Atzinums

Lūdzam precizēt 1.2. punktā norādītās diagrammas datus labojot Patentu valdes apstrādāto dokumentu skaitu atbilstoši iepriekš (17.jūlijā) norādītajam, kā arī Priekšlikums precizēt pēdējās lapas jauno 2.punkta redakciju paredzot, ka šajā ziņojumā tiks norādīts kuras iestādes ir iekļaujamas centralizējamo iestāžu sarakstā, jo KPMG ziņojumā bija minēts ka dažām iestādēm ir zems centralizācijas potenciāls, par ko šajā ziņojumā nav vispār nekas minēts.

-

Nepiekrītam informatīvajā ziņojumā atspoguļotajai esošās situācijas analīzei un secinājumiem, jo tie ir tendenciozi un vispārināti, kā arī dati par lietvežu skaitu iestādē, to samazināšanu un reālo finanšu līdzekļu ietaupījumu nav korekti. Visā informatīvajā  ziņojumā tā arī nav secināms, vai runa ir par vienotu dokumentu vadības sistēmas platformu, kur katra iestāde pielāgo sistēmu savām specifiskajām kompetencēm, vai vienu dokumentu vadības sistēmu (pirmsšķietami tas ir Namejs), kuru lieto visas iestādes. Nav veikta risku analīze, kurā tiktu vērtēta ģeopolitiskās situācija, kiberdrošības apdraudējumi, sabotāžas iespējamības u.c.; nav padziļināta finanšu līdzekļu analīze, nav precizēts, kādus lietvedības procesus veiks pašā iestādē. Starpinstitūciju sanāksmē VARAM pārstāvji norādīja, ka, visticamāk, iestādēm vismaz sākotnēji būs jāstrādā divās sistēmās, lai nodrošinātu savas kompetences pamatdarbību un pievienošanos centralizētajai VDVC sistēmai, tāpēc nerodas pārliecība, ka šis piedāvātais modelis būs efektīvāks par līdzšinējo un finansiāli izdevīgākais. Visā tieslietu resorā ir ļoti augsti un kvalitatīvi attīstītas lietvedības sistēmas, kas ir integrētas ar citām valsts informācijas sistēmām, tādējādi nodrošinot  ne tikai ikdienas lietvedības procesus, bet arī iestāžu pamatfunkciju efektīvu veikšanu. Iespējams, ka centralizāciju nepieciešams veikt tādās valsts un pašvaldību iestādēs, kurās nav attīstītas lietvedības sistēmas un dokumentu reģistrācija noris EXCEL tabulās vai pat žurnālos.

-

Atbilstoši Ministru kabineta 2025. gada 13. maija protokola (prot. Nr. 19 50.§) 7. punktam ir noteikts mērķis veikt publiskā sektora efektivizācijas un vispārējās valdības izdevumu samazinājumu ne mazāk kā 450 milj. euro apmērā. Turklāt saskaņā ar grozījumiem Ministru kabineta 2025. gada 27. marta rīkojumā Nr. 179 “Par likumprojekta “Par valsts budžetu 2026. gadam un budžeta ietvaru 2026., 2027. un 2028. gadam” sagatavošanas grafiku” (prot. Nr. 25 46.§) ir noteikts, ka ministrijas un citas centrālās valsts iestādes nesniedz priekšlikumus prioritārajiem pasākumiem.
Līdz ar to, balstoties uz šī brīža prognozēm, iespējas piešķirt papildu finanšu resursus turpmākajos gados būs ierobežotas. Kā arī Tieslietu ministrija šobrīd neredz iespēju papildus nepieciešamo finansējumu rast resora ietvaros.
 

-

Uzņēmumu reģistrs secinājis, ka ziņojumā nav skaidri nodalīts, kuras dokumentu pārvaldības funkcijas tiek paredzēts centralizēt. Šobrīd no ziņojuma teksta un starpinstitūciju sanāksmē iegūtās informācijas secināms, ka runa ir primāri par  “klasisko lietvedību”, savukārt pakalpojumu lietvedība, kas cieši saistīta ar iestādes pamatfunkcijām – paliek iestādēs. Līdz ar to skaidrības labad ziņojums būtu precizējams, skaidri norādot centralizācijas pakāpi.
Ziņojumā ir izteikts pieņēmums, ka, centralizējot dokumentu pārvaldību, būs iespējams samazināt lietvedības darbinieku slodzes līdz pat 25%. Tomēr nav skaidrs, uz kāda pamata tiek noteikts šis samazinājums, ja pakalpojumu lietvedības apjoms un atbildība iestādēs paliek nemainīgs. Piemēram, Uzņēmumu reģistrā dokumentu aprite ir būtiski saistīta ar pakalpojumu funkcijām, tāpēc, arī pēc iespējamas “klasiskās lietvedības” centralizācijas, būs nepieciešami gan arhivāri, gan lietveži uz vietas iestādē.
Tāpat ziņojumā tiek minēts, ka arhivēšanas funkcionalitāte tiks nodrošināta centralizētā VDVC sistēmā. Taču iestādēm, kur pakalpojumu lietvedība paliek uz vietas, būs nepieciešams uzturēt savus arhivēšanas rīkus un klasifikācijas shēmas. Nav skaidrs vai iestādēm būs jāsaglabā pilna atbildība par dokumentu aprakstīšanu, klasificēšanu un nodošanu glabāšanā, ja šo funkciju centralizācija netiek pilnībā paredzēta. Ja centralizācija attieksies tikai uz klasiskās lietvedības apriti, bet iestādē saglabāsies pilna apjoma pakalpojumu lietvedība, arhivēšanas funkcija paliks lokāla un dokumentu klasifikācijas shēmas tiks uzturētas individuāli, tad ir nepieciešams sagatavot objektīvu, uz funkciju dalījumu balstītu izmaksu–ieguvumu analīzi. Šādos apstākļos ir jāņem vērā, ka centralizācijas kopējais efekts – gan finansiāls, gan personāla – var būt neliels vai pat nesasniedzams daļā iestāžu.

-

Valsts zemes dienests konceptuāli atbalsta vienotās pieejas izveidi valsts pārvaldē atbilstoši informatīvajam ziņojumam “Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos” (turpmāk - ziņojums), taču vienlaikus:
1. Valsts zemes dienests uztur priekšlikumu ziņojuma projekta 1.2. apakšpunkta tabulā “Dokumentu apstrāde Tieslietu resorā” precizēt informāciju par Valsts zemes dienestā strādājošo lietvežu skaitu darbam  ar lietvedības sistēmu DocLogix un vidēji apstrādāto dokumentu skaitu (četras lietvežu amata vietas darbam ar lietvedības sistēmu DocLogix un vidējo dokumentu skaitu uz vienu nodarbināto 11526.3 dokumenti).
2. Valsts zemes dienests izsaka neizpratni, kāpēc 2025. gada 16. jūlijā par ziņojuma projektu notikušajā starpministriju sanāksmē panāktā mutiskā vienošanās par lietvežu skaita precizēšanu, to norādot zemsvītras komentāros (Tieslietu ministrijas iestādes atbilstoši VARAM lūgumam šo informāciju nosūtīja līdz 2025. gada 18. jūlijam),  nav izpildīta un nosūtītā informācija nav ievietota precizētajā ziņojumā. Tā vietā ziņojumā norādīta Valsts kancelejas sniegtā informācija par lietvedības un arhīva jomā esošo amata vietu skaitu, tādā veidā būtiski palielinot Valsts zemes dienesta darbinieku skaitu, kas, iespējams, varētu nodarboties ar DocLogix lietvedības sistēmas uzturēšanu, kas neattiecas uz ziņojumā norādītā pētījuma būtību un tvērumu.
3. Situācijas labākai izpratnei informējam, ka Valsts zemes dienesta arhīva plauktos glabājas 20 kilometri pastāvīgi glabājamo dokumentu, kas pamatā sastāv no zemes un īpašumu reformas pirmsākumu dokumentiem un īpašumu (zemes, zemes un būvju, būvju un dzīvokļu īpašumu) formēšanas dažādiem pastāvīgi glabājamiem dokumentiem.

-