Anotācija (ex-ante)

Pašreizējā publisko iepirkumu sistēmu arhitektūra balstās uz divu savstarpēji neatkarīgu informācijas sistēmu – PVS un EIS – paralēlu izmantošanu, kas rada būtiskus izaicinājumus iepirkumu procesa efektīvai īstenošanai. Iepirkumu veicējiem, lai izsludinātu iepirkumu, ir atkārtoti jāievada vieni un tie paši dati abās sistēmās, kurām ir atšķirīgas ievades prasības. Tas palielina administratīvo slogu, patērē papildu laika un cilvēkresursus, kā arī palielina kļūdu un datu neatbilstību risku.
Pretendentiem savukārt nav pieejama vienota un centralizēta informācijas vide, jo, lai pārliecinātos par iepirkuma izsludināšanu un sekotu tā norisei, informācija ir jāmeklē vairākās sistēmās. Tas samazina iepirkumu procesa caurskatāmību, apgrūtina lietošanas ērtumu un var atturēt potenciālos piegādātājus no dalības publiskajos iepirkumos.
Papildu problēmu rada fakts, ka līdz 2026. gadam minētās sistēmas tiek pārvaldītas divu atsevišķu iestāžu kompetencē, kas kavē vienotu biznesa procesu ieviešanu, sistēmu integrāciju un efektīvu datu pārizmantojamību. Esošā situācija neatbilst mūsdienu digitālās pārvaldes principiem un ierobežo iespējas uzlabot publisko iepirkumu procesa efektivitāti, kvalitāti un pieejamību gan publiskajam, gan privātajam sektoram.

Lai veicinātu publisko iepirkumu procesu efektivitāti, caurspīdīgumu un digitalizāciju, paredzēts izstrādāt un pakāpeniski ieviest vienotu elektronisko iepirkumu platformu, kas apvienos EIS galvenos moduļus:
e-konkursi, e-izsoles, e-izziņas, e-pasūtījumi, ar PVS iespējām.
Platforma nodrošinās modernus digitālos risinājumus iepirkumu organizēšanai un dalībai tajos, kā arī ļaus citām valsts institūcijām izmantot noteiktas funkcionalitātes to specifisko procesu nodrošināšanai.
Ņemot vērā platformas plašo tvērumu un funkcionālo apjomu, tās ieviešana plānota vairākās kārtās, secīgi attīstot katru sistēmas moduli un pakāpeniski integrējot tos ar PVS:
1. kārta – E‑konkursu funkcionalitātes pilnveide: piedāvājumu iesniegšana un integrācija ar PVS sistēmu.
2. kārta (Indikatīvi)  –E‑izziņu integrācija vienotajā elektronisko iepirkumu platformā un risinājuma attīstība informācijas par piegādātāju kvalifikāciju  ieguvei  no citiem, valstī uzturētiem datu reģistriem. Atkarībā no publisko iepirkumu direktīvu pārskatīšanas šī kārta ietvers arī to risinājumu izstrādi, kas nepieciešama, lai pielāgotu platformu pārskatītajām ES direktīvu izmaiņām.
3. kārta (Indikatīvi) – E-pasūtījumu apakšsistēmas integrācija vienotajā iepirkumu platformā un E-pasūtījumu apakšsistēmas modernizācija.
Ņemot vērā pašreizējās lietotāju vajadzības un pieejamo ERAF finansējumu, projekta tvērums šobrīd paredz finansēt 1. kārtas izstrādi. Lai nodrošinātu nākamo kārtu īstenošanu, finansējuma apjoms un konkrētās vajadzības tiks atsevišķi apzinātas un izvērtētas, meklējot piemērotākos risinājumus to realizācijai. Primāri, finansējot no ES fondu finansējuma.
Attiecīgi  Projekta1.kārtas rezultātā tiks izstrādāta vienota iepirkumu elektroniska platforma (IEP), kas ir modulāri veidota un kas nodrošinās centralizētu, lietotājam draudzīgu un caurskatāmu elektronisko iepirkumu vidi, kas projekta laikā tiks savstarpēji integrēta. Pamatā plānots turpināt attīstīt jau izstrādāto Publikāciju vadības sistēmu (PVS) papildinot ar jaunām funkcionalitātēm, lai nodrošinātu dokumentācijas pievienošanu un publiskošanu pasūtītājiem un piedāvājumu iesniegšanu pretendentiem. Ņemot vērā, ka EIS ir izstrādāts kopš 2009. gada informācijas sistēma ir novecojusi, un savietojamība ar Publikāciju vadības sistēmu ir sarežģīta tieši tehnoloģiju un veiktspējas dēļ. Tāpēc plānots attīstīt piedāvājumu iesniegšanai jaunu funkcionalitāti.  Šī platforma samazinās administratīvo slogu pasūtītājiem, uzlabos informācijas pieejamību pretendentiem un veicinās sistēmu integrāciju, kā arī datu efektīvu pārizmantošanu. IEP 1.kārtas Projekta īstenošana tiek plānota pakāpeniski pa posmiem, kas ļauj nodrošināt ērtāku vajadzību apzināšanu un labāku projekta vadību.
1. posms – Izveidota piedāvājumu iesniegšanas vide pretendentiem.
- Izveidota centralizēta vide ar individuālām lietotāju lomām un piekļuves tiesībām.
- Izveidota funkcionalitāte, kas ļaus pretendentiem sekot iepirkumiem no plānošanas līdz izsludināšanai un sniegts pasūtītājiem informāciju par tirgus interesi.
- Izveidota jautājumu un atbilžu funkcionalitāte.
- Elektroniska piedāvājumu iesniegšana ar paziņojumiem un datu validāciju.

Ieguvumi: labāka informācijas pieejamība, vienkāršāka komunikācija ar pasūtītājiem, samazināts kļūdu risks.

2. posms – Pasūtītāju darba vides funkcionalitātes paplašināšana, kas jau iepriekš izstrādāta Publikāciju vadības sistēmā
- Lietotāju lomu paplašināšana pasūtītājiem un uzraugošām iestādēm.
- Pasūtītāja darba vietā iepirkumu kartīšu funkcionalitātes papildināšana: dokumentu pievienošana, jautājumu/atbilžu sadaļa, komisijas locekļi, piedāvājumi.
- Izveidota notifikāciju sistēma lietotājiem un atšķirīgas piekļuves tiesības.

Ieguvumi: efektīvāka dokumentu aprite, centralizēta informācija un uzlabota komunikācija starp pasūtītājiem un pretendentiem.

3. posms – Savstarpējā integrācija un publiskās vides pilnveide
- Izveidota vienota iepirkumu informācijas struktūra un publiska pieejamība.
- Pilnvērtīga pasūtītāju un pretendentu pārvaldība vienotā sistēmā.
- Stabilas un drošas infrastruktūras izveide un savienojums starp pasūtītāju un pretendentu vidi.
- Izstrādāta efektīvāka datu atlases un plašāka datu analītikas iespēja.

Ieguvumi: vienota informācijas telpa, samazināta datu dubultošanās, uzlabota caurskatāmība un vienkāršota dalībnieku pārvaldība.

Plānotais projekta  īstenošanas grafiks.
1. posms
 Piedāvājumu iesniegšanas vide
           no  2026. gada 1. jūnija līdz 2027. gada 31. augustam
2. posms
Pasūtītāju darba vietas  papildināšana
             no 2027. gada 1.februāra līdz 2028. gada 31. maijam
3. posms
Integrācija un publiskās vides pilnveide
            no 2028. gada 1. jūnija līdz 2029. gada 31. martam
Posmi īstenojami pakāpeniski ar daļēji paralēlu aktivitāšu norisi, nodrošinot efektīvu resursu plānošanu. Katrā posmā paredzēta aptuveni līdz 14 mēnešu izstrāde, integrācijai papildu līdz 8 mēnešiem.
Finansējums:
Finansēts no Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa “Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm” 1.3.1.1. pasākuma “IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram”
Pieejamais finansējums: 1 500 000 EUR , tai skaitā 85%  ERAF finansējums 1 275 000 EUR apmērā un 15% valsts budžeta līdzfinansējums 225 000 EUR apmērā Projekta ietvaros netiek plānota tādu darbību veikšana vai funkcionalitāšu izstrāde, kas PVS jau ir izstrādātas projekta Nr. 2.1.3.1.i.0/1/23/I/VARAM/007 “Publiskā iepirkuma procesu un pakalpojumu digitālā transformācija” ietvaros. Projekta mērķis ir turpināt PVS attīstību un paplašināšanu, nodrošinot pasūtītājiem iepirkumu procesu norisi, kā arī dokumentācijas pievienošanu un publiskošanu, kā arī pretendentiem tiktu nodrošināta piedāvājumu iesniegšanas iespēja. Izstrādes nodrošināšanai ir ieplānoti iepirkumi saskaņā ar normatīvajiem aktiem.