Anotācija (ex-ante)

94% no iestādēm lieto vienu finanšu grāmatvedības uzskaites informācijas sistēmu - Horizon/Hop finanšu grāmatvedības procesiem, bet iestādēs ir atšķirīga tās komplektācija, moduļi, versijas, papildu izstrādnes. Iestādēs, kurās šie procesi netiek vadīti izmantojot HoP, ir ievērojami zemāka efektivitāte gan pieteikumu iesniegšanas, gan apstrādes un apstiprināšanas laikā. Papildus būtiski ņemt vērā, ka, ieviešot moduļus decentralizēti, tiek patērēts vairāk resursu, t.i., visos resoros nepieciešams finansējums un speciālisti, kuriem ir prasmes gan ieviest izstrādātās funkcionalitātes, gan pēc tam sniegt atbalstu, tās pārvaldot.

Lielā daļā iestāžu finanšu grāmatvedības uzskaites sistēma ir integrēta ar citām iestāžu informācijas sistēmām (turpmāk – IS), kas nodrošina iestāžu funkciju izpildi vai pakalpojumu sniegšanu. Centralizējot grāmatvedības uzskaites funkciju, būtiski ir vērtēt ar finanšu grāmatvedības uzskaites sistēmām veidotās integrācijas, ar mērķi veidot homogēnu pieeju funkcionalitātei un procesam, ko nodrošina finanšu grāmatvedības sistēma un ko – funkciju izpildes (pakalpojumu) sistēma, t.i., piemēram, daļa iestādes rēķinu izrakstīšanu veic  Horizon, bet daļai rēķinu izrakstīšanu pilnībā nodrošina pakalpojumu uzskaites sistēmas. Veidojot centralizētus grāmatvedības uzskaites IS risinājumus un standartizējot procesus, ir būtiski veidot maksimāli viendabīgu, standartizētu pieeju gan no tehniskā risinājuma, gan procesa viedokļa. Vienlaicīgi pastāv risks, ka, centralizējot grāmatvedību iestādēm ar zemāku digitalizācijas līmeni (piemēram, pakalpojuma rēķins tiek veidots ārpus sistēmām - papīrā), būs būtiski jāmaina arī esošie pakalpojumu sniegšanas procesi, lai virzītos uz digitālo grāmatvedību. Šāds risks var aizkavēt grāmatvedības centralizāciju un vienotās platformas izveidi.

Grāmatvedības uzskaites informācijas sistēmās datu uzskaite tiek veikta, izmantojot atšķirīgus klasifikatorus, dimensijas un detalizācijas pakāpes, un resori tos finanšu vadības procesos izmanto dažādā detalizācijā, bet nav vienotas prakses un risinājumu, kas būtiski apgrūtina situācijās, kad nepieciešams analizēt informāciju horizontāli par visiem resoriem.

No visiem finanšu grāmatvedības procesiem atlīdzības aprēķins un uzskaite un ar to saistītie personāla lietvedības procesi ir ar īpaši augstu efektivizēšanas un standartizēšanas potenciālu. Izveidotie decentralizētie risinājumi ir atkarīgi no konkrēto cilvēkresursu vadības funkcijas vadītāju izpratnes par procesu organizēšanu, vajadzībām un nākotnes perspektīvām, kā arī no iestādes vadītāja atbalsta un iesaistes. Papildu personāla lietvedības raksturojošs faktors ir vēsturiska manuālu darbību un dokumentu pieeja, kas, pārejot uz dokumentu izveidi elektroniskā formā, nav mainīta uz datu plūsmām, bet gan esošu procesu un dokumentu digitalizēšanu.

Vērtējot valsts pārvaldes digitālo transformāciju un virzību uz “bezpapīra” procesiem, t.sk. ar grāmatvedības uzskaiti saistītiem procesiem, secināts, ka joprojām papīra dokumentu aprite dominē atsevišķos posmos, kā arī digitalizācijas līmenis resoros un iestādēs ir atšķirīgs. 

Biznesa inteliģences risinājumu attīstība ir vāja – pamatā atskaites tiek veidotas periodiski un manuāli, izmantojot MS Office rīkus.

Attiecībā uz budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumiem šobrīd nav vienota risinājuma, kurš sniegtu atbalstu resoru finansistiem ikdienas procesu nodrošināšanai, kā arī atbalstītu valsts līmeņa budžeta vajadzības.

Atveseļošanas un noturības mehānisma fonda ieguldījumi plānoti uz digitālo transformāciju valsts pārvaldes centralizētu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības funkciju nodrošināšanā un tie ir vērsti attīstīt nepieciešamos risinājumus, spējas un prasmes, kā arī uzlabot efektivitāti, digitālos procesus un datu pārvaldību. Tāpēc projekta ietvaros līdz 2026. gada I. ceturksnim ir paredzēts, ka uzsāk darboties vienoti risinājumi centralizētā platformā un pakāpeniski tiek sākta resoru grāmatvedības uzskaites centralizācija (t.sk., IT risinājumu un darbaspēka). 
 
Finanšu grāmatvedībā – lai valstī centralizācija virzītos ātrāk, tad, balstoties uz Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projektā "Valsts pārvaldes vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" ("Development of the shared services centre system for Public sector in Latvia") piesaistīto konsultantu SIA "PricewaterhouseCoopers"  analīzi, kā valstij izdevīgākais risinājums šobrīd izvērtēts esošais risinājums Horizon/Hop, attīstot tajā centralizēti nepieciešamās funkcionālās un nefunkcionālās prasības, lai sasniegtu augstāku automatizācijas līmeni. Plānota pakāpeniska esošo resoru Horizon/Hop migrācija uz centralizēto risinājumu. Attīstot vienoto risinājumu, būtiski to veidot ar vienotām datu struktūrām, klasifikatoriem, plūsmām, algoritmiem, izmantotajiem moduļiem utt., kas veicinātu standartizāciju, digitālo transformāciju un datu tālākizmantošanas iespējas. Veidojot risinājumu un metodiku tiešās valsts pārvaldes iestādēm, maksimāli tiks veidots vienots uzskaites standarts, lai tam varētu pielāgot arī citas grāmatvedības un/vai biznesa procesu vadības (BPM) sistēmas, kas nodrošinātu datu savietojamību arī ārpus vienotā risinājuma, ļaujot to eksportēšanu un importēšanu vienotajā risinājumā. Pie resoru centralizācijas sadarbībā ar resoru pārstāvjiem vērtējamas esošās integrācijas, lai nezaudētu būtiskus biznesa procesu atbalstus – t.i., nepieciešamības gadījumā investējot integrāciju pārbūvē. Kā nākamais posms – ilgtermiņā – vērtējama jauna risinājuma iegāde, t.sk., gadījumos, ja centralizācijas rezultātā tiek identificēti būtiski funkcionālie vai nefunkcionālie ierobežojumi, ko Horizon/Hop nevar nodrošināt vai to izstrāde ir nesamērīga. Tāpat jauna risinājuma iegādes nepieciešamība ilgtermiņā  var tikt vērtēta, ņemot vērā tehnoloģiju attīstības dinamiku un to, kā esošais risinājums atbilst attīstības tendencēm ilgtermiņā. 
 
Budžeta plānošanas un finanšu vadībā – vienots risinājums, kas atbalsta ar finanšu vadību saistītos procesus, un kuros piedalās visi procesu dalībnieki: 
- Valsts līmeņa budžeta plānošana, kontrole un izpilde – izmanto Finanšu ministrija, resori/iestādes. 
- Iestādes/resora līmeņa budžeta plānošana, kontrole un izpilde - izmanto resoros/iestādēs strādājošie finansisti. 
 
Resoriem, kuriem jau ir iestrādnes IT risinājumos kādā no minētajiem posmiem tiks izskatīta iespēja šādiem variantiem: resora risinājuma pārņemšana vai integrācija, vai izmaiņu veikšana/pielāgošana resora IT risinājumos sadarbspējas nodrošināšanai. Katrs gadījums vērtējams individuāli (t.sk., gan no juridiskiem, gan finanšu aspektiem). 
 
Tāpat, pilnveidojot risinājumus, jānodrošina visu veidu valsts uzskaites maksimālā automatizācija, nodrošinot integrēto pieeju iespējami plašākiem pārskatu un atskaišu veidiem, nodrošinot lielāku pārskatāmību visām procesā iesaistītajām pusēm un samazinātu administratīvo slogu. 
 
Ieviešot risinājumus un izveidojot centralizēto platformu, tiks radīti priekšnoteikumi, lai  turpinātu, attīstītu un izvērstu centralizētu pakalpojumu sniegšanu valsts pārvaldes iestādēm saskaņā ar centralizētās funkcijas vai koplietošanas pakalpojuma attīstības plāniem un nodrošinātu šo plānu izpildi. 
 
Kopējo slodžu monitoringu un izmaiņu pārvaldību nodrošina Valsts kanceleja, savukārt budžeta precizējumi par resoru finansējuma pārdali notiek ikgadējā izdevumu pārskatīšanas procesā un kārtējā valsts budžeta sagatavošanas procesā. Projekta rezultātu un rādītāju sasniegšana atkarīga no lēmumiem šo procesu rezultātā.