Anotācija (ex-ante)

Ministru kabineta 2015. gada 14. jūlija noteikumu Nr.389 "Darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 3.4.2. specifiskā atbalsta mērķa "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide, publisko pakalpojumu un sociālā dialoga attīstība mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas sekmēšanai" 3.4.2.1. pasākuma "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide labāka tiesiskā regulējuma izstrādē mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas jomās" īstenošanas noteikumi" 15.6. apakšpunkts paredz atbalstīt mācību dokumentu un mācību materiālu vadības sistēmas izveidi, pilnveidošanu un uzturēšanu. 
VAS kā finansējuma saņēmējs no 2016. gada 6. janvāra līdz 2022. gada 30. jūnijam īsteno projektu Nr.3.4.2.0/15/I/001 "Valsts pārvaldes cilvēkresursu profesionālā pilnveide labāka regulējuma izstrādē mazo un vidējo komersantu atbalsta jomā" (turpmāk – U projekts) un projektu Nr.3.4.2.0/15/I/002 "Valsts pārvaldes cilvēkresursu profesionālā pilnveide korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas jomā" (turpmāk – K projekts). 
Ņemot vērā, Projektu ietvaros un pamatdarbības funkciju īstenošanā nodrošināto apmācāmo personu skaitu, apjomīgo mācību materiālu daudzumu un datu, kuri VAS ir jāsniedz, lai atskaitītos par Projektu īstenošanu, ir izveidota Mācību pārvaldības sistēma (turpmāk - MPS). 
MPS izstrādāta, lai nodrošinātu mācību materiālu apriti un dalībnieku uzskaiti datubāzē, kas būtiski atvieglo un padara mūsdienīgu mācību procesu, kā arī atvieglo uzraudzības procesu, ņemot vērā apjomīgo mācību dalībnieku skaitu. MPS mērķis ir padarīt efektīvu mācību procesa administrēšanu, automatizējot manuāli veicamo darbu un izvairoties no datu vairākkārtīgas ievadīšanas. 
Projektu ietvaros un pamatdarbības mācību īstenošanas laikā ik gadu tiek apmācīti 10 000-15 000 valsts pārvaldē un pašvaldībās nodarbinātie - vidējā un zemākā līmeņa vadītāji, politikas plānotāji un īstenotāji, tai skaitā kontroles funkciju veicēji, juristi, klientu apkalpošanas, personāla un iepirkumu speciālisti. Atsevišķas mācības tiešsaistes režīmā ir pieejamas arī pašvaldībās nodarbinātajiem. Projektu ietvaros izstrādātie mācību materiāli (prezentācijas, tēzes, izdales materiāli, vadlīnijas, labās prakses piemēru apkopojumi, zināšanu pārbaudījumi u.c.) tiek ievietoti MPS e-vidē mācību dalībniekiem, kur tie ir pieejami visiem interesentiem arī pēc mācību noslēguma.

Vienlaikus VAS 2018. gada 28. februārī lūdza Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijai iekļaut MPS Valsts informācijas sistēmu reģistrā, ņemot vērā, ka MPS ir nepieciešama VAS, lai pildītu tās funkcijas, kas tai noteiktas Ministru kabineta 2015. gada 24. novembra noteikumos Nr.654 "Valsts administrācijas skolas nolikums" (turpmāk arī – VAS nolikums), proti, MPS nodrošina atbalsta mācību vajadzību izpēti, datu apkopošanu, atskaišu veidošanu, atbalsta mācību kursu un mācību moduļu īstenošanu atbilstoši attīstības plānošanas dokumentiem un normatīvajiem aktiem, nodrošina mācībspēku darba koordināciju, nodrošina administratīvo un funkcionālo atbalstu ārvalstu finanšu instrumentu un Eiropas Savienības struktūrfondu izglītības programmu un projektu datu apstrādi normatīvajos aktos noteiktajā apjomā un kārtībā.

Lai noteiktu valsts informācijas sistēmas MPS darbību, atbilstoši Valsts informācijas sistēmu likuma 5. panta pirmajai daļai izstrādāts noteikumu projekts.

Vispārīgie jautājumi
Noteikumu projekta 2.punktā ir paredzēts, ka MPS pārzinis ir VAS un ka informācijas sistēma ir nepieciešama, lai VAS, sniedzot profesionālās attīstības un kompetences pilnveides iespējas, nodrošinātu efektīvu mācību procesa pārvaldīšanu un informācijas pieejamību par:
1) mācību dalībniekiem, kuri skolā apguvuši profesionālās mācības un kvalifikācijas paaugstināšanas pasākumus;
2) mācībām, kuras pieejamas mācību dalībniekiem;
3) grāmatvedības prasību izpildi un mācību statistikas datiem.

Noteikumu projekta 3. punktā noteikts, kādus datus iekļauj informācijas sistēmā.
MPS iekļauj datus par:
1) mācību un institūciju koordinatoriem, pasniedzējiem, mācību dalībniekiem un mācību atbalsta personālu;
2) mācībām, mācību materiāliem un mācību grupām;
3) mācību dalībniekiem izsniegtajiem dokumentiem, kas apliecina mācību apgūšanu vai apmeklējumu (sertifikāti);
4) mācību dalībnieku anketu un testu rezultātiem.
Visiem mācību dalībniekiem pēc mācību kursu norises tiek izsūtīta mācību novērtējuma anketa. Novērtējuma anketu rezultāti tiek apkopoti un tās rezultāti tiek izmantoti sniegto pakalpojumu pilnveidošanā.
Mācību dalībnieki, kas piedalās Eiropas Savienības fondu finansētajās mācībās, aizpilda papildu anketas, tajās norādot datus, kas nepieciešami Valsts administrācijas skolai, lai sniegtu atskaites Eiropas Komisijai par mācībām, kas organizētas, investējot Projektu ietvaros piešķirtos finanšu līdzekļus.
Testi ir zināšanu pārbaudes testi vai pašpārbaudes testi, kurus sagatavo kursu pasniedzēji. Atkarībā no mācību nosacījumiem dalībnieks pēc testa veiksmīgas nokārtošanas saņem sertifikātu.

Informācijas sistēmas struktūra un tajā iekļaujamie dati
Noteikumu projekta II nodaļā ir ietverta informācija par informācijas sistēmas struktūru un tajā iekļaujamajiem datiem.
Noteikumu projekta 4. punkts paredz, ka informācijas sistēmu veido šādas sadaļas:
1) lietotāji;
2) mācību katalogs;
3) mācības;
4) mācību materiāli.

Lietotāji
Noteikumu projekta 5. punktā uzskaitītas MPS lietotāju grupas.
Informācijas sistēmā ir šādi lietotāji:
1) mācību koordinatori - skolas amatpersona (darbinieks), kurš veic mācību procesa plānošanu un rīkošanu, informācijas sistēmā nodrošina visus ar mācību organizēšanu saistītos procesus un darbības. Mācību koordinatori ir Valsts administrācijas skolas nodarbinātie;
2) institūciju koordinatori - valsts vai pašvaldības institūcijas nozīmēta amatpersona (darbinieks), kurš veic mācību grupu komplektēšanu. Prasti tie ir iestāžu personāla speciālisti, kuru viens no pienākumiem ir rūpēties par institūcijas nodarbināto profesionālo attīstību un pilnveidi. Pieņemot lēmumu par institūcijas nodarbināto nosūtīšanu uz kursiem, tieši institūcijas koordinators komplektē mācību grupas no savā institūcijā nodarbinātajiem vai piesaka tos skolas rīkotajām mācībām;
3) mācību dalībnieki - valsts un pašvaldību institūciju amatpersonas (darbinieki) un privātpersonas, kuras piedalās mācībās. Mācībās var piedalīties ne tikai valsts pārvaldes un pašvaldību institūcijās nodarbinātie, bet arī jebkura privātpersona, kura pati izvēlas apgūt kādus no Valsts administrācijas skolas piedāvātajām mācībām, vai to nosūta darba devējs (privātpersona);
4) pasniedzēji - personas, kuras veic apmācību;
5) mācību atbalsta personāls - personas, kuras nodrošina atbalstu mācību procesa rīkošanā, proti, nodrošina kafijas pauzes mācību pārtraukumos (pakalpojumu sniedzēji). Šiem lietotājiem sistēmā ir piekļuve informācijai par mācību norises datumu, laiku, vietu un dalībnieku skaitu, lai atbilstoši tam varētu nodrošināt nepieciešamo priekš kafijas pauzes.
Noteikumu projekta 6., 7. un 8. punktā ir noteikti dati, kuri tiek iekļauti MPS par katru no lietotāju grupām, līdz ar to informācijas sistēmā tiek veikta fizisko personu datu apstrāde.
Fizisko personu datu apstrādes likuma (turpmāk - FPDAL) 25. pants paredz, ka datu apstrāde ir atļauta, ja ir vismaz viens no Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk - Vispārīgā datu aizsardzības regula) 6. panta 1.punktā noteiktajiem pamatiem. Atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunktam datu apstrāde ir likumīga, ja apstrāde ir vajadzīgai, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu un e) apakšpunktam datu apstrāde ir likumīga, ja apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtas oficiālās pilnvaras.
Saskaņā ar FPDAL 25. panta pirmo daļu prasībai par to, ka datu apstrāde, kas veicama, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu, vai, ko pārzinis veic sabiedrības interesēs, ir jābūt noteiktai ar attiecīgās jomas regulējošo normatīvo aktu. Valsts administrācijas skolai kā MPS pārzinim, datu apstrāde ir nepieciešama Atlīdzības likumā noteikto pienākumu veikšanai. Proti, saskaņā ar Atlīdzības likumā noteikto pienākumu – nodrošināt šā panta ceturtajā daļā minēto kvalifikācijas celšanu un profesionālās attīstības un kompetences pilnveides iespējas valsts un pašvaldību institūciju amatpersonām (darbiniekiem) Valsts administrācijas skolā, kā arī efektīvu mācību procesa pārvaldīšanu un informācijas pieejamību par rīkotajām mācībām.
Saskaņā ar Ministru kabineta 2015. gada 24. novembra noteikumu Nr.654 "Valsts administrācijas skolas nolikums" 5. punktu: "skolai ir šādas tiesības: 5.2. sniegt maksas pakalpojumus, tai skaitā nodrošinot mācības ārpus valsts mācību pasūtījumā noteiktā, iznomājot telpas un prezentācijas tehniku, organizējot mācības starptautisku projektu ietvaros; 5.4. izsniegt sertifikātus, kas apliecina attiecīgā mācību kursa apguvi vai dalību citā ar profesionālās kompetences pilnveidošanu saistītā pasākumā."
Īstenojot VAS nolikumā noteiktās tiesības sniegt maksas pakalpojumus - mācības, VAS apstrādā personu datus, tādējādi izpildot uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs. VAS apstrādā personu datus ar mērķi: 1) identificēt informācijas sistēmas lietotājus; 2) nodrošināt saziņu ar sistēmas lietotājiem un mācību dalībniekiem; 3) piedāvāt mācību dalībniekiem tiem atbilstošas mācības; 4) dalībnieku identificēšanu un iekļaušanu projekta uzraudzības rādītājos ES fondu finansētajos pasākumos; 5) sagatavot rēķinu mācību dalībniekam, kas mācības apmaksā no saviem līdzekļiem, saskaņā ar  Grāmatvedības likuma prasībām.
Lai nodrošinātu efektīvu VAS nolikumā noteikto funkciju īstenošanu, VAS ir izveidojis Mācību pārvaldības sistēmu, kas nodrošina efektīvu personu profesionālo attīstību un profesionālo kompetenču pilnveidi. Vienuviet nodrošinot iespēju iepazīties ar mācību katalogu, pieteikties mācībām, kā arī iepazīties ar mācību materiāliem un saņemt sertifikātus par pabeigtajām mācībām.

Noteikumu projektā uzskaitītie dati, kas iekļaujami par informācijas sistēmas lietotājiem, ir iedalāmi obligātajos datos, kas jānorāda visiem lietotājiem atkarībā no lomas, un izvēles dati, kuru norādīšana ir atkarīga no attiecīgā lietotāja izvēles. Proti, ja persona nenorāda tos datus, kas jāaizpilda obligāti, tā nevar izmantot informācijas sistēmu, savukārt, ja tā nenorāda datus, kuru aizpildīšana ir lietotāja ziņā, tad tas neietekmē personas iespējas izmantot informācijas sistēmu, taču, nenorādot atsevišķus datus, persona var negūt visas informācijas sistēmas piedāvātās iespējas.
Noteikumu projekta 6.1., 6.2., 6.3., 6.4.1., 6.5.1., 7.1., 7.2., 7.3., 7.4., 7.5.1., 8.1., 8.2., 8.3. un 8.5.1., apakšpunktā norādītie dati ir obligāti jānorāda, lai kļūtu par sistēmas lietotāju ar attiecīgu lomu.
Norādītie personu dati nepieciešami, lai identificētu lietotāju (vārds, uzvārds un personas kods), kā arī, lai sazinātos ar lietotāju (elektroniskā pasta adrese). Piemēram, tas ir nepieciešams saistībā ar lietotāja veiktajām darbībām informācijas sistēmā un nodrošinātu saziņu ar dalībniekiem un citiem lietotājiem. Lietotāja elektroniskā pasta adrese ir jānorāda tāda, uz kuru lietotājs saņems paziņojumus no sistēmas par mācību norisi un izmaiņām mācību norisē.
Par skolas mācību koordinatoriem, institūciju koordinatoriem, pasniedzējiem un mācību atbalsta personālu obligāti jānorāda darbavietas nosaukums, jo šo lietotāju sistēmā veicamās darbības ir tieši saistītas ar to darbavietu. Piemēram, tas nepieciešams, lai identificētu konkrētas institūcijas koordinatoru un institūcijas koordinators varētu komplektēt mācību grupas no savas institūcijas nodarbinātajiem. Savukārt attiecībā uz mācību dalībniekiem noteikumu projekta 8.4.1. apakšpunkts ir izvēles lauks, kas nav jāaizpilda obligāti visos gadījumos, jo mācību dalībnieks mācības var apmeklēt arī kā privātpersona un šajās situācijās Mācību pārvaldības sistēmā nav nepieciešams norādīt datus par darba vietu, ja mācību dalībnieks to nevēlas. Taču tajos gadījumos, kad mācības tiek finansētas no darba devēja līdzekļiem vai tās tiek apmeklētas ar darba devēja norīkojumu, tad 8.4. apakšpunkts ir obligāti aizpildāms, jo nepieciešama informācija par institūciju, kas apmaksās attiecīgo mācību izmaksas. Tādā veidā arī mācību dalībnieks tiek piesaistīts konkrētai institūcijai un institūcijas koordinatoram, komplektējot mācību grupas, šī persona parādās institūcijas mācību dalībnieku sarakstā.
Lauki, kuri nav jāaizpilda obligāti, aizpildāmi pēc lietotāja izvēles. Noteikumu projekts paredz, ka datus par tālruni norāda lietotājs pēc savas izvēles, tos norādīt nav obligāti. Lietotājam ir tiesības norādīt darba tālruņa un/vai mobilā tālruņa numuru. Norādot mobilā tālruņa numuru, mācību izmaiņu gadījumā tiek nodrošināta savlaicīga informācijas nosūtīšana uz attiecīgo numuru par gaidāmajām izmaiņām vai atgādinājums pirms mācībām īsziņas formā. Taču kā noteikts noteikumu projekta 10. punktā tālruņa numura norādīšana nav obligāta, lietotājs to var norādīt, ja vēlas. Informācijas sistēmā, sadaļā, kur iespējams ievadīt mobilā telefona numuru, tiks ietverts paziņojums, kurā tiks norādīts, ka, ievadot mobilā telefona numuru, lietotājs piekrīt saņemt atgādinājumus īsziņas formā par mācību norisi. Tādā veidā tiktu nodrošināts, ka persona tiek informēta par to, kādēļ nepieciešams viņas mobilā telefona numurs. Tā kā noteikumu projekta 6.5.2., 7.5.2. un 8.5.2. apakšpunktā ietverto datu norādīšana ir atkarīga no mācību dalībnieka izvēles, tad atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunktam šo datu apstrādes tiesiskais pamats ir mācību dalībnieka dotā piekrišanu savu personas datu apstrādei.

Noteikumu projekta 6.4.2. punktā ir prasīts norādīt mācību un institūcijas koordinatora darbavietas konta numuru, proti, šeit iekļaujams VAS vai attiecīgās institūcijas konta numurs. Tas tiek izmantots, lai VAS varētu sagatavot institūcijai rēķinu par maksas mācībām.
Savukārt mācību dalībnieka darbavietas bankas konta numura sadaļā parādās darbavietas, proti, institūcijas vai juridiskas personas, konta numurs, kas apmaksās mācību dalībnieka mācības. Arī šajos gadījumos tas nepieciešams, lai izrakstītu rēķinu.

Mācību dalībniekam, kurš Valsts administrācijas skolas mācības apmeklē kā privātpersona un pats sedz šo mācību izmaksas, nepieciešams norādīt deklarētās dzīvesvietas adresi. Tā nepieciešama, lai izrakstītu privātpersonai rēķinu par mācībām, kā arī gadījumiem, kad persona nav apmaksājusi izrakstīto rēķinu un ir nepieciešams atgūt parādu. Līdz ar to šo datu norādīšana ir obligāta tikai tad, ja mācību izmaksas sedz pats mācību dalībnieks, savukārt šie dati nav jānorāda, ja mācības apmaksā darba devējs.
Adresi nepieciešams norādīt arī tiem mācību dalībniekiem, kuru mācības tiek finansētas no Eiropas Sociālo fondu līdzekļiem. Taču šajos gadījumos to nav nepieciešams obligāti ietvert informācijas sistēmā, aizpildot informāciju atbilstoši noteikumu projekta 8. punktā norādītājam. Ja mācību dalībnieks apmeklē Eiropas Sociālo fondu finansētās mācības, tad pirms mācību uzsākšanas dalībniekam ir nepieciešams aizpildīt anketu, no kuras tiek ievākti visi nepieciešamie dati (tostarp dati par mācību dalībnieka adresi un darbavietu) atbilstoši Eiropas Savienības un Latvijas normatīvo aktu prasībām, saistībā ar Eiropas Sociālo fondu projektu īstenošanu.

Noteikumu projekta 9. punkts paredz, ka papildus šo noteikumu 8. punktā minētajiem datiem par mācību dalībniekiem, kuri piedalās mācību pasākumos, kas tiek finansēti no Eiropas Savienības fondu līdzekļiem, iekļauj datus saskaņā ar Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajām prasībām par Eiropas Savienības fondu īstenošanu.

VAS īsteno Eiropas Sociālo fondu projektus (K un U projekts). K projekta ietvaros mācību dalībniekiem tiek nodrošināta profesionālā pilnveide par tādām tēmām kā tiesiskais regulējums, normatīvisma mazināšana, valsts un privātā sektora sadarbība, valsts pārvaldes komunikācija ar uzņēmējiem, klientorientēta pārvaldība, publiskie pakalpojumi, uzņēmējdarbības pamati, godīga konkurence un konkurētspējas veicināšana, eksporta veicināšana, inovatīvu mazo un vidējo uzņēmumu atbalsts un citām tēmām. Savukārt U projekta mērķis ir sniegt Latvijas valsts pārvaldē nodarbinātajiem nepieciešamās kompetences korupcijas atpazīšanai, risku identificēšanai, interešu konflikta novēršanai, izmeklēšanas un operatīvās darbības stiprināšanai, nodrošinot korupcijas novēršanu un ēnu ekonomikas mazināšanu.
 
Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) Nr. 1304/2013 (2013. gada 17. decembris) par Eiropas Sociālo fondu un ar ko atceļ Padomes Regulu (EK) Nr.1081/2006 (turpmāk – Regula Nr.1304/2013) I un II pielikumā ir noteikti dati, kas jāsniedz par katru no dalībniekiem. Dalībnieki šīs regulas izpratnē ir personas, kas tieši gūst labumu no Eiropas Sociālā fonda intervences un kuras var identificēt un kurām var lūgt sniegt informāciju par to raksturojumu, un kurām paredzēti īpaši izdevumi.

Regulā minētās prasības ir ietvertas arī Ministru kabineta 2015. gada 10. februāra noteikumos Nr.77 "Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektu pārbaužu veikšanas kārtība 2014.-2020. gada plānošanas periodā" (turpmāk – Noteikumi Nr.77).  Noteikumu Nr.77 53.¹ punkts paredz, ka finansējuma saņēmējs saskaņā ar līgumu vai vienošanos par projekta īstenošanu reizi gadā līdz 30. janvārim (par iepriekšējo kalendāra gadu) un, ja attiecināms, arī kopā ar noslēguma maksājuma pieprasījumu iesniedz sadarbības iestādē pārskatu par projekta dalībniekiem (2.¹ pielikums), izmantojot vadības informācijas sistēmu. Šo pašu noteikumu 53.² punktā ir noteikts, ka finansējuma saņēmējs pārskatā par projekta dalībniekiem apkopo un iekļauj datus (tai skaitā Regulas Nr. 1304/2013 I un II pielikumā noteiktos datus), kas nepieciešami pārbaudei, revīzijai, uzraudzībai, izvērtēšanai, finanšu pārvaldībai un ziņu iesniegšanai Eiropas Komisijā. Noteikumu Nr.77 2.¹ pielikuma 2. tabulā ietverti tie dati, kas finansējuma saņēmējam jānorāda, lai izpildītu noteiktās prasības un sniegtu informāciju par projekta dalībniekiem.

Ministru kabineta 2015. gada 14. jūlija noteikumu Nr.389 "Darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 3.4.2. specifiskā atbalsta mērķa "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide, publisko pakalpojumu un sociālā dialoga attīstība mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas sekmēšanai" 3.4.2.1. pasākuma "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide labāka tiesiskā regulējuma izstrādē mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas jomās" īstenošanas noteikumi" (turpmāk – Noteikumu Nr.389) 24.5. apakšpunkts paredz, ka "īstenojot projektu, finansējuma saņēmējs uzkrāj datus par projekta ietvaros atbalstu saņēmušajām personām atbilstoši normatīvajiem aktiem, kas nosaka Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektu pārbaužu veikšanas kārtību 2014.–2020. gada plānošanas periodā, un pārskatā par projekta dalībniekiem noteiktajiem datiem, kas izriet no Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 17. decembra Regulas Nr. 1304/2013 par Eiropas Sociālo fondu un ar ko atceļ Padomes Regulu (EK) Nr. 1081/2006, 1. pielikumā ietvertajiem Eiropas Sociālā fonda kopējiem tūlītējiem rezultāta rādītājiem, tai skaitā datus par dalībniekiem, kas pēc dalības pasākumā iesaistīti izglītībā vai apmācībā, un dalībniekiem, kas pēc dalības pasākumā ieguvuši kvalifikāciju. Informācijas uzkrāšana par Eiropas Sociālā fonda kopējiem tūlītējiem rezultāta rādītājiem ir attiecināma uz apmācībām, kuru ilgums pārsniedz 64 apmācību stundas."

Noteikumu Nr.389 24.³ punktā ir noteikts, ka "šo noteikumu 24.5. apakšpunktā minētās prasības par datu uzkrāšanu nav attiecināmas uz datiem par dalībnieku dalījumu pēc statusa darba tirgū, dalībnieku invaliditātes statusu, bezpajumtniekiem vai mājokli zaudējušām personām un tūlītējiem rādītājiem (dati par dalībnieku mēnesi pēc dalības pabeigšanas) attiecībā uz neaktīviem dalībniekiem, kas pēc dalības pasākumā sākuši darba meklējumus, nodarbinātībā iesaistītiem dalībniekiem, tostarp pašnodarbinātajiem pēc dalības pasākumā, un nelabvēlīgā situācijā esošiem dalībniekiem, kas pēc dalības pasākumā sākuši darba meklējumus, iesaistījušies izglītībā vai apmācībā, kvalifikācijas ieguvē vai nodarbinātībā, tostarp pašnodarbinātajiem." Izdarot grozījumus Noteikumos Nr.389 un papildinot tos ar 24.³ punktu, anotācijā norādīts, ka "[..]grozījums noteikumu Nr. 389 24.³ punktā paredz, ka Ministru kabineta 2015. gada 10. februāra noteikumu Nr. 77 "Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektu pārbaužu veikšanas kārtība 2014.–2020. gada plānošanas periodā" 2.¹ pielikuma 2. tabulas 2. sadaļā, kā arī 3.3., 5., 8.1. un 8.4. ailē minētie dati neattiecas uz 3.4.2.1. pasākuma mērķa grupu, savukārt 3.2. un 8.5. ailē minētie dati finansējuma saņēmējam nav jāuzkrāj, jo to uzkrāšanu un apkopošanu nodrošina Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmas 2014.–2020. gadam funkcionalitāte. Tādējādi finansējuma saņēmējiem tiks mazināts administratīvais slogs, jo vairs nebūs pienākuma tehniski apkopot datus, kas nav attiecināmi uz 3.4.2.1. pasākuma mērķa grupu."[2]

Pamatojoties uz iepriekš minēto VAS kā Eiropas Sociālā fonda finansējuma saņēmējai papildus noteikumu projekta 8. punktā minētajiem datiem (vārds, uzvārds, personas kods, kontaktinformācija) ir jāievāc informācija par mācību dalībnieku: vecumu, dzimumu, dzīvesvietu un darbavietu, izglītības līmeni, to, vai mācību dalībnieks ir migrants, dalībnieks ar ārvalstu izcelsmi, minoritāte, persona no lauku apvidus vai nelabvēlīgā situācijā esošām persona. Minētie dati tiek ievākti mācību dalībniekam aizpildot atsevišķu anketu pirms tādu mācību uzsākšanas, kuras finansē no Eiropas Sociālo fondu līdzekļiem.
Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta 1. punktā ir noteikts, kādi dati ir uzskatāmi par īpašas kategorijas personas datiem, proti, tie ir dati, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību vai dalību arodbiedrībās, un ģenētisko datu, biometrisko datu, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju, veselības datu vai datu par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju. Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta 2. punkta b) apakšpunktu ir pieļaujama īpašu kategoriju personas datu apstrāde, ja tā ir vajadzīga, lai realizētu pārziņa pienākumus un īstenotu pārziņa un datu subjekta konkrētas tiesības nodarbinātības, sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā, ciktāl to pieļauj Savienības vai dalībvalsts tiesību akti vai koplīgums atbilstīgi dalībvalsts tiesību aktiem, paredzot piemērotas garantijas datu subjekta pamattiesībām un interesēm.
Par īpašas kategorijas personas datiem uzskatāmi dati, kas prasa personai norādīt, vai persona ir migrants un vai pieder pie kādas minoritātes, kā arī dati par to vai persona ir nonākusi nelabvēlīgā situācijā. Persona norādot, ka tā pieder kādai minoritātei (romi), var atklāt informāciju par savu rasi vai etnisko piederību. Savukārt sadaļā par personām, kas nonākušas nelabvēlīgā situācijā, iekļaujama informācija par personām: ar prognozējamu invaliditāti; ar atkarību no psihoaktīvām vielām. Līdz ar to šajā gadījumā apstrādātie dati var liecināt par personas veselības stāvokli un personas veselības dati ir uzskatāmi par īpašu kategoriju personas datiem.

Noteikumu projekta 9. punktā minētie dati, tostarp īpašu kategoriju personu dati tiek ievākti tikai no mācību dalībniekiem, kas piedalās mācībās, kas finansētas no Eiropas Savienības fondu līdzekļiem. Tādējādi par mācību dalībniekiem, kas nepiedalās Eiropas Savienības fondu finansētajās mācības, šos datus nav nepieciešams norādīt. Mācību dalībnieki, kas piedalās Eiropas Savienības fondu finansētajās mācībās, aizpilda atsevišķu anketu norādot nepieciešamos datus.
Noteikumu projekta 8. un 9. punktā minēto dalībnieku datus normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, kārtībā un apjomā nodod Eiropas Savienības fondu sadarbības iestādei – Centrālajai finanšu un līgumu aģentūrai un citām Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistītajām nacionālajām iestādēm, Latvijas un starptautiskām revīzijas iestādēm, kuru kompetencē ir Eiropas Savienības fondu izdevumu un līgumsaistību izpildes kontrole un revīzija, pēc to pieprasījuma.

Noteikumu projekta 9. punktā nav iekļauta tieša atsauce uz Regulu Nr.1304/2013, jo pašreizējais Eiropas Savienības fondu apgūšanas periods beigsies 2023. gadā (pasākumus plānots īstenot līdz 2022. gadam). Taču nākotnē iespējams, ka Valsts administrācijas skola īstenos citus Eiropas Savienības fondu projektus, tādēļ, lai regulējums būtu pēc iespējas plašāk piemērojams, tas formulēts vispārīgi, nenosaucot konkrētus Eiropas Savienības vai Latvijas Republikas normatīvos aktus par Eiropas Savienības fondu īstenošanu.

Datu iekļaušana informācijas sistēmā un to apstrādes kārtība
Noteikumu projekta 14. punktā paredzēts, ka datus informācijas sistēmā iekļauj un aktualizē:
1) informācijas sistēmas administrators;
2) mācību koordinatori;
3) institūciju koordinatori;
4) pasniedzēji;
5) mācību dalībnieki;
6) mācību atbalsta personāls.
Katrai no šo lietotāju grupām noteikumu projektā noteikts savs datu apjoms, ko konkrētais lietotājs iekļauj informācijas sistēmā.
Primāri datus informācijas sistēma par sevi iekļauj pats lietotājs. Taču pieļaujams, ka šos datus iekļauj arī cits lietotājs, kurš attiecīgi norādīts noteikumu projekta 14. punktā. Tādēļ no noteikumu projekta 14. punkta izriet, ka vienus un tos pašus datus informācijas sistēmā var iekļaut vairāki lietotāji.

Saskaņā ar noteikumu projekta 15. punktu informācijas sistēmā lietotāji var identificēties divos veidos, izmantojot:
1) Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošā valsts informācijas sistēmu savienotāja koplietošanas personas identifikācijas risinājumu;
2) informācijas sistēmas administratora piešķirtu lietotājvārdu un paroli.
Identificējoties informācijas sistēmā izmantojot Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošā valsts informācijas sistēmu savienotāja koplietošanas personas identifikācijas risinājumu (piemēram, eID, elektronisko parakstu vai tās kredītiestādes elektronisko norēķinu sistēmas identifikācijas līdzekli), identifikācijas nolūkā, dalībnieka dati (vārds, uzvārds, personas kods) tiks nosūtīti e-pakalpojuma sniedzējam – Valsts administrācijas skolai. Pēc identifikācijas mācību dalībniekam ir jānorāda sava e-pasta adrese, uz kuru tiks sūtīti paziņojumi un atgādinājumi par mācībām, kā arī nodrošināta komunikācija starp Valsts administrācijas skolu un sistēmas lietotāju. Mācību dalībnieks var sistēmā papildus arī norādīt citu informāciju, kas minēta šo noteikuma projekta 8. punktā.

Pirmreizēji identificējoties informācijas sistēmā, izmantojot Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošā valsts informācijas sistēmu savienotāja koplietošanas personas identifikācijas risinājumu, personas dati tiek nodoti Valsts administrācijas skolai un vienlaikus šie dati tiek iekļauti Mācību pārvaldības sistēmā. Tādējādi šajos gadījumos datus par sevi sistēmā iekļauj pati persona, nevis kāds cits informācijas sistēmas lietotājs. Taču minētos datus, kas tiek nodoti identificējoties, var iekļaut arī kāds cits lietotājs atbilstoši noteikumu projekta 14. punktā noteiktajam. Piemēram, mācību dalībnieka datus informācijas sistēmā var iekļaut arī institūcijas koordinators, kuram ir tiesības reģistrēt un pievienot jaunus mācību dalībniekus no savas institūcijas. Ja mācību dalībnieka datus informācijas sistēmā iekļauj institūcijas koordinators nevis attiecīgā persona, tad par mācību dalībnieku norāda vārdu (vārdus), uzvārdu, personas kodu un elektroniskā pasta adresi. Ņemot vērā, ka institūcijas koordinators ir piesaistīts konkrētai institūcijai, arī ievadot mācību dalībnieku datus, šīs personas tiks pievienotas pie attiecīgās institūcijas, tādējādi norādot informāciju par mācību dalībnieku darbavietu. Kā iepriekš norādīts, gadījumos, kad mācību dalībnieku mācības tiek finansētas no darba devēja līdzekļiem vai tās tiek apmeklētas ar darba devēja rīkojumu, tad informācija par darbavietu ir jāaizpilda obligāti, jo nepieciešama informācija par institūciju, kas apmaksās attiecīgo mācību izmaksas. Dati par darbavietu nepieciešami arī, lai institūciju koordinators varētu nodrošināt savas iestādes mācību dalībnieku pieteikšanu mācībām un mācību grupu komplektēšanu.

Pieteikties mācībām informācijas sistēmā var pats mācību dalībnieks, identificējoties MPS un mācību katalogā, izvēloties mācības, kuras vēlas apmeklēt.
Tajos gadījumos, kad mācību dalībnieku uz mācībām norīko institūcija, institūcijas koordinators komplektē mācību grupas no savas institūcijas mācību dalībniekiem. Savukārt, lai pieteiktos Eiropas Savienības fondu projektu finansētajām mācībām, mācību koordinators nosūta uzdevumu institūcijas koordinatoram, komplektēt mācību grupu.

Valsts un pašvaldību institūcijai ir tiesības nominēt atbildīgo darbinieku, kuram tiek piešķirtas "institūcijas koordinatora" tiesības, lai varētu centralizēti komplektēt (reģistrēt) savas iestādes nodarbinātos uz mācību grupām. Iestādes koordinatoram ir tiesības skatīt, rediģēt un pievienot jaunus mācību dalībniekus reģistrā "Mācību dalībnieki" un tiesības komplektēt dalībniekus uz mācību pasākumiem, kā arī aplūkot savas institūcijas mācību dalībnieku iegūtos sertifikātus.
Institūcijas koordinators var ievadīt dalībniekus pa vienam, vai arī importēt ar excel datnes palīdzību. Excel datnē obligāti jānorāda mācību dalībnieka vārds, uzvārds, personas kods un e-pasts.
Institūcijas koordinatoram mācību dalībnieks sistēmā ir jāievada tikai vienreiz, tas nav jādara katru reizi, kad mācību dalībnieks jāpiesaka mācībām.
Institūcija mācību pārvaldības sistēmā ievada tos nodarbinātos, kas piedalīsies Valsts administrācijas skolas mācībās, jo Valsts administrācijas skolai ir nepieciešami dati tikai par tiem mācību dalībniekiem, kas piedalās mācībās, nevis visiem institūcijā nodarbinātajiem. Turklāt jāņem vērā, ka iestādei ir jānodrošina savu nodarbināto datu aizsardzība, kā arī jāievēro Vispārīgās datu aizsardzības regulas 5. panta 1. punkta b) apakšpunkts, kurš paredz, ka personas dati tiek vākti tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveic ar minētajiem nolūkiem nesavienojamā veidā.

Noteikumu projekta 19. punktā noteikts. kādiem datiem var piekļūt katra no lietotāju grupām.

Noteikumu projektā paredzēts, ka privātpersonas un valsts un pašvaldību institūcijas, atbilstoši noteikumos paredzētajam mērķim, varēs bez maksas saņemt ziņas no informācijas sistēmas. Privātpersona varēs saņemt ziņas par sevi, savukārt valsts un pašvaldību institūcijas - mācību statistikas datus par savas iestādes nodarbinātajiem. Valsts un pašvaldību institūcijām ir tiesības prasīt mācību statistikas datus par savu iestāžu nodarbinātajiem, proti kopsavilkumu, cik nodarbinātie konkrētā laika periodā ir apmeklējuši mācības no konkrētās iestādes. Minēto informāciju institūcijas var izmantot, lai plānotu personāla stratēģiju un pārliecinātos par finansējuma izlietojumu, kā arī citiem mērķiem.
Citas personas informāciju no MPS var pieprasīt Informācijas atklātības likumā noteiktajā kārtībā.

Noteikumu projekta 21. punktā ietverts vienots princips, ka datus par mācību dalībniekiem, mācību koordinatoriem, institūciju koordinatoriem, pasniedzējiem un mācību atbalsta personālu glabā trīs gadus, jo dati par šiem lietotājiem ir ar mācību procesu nesaraujami saistīta informācija, kas nepieciešama, lai sekmīgi plānotu un nodrošinātu mācību procesu VAS. Vienlaikus ir noteikts atšķirīgs laika atskaites brīdis, proti datus par mācību dalībniekiem glabā trīs gadus pēc mācību noslēguma, savukārt datus par mācību koordinatoriem, institūciju koordinatoriem pasniedzējiem un mācību atbalsta personālu glabā trīs gadus pēc sistēmas lietotāju tiesību beigām, pēc glabāšanas termiņa beigām dati tiks dzēsti.
MPS uzkrātos datus par mācību dalībniekiem, tostarp datus par mācību dalībniekam izsniegtajiem sertifikātiem un apmeklētajām mācībām nepieciešams glabāt, lai analizētu mācību vajadzības un izstrādātu turpmākus plānus mācību nodrošināšanai.  Minētie dati glabājami trīs gadus arī tādēļ, lai mācību dalībniekiem būtu iespējams piekļūt saviem sertifikātiem un aktuālo un pabeigto mācību materiāliem. Turklāt jāņem vērā, ka valsts pārvaldē nodarbinātie regulāri mācās un attīsta savas kompetences, tādēļ nebūtu samērīgi noteikt nesamērīgi īsu datu glabāšanas termiņu, jo tas radītu situāciju, ka katru reizi pēc šī termiņa beigām tiktu dzēsti mācību dalībnieka dati un dalībnieks nevarētu piekļūt nedz saviem sertifikātiem, nedz mācību materiāliem, kā arī prasītu papildus darbu no institūciju koordinatoriem, lai atkārtoti ievadītu šos nodarbinātos informācijas sistēmā.
Ir svarīgi ņemt vērā, ka gadījumos, kad lietotājam tiek anulētas mācību koordinatora vai institūciju koordinatora tiesības, šis lietotājs var saglabāt mācību dalībnieka statusu. Šāda situācija var veidoties, jo arī mācību koordinators vai institūciju koordinators var būt mācību dalībnieks, proti ar darba devēja rīkojumu var tikt nosūtīts apgūt konkrētas mācības.
Mācību koordinatoru, institūciju koordinatoru, pasniedzēju un mācību atbalsta personāla datu glabāšanas termiņš ir noteikts trīs gadi pēc sistēmas lietotāja tiesību beigām. Šāds datu glabāšanas termiņš ir noteikts, jo mācības Valsts administrācijas skolā atkārtojas cikliski. Ne visas mācības atkārtojas ar vienādu regularitāti, tas atkarīgs no pieprasījuma un plānotā grafika. Tādēļ ņemot vērā līdzšinējo pieredzi mācību organizēšanā, noteikts trīs gadu termiņš, lai neveidotu lieku administratīvo slogu, katru reizi pēc mācību cikla beigām dzēšot attiecīgā lietotāja datus, jo pēc noteikta laika tos atkārtoti būs nepieciešams ievadīt sistēma. Tādā veidā tiek nodrošināta pārskatāmāka mācību procesa plānošana un organizēšana, pamatojoties uz izstrādāto mācību plānu. Vienlaikus trīs gadu termiņš datu glabāšanai ir izraudzīts arī tāpēc, ka VAS mācību pakalpojumus iepērk vidēji uz divu līdz trīs gadu periodu, nodrošinot ciklisku sadarbību, vienādo mācību tēmu mācību kursi tiek ieplānoti vairākas reizes gadā, atkārtojot pieprasītās tēmas gadu no gada.

Minētais glabāšanas termiņš neattieksies uz Eiropas Savienības fondu līdzfinansēto mācību dalībnieku personas datu glabāšanu, jo projektu ietvaros apmācības noslēgsies 2022. gada 30. jūnijā. Par projektu dalībniekiem Valsts administrācijas skolai ir pienākums datus glabāt līdz 2032. gada 31. decembrim. Taču ņemot vērā, ka arī nākotnē ir iespējama jaunu projektu īstenošana, kuru ietvaros būs nepieciešams glabāt personu datus saskaņā ar Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem par Eiropas Savienības fondu īstenošanu, noteikumu projekta 22. punktā nav ietverts konkrēts datu glabāšanas termiņš.

Ņemot vērā sistēmā apstrādājamos datus un to apmēru, VAS veiks pilnvērtīgu izvērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību.


[2] Grozījumu Ministru kabineta 2015. gada 14. jūlija noteikumos Nr. 389 "Darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 3.4.2. specifiskā atbalsta mērķa "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide, publisko pakalpojumu un sociālā dialoga attīstība mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas sekmēšanai" 3.4.2.1. pasākuma "Valsts pārvaldes profesionālā pilnveide labāka tiesiskā regulējuma izstrādē mazo un vidējo komersantu atbalsta, korupcijas novēršanas un ēnu ekonomikas mazināšanas jomās" īstenošanas noteikumi" sākotnējās ietekmes novērtējuma ziņojums (anotācija). Pieejams: http://tap.mk.gov.lv/doc/2019_05/VK_Anot_groz389_240519.945.doc