Atzinums

Informatīvā ziņojuma "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (turpmāk - informatīvais ziņojums) 4.4. sadaļā “Izmaksas pēc 2029.gada” ir rakstīts “Uzturēšanai paredzētās izmaksas un ar uzturēšanu saistītais finansējums  tikts pārdalīts no TM resora iestādēm un citām iestādēm pēc to pievienošanas uz VDVC, nodrošinot centralizētu uzturēšanas budžetu”. Lūdzam šo precizēt, norādot, ka no Tieslietu ministrijas (turpmāk arī - TM) tiks pārdalīts finansējums tikai tādā apmērā kāds tiek tērēts TM resora šobrīd esošās lietvedības sistēmas nodrošināšanai.
 

-

Lūdzam svītrot protokollēmuma 5. punktu par Tieslietu ministrijas un tās padotības iestāžu pievienošanos VDVC līdz 2029. gada 15. novembrim, pamatojoties uz šādiem apsvērumiem:
1) Ziņojumā šobrīd ir veikta tikai sākotnēja situācijas analīze, savukārt padziļināta izpēte un lomu, kā arī pienākumu sadalījuma starp iestādēm un VDVC precizēšana notiks Pilotprojekta gaitā. Pašlaik pieejamie dati ir pretrunīgi, tādēļ konkrētu termiņu noteikšana šajā posmā ir pāragri un nepamatoti.
2) Ir panākta vienošanās, ka TM resora iestādes turpinās izmantot esošo dokumentu vadības sistēmu līdz spēkā esošā līguma termiņa beigām. Līgums šobrīd ir finansiāli izdevīgāks par tirgus izpētē konstatētajām licenču izmaksām, līdz ar to šīs saistības ir jārespektē.
3) TM un tās padotības iestādēs šobrīd notiek iekšējo procesu pārvērtēšana, tajā skaitā budžeta izdevumu pārskatīšanas gaitā tiek vērtēti iestāžu apvienošanas un funkciju optimizācijas jautājumi. Šie procesi turpināsies arī turpmākajos gados, radot papildus nenoteiktību, kas ietekmē iespējas precīzi noteikt integrācijas termiņus.
4) Ziņojuma pašreizējā redakcija paredz, ka tikai līdz 2026. gada beigām tiks sagatavots un iesniegts Ministru kabinetā konceptuālais ziņojums par vienotu dokumentu pārvaldības koncepciju valsts pārvaldē. Līdz šī konceptuālā ziņojuma izskatīšanai nav iespējams pieņemt galīgu lēmumu par konkrētiem pievienošanās termiņiem.
Ņemot vērā minēto, šobrīd ir pietiekami ar protokollēmuma 3. punktā paredzēto uzdevumu TM piedalīties Pilotprojektā, savukārt jautājums par konkrētu pievienošanās termiņu nosakāms tikai pēc padziļinātas izpētes un konceptuālā ziņojuma izskatīšanas.

-

Apkopojot TM resora iestāžu viedokļus, secināms, ka informatīvajā ziņojumā ir vairākas nepilnības, kas rada neskaidrības par turpmāko risinājumu:
1) Neprecizitātes datos un aprakstā. Ziņojumā ir atstāta kļūdaina informācija par iestāžu dokumentu apjomu, kā arī sniegti vispārināti secinājumi par esošo situāciju. Tas apgrūtina objektīvu izvērtējumu un neļauj pamatoti spriest par risinājuma efektivitāti.
2) Neskaidrs centralizācijas tvērums. Ziņojuma tekstā netiek pietiekami nošķirts, kuras dokumentu pārvaldības funkcijas plānots centralizēt un kāda ir plānotā centralizācijas pakāpe. Īpaši nav skaidri nodalīts, vai centralizācija skar tikai “klasisko lietvedību”, vai arī pakalpojumu lietvedību, kas ir cieši saistīta ar iestāžu pamatfunkcijām.
3) Nepietiekams izvērtējums par ietekmi un efektivitāti. Ziņojumā nav viennozīmīgi saprotams, vai tiek plānota viena dokumentu vadības sistēma vai kopēja platforma ar iestāžu specifiku saglabāšanu. Tāpat trūkst pārliecinoša finanšu un efektivitātes pamatojuma, īpaši ņemot vērā, ka pārejas posmā iestādēm būs jādarbojas divās sistēmās paralēli.
Tāpēc nepieciešams skaidri norādīt uz pretrunām un trūkumiem un papildināt nobeiguma daļu ar atbilstošu informāciju. 

Priekšlikums ziņojuma nobeiguma daļā iekļaut rindkopu šādā redakcijā:
"Līdzšinējā izpēte ir apliecinājusi, ka dokumentu pārvaldības procesā ir nepieciešami uzlabojumi. Tāpēc nākamajos projekta posmos tiks veikta padziļināta analīze, precizējot dokumentu pārvaldības funkciju centralizācijas pakāpi un tvērumu, kā arī risinājuma finansiālo un funkcionālo pamatojumu. Vienlaikus tiks pārskatīti un, ja nepieciešams, precizēti līdz šim ziņojumā atspoguļotie dati un fakti."
 

 Ziņojumā norādītā summa (aptuveni 1 577 452 EUR) ir balstīta uz sākotnējiem aprēķiniem, kas iegūti, izmantojot pieejamos datus un pieņēmumus par iespējamo procesu efektivitāti. Šajā posmā šāda summa ir indikatīva un nevar tikt uzskatīta par galīgu.
Precīzs ietaupījuma apjoms būs atkarīgs no vairākiem mainīgiem faktoriem – iestāžu faktiskās dokumentu plūsmas, centralizācijas pakāpes, pārejas izmaksām un tehnoloģisko risinājumu ieviešanas. Ja netiek pievienota norāde par indikatīvu raksturu, var rasties nepamatota pārliecība, ka minētā summa ir garantēta, kas savukārt var radīt nepamatotas gaidas vai interpretācijas.
 Ziņojuma citās daļās ir atzīts, ka nepieciešama padziļināta izpēte un detalizētāki aprēķini (piem., par centralizācijas tvērumu un procesiem). Tādēļ būtu konsekventi arī šeit norādīt, ka ietaupījuma summa ir provizoriska un var mainīties pēc turpmākās analīzes.
Šāda piezīme stiprina dokumenta ticamību, jo parāda, ka plānotais ietaupījums ir identificēts, taču netiek pasniegts kā absolūts fakts. Tas palīdz mazināt risku, ka vēlāk, mainoties faktiskajiem aprēķiniem, projekts tiktu vērtēts kā nepietiekami pamatots.

Lūdzam ziņojuma 29.lpp teikumam pirms tabulas “[…] Pilotprojekta ieviešana TM resora iestādēs laika posmā no 2025. līdz 2030. gadam tiks ietaupīti aptuveni 1 577 452 EUR atalgojuma izmaksās.” un arī tabulas tekstā pie ietaupījuma summas pievienot atsauci: “izmaksu ietaupījums ir indikatīvs un balstīts uz pašlaik pieejamajiem datiem. Pēc padziļinātas izpētes summa var mainīties.”

Priekšlikuma mērķis ir padarīt informatīvā ziņojuma 1.2. sadaļas noslēguma daļu skaidrāku un līdzsvarotāku, vienlaikus saglabājot norādi uz iespējamām efektivitātes rezervēm.
1) Esošajā redakcijā ir norādīts, ka lietvedības darbinieku skaitu ir iespējams samazināt par vismaz 25%. Šāds kategorisks apgalvojums var tikt uztverts kā priekšlaicīgs un nepietiekami pamatots, jo kā jau norādīts, tad dati, uz kuriem balstīts aprēķins, ir pretrunīgi. Piedāvātā redakcija saglabā atsauci uz šo potenciālo rādītāju, bet to formulē kā iespējamību, kas jāapstiprina turpmākās analīzes gaitā.
2) Piedāvātā redakcija skaidri parāda, ka turpmākajos posmos nepieciešama detalizēta analīze par centralizācijas tvērumu, pārejas kārtību un resursu izmantošanas efektivitāti. TM resora iestādes joprojām norāda uz neprecizitātēm datos (piemēram, apstrādāto dokumentu skaits). Piedāvātais formulējums atbilst iestāžu iebildumos paustajām bažām par nepietiekamu datu un secinājumu pamatojumu.
3) Piedāvātā redakcija uzsver gan līdzšinējās priekšizpētes rezultātus, gan nepieciešamību pēc papildu analīzes un iestāžu iesaistes. Tādējādi tiek saglabāta virzība uz optimizāciju, bet vienlaikus tiek mazināts risks, ka pārāk konkrēti un priekšlaicīgi secinājumi radīs pretestību.
4) Tā kā ziņojuma nākamajos posmos paredzēta konceptuālā ziņojuma sagatavošana un Pilotprojekta īstenošana, piedāvātā redakcija organiski sasaista līdzšinējo izvērtējumu ar plānoto darbu turpinājumu, nodrošinot konsekvenci visā dokumentā.

Ziņojuma 1.2. sadaļā pēdējo rindkopu lūdzam aizstāt ar sekojošu tekstu: “Datu atšķirības un konstatētās procesu neefektivitātes skaidri norāda, ka valsts pārvaldē ir nepieciešama padziļināta izpēte, kurā rūpīgi izvērtējami lietvedības procesā iesaistīto darbinieku pienākumi, dokumentu pārvaldības procesi un to efektivitāte. Līdzšinējā priekšizpēte apstiprina, ka procesā ir nepieciešami uzlabojumi, un tajā identificēts, ka atsevišķos gadījumos varētu būt iespējams samazināt lietvedības darbinieku skaitu līdz pat 25%, ja procesi tiktu optimizēti un centralizēti. Tomēr precīzi secinājumi par centralizācijas tvērumu, pārejas kārtību un iespējamiem resursu ietaupījumiem būs izdarāmi tikai turpmākās detalizētās izpētes gaitā, ciešā sadarbībā ar iesaistītajām iestādēm Pilotprojekta ietvaros.”
 

Priekšlikuma mērķis ir nodrošināt, lai informatīvais ziņojums precīzāk atspoguļotu faktiskos apstākļus un vienlaikus saglabātu elastību turpmākajā projekta īstenošanā.
1) Esošo saistību ievērošana. Vairums TM resora iestādes šobrīd izmanto DVS DocLogix un ir noslēgts spēkā esošs līgums par sistēmas izmantošanu (un kā izpētes gaitā tika secināts - tas ir finansiāli izdevīgs). Tādēļ ir būtiski ziņojumā korekti atzīmēt, ka šī sistēma tiks izmantota līdz līguma beigām, nevis radīt priekšstatu, ka pāreja uzreiz ir obligāta un neatliekama.
2) Elastīgāka termiņu noteikšana. Ziņojuma pašreizējā redakcija satur precīzu beigu datumu (2029. gada 15. novembris), kas šobrīd, pirms padziļinātas izpētes, var radīt nepamatotu pārliecību par konkrētu pārejas grafiku. Piedāvātā redakcija saglabā stratēģisko mērķi — pievienošanos VDVC līdz 2029. gadam, bet vienlaikus paredz, ka pārejas soļi un termiņi tiks precizēti pēc padziļinātas izpētes un konceptuālā ziņojuma izskatīšanas Ministru kabinetā. Tas nodrošina elastību un atbilstību faktiskajai situācijai.
3) Padziļinātas izpētes nepieciešamība. Iestāžu sniegtajos viedokļos ir norādīts uz vairākām neskaidrībām un nepilnībām, kas prasa rūpīgāku izvērtējumu (piemēram, centralizācijas tvēruma noteikšana, ietekme uz pamatfunkcijām, finansiālais pamatojums). Piedāvātā redakcija paredz, ka šie aspekti tiks analizēti pirms galīgo termiņu noteikšanas, tādējādi stiprinot ziņojuma ticamību un samazinot risku, ka vēlāk būs jāveic būtiski grozījumi.
4) Labāka atbilstība iestāžu vajadzībām. Piedāvātā redakcija ļauj skaidrāk parādīt, ka pāreja uz VDVC būs pakāpeniska un ar atbalstu iestādēm, nevis radikāla un uzreiz saistoša. Tas veicina uzticēšanos un nodrošina lielāku atbalstu projekta īstenošanai no iestāžu puses.

Lūdzam ziņojuma 3.lpp esošo rindkopu: “Sākot ar 2026.gadu ir plānots uzsākt Tieslietu ministrijas un tās padotības iestāžu (turpmāk – TM resora) integrāciju ar VDVC un procesu standartizāciju (turpmāk – Pilotprojekts), sākotnēji veicot dokumentu pārvaldības procesu analīzi, dokumentu pārvaldības sistēmas konfigurāciju un pielāgošanu, datu pārnesi (ja nepieciešams)  un pakāpeniski nodrošinot TM resora iestādēm atbalstu dokumentu pārvaldības organizēšanā. TM resora iestādes galvenokārt izmanto DVS DocLogix. Ir paredzēts, ka TM s resora  iestāžu pievienošanās VDVC, vismaz uzdevumu un dokumentu saņemšana vienotā plūsmā, un dokumentu pārvaldības procesu standartizācija VDVC  noslēdzas līdz 2029.gada 15.novembrim.”
aizstāt ar: “Sākot ar 2026. gadu plānots uzsākt Tieslietu ministrijas un tās padotības iestāžu (turpmāk – TM resora) pakāpenisku integrāciju ar VDVC un procesu standartizāciju (turpmāk – Pilotprojekts), sākotnēji veicot dokumentu pārvaldības procesu analīzi, dokumentu pārvaldības sistēmas konfigurāciju un pielāgošanu, datu pārnesi (ja nepieciešams), kā arī nodrošinot TM resora iestādēm atbalstu dokumentu pārvaldības organizēšanā. TM resora iestādes galvenokārt izmanto DVS DocLogix un plāno turpināt esošo līgumu līdz tā beigām. Pilotprojekta mērķis ir panākt, lai TM resora iestāžu pievienošanās VDVC (vismaz uzdevumu un dokumentu saņemšana vienotā plūsmā un dokumentu pārvaldības procesu standartizācija) tiktu noslēgta līdz 2029. gada novembrim, taču precīzi termiņi un pārejas soļi tiks noteikti pēc padziļinātas izpētes un konceptuālā ziņojuma izskatīšanas Ministru kabinetā.”