Atzinums

Informatīvā ziņojuma projekta nodaļā "3.VDVC izveides risinājumi" trūkst skaidra redzējuma, kā VDVC varētu funkcionēt un cik lielā apjomā tas sniegtu pakalpojumu. Šobrīd apraksts sniegts tikai par biznesa loģikas slāni, taču trūkst redzējums par šādas apjomīgas sistēmas uzturēšanu, attīstību, finansēšanu. VDVC būtu jānodrošina arī kiberdrošības aspekti vienotajai platformai, sistēmas lietotāju atbalsts utt. Ņemot vērā, ka iestāžu digitalizācijas līmenis ir ļoti atšķirīgs, pastāv risks,ka pievienojot VDVC iestādes ar zemāku digitalizācijas līmeni, būs mazāki resursi, kurus centralizēt VDVC. Piemēram, licenču finansējums iestādē ar zemāku digitalizācijas līmeni, varētu būt neatbilstošs izmaksām, kas radīsies centralizētā risinājumā, kurš varētu būt plašāks funkcionalitātes ziņā. Ziņojumā būtu jāidentificē, kā segt šo izmaksu starpību.

-

Informatīvā ziņojuma projektā 1.5.2. apakšnodaļā minēts, ka "Ja tiek pieņemts lēmums par tiesiskā ietvara nepieciešamību, jāparedz attiecīgs deleģējums likumā un izstrādājot MK noteikumus par VDVC darbību [..]", taču nav nosaukts, kurā likumā būtu iekļaujams šāds deleģējums. Lūdzam norādīt. 

-

Informatīvā ziņojuma projektā ir norāde "Lai īstenotu plānoto VDVC pakalpojumu sniegšanu, ņemot vērā aprēķinus par nepieciešamo resursu esošo iestāžu apkalpošanā, kā arī  “KPMG Baltics SIA”  veikto analīzi un citu valstu pieredzi, VARAM papildus esošajiem iestāžu darbiniekiem nepieciešams nodrošināt atbilstošu projekta komandu (sk. tabulu VDVC personāls līdz 2029.gadam).". Lūdzam sniegt skaidrojumu vai ar sk.tabulu VDVC personāls līdz 2029.gadam ir pareizi jālasa tabula "VDVC Pilotprojekta darbības struktūra"? Ja tā, tad lūdzam attiecīgi precizēt tabulas nosaukumu. 
 

-

Vērtējot informatīvā ziņojuma projekta noslēgumā norādītās turpmākās darbības, kuras vienlaikus ietvertas arī MK protokollēmumā, nav skaidrs vai un kāds potenciālais ieguvums būs no tā, ka VARAM uzņemsies īstenot VDVC funkciju un vai šādas funkcijas īstenošana kopumā nebūs dārgāka nekā tā ir līdz šim, kad tā tiek īstenota decentralizēti (ņemot vērā visus kopējos izdevumus). 

 

-

Lai sniegtu viedokli par 36.lp. tabulā "Nepieciešamās amata vietas pēc VDVC Pilotprojekta beigām" ietverto informāciju par amata klasifikācijām ir nepieciešama papildu informācija par projekta kopējo finansiālo apmēru. Vēršam uzmanību, ka 39.amatu saimei jāievēro Valsts kancelejas piemērotos kritērijus amatu klasificēšanai projektu vadībā un īstenošanā iesaistītajam personālam (publicēti https://www.mk.gov.lv/lv/amatu-klasifikacijas-process), kas tiek piemēroti, nodrošinot amatu klasificēšanu horizontāli ar sistēmisku pieeju visās tiešās valsts pārvaldes iestādēs. 
Papildu norādāms, ka minētajā tabulā ir ietverti augsta līmeņa amati un tie to atlīdzības ziņā parasti nav salīdzināmi ar amatiem lietvedības funkcijas nodrošināšanā, līdz ar to šobrīd nav iespējams izvērtēt iepriekš ziņojumā norādīto līdzekļu ekonomiju attiecībā uz atlīdzību. 

-

Lūdzam papildināt tabulu 35.lp "VDVC Pilotprojekta darbības struktūra", sniedzot detalizētus aprēķinus un norādot pilnu amata klasifikāciju, t.sk. arī mēnešalgu grupu. Katram norādītajam amatam lūdzam pievienot skaidrojumu, vai tas tiek veidots no jauna un ja jā, tad uz cik ilgu laiku, vai arī tas tiek izmantots no esošajiem amatiem. Ja amats tiek restrukturizēts, tad norādāma tā sākotnējā amatu klasifikācija, kā arī klasifikācija pēc restrukturizācijas. 
 

-

Tabulas 34.lp pie pēcprojekta pasākuma "lietotāju atbalsts" norādīts, ka "Klientu apkalpošanas speciālisti, VPC personāla vadība, pārmaiņu vadības speciālisti, iepirkumu u. c. speciālisti VPC darbības nodrošināšanai". 
Lūdzam skaidrot vai ar "VPC personāla vadība" tiek paredzēta Valsts kases uzturētā Vienotā pakalpojumu centra personāla vadība un ja tā, vai te tiek paredzētas kādas papildu funkcijas vai arī būs nepieciešama papildu personālresursu piesaiste, lai nodrošinātu lietotāju atbalstu. Minētais attiecināms arī uz pārējiem VPC speciālistiem, kas minēti tālāk tekstā. 

-

Lūdzam tabulu 34.lp. papildināt ar detalizētiem aprēķiniem par amata vietu (slodžu) skaitu, kā arī potenciālajiem izdevumiem atlīdzībai. 
Norādītajam pasākumam pēc projekta ieviešanas "VDVC pakalpojuma sniegšana pievienotajām iestādēm" paredzēts, ka veiks 
VDVC darbinieki, attiecīgi lūdzam arī norādi par to cik amata vietas (slodzes) konkrēti pāriet uz VDVC un cik reāli turpmāk vairs nebūs nepieciešamas, t.sk. sadalījumā pa iestādēm. 
 

-

Informatīvā ziņojuma projekta tabulā 30.lp. ir norāde par virkni aktivitātēm, tabulas pēdējās kolonnas nosaukums ir "Summa un finansējuma avots", bet nevienam no ierakstiem nav norādītas summas. Lūdzam attiecīgi aizpildīt visas tabulas kolonnas, t.sk. papildinot arī ar summām, savukārt pie norādēm par amata vietām lūdzam pievienot norādi par amata klasifikāciju un detalizētus aprēķinus. 

-

Informatīvā ziņojuma projekta 4.1.sadaļā ir sekojošs teksts: "Balstoties uz saņemtajiem datiem un augstāk minētajiem pieņēmumiem, ka lietvežu skaits tieslietu resorā tiks samazināts par vismaz 25%, paredzams, ka VDVC Pilotprojekta ieviešana TM resora iestādēs laika posmā no 2025. līdz 2030. gadam tiks ietaupīti aptuveni 3 806 547 EUR lietvežu atalgojuma izmaksās. No šīs vērtības atņemot izdevumus par VDVC darbinieku atalgojumu, kopējais pirmšķietamais finanšu ieguvums valsts līmenī laika posmā no 2025. līdz 2030. gadam ir aptuveni 265 000 EUR."
No minētā teksta nav skaidri noprotams vai norādītais ietaupījums TM resorā 3 806 547 euro būs reāls līdzekļu ietaupījums un tas veidos nodarbināto (t.sk.s arī vakanto amata vietu) samazinājumu par 25% vai arī tas ir finansējums, kuru turpmāk apgūs VARAM VDVC un tad gala rezultātā hipotētiskais līdzekļu ietaupījums ir 265 000  euro, kas ir tikai nepilni 7%, pie kam jāņem vērā, ka tiek paredzēti arī līdzekļi darba vietu iekārtošanai, IT sistēmai un licencēm. Ņemot vērā visu paredzēto izdevumu spektru, lūdzam informatīvā ziņojuma projektā iekļaut arī informāciju par cik konkrēti tiek paredzēts samazināt kopējo izdevumu apjomu minētās funkcijas ieviešanai. 

-

Lūdzam 4.1. sadaļu papildināt ar detalizētiem aprēkiniem un nevis tikai uz pieņēmumiem balstītu apkopojumu. Detalizēta informācija ietver esošās amata vietas minētās funkcijas nodrošināšanai iesaistītajās institūcijās un kā tiek paredzētas izmaiņas gan skaitā, gan arī finansiālajā nodrošinājumā (t.sk. ietverot arī informāciju par vakantajiem amatiem (slodzēm), ja tādi ir konkrētai funkcijai). 
Minētajā nodaļā ir sekojošs teikums: "Aprēķins veikts, pieņemot, ka vidējais viena lietveža atalgojums TM resora iestādēs 2024.gadā bija 19 758 EUR pirms nodokļu nomaksas.". Atbilstoši iepriekš norādītajam, lūdzam sniegt detalizētu informāciju par konkrētām amata vietām, t.sk. attiecībā uz mēnešalgas apmēru noteikti ir izmantojami 2025.gada dati, kā arī informāciju par citiem atlīdzības elementiem. Vienlaikus vēršama uzmanība, ka attiecībā uz izdevumiem atlīdzībai ir jābūt arī atsevišķai norādei par darba devēja VSAOI apmēru. 
 

-

Informatīvā ziņojuma 3.7.nodaļā snegta šāda informācija: "Paredzams, ka periodā no 2025. līdz 2026. gadam, VDVC izveides izmaksas balstīsies uz Atveseļošanās un noturības mehānisma (turpmāk - ANM)[1] un ERAF[2] finansējumu.


[1]) Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponente "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziens "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija"

[2] Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākums "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram"

Periodā no 2026.līdz 2029. gadam VDVC izveides izmaksas tiks segtas no Eiropas Reģionālās attīstības fonda (turpmāk - ERAF) finansējuma.", taču nekur ziņojuma projektā  nav norādes par kopējo plānoto finansējuma apmēru no ANM un ERAF, kas izteikts euro. Lūdzam attiecīgi papildināt ar minēto informāciju, jo tā ir vitāli nepieciešama lai vērtētu 36.lp. esošo tabulu ar norādi par nepieciešamo amatu klasifikāciju.  

-

Papildināt informatīvā ziņojuma projekta 4.3. apakšnodaļas “Izmaksas 2025.–2027. gada periodam” tabulas kolonnu “Summa un finansējuma avots” ar aktivitātes summām.
 

-

Papildināt informatīvā ziņojuma projekta 4.3. apakšnodaļas “Izmaksas 2025.–2027. gada periodam” tabulas kolonnu “Summa un finansējuma avots” ar aktivitātes summām.
 

-

Papildināt informatīvā ziņojuma projekta 3.7. apakšnodaļu “Finansēšanas modelis” arī ar izmaksu indikatīvu summu, ne tikai avotu, kā ir pašreiz, kā arī indikatīvas izmaksas pēc 2029. gada tām iestādēm, kuras kā nākamās pievienosies VDVC.
 

-

Izvērst informatīvā ziņojuma projekta 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” ceturtajā rindkopā konstatētās problēmas skaidrojumus:
1. paskaidrojot, kas ir domāts ar secinājumu “dokumentu pārvaldības sistēma nav integrēta”, kurā vietā un ar ko?
2. paskaidrojot ar piemēru secinājumu par dokumentu dublēšanos. Kā tas ir domāts?
3. paskaidrojot, kas ir digitāla sistēma un ar ko tā atšķiras no elektronizētas, ja abās sistēmās dokumenti ir elektroniskā formā, turklāt tekstā viena un tā pati sistēma tiek saukta gan par digitālo, gan elektronisko? Dokumenta forma jau neietekmē dokumenta tālākās plūsmas un tā apstrādi. Nepieciešams paskaidrot lietoto terminoloģiju;
4.  paskaidrojot ar piemēru secinājumu “Nav darbības caurspīdīguma – iestādēs ir dažādi, bieži vien, neskaidri informācijas piekļuves ierobežojumi”.
 

-

Precizēt informatīvā ziņojuma projekta Ievada ceturto rindkopu:
1. norādot DVS nosaukumu, ar kuru tiek nodrošināts centralizēts dokumentu pārvaldības pakalpojums KEM, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu Akadēmijai;
2. norādot, kāda DVS tiks izmantota centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma nodrošināšanai; kāpēc izvēlēta tieši šī DVS; vai DVS izvēlē ir nodrošināta izvēles caurspīdība un vai no konkurences aspekta nodrošināta vienāda iespēja visiem tirgus dalībniekiem.
 

-

Precizēt informatīvā ziņojuma projekta nosaukumu atbilstoši tā saturam, ņemot vērā, ka ziņojuma būtība ir par pilotprojekta īstenošanu TM un VARAM resorā.
 

-

Lūdzam papildināt MK sēdes protokollēmumu ar papildu norādi par amata vietām, kuras nodrošinās pilotprojekta ieviešanu, kā arī norādi, ka pēc pilotprojekta ieviešanas jaunas amata vietas netiks veidotas (atbilstoši tabulai un norādēm ziņojuma 35.-36.lp. )

-

Lūdzam papildināt MK protokollēmumu ar informāciju par potenciālo amata vietu (slodžu) ietaupījumu uz plānoto pilotprojektu. 

-

Ņemot vērā informatīvā ziņojuma projekta Ievada ceturtā rindkopā minēto par to, ka 2026. gada sākumā VDVC plāno nodrošināt centralizētu dokumentu pārvaldības pakalpojumu VARAM resora iestādēs, papildināt IZ ar uzdevumu VARAM līdz 2026. gada aprīlim informēt Ministru kabinetu par centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma ieviešanu VARAM resorā

VARAM līdz 2026. gada ........sagatavot un iesniegt izskatīšanai Ministru kabinetā informatīvo ziņojumu par centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma ieviešanas rezultātiem VARAM resorā, tostarp norādot iegūto resursu ietaupījumu.

Ņemot vērā 3. un 4. punktā noteikto, ir pāragri jau pieņemt lēmumu par VDVC pilnvarošanu nodrošināt centralizētu dokumentu vadības pakalpojumu valsts pārvaldē. Šobrīd tiek pieņemts lēmums par pilotprojekta īstenošanu TM resorā un tikai pēc rezultātu izvērtēšanas var pieņemt jau nākamo lēmumu par tvēruma paplašinājumu.
 

Pilnvarot VARAM, īstenojot VDVC funkciju, nodrošināt centralizētu dokumentu vadības pakalpojumu Tieslietu ministrijas resorā.

Ņemot vērā, ka šajā punktā ir paredzēts uzdevums VARAM ne vēlāk kā līdz 2026. gada 3. novembrim sagatavot un iesniegt izskatīšanai Ministru kabinetā konceptuālo ziņojumu par vienotu dokumentu pārvaldības koncepciju valsts pārvaldē, kas ietver padziļinātu dokumentu pārvaldības procesu izpēti valsts pārvaldē, lai pieņemtu lēmumu par turpmāku centralizācijas virzību, vispirms ir nepieciešams terminēts uzdevums (piemēram, līdz 2026.gada aprīlim) VARAM veikt šādu padziļinātu dokumentu pārvaldības procesu izpēti valsts pārvaldē un tikai pēc tam var gatavot informatīvo ziņojumu.
Papildināt protokollēmumu ar jaunu punktu.
 

Lai lemtu par turpmāku vienotas dokumentu pārvaldības ieviešanu valsts pārvaldē,  VARAM līdz 2026. gada .....nodrošināt  padziļinātu dokumentu pārvaldības procesu izpēti valsts pārvaldē un izpētes procesā iesaistītajām institūcijām sniegt VARAM visu nepieciešamo atbalstu.

Izstrādājot informatīvā ziņojuma projektu, būtu vērts pārskatīt nepieciešamību izstrādāt starpresoru vienošanās, ja VDVC darbība jau tiks atrunāta MK noteikumu līmenī un tiek nodrošināts standartizēts un centralizēts pakalpojums. Starpresoru vienošanās varētu radīt lielu administratīvo slogu VDVC pusē pārvaldot visas vienošanās, radot arī lielāku risku, ka katrs resors šīs vienošanās ietvaros varētu mēģināt ieviest atkāpes no standartizētā procesa.

-

Informatīvā ziņojuma projekta 14. lapā ir sniegts attēls ar paskaidrojumu "VDVC informācijas sistēmas ekosistēmas augsta līmeņa nākotnes vīzijas kontekstā kartē norādīti galvenie ekosistēmas elementi un to mijiedarbība, lai nodrošinātu efektīvu VDVC funkcionalitāti." Lūgums papildināt attēlu ar atšifrējumu/skaidrojumu, kā tiek saredzēti dažādiem elementu mijiedarības procesi. Šobrīd ir sniegtas dažādas vizuāli atšķirīgas bultas, bet nav sniegts skaidrojums, ko katra bulta apzīmē.

-

Informatīvā ziņojuma projekta 13. lapā ir minēta nepieciešamība nākotnē izstrādāt integrāciju platformu, lai efektīvāk pārvaldītu VDVC integrācijas ar ārējām sistēmām, kas ir loģisks un atbalstāms risinājums, ņemot vērā potenciālo iestāžu/lietotāju skaitu, kas šo sistēmu nākotnē varētu izmantot, un datu apjomu, kas būtu pārvaldāms. Vai šādas platformas izveide nav pretrunā ar VARAM attīstīto DAGR risinājumu un valsts pārvaldes vienotas IKT arhitektūras izveides principiem, vai šo abu platformu funkcionalitātes būs atšķirīgas?

-

Informatīvā ziņojuma projekta kopsavilkumā ir minēts, ka "Lai sekmētu atbalsta funkcijas procesu pārvaldību digitālās transformācijas jomā valsts pārvaldes iestādēs, VARAM, piesaistot konsultāciju uzņēmumu “KPMG Baltics SIA ”. 2024.- 2025.gadā ir veikusi esošās situācijas izpēti, pilotprojekta īstenošanai Tieslietu sektora iestādēs", taču tālāk tekstā viennozīmīig saprotams, vai secinājumi par dažādiem VDVC izveides aspektiem ir attiecināmi uz visām valsts pārvaldes iestādēm, vai tikai TM resoru. Lūgums precizēt atsauces tekstā, nodaļu virsrakstos, lai būtu saprotams, kad tiek runāts par visām iestādēm un kad par TM resoru.

-

Lūdzam 1.punkta pirmās rindkopas pēdējo teikumu izteikt šāda redakcijā: "Primāri ekonomiskie ieguvumi ilgtermiņā balstās uz amata vietu (slodžu) ietaupījumu, kas rodas, digitalizējot procesus un automatizējot administratīva rakstura darbības. 

 

-

Papildināt informatīvā ziņojuma projekta 4.1. apakšnodaļas “Risinājumu ieviešanas izmaksu un ieguvumu analīzes rezultāti” sadaļu “Licenču izmaksas” ar informāciju, cik TM resors tērē / maksā par licencēm līdz šim, lai ir iespēja salīdzināt ar nākotnē paredzamajām izmaksām.
 

-

Vai no informatīvā ziņojuma projekta 1.6. apakšnodaļas “Izaicinājumi un iespējas dokumentu pārvaldības centralizācijā valsts pārvaldē” pēdējās rindkopas ir secināms, ka centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma ietvaros tiks ieviests vienots arhīva modulis?
 

-

Lūdzam pārliecināties, vai informatīvā ziņojuma projekta 1.6. apakšnodaļas “Izaicinājumi un iespējas dokumentu pārvaldības centralizācijā valsts pārvaldē” sestās rindkopas iekavās minētais par dokumentu saglabāšanu līdz pat 110 gadiem atbilst normatīvajam regulējumam.
 

-

No informatīvā ziņojuma projekta 1.5.3. apakšnodaļas “Izmaiņas normatīvajos aktos deleģējuma piešķiršanai VARAM VDVC” otrās rindkopas apraksta nav skaidrs, vai tiks izstrādāta jauna informācijas sistēma vai  VARAM pašreiz izmantotā DVS? 
 

-

Lūdzam papildināt informatīvā ziņojuma projekta 1.5.2. apakšnodaļas “MK noteikumu par VDVC darbību izstrāde” pirmo rindkopu ar grozāmā likuma nosaukumu.

 

-

Izvērtēt informatīvā ziņojuma projekta 1.1. apakšnodaļas “Izaicinājumi un iespējas dokumentu pārvaldībā – procesi ar augstu centralizācijas potenciālu” tabulas 11.punkta ailē “Piedāvātais risinājums” minēto, ka “iespēju pievienot vairākus parakstus vienam dokumentam, kas atvieglotu dokumentu nosūtīšanas procesu”. Vai tiešām parakstītāju skaits ietekmē dokumenta nosūtīšanu?
 

-

Precizēt informatīvā ziņojuma projekta 1.1. apakšnodaļas “Izaicinājumi un iespējas dokumentu pārvaldībā – procesi ar augstu centralizācijas potenciālu” tabulas 9.punkta aili “Piedāvātais risinājums” attiecībā uz Arhivēšanas funkcionalitāti. Vai tā ir paredzēta uz jaunajā DVS radītajiem dokumentiem jeb paredzēta arī datu migrēšana no iepriekšējām sistēmām. Ja datu migrācija netiek paredzēta, tad kā tiks nodrošināts arhivēšanas process no vecās DVS un kā varēs piekļūt / izmantot vēsturisko informāciju?
 

-

Papildināt informatīvā ziņojuma projekta 1.1. apakšnodaļas “Izaicinājumi un iespējas dokumentu pārvaldībā – procesi ar augstu centralizācijas potenciālu” 1.rindkopas aprakstu ar visu DVS nosaukumiem, kas tiek izmantoti TM resorā. 
 

-

Ņemot vērā informatīvā ziņojuma projektā minēto, ka dokumentu pārvaldībai tiek izmantots liels resurss un ar pilotprojektu tas tiks optimizēts, lūdzam paskaidrot informatīvā ziņojuma projekta 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” desmitajā rindkopā minēto, ka “Resursu trūkuma dēļ iestādes nepilnīgi pārzina sistēmas funkcionalitātes, tādēļ to izmanto tikai daļēji”.  Aicinām konkretizēt, kādi resursi trūkst sistēmas funkcionalitātes pilnīgai pārzināšanai. 
 

-

Konkretizēt informatīvā ziņojuma projekta 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” piekto rindkopu attiecībā uz vispārīgo apgalvojumu “novērojams pārlieku liels iesaistīto darbinieku skaits dokumentu pārvaldības procesa nodrošināšanai”.

 

-

Ņemot vērā, ka “KPMG Baltics SIA” veica izpēti tikai par Tieslietu sektora iestādēs esošajām DVS, vai ir pamatoti konstatētās nepilnības vispārīgi attiecināt uz visām valsts pārvaldē izmantojamajām DVS. Aicinām konkretizēt informatīvā ziņojuma projekta 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” ceturto rindkopu, vai esošā situācijas analīze tika veikta arī attiecībā uz VARAM pieredzi / praksi, vai tikai attiecībā uz TM  
 

-

Ja  ziņojuma apstiprināšana ir pamats VDVC izveidei,  protokollēmumā būtu nepieciešams uzdevums VARAM sagatavot un iesniegt izskatīšanai Ministru kabinetā IZ 1.5.2 un 1.5.3.apakšsadaļā minētos grozījumus normatīvajos aktos.
 

-