Anotācija (ex-ante)

Saskaņā ar Arhīvu likuma 13.¹ pantu kārtību, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī tiek nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem, nosaka Ministru kabinets.

Atbilstoši Arhīvu likuma 2021.gada 25.marta grozījumiem Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumi Nr.747 „Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi” (turpmāk – MK noteikumi Nr.747) papildināti ar norādi, uz kāda Arhīvu likuma pamata MK noteikumi Nr.747 izdoti, papildinot ar Arhīvu likuma 13.¹ pantā noteikto deleģējumu Ministru kabinetam.
MK noteikumi Nr.747 papildināti ar 1.4.apakšpunktu, paredzot, ka MK noteikumi Nr.747 nosaka kārtību, kādā Arhīvs reģistrē un glabā iesniegtos datu subjekta paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem (turpmāk - paziņojumi), kā arī nodrošina paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem. Savukārt kārtība, kādā institūcijas Arhīvu likuma izpratnē reģistrē un glabā personu iesniegtos paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī kā nodrošinās paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem, tajā skaitā šīs informācijas nodošanas Arhīvam kārtība, tiks noteikta jaunos Ministru kabineta noteikumos „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, ar kuriem spēku zaudēs Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumi Nr.748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”.
Atbilstoši Arhīvu likuma 13.¹ pantam MK noteikumi Nr.747 papildināti ar jaunu 5.¹ nodaļu „Personas vai institūcijas iesniegto paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrēšana, glabāšana un sasaiste ar arhīva dokumentiem”, paredzot Arhīva tiesības un pienākumus attiecībā uz personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu reģistrēšanu, glabāšanu un sasaisti ar arhīva dokumentiem. Ar Projektu papildinātajā MK noteikumu Nr.747 5.¹ nodaļas 25.³, 25.⁴ 25.⁵, 25.⁶ un 25.⁷ punktā noteikts, ka Arhīvs ir atbildīgs par paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu reģistra (turpmāk - reģistrs) vešanu, noteiktas ziņas, kas iekļaujamas reģistrā, kā arī noteikts, kādā veidā Arhīvs nodrošina personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu sasaisti ar nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentiem, kādas ziņas ir sniedzamas dokumentu izmantotājam par datu subjekta iesniegtajiem nepilnīgajiem vai neprecīzajiem personas datiem, kā arī paziņojumu un reģistra glabāšanas termiņu.
Izvērtējot paziņojumu un reģistra datiem nosakāmo glabāšanas termiņu atbilstoši Arhīvu likuma 8.panta pirmās daļas 3.punktam, ņemot vērā reģistra datu un paziņojumu piesaisti Arhīvā glabātajiem dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir pastāvīgi un to, ka paziņojumiem un reģistra datiem ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme, tie saglabājami nākamajām paaudzēm zinātniskām un pētnieciskām vajadzībām un tādēļ tiem nosakāms pastāvīgs glabāšanas termiņš.
Saskaņā ar Arhīvu likuma 13.¹ pantu personai ir tiesības paziņojumu iesniegt Arhīvam vai institūcijai. Var būt situācijas, kad personas (datu subjekta) paziņojums ir attiecināms gan uz institūcijas arhīvā glabātiem dokumentiem, gan Latvijas Nacionālajā arhīvā jau nodotiem institūcijas dokumentiem, līdz ar to Arhīvu likuma 13.¹ pantā noteiktā paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem jānodrošina gan ar institūcijas arhīva glabātajiem dokumentiem, kas satur datu subjekta personas datus, gan ar Latvijas Nacionālajā arhīvā nodotajiem institūcijas dokumentiem, ja tie satur konkrētā datu subjekta personas datus. Sasaiste būtu nodrošināma gan ar institūcijas arhīvā, gan Latvijas Nacionālajā arhīvā glabātajiem arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, kas vērtēts arī Saeimas Valsts pārvaldes un pašvaldību lietu komisijas 09.03.2021. sēdē, izskatot likumprojektu “Grozījumi Arhīvu likumā” (Nr.366/LP13) pirms trešā lasījuma un nomas mērķis, ko atbalstīja komisija ir skaidrots, minētās komisijas sēdes videoierakstā  (3.00 līdz 8.00 minūte,  skatīt https://titania.saeima.lv/livs/saeimasnotikumi.nsf/0/3756DE321D0C4406C225868E004E20D3?OpenDocument&srcv=dt). Lai nodrošinātu institūcijā (vai Arhīvā) saņemta paziņojumu sasaisti gan ar institūcijas arhīvā (vai Arhīvā) glabātajiem arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, gan ar tiem dokumentiem, ko institūcija ir nodevusi valsts glābšana Arhīvam Arhīvu likumā 6.panta pirmajā un otrajā daļā noteiktajos termiņos (pastāvīgi glabājamos papīra dokumentus 15 gadu laikā pēc to radīšanas vai saņemšanas, elektroniskos - 5 gadu laikā), tādos gadījumos, institūcija (vai Arhīvs) personas datu subjekta paziņojuma atvasinājumu nosūta arī Arhīvam (vai attiecīgajai institūcijai). Arhīvs ziņas par to, ka paziņojuma atvasinājums saņemts no institūcijas, nevis no datu subjekta, iekļaus reģistrā.
Atbilstoši Arhīvu likuma 17.¹ panta otrajai un piektajai daļai reģistrs tiks vests Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, kura sastāvdaļa ir arī Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrs, kurā tiek glabāta visas noteiktā informācija par nacionālo dokumentāro mantojumu.  Tā kā arhīva lietas nosaukumos Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrā nav sistematizētas pēc personu principa un personas nav iespējams identificēt pēc lietu nosaukumiem, jo lietu nosaukumos lielākajā daļā nav norādīti fizisko personu dati (piemēram, vārdi, uzvārdi, dzimšanas datums), tad automātiska datu apmaiņa reģistram ar Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistru netiek plānota.



 

Ar 2021.gada 25.marta grozījumiem Arhīvu likumā tā 12.pants papildināts ar jaunu 2.¹ daļu, kas detalizēti nosaka ziņas, kādas personai jānorāda Arhīva dokumentu izmantošanas pieprasījumā. Līdz ar to MK noteikumu Nr.747  20.punkts dublē Arhīvu likuma 12.panta 2.¹ daļu.

Lai nedublētu Arhīvu likuma 12.panta 2.¹ daļā noteikto tiesisko regulējumu,  tiek svītrots MK noteikumu Nr.747 20.punkts.

MK noteikumu Nr.747 20.¹ punkts šobrīd nosaka, ka fiziskai personai ir atļauts Arhīva lasītavā fotografēt (bez zibspuldzes, statīva vai citām palīgierīcēm) publiskos dokumentus, kuriem nav pieejamības ierobežojumu un kuru reproducēšanu neierobežo autortiesības. Pārējās personas, tai skaitā pašvaldības, dokumentu atvasinājumus var iegūt par maksu saskaņā ar Ministru kabineta 2013.gada 17.septembra noteikumos Nr.857 „Latvijas Nacionālā arhīva publisko maksas pakalpojumu cenrādis” noteikto tiesisko regulējumu. Normatīvajos aktos nav noteikts un praksē Arhīvā nav iespējams ieviest kontroles mehānismu, lai konstatētu, vai dokumentus Arhīva lasītavās fotografē lasītājs kā fiziska persona vai kā juridiskas personas vai institūcijas darbinieks darba vajadzībām. Minētais apgrūtina Arhīva iespējas veikt dokumentu izmantošanas uzskaiti un pieprasītāko dokumentu operatīvu izsniegšanu. Lai nodrošinātu Valsts kontroles Finanšu revīzijas „Par Latvijas Republikas 2019.gada pārskatu par valsts budžeta izpildi un par pašvaldību budžetiem” (turpmāk – Revīzijas ziņojums) ieteikumu (88.lp.) izpildi, MK noteikumos Nr.747 nosakāms plašāks subjektu loks, kuri bez maksas drīkst fotografēt Arhīva dokumentus Arhīva lasītavās (telpās).
MK noteikumu Nr.747 25.punkts nosaka, ka par dokumenta orģināla izsniegšanu izmantošanai ārpus Arhīva visos gadījumos ir jāslēdz līgums. Revīzijas ziņojumā (87. – 88.lp.) Valsts kontrole vērsa uzmanību, ka Arhīvu likuma 6.panta astotā daļa nosaka, ka institūcijai ir tiesības bez maksas saņemt Arhīva apliecinātas to dokumentu kopijas, kurus attiecīgā institūcija nodevusi pastāvīgā valsts glabāšanā. Savukārt Arhīvu likuma 7.panta kontekstā no pašvaldības budžeta līdzekļiem ir finansējama likvidētas vai reorganizētas institūcijas (ja tā beidz pastāvēt) pastāvīgi glabājamo dokumentu pieņemšana glabāšanā Arhīvā. Atbilstoši Revīzijas ziņojumā minētajam, saskaņā ar minētajiem normatīvajiem aktiem administratīvi teritoriālās reformas gaitā izveidotajai pašvaldībai kā tiesību pārņēmējai ir tiesības bez maksas saņemt no Arhīva tai nepieciešamos dokumentus, kurus Arhīvā nodevušas šo pašvaldību veidojošās iepriekšējās administratīvo teritoriju pašvaldības. Revīzijas ziņojumā norādīts, ka arhīvu jomu reglamentējošie normatīvie akti būtu precizējami, iestrādājot tajos Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likuma regulējumu par jaunveidojamo novada pašvaldību kā attiecīgajā novadā iekļauto vietējo pašvaldību institūciju, finanšu, mantas, tiesību un saistību pārņēmēju.

MK noteikumu Nr.747 20.¹ punkts izteikts jaunā redakcijā, paplašinot tiesības fotografēt dokumentus ne tikai fiziskajām, bet arī juridiskajām personām un institūcijām. Minētais grozījums nodrošinās arī MK noteikumu Nr.747 atbilstību Revīzijas ziņojumā (88.lp.) norādītajam, ka administratīvi teritoriālās reformas gaitā izveidotajai pašvaldībai kā tiesību un saistību pārņēmējai ir tiesības bez maksas saņemt no Arhīva tai nepieciešamos dokumentus, kurus nodevušas šo pašvaldību veidojošās iepriekšējās administratīvo teritoriju pašvaldības.
MK noteikumu Nr.747 25.punkts papildināts ar jaunu trešo teikumu atbilstoši Revīzijas ziņojumā norādītajam, nosakot, ka gadījumos, ja dokumenta oriģināls ir nepieciešams institūcijas funkciju vai uzdevumu izpildei, institūcijai, kura nodevusi dokumentus valsts glabāšanā, vai tās saistību un tiesību pārņēmējam, dokumentu oriģinālus izsniedz, neslēdzot līgumu, ar rakstveida aktu par dokumenta oriģināla izsniegšanu izmantošanai ārpus Arhīva telpām.

MK noteikumu Nr.747 21.punktā ir noteikta prasība slēgt līgumu par tādu Arhīva dokumentu izmantošanu, kuru aizsargā autortiesības vai blakustiesības. Tomēr praksē līguma slēgšana ir administratīvs slogs un līgums satur vienveidīgus noteikumus, kas nosaka obligātas prasības šādu dokumentu izmantošanai.

MK noteikumu Nr.747 21.punkts izteikts jaunā redakcijā, precizējot kārtību, kādā privātpersona vai institūcija, kura vēlas izmantot dokumentu, ko aizsargā autortiesības vai blakustiesības (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas, skaņu vai citi dokumenti), iesniedz pieprasījumu dokumenta vai tā atvasinājuma saņemšanai. Lai samazinātu administratīvo slogu privātpersonām un institūcijām, MK noteikumu Nr.747 21.punkts vairs nenoteiks līgumu slēgšanu ar institūciju vai privātpersonu tajos gadījumos, kad izmantošanai jāizsniedz tāds dokuments vai tā atvasinājums, kuru aizsargā autortiesības vai blakustiesības (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas, skaņu vai citi dokumenti), nosakot, ka šādos gadījumos dokumentu izmantotājam pirms dokumenta saņemšanas ir jāiesniedz apliecinājums Arhīvam, ka dokumenta izmantotājs ievēros attiecīgā dokumenta vai tā atvasinājuma izmantošanas nosacījumus atbilstoši Arhīvu likuma 12.panta astotās daļas regulējumam.

MK noteikumu Nr.747 26.punkts nosaka, ka Arhīva dokumentus glabā šim nolūkam celtās vai pielāgotās ēkās, kuras atbilst standarta LVS ISO 11799:2006 „Informācija un dokumentācija. Dokumentu glabāšanas prasības arhīvu un bibliotēku materiāliem” (turpmāk – standarts LVS ISO 11799:2006) 4. un 5.daļā noteiktajām prasībām. Savukārt MK noteikumu Nr.747 29.punkts nosaka, ka arhīvglabātavu telpu drošību, klimata pastāvīgumu un apgaismojumu nodrošina saskaņā ar standarta LVS ISO 11799:2006 6.daļā noteiktajām prasībām. Standarts LVS ISO 11799:2006 ir zaudējis spēku un šobrīd spēkā ir jauns standarts, kas nosaka prasības šajā jomā – standarts EN ISO 11799:2015 „Information and documentation – Document storage requirements for archive and library” (turpmāk – standarts EN ISO 11799:2015). Standarts EN ISO 11799:2015 nav tulkots un adaptēts Latvijā. Prasības, kas ir jāievēro attiecībā uz telpu drošību, klimata pastāvīgumu un apgaismojumu Arhīva ēkām, ir noteiktas MK noteikumos Nr.747 (28., 30. – 35.punkts un 2.pielikums), kā arī būvniecības un ugunsdrošības jomu reglamentējošos normatīvajos aktos, tai skaitā Ministru kabineta 2015.gada 30.jūnija noteikumos Nr.331 „Noteikumi par Latvijas būvnormatīvu LBN 208-15 „Publiskas būves””. MK noteikumos Nr.747 atsauces uz standartu EN ISO 11799:2015 kā obligāti piemērojamu tiesību aktu MK noteikumu Nr.747 26. un 29.punktā būtu deklaratīvas un nav nepieciešamas.

MK noteikumu Nr.747 26.punkts izteikts jaunā redakcijā, nosakot, ka Arhīva dokumentus glabā šim nolūkam celtās vai pielāgotās ēkās, svītrojot norādi, ka Arhīva ēkām jāatbilst standartam LVS ISO 11799:2006, jo prasības attiecībā uz ēku drošību ir noteiktas būvniecības un ugunsdrošības jomu regulējošajos ārējos normatīvajos aktos. Projekts paredz svītrot MK noteikumu Nr.747 29.punktu, jo minētās prasības ir noteiktas MK noteikumu Nr.747 28., 30. – 35.punktā un 2.pielikumā, kā arī būvniecības un ugunsdrošības jomu regulējošajos ārējos normatīvajos aktos.

MK noteikumu Nr.747 47.5.apakšpunkts nosaka, ka magnētiskās lentes glabā uztītas uz plastmasas spolēm, tomēr praksē tiek izmantoti un ir pieļaujami arī citi materiāli (piemēram, alumīnija spoles un metāla centriņi) un glabāšanas veids visām magnētiskajām lentēm ir vienāds.

MK noteikumu Nr.747 47.5.apakšpunkts izteikts jaunā redakcijā, norādīto dokumentu glabāšanas veidu – magnētiskajām lentēm, svītrojot prasību magnētiskās lentes uztīt uz plastmasas spolēm.

MK noteikumu Nr.747 51.punktā un 3.pielikumā ir noteiktas obligātas prasības, kas ir novecojušas un neatbilst šā brīža un nākotnes tehnoloģiskajām iespējam. Līdz ar to prasības nosakāmas vispārīgi. Mūsdienās strauji attīstās tehnoloģiskās iespējas un Arhīvs dokumentu nodrošinājuma kopijas izgatavo tādā augstākajā tehniskajā kvalitātē maksimāli tuvu dokumenta oriģinālam, kādu nodrošina Arhīva tehniskās iekārtas. Dokumentu izmantošanas kopijas tiek izgatavotas tādā kvalitātē, lai nodrošinātu kopijas izmantošanu atbilstoši kopijas paredzētajam pielietojumam

MK noteikumu Nr.747 51.punkts izteikts jaunā redakcijā un svītrots MK noteikumu 3.pielikums, jo mūsdienās strauji attīstās tehnoloģiskās iespējas un Arhīvs dokumentu nodrošinājuma kopijas izgatavo tādā augstākajā tehniskajā kvalitātē maksimāli tuvu dokumenta oriģinālam, kādu nodrošina Arhīva tehniskās iekārtas. Dokumentu izmantošanas kopijas tiek izgatavotas tādā kvalitātē, lai nodrošinātu kopijas izmantošanu atbilstoši kopijas paredzētajam pielietojumam.

MK noteikumu Nr.747 2.pielikums nosaka obligātas prasības, kas šobrīd vairs neatbilst tehniskajiem parametriem dokumentu glabāšanas apstākļu nodrošināšanai, kas noteikti nacionālajos standartos – 2021.gada 13.maija standartā LVS ISO/IEC 29121:2021 „Informācijas tehnoloģija. Digitāli ierakstītie nesēji informācijas apmaiņai un glabāšanai. Datu migrācijas metode optiskajiem diskiem datu ilgtermiņa glabāšanai” un 2021.gada 13.maija standartā LVS ISO 18925:2021 „Attēlveidošanas materiāli. Optisko disku nesēji. Glabāšanas prakse”.

MK noteikumu Nr.747 2.pielikums izteikts jaunā redakcijā atbilstoši tehniskajiem parametriem dokumentu glabāšanas apstākļu nodrošināšanai, kas noteikti nacionālajos standartos – 2021.gada 13.maija standartā LVS ISO/IEC 29121:2021 „Informācijas tehnoloģija. Digitāli ierakstītie nesēji informācijas apmaiņai un glabāšanai. Datu migrācijas metode optiskajiem diskiem datu ilgtermiņa glabāšanai” un 2021.gada 13.maija standartā LVS ISO 18925:2021 „Attēlveidošanas materiāli. Optisko disku nesēji. Glabāšanas prakse”.