Atzinums

Satiksmes ministrija, izskatot Valsts kancelejas sagatavoto informatīvo ziņojumu, atbalsta apsvērumus par standartizētiem personāla vadības un grāmatvedības procesiem, ar mērķi, lai visās valsts pārvaldes iestādes dati būtu vienādi kvalitatīvi un pieejami valsts pārvaldei analīzei par stratēģiskiem finanšu, cilvēkresursu vadības vai grāmatvedības procesiem. Tāpat atbalstāma vienotas IT sistēmas, vai dažādu citu tehnisko risinājumu ieviešana un pilnveidošana valsts pārvaldē. 
Satiksmes ministrija uzskata, ka pirms tiek lemts par vispārēju pāreju uz personāla lietvedības un grāmatvedības centralizāciju ir jāizvērtē virkne jautājumu, kas nav atspoguļoti informatīvajā ziņojumā. Tāpēc Satiksmes ministrija izsaka šādus iebildumus: 
 
1) Vēršam uzmanību, ka  Satiksmes ministrijas resorā esošās padotības iestādes atbilstoši savai kompetencei realizē  specifiskas funkcijas un uzdevumus. Šo iestāžu darbību regulē un uzrauga arī Eiropas Savienības  tiesību akti, nosakot šo iestāžu neatkarību, personāla vērtējamās kompetences, kvalifikāciju un citus specifiskos jautājumus, kurus nevarētu ievērot vienotas un centralizētas sistēmas gadījumā. No informatīvā ziņojuma nav secināms, vai un kā tiks ņemta vērā Satiksmes ministrijas padotības iestāžu specifika, tostarp, Eiropas Savienības tiesību aktos noteiktās prasības par iestāžu neatkarību. Tā, piemēram:  
 Valsts dzelzceļa administrācijas neatkarību nosaka Dzelzceļa likuma 30.panta 4.1 daļa, kas paredz, ka norādījumus lietās, kas saistītas ar Valsts dzelzceļa administrācijas sūdzību izskatīšanas funkcijas un tirgus uzraudzības funkcijas veikšanu dzelzceļa jomā, kā arī personāla komplektēšanas un personālvadības jautājumos Valsts dzelzceļa administrācijas direktoram un citām amatpersonām nevar dot ne Ministru kabinets, ne satiksmes ministrs, ne citas personas. Minētajās lietās Valsts dzelzceļa administrācija nesaskaņo uzziņu ar Satiksmes ministriju. 
 V/A "Civilās aviācijas aģentūra" cilvēkresursu funkcionālais vajadzības izvērtējums un cilvēkresursu kvalifikācijas nodrošināšana un uzturēšana notiek atbilstoši iestādei saistošajam starptautiskajam regulējumam, kas tiek kontrolēts no Eiropas Aviācijas Drošības aģentūras (EASA) puses.  
 
2) No informatīvajā ziņojumā minētā nav skaidrs, kāds ir personāla lietvedības funkcijas tvērums. Vēršam uzmanību, ka Satiksmes ministrijas resorā personāla vadības funkciju nodrošina ne tikai personāla vadības speciālisti (30.saime), bet pastāv arī kombinētas amata vietas (Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcijā personāla vadības funkciju veic Attīstības daļas vadītāja amata pienākumu ietvaros, Transporta nelaimes gadījumu un incidentu izmeklēšanas birojā personāla vadības un lietvedības funkciju veic jurista amata pienākumu ietvaros, Valsts dzelzceļa administrācijā personāla lietvedības funkciju nodrošina Valsts reģistra, finanšu un audita daļa, v/a “Civilās aviācijas aģentūra” Finanšu daļas darbinieki nodrošina gan grāmatvedības funkciju, gan arī attiecīgu atzinumu sagatavošanu, sertificējot/uzraugot gaisa kuģu ekspluatantus, aeronavigācijas pakalpojumu sniedzējus, gaisa satiksmes vadības dispečeru apmācību organizācijas,  aviācijas personāla mācību organizācijas un izvērtējot lidostas maksu izmaiņu pamatotību), līdz ar to nav saprotami ieguvumi no personāla funkcijas centralizācijas. Arī Satiksmes ministrijas personāla vadībā nodarbināto (nodaļas vadītājs un 2 personāla speciālisti) pienākumos ietilpst ne tikai personāla lietvedības funkcijas, bet dažādi citi pienākumi, piemēram, iekšējās kontroles sistēmas uzturēšana, nozares apbalvojuma procesa koordinēšana (fiziska apbalvojumu rakstu gatavošana, ko nevar nodrošināt attālināti), jauno nodarbināto adaptācija, iekšējo normatīvo aktu un politiku personāla jomā izstrāde, atzinumu sniegšana par normatīvo aktu projektiem, materiāli-tehnisko atbalsta procesu nodrošināšana, personas datu aizsardzības procesa koordinēšana, apmācību organizēšana un koordinēšana, dokumentu, atbildes vēstuļu, lēmumu sagatavošana, kuru pamatā ir juridiska rakstura analīze (amatu savienošanas atļaujas, uzteikumi u.c.), tostarp nodaļas vadītājs koordinē un organizē ne tikai personāla vadības procesus, bet arī iestādes darbības nodrošināšanas, darba aizsardzības jautājumus, un šobrīd papildus nākušos aktuālos jautājumus, kas skar attālinātā darba organizāciju, epidemioloģisko drošību Covid-19 infekcijas ierobežošanai (vakcinācijas process, kontaktpersonu apzināšana, testēšana, utt.), kā arī prioritāro iestāžu (viss Satiksmes ministrijas resors) apgādes ar individuālajiem aizsardzības līdzekļiem un paštestiem koordinācija, u.c.  

3) Informatīvajā ziņojumā nav konkrēti uzskaitīts, kādas tieši personāla vadības funkcijas plānots centralizēt. Ir tikai vispārīgi noteikts, ka personāla lietvedības centralizācija būtu paplašināma, ietverot stratēģiskās cilvēkresursu vadības procesu standartizāciju, kā arī jau de facto iekļauts ieguvums no personāla funkcijas centralizācijas – samazināts darbinieku skaits administratīva rakstura funkciju veikšanai.  
Personāla vadības funkcijas sevī ietver ne tikai dažādu datu apstrādi sistēmās un dokumentu administrēšanu, bet arī personāla atlasi un integrāciju iestādē, novērtēšanas procesa koordinēšanu, tostarp nepieciešamības gadījumā dalību tajās, personāla kompetenču apzināšanu, atbalsta sniegšanu, nodarbināto karjeras attīstīšanu un sekmēšanu, atbalstu struktūrvienību vadītājiem nodarbināto amata aprakstu izstrādē, personalizētu mācību nodrošināšanu, iestādes kultūras un personāla politikas veicināšanu, u.c. personāla vadības procesus, kurus nav iespējams nodrošināt centralizēti.  
Ja personāla lietvedības un grāmatvedības centralizācijas ietvaros tiek plānota atsevišķu personāla lietvedības procesu centralizācija, piemēram, atvaļinājuma naudu, komandējumu izdevumu izmaksa, tad faktiski centralizācijas efekts uz procesu minimizēšanu ir ļoti minimāls. Arī pēc personāla lietvedības funkcijas centralizācijas īstenošanas, visas augstāk minētās personāla funkcijas joprojām ir jāveic iestādes ietvaros. Ņemot vērā, ka  informatīvajā ziņojumā nav vērtēts, kāds būs ieguvums (reālas amatu slodzes) no personāla lietvedības funkcijas centralizācijas, Satiksmes ministrijas ieskatā apgalvojums par samazinātu personāla, kuri veic šīs administratīva rakstura funkcijas, skaitu (minēts informatīvā ziņojuma 15. un 16.lapā) nav balstīts reālos aprēķinos un līdz ar to nav pamatots. 
Papildus jāatzīmē, ka augstāk minētie personāla vadības procesi un personāla lietvedības procesi ir savstarpēji saistīti, un to centralizācija var ietekmēt gala rezultātu. Tā, piemēram, saskatāms risks gan apmācību nodrošināšanā, gan nodarbināto karjeras sekmēšanā, jo centralizēts pakalpojumu sniedzējs nepārzina ministrijas nodarbināto kompetences, zināšanas un citas būtiskas lietas. Arī attiecībā uz amatu konkursu organizēšanu saskatām ļoti lielus riskus, jo: 
tikai ministrija pārzina savas vajadzības un var izvērtēt pretendentu atbilstību tām; 
tikai ministrija pārzina nodarbinātos un var izvērtēt, vai pretendents varēs iekļauties kolektīvā un sastrādāties ar vadītāju un citiem struktūrvienībā nodarbinātajiem un attiecīgi sasniegt struktūrvienības un visas iestādes mērķus; 
ministrija veiksmīgi ir ieviesusi kompetenču pieeju atlases procesā, kur tiek vērtēta pretendentu atbilstība ne tikai formālām atlases prasībām (pieredze, izglītība, profesionālās zināšanas), bet arī  pretendentu prasmes un īpašības, kas nodrošina izcilu darba izpildi, kā rezultātā ministrijai ir iespēja konkursā atlasīt tos pretendentus, kuri vislabāk atbilst ministrijas vajadzībām. 
Tāpat ievērojot, ka personāla vadības funkcija ir atbalsta funkcija iestādē, tostarp, atbalsts vadītājiem struktūrvienību vadīšanā, centralizējot personāla vadības funkciju, pastāv risks, ka palielināsies administratīvais slogs tieši struktūrvienību vadītājiem, koordinējot dažādus procesus, kurus šobrīd nodrošina iestādes personāla vadības speciālisti.  

4) Lai arī Satiksmes ministrijas resorā tiek izmantotas dažādas resursu vadības sistēmas, līdz šim katra iestāde ir meklējusi risinājumus un atbilstoši savām finansiālām iespējam attīstījusi savas IT sistēmas, veikts būtisks darbs personāla lietvedības procesu pilnveidošanā, lai samazinātu laika resursus un papīra formāta dokumentu daudzumu, nodrošinot dokumentu apriti elektroniskā vidē, tādejādi mazināts personāla lietvedības procesu administratīvais slogs. Izvēloties vienotu IT risinājumu visā valsts pārvaldē, nepieciešami papildu finanšu resursi jaunu sistēmu iegādei, kas saskaņā ar informatīvajā ziņojumā minēto, plānoti vairāku desmitu miljonu (līdz 44 milj.) apjomā. Līdz ar to nav saprotams, kādu tieši finanšu resursu ietaupījumu un no kādiem finanšu avotiem tiks nodrošināta   personāla un grāmatvedības funkciju centralizācija.  

5) Nav skaidrs informatīvajā ziņojumā minētais apgalvojums, ka tikai pēc funkciju centralizācijas būs iespēja piedāvāt vienotus IT produktus un rīkus, kas ļaus datus salīdzināt un efektīvāk pētīt. Jau šodien neviens neliedz piedāvāt vienotas grāmatvedības datu apstrādes programmas gan resora, gan valsts līmenī, kas dotu iespēju veikt datu salīdzinājumu un analīzi. Līdzīgi var būt arī ar citiem rīkiem, ko var gan centralizēti iepirkt, un izplatīt starp iestādēm vienotai lietošanai, bez pašas funkcijas centralizācijas. No informatīvajā ziņojumā minēta nav arī skaidra centralizētās grāmatvedības funkcijas sasaiste ar budžeta plānošanas un izpildes sistēmām (SAP). 

6) Satiksmes ministrijas ieskatā izmaksu ieguvumu analīze nav pilnīga, kas tieši nepasaka ne ietaupījuma avotus, ne lielumu, jo decentralizācija automātiski ir aprakstīta kā sliktais scenārijs, bet centralizācija kā labais scenārijs bez neviena trūkuma, kā arī bez skaidra finanšu pamatojuma. Tāpat nav vērtēts ar kādiem IT risinājumiem plānots sasniegt mērķi – vai tā būs jaunas sistēmas izveide, vai esošo pielāgošana, jo no risinājuma ir atkarīgi arī nepieciešamie finanšu resursi, kādā veidā šos risinājumus plānots ieviest – sludināt centralizētu iepirkumu vai katra iestāde veic atsevišķu iepirkumu. Arī attiecībā uz iestādēm, kurās ir veikta grāmatvedības funkcijas centralizācija, nav norādīts konkrēti cik centralizācijas rezultātā ir samazinājušies iestāžu izdevumi un cik amatu slodzes, kā iestādes ir tehniski risinājušas IT sistēmu jautājumu, kādas bijušas problēmas to ieviešanā. Uzskatām, ka ir nepieciešams nodrošināt pilnīgu izmaksu  novērtējumu, tai skaitā izvērtējot visus iespējamos riskus. 

7) Lūdzam svītrot informatīvā ziņojuma sadaļas "Turpmākā rīcība" (informatīvā ziņojuma 23.lapa) 3.punktu, jo nav saprotams, kas tiek domāts ar iesaistīšanos nozarei specifisku grāmatvedības uzskaites un stratēģiskā personāla vadības procesu izstrādē un apstiprināšanā. Satiksmes ministrija nevar uzņemties šādu pienākumu, ja šobrīd vispār nav skaidra redzējuma, vai un kā ieviest personāla lietvedības un grāmatvedības centralizāciju, vai to plānots veikt uz esošo IT sistēmu bāzes, vai ieviest pilnīgi jaunus risinājumus, kā arī nav izmaksu ieguvumu aprēķina, šāda risinājuma lietderības izvērtēšanai. Tāpat nav skaidrs no kādiem līdzekļiem tiks finansēti minētie pasākumi. 

8) Papildus minētajam jānorāda, ka informatīvajā ziņojumā nav vērtēti arī tādi riski kā IT pakalpojuma sniedzēja (ja sistēmu ievieš un uztur 1 pakalpojuma sniedzējs) spēja nodrošināt kvalitatīvu sistēmas ieviešanu un  uzturēšanu visā valsts pārvaldē, ka arī operatīvi risināt problēmas un savlaicīgi saņemt nepieciešamās konsultācijas.  

9) Pie atbildības/pienākumu sadalījuma starp iestādi un vienoto pakalpojumu centru ir jāņem vērā, ka Satiksmes ministrijai, nodarbojoties ar valsts nekustamo īpašumu, bioloģisko aktīvu uzskaiti, iznomāšanu un risinot dažādus strīdus par nomas maksas samaksas kavējumiem, starp grāmatvežiem un attiecīgās jomas darbiniekiem ir izveidojusies cieša un specifiska sadarbība, kas paredz: 
Nomas maksas aprēķina saskaņošanu ar grāmatvedības nodaļu; 
Nomas maksas termiņa uzraudzību; 
Nomas maksas rēķinu izrakstīšanu un nosūtīšanu; 
Kavējuma naudas aprēķinu; 
Parādnieku uzskaiti un ar piespiedu piedziņas procesu saistīto izdevumu samaksu un darbību ieviešanu, piemēram, soda naudas aprēķina apturēšanu. 
  
Satiksmes ministrijas valdījumā/īpašumā (dati uz 31.12.2020.) ir 6125 īpašumi t.sk. 11126  zemesvienības. Lai gūtu patiesu un skaidru priekšstatu par šiem aktīviem, pamatojoties uz attiecīgās jomas darbinieku iesniegtajiem dokumentiem, grāmatvedības uzskaitē tiek atspoguļota visa informācija par īpašumiem: 
Sastāvs: kadastra nr., kadastra apzīmējums, objektu platība, vērtība. 
Statuss: valdījums /turējums/ reģistrācija zemesgrāmatā. 
Iegūšanas veids: uz likuma pamata, atsavināšana, iegūšana bezatlīdzībā. 
Ilgtermiņa ieguldījumu analītiskā uzskaite (meži, grants karjeras). 
Uzskaites datu salīdzināšana ar publiskajiem reģistriem ( Valsts Zemes dienesta Kadastra informācijas sistēmas dati, datorizētā zemesgrāmata). 
Nekustamā īpašuma nodokļa administrēšanas jautājumi, ar to saistīto kompensējošo rēķinu izrakstīšana, to samaksas kontrole, parādnieku uzskaite.  
Šobrīd informācijas aprite tiek realizēta Satiksmes ministrijas iekšējās lietvedības sistēmas DocLogix ietvarā. Pamatojošie dokumenti (liela apjoma), kas ir pamats ierakstiem grāmatvedības reģistros, var būt  gan papīra formātā, gan elektroniski.  
Informatīvais ziņojums nesatur informāciju par sadarbības formu starp Satiksmes ministriju un centralizēto grāmatvedības pakalpojuma sniedzēju (informācijas apmaiņa, programmatūra, IT sistēmas). Pastāv augsts risks, ka Satiksmes ministrijas darbiniekiem palielināsies administratīvais slogs, informācijas sagatavošana un apmaiņa prasīs ievērojami lielāku laiku un cilvēkresursus, jo tas notiks starpresoru līmenī. 

10) No informatīvā ziņojuma nav saprotams, kā turpmāk tiks veikta grāmatvedības uzskaite saistībā ar deleģēto (kapitālsabiedrībām VSIA "Latvijas Valsts ceļi" , VSIA "Eiropas dzelzceļa līnijas" un  VAS "Ceļu satiksmes drošības direkcija") valsts pārvaldes uzdevumu izpildi, grāmatošanu un kā tas ietekmēs delēģēto valsts pārvaldes uzdevumu izpildes uzraudzību. 

-

Lūdzam svītrot protokollēmuma 4.punktu, jo nav saprotams, kas tiek domāts ar iesaistīšanos nozarei specifisku grāmatvedības uzskaites un stratēģiskā personāla vadības procesu izstrādē un apstiprināšanā. Satiksmes ministrija nevar uzņemties šādu pienākumu, ja šobrīd vispār nav skaidra redzējuma, vai un kā ieviest personāla lietvedības un grāmatvedības centralizāciju, vai to plānots veikt uz esošo IT sistēmu bāzes, vai ieviest pilnīgi jaunus risinājumus, kā arī nav izmaksu ieguvumu aprēķina, šāda risinājuma lietderības izvērtēšanai. Tāpat nav skaidrs no kādiem līdzekļiem tiks finansēti minētie pasākumi.

-