Anotācija

Patlaban nav atsevišķu Ministru kabineta noteikumu valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" informācijas sistēmai, kuros vienuviet būtu ietverti visi Valsts informācijas sistēmas likuma 5.panta 1.¹ daļas 3., 4., 5.un 6.punktā noteiktie nosacījumi, proti, noteikts:
 - valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" valsts informācijas sistēmas pārzinis;
 - valsts informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas apjoms;
- kārtība, kādā informāciju apstrādā valsts informācijas sistēmā;
 -nosacījumi piekļuves nodrošināšanai valsts informācijas sistēmā iekļautajai informācijai.

MK noteikumu projektā ir ietverti visi  Valsts informācijas sistēmas likuma 5.panta 1.¹ daļas 3., 4., 5.un 6.punktā noteiktie nosacījumi valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" informācijas sistēmai (turpmāk – informācijas sistēma):
 - valsts informācijas sistēmas pārzinis;
 - valsts informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas apjoms;
- kārtība, kādā informāciju apstrādā valsts informācijas sistēmā;
 -nosacījumi piekļuves nodrošināšanai valsts informācijas sistēmā iekļautajai informācijai.

Informācijas sistēmas pārzinis
Ministru kabineta noteikumu projektā ir paredzēts noteikt, ka valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" informācijas sistēmas pārzinis ir Sabiedrības integrācijas fonds (turpmāk – fonds).

Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Regula) 6.panta 1.punkta nosacījumiem attiecībā uz valsts pārvaldes iestādēm apstrāde ir likumīga tikai tādā apmērā un tikai tad, ja ir piemērojams vismaz viens no turpmāk minētajiem pamatojumiem: “c” apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu; “e” apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras, bet saskaņā ar 5.panta 1.punkta “a”, “b” un “c” apakšpunktu dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā, dati tiek vākti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, kā arī dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos.

Īstenojot pārzinim likumīgi piešķirtās pilnvaras, Sabiedrības integrācijas fonds atbilstoši Bērnu tiesību aizsardzības likuma 26.panta sestajā daļā noteiktajam īsteno  valsts atbalsta parogrammu "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma", kuras ietvaros  nodrošina apliecības piešķiršanu.
Lai Sabiedrības integrācijas fonds varētu pilnvērtīgi īstenot tiesību aktos paredzētos uzdevumus saskaņā ar fonda kompetenci, būtiska nozīme ir informācijas sistēmas funkcionalitātei, normatīvajiem aktiem atbilstošai datu apstrādei un informācijas sistēmas uzturēšanai.

Ņemot vērā Regulas 6.panta 1.punktā noteikto un iepriekš minēto, kā arī atbilstoši Regulas 5.panta 1.punktā noteiktajiem principiem personas datu apstrādē, kur minētās normas “a” apakšpunkts noteic, ka personas dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā, “b” apakšpunkts noteic, ka dati tiek vākti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveic ar minētajiem nolūkiem nesavienojamā veidā, bet “c” apakšpunktā noteikts, ka personas dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams apstrādes nolūkos, “d” apakšpunkts noteic, ka dati ir precīzi  un, ja vajadzīgs, atjaunināti, savukārt “e” apakšpunkts noteic, ka dati  tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā; personas datus var glabāt ilgāk, ciktāl personas datus apstrādās tikai arhivēšanas nolūkos [..] vai statistikas nolūkos, līdz ar to:
- informācijas sistēmā tiek iekļauti tikai tādi dati, kuriem ir nozīme apliecības piešķiršanā;
- piekļuve informācijas sistēmā uzkrātajiem datiem noteiktā apjomā tiek nodrošināta tikai tām institūcijām, kurām to pienākumu izpildei šī informācija ir nepieciešama;
statistikas nolūkos tiek izmantoti tikai nepersonalizēti dati.

Informācijas sistēmā iekļaujamā un apstrādājamā informācija
Informācijas sistēmā tiek iekļautas un apstrādātas šādas datu subjekta kategorijas:
- par personu, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu,
- par personu, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu, laulātajam, ja attiecināms,
- par personas un tās laulātā, ja attiecināms, aprūpē vai tās ģimenē esošu bērnu, tai skaitā audžuģimenē vai aizbildnībā esošu bērnu, un pilngadīgu personu, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu.

Datu subjekta personas datu apstrāde ir nepieciešama, jo anonimizētā veidā nav iespējams izskatīt personas iesniegto iesniegumu un pieņemt lēmumu par apliecības piešķiršanu tai. Turklāt Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmā daļa noteic obligāti iesniegumā iekļaujamus personas datus (lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus: dokumenta autoru nosaukums; dokumenta datums; paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus). Iesniegumā norādāms arī personas kods datu subjekta, kuram apliecība piešķirama, nepārprotamai identifikācijai un iekļaušanai apliecībā. Iesniedzēja identifikācijai paredzēts izmantot Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošo valsts informācijas sistēmu savietotāju. Pašam iesniedzējam vārds un uzvārds, un personas kods iesniegumā nebūs manuāli jāieraksta. Valsts pārvaldes iekārtas likuma 10.panta astotajā daļā ir noteikts, ka  valsts pārvaldi organizē pēc iespējas ērti un pieejami privātpersonai. Ja informācija, kura nepieciešama pārvaldes lēmuma pieņemšanai, kas regulē publiski tiesiskās attiecības ar privātpersonu, ir citas institūcijas rīcībā, iestāde to iegūst pati, nevis pieprasa no privātpersonas.

Informācijas sistēmā tiek apstrādāti šādi datu veidi:
1) Par personu, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu:
- informācija, kas nepieciešama, lai nodrošinātu dokumentu pārvaldības organizāciju saskaņā ar Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumiem nr.748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” - personas iesnieguma reģistrēšanas datums un iesnieguma identifikācijas numurs;
- informācija, kas nepieciešama, lai identificētu personu, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu -  personas kods, vārds (vārdi), uzvārds. 
- informācija, kas  nepieciešama, lai pārbaudītu atbilstību kritērijiem apliecības piešķiršanai:
- ziņas par to, vai personas deklarētā vai reģistrētā  dzīvesvieta ir Latvijas Republikā- šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 14.5. apakšpunkts,
- ziņas par ģimenes stāvokli (precējies, neprecējies, šķīries, atraitnis) – šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 6.1. apakšpunkts,
- ziņas par to, vai persona ir iekļauta parādnieka statusā Uzturlīdzekļu garantiju fonda iesniedzēju un parādnieku reģistrā, ziņas par to, ka personai  nav pārtrauktas vai atņemtas bērna aizgādības tiesības (minētās ziņas aptver aktuālo informāciju par personām pārtrauktajām vai atņemtajām aizgādības tiesībām par nepilngadīgajiem personas bērniem),ziņas par to, ka  saskaņā ar Fizisko personu reģistra likuma 9. pantu personas statuss ir aktīvs/pasīvs, ja attiecināms, kā arī ziņas par personas miršanas faktu - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 6.3., 6.4. un 14.1. apakšpunkts;
- informācija, kas nepieciešama, lai persona varētu saņemt lēmumu (papīra formātā) un apliecību plastikāta kartes formā:
- personas norādītā adrese lēmuma un apliecības plastikāta kartes formātā saņemšanai,
- atzīme par to, ka persona vēlas saņemt apliecību plastikāta kartes formātā pa pastu vai fondā klātienē,
- informācija, kas nepieciešama saziņai ar fondu, kā arī lēmuma un apliecības digitālā formātā saņemšanai - oficiālā elektroniskā adrese, ja ir aktivizēta oficiālās elektroniskās adreses konts, elektroniskā pasta adrese, tālruņa numurs;
- informācija, kas nepieciešama, lai fonds zinātu, kuru bērnu un pilngadīgo personu vārdu (vārdus) un uzvārdu persona vēlas norādīt uz apliecības -atzīme par to, kuru  bērnu un pilngadīgo personu vārdu (vārdus) un uzvārdu norādīt uz apliecības, ja attiecināms.

2) Par personas, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu, laulāto, ja attiecināms:
-informācija, kas nepieciešama, lai identificētu personas, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu, laulāto - personas kods, vārds (vārdi), uzvārds. Nepieciešamības pamatojums sniegts iepriekš;
-informācija, kas  nepieciešama, lai pārbaudītu atbilstību kritērijiem apliecības piešķiršanai -  ziņas par ģimenes stāvokli (precējies, neprecējies, šķīries, atraitnis),  ziņas par to, ka personai  nav pārtrauktas vai atņemtas bērna aizgādības tiesības, ziņas par to, ka saskaņā ar Fizisko personu reģistra likuma 9. pantu personas statuss ir aktīvs/pasīvs, ja attiecināms - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 6.1. un 14.1. apakšpunkts, kā arī- ziņas par personas miršanas faktu - šo datu apstrādi paredz MK not.nr.352 14.1.apakšpunkts.

3) Par personas un tās laulātā, ja attiecināms, aprūpē vai tās ģimenē esošu bērnu, tai skaitā audžuģimenē vai aizbildnībā esošu bērnu, un pilngadīgu personu, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu:
informācija, kas nepieciešama, lai identificētu bērnu un pilngadīgo personu- personas kods, vārds (vārdi), uzvārds. Nepieciešamības pamatojums sniegts iepriekš;
informācija, kas nepieciešama, lai  pārbaudītu atbilstību kritērijiem apliecības piešķiršanai:
- dzimšanas datums - šāda informācija ir nepieciešama, jo saskaņā ar Fizisko personu reģistra likuma 6.panta pirmo daļu, iekļaujot Reģistrā ziņas par personu, Pārvalde tai piešķir automātiski ģenerētu individuālu personas kodu. Minētā panta trešās daļas 1. punkts nosaka, ka personas kods ir nemainīgs, izņemot šādus gadījumus:1) personai, kurai personas kods piešķirts līdz 2017. gada 30. jūnijam, tiek precizēts dzimšanas datums [..].
Ievērojot minēto un noteikumu projekta "Valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" informācijas sistēmas noteikumi" 3.3.4. apakšpunktā minēto,  Sabiedrības integrācijas fonds pārbauda citastarp dzimšanas datumu,
- ziņas par to, vai deklarētā vai reģistrētā  dzīvesvieta ir Latvijas Republikā- šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 14.5. apakšpunkts,
- atzīme par to, ka pilngadīgā persona, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu, turpina iegūt vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, atzīme par to, ka bērnam ir noteikta invaliditāte vai pilngadīgai personai, ir noteikta I vai II invaliditātes grupa - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 6.1.1. un 6.1.3. apakšpunkts,
-bērnam noteiktās invaliditātes vai pilngadīgai personai noteiktās I vai II invaliditātes grupas beigu datums - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 10.9. apakšpunkts,
-atzīme par to, kuriem no šo noteikumu 3.3.apakšpunktā ievaddaļā minētajiem bērniem un pilngadīgajām personām nepieciešama atsevišķas apliecības izgatavošana - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 10.7. apakšpunkts,
-statuss attiecībā pret personu, kura ir iesniegusi iesniegumu par apliecības piešķiršanu - personas vai tās laulātā bērns, bērns ievietots audžuģimenē,  nodots aizbildnībā - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 6.1. apakšpunkts. 
-atzīme par to, ka pilngadīga persona, kura nav sasniegusi 21 gada vecumu vai, ja tā iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, - 24 gadu vecumu, pamatojoties uz pašvaldības sociālā dienesta izvērtējumu, uzturas pie aizbildņa vai audžuģimenē- regulējums ietverts jaunajos MK noteikumus (23-TA-2240), kas aizstās MK not.352.,
-atzīme par to, ka pilngadīga persona, kura nav sasniegusi 24 gada vecumu, pilda valsts aizsardzības dienestu, kas ilgst 11 mēnešus, Nacionālo bruņoto spēku regulāro spēku vai Latvijas Republikas Zemessardzes vienībā, vai valsts aizsardzības civilo dienestu, kas ilgst 11 mēnešus,  - regulējums ietverts jaunajos MK noteikumus (23-TA-2240), kas aizstās MK not.352.,
-ziņas par to, ka  saskaņā ar Fizisko personu reģistra likuma 9. pantu personas statuss ir aktīvs/pasīvs, ja attiecināms - šo datu apstrādi paredz MK not. nr.352 14.2. apakšpunkts,
-ziņas par personas miršanas faktu - šo datu apstrādi paredz MK not.nr.352 14.2.apakšpunkts.

4) Par apliecību - piešķiršanas datums, numurs, derīguma termiņš, anulēšanas datums, veids - bērnam un pilngadīgai personai, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu un pieaugušai personai, ka arī pieškiršanas pamats. Ar informāciju "Derīguma termiņš"  tiek saprast ne tikai termiņš līdz kuram piešķirtā apliecība ir derīga, bet arī faktiskā situācija brīdi, kad datu pieprasītājs ir veicis informācijas pārbaudi informācijas sistēmā par apliecības turētāju, proti, apliecība ir derīga  un nav anulēta.

Personas datu apstrāde informācijas sistēmā un piekļuves nodrošināšana noteikumu projektā norādītajām trešajām personām tiks veikta saskaņā ar Bērnu tiesību aizsardzības likuma 26.panta sestajā  un astotajā daļā un šo noteikumu projekta 3., 5., 10. un 11.punktu.

 Sabiedrības integrācijas fonds katru datu apstrādi informācijas sistēmā auditē. Auditācijas pierakstus fonds glabā piecus gadus, nodrošinot tiem ierobežotu piekļuvi. Auditācijas pierakstu 5 gadu glabāšanas termiņš pamatojams ar turpmāk minētajiem apsvērumiem.

Saskaņā ar Eiropas Savienības Tiesas (turpmāk – EST) judikatūrā noteikto piekļuves tiesību ierobežojums nedrīkst būt nepamatoti terminēts. Datu subjektiem ir jābūt iespējai un tiesībai iegūt informāciju arī par tām pārziņa veiktajām datu apstrādes darbībām, kas veiktas noteikto laika posmu pirms attiecīgā pieprasījuma iesniegšanas.
Lietā Rijkeboer EST spriedumā noteica, ka piekļuves tiesības ir nepieciešamas, lai dotu datu subjektam iespēju īstenot tiesības prasīt pārzinim labot, dzēst vai bloķēt viņa vai viņas datus (Direktīvas 95/46 12. panta b) punkts), vai paziņot trešajām personām, kurām minētie dati ir atklāti, par tādu labošanu, dzēšanu vai bloķēšanu (Direktīvas 95/46 12. panta c) punkts). Iepriekš minēto datu aizsardzības noteikumu praktiskās nodrošināšanas nolūkā, tiesa norādīja, ka šīm tiesībām noteikti ir jāattiecas uz pagātni. Ja tas tā nebūtu, attiecīgā per­sona nevarētu efektīvi izmantot savas tiesības likt labot, dzēst vai neļaut iepa­zīties ar datiem, kas tiek uzskatīti par nelikumīgiem vai nepareiziem, kā arī celt prasību tiesā un panākt nodarīto zaudējumu atlīdzību. (EST 2009. gada 7. maija spriedums lietā Nr.C 553/07 College van burgemeester en wethouders van Rotterdam pret M. E. E. Rijkeboer, 54.punkts).
Piekļuves tiesību īstenošana ar iepriekš minētajiem ierobežojumiem ir pārziņu noteikts pienākums, kas ietver tai skaitā, tiesības iegūt informāciju par datu apstrādes nolūku, tiesisko pamatu, iepazīties ar informāciju par datu saņēmējiem vai saņēmēju kategorijām, kā arī izpaustās informācijas saturu ne tikai saistībā ar tagadni, bet arī pagātni.
Kā jau minētajā EST spriedumā tika noteikts, ES dalībvalstīm ir jānosaka ar piekļuves tiesību realizāciju iegūstamās informācijas glabāšanas termiņš un jāparedz tādas iespējas iepazīties ar šo informāciju, kas veido taisnīgu līdzsvaru starp attiecīgās personas interesēm aizsargāt privāto dzīvi un celt prasību tiesā, no vienas puses, un slogu, ko pienākums saglabāt šo informāciju rada datu apstrādātājam, no otras puses.
EST minētajā spriedumā ir uzsvērusi to, ka tiesiskais regulējums, kurā ir paredzēts, ka informācija par datu saņēmējiem vai saņēmēju kategorijām un izpausto datu saturu ir saglabājama tikai vienu gadu, un tādējādi tiek ierobežota iespēja iepazīties ar šo informāciju, kaut gan pamatdati tiek saglabāti daudz ilgāk, nenodrošina taisnīgu līdzsvaru starp attiecīgajām interesēm un pienākumu, ja vien netiek pierādīts, ka šīs informācijas ilgāka glabāšana datu apstrādātājam var radīt pārlieku slogu. No noteikumu projekta 14.1. apakšpunkta secināms, ka informācijas sistēmā uzkrātos personas datus par personām, kurām piešķirta apliecība – datus glabās aktuālajā datubāzē pastāvīgi, kamēr vien personai ir tiesības saņemt apliecību, bet sešu mēnešu laikā pēc personas tiesību izbeigšanās tos anonimizē un glabā informācijas sistēmas datu arhīvā. No minētā secināms, ka fondam kā pārzinim datu subjekta pamatdatus glabā vairāk nekā 5 gadus, kas uzskatāmi pierāda faktu, ka datu subjektu informācijas glabāšana 5 gadus nerada nekāda veida pārlieku slogu.
Vienlaikus būtiska nozīme ir arī iestādes juridiskās (tiesiskās) sekas, kas tiek rādītas prettiesiskas faktiskās rīcības rezultātā. Prioritāra nozīme ir publisko tiesību juridiskās personas spēja pamatot un pierādīt savas rīcības tiesiskumu.
Tāpat Fondam kā pārzinim ir pienākums pierādīt savas rīcības ar datu subjekta personas datiem atbilstību datu aizsardzības prasībām (pārskatatbildības princips). Pārziņa pierādīšanas pienākums korelē ar Fizisko personu datu apstrādes likuma 26. panta otrā daļā noteikto prasības celšanas noilgumu. Minētā tiesību norma kontekstā ar Regulas 5. panta 2. punktu uzliek pienākumu pārzinim (Fondam) pamatot savas personas datu apstrādes pamatotību un tiesiskumu. Tādējādi personas datu glabāšanas termiņš nosakāms 5 gadi.

Informācijas sistēmā iekļaujamo datu ieguve
Persona, kura vēlas saņemt apliecību, Sabiedrības integrācijas fondā iesniedz iesniegumu par apliecības piešķiršanu un norāda šādas ziņas:
- tālruņa numurs, elektroniskā pasta adrese vai informācija, ka personai ir aktivizēta oficiālā elektroniskā adrese, saziņai, kā arī lēmuma par apliecības piešķiršanu vai atteikumu to piešķirt un apliecības digitālā formātā saņemšanai;
- vēlmi saņemt apliecību  plastikāta kartes formātā, un veidu kādā persona vēlas to saņemt,  - Sabiedrības integrācijas fondā vai klātienē vai pa pastu;
- pasta adrese lēmuma par apliecības piešķiršanu vai atteikumu to piešķirt  un plastikāta kartes saņemšanai (ja attiecināms);
- personas, kurām nepieciešama atsevišķas apliecības izgatavošana; 
- atzīmi par to, kuras personu vārdu (vārdus) un  uzvārdu norādīt uz apliecības.

Persona minēto iesniegumu iesniedz vienā no šādiem veidiem -  ievada elektroniski portālā “www.godagimene.lv”, vienotajā valsts pārvaldes pakalpojumu portālā www.latvija.lv  vai mobilajā aplikācijā “Goda ģimene”, identifikācijai izmantojot Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošo valsts informācijas sistēmu savietotāju, vai arī iesniedz iesniegumu personīgi fondā.

Ja laulātais vēlas saņemt apliecību, tad viņam pašam personīgi ir jāvēršas ar iesniegumu Sabiedrības integrācijas fondā. Iesniedzot iesniegumu laulātā atbilstība tiks vērtēta pēc tādiem pašiem kritērijiem kā personas jeb otra laulātā atbilstība. Tas apstāklis, ka vienam no laulātajiem, piemēram, tiktu atteikta apliecības piešķiršana, jo, piemēram, konstatēts, ka viņš vai viņa ir uzturlīdzekļu parādnieks vai dzīvesvieta nav deklarēta Latvijas Republikā, pats par sevi nav šķērslis, lai šī laulātā bērni varētu saņemt apliecību.

Pēc minētā iesnieguma saņemšanas Sabiedrības integrācijas fonds tiešsaistes datu  pārraides režīmā,  izmantojot Datu izplatīšanas un pārvaldības platformu, pārbauda personas atbilstību apliecības piešķiršanas kritērijiem, kas noteikti ministru kabineta noteikumos par Latvijas Goda ģimenes apliecības programmas īstenošanas kārtību (23-TA- 2240). Proti, Sabiedrības integrācijas fonds pieņem lēmumu par apliecības piešķiršanu, pamatojoties uz personas iesniegumu, ja:
1)  personas aprūpē vai tās ģimenē ir:
- trīs bērni vai vairāk bērnu, tai skaitā audžuģimenē vai aizbildnībā esoši bērni un pilngadīgas personas (kas nav sasniegušas 24 gadu vecumu, ja viņas iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību; nav sasniegušas 21 gada vecumu vai, ja tās iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, - 24 gadu vecumu, un kuras, pamatojoties uz pašvaldības sociālā dienesta izvērtējumu uzturas pie aizbildņa vai audžuģimenē; nav sasniegušas 24 gada vecumu un pilda valsts aizsardzības militāro dienestu, kas ilgst 11 mēnešus, Nacionālo bruņoto spēku regulāro spēku vai Latvijas Republikas Zemessardzes vienībā, vai pilda valsts aizsardzības civilo dienestu, kas ilgst 11 mēnešus);
- bērns ar invaliditāti vai pilngadīga persona, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu, ja viņai ir noteikta I vai II invaliditātes grupa;
2) attiecīgās personas, viņas bērnu un pilngadīgās personas, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu, deklarētā vai reģistrētā dzīvesvieta ir Latvijas Republikā, izņemot gadījumu, ja bērns vai pilngadīgā persona, kura nav sasniegusi 24 gadu vecumu, izglītību iegūst ārvalsts izglītības iestādē un viņas pagaidu dzīvesvieta ir ārvalstī;
3) persona nav reģistrēta Uzturlīdzekļu garantiju fonda  iesniedzēju un parādnieku reģistrā parādnieka statusā;
4) ir reģistrēta Uzturlīdzekļu garantiju fonda  iesniedzēju un parādnieku reģistrā parādnieka statusā un ir persona ar invaliditāti; persona, kura pārejošas darbnespējas dēļ nestrādā ilgāk kā sešus mēnešus, ja darbnespēja ir nepārtraukta, vai vienu gadu triju gadu periodā, ja darbnespēja atkārtojas ar pārtraukumiem; noslēgusi vienošanos ar Uzturlīdzekļu garantiju fonda administrāciju par kārtību, kādā tā veic uzturlīdzekļu un likumisko procentu maksājumus, un noslēgto vienošanos pilda.
Bērnu skaitā  neieskaita bērnus, par kuriem personai vai tās laulātajam ir pārtrauktas vai atņemtas aizgādības tiesības.

Lai optimizētu un efektivizētu Sabiedrības integrācijas fonda darbu, tiks izmantoti automatizēti procesi un funkcijas informācijas iegūšanai un apmaiņai ar iesaistītajām pusēm, lai nodrošinātu attiecīgo apliecības piešķiršanas procesu. Paredzēts, ka dati tiks iegūti:
- no personas - tikai tādi dati, kas nav izgūstami no valsts informācijas sistēmām; 
- tiešsaistē datu pārraides režīmā,  izmantojot Datu izplatīšanas un pārvaldības platformu (no  Fizisko personu reģistra, Valsts izglītības informācijas sistēmas,  Invaliditātes informatīvās sistēmas, Uzturlīdzekļu garantiju fonda iesniedzēju un parādnieku reģistra, Aizsardzības ministrijas izveidotās un uzturētās valsts informācijas sistēmas, kurā veic valsts aizsardzības dienestam pakļauto pilsoņu, pilsoņu, kuri brīvprātīgi pieteikušies valsts aizsardzības  dienestam, un valsts aizsardzības dienestā iesaukto pilsoņu reģistrāciju un uzskaiti, no pašvaldību sociālo dienestu informācijas sistēmas, kurā tiek uzkrāti dati par sociālās palīdzības un sociālo pakalpojumu administrēšanu);
- atvērto  datu veidā (no Valsts adrešu reģistra, Uzņēmumu reģistra informācijas sistēmas);
- manuāli.

Līdz Datu izplatīšanas un pārvaldības platformas tehniskā risinājuma ieviešanai, Sabiedrības integrācijas fonds izgūst datus  tiešsaistē datu pārraides režīmā no datu devēja informācijas sistēmas uz  informācijas sistēmu.

Atbilstoši stabilai judikatūrai, pastāvot noilguma termiņa iestāšanās faktam, nav nekādas juridiskas nozīmes tam, vai kādas personas darbībās (bezdarbībā) ir vai nav atbilstošas normatīvo aktu prasībām, jo tas nerada nekādas tiesiskas sekas. Fondam par tās darbinieku veiktajām personas datu apstrādēm informācijas sistēmā glabāšanas termiņš ir nosakāms 5 gados. Iepriekš minētais termiņš ir saistāms ar iestādes nepieciešamību pierādīt savas rīcības pamatotību un tiesiskumu. Šāds 5 gadu glabāšanas termiņš nodrošina taisnīgu līdzsvaru starp datu subjekta tiesībām uz personas datu aizsardzību un tiesībām celt prasību/pieteikumu tiesā ar fonda pienākumu pamatot un pierādīt savas rīcības tiesiskumu noilguma laikā, kas nerada nepamatotu un pārlieku slogu.

Sabiedrības integrācijas fonds ne retāk kā reizi gadā pārbauda apliecības saņēmēju atbilstību apliecības saņemšanas kritērijiem (Ministru kabineta noteikumu projekta "Latvijas Goda ģimenes apliecības programmas īstenošanas kārtība"  (23-TA-2240)).

Informācijas sistēmā uzkrāto personas datus glabāšana
MK noteikumu projektā paredzēts, ka informācijas sistēmā uzkrātos personas datus par personām, kurām piešķirta apliecība – glabā aktuālajā datubāzē pastāvīgi, kamēr vien personai ir tiesības saņemt apliecību (proti,  šis termiņš iekļauj sevī laika periodu, kurā ir aktīva apliecība), lai nodrošinātu programmas īstenošanai nepieciešamos aktuālos  datus par personām, kurām piešķirtas apliecības, un programmas dalībnieki varētu pārliecināties par to, ka apliecība ir derīga.  

Pēc personas tiesību izbeigšanās tos anonimizē un glabā informācijas sistēmas datu arhīvā.
Sabiedrības integrācijas fonds nodrošina, ka minēto datu ielāde informācijas sistēmas datu arhīvā tiek nodrošināta ar specializētu programmatūru, kas veic datu pārveidošanu, un šajā procesā informācijas sistēmas arhīvā iekļautie fizisko personu dati informācijas sistēmas līmenī tiek pseidonimizēti, aizstājot tos ar ģenerētu unikālu identifikatoru, un lietotāja līmenī – anonimizēti. Šos pseidonimizētus datus nav iespējams pārveidot par personas datiem (re-identificēt datu subjektu), izmantojot to pašu unikālu identifikatoru vai citus līdzekļus.

Savukārt par iekšējiem lietotājiem – Sabiedrības integrācijas fonds  datus glabā līdz darba tiesisko vai civildienesta attiecību izbeigšanās dienai ar fondu (lai nodrošinātu informācijas sistēmas izmantošanu atbilstoši iekšējiem lietotajiem noteiktām pieejas tiesībām, nodrošinātu amata pienākumu izpildi, kā arī anulētu piekļuves tiesības izbeidzoties darba tiesiskajām vai civildienesta attiecībām); par ārējiem lietotājiem – datus glabā laikposmā, uz kuru noslēgta vienošanās par datu apstrādi, lai izpildītu vienošanās un lai nodrošinātu trešajām personām ārējos normatīvajos aktos noteikto prasību, kas norādītas zemāk, izpildi.

Piekļuve informācijas sistēmā uzkrātajiem datiem
Lai nodrošinātu institūcijām normatīvajos aktos noteikto funkciju un deleģēto uzdevumu izpildi, MK noteikumu projektā tiek noteiktas šādas institūcijas, kurām būs piekļuve tiešsaistē informācijas sistēmā uzkrātajiem datiem:
-  valsts sabiedrībai ar ierobežotu atbildību "Autotransporta direkcija",  kura atbilstoši  Sabiedriskā transporta pakalpojumu likuma 14.¹ pantā noteiktajam  Braukšanas maksas atvieglojumu saņēmēju informācijas sistēmā veic informācijas apstrādi par pasažieriem, kuriem ir tiesības izmantot normatīvajos aktos noteiktos braukšanas maksas atvieglojumus. Papildus svarīgi norādīt, ka saskaņā ar Sabiedriskā transporta pakalpojumu likuma 14.¹ panta (3¹) daļu  tiesības saņemt un apstrādāt informāciju par braukšanas maksas atvieglojumu izmantošanai aktuālajiem identifikācijas līdzekļiem Braukšanas maksas atvieglojumu saņēmēju informācijas sistēmā  ir pārvadātājam un biļešu tirgotājam, lai nodrošinātu personu ar braukšanas maksas atvieglojumiem veikto braucienu identifikāciju sabiedriskajos transportlīdzekļos un sabiedriskā transporta biļešu tirdzniecības vietās. Pārvadātājs iesniedz Braukšanas maksas atvieglojumu saņēmēju informācijas sistēmā informāciju par elektroniskās uzskaites sistēmas identificēto valsts noteikto braukšanas maksas atvieglojumu saņēmēju braucieniem. Informāciju, tostarp personas datus, kas apliecina personas tiesības izmantot braukšanas maksas atvieglojumus, iekļaušanai Braukšanas maksas atvieglojumu saņēmēju informācijas sistēmā -  valsts sabiedrībai ar ierobežotu atbildību “Autotransporta direkcija” bez atlīdzības sniedz Veselības un darbspēju ekspertīzes ārstu valsts komisija, Valsts bērnu tiesību aizsardzības inspekcija, SIF [SIF sniedz informāciju par  valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" mērķa grupu] un Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde (Sabiedriskā transporta pakalpojumu likuma 14.¹ panta otrā daļa);

- valsts akciju sabiedrībai "Ceļu satiksmes drošības direkcija" (turpmāk - CSDD), kura atbilstoši Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likuma 7.panta piektajā daļā noteiktajam  piemēro transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa atvieglojumu daudzbērnu ģimenei.
Saskaņā ar Ministru kabineta 2012.gada 11.decembra noteikumu nr.858 “Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa maksāšanas kārtība” 46.punktu Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likuma 7. panta piektajā daļā paredzēto ekspluatācijas nodokļa atvieglojumu piemēro personai, kurai pašai vai kopā ar laulāto, vai kuras laulātajam apgādībā vai aizbildnībā ir trīs vai vairāk bērnu, kuri nav sasnieguši 24 gadu vecumu un kuri turpina iegūt vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, vai personai, kura pati vai kopā ar laulāto veido audžuģimeni, kurā ir ievietoti trīs vai vairāk bērnu, kuri nav sasnieguši 24 gadu vecumu un kuri turpina iegūt vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, par vienu tās īpašumā, turējumā vai valdījumā reģistrētu transportlīdzekli. Ekspluatācijas nodokļa atvieglojumu piemēro, pamatojoties uz CSDD pieejamo informāciju no Iedzīvotāju reģistra vai informāciju, ko CSDD ir saņēmusi no Izglītības un zinātnes ministrijas par pilngadīgām personām, kuras nav sasniegušas 24 gadu vecumu un iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību, vai ārvalsts iestādes izsniegtu izziņu par pilngadīgām personām, kuras nav sasniegušas 24 gadu vecumu un iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību ārvalstī, vai arī personai uzrādot derīgu Sabiedrības integrācijas fonda izsniegtu Latvijas Goda ģimenes apliecību “3+ Ģimenes karte”;

-  Būvniecības valsts kontroles birojam, kurš atbilstoši Elektroenerģijas tirgus likuma 33.¹ pantā pirmajā daļā noteiktajam aizsargātajam lietotājam elektroenerģijas tirdzniecības līguma ietvaros nodrošina aizsargātā lietotāja tirdzniecības pakalpojumu (piemēro  maksājuma samazinājumu rēķina summai par elektroenerģiju, sistēmas pakalpojumiem un obligātā iepirkuma komponenti).
Saskaņā ar Elektroenerģijas tirgus likuma  33.¹ panta otro daļu atbilstību aizsargātā lietotāja statusam kalendāra mēneša ietvaros pārbauda aizsargātā lietotāja datu informācijas sistēma, kuras uzturēšanas un pārziņa funkcijas veicējs ir Ministru kabineta noteiktā atbildīgā iestāde enerģētikas politikas administrēšanas jomā.
Saskaņā ar Ministru kabineta 2021.gada 1.jūnija noteikumu nr.345 “Aizsargātā lietotāja tirdzniecības pakalpojuma noteikumi”  (turpmāk- MK noteikumi nr.345) 19.¹ punktu, ja aizsargātais lietotājs ir daudzbērnu ģimene, kurā vismaz viens no bērniem  vecumā no 18 līdz 24 gadiem iegūst vispārējo, profesionālo vai augstāko izglītību ārzemēs, viens no bērna vecākiem, audžuvecākiem vai aizbildņiem, kas vienlaikus ir līgumslēdzējs, pakalpojuma saņemšanai birojā iesniedz iesniegumu, norādot savu vārdu, uzvārdu un personas kodu, un Latvijas Goda ģimenes apliecības kopiju. Ja šajā  noteikumu punktā minētā ģimene nav līgumslēdzējs, bet ir apakšlietotājs, pakalpojumu tā saņem šo noteikumu 18. punktā minētajā kārtībā,  iesniedzot birojā iesniegumu, kurā norāda viena no bērnu vecākiem, audžuvecākiem vai aizbildņiem vārdu, uzvārdu un personas kodu, un Latvijas Goda ģimenes apliecības kopiju.
Saskaņā ar MK noteikumi nr.345 12.punktu Būvniecības valsts kontroles birojs izmaksā pakalpojuma sniedzējam kompensāciju par aizsargātajiem lietotājiem piemēroto maksājuma samazinājumu. Pakalpojumu līdzfinansē no valsts budžetā šim mērķim paredzētajiem līdzekļiem. Saskaņā ar MK noteikumi nr.345 25.punktu  maksājuma samazinājuma aprēķinu veic aizsargātā lietotāja datu informācijas sistēma, kura ir valsts informācijas sistēma un kuras pārzinis ir Būvniecības valsts kontroles birojs;

- rajona (pilsētas) tiesai, lai atbilstoši Ministru kabineta 2009.gada 27.oktobra  noteikumiem Nr.1250“Noteikumi par valsts nodevu par īpašuma tiesību un ķīlas tiesību nostiprināšanu zemesgrāmatā” piemērotu samazinātu valsts nodevu īpašuma tiesību un ķīlas tiesību nostiprināšanai zemesgrāmatā valsts atbalsta programmas "Latvijas Goda ģimenes apliecības programma" mērķgrupām (šo noteikumu 7.³ un 7.⁴ punkts). Katrs nekustams īpašums ierakstāms zemesgrāmatā tajā rajona (pilsētas) tiesā, kuras darbības teritorijā tas atrodas (Zemesgrāmatu likuma 3.pants);

-  Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijai - drošai, ērtai un efektīvai atvieglojumu datu uzskaitei un pārvaldībai, izmantojot  Atvieglojumu vienotās informācijas sistēmu,  programmas mērķgrupām (Ministru kabineta 2021.gada 21.decembra noteikumu Nr. 871 "Atvieglojumu vienotās informācijas sistēmas noteikumi" 17.4.apakšpunkts);

- citām valsts, pašvaldību iestādēm, komersantiem un citām personām, ar kurām fondam ir noslēgts sadarbības līgums par atbalsta pasākumiem programmas mērķgrupām.

Noteikumu projekta 10.punktā ir noteikta datu apstrāde tiešsaistē, savukārt 11.punktā noteiktas situācijas, kad Sabiedrības integrācijas fonds datus izsniedz pēc individuāla pieprasījuma, katru informācijas pieprasījuma gadījumu vērtējot atsevišķi.
Valsts, pašvaldību iestādēm, komersantiem un citām personām, kuras nodrošina atbalsta pasākumus (atvieglojumi, atlaides) apliecības īpašniekiem, nepieciešams pārliecināties par to, ka konkrētais dokuments, apliecība, ir derīgs (nav anulēta), un tās īpašniekam ir tiesības izmantot apliecības programmas atlaides. Ja pakalpojuma sniedzēji nevarēs pārliecināties par apliecības derīgumu, tas ir, ka apliecība vairs nav derīga saistībā ar personas statusa maiņu u.tml., tad potenciāli pastāv risks, ka ar apliecību saistītās atlaides varēs saņemt arī tādas personas, kurām vairs faktiski nav tiesību minētās atlaides saņemt.

Noteikumu projekta 10.5.apakšpunktā minētais paplašina programmas dalībnieku tiesības saņemt ne tikai datus apliecības derīguma fakta pārbaudei, bet arī personas, viņas laulātā, bērna un pilngadīgas personas personas kodu, paskaidrojam, ka, ja dati no informācijas sistēmas tiek nodoti, izmantojot tiešsaistes datu apmaiņas risinājumu (pēc iespējas - starpsistēmu savienojumu), tad nepieciešamo datu apjoms ir lielāks, jo, lai personai piemērotu attiecīgu atvieglojumu, persona tiek sistēmā identificēta pēc personas koda, nevis pēc kartes numura. 

Noteikumu projekta 11.punktā  minētie informācijas saņemšanas pieprasījumi tiks vērtēti individuāli, ievērojot normatīvajos aktos noteiktās prasības  attiecībā datu apstrādes pamatojumu un nolūku.