Atzinums

Zemkopības ministrija neatbalsta tālāku virzību šādā redakcijā.
Zemkopības resora padotības iestāžu Konceptuālā ziņojuma izvērtējums

Pārtikas un veterinārais dienests (PVD)

Ziņojumā piedāvātais risinājums paredz grāmatvedības uzskaites procesu tehnisko nodrošināšanu nodot Valsts kasei (47.lpp., 15.attēls), iestāžu ziņā atstājot pilnīgas un pareizas informācijas un dokumentu piegādi VPC, kā arī sistēmas kļūdu un neskaidrību risināšanu, un atbildību par gala rezultātu. Saskaņā ar ziņojuma 12.tabulā minētajiem datiem, no resoriem ir plānots pārcelt 17.saimes “Grāmatvedība” speciālistus (ZM resoram – 41 slodze), lai nodrošinātu VPC ar nepieciešamajām slodzēm. Norādām, ka VPC sniedzamie centralizējamie pakalpojumi PVD gadījumā ir aptuveni 15-20% no iestādē nodarbināto grāmatvedības speciālistu faktiskajiem darba pienākumiem, tādēļ lūdzam veikt korekcijas, 12.tabulā norādot reāli pārceļamo amata vietu skaitu, kas veikts, pamatojoties uz slodžu izvērtējumu.
Būtiskākais, kas veido atšķirības starp iestādēm grāmatvežu skaitā pret kopējo darbinieku skaitu, ir reģistrētais darījumu skaits. Katrs darījums ir saistīts ar pirmdokumenta apstrādi, ko šobrīd lielākajā daļā gadījumu veic grāmatvedības speciālists. Tā kā dokumenta apstrāde nesastāv tikai no digitalizācijas, bet arī no pamatojuma atbilstības gan līgumiem, gan citiem iekšējiem un ārējiem normatīvajiem aktiem, klientu informācijas precizēšanas, arī turpmāk iestādē būs nepieciešama cilvēkresursu iesaiste. Turklāt šo darbību pārlikšana uz iestādes pamatfunkciju veicējiem (inspektoriem) būtu nesamērīga, ņemot vērā sarežģīto situāciju ar veterinārmedicīnas speciālistu pieejamību darba tirgū.

Daži piemēri ieskatam - darbi, kas paliek iestādes ziņā:
-       Dokumentu apstrāde sadalījumā pa finansējumiem, struktūrvienībām, pasākumiem (piem., prioritārie pasākumi);
-       Darba laika uzskaitē ir ļoti būtisks grāmatveža atbalsts datu sagatavošanā – standartizējot sistēmu, pastāv risks datu kvalitātes uzturēšanai (darba laika uzskaite ietver normālo, summēto darba laiku saskaņā ar grafikiem (robežkontrole, kautuves), sadalījumu pa atsevišķiem uzraudzības pasākumiem, projektiem u.c.). Piemēram, veterinārārsti strādā vairākās kautuvēs, kas atsevišķos gadījumos atrodas pat dažādās PVD teritoriālajās struktūrvienībās, un no viņu darba struktūras ir atkarīgs, kāds būs kautuvei izrakstāmā rēķina apmērs, jo ir nepieciešams veikt vairāku dokumentu pārbaudi, analīzi, t.sk. nodrošināt datu salīdzināšanu ar veikto algas aprēķinu, ņemot vērā gan dīkstāves, vai tās ir radušās kautuves dēļ, vai darba devēja (iestādes) dēļ, gan arī nokauto dzīvnieku apjomu;
-       Sniegtie maksas pakalpojumi: priekšapmaksas līgumu administrēšana, t.sk. pieejamās priekšapmaksas summas kontrole un savlaicīga priekšapmaksas rēķinu izrakstīšana (robežkontrolei - regulāra saziņa ar pārvadātājiem, precizējot klientu apgrozījumu un kravu informācijas detaļas, līgumu laušanas gadījumu izskatīšana), debitori (parādu piedziņa) u.c.;
-       Inventarizācijas – pārliekot iespēju datus apstrādāt pašiem darbiniekiem, zudīs kontrole pār procesu iestādes līmenī (piem., inventāra pārvietošana starp atbildīgajiem, sekojot līdzi abpusējai dokumenta parakstīšanai; inventāra norakstīšanas dokumentu aprite un procesa uzraudzība – ņemot vērā dokumentu apjomu, ir nesamērīgi kontroli pār tiem pārlikt uz lietvedību; pašlaik PVD inventarizācijas dokumentu aprite 100% tiek veikta DVS, kā arī inventarizācijās vienmēr piedalās grāmatvedības speciālists, lai pēc iespējas atslogotu pārējos darbiniekus, jo inventarizācija tiek veikta ar elektroniskajām skenēšanas ierīcēm jau kopš 2014.gada, tomēr jāņem vērā, ka iestādes rīcībā ir liels skaits neskenējamu inventāra vienību, kurām tāpat ir jāveic inventarizācija);
-       Saziņa ar klientiem - kreditoriem, piemēram, medniekiem par paraugu iesniegšanu vai atrasto mežacūku ziņotāji – personu datu precizēšana, individuāli sazinoties ar klientiem (šie cilvēki bieži ir pensionāri, kuri neprot precīzi aizpildīt visu lūgto informāciju, vidēji mēnesī izskatīšanā ir ap 1000 mednieku dokumentu), tāpat saziņa ar privāti praktizējošajiem veterinārārstiem par iesniegto dokumentu kvalitāti, regulāri lūdzot tos precizēt, papildināt;
-       Rīcība ārkārtas situācijās dzīvnieku slimību uzliesmojumu gadījumos un citās nestandarta situācijās – šajās situācijās jārīkojas maksimāli operatīvi, mainot veicamo darbu secību un prioritātes, kas ir iespējams tikai tad, ja visi darbību posmi ir iestādes pārziņā, un iestādes vadītājs šos procesus koordinē.

Kā iestādei piemērotāko atzīstam grāmatvedības procesu, nevis atsevišķu darbību pārcelšanu uz VPC, pārdēvējot to par centralizāciju. Nenodrošinot pilnu dokumentu apstrādes ciklu VPC, termins “centralizācija” paliek tikai kā lozungs.
Mēs noteikti atbalstām konceptuālajā ziņojumā pieminēto jaunu sistēmu izstrādi un ieviešanu, lai tiktu sasniegti minētie mērķi – veidot vienotus risinājumus, pēc iespējas automatizēt procesus, mazinot manuālās darbības, tomēr tas nav izdarāms bez cilvēkresursu iesaistes. Neveltot pietiekamus cilvēkresursus šiem procesiem, ir bažas par pēc centralizācijas iegūstamo datu kvalitāti, kā arī nestandartizētu atskaišu sagatavošanas iespējām. Tomēr visa atbildība par datu pareizību paliek uz iestādi.

Valsts meža dienests (VMD)

Ja grāmatvedības pakalpojumi paliek iestādē:
*Elastīgāka sistēma, tuvāk “klientam”, nevis milzīgs aparāts, kur datu plūsma virzās caur vairākiem saskaņotājiem, akceptētājiem, kas pagarina dokumentu apstrādes laiku;
*Ātrāka datu izmaiņu veikšana, izguve un pielāgošana nepieciešamajām atskaitēm, kas nepieciešamas Vadības grāmatvedības datiem.
Ja grāmatvedība tiek centralizēta, tad gulstas slogs uz nozares speciālistiem, jo būs kādam jāakceptē saņemtās preces un pakalpojumi. Kamēr nav strukturētie rēķini, visdrīzāk būs jāievada informācija par rēķinu HOP sistēmā, jāuzskaita manta, tās iekšējā kustība, jāsniedz priekšlikumi norakstīšanai, t.sk. jāveic inventarizācijas. Tātad, iestāde neatbrīvojas no visiem pienākumiem, kas saistīti ar grāmatvedības reģistru uzturēšanu.
Palielinās nekvalitatīvi sagatavotu dokumentu risks un samazinās kontrole pār iestādes mantu un tās kustību, ko šobrīd nodrošina uz vietas grāmatvedībā nodarbinātie.
Priekšlikums būtu saglabāt esošo sistēmu t.i. atstājot grāmatvedību iestādē, kā tas ir plānots attiecībā uz personālu, bet vienādot procesus, veidot risinājumu ar vienotām datu struktūrām, klasifikatoriem, plūsmām, algoritmiem, izmantotajiem moduļiem utt., kas veicinātu standartizāciju, vienotu grāmatvedības organizatorisko dokumentu izveidi valsts pārvaldei.  Attiecīgi, tiktu sakārtota sistēma un veidotos resursu ietaupījums. Lai šo paveiktu, no paredzētā finansējuma Vienotā pakalpojumu centra izveidei, atvēlēt finansējumu iestādēm procesa sakārtošanai un dot pārejas periodu procesu vienādošanai. Attiecīgi Valsts kase metodiski vada, kā jau tas ir šobrīd, bet sagatavo detalizētākus klasifikatorus u.c dokumentus.

Valsts augu aizsardzības dienests (VAAD)

Katrā resorā ir finanšu grāmatvedības procesi, kurus ietekmē nozares specifika, piemēram, zemkopības resorā.
Dienesta finanšu resursus veido valsts dotācija un ieņēmumi no sniegtajiem maksas pakalpojumiem. Ieņēmumi no sniegtajiem maksas pakalpojumiem veido ~43% no kopējiem resursiem.
Ap 15 % dienesta maksas pakalpojumu ieņēmumu ir apliekami ar 21 % PVN, 85 % ieņēmumu no maksas pakalpojumu nav apliekami ar PVN. Jāveic detalizēta uzskaite.
Rēķini par dienesta sniegtajiem maksas pakalpojumiem tiek izrakstīti dienesta biznesa procesu informācijas sistēmā – Kultūraugu uzraudzības valsts informācijas sistēmā (turpmāk – KUVIS). Dienests, sadarbojoties ar informācijas sistēmu izstrādātājiem, ir nodrošinājis automatizētu datu savstarpējo apmaiņu starp KUVIS un sistēmu “HORIZON”. Rēķinus par sniegtajiem pakalpojumiem izraksta dienesta inspektori. Tā kā ir nodrošināta informācijas apmaiņa ar “HORIZON”, rēķinu izrakstītāji – inspektori – operatīvi KUVIS saņem informāciju par rēķina samaksu.
KUVIS rēķinu izrakstīšanas modulī ir integrēti maksas pakalpojumu kodi saskaņā ar normatīvo aktu, kas nosaka dienesta maksas pakalpojumu izcenojumus, un katra pakalpojuma spēkā stāšanās termiņi.
Līdz ar to dienestā nav nepieciešamas sistēmas “HORIZON” licences inspektoriem, kuri izraksta rēķinus par sniegtajiem maksas pakalpojumiem. 2022. gadā rēķinus izrakstījuši 111 dienesta darbinieki.
2022. gadā dienests ir izrakstījis 7400 rēķinus par sniegtajiem maksas pakalpojumiem. Priekšnodoklis tiek uzrādīts dienesta laboratoriju izdevumiem, kuru ieņēmumus veido maksas pakalpojumi, kuriem piemērots PVN. Tāpēc ir nepieciešams veikt atsevišķu PVN uzskaiti un kontroli.
Atsevišķa PVN uzskaite tiek veikta arī dažādu starptautisku projektu izdevumiem, piemēram, Norvēģijas finanšu instrumenta projektam. Ir projekti, kuriem PVN jāsedz no valsts budžeta, piemēram, Eiropas Komisijas līdzfinansētā Kaitīgo organismu un augiem bīstamo organismu apsekojumu klātbūtnes ikgadējā programma.
Regulāri tiek veikta aprēķinātā un samaksātā PVN (t. sk. apgrieztās maksāšanas kārtības reversā PVN) summu salīdzināšana ar VID uzskaites datiem un reversā PVN saskaņošana ar būvdarbu veicējiem un preču piegādātājiem.
Dienestā ir trīs nacionālās laboratorijas, kuru uzturēšanai nepieciešams iegādāties dažādus reaģentus un laboratorijas piederumus. Ir jāveic šo krājumu komplicēta uzskaite un izlietojuma kontrole. Šādu procesu specifika ir jāvērtē un jāidentificē visi riski.
Konceptuālajā ziņojumā “Par Vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē” nav norādīts, kā tiks organizēts Vienotā pakalpojumu centra (turpmāk – VPC) darbs, vai konkrēta iestāde tiks piesaistīta konkrētam grāmatvedim, kā tiks sagatavots iestādes PVN pārskats, kā tiks maksāts PVN (ir iestādes, kurām ir maksas pakalpojumi, kas apliekami ar PVN, citām nav). Lasot ziņojumu, nav skaidrs, kas izvērtēs, kā tiek piešķirti ekonomiskās klasifikācijas kodi konkrētiem maksājumiem, vai maksājumiem tiek norādīti attiecīgi finansēšanas avoti, vai norādīti pareizi kontējumi, kurš veiktās darbības pārbaudīs un veiks nepieciešamās korekcijas pirms iestādes vadītājs Valsts kasē apstiprinās maksājumus.
Dienestā daļai darbinieku ir noteikts summētais darba laiks, lai operatīvi varētu veikt fitosanitārās pārbaudes un izsniegt fitosanitāros sertifikātus. Atkarībā no klientu pieprasījuma pēc pakalpojumiem struktūrvienībās ir noteikts atšķirīgs darba laiks. Ir noteikts, kā pēc komersantu pieprasījuma tiek sniegti pakalpojumi ārpus noteiktā darba laika. Tāpēc mēneša laikā var mainīties mēneša sākumā noteiktais darba grafiks, kā arī korekcijas darba laika uzskaites tabulā, kas jāņem vērā, aprēķinot atalgojumu.
Dienests iesaistās dažādos projektos, kuros noteikts atšķirīgs atlīdzības aprēķins. Par katru dienestā realizētu projektu tiek sagatavots rīkojums, kurā tiek noteikti projekta galvenie mērķi, uzdevumi, atbildīgās personas, izdevumu veidi, atlīdzības kārtība, pārskatu sagatavošana un iesniegšana. Var būt gadījumi, kad kādā laika posmā darbinieks darbojas vairākos projektos ar attiecīgi noteiktu slodzes sadalījumu katrā no tiem. Darba laika uzskaite tiek veikta katram projektam atsevišķi, norādot projekta darbam veltīto dienu un stundu skaitu atbilstoši iesaistes kapacitātei.
Informācija par likmēm, kompensācijām u. c. ar atlīdzību saistītām komponentēm tiek definēta rīkojumos un tiek kontrolēta manuāli. Ikvienam projektam grāmatvedības sistēmā tiek noteikts finansēšanas avots un tā iekšējais kods, lai varētu nodrošināt katra projekta grāmatvedības izdevumu nošķiršanu no pārējiem dienesta izdevumiem.
 Izmaksas uz attiecīgajiem projektiem – finansēšanas avotiem – saskaņā ar rīkojumā norādītajiem termiņiem un procentuālajiem apjomiem tiek sadalītas manuāli sistēmas “HORIZON” personāla un grāmatvedības sadaļās. Ja Twinning projektos dienesta darbinieki tiek norīkoti darbā ārvalstī kā ilgtermiņa eksperti atbilstoši normatīvajā aktā noteiktajam, tiek saglabāts amats dienestā, bet uz projekta laiku no projekta līdzekļiem tiek maksāta projektā noteiktā atlīdzība un projektā noteiktās kompensācijas. Ja Twinning projektā darbinieks tiek norīkots uz īstermiņa misijām, atlīdzība par šo termiņu tiek maksāta no projekta līdzekļiem atbilstoši katrā projektā noteiktajam atlīdzības apmēram.
Pastāv risks valsts pārvaldē zaudēt augsti kvalificētus grāmatvedības speciālistus, kas no iestādēm var pāriet uz komercstruktūrām, jo nav zināms, kā izvērtīsies centralizācijas process nākotnē.
Lai VPC organizatoriskais modelis būtu skaidri saprotams visām valsts pārvaldes iestādēm, nepieciešams daudz plašāk aprakstīt procesus, VPC darbinieku pienākumus un atbildību, kā arī reālās izmaksas, ieviešot jauno modeli, īpaši aprakstot izmaksas par esošo informācijas sistēmu izmantošanu, jaunas sistēmas izstrādi un tās turpmāko uzturēšanu, licencēšanas kārtību.
Pastāv risks, ka reālās investīciju izmaksas īstermiņā var izrādīties augstākas, nekā sākotnēji paredzēts, ņemot vērā, ka lielākās izmaksas varētu būt pēc 2026. gada, kad izmantots ANM finansējums un turpmākai darbībai jāizmanto valsts budžeta līdzekļi.
Ņemot vērā iepriekš minēto, nepieciešams papildināt konceptuālo ziņojumu, konkretizējot visus procesus un izmaksas. Lūdzam pārskatīt arī zemkopības nozares iestāžu, tai skaitā dienesta, dalību pilotprojektā sakarā ar to, ka zemkopības nozares iestādēm ir dažādi maksas pakalpojumi (aplikti ar PVN, PVN nepiemēro), kas jāsniedz pēc pieprasījuma, ir noteikts summētais darba laiks, ir laboratorijas ar dažādu krājumu uzskaiti un izlietojuma kontroli.

Lauku atbalsta dienests (LAD)

Saskaņā ar Likumu par Lauku atbalsta dienestu 3.pantu Lauku atbalsta dienests (turpmāk- LAD) ir Zemkopības ministrijas padotībā esoša tiešās pārvaldes iestāde, kas atbild par vienotu valsts atbalsta un Eiropas Savienības atbalsta politikas realizāciju valstī, uzrauga normatīvo aktu ievērošanu lauksaimniecības jomā un pilda citas ar lauksaimniecības un lauku atbalsta politikas realizāciju saistītas funkcijas.
Zemkopības ministrija kā Kompetentā iestāde, ir atbildīga par maksājumu aģentūras akreditāciju un uzraudzību. Kompetentā iestāde izvēlas neatkarīgu institūciju, kas veic ELGF un ELFLA Maksājumu aģentūras pirms akreditācijas auditu.
LAD kā Maksājumu aģentūras kapacitāte un izveidotā administrējošā sistēma ir tāda, kas pilnībā nodrošina vienas Maksājumu aģentūras pietiekamību Latvijā un atbilst ES tiesību aktos noteiktajām prasībām. 
LAD kā ELGF Maksājumu aģentūra ir akreditēta no 2006.gada 16.oktobra, kad tika izsniegts Maksājumu aģentūras – LAD akreditācijas raksts.
LAD kā ELFLA Maksājumu aģentūra ir akreditēta no 2007.gada 11.jūnija, kad tika izsniegts Maksājumu aģentūras – LAD akreditācijas raksts.
LAD kā akreditētai maksājumu aģentūrai un  saskaņā ar KOMISIJAS DELEĢĒTĀS REGULAS (ES) 2022/127 I pielikumu,   ir noteiktas funkcijas – maksājumu apstiprināšana, maksājumu veikšana un iegrāmatošana.
Saskaņā ar EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2021/2116 9.pantu Maksājumu aģentūra maksājumu veikšanu nedrīkst  deleģēt citai struktūrai.
Saskaņā ar EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2021/2116 43. pantu un EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) Nr. 1303/2013, LAD kā maksājumu aģentūra kārto vairākus atsevišķus grāmatvedības kontus katram ES fondam atsevišķi.
Savukārt, saskaņā ar EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2021/2116 35.pantu,  ir noteikts lauksaimniecības finanšu gads, kurš sākas N–1 gada 16. oktobrī un beidzas N gada 15. oktobrī, kas ir atšķirīgs no Latvijas kalendārā gada slēguma. Finanšu gads aptver LAD samaksātos izdevumus un saņemtos ieņēmumus.
Patreiz LAD ES fondu un valsts atbalsta finanšu līdzekļu, darījumu un saimniecisko operāciju uzskaitei tiek izmantota Maksājumu informācijas sistēma (MIS), kuras funkcionalitāte nodrošina ES fondu (ELGF, ELFLA, EJZAF, EJZF, EZF, ELVGF, ZVFI un valsts atbalsta) analītisko uzskaiti, tādējādi izpildot EK regulas par nodalītu fondu uzskaiti prasības. 
Lai nodrošinātu saimnieciskās grāmatvedības un ES fondu un valsts atbalsta grāmatvedības uzskaites datu konsolidāciju, tiek izmantota resursu vadības sistēmas Horizon grāmatojumu importa funkcionalitāte, tas ir vismaz reizi mēnesī tiek sagatavota strukturēta datu kopa finanšu dimensiju līmenī Excel formātā no MIS par iepriekšējo pārskata periodu un tiek nosūtīta datu importēšanai uz resursu vadības sistēmu Horizon.
Līdz ar to LAD uzskata, ka ES fondu un valsts atbalsta grāmatvedība būtu jākārto Lauku atbalsta dienestā un grāmatvedības informācija būtu jāsniedz/jāimportē Latvijas grāmatvedības vajadzībām, piemēram, mēneša kopsavilkuma formā.

Zemkopības ministrija (ZM)

Resora iestāžu grāmatvežu atbildībā ir arī citas funkcijas - budžeta plānošana un tās izpildes kontrole, inventarizācijas veikšana, līgumu reģistrēšana un izpildes kontrole, pārskatu sagatavošana projektiem, informācijas sniegšana vadībai u.c.  Ņemot vērā, ka tiek paredzēta vienreizēja budžeta pārdale, uzskatām, ka resors pats izvērtē samazināmo grāmatvežu slodžu skaitu, kādā apjomā pārcelt uz VPC, jo tas ietekmēs iestāžu iespējas turpmāk pilnvērtīgi veikt savas funkcijas.
           Ziņojumā nav precīzi norādīts, kādā veidā dati no iestādes tiks nosūtīti uz VPC. Ja datu nosūtīšanai tiks izmantoti HOP meta rēķini, tad aizpildot meta rēķina formu (līguma piesaiste, pārbaude, finansējuma ievade, EKK ievade, projektu dimensiju ievade, maksas pakalpojumu dimensiju u.c. ievade) tas prasīs ievērojamu resursu patēriņu. Piedāvātais slodzes ietaupījums nav pietiekošs, tas papildus uzliks slogu nozares speciālistiem un iestādes budžetam. Pastāv risks sagatavot un iesniegt neprecīzu, nepilnvērtīgu informāciju.
           Izskatot finansējuma pārdali no resora, jāņem vērā, ka ZM resorā pēc grāmatvedības pakalpojumu centralizācijas valsts budžeta iestādēs ar HORIZON informācijas sistēmu turpinās strādāt Latvijas Biozinātņu un tehnoloģiju universitāte, institūti, kuri nav iekļauti centralizācijas procesā. Kā arī pakāpeniski pārejot uz e-rēķiniem, pieaugs iestāžu izmaksas par rēķinu apstrādi mašīnlasāmā formā.
            Nepieciešams sniegt detalizētu rīcības plānu resoru pievienošanai Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšanai uz VPC, kas pēc provizoriskā rīcības plāna paredzēts pirms resoru grāmatvedība pilnībā uzsāk darbu VPC. Jānorāda atbildības sadalījumu šajā periodā.
 

-

1. Ierosinām  rīkojuma projektā “Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē” (turpmāk – rīkojuma projekts) iekļaut punktu, kurš nosaka izstrādāt resoru pievienošanās plāna vienotajam pakalpojumu centram īstenošanas procesa darbību laika grafiku.
2. Lūdzam precizēt Rīkojuma projekta 4.punkta redakciju sakarā ar to, ka konceptuālā ziņojuma "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē" (turpmāk – konceptuālais ziņojums) satura rādītājā nav iekļauta 9.3. apakšnodaļa ar resoru pievienošanās plānu grāmatvedības uzskaites pakalpojuma saņemšanai.
 

-

Vēršam Jūsu uzmanību uz neatbilstībām konceptuālā ziņojuma satura rādītājā, sākot ar 2.nodaļas 2.2. apakšnodaļu izveidojusies nobīde lappušu numuram pret konkrēto nodaļu.

-