Anotācija (ex-ante)

Tā kā Noteikumu Nr. 217 6. punktā ir nostiprināta iespēja identificēties personām, izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, tad tas attiecīgi ierobežo personu loku, kas procesos elektroniskā vidē izmanto e-lietas portālu, lai iepazītos ar lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem. Lai veicinātu plašāku e-lietas portāla lietojamību un nodrošinātu iespēju saņemt un iepazīties ar lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem arī personām, kurām nav attiecīgo identificēšanās līdzekļu, bija jārod atbilstošs un drošs veids šādas iespējas nodrošināšanai. Līdz ar to ir meklēti risinājumi, kas radītu iespēju piekļūt lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem skatīšanās režīmā, t.sk. nodrošinot iespēju izgūt dokumentus no e-lietas portāla personām, kuru rīcībā nav kvalificētu paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļu (piemēram, ieslodzījumā esošas personas; personas, kuru rīcībā nav personas apliecības; personas, kurām nav atbilstošu tehnisko līdzekļu u.c.). Vienlaikus, izvērtējot drošības riskus, nav paredzēts atļaut personām, kuras neizmanto tādus elektroniskās identifikācijas veidus, kuri nav pielīdzināmi fiziskās personas identitātes pārbaudei klātienē, iesniegt e-lietas portālā tiesai vai prokuratūrai pieteikumus, iesniegumus u.c. procesuālos dokumentus. Minētais risinājums ir atbilstošs veids, kā nodrošināt atsevišķām personu grupām piekļuvi lietas materiāliem skatīšanās režīmā, nodrošinot iespēju arī lejupielādēt nepieciešamos lietas materiālus, tādējādi padarot e‑lietas portālu pieejamu un samazinot riskus līdz minimumam gan no tiesiskā aspekta, gan arī attiecībā uz personas tiesību aizskārumu digitālā risinājuma ietvaros.

Lai nodrošinātu personām iespēju piekļūt lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem skatīšanās režīmā, nodrošinot iespēju arī lejupielādēt nepieciešamos lietas materiālus:
1. Tiesu administrācija piešķir valsts un pašvaldības iestādes atsevišķiem pārstāvjiem piekļuvi e-lietas portāla administratora videi identifikācijas līdzekļu – lietotājvārda un paroles – izsniegšanai.
2. Valsts un pašvaldības amatpersona vai norīkotais darbinieks (piemēram, tiesneša palīgs), personai ierodoties klātienē, pārbauda personas identitāti, lūdzot uzrādīt personu apliecinošu dokumentu, vai pārliecinās par personas identitāti iestādei normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un tehniski pieejamā veidā. Brīdī, kad persona ir identificēta, iestādes atbildīgā persona administratora vidē izveido piekļuves rekvizītus un izsniedz tos personai uz 24 mēnešiem. Personām izsniegtie piekļuves rekvizīti – lietotājvārds un parole - bloķēsies pēc 24 mēnešiem automātiski. Informācija par rekvizītu derīguma termiņu tiks norādīta vienuviet ar identifikācijas līdzekļiem, proti, ka identifikācijas līdzekļi ir derīgi 24 mēnešus no izsniegšanas brīža. Tāpat tiks izvērtēts arī atbilstošākais tehniskais risinājums, lai informētu personu ar tehniskiem līdzekļiem (piemēram, paziņojuma parādīšanās lietotājam, brīdī, kad pieslēdzas e-lietas portālā). Attiecīgi personai, ja tai vēl nebūs stājies spēkā galīgais nolēmums, būs jādodas atkārtoti uz valsts vai pašvaldības iestādi, lai saņemtu jaunus identifikācijas līdzekļus – lietotājvārdu un paroli.
3. Persona identificējas e-lietas portālā, izmantojot valsts vai pašvaldības iestādē izsniegtos identificēšanās līdzekļus – lietotājvārdu un paroli, bet tai nav pieejama e-veidlapu un procesuālu dokumentu iesniegšanas funkcionalitāte, līdz ar to persona nevarēs iesniegt jebkāda veida pieteikumus, sūdzības u.tml., proti, persona, pieslēdzoties e-lietas portālam, izmantojot valsts vai pašvaldības iestādē izsniegto lietotājvārdu un paroli, varēs iepazīties tikai ar lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem, ar kuriem tai ir tiesības iepazīties atbilstoši procesu normatīvajos aktos nostiprinātajam regulējumam. Šajā gadījumā, personai tiek nodrošināta identiska informācijas pieejamība, līdzīgi kā gadījumā, kad procesa virzītājs vai tiesa personai nodrošina iespēju iepazīties un saņemt lietas materiālus papīra formātā. Personai e-lietas portālā ir jāidentificējas 7 dienu laikā pēc lietotājvārda un paroles izsniegšanas un, pirmo reizi pieslēdzoties e-lietas portālam, būs obligāti jānomaina sākotnēji izsniegtā parole. Tehniskais risinājums nodrošinās, ka personas varēs ievadīt paroli, kas atbilstu Ministru kabineta 2015. gada 28. jūlija noteikumu Nr. 442 "Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām" 15.4. punktā noteiktajām prasībām, t.i., ka sistēmas lietotāja paroles garums nav mazāks par deviņām rakstu zīmēm un satur vismaz vienu lielo latīņu alfabēta burtu un mazo latīņu alfabēta burtu, kā arī ciparu vai speciālu simbolu. Tāpat tehniskajā risinājumā tiks nodrošinātas pārējās minēto noteikumu 15.punkta noteiktās prasības attiecībā uz paroles ievadi.
Personai, kura identificēsies e-lietas portālā, izmantojot kvalificētus elektroniskās identifikācijas līdzekļus (Smart-ID), būs nodrošinātas e-lietas portālā tādas pašas piekļuves tiesības, kā personai, kura identificēsies e-lietas portālā, izmantojot valsts vai pašvaldības iestādē izsniegtos identificēšanās līdzekļus – lietotājvārdu un paroli.
Ja personai būs nepieciešamība sazināties ar iestādi elektroniski, tai būs nepieciešams elektroniski identificēties e-lietas portālā, izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas rīkus (eID, eMobile, eParaksts) vai izmantot citu saziņas veidus, piemēram oficiālo elektronisko adresi. 
Papildus norādām, ka nerezidentam, tāpat kā jebkuram citam lietas dalībniekam, izsniedzot lietotājvārdu un paroli, tā identitāte ir pārbaudāma iestādē klātienē. Nerezidentam tiek nodrošināta piekļuve konkrētiem lietas materiāliem, ar kuriem tam ir tiesības iepazīties atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktajam regulējumam. Ņemot vērā informācijas saturu, kāds tiek apstrādāts e-lietas platformā un pieejams e-lietas portālā, tad, lai novērstu riskus, ka minētai informācijai varētu piekļūt persona, kas nav identificēta valsts vai pašvaldības iestādē klātienē, šobrīd nav saskatāma iespēja attālināti izsniegt e-lietas portāla piekļuves rekvizītus - lietotājvārdu un paroli.

Lai iezīmētu nepārprotamu atšķirību starp identificēšanās veidiem e-lietas portālā, jaunā redakcijā ir izteikts Noteikumu Nr.217 6. punkts un II nodaļa tiek papildināta ar jaunu 6.² punktu, kurā tiek nodefinētas piekļuves tiesības, atkarībā no veida, kādā persona elektroniski identificējas e-lietas portālā.
Noteikumu projektā ietvertais regulējums par personas identificēšanās iespēju e-lietas portālā, izmantojot kvalificētos elektroniskās identifikācijas līdzekļus vai valsts vai pašvaldības iestādē izsniegtus identifikācijas līdzekļus – lietotājvārdu un paroli, stājas spēkā 2024. gada 1. aprīlī. Šāds termiņš noteikts, lai būtu iespēja ieviest tehnisko risinājumu, nošķirot piekļuves tiesības atkarībā no personas izmantotā identifikācijas līdzekļa, un izstrādāt paroles nomaiņas iespēju pēc pirmreizējās pieslēgšanās, kā arī lai būtu iespēja apmācīt atbildīgās valsts un pašvaldības amatpersonas un norīkotos darbiniekus identifikācijas līdzekļu izsniegšanai. Taču attiecībā uz personām, kurām piemērots brīvības atņemšanas sods vai kuras ir apcietinājumā, noteikumu projekta 1.,2. un 3. punkts piemērojams sākot ar 2026. gada 1. janvāri, minētais termiņš noteikts, jo šobrīd personām, kas atrodas ieslodzījuma vietās, nav iespējams nodrošināt piekļuvi e-lietas portālam. Tas nozīmē, ka ieslodzītajiem arī turpmāk tiks nodrošināta iespēja iepazīties ar lietas materiāliem līdzšinējā kārtībā.

Šobrīd Noteikumu Nr. 217 7. punktā ir paredzēts, ka auditācijas pierakstus glabā 24 mēnešus, taču atbilstoši Ministru kabineta dotajam uzdevumam Tieslietu ministrija ir veikusi e-lietas platformā esošo auditācijas pierakstu veidu izvērtējumu, un secinājusi, ka atsevišķus auditācijas pierakstus ir nepieciešams glabāt ilgāk par šobrīd noteikumos ietverto termiņu. Minēto termiņu pagarinājums ir saistīts ar auditācijas pieraksta ilgtspējīgu izmantošanu, lai nodrošinātu izsekojamību datu apritei starp pamatdarbības informācijas sistēmām, identificēšanās faktu e-lietas portālā un tiesību piešķiršanu lietas materiālu aplūkošanai e-lietas portālā.
Jāpiemin, ka Tieslietu padome 2023. gada 13. janvārī izskatīja Tiesu administrācijas sagatavoto rīcības plānu elektronisku lietu izskatīšanai ieviesto tehnisko risinājumu pilnveidei, kas izstrādāts balstoties uz Tieslietu padomes un tiesas pieteiktajiem nepieciešamajiem uzlabojumiem. Minētais rīcības plāns ietvēra arī uzdevumu saistībā ar auditācijas pierakstiem, kas atspoguļo lietas dalībnieka iepazīšanos ar lietas materiāliem e-lietas portālā, gadījumos, ja pastāv strīds, vai lietas dalībniekam ir bijuši pieejami lietas materiāli. Līdz ar to, lai pastāvētu iespēja izgūt šādu informāciju tiesas vajadzībām, piemēram, pārskata veidā, tad ir jāparedz arī atsevišķu auditācijas pierakstu veidu glabāšana ilgāku laiku, nekā šobrīd ir paredzēts Noteikumu Nr. 217 7. punktā.

Diferencējot auditācijas pierakstu glabāšanas termiņus, noteikumu projekta 4. punktā ir paredzēts izteikt Noteikumu Nr. 217 7. punktu jaunā redakcijā, paredzot, ka vairums e-lietas platformas auditācijas pierakstu glabāsies 24 mēnešus, bet attiecībā uz atsevišķiem auditācijas pierakstu veidiem tiek noteikts atšķirīgs glabāšanas termiņš. Noteikumu projektā piedāvātajā 7. punkta redakcijā tiek izdalīti divi e-lietas platformas koplietošanas risinājumi – elektronisko lietu katalogs un e-lietas portāls, kuros atsevišķiem auditācijas pierakstiem nepieciešams ilgāks glabāšanas termiņš – pieci gadi. Pārskatot un izanalizējot e-lietas platformas koplietošanas risinājumos uzkrājošos auditācijas pierakstus, tika vērtēta e-lietas datu tālākā apstrāde un izmantojamība. Izvērtējot no sadarbības partneriem (Iekšlietu ministrija, Latvijas Republikas prokuratūra) sniegto informāciju un aplūkojot vispārpieejamos tiesu statistikas datus par laika posmu, kāds ir no lietas ierosināšanas brīža līdz lietas iztiesāšanas brīdim, tika secināts, lai elektroniskā vidē īstenotu procesu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas, vidēji ir nepieciešami divi gadi (proti, no kriminālprocesa ierosināšanas līdz tiesas nolēmuma spēkā stāšanās brīdim paiet vidēji divi gadi). Savukārt, izstrādājot Ministru kabineta 2022. gada 6. decembra noteikumus Nr.766 "E-lietas datu arhivēšanas noteikumi", ar jomas ekspertiem tika izvērtēts, ka trīs gadi būtu pietiekami ilgs laiks, lai var piekļūt e-lietas platformā esošiem datiem pēc procesa izbeigšanas gan attiecīgas valsts un pašvaldības iestāžu amatpersonas, gan arī personas, kurām ir nepieciešamība šajā periodā īstenot savu interešu aizstāvību vai arī ir vēlme atkārtoti ielūkoties savas lietas materiālos. Proti, minētajā laika posmā persona, kura ir bijusi dalībnieks attiecīgajā procesā elektroniskā vidē, var pilnvērtīgi īstenot savas tiesības un iepazīties ar lietas materiāliem un dokumentiem e-lietas portālā visu procesa īstenošanas laiku, kā arī tiek nodrošināta personai iespēja realizēt savas tiesības noteiktu laiku pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās. Piemēram, saistībā ar Kriminālprocesa likuma 653. pantu par sodāmības noņemšanu vai tiesībām uz apžēlošanu atbilstoši Apžēlošanas likumam, kā arī kriminālprocesa ietvaros atbilstoši Kriminālprocesa likuma 656. panta trešajā daļā noteiktajam – pastāv iespējas kriminālprocesa atjaunošanai sakarā ar jaunatklātiem apstākļiem, kā arī administratīvā procesa un administratīvā pārkāpuma procesa ietvaros,  lai ierosinātu lietas izskatīšanu sakarā ar jaunatklātiem apstākļiem, termiņš ir trīs gadi pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās brīža. Līdz ar to, sasummējot minēto divu gadu un trīs gadu termiņus, iegūstam noteikumu projekta 4. punktā piedāvāto termiņu – piecus gadus.
Valsts un pašvaldības iestādes nodrošina iespēju iepazīties ar lietas materiāliem lietas dalībniekiem atbilstoši tam piekrītošajām procesuālajām tiesībām. Attiecīgi par šādu tiesību piešķīrumu ir nepieciešamība saglabāt auditācijas pierakstus, kas atspoguļo valsts un pašvaldības amatpersonu izsniegtās piekļuves lietotājam piekļūšanai e-lietas portālā. Minēto informāciju ir būtiski saglabāt gan raugoties no procesos iesaistītām personām, kuras var saskatīt savu interešu aizskārumu, piemēram, nesaņemot attiecīgu piekļuvi personai būtiskam lietu materiālam. Vai tieši pretēji, var tikt konstatēts, ka kādam no lietas dalībniekiem ir piešķirta piekļuve lietas materiāliem, kam noteikts ierobežotas pieejamības statuss, un kuru nebija paredzēts kopīgot ar šo personu. Tāpat ir saglabājami dati par datu apmaiņu starp pamatdarbības informācijas sistēmām. Šie dati ir būtiski, lai izsekotu datu apriti, un tādējādi novērstu datu aprites kļūdas, kas varētu skart personas intereses. Piemēram, ja datu aprite starp Tiesu informatīvo sistēmu un Sodu reģistru nav notikusi atbilstoši, tad tas vistiešākā mērā var skart personas tiesības (piemēram, ierobežojums, ko atcēlusi tiesa, bet par to nav paziņots Sodu reģistram, var skart personas tiesības izceļot no valsts, ieņemt amatu vai tml.). Līdz ar to, ir svarīgi saglabāt šādus auditācijas pierakstus arī iestāžu savstarpējā atbildības sadalījumā, iestājoties gadījumam, kad ir jāvērtē personas tiesību aizskāruma apmērs neatbilstošas datu aprites dēļ. Attiecībā par datu dzēšanu un labošanu auditācijas pieraksti saglabājas tieši attiecībā uz e-lietas platformas administratora veiktajām darbībām e-lietas platformā. Datu dzēšanu un labošanu var veikt ierobežots personu loks, kuram ir specifiskas zināšanas un prasmes, un tā kā e-lietas platformā var piekļūt īpašu kategoriju personas datiem, tai skaitā piekļūt personas datiem par sodāmību un pārkāpumiem, tad ir svarīgi saglabāt auditācijas pierakstus, ja šādos datos tiek veiktas izmaiņas.
Saistībā ar e-lietas portālu norādāms, ka tajā ir vairākas darba vietas: Fiziskas personas darba vieta, Advokāta darba vieta, juridiskas personas pārstāvja darba vieta - un auditācijas pieraksti par šajās darba vietās notikušajām darbībām tiek glabāti vienuviet, nenodalot atsevišķi auditāciju pierakstus pēc to rašanās kādā no darba vietām. E-lietas portālā auditācijas pierakstus glabās piecus gadus par lietotāja identificēšanās faktu, e-lietas datu un procesuālo dokumentu iesniegšanu, e-lietas datu meklēšanu, e-lietas datu apskati un lejupielādi. Minētā informācija ir saistīta ar personas interešu aizsardzību konkrēta procesuāla dokumenta aprites fakta pierādīšanā, piemēram, saistībā ar termiņu pārsūdzībai un procesuālo normu izpildi, argumentāciju saistībā ar attiecīga procesuāla dokumenta pieejamību u.tml. Šādu informāciju ir būtiski glabāt arī par e-lietas portālā valsts un pašvaldības amatpersonu veiktajām darbībām, tai skaitā arī par amatpersonas aplūkotiem lietu materiāliem. Aplūkojot Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroja 2022. gada pārskatu, var redzēt, ka 14% biroja izmeklēto pārkāpumu tieši ir saistīti ar dienesta pienākumu pildīšanai pieejamās informācijas iegūšanu no datubāzēm un šīs informācijas izmantošanu personīgajās interesēs. Līdz ar to šie auditācijas pieraksti var kalpot arī sabiedrības interešu aizsardzībai, tai skaitā arī, ja rodas nepieciešamība, izmantot kā pierādījumu, piemēram, Krimināllikuma 329. pantā paredzētā nodarījuma izmeklēšanā.
Noteikumu Nr.217 8.punkts ietver atsauci uz Noteikumu Nr.217 7. punktu, tā kā noteikumu projekts paredz diferencēt auditācijas pierakstu glabāšanas laiku, tad ir nepieciešams precizēt arī minētajā 8. punktā ietverto termiņu, kurā var apstrādāt un glabāt e-lietas portālā izveidotos lietotāja datus. Noteikumu projekta 5. punktā minētie dati ir saistīti ar identificēšanos e-lietas portālā faktu. Gan šajā noteikumu projekta punktā minētie dati, gan noteikumu projekta 4. punkta redakcijas 7.2.1. apakšpunktā minētie auditācijas pieraksti ir izmantojami kopā. Proti, lai auditācijas pieraksti, kas atspoguļo personas identificēšanās faktu, būtu izmantojami un, kā jau iepriekš minēts, sniegtu gan personai iespēju realizēt savas tiesības, gan iestādei iespēju izgūt un analizēt nepieciešamo informāciju tālāku savu funkciju īstenošanai, tad šo datu glabāšana ir nepieciešama vienlīdz ilgi. Tā kā Noteikumu Nr.217 8. punktā minētie dati ir saistīti ar identificēšanos e-lietas portālā, tad arī tehniskais risinājums paredz, ka gan auditācijas pieraksti, gan informācija par identificēšanās datiem glabājas tādu pašu laiku. Līdz ar to noteikumu projekta 5. punktā tiek precizēts termiņš, paredzot informāciju par identificēšanās datiem glabāt tik pat ilgi kā auditācijas pierakstus par identificēšanos e-lietas portālā, t.i., piecus gadus. Vienlaikus noteikumu projekta 5. punktā tiek precizēts, ka regulējums attiecas uz lietotāja datiem, kas automātiski izveidojas (piemēram, lietotāja ID, kas ir autorizējies (unikāls personas identifikators), darba vieta, kurā lietotājs pieslēdzas) personai identificējoties e-lietas portālā, nevis datiem, kas tiek ievadīti.
Beidzoties divu gadu vai piecu gadu termiņam no auditācijas pierakstu izdarīšanas brīža, attiecīgie auditācijas pieraksti tiks dzēsti. Proti, ir ieviests risinājums, kas nodrošina auditācijas pierakstu dzēšanu pēc diviem gadiem no ierakstīšanas brīža vai pieciem gadiem no to ierakstīšanas brīža (t.i., auditācijas pieraksti, kuriem glabāšanas termiņš ir divi gadi, tiek dzēsti sākot ar 2023. gada 1. decembri, bet noteikumu projekta 4. punkta redakcijas 7.1. un 7.2. apakšpunktā ietvertos auditācijas pierakstus turpinās glabāt vēl atlikušo laiku un šādu auditācijas pierakstu dzēšana tiks nodrošināta sākot ar 2026. gada 1. decembri).