Anotācija (ex-ante)

Apcietinājumā turēšanas kārtības likuma 6. panta pirmā daļa noteic, ka katram apcietinātajam izmeklēšanas cietuma darbinieki noformē personas lietu, kurā obligāti iekļauj šādus dokumentus: izmeklēšanas tiesneša lēmumu vai tiesas nolēmumu par apcietinājuma piemērošanu; apcietinātā daktiloskopisko karti; aizturēšanas protokola kopiju (ja persona tikusi aizturēta); apcietinātā anketu; apcietinātā un tā sevišķi pazīmju fotoattēlus, kā arī apcietinātā kriminālistisko raksturojumu. Savukārt Apcietinājumā turēšanas kārtības likuma 6. panta sestā daļa noteic, ka apcietinātā anketas saturu un noformēšanas kārtību, kā arī personas lietas noformēšanas kārtību nosaka izmeklēšanas cietumu iekšējās kārtības noteikumos. Attiecīgi Ministru kabineta 2007. gada 27. novembra noteikumu Nr. 800 "Izmeklēšanas cietuma iekšējās kārtības noteikumi" (turpmāk – Noteikumi Nr. 800) 2. punktā noteikta apcietinātā personas lietas noformēšanas kārtība un Noteikumu Nr. 800 1. pielikumā noteikts apcietinātā anketas saturs.
Lai arī praksē tika noformēta arī notiesātā personas lieta, tajā skaitā arī aizpildīta notiesātā anketa, tomēr normatīvajos aktos nebija noteikts brīvības atņemšanas iestādes darbinieka pienākums noformēt notiesātā personas lietu vai turpināt apcietinātā personas lietu, tajā skaitā aizpildīt notiesātā anketu, kā arī netika noteikts iekļaujamo dokumentu uzskaitījums notiesātā personas lietā, līdz pat 2022. gada 27. janvārim, kad tika pieņemts, un 2022. gada 4. februārī stājās spēkā likums "Grozījumi Latvijas Sodu izpildes kodeksā", kas papildināja Kodeksu ar 15.³ pantu "Notiesātā personas lieta".
Saskaņā ar Kodeksa 15.³ panta pirmo daļu katram ar brīvības atņemšanu notiesātajam brīvības atņemšanas iestādes darbinieks iekārto personas lietu vai turpina apcietinātā personas lietu, ja notiesātais nosūtīts soda izciešanai no izmeklēšanas cietuma. Kodeksa 15.³ panta otrajā un trešajā daļā ir ietverts to dokumentu (informācijas) uzskaitījums, kurus obligāti jāiekļauj notiesātā personas lietā. Kodeksa 15.³ panta sestā daļa noteic, ka Ministru kabinets nosaka notiesātā anketas saturu un noformēšanas kārtību, kā arī personas lietas noformēšanas kārtību.
Ievērojot minēto, kā arī lai noteiktu vienotu notiesātā personas lietas, tajā skaitā notiesātā anketas, noformēšanas kārtību visās brīvības atņemšanas iestādēs, nepieciešams izstrādāt noteikumu projektu, turklāt ņemot vērā, ka ieslodzītā personas lieta visā ieslodzījuma laikā ir viena lieta, arī apcietinātā vai notiesātā statusa maiņas gadījumā.

Nepieciešams izstrādāt noteikumu projektu, paredzot, ka: 1) ievietojot notiesāto brīvības atņemšanas vietā, brīvības atņemšanas iestādes darbinieki noformē notiesātā personas lietu vai arī turpina apcietinātā personas lietu, ja notiesātai nosūtīts soda izciešanai no izmeklēšanas cietuma; 2) notiesātā personas lieta sastāv no trim daļām, iekļaujot dokumentu uzskaitījumu, ko ievieto katrā attiecīgajā daļā; 3) nosacījumus attiecībā uz notiesātā personu apliecinošus dokumentu glabāšanu lietā; 4) notiesātā anketā ietveramo vispārīgo ziņu apjomu un citus nosacījumus.
Noteikumu projekts nosaka dokumentus un personas datu veidus, ko brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešams apstrādāt, lai nodrošinātu Kodeksa 4., 13. ¹, 13. ², 15. ³, 18. un citos Kodeksa pantos noteiktās prasības, kas attiecas uz notiesāto ievietošanu, izvietošanu brīvības atņemšanas iestādē, kā arī drošības, uzraudzības un resocializācijas līdzekļu nodrošināšanu soda izpildes laikā. 
Kodeksa 4. pants noteic, ka pamats kriminālsoda izpildei ir spēkā stājies tiesas nolēmums vai prokurora priekšraksts par sodu, kā arī tiesas lēmums, kurš nav stājies spēkā, un par kuru iesniegtā sūdzība atbilstoši Kriminālprocesa likumam neaptur tā izpildi. Līdz ar to brīvības atņemšanas iestādei, lai uzsāktu kriminālsoda izpildi ir nepieciešams saņemt tiesas nolēmumu vai prokurora priekšrakstu par sodu, lai nodrošinātu notiesātā ievietošanu un izvietošanu brīvības atņemšanas iestādē. Tiesas nolēmums vai prokurora priekšrakstu par sodu ir pamats soda izpildes uzsākšanai. Ja brīvības atņemšanas iestāde saņem informāciju, ka persona ir notiesāta ar brīvības atņemšanas sodu, bet nav ieradusies uz soda izpildi, tad, pamatojoties uz Kodeksa 15. panta trešo daļu, kas noteic, ja ar īslaicīgu brīvības atņemšanu notiesātais noteiktajā laikā neierodas brīvības atņemšanas iestādē īslaicīgas brīvības atņemšanas soda izciešanai, brīvības atņemšanas iestādes priekšnieks nosūta Valsts policijai iesniegumu, lai tiktu izlemts jautājums par kriminālprocesa uzsākšanu, kā arī nosūta iesniegumu tiesai, kura notiesāja personu ar īslaicīgu brīvības atņemšanu, ar lūgumu izsludināt notiesātā meklēšanu. Atbilstoši Kriminālprocesa likuma 634. ² panta pirmajai daļai, ja notiesātais slēpjas un nav zināma viņa atrašanās vieta vai notiesātais neierodas īslaicīgās brīvības atņemšanas soda izciešanai, tās tiesas tiesnesis, kura kontrolē sprieduma vai lēmuma pilnīgu izpildi, vai tiesa, kas lemj par soda aizstāšanu ar brīvības atņemšanu, pieņem lēmumu par notiesātā meklēšanu. Lēmumu par notiesātā meklēšanu pieņem rakstveida procesā. Šis lēmums nav pārsūdzams. Saskaņā ar iepriekš norādīto brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešams tiesas lēmums par notiesātā izsludināšanu meklēšanā, lai nodrošinātu Kodeksā un Kriminālprocesa likumā noteikto kompetenci.
Kriminālprocesa likuma 634. panta trešā daļa noteic, ka spriedumu, lēmumu un prokurora priekšrakstu nosūta izpildei kopā ar pavadrakstu. Ja lieta skatīta apelācijas vai kasācijas kārtībā, nosūta arī attiecīgi apelācijas vai kasācijas instances tiesas nolēmuma kopiju. Ja saņemts īpaši aizsargājama cietušā pieteikums, kurā lūgts sniegt informāciju par tās notiesātās personas atbrīvošanu vai izbēgšanu no ieslodzījuma vietas, kura radījusi viņam kaitējumu, informāciju par pieteikumu nosūta Ieslodzījuma vietu pārvaldei (turpmāk – Pārvalde).
Lai nodrošinātu Kriminālprocesa likuma normas par tiesas nolēmumu un prokurora priekšrakstu nosūtīšanu, brīvības atņemšanas iestāde notiesātā personas lietā glabā pavadrakstu.
Kriminālprocesa likuma no 263. līdz 270. panti reglamentē aizturēšanu. Kodeksa 15. ² pants noteic, ka ar brīvības atņemšanu notiesāto, kas ir meklēšanā, pēc aizturēšanas var ievietot īslaicīgās aizturēšanas vietā līdz pārvietošanai uz brīvības atņemšanas iestādi. Līdz ar to brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešams zināt informāciju par personas aizturēšanu, ja persona tiek ievietota brīvības atņemšanas iestādē, lai nodrošinātu precīzu informāciju par datumu, kad persona aizturēta un ievietota brīvības atņemšanas vietā.
Lai izpildītu tiesas nolēmumā vai prokurora priekšrakstā par sodu noteiktos termiņus, brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešams piefiksēt datumu, kad persona ir ieradusies brīvības atņemšanas iestādē soda izciešanas uzsākšanai, lai varētu atbilstoši normatīvo aktu prasībām aprēķināt atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes precīzu datumu un laiku.
Kā vēl viens dokuments, kas ir notiesātā personas lietā, ir notiesātā anketa. Lai varētu identificēt notiesāto, notiesātā anketā tiek ielīmēta notiesātā fotogrāfija.
Papildus tam personas identifikācijas nolūkos notiesātā anketā ieraksta notiesātā vārdu, uzvārdu, personas kodu un dzimšanas datumu.
Dzimšanas datumu kā atsevišķu personas datu veidu ir nepieciešams norādīt, lai brīvības atņemšanas iestāde varētu zināt notiesātā vecumu, jo kopš 2017. gada 1. jūlija personām tiek piešķirti jaunie personas kodi, kur personas koda pirmie cipari ir "32", bet pārējie cipari ir automātiski sistēmas ģenerētie nejaušie cipari no "0" līdz "9". Jāņem vērā, ka personām ir tiesības nomainīt esošo personas kodu uz jauna veida personas kodu, un līdz ar to pastāv iespēja, ka kāds notiesātais ir nomainījis personas kodu, kurš nesatur informāciju par personas vecumu.
Notiesātā vecuma zināšana ir nepieciešama, un viens no dzimšanas datuma apstrādes nolūkiem ir soda izciešanas vietas noteikšana brīvības atņemšanas iestādē, piemēram, nepilngadīgās personas tiek ievietotas atsevišķi no pilngadīgajām personām atbilstoši Kodeksa 13. un 18. pantā noteiktajam.
Ministru kabineta 2015. gada 30. jūnija noteikumu Nr. 345 "Noteikumi par brīvības atņemšanas iestādes izvērtēšanas komisijas sastāvu, darbības kārtību un lēmumu pieņemšanas kritērijiem" 7. punkts noteic, ka persona, kas notiesāta ar brīvības atņemšanu, iesniedz brīvības atņemšanas iestādes priekšniekam rakstisku iesniegumu ar lūgumu virzīt izskatīšanai komisijas sēdē jautājumu: 7.1. par notiesātajam noteiktā soda izciešanas režīma mīkstināšanu; 7.2. par notiesātā, kas sasniedzis 18 gadu vecumu, atstāšanu audzināšanas iestādē nepilngadīgajiem; 7.3. par notiesātā, kas sasniedzis 18 gadu vecumu, pārvietošanu no audzināšanas iestādes nepilngadīgajiem uz daļēji slēgtā cietuma soda izciešanas režīma augstāko pakāpi. Atbilstoši minēto noteikumu 11. punktam brīvības atņemšanas iestādes amatpersona, kas atbild par notiesāto uzskaiti, 10 darbdienu laikā pēc iesnieguma saņemšanas nodrošina veidlapas sagatavošanu par notiesātā brīvības atņemšanas soda izpildes gaitu. Brīvības atņemšanas iestādes izvērtēšanas komisija var nolemt atstāt audzināšanas iestādē nepilngadīgajiem līdz mācību gada beigām vai soda termiņa beigām, bet ne ilgāk kā līdz 25 gadu vecuma sasniegšanai vai atstāt notiesāto, kas sasniedzis 25 gadu vecumu, audzināšanas iestādē nepilngadīgajiem līdz mācību gada beigām, vai no audzināšanas iestādes nepilngadīgajiem uz daļēji slēgtā cietuma režīma augstāko pakāpi. Ņemot vērā minēto, nolūks notiesātā dzimšanas datu apstrādei ir lēmuma pieņemšana par notiesātā līdz 25 gadu vecumam atstāšana brīvības atņemšanas iestādē vai pārvietošana uz citu brīvības atņemšanas iestādi.
Tā kā pašreiz brīvība atņemšanas iestādes notiesātā personas lietu ved papīra dokumentu formātā, brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešama informācija, vai persona ir mainījusi vārdu un uzvārdu, kā arī vārda, uzvārda maiņas iemeslu, jo šī informācija ir būtiska, lai dokumentos (piemēram, tiesas nolēmumā, procesa virzītāja dokumentos), kas ir brīvības atņemšanas iestādes rīcībā, būtu iespējams identificēt konkrēto notiesāto. Praksē ir situācijas, kad Pārvaldes rīcībā ir dokumenti ar notiesātā iepriekšējo vārdu un uzvārdu.
Informācija par pilsonību ir nepieciešama, lai nodrošinātu vai koordinētu  nepieciešamības gadījumā notiesātā izraidīšanu no valsts, pamatojoties uz Kodeksa 147. pantu un Ministru kabineta 2011. gada 21. jūnija noteikumu Nr. 454 "Noteikumi par ārzemnieka piespiedu izraidīšanu, izceļošanas dokumentu un tā izsniegšanu" II nodaļu "Ārzemnieka piespiedu izraidīšanas kārtība".
Deklarētā dzīvesvietas adrese un faktiskā dzīvesvietas adrese pirms ieslodzījuma ir nepieciešama, lai, nosakot soda izciešanas vietu, ievietotu notiesāto pēc iespējas tuvāk dzīvesvietai. Dzīvesvietas adrese ir nepieciešama arī, lai brīvības atņemšanas iestādes sociālais darbinieks pirms notiesātā atbrīvošanas varētu organizēt notiesātajam pašvaldības sociālo pakalpojumu (pašvaldības dzīvokli, pabalstus u.c.) saņemšanu pēc atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes.
Notiesātā valodu pārvaldība ir nepieciešama, lai nodrošinātu soda izciešanas vietas noteikšanu, nodrošinot Kodeksa 13. ²panta pirmajā daļā norādīti, piemēram, vienā kamerā ievieto notiesātos, kuri pārvalda vienu un to pašu valodu, piemēram, angļu, vjetnamiešu u.c. valodas.
Informācija par sodāmību ir nepieciešama, lai noteiktu soda izciešanas vietu saskaņā ar Kodeksa 13. ² panta pirmajā daļā noteikto, proti, ar brīvības atņemšanas iestādes priekšnieka rīkojumu izveidotā notiesāto izvietošanas komisija nosaka, kurā brīvības atņemšanas iestādes nodaļā, vienībā un kamerā notiesātais izvietojams, ņemot vērā brīvās vietas kamerās, notiesāto psiholoģisko saderību, veselības stāvokli, attieksmi pret smēķēšanu, iepriekšējo kriminālo pieredzi.
Ziņas par tuviem radiniekiem ir nepieciešamas, lai brīvības atņemšanas iestāde varētu nodrošināt notiesātā satikšanos ar radiniekiem atbilstoši Kodeksa 45. pantam, izvērtēt notiesātā iesniegumu par tiesībām atvadīties no mirušā radinieka ārpus brīvības atņemšanas iestādes teritorijas, nodrošināt naudas pārvedumus saskaņā ar Kodeksa 48. pantu, nodrošināt videosaziņu saskaņā ar Kodeksa 49. ⁸pantu.
Papildus jāvērš uzmanība, ka radinieku kontaktinformācija ir nepieciešama situācijās, kad notiesātais ir miris, lai radinieki varētu saņemt informāciju par notiesātā miršanas faktu un nodrošinot notiesātā bēres. Praksē ir situācijas, ka, pamatojoties uz notiesātā anketā norādīto informāciju, brīvības atņemšanas iestādes administrācijai ir iespēja nepieciešamības gadījumā sazināties ar radiniekiem. Jāvērš uzmanība, ka ne vienmēr radiniekiem ir norādīta aktuālā dzīvesvietas adrese Fizisko personu reģistrā. Savukārt notiesātā anketā norādītā radinieku kontaktinformācija ir vienīgais avots radinieku kontaktinformācijai, kas nepieciešama saziņas nolūkos.
Jānorāda, ka anketā esošo informāciju sniedz notiesātais mutiski. Brīvības atņemšanas iestādes administrācija aktualizē informāciju, piem., par notiesātā radiem tajā brīdī, kad notiesātajam rodas tiesības, piemēram, uz videosaziņu vai satikšanos, vai naudas pārvedumu.
Attiecībā uz notiesātā daktiloskopiskajā kartē esošo personas datu apstrādi jānorāda, ka šādas personas datu apstrādes tiesības Pārvaldei, t.sk. brīvības atņemšanas iestādēm, nosaka Biometrijas datu apstrādes sistēmas likuma 10. panta pirmās daļas 4. punkts un 14. panta pirmās daļas 4. punkts. Nolūks personas datu apstrādei ir noziedzīgu nodarījumu un citu likumpārkāpumu novēršanu; noziedzīgu nodarījumu atklāšanu un noziedzīgu nodarījumu izdarījušo personu meklēšanu; aizturēto, aizdomās turēto, apsūdzēto un notiesāto personu identitātes pārbaudi.
Notiesātā personas lietā ietver tiesas lēmumus, kas pieņemti izskatot nolēmumu izpildes laikā radušos jautājumus, un citu nolēmuma izpildi precizējošu informāciju, lai nodrošinātu soda izpildi atbilstoši tiesas lēmumam.
Tā kā brīvības atņemšanas iestādes saskaņā ar Apcietinājumā turēšanas kārtības likumu nodrošina drošības līdzekļa – apcietinājums – izpildi, tad attiecīgi, lai brīvības atņemšanas iestāde varētu nodrošināt tiesas vai prokurora lēmumus par notiesātā pārvietošanu uz izmeklēšanas cietumu vai atstāšanu izmeklēšanas cietumā, brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešami minētie dokumenti. Kodeksa 50. ¹⁵ pants noteic, ka katrā brīvības atņemšanas iestādē ar Pārvaldes priekšnieka rīkojumu izveido izvērtēšanas komisiju, kas nodrošina notiesāto virzību soda progresīvās izpildes sistēmā un notiesāto (arī no ārvalsts soda izpildei pārņemta ar brīvības atņemšanu notiesātā) izvietošanu brīvības atņemšanas iestādēs atbilstoši šajā kodeksā noteiktajam. Izvērtēšanas komisija pieņem lēmumus, kas norādīti Kodeksa 50. ¹⁸ pantā. Ņemot vērā, ka minētie lēmumi ietekmē notiesātā atbrīvošanas termiņu, tad minētie lēmumi ir glabājas notiesātā personas lietā.
Tā kā brīvības atņemšanas iestādei ir jānodrošina notiesātā drošība, uzraudzība, kā arī notiesātā veselības aprūpe, tad brīvības iestādes priekšnieka, kā arī Pārvaldes priekšnieka pieņemtie lēmumi glabājas notiesātā lietā un ir uzskatāmi par notiesātā personas lietas neatņemamu sastāvdaļu. Minētie dokumenti ir nepieciešami, lai brīvības atņemšanas iestāde varētu nodrošināt, organizēt un koordinēt notiesātā uzraudzību, apsardzi un drošību. Apžēlošanas likuma 10. pants noteic, ka par apžēlošanas lūguma apmierināšanu vai noraidīšanu Valsts prezidents pieņem lēmumu. Apžēlošanas gadījumā viņš izdod apžēlošanas aktu. Lēmumu par apžēlošanu vai tās noraidīšanu, kā arī apžēlošanas aktu piecu dienu laikā pēc tā pieņemšanas nosūta iestādei, kura ir atbildīga par sprieduma izpildi, kā arī tiesai, kas taisījusi spriedumu šajā lietā, un par to paziņo notiesātajai personai vai citam apžēlošanas lūguma iesniedzējam. Saskaņā ar Kodeksa 112. ¹ panta pirmo daļu brīvības atņemšanas iestādes administrācija pirms notiesātā atbrīvošanas pēc pilna tiesas spriedumā noteiktā soda laika izciešanas nosūta informāciju par notiesāto Valsts policijas teritoriālajai struktūrvienībai. Šo informāciju nosūta ne vēlāk kā 15 darba dienas pirms notiesātā atbrīvošanas, bet par notiesātajiem, kas tiek atbrīvoti amnestijas vai apžēlošanas kārtībā, informāciju nosūta nekavējoties pēc amnestijas vai apžēlošanas akta saņemšanas. Saskaņā ar Kodeksa 112. ² pantu brīvības atņemšanas iestādes administrācija pirms notiesātā atbrīvošanas pēc pilna tiesas spriedumā noteiktā soda laika izciešanas nosūta bāriņtiesai informāciju par notiesāto, kas sodu izcieš par tīšiem vardarbīgiem noziedzīgiem nodarījumiem vai noziedzīgiem nodarījumiem pret dzimumneaizskaramību un tikumību. Šo informāciju nosūta ne vēlāk kā 15 darba dienas pirms paredzamās notiesātā atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes, bet par notiesātajiem, kas tiek atbrīvoti amnestijas vai apžēlošanas kārtībā, informāciju nosūta nekavējoties pēc amnestijas vai apžēlošanas akta saņemšanas. Saskaņā ar Kodeksa 112. ³ pantu brīvības atņemšanas iestādes administrācija brīvības atņemšanas iestādes iekšējās kārtības noteikumos paredzētajā kārtībā pirms notiesātā atbrīvošanas pēc pilna tiesas spriedumā noteiktā soda laika izciešanas nosūta informāciju par notiesāto papildsoda – tiesību ierobežošana – izpildes kontroles iestādei, ja no administrācijas rīcībā esošās informācijas konstatējama attiecīgā iestāde. Šā panta pirmajā daļā minētajā informācijā norāda notiesātā vārdu, uzvārdu, personas kodu, Krimināllikuma pantu, pēc kura viņš notiesāts, piespriestā soda termiņu un paredzēto atbrīvošanas datumu.
Šā panta otrajā daļā minēto informāciju nosūta ne vēlāk kā 15 darba dienas pirms notiesātā atbrīvošanas, bet par notiesātajiem, kuri tiek atbrīvoti no soda izciešanas nosacīti pirms termiņa amnestijas vai apžēlošanas kārtībā, informācija nosūtāma nekavējoties pēc tiesas nolēmuma, amnestijas vai apžēlošanas akta saņemšanas. Šajā pantā minētā informācija ir ierobežotas pieejamības informācija.
Saskaņā ar Kodeksa 147. panta otro daļu, ja notiesātais pēc brīvības atņemšanas soda izciešanas ir izraidāms no Latvijas Republikas, brīvības atņemšanas iestāde 30 dienu laikā pēc notiesātā ievietošanas brīvības atņemšanas iestādē rakstveidā informē Valsts robežsardzi atbilstoši normatīvajam aktam par ārzemnieka piespiedu izraidīšanu, izceļošanas dokumentu un tā izsniegšanu. Brīvības atņemšanas iestādes administrācija ne vēlāk kā 30 dienas pirms šāda notiesātā atbrīvošanas informē Valsts robežsardzi par šāda notiesātā atbrīvošanas datumu, bet informāciju par notiesātajiem, kuri tiek atbrīvoti no soda izciešanas amnestijas vai apžēlošanas kārtībā, nosūta nekavējoties pēc amnestijas vai apžēlošanas akta saņemšanas. Lai brīvības atņemšanas iestāde varētu nodrošināt Kodeksā noteikto attiecībā uz notiesāto apžēlošanu, brīvības atņemšanas iestādes rīcībā ir jābūt informācijai par apžēlošanas aktu. Papildus tam jāvērš uzmanība, ka saskaņā ar Kodeksa 111. panta 3. punktu apžēlošana ir pamats notiesātā atbrīvošanai no soda izciešanas.
Lai notiesātā persona neceltu pretenzijas pret brīvības atņemšanas iestādi par personas lietas pirmajā daļā norādīto dokumentu izsniegšanu, brīvības atņemšanas iestāde lūdz notiesāto parakstīt apliecinājumu. Apliecinājums kalpo kā pierādījums konflikta gadījumā ar notiesāto un ir uzskatāms par pierādījumu brīvības atņemšanas iestādes pienākumu izpildei pret notiesāto.
Lai brīvības atņemšanas iestāde nodrošinātu aktuālu, pareizu notiesātā personas datu apstrādi, brīvības atņemšanas iestāde veic notiesātā personas datu pārbaudi Fizisko personu reģistrā. Jānorāda, ka notiesātā anketā esošo informāciju sniedz notiesātais. Praksē pastāv situācija, kad notiesātais sniedz nepatiesu informāciju. Noteikumu projekta 3.13. apakšpunktā norādītā informācija par dokumentiem (dzimšanas apliecība, personu apliecinošu dokumentu, laulības) brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešama, lai nodrošinātu Kodeksā noteiktās tiesības. Piemēram, saskaņā ar Kodeksa 13. ² panta trešo daļu, ja notiesātais ir tiesnesis, tiesu sistēmai piederīga persona, izmeklēšanas iestādes, kriminālsodu izpildes iestādes, operatīvo darbību veicošas valsts institūcijas, pašvaldības policijas vai citas ar valsts un sabiedrības drošības nodrošināšanu saistītas valsts institūcijas nodarbinātais, bijušais nodarbinātais, viņa laulātais vai pirmās pakāpes radinieks, viņu izvieto atsevišķi no pārējiem notiesātajiem. Līdz ar to šajā gadījumā nolūks personas datu apstrādei ir notiesātā soda izciešanas vietas noteikšana.
Savukārt Kodeksa 45. panta trešā daļa noteic, ka ilglaicīgo satikšanos laikā notiesātajam atļauts uzturēties kopā ar radiniekiem – vecākiem, bērniem, brāļiem un māsām, vectēvu, vecomāti, mazbērniem vai laulāto. Ar brīvības atņemšanas iestādes priekšnieka lēmumu var tikt atļautas ilglaicīgās satikšanās arī ar citu personu, ja līdz soda izciešanas sākumam notiesātajam ar šo personu ir bijusi kopēja saimniecība vai kopīgs bērns. Līdz ar to brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešama informācija, kas apliecina radniecības vai laulības faktu.
Ja persona ir mirusi, tad brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešama informācija no miršanas apliecības, lai brīvības atņemšanas iestāde piefiksētu, ka soda izpilde ir neiespējama, jo notiesātais ir miris.
Ja notiesātajam ir izsniegta uzturēšanās atļauja, tad brīvības atņemšanas iestādei ir nepieciešama informācija, lai varētu informēt Valsts robežsardzi un nepieciešamības gadījumā nodrošinātu un koordinētu notiesātā izraidīšanu no valsts. Savukārt, ja notiesātajam ir tiesības uzturēties valstī, tad brīvības atņemšanas iestādei ir būtiski zināt, vai notiesātajam ir tiesības strādāt saskaņā ar Kodeksa astotajā "A" nodaļā noteikto.
Informācijas no Integrētās Iekšlietu informācijas sistēmas par notiesātā sodāmību apstrāde ir nepieciešama šādiem nolūkiem: soda izciešanas vietas noteikšana, pamatojoties uz Kodeksa 13. ² panta pirmo daļu; drošības nodrošināšanai, pamatojoties uz Kodeksa 13. ¹, 18. panta otro daļu; notiesātā risku un vajadzību izvērtēšana, lai noteiktu notiesātajam atbilstošus resocializācijas līdzekļus atbilstoši Kodeksa devītajai "A" nodaļai.
Lai nodrošinātu Kriminālprocesa likuma 66. nodaļā "Personas izdošana ārvalstij" noteikto, brīvības atņemšanas iestāde notiesātā personas  lietā ietver Ģenerālprokurora lēmumu par personas izdošanu ārvalstij kriminālvajāšanai, tiesāšanai vai sprieduma izpildei pēc atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes, vai Tieslietu ministrijas informāciju par personas izdošanu ārvalstij Latvijā piespriestā brīvības atņemšanas soda izpildei.
Ja persona ir mirusi brīvība atņemšanas iestādē, tad brīvības atņemšanas iestāde nodrošina dokumentu, kas saistīta ar notiesātā miršanas fakta konstatēšanu, iegūšanu no atbildīgajām valsts institūcijām. Saskaņā ar Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likuma 39. panta otro, trešo, ceturto daļu, kas noteic, ja persona mirusi ārstniecības iestādē, sociālās aprūpes vai rehabilitācijas iestādē, pansionātā vai ieslodzījuma vietā un par miršanas faktu nav paziņojušas šā panta pirmajā daļā minētās personas, attiecīgās ārstniecības iestādes, sociālās aprūpes vai rehabilitācijas iestādes, pansionāta vai ieslodzījuma vietas vadītājam vai viņa pilnvarotai personai ir pienākums rakstveidā paziņot par miršanas faktu. Ja par miršanas faktu nav paziņojušas šā panta pirmajā un otrajā daļā minētās personas un par personas nāvi kļuvis zināms pašvaldībai, tai ir pienākums rakstveidā paziņot par miršanas faktu. Ja sakarā ar personas nāvi notiek izmeklēšana un par miršanas faktu nav paziņojušas šā panta pirmajā, otrajā un trešajā daļā minētās personas, izmeklēšanas iestādes pienākums ir rakstveidā paziņot par miršanas faktu. Saskaņā ar Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likuma 40. panta otro daļu pēc miršanas fakta reģistrācijas dzimtsarakstu iestādes amatpersona vai darbinieks pēc pieprasījuma izsniedz miršanas apliecību tai personai, kura paziņojusi par miršanas faktu.
Ņemot vērā minēto, lai nodrošinātu Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likuma prasības, dokumentiem, kas attiecas uz notiesātā miršanas fakta konstatēšanu, ir jāatrodas notiesātā lietā, ja notiesātais ir miris brīvības atņemšanas iestādē, lai nepieciešamības gadījumā (nāves fakta izmeklēšana) tos varētu izsniegt.
Ja notiesātais ir izbēdzis vai patvaļīgi atstājis brīvības atņemšanas iestādes teritoriju, brīvības atņemšanas iestādei ir jābūt piefiksētai šādai informācijai, lai to varētu nodot operatīvās darbības subjektiem izbēgušā vai patvaļīgi brīvības atņemšanas iestādes teritoriju notiesātā meklēšanu.
Notiesātajam pēc viņa atbrīvošanas brīvības atņemšanas iestāde izsniedz izziņu par atbrīvošanu no brīvības atņemšanas iestādes pēc soda izciešanas. Minēto izziņu notiesātais iesniedz Valsts probācijas dienestam, pašvaldības sociālajam dienestam un citām valsts institūcijām, kurām šāda izziņa ir nepieciešama noteiktu pakalpojumu sniegšanai notiesātajam. Lai brīvības atņemšanas iestāde nodrošinātu pierādījumu, ka attiecīgā izziņa ir izsniegta, brīvības atņemšanas iestāde notiesātā personas lietā ievieto izziņas norakstu.
Notiesātā personas lietas otrajā daļā glabā turpmāk minētos dokumentus.
Saskaņā ar Kodeksa 15. panta piekto daļu tiklīdz notiesātais uzsāk soda izciešanu, brīvības atņemšanas iestādes administrācija nodrošina viņam iespēju nekavējoties informēt radiniekus par soda izciešanas vietu. Lai brīvības atņemšanas iestādei paliktu pierādījums, ka ir nodrošinātas notiesātā tiesības informēt savus radiniekus par atrašanos brīvības atņemšanas iestādē, tiek saglabāta paziņojuma kopija notiesātā radiniekiem par notiesātā atrašanos brīvības atņemšanas iestādē.
Lai brīvības atņemšanas iestāde nodrošinātu aktuālu informāciju par dokumentu esamību notiesātā personas lietā, brīvības atņemšanas iestāde sagatavo aktus par personu apliecinoša dokumenta un citu dokumentu izņemšanu no personas lietas.
Kodeksa 49., 50. pants reglamentē notiesātā tiesību uz korespondenci īstenošanu. Lai nodrošinātu notiesāto drošību brīvības atņemšanas iestādē, brīvības atņemšanas iestāde ir tiesības pārbaudīt un aizturēt korespondenci. Līdz ar to arī šī informācija tiek glabāta, jo tā ir nepieciešama uzraudzības un drošības nodrošināšanai.
Apžēlošanas likums noteic notiesātā tiesības lūgt apžēlošanu, kā arī apžēlošanas lūguma izskatīšanas un paziņošanas procesu, tad sarakste, kas attiecas uz brīvības atņemšanas iestādes kompetenci saistībā ar Valsts prezidenta apžēlošanas dienestu par notiesātā apžēlošanas lūguma izskatīšanu un Valsts prezidenta lēmumu par apžēlošanas noraidīšanu, tiek saglabāta notiesātā personas lietā, lai brīvības atņemšanas iestāde varētu sekot apžēlošanas lūgumu iesniegšanas un izskatīšanas procesam.
Kriminālprocesa likuma 819. pants noteic, ka brīvības atņemšanas iestādes administrācija 10 dienu laikā pēc tam, kad tā saņēmusi tiesneša rīkojumu par sprieduma izpildīšanu, informē Latvijā notiesāto ārvalstnieku vai personu, kuras pastāvīgā dzīvesvieta nav Latvijā, par šīs personas tiesībām izteikt vēlēšanos izciest sodu savas pilsonības vai pastāvīgās dzīvesvietas valstī. Notiesātajam izskaidro, kādas juridiskās sekas ir personas nodošanai soda izciešanai. Notiesātais savu lūgumu par Latvijā piespriesta brīvības atņemšanas soda izpildīšanu ārvalstī rakstveidā iesniedz Tieslietu ministrijai, kas nekavējoties rakstveidā informē šo notiesāto par paziņojuma nosūtīšanu ārvalstij un par lūguma izskatīšanas rezultātiem.
Paziņojumā ārvalstij norāda:
1) notiesātā vārdu, uzvārdu, dzimšanas vietu un datumu;
2) notiesātā adresi šajā ārvalstī, ja tāda adrese ir;
3) nodarījumu, par kuru piespriests sods;
4) soda veidu un mēru, kā arī laiku, kad uzsākta soda izciešana.
Lai brīvības atņemšanas iestāde varētu pierādīt, ka ir informējusi notiesāto ārvalstnieku par Kriminālprocesa likuma 819. pantā noteikto, brīvības atņemšanas iestāde notiesātā personas lietā glabā apliecinājumu par notiesātā iepazīstināšanu ar tiesībām izteikt vēlēšanos izciest sodu savas pilsonības vai pastāvīgās dzīvesvietas valstī.
Lai nodrošinātu notiesātā tiesības uz aizstāvību, brīvības atņemšanas iestādei ir jāzina informācija par aizstāvības realizēšanu, kā arī par aizstāvi, lai organizētu notiesātā pieejamību aizstāvim un tiesām, nepieciešamības gadījumā pārvietojot notiesāto.
Kodeksa septītā "B" un "C" nodaļa reglamentē izvērtēšanas komisijas darbību, t.sk. lēmumu pieņemšanu, Ministru kabineta 2015. gada 30. jūnija noteikumi Nr. 345 "Noteikumi par brīvības atņemšanas iestādes izvērtēšanas komisijas sastāvu, darbības kārtību un lēmumu pieņemšanas kritērijiem" nosaka brīvības atņemšanas iestādes izvērtēšanas komisijas (sastāvu, darbības kārtību un lēmumu pieņemšanas kritērijus, t.sk. dokumentus, ko izskata izvērtēšanas komisija). Tā kā izvērtēšanas komisijas sēdē izskatāmie dokumenti un lēmumi attiecas uz notiesātā sodu izpildes gaitu un iespējamu ātrāku atbrīvošanu no brīvības atņemšanas iestādes, minētie materiāli un lēmums glabājas notiesātā lietā. Attiecībā uz mūžu notiesātajiem atbilstoši Kodeksa 50. ²⁴ panta pirmajai un otrajai daļai slēgtajā cietumā, kurā ir izveidota atsevišķā nodaļa, brīvības atņemšanas iestādes priekšnieks ar rīkojumu izveido uz mūžu notiesāto izvērtēšanas komisiju, kas izskata jautājumus par:
1) nepieciešamību uz mūžu notiesātajam, kas izcieš sodu atsevišķajā nodaļā, pārvietošanas laikā brīvības atņemšanas iestādes teritorijā piemērot speciālo līdzekli  – roku dzelžus;
2) uz mūžu notiesātā apmeklējuma vai tikšanās norisi fiziska norobežojuma apstākļos.
Lai brīvības atņemšanas iestāde nodrošinātu iepriekš norādīto tiesību normu izpildi, brīvības atņemšanas iestāde apstrādā, t.sk. glabā  materiālus, kas izskatīti izvērtēšanas komisijā, kā arī izvērtēšanas komisijas pieņemtos lēmumus.
Kodeksa 79. ² pants noteic kārtību, kādā izvērtē iesniegumu par notiesātā nosacītu pirmstermiņa atbrīvošanu no soda izciešanas. Proti, notiesātais iesniegumu ar lūgumu viņu atbrīvot no soda izciešanas nosacīti pirms termiņa, tai skaitā ar elektroniskās uzraudzības noteikšanu, iesniedz brīvības atņemšanas iestādes priekšniekam (pirmā daļa).
Saņēmis šā panta pirmajā daļā minēto iesniegumu, brīvības atņemšanas iestādes priekšnieks triju darbdienu laikā pārbauda, vai notiesātais atbilst šā kodeksa 79. ¹ pantā minētajiem nosacījumiem. Ja tiek konstatēts, ka notiesātais neatbilst kaut vai vienam no minētajiem nosacījumiem, iesniegums tiek nodots atpakaļ notiesātajam, norādot šā iesnieguma nevirzīšanas iemeslus un laiku, kad notiesātajam radīsies tiesības uz nosacītu pirmstermiņa atbrīvošanu no soda izciešanas bez elektroniskās uzraudzības noteikšanas vai ar tās noteikšanu. Brīvības atņemšanas iestādes priekšnieka atbilde nav apstrīdama vai pārsūdzama.
Atbilstoši Kodeksa 79. ³ pantam, ja notiesātais atbilst šā kodeksa 79. ¹ pantā minētajiem nosacījumiem, brīvības atņemšanas iestādes priekšnieks piecu darbdienu laikā pēc šā kodeksa 79. ² panta otrajā daļā minētās pārbaudes nosūta Valsts probācijas dienestam izvērtēšanas ziņojuma pieprasījumu, norādot, vai notiesātais lūdz izvērtēt iespēju viņu nosacīti pirms termiņa atbrīvot no soda izciešanas ar elektroniskās uzraudzības noteikšanu, un uzdod brīvības atņemšanas iestādes amatpersonai sagatavot izziņu par soda izpildes gaitu (pirmā daļa).
Izziņā par soda izpildes gaitu iekļauj ziņas, kas raksturo notiesātā uzvedību, iesaisti resocializācijas pasākumos un resocializācijas rezultātus, notiesāta attieksmi pret piedalīšanos resocializācijas pasākumos visā soda izciešanas laikā. Ja minētā izziņa sagatavota par uz mūžu notiesātā soda izpildes gaitu, izziņai par soda izpildes gaitu pievieno informāciju par notiesātā psihisko veselību, ja notiesātajam ir sniegta psihiatriskā palīdzība, un izrakstu no psihologa sadarbības pārskata.
Kārtību, kādā sagatavojama izziņa par soda izpildes gaitu, un tajā iekļaujamās informācijas saturu un apjomu nosaka Ministru kabinets.
Valsts probācijas dienests 15 darbdienu laikā pēc šā panta pirmajā daļā minētā pieprasījuma saņemšanas sagatavo izvērtēšanas ziņojumu un nosūta to brīvības atņemšanas iestādei.
Brīvības atņemšanas iestādes priekšnieks piecu darbdienu laikā pēc šajā pantā minētā izvērtēšanas ziņojuma saņemšanas to kopā ar šā kodeksa 79. ² pantā minēto iesniegumu, izziņu par soda izpildes gaitu un brīvības atņemšanas iestādes iesniegumu par notiesātā nosacītu pirmstermiņa atbrīvošanu no soda izciešanas nosūta pilsētas (rajona) tiesai, kuras darbības teritorijā atrodas brīvības atņemšanas iestāde.
Ņemot vērā minēto, secināms, ka brīvības atņemšanas iestādei, lai nodrošinātu dokumentu sagatavošanu saistībā ar notiesātā lūgumu par nosacītu pirmstermiņa atbrīvošanu, kā arī šo dokumentu iesniegšanu tiesai, ir nepieciešams glabāt dokumentus notiesātā lietā.
Kodeksa 147. pants reglamentē kārtību, kādā izpildāms spriedums par izraidīšanu no Latvijas Republikas. Proti, ja notiesātais, izņemot ar naudas sodu un brīvības atņemšanu notiesātos, pēc pamatsoda izciešanas ir izraidāms no Latvijas Republikas, kriminālsoda izpildes institūcija paziņojumu par to, ka sods ir izpildīts, nekavējoties nosūta Valsts robežsardzei. Ja notiesātais pēc pamatsoda – naudas sods – izciešanas ir izraidāms no Latvijas Republikas, tiesa paziņojumu par to, ka sods ir izpildīts, nekavējoties nosūta Valsts robežsardzei.
Ja notiesātais pēc brīvības atņemšanas soda izciešanas ir izraidāms no Latvijas Republikas, brīvības atņemšanas iestāde 30 dienu laikā pēc notiesātā ievietošanas brīvības atņemšanas iestādē rakstveidā informē Valsts robežsardzi atbilstoši normatīvajam aktam par ārzemnieka piespiedu izraidīšanu, izceļošanas dokumentu un tā izsniegšanu. Brīvības atņemšanas iestādes administrācija ne vēlāk kā 30 dienas pirms šāda notiesātā atbrīvošanas informē Valsts robežsardzi par šāda notiesātā atbrīvošanas datumu, bet informāciju par notiesātajiem, kuri tiek atbrīvoti no soda izciešanas amnestijas vai apžēlošanas kārtībā, nosūta nekavējoties pēc amnestijas vai apžēlošanas akta saņemšanas.
Ja saņemts iesniegums par notiesātā atbrīvošanu no soda izciešanas nosacīti pirms termiņa un notiesātais ir izraidāms no Latvijas Republikas, tiesa savlaicīgi pirms tiesas sēdes, kurā notiesātā iesniegums tiks izskatīts, informē par to Valsts robežsardzi. Ja tiesas sēdē tiesa nolemj notiesāto atbrīvot no soda izciešanas pirms termiņa, tā lēmuma norakstu nekavējoties izsniedz Valsts robežsardzes amatpersonai.
Tā kā brīvības atņemšanas iestāde nodrošina brīvības atņemšanas sodu, kā arī tās rīcībā ir informācija par termiņiem, kad notiesātais ir jāatbrīvo, tad brīvības atņemšanas iestāde sazinās gan ar Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi, gan ar Valsts robežsardzi, lai nodrošinātu Kodeksā noteiktās prasības, kas attiecas uz ārvalsts notiesātā likumīgu atrašanos Latvijas Republikā, kā ari notiesātā (ārvalstnieka) izraidīšanu no Latvijas Republikas. Līdz ar to sarakste ar Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi un Valsts robežsardzi par notiesātā ārzemnieka likumīgu uzturēšanos Latvijas Republikā un piespiedu izraidīšanu pēc brīvības atņemšanas soda izciešanas tiek glabāta notiesātā lietā.
Kodeksa 15. panta piektā daļa noteic, ka tiklīdz notiesātais uzsāk soda izciešanu, brīvības atņemšanas iestādes administrācija nodrošina viņam iespēju nekavējoties informēt radiniekus par soda izciešanas vietu. Civillikuma 177. panta pirmā līdz piektā daļa noteic, ka līdz pilngadības sasniegšanai bērns ir vecāku aizgādībā. Aizgādība ir vecāku tiesības un pienākums rūpēties par bērnu un viņa mantu un pārstāvēt bērnu viņa personiskajās un mantiskajās attiecībās. Rūpes par bērnu nozīmē viņa aprūpi, uzraudzību un tiesības noteikt viņa dzīvesvietu. Bērna aprūpe nozīmē viņa uzturēšanu, t.i., ēdiena, apģērba, mājokļa un veselības aprūpes nodrošināšanu, bērna kopšanu un viņa izglītošanu un audzināšanu (garīgās un fiziskās attīstības nodrošināšana, pēc iespējas ievērojot viņa individualitāti, spējas un intereses un sagatavojot bērnu sabiedriski derīgam darbam).
Bērna uzraudzība nozīmē rūpes par bērna paša drošību un trešās personas apdraudējuma novēršanu. Līdz ar to brīvības atņemšanas iestādes pienākums ir paziņot gan likumiskajiem pārstāvjiem, gan bāriņtiesai par nepilngadīgā bērna atrašanos brīvības atņemšanas iestādē.
Notiesātā personas lietas trešajā daļā tiek ietverti dokumenti un informācija par notiesātā resocializācijas procesu. Kodeksa devītā "A" nodaļa noteic ar brīvības atņemšanas notiesāto resocializāciju. Kodeksa 61. ² panta pirmā daļa noteic, ka  notiesāto resocializāciju īsteno, piemērojot notiesāto sociālās uzvedības korekcijas vai sociālās rehabilitācijas līdzekļus. Kodeksa 61. ³ pants noteic, ka notiesāto sociālās rehabilitācijas līdzekļi ir:
1) izglītošana – notiesātā iesaistīšana vispārējās, profesionālās un interešu izglītības programmās;
2) šajā kodeksā noteiktā notiesāto iesaistīšana sabiedriski lietderīgā nodarbināšanā (notiesāto darbs brīvības atņemšanas iestāžu saimnieciskajā apkalpē, komersanta izveidotajās darba vietās brīvības atņemšanas iestādē vai ārpus tās atkarībā no notiesātajam noteiktā soda izciešanas režīma, likumā noteiktā nodarbināšana bez atlīdzības);
3) notiesātā sociālo problēmu risināšana, ņemot vērā ieslodzījuma radītās sekas (notiesātā sociālo prasmju uzlabošana, atjaunošana un apguves nodrošināšana, informācijas sniegšana par sociālo pakalpojumu un sociālās palīdzības saņemšanas iespējām pēc atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes, personu apliecinošu dokumentu kārtošana);
4) psiholoģiskā palīdzība – notiesātā psiholoģiskā izpēte, psihologa atzinuma sagatavošana, psiholoģiskā konsultēšana individuāli, grupā vai krīzes situācijā brīvības atņemšanas iestādē;
5) brīvā laika pasākumu organizēšana – notiesātā iesaistīšana kultūras, informatīvos, mākslas, pašdarbības un sporta pasākumos;
6) atkarību mazināšanas programma – notiesātā iesaistīšana mērķtiecīgu un strukturētu pasākumu kopumā sociālo prasmju attīstībai, uzvedības modeļa pilnveidei un sociāli atbalstāmas vērtību sistēmas veidošanai.
Ministru kabineta 2017. gada 3.  anvāra noteikumi Nr. 23 "Iekšējās kārtības noteikumi brīvības atņemšanas iestādes struktūrvienībā, kurā tiek īstenota resocializācijas programma atkarību mazināšanai" nosaka iekšējo kārtību brīvības atņemšanas iestādes struktūrvienībā, kurā tiek īstenota resocializācijas programma atkarību mazināšanai, notiesāto atlases, uzņemšanas un pārvietošanas kārtību, kā arī kārtību, kādā notiesāto izslēdz no atkarību mazināšanas programmas, un attiecīgo lēmumu pieņemšanas kritērijus.
Ministru kabineta 2013. gada 9. aprīļa noteikumi Nr. 191 "Notiesātā resocializācijas īstenošanas kārtība" nosaka notiesātā resocializācijas īstenošanas kārtību.
Iepriekš norādītie normatīvie akti nosaka apstrādājamo personas datu apjomu, kā arī dokumentus, ko brīvības atņemšanas iestāde sagatavo, lai nodrošinātu resocializāciju. Brīvības atņemšanas iestāde personas datus apstrādā šādiem nolūkiem: notiesātā resocializācijas lietas noformēšana un aktualizēšana; notiesātā risku un vajadzību izvērtēšanas organizēšana, īstenošana un koordinēšana, rekomendāciju izstrāde; notiesātā individuālā resocializācijas plāna izveide, izpilde un aktualizēšana;
notiesātā psiholoģiskās palīdzības pasākumu organizēšana, īstenošana un koordinēšana; notiesātā suicidālās uzvedības prevencijas darba organizēšana, īstenošana un koordinēšana; brīvības atņemšanas iestādes izvērtēšanas komisijas darbības nodrošināšana, notiesātā uzvedības izvērtējuma sagatavošana; resocializācijas programmu organizēšana, īstenošana un koordinēšana, notiesātā iesaistīšana resocializācijas programmā.
Ministru kabineta 2013. gada 3. septembra noteikumi Nr. 761 "Noteikumi par civilstāvokļa aktu reģistriem" 54. punkts noteic, ka dzimtsarakstu nodaļas amatpersona, pamatojoties uz protokolu par laulības noslēgšanu ieslodzījuma vietā, ziņas par laulības noslēgšanu ievada Fizisko personu reģistrā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc laulības noslēgšanas. Laulības apliecību izsniedz personīgi vai pēc laulāto lūguma nosūta pa pastu uz norādīto adresi. Laulības reģistra kopiju dzimtsarakstu nodaļa nosūta attiecīgajai brīvības atņemšanas vietai pievienošanai notiesātās personas lietai. Līdz ar to notiesātā personas lietā glabājas laulības reģistra kopija.
Tā kā pašreiz notiesātā personas lieta ir papīra formātā, to glabā piecus gadus. Attiecībā uz notiesātā personas lietu glabāšanu elektroniski Ieslodzīto informācijas sistēmā ir izstrādāts Ministru kabineta noteikumu projekts "Ieslodzīto informācijas sistēmas noteikumi", kas noteiks savādākus glabāšanas termiņus.
Attiecībā uz notiesātā lietas glabāšanas termiņu norādāmi šādi apsvērumi:
1) tā kā Pārvaldes faktisko rīcību notiesātais var apstrīdēt Administratīvā procesa likuma noteiktajā kārtībā, tad notiesātā personas lietas glabāšanai jābūt vismaz trīs gadus. Minētais ir pamatojams ar Administratīvā procesa likuma 79. pantu, kas noteic, ka administratīvo aktu var apstrīdēt viena mēneša laikā no tā spēkā stāšanās dienas, bet, ja rakstveidā izdotajā administratīvajā aktā nav norādes, kur un kādā termiņā to var apstrīdēt, – viena gada laikā no tā spēkā stāšanās dienas.
Privātpersona, kuras tiesības vai tiesiskās intereses attiecīgais administratīvais akts ierobežo un kura administratīvajā procesā nav bijusi pieaicināta kā trešā persona, var šo administratīvo aktu apstrīdēt viena mēneša laikā no dienas, kad privātpersona par to ir uzzinājusi, bet ne vēlāk kā viena gada laikā no attiecīgā administratīvā akta spēkā stāšanās dienas.
Augstāka iestāde atsaka apstrīdēšanas iesniegumu izskatīt pēc būtības, ja tas iesniegts:
1) nokavējot apstrīdēšanas termiņu, un ja tā iesniedzējs nav lūdzis procesuālā termiņa atjaunošanu;
2) vairāk nekā trīs gadus pēc administratīvā akta spēkā stāšanās dienas vai trīs gadus pēc dienas, kad kļuva zināms vai vajadzēja kļūt zināmam par iestādes faktisko rīcību. Šajā punktā minētais termiņš nav atjaunojams.
Šā panta trešajā daļā minētos lēmumus var pārsūdzēt mēneša laikā no lēmuma spēkā stāšanās dienas. Tiesa sūdzību izskata viena mēneša laikā rakstveida procesā.
Papildus jāņem vērā aspekts, ka notiesātajam ir tiesības vērsties ar sūdzību Eiropas Cilvēktiesību tiesā. Lai iesniegtu sūdzību par savu cilvēktiesību pārkāpumu, notiesātajam vispirms ir jāvēršas Latvijas valsts iestādēs, kas izskata šādas lietas. Sūdzība un visi tiesas pieprasītie papildu dokumenti ir jāiesniedz 6 mēnešu laikā kopš pēdējā Latvijas valsts iestādes vai tiesas nolēmuma notiesātā sūdzības lietā.
Ja ir situācija, kad nav nevienas valsts iestādes, kur sūdzēties, tad 6 mēnešu termiņš tiek skaitīts no nākamās dienas pēc iespējamā pārkāpuma.
Termiņš sūdzības iesniegšanai Eiropas Cilvēktiesību tiesā tiek skaitīts no pēdējā nacionālās iestādes lēmuma datuma konkrētās sūdzības lietā.
Līdz ar to Pārvaldei ir nepieciešams glabāt notiesātā personas lietu, lai nepieciešamības gadījumā Latvijas tiesā varētu sniegt pierādījumus noteiktas faktiskās rīcības vai izdotā administratīvā akta pamatošanai, kā arī sniegt Eiropas Cilvēktiesību tiesas pieprasīto informāciju, t.sk. dokumentus, kas pamato ieslodzījuma vietas noteiktu rīcību.
2) Valsts kontroles revīzijas ziņojumā "Valstī īstenoto personu resocializācijas pasākumu efektivitāte", kas apstiprināts ar Valsts kontroles Otrā revīzijas departamenta 2019. gada 11. oktobra lēmumu Nr. 2.4.1-11/2018 (turpmāk – ziņojums) norādīts, lai sasniegtu galveno resocializācijas mērķi – samazināt atkārtota noziedzīga nodarījuma veikšanu – , aicinām Tieslietu ministriju veikt pasākumus, lai izvērtētu un izstrādātu turpmāku resocializācijas sistēmas attīstības redzējumu – kāda būtu jāveido resocializācijas sistēma kopumā, nevis tikai soda izpildes institūcijās; kādi atbalsta pasākumi personām ir nepieciešami pēc soda izciešanas, lai saglabātu jau veikto resocializācijas pasākumu pozitīvo ietekmi; kā šie pasākumi ir nodrošināmi u.c.
Lai novērtētu attīstības plānošanas dokumentos izvirzīto mērķu sasniegšanu un kopumā resocializācijas sistēmas darbības efektivitāti, aicinām Ministriju sadarbībā ar Pārvaldi un Valsts probācijas dienestu izvērtēt, kādus datus (informāciju) būtu nepieciešams uzkrāt rezultatīvo rādītāju novērtēšanai, un veikt pasākumus, lai to nodrošinātu, tajā skaitā, nosakot atbildīgo institūciju.
Valsts kontroles viedoklis: Lai darbs ar notiesāto personu būtu efektīvs un tiktu pielietota labākā stratēģija resocializācijai, ir jāzina iemesli, kādēļ resocializācijas pasākumi ir bijuši neveiksmīgi, ir jābūt izsekojamai un operatīvi iegūstamai informācijai ne tikai vienas iestādes ietvaros, ir jābūt informācijai par klientu kopumā.
Ziņojumā norādīts, ka ieslodzījuma vietās personām resocializācijas lietu iekārto katru reizi, kad persona nonāk ieslodzījuma vietā, no jauna, un aktuālā lieta nesatur informāciju par iepriekšējā soda izciešanas vietā veiktajiem resocializācijas pasākumiem, tajā skaitā īstenotajiem atkarību mazinošiem pasākumiem. Revidentiem nav pamata pieņēmumam, ka, sagatavojot aktuālo risku un vajadzību novērtējumu un kārtējo resocializācijas plānu, būtu vērtēta iepriekšējā soda izciešanas vietā veikto resocializācijas pasākumu ietekme (veiksme, neveiksme u.tml.), jo aktuālajā lietā nav šādu atzīmju.
Līdz ar to, lai varētu nodrošināt iepriekš norādīto, notiesātā personas lietu papīra formātā glabā 5 gadus pēc personas atbrīvošanas no brīvības atņemšanas iestādes.
Noteikumu projekta 6. punkts noteic, ka notiesātā personas lietas pirmajai vai otrajai daļai pievieno notiesātā pasi vai personas apliecību, pagaidu apliecību, atgriešanās apliecību vai pagaidu ceļošanas dokumentu. Lai nodrošinātu, ka notiesātie nesabojā, nenozaudē vai pretlikumīgi neizmanto iepriekš norādītos dokumentus, dokumenti tiek glabāti notiesātā personas lietā. Kad notiesāto atbrīvo, brīvības atņemšanas iestāde izsniedz dokumentus.