Atzinums

Uzturam spēkā iepriekš izteikto 11. iebildumu un atkārtoti lūdzam papildināt ziņojumu ar detalizētiem aprēķiniem un nevis tikai uz pieņēmumiem balstītu apkopojumu, ņemot vērā, ka Valsts kanceleja, pēc Tieslietu ministrijas lūguma, iesniedza detalizētu informāciju no Atlīdzības uzskaites sistēmas par TM resora lietvežu un arhivāru amatiem. 

-

Uzturam spēkā iepriekš izteikto 10.iebildumu. Skatīt komentāru pie iepriekš izteiktā 8.iebilduma.

-

Uzturam spēkā iepriekš izteikto 8. iebildumu un atkārtoti lūdzam papildināt ziņojumu ar detalizētiem aprēķiniem par amata vietu (slodžu) skaitu, kā arī potenciālajiem izdevumiem atlīdzībai. Attiecīgi lūdzam arī norādīt to cik amata vietas (slodzes) konkrēti pāries uz VDVC un cik reāli turpmāk vairs nebūs nepieciešamas, t.sk. sadalījumā pa iestādēm, ņemot vērā, ka Valsts kanceleja, pēc Tieslietu ministrijas lūguma, iesniedza detalizētu informāciju no Atlīdzības uzskaites sistēmas par TM resora lietvežu un arhivāru amatiem. 

-

Uzskatām, ka Valsts kancelejas iepriekš izteiktais 6.iebildums ir ņemts vērā daļēji. Tabulā "Nepieciešamās amata vietas pēc VDVC Pilotprojekta beigām" nav norādīts, kuras amata vietas tiks restrukturizētas, attiecīgi nav norādīta amatu esošā klasifikācija.

-

Nav pilnībā ņemts vērā Valsts kancelejas iepriekš izteiktais 5.iebildums. Atkārtoti lūdzam ievērot Valsts kancelejas piemērotos kritērijus amatu klasificēšanai projektu vadībā un īstenošanā iesaistītajam personālam (publicēti https://www.mk.gov.lv/lv/amatu-klasifikacijas-process), un attiecīgi precizēt 4.5. sadaļas tabulā "Nepieciešamās amata vietas VDVC Pilotprojekta laikā" projekta eksperta amata klasifikāciju, kā arī Dokumentu pārvaldības sistēmas administratora amata klasifikāciju (analoģisks precizējums nepieciešams arī tabulā "Nepieciešamās amata vietas pēc VDVC Pilotprojekta beigām"). 

-

Atkārtoti uzturam spēkā izziņas 23. un 25. punktā (attiecībā uz provizoriska finansējuma norādīšanu), 26. punktā (attiecībā uz konstatēto problēmu skaidrojumu), 28. punktā (attiecībā uz DVS nosaukumu norādīšanu un skaidri atbildot uz jautājumu par DVS, kas tiks izvēlēta centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma nodrošināšanai) un 29. punktā (attiecībā uz ziņojuma nosaukumu) minētos iebildumus un lūdzam papildināt informatīvo ziņojumu ar izziņā sniegto skaidrojumu, ņemot vērā, ka dokumenti, ko pēc būtības skatīs MK, ir informatīvais ziņojums un MK sēdes protokollēmums.

-

Lūdzu papildināt informatīvā ziņojuma Ievada daļas ceturto rindkopu ar izvērstu informāciju par VARAM pašreiz jau izveidoto VDVC modeli.

-

Lūdzu savstarpēji saskaņot un  precizēt 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” ceturtās rindkopas pirmo konstatējumu attiecībā uz to, ka esošās situācijas analīze tika veikta TM resorā.

-

Lūdzu papildināt informatīvā ziņojuma 1. nodaļas “Atbalsta funkciju esošās situācijas apraksts” piekto rindkopu attiecībā uz vispārīgo apgalvojumu “novērojams pārlieku liels iesaistīto darbinieku skaits dokumentu pārvaldības procesa nodrošināšanai” ar konkrētu pamatojumu, detalizējot izziņas 57.punktā sniegto skaidrojumu.

-

Lūdzam sniegt pamatojumu informatīvā ziņojuma 1.2. nodaļas “Personālresursi, kas šobrīd nodrošina dokumentu pārvaldības procesu” trešajā rindkopā iekļautajam secinājumam “Neatkarīgi no lietvedības darbinieku skaita, ņemot vērā VARAM piesaistītā konsultanta (‘KPMG Baltics SIA”) veikto lietvedības procesu izvērtējumu iestādēs, ir iespējams samazināt lietvedības darbinieku skaitu vismaz par 25 %”.

-

Ņemot vērā informatīvā ziņojuma 1.5. nodaļā “VDVC juridiskais modelis” trešajā rindkopā minēto, ka nepieciešams izstrādāt konceptuālo ziņojumu, lai MK var pieņemt konceptuālu lēmumu par turpmāko rīcību - vai virzīties uz dokumentu pārvaldības procesu centralizāciju un kādā veidā (izvēloties konkrētu piedāvāto risinājumu) un MK sēdes protokollēmuma 2.punktā paredzēto uzdevumu VARAM, Valsts kancelejas ieskatā šajā ziņojumā ir pāragri tik detalizēti izklāstīt VDVC izveides jautājumus (tai skaitā, IT risinājumi, juridiskais modelis, darbības risinājumi, struktūra, cilvēkresursi). Šie jautājumi iekļaujami nākamā konceptuālā ziņojuma saturā.

-

Lūdzu pārskatīt visu informatīvā ziņojuma izklāstu, novēršot informācijas un secinājumu atkārtošanos, un papildināt izklāstu ar izvērstu tekstu par pilotprojekta īstenošanas konkrētajiem soļiem norādītajā laika grafikā  un sagaidāmajiem pilotprojekta īstenošanas rezultātiem.

-

Atkārtoti lūdzam papildināt Ministru kabineta sēdes protokollēmuma projektu ar uzdevumu VARAM līdz 2026. gada 1. aprīlim informēt Ministru kabinetu par centralizētā dokumentu pārvaldības pakalpojuma ieviešanas rezultātiem VARAM resorā, KEM, Valsts administrācijas skolā un Tieslietu akadēmijā atbilstoši informatīvā ziņojuma 4.2.apakšnodaļā “Ieguvumi valsts, VARAM, TM līmenī” minētajiem “Dokumentu vadības procesu centralizācijas ieguvumiem” un “Kvantificējamiem ieguvumiem”.

-

3.punktā paredzēts uzdevums piedalīties VDVC darbības modeļa pilnveidošanā valsts pārvaldē, bet informatīvajā ziņojumā iztrūkst apraksts par to, kā šis modelis funkcionē pašreiz. Ja tāds modelis jau eksistē, tad informatīvajā ziņojumā jābūt izvērstam izklāstam kā šis modelis funkcionē. Papildus norādāms, ka ņemot vērā, ka līdz 2029.gadam TM resorā tiks turpināts izmantot DVS DocLogix, no 3.punkta nav saprotams, ar kādu DVS TM resors piedalīsies informatīvajā ziņojumā minētajā pilotprojektā. 

-

Uzturam spēkā iepriekš izteikto 19.iebildumu un lūdzam papildināt MK sēdes protokollēmumu ar informāciju par terminētu amata vietu izveidi, kuras nodrošinās pilotprojekta ieviešanu, kā arī ar norādi, ka pēc pilotprojekta ieviešanas jaunas amata vietas netiks veidotas (atbilstoši tabulai un norādēm ziņojuma 41.; 43.lp.).

-

Precizējams 4.punkts, jo VARAM nav citu institūciju budžeta pārvaldītājs un nevar šādu uzdevumu izpildīt.

-

Nav saprotams 5.punktā paredzētais, ka TM resora pievienošanās VDVC noris vismaz uzdevumu un dokumentu saņemšanas vienotā plūsmā.  Vai tajā DVS, kurā saņemts uzdevums vai dokuments, noris arī tā tālākā apstrāde – atbildes gatavošana vai citas darbības atbilstoši dokumenta saturam, kā arī jauna dokumenta gatavošana? Vai tas nozīmē, ka TM resors vienlaikus strādās vairākās DVS?

Tāpat nav skaidrs, ko sevī ietver jēdziens “dokumentu pārvaldības procesu standartizācija”, jo faktiski katras ministrijas valsts sekretārs / iestādes vadītājs nosaka dokumentu aprites kārtību – proti: kas pieņem lēmumu par saņemto dokumentu turpmāko virzību – pats valsts sekretārs / citas iestādes vadītājs vai pienākums deleģēts citai personai; saskaņotāju loks pirms atbildes vai iniciatīvā dokumenta parakstīšanas; paraksta tiesības – visu paraksta pats valsts sekretārs / iestādes vadītājs vai atbilstoši noteiktām atbildības jomām paraksta tiesību pilnvarojums ir arī citām personām. Faktiski visās mūsdienu DVS jau ir iestrādāti dokumentu pārvaldības principi – dokumentu reģistrēšana, virzības noteikšana ar iespēju izmantot definētas dokumentu virzības / apstrādes plūsmas, atbilžu sagatavošana, tai skaitā ar automātisku adresātu un dokumentu rekvizītu ielasīšanu un parakstītā dokumenta numura / datuma ierakstīšanu. Tāpat ir iespēja izvēlēties automātisku dokumentu nosūtīšanu, vai manuālu, lai pirms nosūtīšanas veiktu tā pārbaudi. Visas minētās darbības ir DVS konfigurāciju jautājums un jau pašreiz katra iestāde to var veidot un pēc vajadzības mainīt atbilstoši savām nostādnēm un vajadzībām attiecībā uz dokumentu pārvaldību un operatīvu to apriti, tai skaitā nodrošinot normatīvajos aktos noteikto termiņu ievērošanu;
Tāpat vēršam uzmanību, ka COVID pandēmijas laikā, kad visa valsts pārvalde noteiktu laika periodu pamatā strādāja un sniedza pakalpojumus attālināti, iestādes jau pārskatīja un pielāgoja savus dokumentu pārvaldības procesus sekmīgai savu funkciju nodrošināšanai, tāpēc nav saprotams, kāpēc ir viedoklis, ka dokumentu pārvaldības procesi nav sakārtoti un ir nepilnvērtīga digitālo sistēmu iespēju izmantošana. 
Tā kā jēdziens “dokumentu pārvaldības procesu standartizācija” informatīvajā ziņojumā atkārtojas vairākkārtīgi, aicinām konkretizēt un izsmeļoši norādīt, kādu konkrēti saturu tas ietver.

-

Lūdzam 4.5. sadaļā saskaņot atsauces uz tabulas nosaukumu teksta daļā ar pašu tabulas nosaukumu.

-