Anotācija

Ar Arhīvu likuma 2021.gada 25.marta grozījumiem Arhīvu likuma 17.¹ panta trešā daļa papildināta ar otro teikumu, nosakot jaunu deleģējumu Ministru kabinetam noteikt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām. Līdz ar to Ministru kabinetam ir jāizdod vai nu jauni Ministru kabineta noteikumi, vai jau esošie MK noteikumi Nr.748 jāpapildina ar attiecīgām normām.

Arhīvu likuma 2021.gada 25.marta grozījumi papildina Arhīvu likumu ar jaunu 13.¹ pantu, nosakot personas tiesības attiecībā uz arhīva dokumentos esošo personas datu labošanu vai papildināšanu, iesniedzot Latvijas Nacionālajam arhīvam vai institūcijai, kurā glabājas dokumenti, paziņojumu par nepilnīgu vai neprecīzu personas datu papildināšanu. Lai izpildītu Arhīvu likuma 13.¹ pantā Ministru kabinetam doto deleģējumu – noteikt kārtību, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī tiek nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem – ir jāizdod, vai nu jauni Ministru kabineta noteikumi vai jau esošie MK noteikumi Nr.748 jāpapildina ar attiecīgām normām.

Tā kā kopš MK noteikumu Nr.748 un MK noteikumu Nr.749 pieņemšanas Ministru kabinetā ir pagājuši desmit gadi, šajos noteikumos nepieciešams veikt redakcionālus precizējumus atbilstoši mūsdienu arhīvu un dokumentu pārvaldībai un tam, ka publisko dokumentu pārvaldība un izmantošana ar katru gadu vairāk tiek veikta elektroniski informācijas sistēmās, izmantojot elektronisko informācijas apriti. MK noteikumi Nr.117 ir spēkā jau kopš 2004.gada un tajos ietvertās normas daļēji dublē šobrīd spēkā esošo MK noteikumu Nr.748 normas, kā arī daļa normas ir novecojušas un praksē netiek piemērotas, piemērojot tiesisko regulējumu, kas noteikts Arhīvu likumā un MK noteikumos 748.

Tā kā visi minētie Ministru kabineta noteikumi pēc būtības reglamentē dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumus, tad organizējot un nodrošinot dokumentu un arhīvu pārvaldību personām un institūcijām ir jāvadās no trīs dažādiem Ministru kabineta noteikumiem. Līdz ar to visu minēto Ministru kabineta noteikumu prasības būtu redakcionāli precizējamas un konsolidējamas vienos Ministru kabineta noteikumos.

Projektā ir konsolidētas un redakcionāli precizētas prasības, kas ir noteiktas MK noteikumos Nr.748, MK noteikumos Nr.117 un MK noteikumos Nr.749. Projekts apvieno tiesisko regulējumu, kuru šobrīd nosaka trīs dažādi Ministru kabineta noteikumi – MK noteikumi Nr.748, MK noteikumi Nr.749 un MK noteikumi Nr.117. Tādējādi Projektā paredzētais dokumentu un arhīvu pārvaldības regulējums ir konsolidēts un redakcionāli precizēts vienā normatīvajā aktā, kas piemērojams visiem dokumentiem neatkarīgi no to nesējvides – elektroniskās vai fiziskās.

Projekts kā jauni Ministru kabineta noteikumi nosaka publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās (Projekta 2., 4. 5., 6., 7. un 8.nodaļa), dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību (Projekta 4.3.apakšnodaļa), kārtību institūcijām, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī kā nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem (Projekta 5.5.apakšnodaļa), Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām (Projekta 3.nodaļa), tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (Projekta 9.nodaļa), kārtību, kādā institūcijas un privātpersonas nodod dokumentus Latvijas Nacionālajā arhīvā (Projekta 10.nodaļa) un kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālajā arhīva atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai institūcijā (Projekta 11.nodaļa).

Salīdzinot ar spēkā esošajiem MK noteikumiem Nr.748 Projekts precizē un papildina terminoloģiju (Projekta 2.punkts) atbilstoši starptautiskajā profesionālajā vidē pieņemtajai jēdzienu sistēmai – standartam LVS ISO 30300:2012 "Informācija un dokumentācija. Pārvaldības sistēmas dokumentiem. Pamatprincipi un vārdnīca". Projektā ir vienkāršota aktīvā cikla dokumentu uzskaite un uzskaites dokumentu saskaņošana, kā arī vienkāršotas prasības dokumentu sistēmām, dokumentu sakārtošanai, iznīcināšanai un elektronisko dokumentu nodošanai valsts glabāšanā.

Projekta 2.nodaļā ir redakcionāli precizētas vispārīgās prasības dokumentu un arhīvu pārvaldības organizācijai institūcijā, tai skaitā, paredzot, ka ierobežotas pieejamības dokumentu pārvaldībā (Projekta 12.punkts) ir atcelta prasība veikt atzīmes par pieejamības ierobežojumiem klasifikācijas shēmā, jo lielākoties pieejamības ierobežojumi tiek noteikti uz vienu gadu un pēc tam katru gadu pagarināti. Tādējādi, šādu atzīmju veikšana klasifikācijas shēmā praktiski nav iespējama.

Projekta 3.nodaļā, atbilstoši Arhīvu likuma 17.¹ panta trešās daļas deleģējumam, ir noteikta Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība institūcijām. Saskaņā ar Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumu Nr.750 “Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistra noteikumi” 3.punktu, kas bija spēkā līdz 2022.gada 11.augustam, Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izmantošanai pieteikuma iesniegšanas vietā institūcija slēdza līgumus, kuru saskaņošana starp iestādēm bija birokrātisks process. Projektā Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība institūcijām noteikta tāda, kā tas faktiski jau tiek īstenots saskaņā ar Latvijas Nacionālā arhīva direktora 2021.gada 15.aprīļa rīkojumu Nr.LV_LNA-1.4.2./34 "Par Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla e-pakalpojumu pieejamības un izmantošanas noteikumu institūcijām apstiprināšanu". Projekta 16.punkts un Projekta 1.pielikums paredz, ka Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla sadaļu institūcijas var izmantot, pieteikt Iestāžu portāla lietotājus, informēt par izmaiņām lietotāju datos un atcelt lietotāju pieejas tiesības, iesniedzot noteiktas formas pieteikumu un apņemoties ievērot Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumus. Iestāžu portāla izmantošanai institūcijai jāiesniedz pieteikumu, kas ir Projekta 1.pielikums. Projekta 14.punktā Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtībā ir noteikta dokumentu iesniegšanas iespējamība arī bez droša elektroniskā paraksta.

Projekta 4.1. un 4.2.apakšnodaļās vienkāršotas prasības papīra un elektronisko dokumentu pārvaldībai, tai skaitā no noteikumiem izslēdzot metodiska rakstura normas par dokumentu migrāciju "elektroniskajās dokumentu pārvaldības sistēmās" un prasības "dokumentu reģistriem izklājlapās". Projekts nosaka, ja tiek pieņemts lēmums par dokumentu migrēšanu uz citu informācijas sistēmu, tos nodod Latvijas Nacionālajam arhīvam (Projekta 34.punkts). Ārpus informācijas sistēmām reģistrējamajiem dokumentiem Projekta 23.punktā tiek noteikti obligāti tveramie dati, lai tos pēcāk varētu izmantot arhīva uzziņu sistēmu veidošanai un arhivēto dokumentu meklēšanā. Precizētas prasības elektronisko foto, skaņas un video dokumentu lietu veidošanai dokumentu pārvaldībā (Projekta 26.punkts). Redakcionāli precizētas prasības informācijas sistēmu izmantošanai dokumentu pārvaldībā un tajā iekļautas redakcionāli precizētas normas no MK noteikumiem Nr.117 par informācijas sistēmu saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu (Projekta 27.punkts).

Projekta 4.3.apakšnodaļā par dokumentu sistematizāciju un izvērtēšanu 35.punktā ir noteikti obligāti fiksējamie dati dokumentu klasifikācijas shēmā. Projektā paredzētā dokumentu klasifikācijas shēma atbilstoši starptautiski pieņemtajai kategoriju un jēdzienu sistēmai ietver lietas, kas šobrīd tiesiskajā regulējumā nav noteiktas un aizstāj šobrīd lietoto jēdzienu "lietu nomenklatūra". Dokumentu klasifikācijas shēmas saskaņošanas periods ar Latvijas Nacionālo arhīvu tiek pagarināts no trīs līdz pieciem gadiem un, ja ir nozares vai dokumentu veidu klasifikācijas shēma – no pieciem līdz astoņiem gadiem (Projekta 46.punkts).

Projekta 5.nodaļā ir precizētas prasības institūcijas arhīva pārvaldībā par dokumentu sagatavošanu un sakārtošanu glabāšanai. Projektā ir noteikta prasība, ka sakārtojot dokumentus, saglabā dokumentu pārvaldībā ieviesto sistematizāciju (Projekta 55.punkts), tādējādi ievērojot arhīvniecībā starptautiski pieņemto oriģinālās kārtības principu. Minētais princips ietaupa arī resursus, kuri iepriekš izmantoti dokumentu pārsistematizācijai. Ja lietā esošajiem dokumentiem ir to reģistrs, lietu lapas var nenumurēt un lietu apliecinājuma lapā norādīt dokumentu, ne lietu skaitu (Projekta 64.punkts). Projektā ir vienkāršotas elektronisko dokumentu nodošanas prasības – nodošanas pakotne ir pietiekoša, ja tajā ir nododamās datnes un to reģistrs. Nodošana iespējama arī ar Latvijas Nacionālā arhīva rīkiem, kas ir savietojami ar Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmu. Atbilstoši pārejai uz elektronisku dokumentu pārvaldību tiek noteikts, ka institūcijas saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniedzamos dokumentus apraksta un iesniedz vienīgi elektroniski, nosakot dokumentu aprakstīšanas veidus (Projekta 94.punkts).

Projekta 5.5.apakšnodaļa atbilstoši Arhīvu likuma 13.¹ panta deleģējumam nosaka personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem (turpmāk – paziņojumi) pārvaldības kārtību institūcijās un nosaka institūcijas tiesības un pienākumus attiecībā uz personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu reģistrēšanu, glabāšanu un sasaisti ar arhīva dokumentiem. Latvijas Nacionālā arhīva saņemto paziņojumu pārvaldības kārtība ir reglamentēta ar Ministru kabineta 2022.gada 9.augusta noteikumiem Nr.479 "Grozījumi Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumos Nr.747 "Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi"". Paziņojumu pārvaldības kārtība institūcijās nosakāma līdzīgi, kā tas noteikts attiecībā Latvijas Nacionālajā arhīvā saņemto paziņojumu pārvaldību, līdz ar to Projekta 5.5.apakšnodaļā tā noteikta tāda pati, kā tas šobrīd ir noteikts Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumu Nr.747 "Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi 5.¹ nodaļā "Personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrēšana, glabāšana un sasaiste ar arhīva dokumentiem". Projektā paredzēts, ka institūcija ir atbildīga par paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu reģistra (turpmāk – reģistrs) vešanu, noteiktas ziņas, kas iekļaujamas reģistrā, kā arī noteikts, kādā veidā institūcija nodrošina personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu sasaisti ar arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, kādas ziņas ir sniedzamas dokumentu izmantotājam par datu subjekta iesniegtajiem nepilnīgajiem vai neprecīzajiem personas datiem, kā arī paziņojumu un reģistra glabāšanas termiņu.

Izvērtējot paziņojumu un reģistra datiem nosakāmo glabāšanas termiņu atbilstoši Arhīvu likuma 8.panta pirmās daļas 3.punktam, ņemot vērā reģistra datu un paziņojumu piesaisti gan institūcijās, gan iespējamu piesaisti Latvijas Nacionālajā arhīvā glabātajiem dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) un pastāvīgi (mūžīgi) glabājami un to, ka paziņojumiem un reģistra datiem ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme, tie saglabājami nākamajām paaudzēm zinātniskām un pētnieciskām vajadzībām un tādēļ tiem nosakāms pastāvīgs glabāšanas termiņš. Saskaņā ar Arhīvu likuma 13.¹ pantu personai ir tiesības paziņojumu iesniegt institūcijai vai Latvijas Nacionālajam arhīvam. Var būt situācijas, kad personas (datu subjekta) paziņojums ir attiecināms gan uz institūcijas arhīvā glabātiem dokumentiem, gan citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā jau nodotiem institūcijas dokumentiem. Tātad Arhīvu likuma 13.¹ pantā noteiktā paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem jānodrošina gan ar institūcijas arhīva glabātajiem dokumentiem, kas satur datu subjekta personas datus, gan ar citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā nodotajiem institūcijas dokumentiem, ja tie satur konkrētā datu subjekta personas datus. Tiek noteikta kārtība, kādā nodrošināma gan ar institūcijas arhīvā, gan citā institūcijā glabātiem arhīviski vērtīgiem dokumentiem, gan Latvijas Nacionālajā arhīvā glabātajiem nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentiem.

Projekta 6.-9.nodaļā iekļautās institūcijas arhīva pārvaldības prasības ir redakcionāli precizētas. Dokumentu iznīcināšanas kārtībā (Projekta 6.nodaļa) ir atcelts aizliegums iznīcināt dokumentus, ja par attiecīgo iznīcināmo dokumentu radīšanas vai saņemšanas gadu nav sakārtoti ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie dokumenti. Projekta 7.nodaļā ir izmaiņas attiecībā uz dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, mainīts tās biežums no astoņiem gadiem uz 12 gadiem, līdz ar to tās būs jāveic retāk (Projekta 121.punkts).

Projekts ir papildināts arī ar redakcionāli precizētām dokumentu nodošanas prasībām valsts glabāšanā (Projekta 10.nodaļa), saglabājot prasības, ko noteica MK noteikumi Nr.749.