Anotācija (ex-ante)

1) Valsts nodevas likmes paaugstināšana pēdējo reizi tika veikta 2017. gada 24. janvārī, pieņemot grozījumus jau spēku zaudējušajos Ministru kabineta 2012. gada 20. marta noteikumos Nr. 187 „Noteikumi par valsts nodevu par publiska dokumenta legalizāciju”. Kopš tā laika ir augušas Ārlietu ministrijas un pārstāvniecību administratīvās izmaksas. 

2) Vienlaikus arī pieaugošās globālās tendences - nelegālā migrācija, finanšu noziegumi, terorisms, plašāka darbaspēka un studentu legālā migrācija, investoru piesaiste, atstāj iespaidu uz departamenta un pārstāvniecību amatpersonu darba apjomu. Pieaug publiska dokumenta legalizācijai departamentā un pārstāvniecībās patērētais laiks – tajā ietilpst publiska dokumenta pieņemšana un iesnieguma pārbaude, novērtēšana, apmaksa, reģistrēšana, pieteikuma ievadīšana sistēmā, apliecinājuma pārbaude, ja nepieciešams – saziņa ar tā izdevējvalsts iestādēm nolūkā novērst viltojumu riskus vai veicot paraksta paraugu izprasīšanu, apliecināšana, dokumenta pēcapstrāde, dokumenta izsniegšana.

3) Parādās aizvien vairāk jauni dokumentu veidi, kas prasa papildus darbu un saziņu ar ārvalstu kompetentajām iestādēm un pārstāvniecībām, tai skaitā paraksta paraugu izprasīšanu, kā arī – informācijas noskaidrošanu par dažādās valstīs ieviestām specifiskām procedūrām dokumentu izdošanas, noformēšanas un īstuma apliecināšanas jautājumos. Šaubu gadījumā par legalizējamās amatpersonas parakstu un zīmoga nospiedumu uz apliecināmā dokumenta pārstāvniecības amatpersonai dokumenta legalizācijas veikšana ir jāsaskaņo ar departamentu (pirms tam iegūstot nepieciešamo informāciju no citām ārvalsts kompetentajām iestādēm), kas arī prasa papildus laiku un dokumenta apstrādi.

4) Pieaugot ārvalstu studentu interesei studēt Latvijā, attiecīgi pieaug arī dažādi ar šo ieceļošanas mērķi saistīti riski, kad negodprātīgas personas, izmantojot viltotus dokumentus, cenšas legalizēt savu uzturēšanos Eiropas Savienībā, kā ieganstu izmantojot studijas Latvijā. 2021. gada sākumā departamentā tika atklāts apjomīgs ārvalstu pārstāvniecību legalizācijas zīmogu viltojums uz Kamerūnas Republikas izdotiem vispārīgās izglītības sertifikātiem, kā arī Kamerūnas Republikas Sodu reģistra izziņām. Šie viltojumi tika atklāti, departamenta amatpersonām veicot augstāk pieminētās papildus pārbaudes, kā arī padziļinātu dokumentu un citu faktu izpēti. Šādu risku novēršana prasa ieguldīt katra atsevišķa dokumenta legalizācijā aizvien lielāku darba apjomu.
 

1) Grozīts noteikumu Nr. 264 2. punkts, lai precizētu departamenta un pārstāvniecību kompetenci veikt Latvijā un ārvalstī izsniegtu publisku dokumentu legalizāciju. Ministru kabineta noteikumu projekta „Grozījumi Ministru kabineta 2019. gada 18. jūnija noteikumos Nr. 264 „ Publiska dokumenta legalizācijas noteikumi”” (turpmāk – noteikumu projekts) 1. punktā uzskaitīti gadījumi, kad departamentā tiek legalizēti Latvijas iestādēs izsniegti dokumenti, kurus paredzēts izmantot valstī, kas nav 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijas par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu dalībvalsts; ārvalstī izsniegts dokuments, kas legalizēts attiecīgajā ārvalstī un kuru paredzēts izmantot Latvijā; Latvijā akreditētas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības izsniegts vai legalizēts dokuments, kas paredzēts izmantošanai Latvijā; diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības, kas nav akreditēta Latvijā, legalizēts attiecīgās ārvalsts dokuments, kas paredzēts izmantošanai Latvijā, ja to nav iespējams legalizēt attiecīgās ārvalsts Latvijā akreditētajā diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā. Politiskās un drošības situācijas izmaiņas ārvalstīs atsevišķos gadījumos ietekmē iespējas ārvalstīs izsniegtos dokumentus legalizēt  attiecīgās ārvalsts Latvijā akreditētajā diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā. Piemēram, Nigērijai Latvijā akreditētā diplomātiskā un konsulārā pārstāvniecība atrodas Ukrainā, kur šobrīd Krievijas īstenotā kara dēļ ir apgrūtināta dokumentu legalizācija. Līdz ar to šis būtu pamatots gadījums, lai Nigērijas iestāžu izdotu dokumentu legalizētu citā Nigērijas diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā. Laikā, kad Baltkrievijā notika demonstrācijas pret vēlēšanu rezultātiem, tajā rezidējošās ārvalstu diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības lielākoties bija slēgtas un ārvalstniekiem nebija iespējams no tām saņemt pakalpojumus (veikt dokumentu legalizāciju vai saņemt izziņas).  Tā kā Latvijā akreditētās Turkmenistānas, Tadžikistānas, Kirgizstānas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības rezidē Minskā, arī šis būtu pamatots gadījums veikt dokumentu legalizāciju citās šo valstu diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecības. Noteikumu projekta 2. punktā noteikti gadījumi, kad Latvijas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās ārvalstīs tiek legalizēti Latvijā izsniegti dokumenti, kas tiks izmantoti pārstāvniecības akreditācijas valstī; Latvijas pārstāvniecības akreditācijas valsts izsniegts dokuments, kas ir legalizēts attiecīgajā ārvalstī; citas valsts, kas nav akreditācijas valsts, izsniegts dokuments, kas legalizēts attiecīgās valsts diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā akreditācijas valstī.

2) Papildināts noteikumu Nr. 264 4. punkts, paredzot, ka dokumentu var arī legalizēt pēc rakstiska apstiprinājuma saņemšanas no izdevējvalsts iestādes vai izdevējvalsts diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības par dokumentu parakstījušās amatpersonas paraksta un uz dokumenta esošā zīmoga vai spiedoga nospieduma īstumu. Praksē ir konstatēti vairāki gadījumi, kad uz Latvijas Ārlietu ministrijas parakstu paraugu izprasīšanas pieprasījumiem attiecīgā ārvalsts apliecina dokumenta legalizācijas fakta īstumu un legalizējošās amatpersonas paraksta atbilstību, bet nenosūta amatpersonas paraksta paraugus. Lai gan šajā gadījumā nav šaubu par dokumenta un veiktās legalizācijas īstumu, šī brīža normatīvais regulējums neļauj Latvijas pusei dokumentu legalizēt, jo legalizējošās amatpersonas paraksts jāsalīdzina ar datu bāzē esošo. Ar noteikumu papildināto redakciju šādas situācijas tiktu novērstas un neaizkavētu dokumentu, par kuru īstumu un veikto legalizāciju nav šaubu, legalizāciju Latvijas pusē.  

3) Noteikumi Nr. 264 papildināti ar jaunu 7.¹ punktu, kas paredz, ka turpmāk dokumenta legalizācijas procesā dokumenta iesniedzēja identitāte tiks pārbaudīta iesniedzot vai saņemot dokumentu. Pašlaik noteikumu Nr. 264 7. punkts nosaka, ka dokumenta legalizācijai personai ir jāuzrāda personu apliecinošs dokuments un personīgi departamentā vai pārstāvniecībā jāiesniedz legalizācijas pieteikums un legalizējamais dokuments.

4) Ņemot vērā iepriekš aprakstīto globālo tendenču ietekmi uz departamenta un pārstāvniecību amatpersonu darba apjoma pieaugumu, attiecīgi pieaug arī publiska dokumenta legalizācijai patērētais laiks. Gadījumos, kad departamenta amatpersonas attiecīgajai ārvalstij lūdz apstiprināt veikto legalizāciju, atbildes saņemšana aizņem ilgāk kā divas darba dienas. Noteikumu projekts paredz grozīt noteikumu Nr. 264 9. punktu, pagarinot dokumentu izskatīšanas un legalizācijas laiku no divām darbdienām uz piecām darbdienām. Tiek saglabāta dokumentu legalizācija divu stundu laikā. 

5) Vēršam uzmanību, ka 2021. gada 16. oktobrī ir stājušies spēkā Tieslietu ministrijas izstrādātie Ministru kabineta 2021. gada 12. oktobra noteikumi Nr. 683 "Grozījumi Ministru kabineta 2019. gada 18. jūnija noteikumos Nr. 267 "Noteikumi par publisku dokumentu legalizāciju ar apliecinājumu (apostille)"", kuri paredz saīsināt no trīs mēnešiem uz vienu mēnesi laika periodu, kurā iestādei ir nepieciešams iesniegt dokumenta īstuma apliecināšanai nepieciešamo paraksta paraugu. Šādu grozījumu nepieciešamība tiek pamatota ar praksē izplatīto iestāžu kavēšanos iesniegt paraksta paraugus, kas pagarina dokumentu īstuma apliecināšanas procesu.

Lai nodrošinātu vienotu regulējumu šajā jomā un privātpersonu tiesību aizsardzības nolūkos padarītu tiesisko regulējumu vairāk motivējošu, tiek veikti grozījumi noteikumu Nr. 264 12.2. apakšpunktā, paredzot Latvijas iestādei saīsināt laika periodu no trīs mēnešiem uz vienu mēnesi, bet ārvalsts iestādei no gada uz trīs mēnešiem, kurā pieprasītais amatpersonas paraksta paraugs jāsniedz Ārlietu ministrijai. Atbilstoši noteikumu Nr 264 4. punkta grozījumiem, precizēts 12.2. apakšpunkts, paredzot, ka konsulārā amatpersona pieņem lēmumu atteikt dokumenta legalizāciju, ja noteiktajā termiņā nav saņēmusi šo noteikumu 4.2. apakšpunktā minēto rakstisko apstiprinājumu.  
Noteikumi Nr. 264 papildināti ar jaunu 12.4. apakšpunktu, kas konsulārajai amatpersonai dod tiesības atteikt dokumenta legalizāciju, ja nav iespējams identificēt uz legalizācijai iesniegtā dokumenta esošās amatpersonas vārdu un uzvārdu vai parakstu, kas dokumentu apliecinājusi vai legalizējusi. Šādi grozījumi ir nepieciešami, lai regulētu nepieciešamo rīcību gadījumos, kad ārvalstīs ir veikta dokumenta legalizācija, bet nav atšifrēts amatpersonas, kas to veikusi, paraksts un amata nosaukums, līdz ar to nevar tikt veikta atbilstoša salīdzināšana ar datu bāzē esošajiem parakstu paraugiem.

Precizēts noteikumu Nr. 264 12.5.2. apakšpunkts paredzot, ka konsulārā amatpersona pieņem lēmumu atteikt dokumenta legalizāciju, ja veicot papildu pārbaudes, no kompetentās iestādes  atbilde netiek saņemta nevis gada, bet triju mēnešu laikā.

6) Ņemot vērā, ka Latvijā un ārvalstī izsniegta publiska dokumenta legalizāciju Latvijas Republikā veic tikai Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments un ārvalstīs šo funkciju veic Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības, noteikumu Nr. 264 14. punktā precizēts termins "iestāde" aizstājot to ar "departaments" un "pārstāvniecība".

7) Precizēts noteikumu Nr. 264 17. punkts, kas paredz, ka iesniegto dokumentu vai lēmumu par atteikumu dokumentu legalizēt un pievienotos dokumentus izsniedz arī dokumentu iesniedzējam bez personīgas klātbūtnes.

8) Apzinot citu Eiropas Savienības dalībvalstu noteiktās nodevas vai maksas apmēru par  dokumentu legalizāciju ir secināms, ka Igaunijā nodeva par viena dokumenta legalizāciju parastā kārtībā ir 30,00 euro, Lietuvā – 20,00 euro, Somijā – 20,00 euro, Dānijā – 210 DKK (~28 euro), Francija - 28 euro. Noteikumu Nr. 264 18.1. apakšpunktā noteiktā dokumentu legalizācija divu darbdienu laikā mainīšana uz dokumentu legalizāciju piecu darbdienu laikā un valsts nodevas palielināšana no 15,00 euro uz 25,00 euro, kā arī 18.2. apakšpunktā noteiktās valsts nodevas par dokumentu legalizāciju divu stundu laikā 30,00 euro palielināšana uz 40,00 euro ir uzskatāmas par samērīgu, ņemot vērā administratīvās izmaksas un minēto Eiropas Savienības dalībvalstu dokumentu legalizācijas nodevas apmēru.
Ņemot vērā minētos apsvērumus, tiek grozīti noteikumu Nr. 264 18.1. un 18.2. apakšpunkti un valsts nodevas likme par dokumenta legalizāciju piecu darbdienu laikā tiek noteikta 25,00 euro apmērā, un valsts nodevas likme par dokumentu legalizāciju divu stundu laikā tiek noteikta 40,00 euro apmērā.

9) Grozīts noteikumu Nr. 264 19. punkts, kas paredz, ka valsts nodevu valsts budžetā iemaksā pirms dokumenta legalizācijas. Grozījumu veikšanas nepieciešamība saistīta ar Covid-19 izraisītās pandēmijas sekām, kas lika meklēt iespējas sniegt dokumenta legalizācijas pakalpojumus bez personiskas saskarsmes starp darbinieku un dokumenta iesniedzēju. Šāda iespēja paredz dokumenta ievietošanu tam speciāli norādītā vietā Konsulārajā departamentā. Ja pirms tam samaksa par dokumentu legalizāciju tika veikta vienlaikus ar dokumenta iesniegšanu, tad dokumentu ievietošanas gadījumā valsts nodevas samaksa tiek veikta, sazinoties ar iesniedzēju pēc dokumenta iesniegšanas, pirms tā legalizācijas. 

10) Tiek grozīts noteikumu Nr. 264 22.punkts, lai atbilstoši labas pārvaldības principiem tiktu mazināts administratīvais slogs privātpersonām. Turpmāk Konsulārā departamenta direktors vai viņa pilnvarota amatpersona varēs pieņemt lēmumu par personas atbrīvošanu no valsts nodevas samaksas saskaņā ar Latvijas Republikai saistošajiem starptautiskajiem līgumiem vai valsts interesēs bez personas motivēta iesnieguma. Šādas izmaiņas noteiktas, ņemot vērā to, ka iepriekš minētie iemesli atbrīvošanai no valsts nodevas samaksas nav atkarīgi no personas un var būt saistīti ar dažādiem valsts interešu realizācijas aspektiem, kas  personai var nebūt zināmi. Situācijās, kad konsulāro funkciju veikšana ir tieši saistīta ar starptautisku līgumu izpildi, atbrīvojums no valsts nodevas piemērojams saskaņā ar Latvijas Republikai saistošajiem starptautiskajiem līgumiem. Piemēram, tiesiskās palīdzības līguma izpildei tiek legalizēti kompetento iestāžu nosūtītie dokumenti, vai tiek pieņemts lēmums par atbrīvošanu no valsts nodevas samaksas par dokumentu legalizāciju soda izciešanai uz Latviju nododamai personai.
Atbrīvojums no valsts nodevas samaksas valsts interesēs piemērojams, ja konsulāro funkciju veikšana nodrošina valsts interesēm nozīmīgu rezultātu sasniegšanu, kas nav tieši definēti kādā starptautiskā līgumā. Primāri, kā valsts intereses šajā jomā ir uzlūkojama ārpolitisko mērķu sasniegšana vai valsts starptautiskā prestiža nodrošināšana konkrētās situācijās. Līdz ar to prasība iesniegt personas motivētu iesniegumu iepriekš minētajos gadījumos ir formāla un nesasniedz savu mērķi. Personas motivēts iesniegums joprojām nepieciešams gadījumos, kad persona no valsts nodevas samaksas tiek atbrīvota humānu apsvērumu dēļ.

11) Atbilstoši noteikumu projektam precizēts noteikumu Nr. 264 pielikums - iesniegums publiska dokumenta legalizācijai.