktinformāciju nedzēš vai nelūdz to izdarīt e-lietas platformas pārzinim.
Tīmekļvietni, kurā administrē e-lietas portālu, tostarp reģistrē platformas administratorus un personas, kuras procesu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus īsteno speciāli šim mērķim izveidotā elektroniskā darba vidē e-lietas portālā (turpmāk – speciālists), sauc par administratora darba vietu. E-lietas platformas administratoru un speciālistu reģistrēšana nepieciešama, lai tie, autentificējoties e-lietas portālā, piekļūtu savai darba vietai, kas funkcionāli pielāgota attiecīgās personas darba specifikai. Speciālisti, kuriem e-lietas portālā tiek nodrošināta darba vieta, ir advokāti, piespiedu vai sabiedriskā darba devēji, Valsts probācijas dienestā darbojošās brīvprātīgās personas, Valsts tiesu ekspertīžu biroja eksperti, kas varēs iesniegt savus eksperta atzinumus tieši e-lietas platformā un citu iesaistīto iestāžu nodarbinātie. E-lietas platformas administratori ir personas, kas tehniski nodrošina minētās platformas funkcionalitāšu darbību. E-lietas platformas administratora un speciālista personas datu, kas ievadīti administratora darba vietā, glabāšanas nosacījumi ietverti noteikumu projekta 10. punktā, paredzot tos glabāt tik ilgi, kamēr administrators vai speciālists pilda attiecīgā amata pienākumus, proti, kamēr šādu personas datu glabāšanai ir tiesisks pamats. Kad administrators vai speciālists pārtrauc amata pildīšanu, vairs nepastāv nepieciešamība nodrošināt tai darba vietu, kas funkcionāli pielāgota personas darba specifikai.
Atbilstoši likumprojekta 5. pantā noteiktajam e-lietas portāls ir tīmekļvietne, kas nodrošina procesos elektroniskā vidē iesaistītajām personām iespēju iesniegt un saņemt e-lietas datus, ja attiecīgie procesu normatīvie akti pieļauj šādu saziņu. Lai nodrošinātu šādas funkcijas īstenošanu, e-lietas portālā pieejami tādi pakalpojumi kā iepazīšanās ar lietas materiāliem personām noteikto tiesību apjomā, elektronisko veidlapu aizpildīšana tiešsaistē, rēķinu apmaksa, tiesvedības datu un tiesas sēžu monitorings, speciālistu darba vietas funkcionalitāte un iespēja katram e-lietas portāla lietotājam meklēt un apskatīt Tiesu informatīvajā sistēmā reģistrētos anonimizētos tiesas nolēmumus. Kā jau tika minēts e-lietas portālā kā viens no e-pakalpojumiem personai tiks piedāvāta iespēja aizpildīt elektroniski sagatavotas veidlapas. Noteikumu projekta izpratnē veidlapa ir strukturētu datu kopums, kas ievadīts e-pakalpojumā piedāvātajās formās. Šīs veidlapas atvieglos lietotājam, piemēram, tiesā iesniegt dažādus pieteikumus (pieteikums administratīvajā procesā, pieteikums par saistības piespiedu izpildīšanu brīdinājuma kārtībā, pieteikums par saistību bezstrīdus piespiedu izpildīšanu, prasības pieteikumu, prasības pieteikumu vienkāršotajā procedūrā par naudas piedziņu, prasības pieteikums vienkāršotajā procedūrā par uzturlīdzekļu piedziņu). Persona, kad jau ir kļuvusi par procesa dalībnieku, e-lietas portālā varēs izmantot arī veidlapu iesniegumam.
Attiecībā uz e-lietas portālā pieejamo e-pakalpojumu, kas nodrošina iespēju lietotājiem elektroniski aizpildīt un iesniegt veidlapas, noteikumu projekta 11. un 12. punktā noteikts šo iesniegumu vai pieteikumu glabāšanas ilgums, atsevišķi to nosakot neiesniegtām un iesniegtām veidlapām. Neiesniegtās veidlapas datus, tai skaitā personas datus, glabā e-lietas portālā 40 dienas no veidlapas pirmreizējās saglabāšanas brīža, tātad persona var attiecīgo veidlapu pildīt vairākās atsevišķās darbības reizēs, ņemot vērā, ka to iespējams glabāt e-lietas portālā, kad tā ir sagatavošanas stadijā un nav vēl iesniegta adresātam. 40 dienu glabāšanas termiņš noteikts, ņemot vērā Civilprocesa likuma 454. panta pirmajā daļā noteikto kasācijas sūdzības iesniegšanas termiņu, kas ir 30 dienas no sprieduma pasludināšanas dienas un Administratīvā procesa likuma 329. panta pirmajā daļā noteikto kasācijas sūdzības iesniegšanas termiņu, kas ir mēnesis no sprieduma sastādīšanas dienas. Tā kā termiņš var beigties brīvdienās vai valsts noteiktajās svētku dienās, tad noteikumos paredzēts 40 dienu glabāšanas termiņš neiesniegtām veidlapām, lai personai būtu iespēja iesniegumu vai pieteikumu papildināt visā attiecīgās veidlapas iesniegšanas termiņā, ja tas ir noteikts. Savukārt noteikumu projekta 11.punktā paredzēts, ka līdz ar veidlapas iesniegšanu, e-lietas portālā vairs netiek veikta datu apstrāde, turpmāk veidlapās ietvertie dati, tostarp personas dati, tiek apstrādāti attiecīgajā pamatdarbības informācijas sistēmā, kur tās tiek glabātas. Personai tiek nodrošināta iespēja e-lietas portālā redzēt veidlapas statusu un piekļūt iesniegtās veidlapas datiem, atbilstoši pamatdarbības informācijas sistēmu nodrošinātajiem risinājumiem, tostarp izmantojot e-lietas portālā publicēto hipersaiti, kas norāda uz attiecīgo dokumentu.
Personas datu glabāšanas ilgums elektronisko lietu katalogā atrunāts noteikumu projekta 13. punktā, norādot, ka termiņš datu glabāšanai elektronisko lietu katalogā izriet no pastāvīgi un uz laiku glabājamo e-lietas datu arhivēšanas kārtības. Lai pamatdarbības informācijas sistēmā radītos vai ievietotos e-lietas datus, kas kopīgoti izmantojot elektronisko lietu katalogu, būtu iespējams izmantot citai procesā iesaistītajai valsts un pašvaldības iestādei savu iestādes funkciju nodrošināšanai un lai novērstu situāciju, kad vienā pamatdarbības informācijas sistēmā tiktu dzēsti e-lietas dati, tos nododot uz arhivēšanas rīku, ātrāk kā beidzas to izmantošanas nepieciešamība citā pamatdarbības informācijas sistēmā, likumprojekta 3. panta devītajā daļā ietverts deleģējums Ministru kabineta noteikumos noteikt kārtību, kādā pamatdarbību informācijas sistēmās arhivē pastāvīgi un uz laiku glabājamos e-lietas datus. Personas datu glabāšanas termiņš tiek skaitīts tikai sākot ar tā gada 1. janvāri, kas seko gadam, kad dati radīti platformā. Šāds princips pārņemts no šobrīd spēkā esošām lietvedības kārtībām par lietu un dokumentu nomenklatūras veidošanu (sk. Tiesu administrācijas 2014.gada 22.oktobra iekšējie noteikumi Nr.1-3/13 "Apgabaltiesas, rajona (pilsētas) tiesas un rajona (pilsētas) tiesas zemesgrāmatu nodaļas lietu un dokumentu nomenklatūras veidošanas kārtība"). Iestājoties noteiktajam datu glabāšanas termiņam, tie tiek dzēsti no elektronisko lietu kataloga un turpmāk glabāti e-lietas arhivēšanas rīkā, kas ir atsevišķa e-lietas platformas komponente, datu novietne, kurā glabāsies gan e-lieta, gan attiecīgās lietas datnes.
Vienlaikus piebilstams, ka brīdī, kad beidzas iepriekš minētajos noteikumu punktos noteiktais datu glabāšanas ilgums, dati tiek dzēsti no sistēmas atbilstoši atbildīgās iestādes izstrādātajām iekšējām procedūrām par datu dzēšanu no e-lietas platformas.
Noteikumu projekta 14. punktā noteikts princips, ka strukturētu datu apmaiņa tiek nodrošināta starp elektronisko lietu katalogā integrētām pamatdarbības informācijas sistēmām, kurām ir iestrādāts atbilstošs tehniskais risinājums. E-lietas platformas komponentes ir tieši integrētas ar katru no sadarbības iestāžu pamatdarbības informācijas sistēmām, kurās esošie dati atbilst informācijas sistēmu noteikumiem. Pašas pamatdarbības informācijas sistēmas satur visus datus, kas nepieciešami procesa vešanai, kā arī atbalsta datus. Ir izveidots vienots konkrēts koncepts, kādā veidā datus ievietot koplietošanas risinājumā, lai varētu veikt datu apmaiņu gan starpiestāžu sistēmu procesos, gan tos koplietot. Iestāžu un tiesas pamatdarbības informācijas sistēmas, kas ir integrētas elektronisko lietu katalogā, nodrošina savstarpēju e-lietas datu apmaiņu procesu normatīvajos aktos paredzēto darbību nodrošināšanai. Elektronisko lietu katalogs satur tehnisku datu apmaiņas risinājumu, tajā skaitā predefinētu lietas struktūru un citus saistītos tehniskos risinājumus - reģistrus un klasifikatorus, kas nodrošina iespēju pamatdarbības informācijas sistēmām apmainīties ar e-lietas datiem. Elektronisko lietu katalogā netiek ierobežota pamatdarbības informācijas sistēmas piekļuve kādas citas sistēmas kopīgotajiem datiem – tādējādi izpaužas sistēmu savstarpējā integrācija.
Noteikumu 15. punktā nostiprināti Tiesu administrācijas pienākumi platformā integrēto iestāžu un tiesas pamatdarbības informācijas sistēmu e-lietas datu apmaiņai elektronisko lietu katalogā. Tiesu administrācija, atbilstoši likumprojekta 9. panta pirmajai daļai, ir personas datu apstrādes pārzinis e-lietas platformā attiecībā uz personas datu apstrādi, nodrošinot e-lietas platformas koplietošanas risinājumu darbību. Līdz ar to noteikumu projekta 15.1. apakšpunktā noteikts Tiesu administrācijas pienākums tehniski un funkcionāli nodrošināt datu apmaiņu elektroniskā vidē starp iestāžu un tiesas pamatdarbības informācijas sistēmām, izmantojot e-lietas platformas koplietošanas risinājumu – elektronisko lietu katalogu. Savukārt 15.2. apakšpunktā atrunāts Tiesu administrācijas rīcības pienākums gadījumos, kad tiek īstenots platformas risinājumu papildinājums – rodas nepieciešamība pievienot jaunu funkcionalitāti, piemēram, jaunus e-lietas informācijas laukus vai veikt kādas izmaiņas esošo dokumentu sadaļu struktūrā. Tiesu administrācija ir atbildīga par risinājuma papildinājuma ieviešanu, taču par tās tehnisko realizāciju tā vienojas ar platformā integrēto iestāžu un tiesas pamatdarbības informācijas sistēmu turētājiem un likumprojekta 11. panta sestās daļas 2. punktā noteikto starpinstitucionālo darba grupu.
Tāpat arī bez šajā pantā minētajiem Tiesu administrācijas pienākumiem attiecībā uz personas datu aizsardzības prasību nodrošināšanu pienākumi izriet arī no Ministru kabineta 2005. gada 28. jūlija noteikumos Nr.442 "Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām" un Ministru kabineta 2016. gada 14. jūnija noteikumiem Nr. 374 "Valsts informācijas sistēmu savietotāja noteikumi".
E-lietas portālā tiek attēlots tas datu apjoms, kas tiek izgūts no elektronisko lietu kataloga atbilstoši lietotājam piešķirtajām tiesībām. Elektronisko lietu katalogā iestādes vai tiesas pamatdarbības informācijas sistēmas pārzinis nodrošina pieejamību e-lietas datiem procesā iesaistītajām personām atbilstoši to tiesībām iepazīties ar informāciju atbilstoši procesu normatīvajiem aktiem. Regulējums ietverts noteikumu projekta 16. punktā. Minētais punkts attiecas uz procesā iesaistītām personām, kas ir lietas dalībnieki, bet ne valsts un pašvaldības amatpersonas, kas izmanto e-lietas portālu saskaņā ar likumprojekta 10. panta otro daļu.
Attiecībā uz piekļuves tiesību nodrošināšanu lietas dalībniekiem jāievēro trīs būtiski principi. Pirmkārt, procesos iesaistītajām personām e-lietas portālā kopīgotie e-lietas dati pieejami tikai tad, ja iestāžu vai tiesas pamatdarbības informācijas sistēmu turētāji attiecīgajām personām piešķīruši tiesības piekļūt konkrētiem e-lietas datiem noteiktā apjomā. Otrkārt, iestāžu un tiesas pamatdarbības informācijas sistēmu turētāji e-lietas datus un tiesības attiecīgām personām noteiktā apjomā tiem piekļūt, atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktajam, kopīgo elektronisko lietu katalogā, kas ir pamats tam, lai lietas dalībnieks e-lietas datiem varētu piekļūt e-lietas portālā. Treškārt, tiesību ierakstīšana elektronisko lietu katalogā attiecīgām personām piekļūt e-lietas datiem nav obligāta, ja vien tas nav paredzēts procesu normatīvajos aktos, nosakot, ka personai jānodrošina piekļuve konkrēta veida informācijas apjomam. Princips attiecināms uz gadījumiem, kad lietas tiek skatītas slēgtās tiesas sēdēs vai e-lietas dati var kļūt pieejami tikai konkrētā procesa stadijā, kad attiecīgais procesa virzītājs vai amatpersona lemj e-lietas datus koplietot.
Noteikts pārejas periods attiecībā uz elektroniskās identifikācijas līdzekļu izmantošanu autentifikācijai e-lietas portālā. Noteikumu projekta 17. punktā norādīts, ka līdz 2022. gada 31. decembrim personas var autentificēties e-lietas portālā, izmantojot gan kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, gan banku piedāvātos autentifikācijas mehānismus. Ņemot vērā 2019. gada 9. maijā izdarītos grozījumus Personu apliecinošu dokumentu likumā, kas noteic, ka ar 2023. gada 1. janvāri kā obligāts personu apliecinošs dokuments ir personu apliecība, kas atbilstoši minētā likuma 5.panta piektajai daļai vienlaikus ir uzskatāma arī par derīgu personas identitātes apliecināšanas līdzekli elektronisko pakalpojumu saņemšanai saskaņā ar normatīvajiem aktiem par fizisko personu elektronisko identifikāciju un elektronisko dokumentu apriti, tad attiecīgi no 2023. gada 1. janvāra lietotāji e-lietas portālā tiks identificēti, izmantojot tikai kvalificētu paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, kuros neietilpst banku piedāvātie autentifikācijas līdzekļi atbilstoši Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas politikai par drošu identifikāciju.
Vienlaikus Personu apliecinošu dokumentu likuma pārejas noteikumu 5. punkts noteic konkrētu personu loku, kuriem personu apliecība kā obligāts personu apliecinošs dokuments noteikts tikai no 2030. gada 1. janvāra, līdz ar to minētām personām procesu ietvaros iepazīstināšana ar procesuālajiem dokumentiem un lietas materiāliem nodrošināma klātienē vai citā iespējamā veidā. Jāņem vērā, ka e-lietas portāls ir tikai viens no saziņas veidiem ar iestādi un tiesu un tas neatceļ līdz šim procesu normatīvajos aktos nostiprinātos saziņas veidus (piemēram, nosūtot pieteikumu pa pastu vai pa elektronisko pastu) ar tiesu un valsts un pašvaldības iestādēm. Tāpat arī minētajām personām vēl aizvien ir tiesības deleģēt personu, kas tās vārdā aizstāv intereses uz pilnvarojuma pamata vai izmantot jebkurus citus tiesību aktos nostiprinātos personas pārstāvības institūtus. Vienlaikus, šīm personām nav liegta piekļuve e-lietas portālam arī līdz 2030. gada 1. janvārim, ja vien minētajām personām ir atbilstoši autentifikācijas līdzekļi.