Anotācija

Noteikumu projekts ir nepieciešams, lai VPD būtu tiesisks pamats un noteikta kārtība, kādā apstrādāt pētījuma informāciju. VPD likuma 18.² panta trešā daļa nosaka deleģējumu Ministru kabinetam noteikt kārtību, kādā VPD iegūst, apstrādā un glabā datus par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem, kā arī nodod informāciju pētījumu izstrādātājiem. MK noteikumi Nr. 396, kas noteica datu apstrādes kārtību pētījumu vajadzībām, ir zaudējuši spēku un šobrīd nav iespējams nodrošināt VPD likuma 18.² panta pirmajā daļā noteikto uzdevumu veikt pētījumus par VPD un sabiedrībai būtiskiem jautājumiem.
Pētījumu izstrāde ietver informācijas apstrādi. Tāpēc, lai aizsargātu tās personas, kuras personu dati tiks apstrādāti, kā arī lai izvairītos no personu tiesību aizskāruma, nepamatoti vai neatbilstoši apstrādājot informāciju, ir nepieciešams tiesiski noregulēt šādu informācijas apstrādi.
Noteikumu projekts nodrošinās VPD vienotu pieeju un kārtību, kādā tiek apstrādāta, tai skaitā iegūta un glabāta informācija par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem, kā arī pētījuma informācijas nodošanu pētījumu izpildītājiem, kuri veiks pētījumus saskaņā ar VPD doto uzdevumu vai VPD un pētījuma izstrādātāja noslēgto līgumu.

Noteikumu projekts paredz nodrošināt tiesisku informācijas apstrādi un datu subjektu tiesību aizsardzību, nosakot informācijas apstrādes kārtību pētījumos. Noteikumu projekts ir izstrādāts saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK ( turpmāk – Regula). Noteikumu projekts sastāv no četrām nodaļām un ir izstrādāts saskaņā ar VPD likuma 18.² panta deleģējumu.
Noteikumu projekta pirmā nodaļa (1. – 8. punkts) nosaka pamata regulējumu informācijas apstrādei. Noteikumu projekta 1. punktā noteikts tiesību akta mērķis, paredzot kārtību kādā VPD apstrādā informāciju par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem, pētījumu veikšanai, kas atbilst VPD likuma deleģējumam. VPD likuma 18.² panta pirmā daļa noteic, ka VPD nodrošina pētījumus savas darbības efektivitātes nodrošināšanai, kā arī VPD vai sabiedrības drošībai būtisku jautājumu risināšanai, apstrādājot informāciju par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem. Noteikumu projekta 1. punktā noteiktais tiesību akta mērķis izriet arī no starptautiskajiem dokumentiem. Piemēram, Eiropas Padomes rekomendācija CM/Rec(2010)1 dalībvalstīm par Eiropas Probācijas noteikumiem (Recommendation CM/Rec(2010)1 of the Committee of Ministers to member states on the Council of Europe Probation Rules (Adopted by the Committee of Ministers on 20 January 2010 at the 1075th meeting of the Ministers’ Deputies)) (16. punkts noteic, ka probācijas iestādēm ir jātiecas uzlabot sava darba efektivitāti, veicinot pētniecību, savukārt 104. punkts noteic, ka probācijas politikai un praksei pēc iespējas jābūt balstītai uz pierādījumiem un iestādēm ir jānodrošina rūpīgai izpētei un izvērtēšanai nepieciešamie resursi. Probācijas darba efektivitātes novērtēšanai un uz pierādījumiem balstītas politikas un prakses veidošanai ir nepieciešami pētījumi, kas ietver bijušo un esošo probācijas klientu datu apstrādi un nepieciešama šīs informācijas apstrādes kārtība). Noteikumu projekta 1. punkts nosaka šīs informācijas apstrādes ietvaru. Noteikumu projekta 2. punkts paredz, ka pētījumus var veikt gan VPD darbinieki (noteikumu projektā tiek lietots jēdziens “dienesta pētnieki”), gan ārējie pētnieki (noteikumu projektā attiecībā uz ārējiem pētniekiem tiek lietots jēdziens “pētījuma izstrādātājs”). Ārēju pētnieku piesaiste daļai no pētījumiem ir nepieciešama, jo var nodrošināt pētījumu neatkarību un pētījumu objektivitāti.
Lai nodrošinātu pārskatāmu, caurspīdīgu un vadāmu informācijas apstrādes procesu pētījumos, noteikumu projektā ir iekļauti 3. – 7. punkts. Noteikumu projekta 3. punkts paredz pētījuma plāna izstrādi un apstiprināšanu un 3. punkta apakšpunkti nosaka pētījuma plānā iekļaujamo informāciju – mērķis, metodoloģija, nepieciešamā informācija un tās apjoms, datu veidi, ja pētījuma īstenošanā paredzēts apstrādāt personu datus. Noteikumu projekta 4. punkts nosaka papildu informācijas apjomu, kas jāiekļauj pētījuma plānā tad, ja pētījuma izstrādātājs nav VPD – pētījuma nepieciešamību, informāciju par pētījumā iesaistītām personām (pētniekiem), papildus informāciju, kas ļaus VPD izvērtēt pētījuma iniciatīvu (informāciju par pētījumu, ja pētījums tiek īstenots Valsts pētījumu programmas ietvaros; informāciju par pētījumu ētikas komisijas atļauju veikt pētījumu). Noteikumu projekta 3. un 4. punkts ļaus VPD izvērtēt un īstenot, vai atbalstīt tikai tādas pētījumu iniciatīvas, kas atbilst VPD likuma 18.² pantā noteiktam deleģējumam, Regulai un normatīvos aktos noteiktajam.
Noteikumu projekta 5. punkts paredz līguma slēgšanu starp VPD un pētījuma izstrādātāju. Saskaņā ar Grozījumiem VPD likumā attiecībā uz 18.² panta septīto un astoto daļu, ārējie pētnieki var iegūt informāciju pētījumu veikšanai, ievērojot stingras līguma prasības. Šāda noteikumu projekta norma ir saskaņā ar Regulas 28. pantu, kas nosaka, ka informācijas apstrādātājiem jādarbojas pēc datu pārziņa norādījumiem, kas tiek precīzi regulēts līgumos starp VPD un pētniekiem.
Noteikumu projekta pirmā nodaļa noslēdzas ar regulējumu, kas attiecas uz drošu informācijas apstrādi un pētījuma rezultātu pārskatāmību. Noteikumu projekta 6. punkts nosaka, ka pētījuma īstenošanai nepieciešamo informāciju, kas tiek apstrādāta citu institūciju informācijas sistēmās (Sodu reģistrs un Ieslodzīto informācijas sistēma), pieprasa VPD, savukārt noteikumu projekta 7. punkts paredz informācijas anonimizēšanu, kad tas ir iespējams. Noteikumu projekta 7. punktā noteiktais, tāpat arī noteikumu projekta 26. un 32. punkti, paredz minimizēt personas datu apstrādi – personas dati, informācija, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu un VPD informācijas sistēmas datu subjekta identifikatori (lietas numurs, lietas sekcijas numurs) tiek apstrādāti datu apstrādes sākuma posmā (datu pieprasīšana un iegūšana, datu pārbaude un datu savienošana), bet pēc tam tiek anonimizēti. Datu apstrādi līdz to anonimizēšanai veic VPD pētnieki. Izņēmums ir pētījumi, kuru mērķis nav sasniedzams bez VPD pētnieka vai pētījuma izstrādātāja saziņas ar datu subjektu (bijušais vai esošais probācijas klients). Šādos pētījumos, kur nepieciešama saziņa ar datu subjektu, personas identifikācijas dati un kontaktinformācija tiks apstrādāti tik ilgi, cik nepieciešams pētījuma veikšanai.
Noteikumu projekta 8. punkts paredz pienākumu VPD informēt informācijas sniedzēju – Ieslodzījuma vietu pārvaldi – par pētījuma rezultātiem, ja pētījumā ir izmantota tās sniegtā informācija. Šie noteikumu projekta punkti ir kritiski svarīgi, lai nodrošinātu, ka personas dati tiek aizsargāti, ievērojot Regulas 25. un 32. panta prasības, kas paredz anonimizāciju un drošības pasākumu ieviešanu, lai novērstu datu aizsardzības pārkāpumus. Noteikuma projekta 8. punkts ir svarīgs, jo nodrošina iespēju VPD un Ieslodzījuma vietu pārvaldes sadarbības iespējas pirms pētījuma rezultātu publiskošanas un pētījuma rezultātu komunicēšanas, nodrošina pētījumu rezultātu pārskatāmību un sniedz iespēju novērst kļūdainas un maldīgas informācijas izplatīšanu publiskajā telpā. Noteikumu projekta norma (8.punkts) ir būtiska, lai nodrošinātu Regulas 5. panta 1. punkta a) apakšpunkta (datu apstrādes pārredzamība) un d) apakšpunkta (precizitāte) prasības.

Noteikumu projekta otrās nodaļas (9. – 20. punkts) tvērums ir pētījumu mērķu sasniegšanai nepieciešamās informācijas ieguve. Nodaļā iekļautās normas regulē to, kā VPD piekļūst nepieciešamajai informācijai, pieprasot tos no dažādām informācijas sistēmām, nosaka pieprasāmās un iegūstamās informācijas apjomu, pieprasīšanas un iegūšanas procedūru. Šis regulējums atbilst Grozījumu VPD likuma 18.² panta piektajai un sestajai daļai, kas paredz tiesības pieprasīt informāciju no Sodu reģistra un Ieslodzījuma vietu pārvaldes.
Noteikumu projekta 9. punktā ir noteikts, ka VPD iegūst informāciju no probācijas klientu uzskaites sistēmas "PLUS" vai pieprasa to no citu iestāžu informācijas sistēmām (Sodu reģistra vai Ieslodzīto informācijas sistēmas), kas ir būtiski, lai nodrošinātu pilnīgu un precīzu informācijas bāzi pētījumiem.
Noteikumu projekta 10. un 11. punkts precizē informācijas apmaiņas kārtību, nosakot, ka informācijas apmaiņa starp sistēmām tiek veikta automatizēti vai gadījumos, kad nav iespējama automatizēta informācijas apmaiņa, tā var tikt veikta drošā elektroniskā veidā, kas ir būtiski, lai nodrošinātu operatīvu informācijas pieejamību un apstrādi. Šādi tiek ievērotas Regulas 5. panta prasības par datu apstrādi, jo tiek samazināts manuālās apstrādes apjoms un tiek nodrošināta informācijas apstrāde, kas palielina drošību un precizitāti. Automatizēta informācijas apmaiņa starp sistēmām ļauj nodrošināt Regulas 5. panta 1. punkta a) apakšpunkta (datu apstrādes pārredzamība), c) apakšpunkta (datu minimizēšana), d) apakšpunkta (precizitāte) un f) apakšpunkta (integritāte un konfidencialitāte) prasības.
Noteikumu projekta 12. punktā ir noteikta VPD pieprasījumā norādāmā informācija, nosūtot informācijas pieprasījumu Informācijas centram vai Ieslodzījuma vietu pārvaldei. Gadījumos, kad nav iespējama automatizēta informācijas apmaiņa starp iestāžu informācijas sistēmām, lai nodrošinātu projekta 3.4. un 3.5. apakšpunktā noteiktās informācijas iegūšanu pētījuma veikšanai, VPD to pieprasa no Informācijas centra vai Ieslodzījuma vietu pārvaldes, nosūtot pieprasījumu drošā elektroniskā veidā atbilstoši projekta 11. un 12. punktā noteiktajam. Šāds nosacījums par informācijas pieprasīšanu drošā elektroniskā veidā ir pieļaujams tikai tajos gadījumos, kad nav iespējama pētījumiem nepieciešamās informācijas ieguve automatizētā veidā.
Ar Grozījumiem VPD likumā, VPD likuma 18.² panta piektajā daļā paredzēts, ka VPD pētījumu veikšanai ir nostiprinātas tiesības saņemt informāciju par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem no  Sodu reģistra, kuras pārzinis un turētājs ir Informācijas centrs. Minētā normatīvā akta anotācijā skaidrots un līdz ar to pausta likumdevēja griba par to, uz kādu Sodu reģistrā iekļauto informāciju (informācijas apjoms) attiecas VPD likuma 18.² panta piektajā daļā noteiktās VPD tiesības saņemt informāciju no Sodu reģistra (par uzsāktajiem kriminālprocesiem, to virzību, kriminālprocesa gaitu, tās virzību, personas vainas atzīšanu un tiesībsargājošo institūciju atbildes reakciju uz noziedzīgu nodarījumu, kas ir būtiski pētījumu veikšanai: kriminālprocesa numurs, kriminālprocesa uzsākšanas datums, noziedzīga nodarījuma izdarīšanas datums, aizturēšanas datums, datums, kad klients atzīts par aizdomās turēto, datums, kad klients saukts pie kriminālatbildības, saistītie kriminālprocesi (apvienotie vai izdalītie),  kriminālprocesa apvienošanas vai izdalīšanas datums, apvienotā vai izdalītā kriminālprocesa numurs, noziedzīga nodarījuma juridiskā kvalifikācija, iestāde, kas uzsākusi kriminālprocesu, piemērotais sods un tā apmērs, soda izpildes veids, datums, kad pieņemts lēmums par neizciestās soda daļas izpildīšanu, un neizciestā soda daļas apmēru, datums, kad klients atbrīvots no ieslodzījuma vietas, pamatojums atbrīvošanai no ieslodzījuma vietas, soda aizstāšana, datums, kad pieņemts tiesas spriedums vai prokurora priekšraksts par sodu, datums, kad stājies spēkā tiesas spriedums vai prokurora priekšraksts par sodu, kriminālprocesa izbeigšanas datums, kriminālprocesa izbeigšanas pamats, piemērotais audzinoša rakstura piespiedu līdzeklis). Noteikumu projekta 13. punkts paredz, ka atbildot uz VPD pieprasījumu, Informācijas centrs atbildi sniedz automatizētā veidā. Noteikumu projekta 13. punkta 13.1. – 13.23. apakšpunkti nosaka informācijas apjomu, kādu VPD ir tiesīgs iegūt saskaņā ar VPD likuma 18.² panta piekto daļu tad, ja informācija no Sodu reģistra ir nepieciešams pētījumu veikšanai.
Savukārt ar Grozījumiem VPD likumā, VPD likuma18.² panta sestajā daļā paredzētas VPD tiesības saņemt informāciju par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem no Ieslodzījuma vietu pārvaldes. Minētā normatīva akta anotācijā skaidrots un līdz ar to pausta likumdevēja griba par to, uz kādu Ieslodzīto informācijas sistēmā iekļauto informāciju (informācijas apjoms) attiecas VPD likuma 18.² panta sestajā daļā noteiktās VPD tiesības saņemt informāciju (datus par soda izpildes uzsākšanu vai ievietošanu ieslodzījuma vietā un atbrīvošanu no ieslodzījuma vietas, tai skaitā ieslodzījuma veids, kad klients ir atbrīvots no ieslodzījuma vietas un juridisko pamatu klienta atbrīvošanai no ieslodzījuma vietas, datus par soda izpildes gaitu ieslodzījuma laikā, tai skaitā resocializācijas gaitu un rezultātiem (piemēram, resocializācijas vajadzībām, riska līmeni, personas resursiem jeb stiprām pusēm, dalību programmās, u.c. būtiskus aspektus, kas var ietekmēt resocializāciju), kā arī režīma pārkāpumiem).
Noteikumu projekta 14. punkts nosaka, ka Ieslodzījuma vietu pārvalde sniedz informāciju par tiesas nolēmumiem, kuros datu subjektam ir piemērots apcietinājums vai brīvības atņemšanas sods, tādā apmērā, kādā tas ir nepieciešams konkrēta pētījuma veikšanai. VPD pieprasa informāciju pētījumiem saskaņā ar VPD apstiprinātu pētījuma plānu, kas noteikts noteikumu projekta 3. punktā (VPD pieprasa informāciju Ieslodzījuma vietu pārvaldei tikai pētījuma mērķa sasniegšanai nepieciešamā apjomā). Noteikumu projekta 14.1. un 14.2. apakšpunktā ir noteikts pētījumiem nepieciešamās informācijas sniegšanas veids. Ja datu nodošana ir iespējama automatizētā veidā VPD informācijas sistēmā (14.1. apakšpunkts), tad datu nodošana VPD tiek īstenota automatizētā veidā, atbilstoši iestāžu sistēmu integrācijas tehniskam risinājumam. Ja datu nodošanā nav iespējams izmantot automatizētu informācijas apmaiņu starp VPD un Ieslodzījuma vietu pārvaldes informācijas sistēmām, tad pētījumiem nepieciešamos datus Ieslodzījuma vietu pārvalde nodod drošā elektroniskā veidā (14.2. apakšpunkts). Noteikumu projekta 14.2. apakšpunkts paredz, ka VPD un Ieslodzījuma vietu pārvalde vienojas par datu apjomu un iesniegšanas termiņiem. Ieslodzījuma vietu pārvalde sniedz pētījumam nepieciešamos datus, ja dati ir pieejami un to sagatavošana nosūtīšanai VPD neprasa nesamērīgus Ieslodzījuma vietu pārvaldes resursus.
Šīs normas (noteikumu projekta 13. – 16. punkts) paskaidro noteikuma projekta 10. punktu un ir vērstas uz Regulas 5. panta prasības par datu apstrādes nodrošināšanu, samazinot manuālās apstrādes apjomu, ja tas ir iespējams, un fizisku personu loku, kuriem ir piekļuve bijušo un esošo probācijas klientu  personas datiem. Papildus tam, noteikumu projekta 13. punkta 13.1. – 13.23. apakšpunktos ir uzskaitīti  datu veidi, kurus VPD iegūst no Informācijas centra, bet 15. punkta 15.1 – 15.6. apakšpunktos un 16. punkta 16.1. – 16.13. apakšpunktos ir uzskaitīti datu veidi, kurus VPD var iegūt no Ieslodzījuma vietu pārvaldes. Vienlaikus norādāms, ka noteikumu projekta 16. punkts paredz, ka Ieslodzījuma vietu pārvalde informāciju VPD sniegs konkrētā pētījuma veikšanai nepieciešamajā apjomā, ievērojot 14. punktā noteikto. Noteikumu projekta 13., 15. un 16. punktā ir uzskaitīta informācija, kas var būt nepieciešama pētījumu veikšanai vai statistisku rādītāju analīzei, pētījumiem, kas atbilst VPD likuma 18.² panta pirmās daļas tvērumam – pētījumu veikšana VPD darbības efektivitātes nodrošināšanai un sabiedrības drošībai būtisku jautājumu risināšanai. Jāatzīmē, ka Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts skaidri norāda, ka šāda informācijas apstrāde ir leģitīma, ja tā tiek veikta sabiedrības interesēs.
Noteikumu projekta 17. punkts nosaka pētījumu vajadzībām iegūtās informācijas no Informācijas centra vai Ieslodzījuma vietu pārvaldes apstrādes kārtību, kas nepieciešama pirms informācijas nodošanas VPD pētniekiem, kas veic informācijas kvalitātes pārbaudi. Noteikuma projekta 18. punkts noteic, ka pēc 17. punktā minēto automatizēto informācijas apstrādes darbību veikšanas tā ir pieejama VPD pētniekiem, lai veiktu informācijas kvalitātes pārbaudi un tālāku analīzi. Noteikumu projekta 17. un 18. punkts ir nepieciešams, jo ļauj minimizēt fizisku personu loku, kuriem ir piekļuve datu subjekta personas datiem, kā arī automatizēt informācijas apstrādi.
Noteikumu projekta 19. punktā noteikti termiņi, kādos tiek pieprasīta un iegūta informācija par datu subjektiem no Sodu reģistra. Šāds atsevišķs Ministru kabineta regulējums attiecībā uz informācijas ieguvi no Sodu reģistra un to apstrādi ir noteikts, jo pētījumiem par datu subjektu recidīva rādītājiem VPD likumā (VPD likuma 18.² panta pirmā daļa) VPD ir noteikta uzdevuma izpildes regularitāte – "Pētījumu par bijušo un esošo probācijas klientu recidīva rādītājiem veic ne retāk kā reizi trijos gados". Noteikumu projekta 19. punktā noteiktie termiņi ir kritiski, jo tie nodrošina, ka informācija tiek iegūta un apstrādāta savlaicīgi, vienlaikus ņemot vērā probācijas procesu ilgtermiņa raksturu. Šāds automatizēts informācijas pieprasīšanas un iegūšanas (informācijas apmaiņa) process tiks ieviests tikai attiecībā uz pētījumiem par bijušo un esošo probācijas klientu no jauna izdarītiem noziedzīgo nodarījumu (recidīva) rādītājiem. Savukārt noteikumu projekta 20. punktā noteiktais informācijas anonimizēšanas princips ļaus VPD nākotnē veidot atvērtas datu kopas un piesaistīt anonimizētas informācijas analīzē citus recidīva izpētē ieinteresētus pētniekus, nodrošinot personas datu aizsardzību. Šīs noteikumu projekta normas ir būtiskas, lai veicinātu plašāku recidīvās noziedzības izpēti, vienlaikus nodrošinot Regulas 5. panta 1. punkta e) apakšpunkta prasības, kas nosaka, ka personas datu apstrāde jāveic tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams konkrēto mērķu sasniegšanai.
VPD rezultatīvo rādītāju izpilde un darbības efektivitāte var tikt izzināta, veicot arī cita veida pētījumus, kas neparedz recidīva mērīšanu, piemēram datu subjektu viedokļu noskaidrošanu, probācijas programmu satura un riska novērtēšanas instrumentu kvalitātes novērtēšanu u.tml., tāpēc noteikumu projektā attiecībā uz informācijas ieguvi pētījumiem un apstrādi ir nostiprinātas citas informācijas ieguves un apstrādes darbības (piemēram, informācijas apmaiņa drošā elektroniskā veidā ar Ieslodzījuma vietu pārvaldi, saskaņā ar noteikumu projekta 12.3. un 14.2. apakšpunktu, 15. un 16. punktu), kas var nebūt automatizētas (piemēram, informācijas kvalitātes pārbaude) vai nav ar VPD likumu noteikta pētījuma regularitāte (piemēram, pētījumiem par riska novērtēšanas instrumentu kvalitāti nav iespējams noteikt regularitāti, jo šādu pētījumu nepieciešamība izriet no VPD vajadzībām, prioritātēm un resursiem īstenot pētījumu).

Noteikumu projekta trešā nodaļa (21. – 27. punkts) nosaka informācijas apstrādi pētījumos pēc to iegūšanas no iestāžu (VPD, Informācijas centrs vai Ieslodzījuma vietu pārvalde) informācijas sistēmām vai pētījumos, kuros informācijas ieguvi nav iespējams automatizēt, kā arī nosaka kārtību informācijas glabāšanai, nodrošinot, ka šī informācija tiek apstrādāta un glabāta saskaņā ar Regulas prasībām, citiem normatīvajiem aktiem.
Noteikumu projekta 21. punktā tiek precizēts, ka personas datu apstrādi veic tikai tie VPD darbinieki, kuru amata aprakstā ir noteiktas tiesības veikt informācijas kvalitātes pārbaudi, personas datu un kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu identificējošas informācijas apstrādi pētījumu vajadzībām. Tas ir svarīgi, lai nodrošinātu, ka piekļuve informācijai ir ierobežota un tās apstrādi veic tikai tie darbinieki, kuriem ir nepieciešamās pilnvaras, kas atbilst Regulas 32. panta prasībām par datu drošības garantēšanu.
Noteikumu projekta 22. punktā ir uzskaitīti konkrēti informācijas apstrādes posmi, sākot ar informācijas iegūšanu no probācijas klientu uzskaites sistēmas "PLUS", ja automatizēta informācijas ieguve nav iespējama un beidzot ar pētījuma ziņojuma un rekomendāciju sagatavošanu. Šis regulējums ir būtisks, lai nodrošinātu, ka informācijas apstrāde notiek pārskatāmi un skaidri definētos posmos, ievērojot Regulas 5. panta prasības par datu apstrādes pārredzamību, atbilstoši Regulā noteiktajam. Turklāt, 22.3. un 22.4. apakšpunktā tiek precizēta kārtība par informācijas neatgriezenisku dzēšanu, kas ir būtiski, lai nodrošinātu, ka personas dati tiek dzēsti, tiklīdz tie vairs nav nepieciešami pētījuma mērķu sasniegšanai, kā to paredz Regulas 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts (glabāšanas ierobežojuma princips).
Papildus noteikumu projekta 10. – 22. punktā noteiktajām informācijas ieguves un apstrādes darbībām, noteikumu projekta 23. punkts noteic, ka informācijas apstrādes darbības var notikt arī automatizēti, izmantojot informācijas sistēmas integrāciju ar citām iestādēm. Tāpat 23. punktā noteiktā informācijas apstrāde ļaus nodrošināt Regulas 5. panta 1. punkta d) apakšpunkta prasības, jo, veicot informācijas saskaņotības pārbaudi un konstatējot neprecīzus datus, būs iespējams tos nekavējoties dzēst, atjaunināt vai labot (precizitātes princips).
Savukārt, noteikumu projekta 24. punkts paredz, ka gadījumos, kad pētījuma ietvaros ir veiktas noteikumu projekta 23. punktā noteiktās darbības, informācija automatizētā veidā tiek anonimizēta, nodrošinot to, ka datu subjektu identificējoša informācija nav pieejama VPD pētniekiem un pētījuma izstrādātājiem. Noteikumu projekta 24. punkts paredz, ka pēc 23. punktā noteikto automatizēto darbību veikšanas, bet pirms informācijas nodošanas VPD pētniekiem un pētījumu izstrādātājiem, automatizētā veidā tiek neatgriezeniski dzēsti gan personas dati (personas kods vai citas valsts personas identifikācijas kods, kā arī iepriekšējais personas kods vai iepriekšējais citas valsts personas identifikācijas kods, ja tas ir mainīts; vārds, uzvārds, dzimšanas datums, ja šāda informācija tika izmantota personas identificēšanai informācijas sistēmās), gan informācija, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu, gan arī VPD informācijas sistēmas datu subjekta identifikatori (klienta lietas numurs, klienta lietas sekcijas numurs).
Automatizēta informācijas apstrāde, kas noteikta noteikumu projekta 23. un 24. punktā paredz informācijas saskaņotības pārbaudi starp dažādām informācijas sistēmām. Noteikumu projekta 23. un 24. punktā noteiktais samazinās cilvēku kļūdu iespējamību un nodrošinās precīzāku informācijas apstrādi, kas atbilst Regulas 25. pantam par datu aizsardzību pēc noklusējuma un integrēto drošību.
Noteikumu projekta 25.-27. punktos tiek precizētas drošības prasības, kas jāievēro, apstrādājot pētījumiem nepieciešamo informāciju. VPD atbild par to, lai informācijas apstrāde notiktu droši, nodrošinot informācijas konfidencialitāti un datu aizsardzību pret neatļautu piekļuvi. Šīs prasības ir kritiskas, lai novērstu informācijas apstrādes pārkāpumus, kā to pieprasa Regulas 32. pants, kas nosaka pienākumu ieviest piemērotus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu informācijas drošību. Tāpat noteikumu projekta 26. un 27. punkts nosaka informācijas glabāšanas ilgumu. Informāciju, kas satur personas datus un datus, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu, kā arī VPD informācijas sistēmas datu subjekta identifikatorus glabā tik ilgi, cik šī informācija ir nepieciešama pētījuma veikšanai, bet ne ilgāk kā līdz pētījuma noslēgšanai. Savukārt anonimizētas informācijas glabāšanai netiek noteikts glabāšanas ilgums vai to glabāšanas ilgumu nosaka VPD. Ņemot vērā to, ka anonimizēta informācija neļauj identificēt datu subjektus, tādējādi datu glabāšana nerada personu tiesību aizskāruma riskus, tad glabāšanas termiņa noteikšanai nav nepieciešams ārējs normatīvs regulējums un informācijas glabāšana izriet no tās glabāšanas lietderības – anonimizēta informācija tiek uzglabāta, ja tā var būt noderīga turpmākajiem pētījumiem.

Noteikumu projekta ceturtā nodaļa (28. – 35. punkti) paredz detalizētu regulējumu attiecībā uz informācijas nodošanu ārējiem pētījumu izstrādātājiem, kuri nav VPD darbinieki. Ņemot vērā to, ka VPD nodarbināto datu analīzes ekspertu (VPD pētnieku) resursi ir ierobežoti, kā arī pētāmo jautājumu loks ir ļoti plašs, ir nepieciešams iesaistīt VPD un sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētē citas institūcijas un pētniekus, kā arī veikt pētījuma pasūtījumus. Tāpēc ir nepieciešams noteikt kārtību kā VPD sadarbojas ar ārējiem pētījuma izstrādātājiem. Nodaļā iekļauto noteikuma normu galvenais uzdevums ir noteikt, kādos apstākļos un kādā veidā VPD nodod informāciju pētījumu izstrādātājiem, kā arī nodrošināt, ka personas dati tiek apstrādāti droši un atbilstoši Regulas prasībām. Informācijas nodošanas tiesiskais pamats ir Grozījumi VPD likumā, proti, 18.² panta septītajā un astotajā daļā noteiktais deleģējums un atbilstoši VPD likuma 18.² panta pirmajā daļā noteiktajam informācijas apstrādes mērķim – VPD ir tiesības nodot datus citām fiziskām un juridiskām personām, ja informācija ir nepieciešama pētījumiem par VPD darbības efektivitāti, tai skaitā pētījumiem par funkciju nodrošināšanu, īstenoto novērtēšanas, kontroles un atbalsta pasākumu probācijas klientiem efektivitāti, recidīva rādītāju analīzei, kā arī citu ar sabiedrības drošību saistītu jautājumu analīzei un risināšanai. Šāda izpēte ļaus īstenot VPD attīstībai un sabiedrībai būtisku jautājumu risināšanai svarīgus pētījumus.
Noteikumu projekta 28. punktā, tiek noteikts, ka VPD ir tiesīgs pieprasīt informāciju par pētījuma izstrādi, tostarp par informācijas apstrādi un aizsardzību, no pētījuma izstrādātāja. Noteikumu projekts paredz, ka VPD ir tiesīgs pieprasīt informāciju pētījuma izstrādātājam par datu drošu glabāšanu un savlaicīgu (atbilstoši šiem noteikumiem) dzēšanu. Tas ir būtiski, lai nodrošinātu, ka informācijas apstrādes procesi atbilst normatīvajiem aktiem un tiek veikti saskaņā ar līgumā noteiktajiem nosacījumiem. Šajā kontekstā VPD arī nosaka pilnvaroto personu, kura atbild par pētījuma uzraudzību. Savukārt noteikumu projekta 29. punkts noteic, ka pētījuma izstrādātājam informācijas apstrāde jāveic saskaņā ar līgumu starp VPD un pētījuma izstrādātāju. Šī līguma esamība kalpo kā juridiskais pamats, kas detalizēti nosaka pētījuma izstrādes un informācijas apstrādes nosacījumus. Noteikumu projekta 28. un 29. punkts ir nepieciešams, jo ļaus VPD nodrošināt nepārtrauktu uzraudzību pār informācijas apstrādes procesu, kā to pieprasa Regulas 28. pants, kas nosaka datu pārziņa atbildību par apstrādātāja darbībām, kā arī pieprasīs no pētījuma izstrādātāja to, lai informācijas apstrādātāja darbības notiktu tikai pēc datu pārziņa norādījumiem un saskaņā ar līgumā noteiktajiem nosacījumiem.
Noteikumu projekta 30. punkts nosaka nosacījumus, kādos gadījumos VPD drīkst nodot informāciju pētījuma izstrādātājam – informācijas nodošana tiek atļauta tikai pēc tam, kad ir apstiprināts pētījuma pieteikums un ir noslēgts līgums, kā arī tad, ja tiks apstrādāti personas dati, pētījuma izstrādātājs būs parakstījis apliecinājumu par ierobežotas pieejamības informācijas neizpaušanu, paredzot, ka apliecinājuma formu un iesniegšanas kārtību noteiks VPD. Šīs prasības ir būtiskas, lai nodrošinātu, ka personas dati tiek apstrādāti atbilstoši Regulas 5. panta prasībām, kas paredz datu apstrādes likumību, godīgumu un pārredzamību.
Noteikumu projekta 31. un 32. punkts nosaka nosacījumus par saziņu ar datu subjektu vai tā likumisko pārstāvi, kā arī nosacījumus par datu subjekta vai tā likumiskā pārstāvja (ja datu subjekts ir nepilngadīga persona) identifikācijas datu un kontaktinformācijas nodošanu pētījuma izstrādātājam.
Noteikumu projekta 31. punktā ir noteikts, ka datu subjekta tieša iesaiste pētījumā ir pieļaujama tikai ar brīvprātīgu datu subjekta piekrišanu un informācijas ieguve no datu subjekta ir pieļaujama tikai pēc datu subjekta piekrišanas saņemšanas. Veicot telefonintervijas audioierakstus, dienesta pētnieks vai pētījuma izstrādātājs datu subjekta piekrišanu saņem izteiktu mutvārdos un saglabā audiāla ieraksta formā, savukārt klātienes saziņas gadījumā (klātienes intervija, fokusa grupu diskusija, u.c.) datu subjekta piekrišanu dalībai pētījumā noformē rakstiskā veidā. Noteikumu projekta 31. punkts nosaka arī nosacījumus, kuriem pastāvot ir pieļaujama dienesta pētnieka vai pētījuma izstrādātāja tieša saziņa ar datu subjektu, proti, datu subjektu vai likumisko pārstāvi iesaista pētījumā tad, ja pētījuma mērķa sasniegšanai ir nepieciešams mērķtiecīgi aptaujāt konkrēta pētījuma mērķgrupu (31.1. apakšpunkts), šī iesaiste ir datu subjekta interesēs (piemēram, pētījumā iegūtais datu subjekta viedoklis var palīdzēt uzlabot dienesta sniegto pakalpojumu un intervenču kvalitāti un efektivitāti) vai sabiedrības drošības interesēs un sabiedrības ieguvums no pētījuma attaisno risku, kas varētu draudēt datu subjektam (31.3. apakšpunkts), kā arī nepastāv citas informācijas ieguves alternatīvas, kā vienīgi saziņa ar datu subjektu (31.2. apakšpunkts).
Noteikumu projekta 32. punkts paredz, ka gadījumos, kad pētījuma mērķi nevar sasniegt bez tiešas saziņas ar datu subjektu vai viņa likumisko pārstāvi un ir nepieciešams nodot datu subjekta vai viņa likumiskā pārstāvja identifikācijas un kontaktinformācijas datus, dienests tos nodod pētījuma izstrādātājam drošā elektroniskā veidā – nosūtot tos pētījuma izstrādātājam šifrēta un aizsargāta e-pasta veidā. Tāpat noteikumu projekta 32. punkts nosaka datu subjektu identifikācijas datu un kontaktinformācijas datu kategorijas, kuras dienests nodod pētījuma izstrādātājam. Datu kategorijas ir: vārds, uzvārds, elektroniskā pasta adrese un tālruņa numurs.
Noteikuma projekta 33. un 34. punktā tiek detalizēti aprakstīti tehniskie un organizatoriskie pasākumi, kas jāveic pētījuma izstrādātājam, lai nodrošinātu personas datu aizsardzību un drošu informācijas apstrādi. Tie ietver pasākumus, piemēram, pilnvaroto personu noteikšanu, konfidencialitātes nodrošināšanu, paroles aizsardzības izmantošanu un pretvīrusu sistēmas regulāru atjaunināšanu. Šie nosacījumi ir kritiski, lai novērstu neatļautu piekļuvi informācijai un datu apstrādes pārkāpumus, kā to prasa Regulas 32. pants, kas nosaka prasības par datu apstrādes drošību. Tāpat drošas datu apstrādes nodrošināšanai tiek paredzēts, ka datu apstrādi līdz to anonimizēšanai veic VPD pētnieki un pētījuma izstrādātājiem tiek nodoti anonimizēti dati. Izņēmums ir pētījumi, kuru mērķis nav sasniedzams bez pētījuma izstrādātāja saziņas ar datu subjektu (bijušais vai esošais probācijas klients). Šādos pētījumos, kur nepieciešama saziņa ar datu subjektu, personas identifikācijas dati un kontaktinformācija tiks apstrādāti (glabāšanas ilgums) tik ilgi, cik nepieciešams pētījuma veikšanai.
Savukārt noteikumu projekta 35. punkts nosaka anonimizētas informācijas glabāšanas ilgumu – anonimizētu informāciju pētījuma izstrādātājs glabā līdz pētījuma izstrādes beigām vai termiņam, kas noteikts līgumā starp VPD un pētījuma izstrādātāju. Noteikumu projekta 35. punkts paredz, ka anonimizēta pētījuma informācija var tikt uzglabāta arī pēc pētījuma izstrādes beigām, ja to paredz noslēgtais līgums. Šāda atruna ir iekļauta, jo gadījumos, kad pētījums, kas ir aktuāls VPD vai sabiedrības drošībai, tiek realizēts citu institūciju un projektu ietvaros, vai arī pētījumu ir ierosinājusi fiziska vai juridiska persona (piemēram, pētījums ir promocijas darbs), pētījuma izstrādātājs var būt uzņēmies līgumiskas saistības ar citām pusēm, kas nav VPD. Šādas saistības var skart pētījuma informācijas glabāšanu. Tāpēc noteikumu projekta 35. punktā, attiecībā uz anonimizētas informācijas glabāšanu, ir noteikts izņēmums (izņēmums nav attiecināms uz informāciju, kas ļauj identificēt datu subjektu), kas paredz anonimizētas informācijas glabāšanas termiņu noteikt līgumā starp VPD un pētījuma izstrādātāju.