Anotācija (ex-ante)

Saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 15. panta pirmo daļu IZM reorganizāciju veic, ievērojot valsts pārvaldes principus – sabiedrības interešu ievērošana un sniegto pakalpojumu kvalitātes uzlabošana, labas pārvaldības nodrošināšana, kas cita starpā ietver VISC, VIAA un JSPA funkciju izvērtējumu, funkciju un pakalpojumu izmaksu salīdzinājumu un izvērtējot ietekmi uz iestādes saistībām.
VIAA pārveidošana, likvidējot VISC un JSPA, ir komplekss pasākumu kopums, kurā cita starpā būtiska nozīme ir iestāžu īstenoto pakalpojumu nodrošināšanas nepārtrauktībai, kas saistīta gan ar izglītības satura un metodisko materiālu izstrādi, gan ar aktuālo nacionālo projektu, ES un citu starptautisko programmu un iniciatīvu īstenošanu u.c. Tāpat ir būtiski jau ar 2025. gada 1. janvāri nodrošināt materiāltehnisko līdzekļu pietiekamību Jaunajai Aģentūrai, sekmēt efektīvu savienojamību starp VIAA, VISC un JSPA izmantotajiem resursiem pakalpojumu nodrošināšanā, tai skaitā datu bāžu, IT sistēmu, un digitālo instrumentu konsolidācija, kā arī mākslīga intelekta rīku ieviešana, un iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošana.
Tādējādi, šī procesa īstenošanas optimāls risinājums ir veikt šo procesu pakāpeniski divos posmos, attiecīgi sākot ar VISC funkciju un pārvaldes uzdevumu nodošanu VIAA, kura tiek pārveidota, tas ir kompetence, funkcijas un uzdevumi tiek atbilstoši papildināti, tai skaitā mainot tās nosaukumu un vizuālo identitāti, pārveidojoties par Jauno Aģentūru.
Reorganizācijas 2. posms, tāpat kā 1. posms ir saistīts ar Erasmus+ programmas nacionālo aģentūru funkciju izpildi. Tā kā pašlaik VIAA ir akreditēta Erasmus+ nacionālā aģentūra izglītības un mācību, un sporta jomās, tāpat arī JSPA pašlaik ir Erasmus+, kā arī ES programmas “Eiropas Solidaritātes korpuss” nacionālā aģentūra jaunatnes izglītības jomā, būtisks aspekts ir tas, ka šo iestāžu funkciju un saistīto pārvaldes uzdevumu nodošana vienai iestādei ir veicama pakāpeniski, pielāgojot JSPA likvidācijas procesu iestāžu aktuālajiem projektiem, Eiropas Savienības fondu programmu apguvei, akreditācijas prasību savlaicīgai izpildei, kā arī  atbalsta pasākumu nodrošināšanai. Līdz ar to ir iecerēts šo reorganizācijas 2. posmu veikt pēc 1. posma sekmīgas pabeigšanas, ņemot vērā mērķauditorijas intereses nepārtrauktu pakalpojumu nodrošināšanā.

Nepieciešams pieņemt Ministru kabineta rīkojumu par IZM padotības iestāžu – VISC un JSPA likvidāciju, attiecīgi pakāpeniski pārveidojot VIAA, šo iestāžu funkciju un saistīto uzdevumu nodošanu Jaunajai Aģentūrai, lai nodrošinātu augstas kvalitātes, pieejamus un nepārtrauktus pakalpojumus, iekļaujošu izglītību personības attīstībai, cilvēku labklājībai un ilgtspējīgai valsts izaugsmei saskaņā ar Nacionālais attīstības plānu 2021. – 2027. gadam, Izglītības attīstības pamatnostādnēm 2021. – 2027. gadam, kā arī ievērojot Ministru kabineta 2022. gada 21. decembra rīkojumu Nr. 967 "Par Bērnu, jaunatnes un ģimenes attīstības pamatnostādnēm 2022.–2027. gadam”, Finanšu ministrijas ieteikumus par IZM padotības iestāžu funkciju izvērtēšanu un OECD ieteikumus par institucionālās kapacitātes stiprināšanu izglītības kvalitātes uzraudzībai un nodrošināšanai. Proti, reorganizācijas mērķis ir konsolidēt Jaunajā Aģentūrā IZM īstenoto rīcībpolitiku - izglītības politikas un jaunatnes politikas apvienošana, kā arī saistīto pārvaldības un īstenošanas jautājumu koordinēta ieviešana, lai sekmētu pakalpojumu pieejamību vienā iestādē, ievērojot vienas pieturas aģentūras principu. 
IZM plāno veikt VIAA pārveidošanu un VISC un JSPA likvidāciju divos secīgos posmos, proti:
1. posms – VISC likvidācija, nododot šīs iestādes funkcijas un pārvaldes uzdevumus VIAA, kura attiecīgi tiek pārveidota par Jauno Aģentūru, pamatojoties uz Valsts pārvaldes iekārtas likuma 15. panta ceturtās daļas 5. punktu, tādējādi saglabājot VIAA akreditāciju Erasmus+ programmas administrēšanas nepārtrauktai izpildei un starptautisko saistību ievērošanai;
2. posms – JSPA likvidācija, nododot šīs iestādes funkcijas un tās pārvaldes uzdevumus Jaunajai Aģentūrai, pamatojoties uz Valsts pārvaldes iekārtas likuma 15. panta ceturtās daļas 5. punktu, šādā veidā īstenojot vienkāršoto ex ante validācijas procedūru Eiropas Komisijā, kā rezultātā Jaunajā Aģentūrā kā vienīgajā nacionālajā aģentūrā tiktu apkopotas un pārvaldītas visas starptautiskās akreditējamās programmas.

VISC un VIAA kompetenču un noteiktu darba jomu un pienākumu pārklāšanās, jo īpaši valsts izglītības politikas īstenošanā vispārējās  izglītības un profesionālās izglītības jomā, kā arī Eiropas Komisijas akreditācijas saglabāšana programmas Erasmus+ administrēšanas nepārtrauktības nodrošināšanā.
Kā skaidrots OECD 2024. gadā veiktajā izpētē “Enhancing the institutional capacity for education quality monitoring and school improvement support in Latvia”, aplūkojot un saturiski izvērtējot VIAA 24 funkcijas,[1] tika atklātas ievērojamas līdzības un komplementaritāte ar VISC funkcijām.[2] Atsevišķās darba jomās, jo īpaši valsts izglītības politikas īstenošanā vispārējās izglītības un profesionālās izglītības jomā, notiek VIAA un VISC lomu un pienākumu pārklāšanās. Turklāt, kā norādīja OECD, pretēji gaidītajam, OECD aptaujas dati liecināja, ka datu un informācijas apmaiņa un sadarbība starp abām organizācijām tomēr ir neliela. Līdz ar to ierobežotā koordinācija un sadarbība rada riskus izglītības politikas efektīvai ieviešanai  un sekmē īstenoto projektu  pārklāšanos un/vai saskaņotības trūkumu, kā rezultātā negatīvās sekas izjūt pakalpojumu saņēmēji.
VIAA ir akreditēta Erasmus+ nacionālā aģentūra izglītības un mācību, un sporta jomās, kas jau ir uzsākusi programmu īstenošanu ar izpildes termiņu līdz 2027. gada beigām.
Atbilstoši Eiropas Komisijas (EK) Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ģenerāldirektorāta vadlīnijām valsts iestādēm par ex ante atbilstības novērtējuma procesu nākotnes Erasmus+ kontekstā un Eiropas Solidaritātes korpusa programmu īstenošanai, valsts iestādēm, kuras plāno pieteikties un īstenot Erasmus+ un Eiropas Solidaritātes korpusa programmas īstenošanai nepieciešams izpildīt atbilstības novērtēšanas procesu. Pārbaužu un auditu apjoms, kas jāveic valsts iestādei, lai izdotu ex ante atbilstības novērtējumu, ir atkarīgs no nepārtrauktības līmeņa starp esošajām un turpmākajām valsts aģentūrām. Jānorāda, ka atbilstības novērtējums ir priekšnoteikums, lai valsts iestāde varētu piedalīties Erasmus+ un Eiropas Solidaritātes korpusa programmu īstenošanā. No minētajām EK vadlīnijām izriet, ka gadījumā, ja notiek nacionālās aģentūras reorganizācija, kā rezultātā tiek izveidota pavisam jauna institūcija vai tiek apvienotas divas iestādes, kuras īsteno nacionālo aģentūru funkcijas, nepieciešams veikt atbilstības novērtējumu, kas cita starpā ietver visas jaunajai nacionālajai aģentūrai nodotās informācijas (datu, resursu, rīku – elektronisko un fizisko) auditu, kā arī visu to elementu auditu, uz kuriem balstās sniegtā atbilstības pārliecība, tāpat pārbaudēs jāietver arī vieglo zināšanu nodošanu gan par programmas pārvaldības pamatdarbību, gan atbalsta darbībām, turklāt ir jāparedz programmu pārņemšanas plāns no iepriekšējo nacionālo aģentūru uz jaunveidojamo nacionālo aģentūru. Šāds atbilstības novērtējums izpildāms IZM kā nacionālās uzraugošās institūcijas uzdevums un ir iesniedzams saskaņošanai EK, secīgi šis process var ilgt vairākus mēnešus, kas savukārt rada risku par maksājumu apturēšanu no EK puses līdz visas atbilstības prasības tiks izpildītas.
Ievērojot minēto, IZM padotības iestāžu institucionālajā un funkcionālajā reorganizācijas procesā ir jāņem vērā VIAA dalība Erasmus+ un JSPA dalība Erasmus+ un Eiropas Solidaritātes korpusa programmu īstenošanā, tai skaitā uzņemtās saistības un pakalpojumu nodrošināšanas nepārtrauktība, tādējādi IZM iecerēto pārmaiņu lietderīgākais ceļš attiecībā uz VIAA un JSPA konsolidāciju ir veikt JSPA funkciju un ar to saistīto pārvaldes uzdevumu nodošanu Jaunajai Aģentūrai, kas pārveidota no VIAA ar jaunu vizuālo tēlu un nosaukumu.

[1] Ministru kabineta 2012. gada 18. decembra noteikumu Nr. 934 "Valsts izglītības attīstības aģentūras nolikums". Latvijas Vēstnesis, 203, 28.12.2012. 3.punkts. Pieejams: https://likumi.lv/ta/id/253757

[2] Ministru kabineta 2009. gada 30. jūnija noteikumu Nr. 682 "Valsts izglītības satura centra nolikums". Latvijas Vēstnesis, 103, 03.07.2009. 2.punkts. Pieejams: https://likumi.lv/ta/id/194332

Saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 15. panta ceturtās daļas 5. punktu tiešās pārvaldes iestādi likvidē, nododot tās pārvaldes uzdevumus citai iestādei, — rezultātā iestāde beidz pastāvēt.
Pamatojoties uz OECD secinājumiem, VIAA un VISC apvienošana varētu nodrošināt lielāku efektivitāti (tostarp ES finansējuma izmantošanā un pārvaldībā), veicināt lielāku izglītības politikas ieviešanas saskaņotību un organizatoriskās kapacitātes apvienošanu un stiprināšanu valsts rīcībpolitiku  īstenošanai visās izglītības apakšnozarēs. Tā var raudzīties uz citu OECD valstu piemēru, piemēram, Igauniju, kur Izglītības un jaunatnes padome (Harno) darbojas kā Igaunijas izglītības un jaunatnes politikas īstenošanas institūcija. Šī padome cita starpā arī pārrauga vērtēšanas jautājumu ieviešanu, mācību un metodisko materiālu un metodoloģiju, tostarp digitālo resursu, izstrādi, kā arī skolotāju un skolu vadītāju profesionālo pilnveidi.
Papildus būtiski ir ņemt vērā, ka VIAA ir Erasmus+ nacionālā aģentūra izglītības un mācību, un sporta jomās, līdz ar ko, lai mazinātu risku par maksājumu apturēšanu Ersasmus+ programmu administrēšanā, attiecīgi pakalpojumu iespējamā pārrāvumā gala saņēmējiem, ir īstenojama VISC funkciju un pārvaldes uzdevumu nodošana VIAA, tādējādi netiek skarta Erasmus+ programmas administrēšanas tiesiskā bāze. Proti, šādā veidā IZM padotības iestāžu institucionālajā un funkcionālajā reorganizācijas procesu iespējams veikt pēc iespējas samazinot riskus, kas saistīti ar Erasmus+ programmas administrēšanu, kas ir viena no būtiskākajām VIAA funkcijām gan finanšu izteiksmē, gan mērķauditorijas tvērumā un izglītības nozares internacionalizācijas kontekstā. Rezultātā VIAA tiek pārveidota, tas ir iestādes kompetence, funkcijas un uzdevumi tiku papildināti, kā arī tās nosaukums un vizuālā identitāte tiku pārveidota par Jauno Aģentūru, savukārt VISC tiktu likvidēts.
Savukārt, veicot IZM padotības iestāžu institucionālās un funkcionālās reorganizācijas 2. posmu attiecībā uz JSPA funkciju un ar to saistīto pārvaldes uzdevumu nodošanu Jaunajai Aģentūrai, akreditācijas procedūra ir vienkāršota, jo pēc būtības tiktu tuvinātas divas jau akreditētas izglītības un jaunatnes politiku īstenojošās iestādes, kurām jau ir veikti atbilstības novērtējumi, kā rezultātā, nododot JSPA funkcijas Jaunajai Aģentūrai, ar Jaunās Aģentūras kā vienīgā nacionālās aģentūras darbību tiktu panākta labāka programmu pārvaldība un pēctecība, veicināta lielāka politikas saskaņotība izglītības un jaunatnes jomās, kā arī stiprināta institucionālā kapacitāte un nodrošināta nepārtrauktība pakalpojumu sniegšanā.

Izvērtēti alternatīvie risinājumi
Vērtējot iespēju veikt IZM padotības iestāžu institucionālo un funkcionālo reorganizācijas 1. vai 2. posmu saskaņā ar VPIL 15. panta trešās daļas 2. punktu, pastāv risks, ka reorganizācijas gaitā, t.i., vai nu apvienojot VISC un VIAA, izveidojot jaunu institūciju, vai arī apvienojot jauno institūciju ar JSPA, varētu rasties pārrāvums vai kavējums VIAA vai JSPA (secīgi Jaunajai Aģentūrai) īstenot Erasmus+ programmas administrēšanu, kas potenciāli radīs nevēlamas reakcijas gan ārvalstu sadarbības partneru vidē, gan Latvijas sabiedrībā pedagogu, skolēnu, profesionālās izglītības audzēkņu, augstākās izglītības mācībspēku un studentu aprindās, jo atbilstoši  Guidelines for National Authorities on the ex-ante Compliance Assessment process in the context of the future Erasmus+ and European Solidarity Corps Programmes, ka programmas iepriekš neakreditēta iestādes maiņas gadījumā nepieciešams veikt juridisko, finanšu, organizatorisko un funkcionālo aspektu auditēšanu un validēšanu, kas savukārt ir ilgstošs, sarežģīts un administratīvi noslogojošs process.

IZM padotībā esošo iestāžu institucionālās kapacitātes stiprināšana, pamatfunkciju un uzdevumu centralizācija augstas kvalitātes pakalpojumu nodrošināšanai bērnu, jauniešu un pieaugušo izaugsmei, spēju un talantu attīstībai.
Ir veikta sākotnēja IZM trīs pakļautības iestāžu – VISC, VIAA un JSPA vertikāla funkciju analīze un izvērtējums ar mērķi uzlabot IZM kapacitāti īstenot izglītībā būtiskās reformas un uzlabot pārvaldību, plānojot pakāpenisku reformu ieviešanu, proti: 
1. ir jāveicina efektīvāka pieaugušo konkurētspēja darba tirgū un efektīvāk jāīsteno mācības, īpaši tajās nozarēs, kurās ir prognozējams darbaspēka pieprasījums (pamatojums: “Vai pieaugušo izglītība sasniedz tai izvirzītos mērķus un atbilst darba tirgus vajadzībām?”, Latvijas Republikas Valsts kontrole, Rīga, 2023);
2. ir jāuzlabo skolēnu sniegums pamatprasmēs - lasītprasmē, dabaszinātnēs un matemātikā, kā arī pilsoniskās līdzdalības kompetencēs, nodrošinot augstas kvalitātes mācību procesu, kā arī formālās un neformālās izglītības sinerģiju, agrīni identificējot riskus un sniedzot piemērotu, daudzveidīgu un koordinētu atbalstu skolēnu, jauniešu mācīšanās un attīstībai:
- jārod jauns un mērķtiecīgs risinājums pašlaik pastāvošai tendencei par novērojumiem saistībā ar nozīmīgu skolēnu prasmju kritumu (pamatojums: “PIRLS Progress in International Reading Literacy Study”, TIMSS & PIRLS International Study Center, 2021.);
- īpaši nepieciešams pievērst uzmanību skolēniem, kuri nav apguvuši pamatprasmes,  un jāpalielina skolēnu skaitu īpatsvars, kuri spēj demonstrēt augstākā līmeņa prasmes, jo pašlaik skolēnu sniegums un rezultāti dabaszinātnēs un matemātikā nav pietiekami augsti (pamatojums: Valsts izglītības satura centra organizētie valsts pārbaudes darbi matemātikā, latviešu valodā un svešvalodā pamatizglītības beigās, OECD (2023), PISA 2022 Results (Volume I): The State of Learning and Equity in Education, PISA, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/53f23881-en);
- ir nepieciešams palielināt bērnu un jauniešu pilsonisko līdzdalību un stiprināt pilsonisko kompetenci saistībā ar formālo un neformālo izglītību, ņemot vērā, ka līdzdalība pilsoniskajās aktivitātēs skolā tiek uzskatīta par svarīgu faktoru, kas ietekmē turpmāko pilsonisko iesaistīšanos, kā arī ņemot vērā, ka Latvijas skolēniem ir salīdzinoši zemi rezultāti pilsoniskajā kompetencē (pamatojums: EA International Civic and Citizenship Education Study, IEA ICCS 2022);
3. ir jānodrošina mērķtiecīgāks un efektīvi koordinēts pedagogu metodiskais un profesionālais atbalsts, t.sk. uzlabojot pedagogu profesionālās kompetences pilnveides kvalitāti (pamatojums: Lietderības revīzija “Vai atbildīgo institūciju veiktās darbības vispārējās izglītības iestāžu pedagogu ataudzes un noturības profesijā nodrošināšanai ir bijušas efektīvas?”, Latvijas Republikas Valsts kontrole, Rīga, 2024.).

Veicot sākotnējo VISC, VIAA un JSPA funkciju analīzi tiek ņemti vērā šādi principi: atbalsta funkciju centralizācija, funkciju nedublēšanās, viena tipa funkciju grupēšana, lai panāktu ekonomisko efektu un sinerģiju IZM padotībā esošo iestāžu darbībā, kas rodas no līdzvērtīgu funkciju un iestāžu resursu un prasmju centralizācijas. Līdzīgo funkciju grupēšana ļauj uzlabot darba koordināciju un informācijas aprites sistēmu.
Ir identificēts, ka viena no VIAA un JSPA funkcijām ir nodrošināt Eiropas Savienības un citu starptautisko  programmu īstenošanu, ka arī nodrošināt dalību dažādos starptautiskajos tīklos. VIAA Erasmus+ programmas īstenošanas mērķauditorija ir vispārējās izglītības iestādes, profesionālās izglītības iestādes, augstākās izglītības iestādes un pieaugušo mērķauditorija izglītības jomā, savukārt JSPA nodrošina līdzvērtīgus projektus, kuru mērķauditorija ir jaunatne. Būtiski Eiropas Savienības programmas īstenošanā ietvert visas mērķgrupas plānošanas un īstenošanas periodā.
Šobrīd Eiropas programmu un Eiropas Savienības fondu īstenošana divās aģentūrās VIAA un JSPA ir noteiktas kā pamata funkcijas valsts noteikto mērķu īstenošanai, tas savukārt neļauj efektīvi izmantot resursus un sasniegt kopējus izglītības sistēmas mērķus, plānojot finansējuma izmantošanu un precīzi attīstot un atbalstot pamata procesus. VIAA nolikuma 3.2. punkts, bet JSPA nolikuma 3.1. punkta realizācijā ir izveidoti atbilstoši departamenti un nodaļas: Erasmus+ programmas departaments un Eiropas savienības programmu departaments ar Erasmus+ nodaļu un “Eiropas Solidaritātes korpusa” nodaļu. Šo abu funkciju grupēšana vienā iestādē ļaus iegūt sinerģiju Erasmus+ un citu starptautisko programmu darbības efektivitātes paaugstināšanā. 
VIAA un JSPA ir funkcijas, kas pārklājas ar VISC funkcijām par pedagogu profesionālo pilnveidi. JSPA ir izveidota Pedagogu digitālās pratības pilnveides nodaļa, bet VIAA nolikumā ir deleģēta funkcija nodrošināt karjeras attīstības atbalstu. Pedagogu atbalsta funkciju ir nepieciešams realizēt kopīgajā valsts pedagogu profesionālajā atbalsta sistēmā, savukārt karjeras izglītība ir būtiska sastāvdaļa mācību satura atbalstā un īstenošanā. VIAA arī atbilstoši sava nolikuma 3.16. punktam organizē meistarības konkursu profesionālās izglītības audzēkņiem, kaut arī profesionālās izglītības satura attīstība kā pamata funkcija ir noteikta VISC.
Reorganizējamo iestāžu strukturālā analīzē tika konstatēts, ka visām iestādēm ir izveidoti departamenti un nodaļas, kuras veic atbalsta funkcijas (juridiskā, finanšu, grāmatvedības, komunikācijas), kuras reorganizācijas gaitā ir iespējams apvienot un īstenot centralizēti. Līdz ar to minēto iestāžu funkciju konsolidācijas procesā, koncentrējot resursus vienuviet, tiek plānots iegūt ietaupījumu, lietderīgāk izmantojot budžeta līdzekļus (piemēram, materiāltehnisko resursu pārvaldībā), gan paaugstinot pakalpojumu sniegšanas kvalitāti un ātrumu (piemēram, centralizējot atbalsta funkciju nodrošināšanu). Ietaupītos resursus tiek plānots novirzīt to funkciju nodrošināšanai, kuras netiek šobrīd pietiekami finansētas.
IZM, vērtējot VISC, VIAA un JSPA funkcijas un sniegto pakalpojumu pārvaldības modeli, pie pašlaik pastāvošajiem apstākļiem visatbilstošākais risinājums būtu izveidot Jauno Aģentūru. Jaunajā Aģentūrā tiktu saglabātas visas VIAA, VISC un JSPA funkcijas. Respektīvi, IZM, pieņemot lēmumu par padotības iestāžu institucionālo un funkcionālo reorganizācijas procesu, t.i., uzsākot pārmaiņas VISC, VIAA un JSPA institucionālā un funkcionālā pārvaldībā, neplāno atteikties no minēto iestāžu šī brīža pamatfunkcijām.

Ministru kabineta 2012. gada 8. maija noteikumi Nr. 326 "Noteikumi par iekšējās kontroles sistēmu tiešās pārvaldes iestādēs" nosaka iekšējās kontroles sistēmas pamatprasības un tās izveidošanas, uzraudzības un uzlabošanas kārtību tiešās pārvaldes iestādēs. Divas no svarīgākajām pamatprasībām ir efektīva, lietderīga un ekonomiska iestādes darbība atbilstoši tās kompetencei, izvirzītajiem mērķiem, uzdevumiem un pieejamajiem resursiem, kā arī mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana.
Analizējot IZM padotības iestāžu institucionālajā un funkcionālajā reorganizācijas procesā iesaistīto iestāžu darbības riskus un kontroles mehānismus ir konstatēti vairāki identiski vai līdzīgi riski, kā piemēram, nepietiekama iepirkumu līgumu (ekspertu un pakalpojumu) izpildes uzraudzība, kas tāpat ir saistīta ar neatbilstoši veiktu izdevumu risku, interešu konfliktu gadījumu iespējamība, neskaidra projekta vadības organizatoriskā struktūra un uzdevumu sadalījums, cilvēkresursu nepietiekamība, kas savukārt mijiedarbojas ar personāla mainības risku, procesu un informācijas pēctecības riskiem, kā arī riskiem par projektu darbības neiekļaušanos paredzētajā laika grafikā, tāpat aktuāli ir informācijas un datu drošības riski, kas cita starpā saistās ar atkarības risku no ārpakalpojumu sniedzējiem un piegādātāju krāpšanas riskiem, jo reorganizācijas procesā iesaistītās iestādes izmanto trešo personu pakalpojumus, kaut arī attiecīgo pakalpojumu saņemšana ir iespējama, saņemot nepieciešamo atbalstu un resursus no IZM.

IZM saskata potenciālu iekšējās kontroles sistēmas darbības uzlabošanā, konsolidējot iestāžu darbību vienuviet (funkcijas, cilvēkresursi, materiāltehniskais nodrošinājums, u.tml.), tādējādi tiks izveidota vienota iekšējās kontroles sistēma, stiprinot risku vadības kontroles pasākumus, lai nodrošinātu cilvēkresursu, finanšu un citu resursu efektīvu un lietderīgu izmantošanu, ievērojot labas pārvaldības principus. 
Sākotnējā izvērtējuma procesā ir identificēti sekojoši riski, kuru kontrolei ir pievēršama pastiprināta uzmanība:
1. pastāvošo procesu efektīvas vadības risks;
2. plānošanas dokumentu kvalitātes un stratēģiskas koordinēšanas riski;
3. darba plānošanas efektivitātes risks;
4. klientu apkalpošanas organizācijas un apkalpošanas kvalitātes riski;
5. personāla pārvaldības, cilvēkresursu pietiekamības un rotācijas riski;
6. iepirkumu procesa plānošanas un iepirkumu definēšanas riski;
7. atkarības risks no ārpakalpojuma sniedzējiem un piegādātāju krāpšanas risks;
8. savstarpējās iestāžu sadarbības efektivitātes risks;
9. birokrātijas risks;
10. budžeta izpildes disciplīnas risks;
11. informācijas apmaiņas un pieejamības riski;
12. datu, tai skaitā personas datu, drošības un to atbilstīgas apstrādes riski;
13. īpašuma pārvaldības efektivitātes un uzturēšanas izmaksu riski.
Veidojot Jaunās Aģentūras iekšējās kontroles sistēmu ir plānots pārņemt VIAA, VISC un JSPA labo praksi un kontroles mehānismus līdzšinējo risku pārvaldībai, kas atbilst efektīvai, lietderīgai un ekonomiskai Jaunās Aģentūras darbības nodrošināšanai. Savukārt attiecībā uz iestāžu noteiktajiem augstajiem riskiem, piemēram, pieredzes trūkums dažādu projektu ieviešanā, nepietiekama līgumu uzraudzība, iespējamie pārrāvumi pieejamo pakalpojumu nodrošināšanā un paredzēto finansējumu apgūšanā, projektiem izvirzīto rezultatīvo rādītāju nesasniegšana, neekonomiska budžeta līdzekļu izmantošana, un tml., kā arī šo risku cēloņiem IZM plāno pārvērtēt ieviestos kontroles pasākumus, iesaistot iestāžu kompetentos speciālistus un vadītājus, veicinot viņu kvalifikācijas celšanu, vērtējot trešo personu pakalpojumu nepieciešamību, un strādājot pie citiem risku samazināšanas pasākumiem, piemēram, labākas iekšējo resursu izmantošanas, lai stiprinātu Jaunās Aģentūras darbības efektivitāti, noturību un neatkarību no ārpakalpojumu sniedzējiem.

Sadrumstalota informācijas tehnoloģiju, datu bāžu, digitālo rīku un citu resursu izmantošana VISC, VIAA un JSPA darbības nodrošināšanā. Respektīvi, izanalizējot VIAA, VISC un JSPA informācijas tehnoloģiju resursus, uzturētās sistēmas, izmantotos rīkus, konstatēts, ka ir ļoti liela sadrumstalotība datu bāzēs, kuras katra iestāde uztur savas, kas rada to uzturēšanu finansiāli dārgu un apgrūtina datu par izglītības sektora kopainas aptveršanu.

Lai veicinātu datu, resursu pieejamību, tai skaitā iegādāto maksas programmatūru licenču efektīvu izmantošanu, novērstu sadrumstalotību, kā arī samazinātu katras atsevišķas iestādes iekšējo tīklu uzturēšanas izmaksas, nepieciešams veikt esošo sistēmu revīziju un konsolidāciju.
Esošās sistēmas, tai skaitā uzturētās mājas lapas, kuras neprasa specifisku uzturēšanu, iespējams uzturēt viena resora ietvaros un apkalpot resora darbiniekiem, nepieciešamības gadījumā piesaistot ārpakalpojuma sniedzēju vienu visām sistēmām. Tāpat nepieciešama visu esošo, atsevišķo mājas lapu – resursu vienota vārteja, no kuras jebkuram sabiedrības loceklim būtu iespēja piekļūt informācijai un visiem viņam interesējošiem pakalpojumiem. Šāda vienota informācijas tehnoloģiju resursu izmantošana atvieglo pakalpojumu pārvaldību, ekonomē budžeta līdzekļus, kā arī nodrošina sabiedrībai vieglāku pieeju pakalpojumiem.
Lietvedības un grāmatvedības sistēmas ir savietojamas, jo tiek izmantots kopējs resora ietvarā esošs risinājums. Elektronisko pastu (e-pastu) un darbinieku kontus iespējams migrēt uz vienotu – Jaunās Aģentūras domēnu, attiecīgi samazinot kopējos resora izdevumus. Paredzamas palielinātas izmaksas viena kalendārā gada ietvaros kopš attiecīgi reorganizācijas 1. posma un 2. posma pabeigšanas, jo būtu nepieciešams uzturēt iepriekšējās e-pasta adreses, tās pāradresējot uz Jaunās Aģentūras adresēm.

Izvērtēti alternatīvie risinājumi

Alternatīvs risinājums būtu pilnīgi jaunas datu bāzes projektēšana un izveide, kas radītu iespējamu pārrāvumu datu apkopošanā, kā arī būtu finansiāli ietilpīgs projekts. Ilgtermiņā šāds darbs būtu veicams, ja padziļinātā auditā tiktu konstatēts, ka visas esošās datu bāzes ir paturamas un satur savstarpēji saistītu, būtisku informāciju. Variants par datu bāzu arhivēšanu un nesaglabāšanu nav pieļaujams, jo iestāžu esošie dati ir būtiski aktuālo darbu veikšanā, kā arī rīcībpolitikas izstrādē.

Alternatīva domēna izveidē un e-pastu pāradresācijā, nepāradresācijā iespējama divejādi – tiek saglabātas iepriekšējās e-pasta adreses, tikai jaunajiem darbiniekiem veidojot Jaunās Aģentūras e-pastus, taču tas neradītu vienotas iestādes ārējo tēlu. Vai otrs variants – neveikt e-pastu pāradresāciju gada garumā, kas varētu rezultēties kādas būtiskas informācijas neiegūšanā, piemēram, ar kādu ārvalstu sadarbības partneri, te iespējama proaktīva rīcība no reorganizācijā iesaistīto iestāžu puses, informējot sadarbības partnerus par kontaktinformācijas izmaiņām.