Anotācija (ex-ante)

Līdz ar pieaugošo tendenci un sabiedrības neapmierinātību dažādu pakalpojumu saņemšanā, valsts pārvalde gan reaktīvi, gan proaktīvi meklē dažādus risinājumus, kā pielāgot tās pakalpojumus sabiedrības vajadzībām. Prasības un nepieciešamība pēc pakalpojuma pārveides, digitālās transformācijas, apmācību komponentes un citām perspektīvām, ir aprakstītas dažādos plānošanas dokumentos.
Digitālās transformācijas pamatnostādnēs 2021-2027. gadam ir norādīts rīcības apakšvirziens: Inovācija valsts pārvaldē, dizaina domāšana, valsts pārvaldes pakalpojumu digitālās transformācijas kompetences (4.4.9.5.) un tajā ir definēta nepieciešamība pēc rīcības: izveidota publiskās inovācijas ekosistēma un dizaina pieeja tiek pielietota kā pamata pieeja publiskā sektora darbā un modernizācijā – valsts un pašvaldību pakalpojumos, politikas veidošanā, procesu pilnveidē, nodrošinājuma, publiskās infrastruktūras veidošanā un komunikācijā un jebkurā citā publiskā sektora pārvaldības aspektā.
Vienlaikus, digitālās transformācijas pamatnostādnēs tiek uzsvērta efektīva un mērķtiecīga digitālā transformācija, nodrošinot inovatīvu organizatorisko un tehnoloģisko risinājumu aprobēšanu, eksperimentēšanu, pilotēšanu un ieviešanu, kas pieprasa valsts pārvaldes inovāciju un dizaina domāšanas metodiskā atbalsta koplietošanas izveidi pakalpojumu sniedzēja, nodrošinot digitālās transformācijas, t.sk. pakalpojumu dizaina kompetences (t.sk. UX/UI dizaineri).
Lai tuvinātu šī mērķa sasniegšanu, ar Inovāciju laboratorija aktivitātēm Valsts kanceleja vēlas stimulēt nepieciešamos pārmaiņu procesus. Līdz šim Valsts kancelejas inovācijas laboratorija ir ieguvusi atpazīstamību gan valsts pārvaldes iestāžu lokā, kā arī no Eiropas Savienības par izveidoto pieeju sistemātiski strādāt ar inovācijām valsts pārvaldē. Tāpat Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija saņēmusi Eiropas Publiskās administrācijas institūta Eiropas Publiskā sektora balvas Labās prakses sertifikātu kategorijā “Inovācija” atzinību.
Līdz šim kā būtiskākā problēma digitālo pakalpojumu kontekstā tiek uzsvērta, ka Latvijā nav bijusi uz pakalpojumu sniegšanu un pakalpojumu saņēmējiem orientēta kultūras prakse, kas pēc būtības nozīmē, ka pakalpojums vai produkts tiek veidots, neņemot vērā lietotāja orientētu pieeju pakalpojumiem un produktiem, kas ikdienā visbiežāk saskaras ar to izmantošanu. Pakalpojums vai produkts tiek izstrādāts un tā darbības principi netiek pārskatīti, ļoti reti tiek veikta regulāra atgriezeniskās saites saņemšana no pakalpojuma vai produkta lietotājiem. Līdz ar privātā sektora pieeju regulāri pārskatīt savu klientu apmierinātību ar pakalpojuma sniegšanu vai produkta saņemšanas kvalitāti, aizvien vairāk pieaug sabiedrības prasība arī pēc šādas sistemātiskas pieejas valsts tiešās pārvaldes un pašvaldību pakalpojumu sniegšanā. Līdz ar ierobežoto resursu daudzumu, kā arī nepietiekamajām zināšanām kā produktu vai pakalpojumu pārveidot, Inovācijas laboratorijas ietvaros specifiskais atbalsts ar UI/UX ekspertu palīdzību sniegtu augstu pievienoto vērtību pakalpojuma vai produkta izmantotās auditorijas izpētei, saprotot, kura no pakalpojuma vai produkta sadaļa nav atbilstošā lietotāja vajadzībām, tās tiktu identificētas un līdz ar to, piedāvāti prototipi kā pakalpojuma vai produkta daļu pārveidot atbilstoši. Ir nepieciešams norādīt, ka šādai prakses ieviešanai valsts pārvaldē būtu jānotiek regulāri, kurā pakalpojumu vai produkta īpašnieki pārskata savu sniegtā servisa kvalitāti un, atbilstoši mainīgajām sabiedrības prasībām, spēj nodrošināt augstāko pakalpojumu kvalitāti. Augsta pakalpojuma kvalitāte valsts pārvaldē nozīmētu arī augstāku uzticēšanās līmeni valsts pārvaldei kopumā, jo centrālajā lomā tiktu nostādīts lietotājs un tā pieredze, saņemot pakalpojumu.

Latvijas valsts pārvaldes mērķis pakalpojumu sniegšanā ir nodrošināt lietotājorientētu, inovatīvu un racionāli organizētu valsts pārvaldes pakalpojumu.
Tas, kā to ir iespējams risināt, ir Valsts kancelejas Inovācijas laboratorijas iegūtā prakse un zināšanas beidzamo piecu gadu laikā, kopš laboratorijas dibināšanas, kur tieši lietotājorientēta pieeja problēmjautājumu risināšanā ir centrālais aspekts. Nepietiekamā lietotāju iesaiste pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē būtu risināma ar laboratorijas aktīvu līdzdarbību, nodrošinot pakalpojumu izveides vai pārskatīšanas fāzi.
Ar inovatīvu metožu pielietošanu, kas orientējas uz pakalpojumu un produktu pārveidi, lai tie kļūtu uz lietotāju orientēti, nodrošināt valsts pārvaldes tiešās, kā arī pašvaldības iestādēm inovācijas laboratorijas metodisko atbalstu digitālo pakalpojumu un produktu pārveidē ar UI/UX atbalstu 20 pakalpojumiem un produktiem. Norādām, ka šajā projektā fokuss tiks vērsts uz horizontālo problēmjautājumu risināšanu, t.i., tādu pakalpojumu un produktu pārveidi, kas atbilst dzīves situāciju raksturam, un pakalpojumu vai produktu nodrošina valsts pārvaldes tiešās iestādes vai pašvaldības. Dzīves situācijas ir dažādi dzīves notikumi, ar kuriem var saskarties jebkurš Latvijas iedzīvotājs un kuros personai var rasties nepieciešamība pēc noteiktu pakalpojumu kopuma, piemēram, jautājumi, kas saistīti ar uzņēmuma reģistrēšanu, darba zaudēšanu un meklēšanu, izglītību, veselību, nekustamo īpašumu, tiesībām, nodokļiem un naudu, ceļošanu un citiem. Vienlaikus, kā prioritāri nepieciešams skatīt arī tādu pakalpojumu un produktu pārveidi, kas ir izvirzīti kā risināmi Ministru kabineta rīkojumā Nr. 200 “Par Valdības rīcības plānu Deklarācijas par Artura Krišjāņa Kariņa vadītā Ministru kabineta iecerēto darbību īstenošanai” (Ministru kabineta 04.04.2023. sēdes protokols Nr. 17 48. §) (turpmāk – Valdības rīcības plāns)  Jebkurš no produktiem vai pakalpojumiem, kas tiks pārveidots, ir fokusēts ne tikai uz iedzīvotāju vajadzībām, bet līdztekus tie ir arī uzņēmēju fokusēti pasākumi. Līdz ar projekta izvirzīto sasniedzamo rādītāju 20 pārveidoti pakalpojumi vai produkti, projekta ieviešana, atkarībā no izvirzīto pakalpojumu un produktu projektu laikietilpības, būs pakāpeniskā, t.i., gadā tiktu aplūkoti vidēji pieci pakalpojumu vai produktu pārveide.
Pakalpojumu un produktu pilnveide notiks saistīti ar 1)izvirzītām prioritātēm atsevišķā inovāciju sprintā par valstī nozīmīgiem projektiem, kuriem pārveide būtu nepieciešama, 2) produktiem un pakalpojumiem, kas izvirzīti kā risināmi Valdības rīcības plānā, 3) produktiem un pakalpojumiem, kas atbilst dzīves situāciju aprakstam un kas, konkursa atlases kārtībā, gūs iespēju pārveidot produktu vai pakalpojumu. Pēc Inovācijas laboratorijas sniegtā atbalsta, kuras ietvaros tiks sniegts metodoloģisks atbalsts ar UI/UX speciālistu piesaisti, orientējoties uz digitālu pakalpojumu un produktu pārveidi, katram no atbalstītajiem projektiem tiktu piešķirts secīgs finansējums pusgada laikā kopš laboratorijas sprintu iziešanas mirkļa, lai izvēlēto prototipu ieviestu praktiski strādājam.
Finansējums projekta tālākai ieviešanai tiks piešķirts tikai tiem projektiem, kas pilnā apmērā izies Inovācijas laboratorijas dizainēto un izstrādāto atbalsta metodoloģijas ciklu pakalpojumu un produktu pārveidi un sprinta laikā demonstrēs visu iesaistīto pušu, tai skaitā izmantotā pakalpojuma vai produkta lietotāju, iesaisti un sprinta laikā spēs izstrādāt vismaz piecus prototipus, kurus tālāk, pēc pakalpojuma un produkta projekta pieteicēju puses, būtu testējami un pilotējami ieviešanas fāzē. Vienlaikus, projekta sprinta laikā kā būtiskākais ir tieši digitālo un uz lietotāju orientētu problēmjautājumu risināšana, kas nozīmē tieši tādu prototipu veidošana, kas risinātu digitālo un lietotāju orientētu aspektu izmaiņu sniegtajā pakalpojumā vai produktā.
Atbalstāmās darbības un izmaksas

Visas pasākuma ietvaros plānotās atbalstāmās darbības atbilst ES kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam politikas mērķa "Konkurentspējīgāka un viedāka Eiropa, veicinot inovatīvas un viedas ekonomiskās pārmaiņas un reģionālo IKT savienojamību " prioritārā virziena "Digitalizācija" noteiktajam intervences kodam – 16 “Valsts pārvaldes IKT risinājumi, e-pakalpojumi, lietotnes”.
1.3.1.2 pasākuma "Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai " (turpmāk – pasākums) atbalstāmās darbības ir plānotas saskaņā ar vairākiem dažāda līmeņa politikas plānošanas dokumentiem. Nacionālajā attīstības plānā 2027 rīcības virzienā “Tehnoloģiskā vide un pakalpojumi” viens no izvirzītajiem mērķiem (295.) ir “Digitalizējot transformēta publiskā pārvalde, racionāli pārvaldīta organizatoriskā un tehnoloģiskā ekosistēma, kas ir iekšēji integrēta un ārēji atvērta kopīgas vērtības radīšanai, inovācijām un lietotājorientētai pieejai publisko pakalpojumu sniegšanā fiziskajā un digitālajā vidē.”
Vienlaikus, arī citos plānošanas dokumentos, tādos kā Publiskajā pārvaldē nodarbināto mācīšanās un attīstības plāns 2021.-2027. gadam ir noteikta stratēģiskā prioritāte 3.2. Inovācija un koprade modernai rīcībpolitikai un pakalpojumiem publiskajā pārvaldē, ar mērķiem 1) uzlabot rīcībpolitikas plānošanas procesu, nodrošinot augstāku sabiedrības iesaisti lēmumu pieņemšanas procesā; 2) politikas plānotājiem attīstīt nepieciešamās prasmes, zināšanas un rīkus modernai rīcībpolitikas veidošanai; 3) attīstīt efektīvu un lietotājorientētu pakalpojumu izstrādi, prototipēšanu un ieviešanu.
Noteikumu projekts nosaka atbalstāmās darbības un attiecināmās izmaksas. Pasākuma projekta ietvaros attiecināmās izmaksas ir pakārtotas atbalstāmajām darbībām, kas ir saistītas ar publisko pakalpojumu dizaina izstrādi inovācijas laboratorijas ietvaros, ekspertu piesaisti, digitālo dizaineru piesaisti, laboratorijas darbības attīstīšanu, starpsektoru inovāciju prototipu izstrādi.

Noteikumu projektā noteiktas tiešās attiecināmās izmaksas un netiešās attiecināmās izmaksas, kas nav tieši saistītas ar projekta rezultātu sasniegšanu, bet atbalsta un nodrošina atbilstošus apstākļus projekta veicamo darbību realizācijai un projekta rezultātu sasniegšanai, piemērojot netiešo izmaksu vienoto likmi 15 % apmērā no projekta tiešajām attiecināmajām personāla izmaksām (finansējuma saņēmēja projekta vadības personāla un projekta īstenošanas personāla atlīdzības izmaksas). Tās ir finansējuma saņēmēja projekta vadības un projekta īstenošanas personāla administratīvās izmaksas, kas paredzētas iestādes ikdienas darbības nodrošināšanai – izmaksas, kuras nepieciešamas, lai organizācija varētu darboties un kuras nav tieši saistītas ar projekta īstenošanu, piemēram, telpu un iekārtu izmantošanas izmaksas, komunālie un sakaru maksājumi, iestādes vadības un atbalsta struktūrvienību izmaksas. Projekta vadības un projekta īstenošanas netiešajās attiecināmajās izmaksās ietilpst: kancelejas preces, biroja piederumi un biroja aprīkojuma īre vai iegāde, telpu noma, komunālie maksājumi un telpu uzturēšanas izmaksas; telekomunikācijas, interneta izmaksas un pasta pakalpojumu izmaksas; informācijas tehnoloģiju uzturēšanas izmaksas (piemēram, nepieciešamās licences un programmatūras atjauninājumi).

Noteikumu projekts nosaka, ka attiecināmas ir arī izmaksas, kas saistītas ar mācību, semināru, pieredzes apmaiņas un ar citu laboratorijas darbības pasākumu organizēšanu un īstenošanu, tai skaitā, izmaksas ekspertiem.

Pasākuma ietvaros paredzēts īstenot vienu projektu un tajā paredzētās darbības pārsniegs 200 000 euro. Ņemot vērā, ka pasākuma ietvaros ir viens finansējuma saņēmējs - tiešā valsts pārvalde iestāde (valsts budžeta iestāde) – Valsts kanceleja, vienkāršoto izmaksu piemērošana projekta vadības un īstenošanas personālam nav lietderīga, tā radīs papildu administratīvo slogu Ministru kabineta noteikumu par pasākuma īstenošanu izstrādē un saskaņošanā iesaistītajām institūcijām, kā arī būtiski pagarinās ieviešanas nosacījumu izstrādes un saskaņošanas laiku, aizkavējot Valsts kancelejas projektā plānoto pasākumu uzsākšanu. Līdz ar to, vienkāršoto izmaksu iespējas pasākuma ietvaros netiek izmantotas, un projekta vadības un īstenošanas personāla atlīdzība tiks rēķināta pēc faktiskajām izmaksām. Ņemot vērā pasākumam pieejamo finansējumu, projekta vadības personāla izmaksu ierobežojums tiek aprēķināts pie minimālo izmaksu bāzes 34 422 euro kalendārajā gadā, pieskaitot 0,64% no projekta tiešajām attiecināmajām izmaksām, neieskaitot tiešās projekta vadības personāla izmaksas, un summu reizinot ar projekta ilgumu gados. Ja projekts ilgst mazāk par gadu vai nepilnos kalendārajos gados, ierobežojums tiek aprēķināts proporcionāli projekta mēnešu skaitam.

Projekta īstenošanas nosacījumi

Noteikumu projektā noteikti projekta īstenošanas nosacījumi, tostarp projekta īstenošanas termiņš, informācijas un publicitātes pasākumu nodrošināšanas nosacījumi, kā arī gadījumi, kad CFLA ir tiesības vienpusēji atkāpties no noslēgtās vienošanās ar finansējuma saņēmēju.

Informāciju par to, ka noteikumu projektā iekļautais iznākuma rādītājs “Publiskā sektora iestāžu, kas tiek atbalstītas digitālo pakalpojumu un produktu procesu izstrādei, skaits – 20” ir sasniegts, sniegs Valsts kanceleja kā ES fondu atbildīgā iestāde.

Citi

Pasākumā komercdarbības atbalsts nav paredzēts. Plānotais finansējuma saņēmējs ir Valsts kanceleja, kas ir tiešās valsts pārvaldes iestāde un kas pasākuma ietvaros neveiks saimniecisko darbību, līdz ar to pasākums Komercdarbības atbalsta kontroles likuma 5. panta kontekstā nav jāvērtē.

Atbilstoši 2021. gada 24. jūnija Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2021/1060, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu Plus, Kohēzijas fondu, Taisnīgas pārkārtošanās fondu un Eiropas Jūrlietu, zvejniecības un akvakultūras fondu un finanšu noteikumus attiecībā uz tiem un uz Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondu, Iekšējās drošības fondu un Finansiāla atbalsta instrumentu robežu pārvaldībai un vīzu politikai 40. panta 2. punkta "a" apakšpunktu projekta iesnieguma vērtēšanas kritēriji tiks apstiprināti ES fondu uzraudzības komitejā, vienlaikus sagatavojot arī kritēriju piemērošanas metodiku.

Sinerģija un demarkācija
Inovācijas laboratorijā patlaban tiek uzsākts Atveseļošanās un noturības mehānisma plāna projekts 6.3.1.3.i. “Publiskās pārvaldes inovācijas eko-sistēmas attīstība”. Projekta mērķis ir publiskā sektora inovācijas kapacitātes sistēmiska uzlabošana, kā rezultātā tiks attīstīta moderna un efektīva publiska pārvalde, kas nodrošina labākus, ērtākus un digitāli pieejamus pakalpojumus iedzīvotājiem, īsteno inovatīvu un efektīvu pārvaldes darba organizāciju, nodrošinot optimālu resursu izmantošanu, piesaista un notur konkurētspējīgus, zinošus, motivētus un profesionālus darbiniekus, kā arī plāno un realizē pierādījumos balstītu, kopradē veidotu kvalitatīvāku rīcībpolitiku, ņemot vērā sabiedrības vajadzības.
Projekta mērķa sasniegšanai tiks attīstīti četri pamatvirzieni, kas rezultēsies publiskā sektora visaptverošas inovētspējas palielināšanā:
1)      Tiesiskā regulējuma pilnveide attiecībā uz inovācijas ekosistēmu – projekta ietvaros tiks nostiprināta Inovācijas laboratorijas kā inovācijas ekosistēmas operacionālā atbalsta mehānisma loma, kā arī tiks izstrādāti 2 tiesību akti, kas atvieglos inovācijas metožu pielietošanu un dizaina domāšanas procesa komponenšu iepirkuma procesu.
2)      Inovācijas laboratorijas lomas stiprināšana un tās produktu un pakalpojumu groza izveide – Resoriem būs pieejami trīs Inovācijas laboratorijas pakalpojumi - dizaina domāšanas sprinta organizēšana un vadīšana, pilotēšanas atbalsts, inovācijas iniciēšanas un novatorisku metožu pielietošanas konsultatīvais atbalsts.
3)      Prasmju un kompetenču celšanai tiks attīstītas padziļinātas dizaina domāšanas sprintu vadīšanas prasmes, izveidota apmācību programma inovācijas ekspertu tīklam un vadītājiem, un pieredzes apmaiņa ar citu valstu inovācijas laboratorijām, lai veicinātu labās prakses pārņemšanu.
4)      Komunikācijas aktivitātes – tiks organizētas komunikācijas aktivitātes, kas ir saistītas ar sprintu rezultātiem un pilotēšanas procesu, lai nodrošinātu informācijas izplatīšanu un labās prakses pārņemšanu.
Jānorāda, ka līdz šim uzsākto un jau ieviesto projektu kontekstā nav paredzēta aktivitāšu dublēšanās un Eiropas Savienības Kohēzijas fonda programmā finansētās aktivitātes ir kā komplementāras darbības jau līdz šim veiktajām, nostiprinot Inovācijas laboratorijas darbību Latvijas valsts pārvaldē, veidojot to par atbalsta un metodoloģisko punktu visām valsts pārvaldes iestādēm problēmjautājumu risināšanai ar inovatīvām metodēm.