26-TA-30: Rīkojuma projekts (Vispārīgais)
Anotācijas (ex-ante) nosaukums
Tiesību akta projekta "Par Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" projekta "Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē" pases apstiprināšanu" sākotnējās ietekmes (ex-ante) novērtējuma ziņojums (anotācija)
1. Tiesību akta projekta izstrādes nepieciešamība
1.1. Pamatojums
Izstrādes pamatojums
Ministrijas / iestādes iniciatīva
Apraksts
Saskaņā ar Ministru kabineta 2025.gada 30.septembra sēdes protokollēmuma "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (protokols Nr.40 28. §) (25-TA-1413) 1.punktu pieņemts zināšanai informatīvais ziņojums, ar kuru Ministru kabineta līmenī nostiprināti vairāki uzdevumi Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijai (turpmāk - VARAM) attiecībā uz turpmākajiem soļiem un laika ietvaru par dokumentu pārvaldības, tostarp Vienota dokumentu vadības centra uzturēšanas finansēšanas modeli un Vienota dokumentu vadības centra (turpmāk - VDVC) darbības modeļa pilnveidošanu valsts pārvaldē sadarbībā ar Tieslietu ministrijas resora iestādēm.
Projekta pases dokumentācija ir saskaņota ar VARAM IKT resursa attīstības aktivitāšu vērtēšanas komisiju (lēmuma prot. Nr. P-IKT/8/2026).
Projekta pases dokumentācija ir saskaņota ar VARAM IKT resursa attīstības aktivitāšu vērtēšanas komisiju (lēmuma prot. Nr. P-IKT/8/2026).
1.2. Mērķis
Mērķa apraksts
Izveidot centralizētu un digitāli integrētu dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājumu, kas nodrošina vienotus standartus, efektīvu datu apriti un optimizētu resursu izmantošanu valsts pārvaldē.
Spēkā stāšanās termiņš
Vispārējā kārtība
1.3. Pašreizējā situācija, problēmas un risinājumi
Pašreizējā situācija
Valsts pārvaldē dokumentu pārvaldības procesi tiek organizēti atšķirīgi. Valsts pārvaldes iestādēm ir plaša rīcības brīvība un autonomija, kā organizēt savus procesus, taču vienlaikus tas rada ievērojamu administratīvo slogu – gan procesu izveidē, gan to uzturēšanā. Izveidotie decentralizētie risinājumi lielā mērā balstās uz konkrētās dokumentu pārvaldības un IT atbalsta funkcijas vadītāja izpratni un zināšanām par procesu organizāciju, iestādes vajadzībām un attīstības virzieniem, kā arī uz vadības sniegto atbalstu un iesaisti. Svarīgi, ka vēsturiskā manuālā darba un dokumentu pieeja nav būtiski mainīta, pārejot uz elektronisku formātu – tā vietā, lai pārorientētos uz datu plūsmām, ir digitizēti līdzšinējie dokumenti un procesi. Jauninājumu ieviešana decentralizēti visbiežāk notiek nevienmērīgi un ir atkarīga no katras iestādes kapacitātes. Iestādēs ar mazāku resursu atbalsta funkcijām netiek izmantotas tehnoloģiju sniegtās iespējas procesu efektivitātes paaugstināšanai.
Problēmas un risinājumi
Problēmas apraksts
Ir izpētīts (sk. detalizētāk VARAM sagatavoto informatīvo ziņojumu "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (protokols Nr.40 28. §) (25-TA-1413)), ka Tieslietu resorā dokumentu aprites procesi un kvalitātes standarti atšķiras, kas rada nevienlīdzīgus apstākļus lietotājiem un sarežģī vienotu pārraudzību. Dokumentu saskaņošana un apstrāde nereti prasa pārmērīgi daudz laika, un darbinieki ir spiesti tērēt resursus tehniskiem uzdevumiem, nevis pamatfunkcijām. Esošais modelis ierobežo iespējas modernu digitālo risinājumu plašāku ieviešanu, piemēram, automatizētu dokumentu klasifikāciju, meklēšanas funkcionalitāti vai datu analītikas izmantošanu.
Risinājuma apraksts
Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma, kas tiks izveidota šo projekta ietvaros mazinās identificētās nepilnības, ieviešot centralizētu, standartizētu un drošu dokumentu pārvaldības modeli visā valsts pārvaldē. Centralizācija nodrošinās vienotu tehnoloģisko platformu, skaidrus procesus un kopīgas vadlīnijas, tādējādi būtiski samazinot izmaksas un dublēto darbu. Projekta īstenošana dos iespēju optimizēt lietvežu darbu, samazinot manuālu darbību apjomu un ļaujot resursus novirzīt stratēģiski nozīmīgākām funkcijām. Vienlaikus tiks nodrošināta labāka caurskatāmība, ātrāka dokumentu aprite un augstāka drošība.
Projekts ir cieši saistīts ar valsts digitālās transformācijas mērķiem, jo veicina modernu un ilgtspējīgu publiskās pārvaldes modeli, kas balstās uz efektivitāti, caurspīdīgumu un lietotājorientētu pieeju. Ieviešot vienotu risinājumu, iestādes iegūs iespēju strādāt pēc vienādiem standartiem, savukārt sabiedrība saņems kvalitatīvākus, ātrākus un uzticamākus pakalpojumus. Šis projekts ir būtisks solis valsts pārvaldes modernizācijā, veicinot resursu izmantošanas efektivitāti un stiprinot iedzīvotāju uzticēšanos valsts institūciju darbībai.
Projekts ir cieši saistīts ar valsts digitālās transformācijas mērķiem, jo veicina modernu un ilgtspējīgu publiskās pārvaldes modeli, kas balstās uz efektivitāti, caurspīdīgumu un lietotājorientētu pieeju. Ieviešot vienotu risinājumu, iestādes iegūs iespēju strādāt pēc vienādiem standartiem, savukārt sabiedrība saņems kvalitatīvākus, ātrākus un uzticamākus pakalpojumus. Šis projekts ir būtisks solis valsts pārvaldes modernizācijā, veicinot resursu izmantošanas efektivitāti un stiprinot iedzīvotāju uzticēšanos valsts institūciju darbībai.
Vai ir izvērtēti alternatīvie risinājumi?
Jā
Apraksts
Ir izvērtēti dažādi risinājumi un izvēlēts visefektīvākais risinājums, kas aprakstīts projekta Pasē (Sk. Ministru kabineta rīkojuma pielikumu).
Vai ir izvērtēts prasību un izmaksu samērīgums pret ieguvumiem?
Jā
Apraksts
Vienotās dokumentu pārvaldības platformas ieviešana sniegs būtiskus sociālekonomiskos ieguvumus valsts pārvaldei, iestāžu vadītājiem, dokumentu pārvaldības speciālistiem, IT un drošības ekspertiem, arhivāriem, kā arī sabiedrībai kopumā. Šie ieguvumi ilgtermiņā izpaudīsies kā darba un laika ietaupījums, lēmumu kvalitātes uzlabošanās, risku samazināšanās un lielāka caurskatāmība valsts pārvaldē. Ieviešot vienotu, modernu un drošu dokumentu pārvaldības sistēmu valsts līmenī, būs iespējams mazināt procesu fragmentāciju, samazināt manuālo darbu un būtiski palielināt darba produktivitāti. Sociālekonomiskos ieguvumus iespējams novērtēt 10–15 gadu periodā, un provizoriskie aprēķini liecina, ka projekta sociālekonomiskā atdeve pārsniedz 4–5 reizes ieguldīto finansējumu. Izmaksas var tikt ietekmētas, ja sistēma ir novecojusi un ir nepieciešami būtiski modernizācijas pasākumi vai lielam lietotāju skaitam ir nepieciešamība izmantot sistēmā integrētus MI rīkus.
1.4. Izvērtējumi/pētījumi, kas pamato TA nepieciešamību
Nosaukums
“Ekspertu pakalpojums TM resoru dokumentu vadības procesu centralizācijas nodrošināšanai valsts pārvaldes vienotā dokumentu vadības centra izveides izpētes ietvaros”
Apraksts
“KPMG Baltics SIA” 2024.gadā veiktajā izvērtējumā “Ekspertu pakalpojums TM resoru dokumentu vadības procesu centralizācijas nodrošināšanai valsts pārvaldes vienotā dokumentu vadības centra izveides izpētes ietvaros” un ir sagatavots noslēguma ziņojums (turpmāk – Ziņojums), kurā ir izvērtēta esošā situācija Tieslietu ministrijas resorā, fiksētas vairākas neefektivitātes, kā arī sniegti priekšlikumi pilnveidošanai. “KPMG Baltics SIA ”sagatavotajā Ziņojumā sniegtā informācija un secinājumi apstiprina, ka Tieslietu ministrijas resora pievienošana VDVC var sniegt būtisku pienesumu valsts pārvaldes darbības pilnveidošanā.
1.5. Pēcpārbaudes (ex-post) izvērtējums
Vai tiks veikts?
Nē
1.6. Cita informācija
Centralizētā dokumentu vadības sistēmas risinājums ir iekļauts apstiprinātajā Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūras aprakstā.
Papildus informējam, ka ERAF 1.3.1.1. pasākuma “Valsts pārvaldes modernizācija” ietvaros tiek virzīti un īstenoti šādi horizontālās jomas arhitektūras “Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūra ” ietvarā paredzētie projekti:
1) Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas izstrādātais projekts "Mākslīgā intelekta akselerators " (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 3 000 000 euro apmērā;
2) Iepirkumu uzraudzības biroja īstenotais projekts "Publikāciju vadības sistēmas un Elektronisko iepirkumu sistēmas attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 1 500 000 euro apmērā;
3) Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotais projekts "Dokumentu un datu arhivēšanas platformas attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 1 300 000 euro apmērā;
4) Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotais projekts "Mērķa finansējuma izlietojuma pārvaldības platformas (MAP) attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 400 000 euro apmērā;
5) Centrālās finanšu un līgumu aģentūras izstrādātais projekts "Grūtībās nonākušo uzņēmumu atbalsta administrēšana" (izstrādes stadijā), kura kopējās ir plānotas 300 000 euro apmērā.
Paskaidrojam, ka Projekta pases 4.sadaļā ir sniegta informācija, ka VARAM kā finansējuma saņēmējai sniegtais atbalsts nav kvalificējams kā komercdarbības atbalsts, jo tas tiks piešķirts valsts deleģētas funkcijas veikšanai. Papildus tam lūdzam ņemt vērā, ka projekta pasē norādītie projekta sadarbības partneri (Tieslietu ministrija, Valsts digitālās attīstības aģentūra) arī ir valsts iestādes, kuras veic valsts deleģētas funkcijas.
Projekta īstenošana tiks nodrošināta atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 4. jūnija noteikumiem Nr. 338 "Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" īstenošanas noteikumi". IKT risinājumu izstrādes darbus veiks pakalpojuma sniedzējs, kas tiks atlasīts atklātā, pārredzamā, nediskriminējošā un konkurenci nodrošinošā procedūrā, atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 4. jūnija noteikumu Nr. 338 "Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" īstenošanas noteikumi" 50. punktā noteiktajam.
Atbilstoši Ministru prezidentes 2026.gada 15.maija uzdevumam Nr.26-MP-74 norādām šādu informāciju - projekta ietvaros paredzētā dokumentu pārvaldības procesu sakārtošana un standartizācija ļaus pilnvērtīgāk izmantot DVS automatizācijas iespējas, MI potenciālu (dokumentu dalīšanas funkcija izmantojot metadatus) samazinot manuālo darbību īpatsvaru uz vienu dokumentu, tiek paātrināta dokumentu virzība un uzlabota procesa izsekojamība un pārskatāmība, kā arī tiks samazinātas dokumentu pārvaldības izmaksas par 1,5 miljoni EUR visa projekta laikā. Paredzēto iepirkumu organizēšana tiks īstenota atbilstoši Publisko iepirkumu likumam, tādējādi nodrošinot iepirkumu atklātumu, piegādātāju brīvu konkurenci, kā arī vienlīdzīgu un taisnīgu attieksmi pret tiem, kā arī pasūtītāja līdzekļu efektīvu izmantošanu, maksimāli samazinot tā risku.
Papildus informējam, ka ERAF 1.3.1.1. pasākuma “Valsts pārvaldes modernizācija” ietvaros tiek virzīti un īstenoti šādi horizontālās jomas arhitektūras “Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūra ” ietvarā paredzētie projekti:
1) Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas izstrādātais projekts "Mākslīgā intelekta akselerators " (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 3 000 000 euro apmērā;
2) Iepirkumu uzraudzības biroja īstenotais projekts "Publikāciju vadības sistēmas un Elektronisko iepirkumu sistēmas attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 1 500 000 euro apmērā;
3) Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotais projekts "Dokumentu un datu arhivēšanas platformas attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 1 300 000 euro apmērā;
4) Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotais projekts "Mērķa finansējuma izlietojuma pārvaldības platformas (MAP) attīstība" (izstrādes stadijā), kura kopējās izmaksas ir plānotas 400 000 euro apmērā;
5) Centrālās finanšu un līgumu aģentūras izstrādātais projekts "Grūtībās nonākušo uzņēmumu atbalsta administrēšana" (izstrādes stadijā), kura kopējās ir plānotas 300 000 euro apmērā.
Paskaidrojam, ka Projekta pases 4.sadaļā ir sniegta informācija, ka VARAM kā finansējuma saņēmējai sniegtais atbalsts nav kvalificējams kā komercdarbības atbalsts, jo tas tiks piešķirts valsts deleģētas funkcijas veikšanai. Papildus tam lūdzam ņemt vērā, ka projekta pasē norādītie projekta sadarbības partneri (Tieslietu ministrija, Valsts digitālās attīstības aģentūra) arī ir valsts iestādes, kuras veic valsts deleģētas funkcijas.
Projekta īstenošana tiks nodrošināta atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 4. jūnija noteikumiem Nr. 338 "Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" īstenošanas noteikumi". IKT risinājumu izstrādes darbus veiks pakalpojuma sniedzējs, kas tiks atlasīts atklātā, pārredzamā, nediskriminējošā un konkurenci nodrošinošā procedūrā, atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 4. jūnija noteikumu Nr. 338 "Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" īstenošanas noteikumi" 50. punktā noteiktajam.
Atbilstoši Ministru prezidentes 2026.gada 15.maija uzdevumam Nr.26-MP-74 norādām šādu informāciju - projekta ietvaros paredzētā dokumentu pārvaldības procesu sakārtošana un standartizācija ļaus pilnvērtīgāk izmantot DVS automatizācijas iespējas, MI potenciālu (dokumentu dalīšanas funkcija izmantojot metadatus) samazinot manuālo darbību īpatsvaru uz vienu dokumentu, tiek paātrināta dokumentu virzība un uzlabota procesa izsekojamība un pārskatāmība, kā arī tiks samazinātas dokumentu pārvaldības izmaksas par 1,5 miljoni EUR visa projekta laikā. Paredzēto iepirkumu organizēšana tiks īstenota atbilstoši Publisko iepirkumu likumam, tādējādi nodrošinot iepirkumu atklātumu, piegādātāju brīvu konkurenci, kā arī vienlīdzīgu un taisnīgu attieksmi pret tiem, kā arī pasūtītāja līdzekļu efektīvu izmantošanu, maksimāli samazinot tā risku.
2. Tiesību akta projekta ietekmējamās sabiedrības grupas, ietekme uz tautsaimniecības attīstību un administratīvo slogu
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
2.1. Sabiedrības grupas, kuras tiesiskais regulējums ietekmē, vai varētu ietekmēt
Fiziskās personas
JāIetekmes apraksts
Dokumentu pārvaldības sistēmas arhitektūra tiek izstrādāta, lai nākotnē sistēmai ārējā lietotāja statusā varētu piekļūt jebkura fiziska persona.
Juridiskās personas
- Valsts pārvaldes iestādes
Ietekmes apraksts
Dokumentu pārvaldības sistēmas arhitektūra tiek izstrādāta, lai:
1) nākotnē sistēmai ārējā lietotāja statusā varētu piekļūt jebkura juridiska persona, kā arī
2) valsts pārvaldes iestādes izmanto sistēmu, kurā izveidots centralizēts un digitāli integrēts dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājums, tādējādi nodrošinot vienotus standartus, efektīvu datu apriti un resursu izmantošanas optimizāciju valsts pārvaldē.
1) nākotnē sistēmai ārējā lietotāja statusā varētu piekļūt jebkura juridiska persona, kā arī
2) valsts pārvaldes iestādes izmanto sistēmu, kurā izveidots centralizēts un digitāli integrēts dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājums, tādējādi nodrošinot vienotus standartus, efektīvu datu apriti un resursu izmantošanas optimizāciju valsts pārvaldē.
2.2. Tiesiskā regulējuma ietekme uz tautsaimniecību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
2.3. Administratīvo izmaksu novērtējums juridiskām personām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
2.4. Administratīvā sloga novērtējums fiziskām personām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
2.5. Atbilstības izmaksu novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
3. Tiesību akta projekta ietekme uz valsts budžetu un pašvaldību budžetiem
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Rādītājs
2026
saskaņā ar valsts budžetu kārtējam gadam
izmaiņas kārtējā gadā, salīdzinot ar valsts budžetu kārtējam gadam
Turpmākie trīs gadi (euro)
2027
2028
2029
saskaņā ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
saskaņā ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Budžeta ieņēmumi
0
229 544
0
576 150
0
681 571
382 735
1.1. valsts pamatbudžets, tai skaitā ieņēmumi no maksas pakalpojumiem un citi pašu ieņēmumi
0
229 544
0
576 150
0
681 571
382 735
1.2. valsts speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
1.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
2. Budžeta izdevumi
0
269 878
0
677 823
0
801 848
450 451
2.1. valsts pamatbudžets
0
269 878
0
677 823
0
801 848
450 451
2.2. valsts speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
2.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
3. Finansiālā ietekme
0
-40 334
0
-101 673
0
-120 277
-67 716
3.1. valsts pamatbudžets
0
-40 334
0
-101 673
0
-120 277
-67 716
3.2. speciālais budžets
0
0
0
0
0
0
0
3.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
0
0
0
4. Finanšu līdzekļi papildu izdevumu finansēšanai (kompensējošu izdevumu palielinājumu norāda ar "-" zīmi)
0
0
0
0
0
0
0
5. Precizēta finansiālā ietekme
-40 334
-101 673
-120 277
-67 716
5.1. valsts pamatbudžets
-40 334
-101 673
-120 277
-67 716
5.2. speciālais budžets
0
0
0
0
5.3. pašvaldību budžets
0
0
0
0
6. Detalizēts ieņēmumu un izdevumu aprēķins (ja nepieciešams, detalizētu ieņēmumu un izdevumu aprēķinu var pievienot anotācijas (ex-ante) pielikumā)
Detalizēta ieguvumu izmaksu analīze, kas izstrādāta atbilstoši projekta pases skaidrojumos rekomendētajai metodikai “ANM plāna 2.1.reformu un investīciju virziena investīciju projektiem pielāgotu izmaksu un ieguvumu analīzes veidni un metodiku, kas pieejama VARAM tīmekļvietnē: https://www.varam.gov.lv/lv/valsts-parvaldes-tsk-pasvaldibu-digitala-transformacija “ tiks pievienota projekta iesniegumam
Projekta īstenošanas izmaksu sadalījums (EUR) pa gadiem un pa finansējuma avotiem
Projekta īstenošanas izmaksu sadalījums (EUR) pa gadiem un pa finansējuma avotiem
| Finansējuma avots: | 2026.g. | 2027.g. | 2028.g. | 2029.g. | KOPĀ |
| ERAF: | 229544 | 576150 | 681571 | 382735 | 1870000 |
| Valsts budžets: | 40334 | 101673 | 120277 | 67716 | 330000 |
| KOPĀ: | 269878 | 677823 | 801848 | 450451 | 2200000 |
6.1. detalizēts ieņēmumu aprēķins
-
6.2. detalizēts izdevumu aprēķins
Pasākuma ietvaros plānotais kopējais finansējums ir EUR 2 200 000,00, ko veido ERAF finansējums EUR 1 870 000,00 un valsts budžeta līdzfinansējums EUR 330 000,00. ERAF finansējuma intensitāte ir 85 % no projektam plānotājām attiecināmajām izmaksām.
Kopējais dokumentu pārvaldības izmaksu pieaugums Tieslietu resorā nav paredzēts Ņemot vērā, ka projekta mērķis ir izveidot centralizētu un digitāli integrētu dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājumu, plānots, ka uzturēšanas izmaksas pēc projekta ieviešanas samazināsies, kas attiecīgi tiks skatīts un vērtēts pēc projekta pabeigšanas, izstrādājot priekšlikumus finansējuma pārdalēm starp iesaistītajām iestādēm.
Centralizētos dokumentu vadības procesus izmantos praktiski visi Tieslietu ministrijas resora darbinieki. Apkopojot faktisko informāciju (Valsts kancelejas dati uz 2025.gada oktobri un TM sniegtā informācija par rajona (pilsētu) tiesu un apgabaltiesu nodarbinātajiem), tika secināts, ka 12 Tieslietu ministrijas resora iestādēs kopumā ir 174 arhīva un lietvedības darbinieku amata vietas. TM resora dokumentu pārvaldības esošo izmaksu indikatīvais apjoms 2025.gadā bija 3 310 209,00 EUR.
Kopējais sistēmas lietotāju produktivitātes pieaugums ir aprēķināts EUR 703 718,49 pilnā gadā.
Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir EUR 7 389 044,19, diskontētā vērtība ir EUR 4 759 981,22..
Plānots, ka vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas nepārtrauktas darbības nodrošināšanas un drošības līmenis pieaugs. Esošo sistēmu nepārtrauktības īpatsvars tiek novērtēts 70,0% apmērā, bet pēc risku mazināšanas pasākumu ieviešanas paredzēts sasniegt 95,0%, kas nozīmē riska samazinājumu par 25,0 procentpunktiem.
Aprēķinos tiek pieņemts, ka vidēji viena gada laikā varētu notikt 0,5 nopietni kiberdrošības incidenti.
Balstoties uz šo pieņēmumu, tiek aprēķināts, ka projekta ieviešanas rezultātā ieguvumi no kiberdrošības risku mazināšanas būs 36 593,77 EUR gadā (aprēķināts kā potenciālie zaudējumi × incidentu skaits × riska samazinājums), sākot no 2030. gada.
Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir 384 234,54 EUR, diskontētā vērtība ir 247 521,76 EUR.
Kopējais dokumentu pārvaldības izmaksu pieaugums Tieslietu resorā nav paredzēts Ņemot vērā, ka projekta mērķis ir izveidot centralizētu un digitāli integrētu dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājumu, plānots, ka uzturēšanas izmaksas pēc projekta ieviešanas samazināsies, kas attiecīgi tiks skatīts un vērtēts pēc projekta pabeigšanas, izstrādājot priekšlikumus finansējuma pārdalēm starp iesaistītajām iestādēm.
Centralizētos dokumentu vadības procesus izmantos praktiski visi Tieslietu ministrijas resora darbinieki. Apkopojot faktisko informāciju (Valsts kancelejas dati uz 2025.gada oktobri un TM sniegtā informācija par rajona (pilsētu) tiesu un apgabaltiesu nodarbinātajiem), tika secināts, ka 12 Tieslietu ministrijas resora iestādēs kopumā ir 174 arhīva un lietvedības darbinieku amata vietas. TM resora dokumentu pārvaldības esošo izmaksu indikatīvais apjoms 2025.gadā bija 3 310 209,00 EUR.
Kopējais sistēmas lietotāju produktivitātes pieaugums ir aprēķināts EUR 703 718,49 pilnā gadā.
Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir EUR 7 389 044,19, diskontētā vērtība ir EUR 4 759 981,22..
Plānots, ka vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas nepārtrauktas darbības nodrošināšanas un drošības līmenis pieaugs. Esošo sistēmu nepārtrauktības īpatsvars tiek novērtēts 70,0% apmērā, bet pēc risku mazināšanas pasākumu ieviešanas paredzēts sasniegt 95,0%, kas nozīmē riska samazinājumu par 25,0 procentpunktiem.
Aprēķinos tiek pieņemts, ka vidēji viena gada laikā varētu notikt 0,5 nopietni kiberdrošības incidenti.
Balstoties uz šo pieņēmumu, tiek aprēķināts, ka projekta ieviešanas rezultātā ieguvumi no kiberdrošības risku mazināšanas būs 36 593,77 EUR gadā (aprēķināts kā potenciālie zaudējumi × incidentu skaits × riska samazinājums), sākot no 2030. gada.
Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir 384 234,54 EUR, diskontētā vērtība ir 247 521,76 EUR.
7. Amata vietu skaita izmaiņas (palielinājuma gadījumā: izvērsts pamatojums, izvērtējums par esošo resursu pārskatīšanas iespējām, t.sk. vakanto štata vietu, ilgstošo vakanču izmantošanu u.c.)
KPMG Baltics SIA pētījumā tika minēts, ka ieviešot centralizētu dokumentu vadības centru, iespējams samazināt lietvedības darbinieku skaitu līdz pat 25%. Pieņemot, ka ne visi lietvedības un arhīva darbinieki ikdienā tieši strādā ar dokumentu pārvaldības sistēmu, tad potenciālā ieguvuma vērtība tika samazināta no 25% uz 15%, kas aptuveni ir 1,5 MEUR visa projekta laikā. Attiecībā uz cilvēkresursu nepieciešamību projekts tiks īstenots ar projekta ietvaros paredzēto budžetu, slēdzot terminētus līgumus ar speciālistiem uz projekta īstenošanas laiku. Pēc 2029.gada nav nepieciešams nodrošināt papildu amata vietas.
Cita informācija
Projekta īstenošanai nepieciešamais ERAF finansējums un valsts budžeta finansējums tiks pieprasīts no valsts budžeta programmas 80.00.00 “Nesadalītais finansējums Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai”. Projekta rezultātu uzturēšanas izmaksas tiks nodrošinātas esošo budžeta līdzekļu ietvaros, nepieciešamības gadījumā veicot finansējuma pārdales starp iesaistītajām iestādēm.
4. Tiesību akta projekta ietekme uz spēkā esošo tiesību normu sistēmu
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
4.2. Cita informācija
-
5. Tiesību akta projekta atbilstība Latvijas Republikas starptautiskajām saistībām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
5.3. Cita informācija
Apraksts
-
6. Projekta izstrādē iesaistītās institūcijas un sabiedrības līdzdalības process
Sabiedrības līdzdalība uz šo tiesību akta projektu neattiecas
Jā
Skaidrojums
Atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 15. oktobra noteikumu Nr. 639 “Sabiedrības līdzdalības kārtība attīstības plānošanas procesā” 4. punktam sabiedrības līdzdalības kārtība ir piemērojama attīstības plānošanas dokumentu projektu, kā arī tiesību aktu projektu izstrādē un citās sabiedrībai nozīmīgās iniciatīvās un procesos, it īpaši reformu izstrādes un īstenošanas procesā un publiskā finansējuma plānošanā, nodrošinot sabiedrības pārstāvjiem iespējas iegūt informāciju un sniegt priekšlikumus par reformu vai publiskā finansējuma prioritātēm.
Ņemot vērā, ka Rīkojuma projekts neatbilst minētajiem kritērijiem, jo nav saistīts ar reformu izstrādi un tā īstenošanas procesu, vai publiskā finansējuma plānošanu, sabiedrības līdzdalības kārtība projekta izstrādē netiek piemērota.
Rīkojuma projekts un tā anotācija ir publiski pieejami Ministru kabineta tīmekļvietnē – sadaļā Tiesību aktu projekti.
Ņemot vērā, ka Rīkojuma projekts neatbilst minētajiem kritērijiem, jo nav saistīts ar reformu izstrādi un tā īstenošanas procesu, vai publiskā finansējuma plānošanu, sabiedrības līdzdalības kārtība projekta izstrādē netiek piemērota.
Rīkojuma projekts un tā anotācija ir publiski pieejami Ministru kabineta tīmekļvietnē – sadaļā Tiesību aktu projekti.
6.4. Cita informācija
Papildus informējam, ka Rīkojuma projekts izstrādāts, ievērojot Ministru kabineta 2025.gada 30.septembra sēdes protokollēmuma "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (protokols Nr.40 28. §) (25-TA-1413) 3.punktā doto uzdevumu - pilotprojekta īstenošanu Tieslietu ministrijas resorā, kurš tika balstīts Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas sniegtajā pamatojumā un nepieciešamībā īstenot vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos valsts pārvaldē. Centralizēta dokumentu vadības sistēmas risinājuma būtība izvērstā veidā ir aprakstīta Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūras aprakstā.
7. Tiesību akta projekta izpildes nodrošināšana un tās ietekme uz institūcijām
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
7.1. Projekta izpildē iesaistītās institūcijas
Institūcijas
- Latvijas Nacionālais arhīvs
- Tieslietu ministrija
- Valsts digitālās attīstības aģentūra
- Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija
- Tieslietu ministrijas resors
7.2. Administratīvo izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
7.3. Atbilstības izmaksu monetārs novērtējums
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
7.4. Projekta izpildes ietekme uz pārvaldes funkcijām un institucionālo struktūru
Ietekme
Jā/Nē
Skaidrojums
1. Tiks veidota jauna institūcija
Nē
-
1. Tiks veidota jauna institūcija
Nē
-
2. Tiks likvidēta institūcija
Nē
-
2. Tiks likvidēta institūcija
Nē
-
3. Tiks veikta esošās institūcijas reorganizācija
Nē
-
3. Tiks veikta esošās institūcijas reorganizācija
Nē
-
4. Institūcijas funkcijas un uzdevumi tiks mainīti (paplašināti vai sašaurināti)
Nē
-
4. Institūcijas funkcijas un uzdevumi tiks mainīti (paplašināti vai sašaurināti)
Nē
-
5. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu efektivizācija
Jā
Rīkojuma projekta ietvaros plānots īstenot projektu, kura mērķis ir izveidot centralizētu un digitāli integrētu dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājumu, kas nodrošina vienotus standartus, efektīvu datu apriti un resursu izmantošanas optimizāciju valsts pārvaldē.
5. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu efektivizācija
Jā
Tiks efektivizēti un digitalizēti dokumentu pārvaldības procesi iestādē
6. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu digitalizācija
Jā
Sk. šīs sadaļas 5.punktā minēto pamatojumu.
6. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu digitalizācija
Jā
Tiks efektivizēti un digitalizēti dokumentu pārvaldības procesi iestādē.
7. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu optimizācija
Nē
-
7. Tiks veikta iekšējo institūcijas procesu optimizācija
Jā
Tiks izvērtēti un optimizēti dokumentu pārvaldības procesi.
8. Cita informācija
Nē
-
8. Cita informācija
Nē
-
7.5. Cita informācija
-
8. Horizontālās ietekmes
8.1. Projekta tiesiskā regulējuma ietekme
8.1.1. uz publisku pakalpojumu attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.2. uz valsts un pašvaldību informācijas un komunikācijas tehnoloģiju attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Projekta ietvaros izveidotais centralizētais un digitāli integrētais dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības risinājums nodrošinās vienotu, drošu un efektīvu dokumentu apriti iestādēs, atbilstoši normatīvajiem aktiem un arhīvu pārvaldības prasībām (piemēram, Arhīvu likumam). Izstrādātajam risinājumam plānota iespēja eksportēt strukturētus dokumentus un metadatus arhīva vajadzībām.
8.1.3. uz informācijas sabiedrības politikas īstenošanu
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.4. uz Nacionālā attīstības plāna rādītājiem
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Pasākums 1.3.1.1. “IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram” īsteno Latvijas Nacionālā attīstības plāna 2021.-2027.gadam (turpmāk - NAP2027) prioritātē “Kvalitatīva dzīves vide un teritoriju attīstība” noteikto rīcības virzienu “Tehnoloģiskā vide un pakalpojumi”, kas paredz veidot digitāli transformētu un inovatīvu publisko pārvaldi, attīstot informācijas un komunikācijas tehnoloģiju risinājumus un uzlabojot to pieejamību sabiedrībai un uzņēmumiem. Atbilstoši NAP2027 295.punktam tiek stiprināta digitāli transformēta publiskā pārvalde, kas ir iekšēji integrēta un ārēji atvērta kopīgas vērtības radīšanai un lietotājorientētai publisko pakalpojumu sniegšanai.
8.1.5. uz teritoriju attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.6. uz vidi
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.7. uz klimatneitralitāti
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.8. uz iedzīvotāju sociālo situāciju
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.9. uz personu ar invaliditāti vienlīdzīgām iespējām un tiesībām
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.10. uz dzimumu līdztiesību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.11. uz veselību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.12. uz cilvēktiesībām, demokrātiskām vērtībām un pilsoniskās sabiedrības attīstību
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.13. uz datu aizsardzību
Vai projekts skar šo jomu?
Jā
Apraksts
Vērsts uz datu aizsardzības nodrošināšanu un aprites uzlabošanu,ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) prasības.
8.1.14. uz diasporu
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.15. uz profesiju reglamentāciju
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.1.16. uz bērna labākajām interesēm
Vai projekts skar šo jomu?
Nē
8.2. Cita informācija
-
Pielikumi