Atzinums

Apakšpunkta redakcija nerada pārliecību, ka prasība ir noteikta, apzinoties iestādēs uzkrāto to dokumentu apjomu, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība. Normai ir jābūt realizējamai un tā nedrīkst palielināt iestāžu darbinieku slogu, izpildot formālas prasības, kurās nav skaidri nolasāma darbību pievienotā vērtība. Piemēram, Valsts kasē esam konstatējuši, ka lielākai daļai pastāvīgi glabājamo dokumentu, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, pieejamības ierobežojuma tiesiskais pamats un termiņš vienas lietas ietvaros var būt gan vienāds, gan atšķirīgs. Turklāt, iestādei nav noteikts pienākums sekot līdzi izmaiņām saņemtā klasificētā dokumenta statusā. Ja vienas lietas ietvaros ir dažādi tiesiskie pamati ierobežojumam, tad atbilstošās norādes veikšana uzskaites sarakstā pie attiecīgās lietas viennozīmīgi palielinās iestāžu darbinieku slogu, bet šādu atzīmju lietderība tālākajā lietas izmantošanā ir apšaubāma. Nav pieļaujama situācija, kad lietas būtu veidotas nevis pēc dokumentu satura un loģikas, bet mākslīgi apvienojot dokumentus, pamatojoties tikai uz pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu.
Izsniedzot lietu vai dokumentu pieprasītājam, arhīva darbiniekam ir jāizvērtē tiesības izsniegt lietu izmantošanai, pamatojoties uz klasificēšanas atzīmēm konkrētajos dokumentos. Vienlaicīgi atzīmējams, ka informācija par elektronisko dokumentu pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu var būt iekļauta konkrēta dokumenta metadatos un izgūstama no dokumentu vadības sistēmas, bet atbilstošo atzīmju veidošana uzskaites sarakstā aprakstīšanas procesā ir manuāls darbs.
Normai ir jābūt nepārprotami izteiktai, tāpēc lūdzam precizēt redakciju, nosakot katram arhīviskā apraksta līmenim atbilstošās informācijas apjomu un papildināt Anotāciju ar normas skaidrojumu.
 

-

Lūdzam precizēt redakciju, jo šobrīd redakcija pieļauj ka dokumentus sistematizē dažādos atšķirīgos veidos. 

25. Dokumentus lietā sistematizē pēc iestādes izvēlēta principa, piemēram, hronoloģiskā (dilstošā vai augošā secībā), nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā u.c.

Norādām, ka ne visas informācijas sistēmas ir nepieciešams saskaņot ar LNA. Ar LNA nepieciešams saskaņot tikai dokumentu pārvaldības informācijas sistēmas vai tās biznesa sistēmas, kuras satur pastāvīgi glabājamos, nododamos datus vai dokumentus. Iesakām LNA izstrādāt un ietvert noteikumu projektā datu modeli, kāds būtu nepieciešams IS savietojamībai. 
Papildus uz šī pamata nepieciešams atrunāt insitūcijas un LNA sadarbību.

-

Lūdzam precizēt 27.punktu, skaidri un nepārprotami norādot, kas un atbilstība kam ir jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu, ņemot vērā, ka noteikumu projekts nosaka, kam ir jābūt nodrošinātam informācijas sistēmā (dokumentu un metadatu rezerves kopēšana, dokumentu, rekvizītu un dienesta atzīmju tveršana un saglabāšana, auditācijas pierakstu ģenerēšanu, kontrolsummu ģenerēšanu, datu un dokumentu sakārtošanu). Papildus lūdzam skaidrot, tieši kādas izmaiņas ir jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Nav saprotams šīs normas mērķis, kā arī tās izpildes veids. Tāpat lūdzam izvērtēt šādas normas lietderīgumu, ņemot vērā, ka tā ir pārnesta no Ministru kabineta 2004.gada 2.marta noteikumiem Nr.117 "Par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" un šo noteikumu darbības laikā tā iestādēm ir radījusi lieku administratīvu slogu bez pievienotas vērtības. 

-

Norādām, ka noteikumu projektā ir nepieciešams atrunāt kāda tieši ir nepieciešamo metadatu rezerves kopēšanas kārtība, kādi būs tie metadati, kuri nepieciešami piem. lai nodrošinātu dokumentu nodošanu LNA un tikai tad institūcijas vadītājs var noteikt kārtību atbilstoši institūcijas vajadzībām un iespējām. 

-

Norādām, ka dienesta atzīmju tveršana nav nepieciešama visā dokumenta saglabāšanas laikā. Tā nepieciešama tikai, kamēr dokuments ir aktīvā lietvedībā (piem. ir apstrīdams administratīvais akts). Lūdzam noteikt termiņu dokumentu arhivēšanai instūcijās. 

-

Ģenerējot auditācijas pierakstus ir pietiekami ietvert konkrētus metadatus. Kontrolsummas norādīšana šajā gadījumā nav definējama kā obligāta prasība. Līdz  šim – nododot lietas LNA, tika saņemts lūgums aprēķināt kontrolsummas ar vismaz 2 dažādiem algoritmiem. 
Lūdzam papildināt redakciju ietverot konkrētus algoritmus. 
 

-

Lūdzu noteikumu projektā vai Anotācijā skaidrot termina "bez droša elektroniskā paraksta" nozīmi. 

-

Nav saprotams pamatojums šādai normai, kā arī nav skaidrs tās reālais izpildījums. Ņemot vērā, ka migrācija ietver neaprakstītus un arī nepabeigtus dokumentus, nav saprotams, kā šajā noteikumu projekta punktā noteiktais tiek sasaistīts ar aprakstīšanas procesu un kāds ir iemesls nodot dokumentus glabāšanai divas reizes - pirms migrācijas un standarta kārtībā. Lūdzam precizēt šo punktu vai sniegt skaidrojumu Anotācijā.
 

-

Lūdzam nepārprotami izteikt normu par ierobežotas pieejamības dokumentu pārvaldību un izslēgt apakšpunktu, jo tas ir pretrunā ar skaidrojumu Anotācijā: Projekta 2.nodaļā ir redakcionāli precizētas vispārīgās prasības dokumentu un arhīvu pārvaldības organizācijai institūcijā, tai skaitā, paredzot, ka ierobežotas pieejamības dokumentu pārvaldībā (Projekta 12.punkts) ir atcelta prasība veikt atzīmes par pieejamības ierobežojumiem klasifikācijas shēmā, jo lielākoties pieejamības ierobežojumi tiek noteikti uz vienu gadu un pēc tam katru gadu pagarināti. Tādējādi, šādu atzīmju veikšana klasifikācijas shēmā praktiski nav iespējama.

Turklāt 35.8. apakšpunkts daļēji dublē 35.9. apakšpunktu, kurā paredzēts veikt atzīmi klasifikācijas shēmā par lietas pieejamības ierobežojumiem pēc institūcijas ieskatiem.
 

-

Informācijas atklātības likuma 5.panta ceturtā daļa paredz iespēju ierobežotas pieejamības statusu noteikt līdz vienam gadam, bet iestāde to var atbilstoši normai pagarināt vai arī saīsināt. Noteikumu projekta 52.punkta redakcija nav viennozīmīgi saprotama, jo tā paredz dokumentu sagatavošanu glabāšanai pēc termiņa beigām tiem dokumentiem, kam statuss noteikts līdz vienam gadam. Tādējādi nav saprotams, vai šāda norma attiecas uz dokumentiem, kuriem saskaņā ar Informācijas atklātības likuma 5.panta ceturto daļu statuss tiek noteikts uz īsāku vai garāku laiku. Sadarbībā ar Iepirkumu uzraudzības biroju lūdzam atkārtoti izvērtēt piedāvāto redakciju un nepieciešamības gadījumā precizēt to, vai arī papildināt anotāciju ar atbilstošu normas skaidrojumu.

 

-

Lūdzam precizēt redakciju un iekļaut Anotācijā normas skaidrojumu, jo no pašreizējās redakcijas nav saprotams - kad sagatavo glabāšanai dokumentus, ja pieejamības ierobežojuma termiņš pagarināts vairāk, nekā uz 5 gadiem vai uz nenoteikto laiku. 52.punkta redakcija nekorelē ar 50.punktu.

-

 Projekta 54.1. apakšpunktā noteikts, ka pārbauda dokumentu sistematizāciju lietā, savukārt projekta 55. punktā pārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam. Pārbaudot dokumentu sistematizāciju lietā uzreiz jāpārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību. Lūdzam papildnāt projekta 54. punktu ar 54.2. apakšpunktu, kurā ietverta informācija no projekta 55. punkta.

          54. Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības:
          54.1. pārbauda dokumentu sistematizāciju lietā;
54.2. pārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam.
          54.3. numurē lapas;
          54.4. izstrādā apliecinājuma ierakstu (šo noteikumu 2. pielikums);
          54.5. lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;
          54.6. noformē lietas vāku (šo noteikumu 3. pielikums).
 

Norādām, ka nepieciešams papildināt noteikumu projektu ar kārtību  kā tiek organizēts minētais process, proti,  kādas prasības konkrēti ir jāīsteno elektronisko dokumentu sakārtošanai, bet kādas datu sakārtošanai. Lūdzam papildināt noteikumu projektu ar datu nodošanaas kārtību LNA.

-

Punkta redakcija neatbilst 12.2. punkta prasībām par atzīmju veikšanu par pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu un laiku .

-

Arhīvu likuma 13.¹ pants. ''Personas tiesības attiecībā uz arhīva dokumentos esošo personas datu labošanu vai papildināšanu'' nosaka, ka MK noteikumiem jāregulē kārtību, kādā tiek reģistrēti un glabāti personu iesniegtie paziņojumi par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī tiek nodrošināta paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem, tomēr šo noteikumu projektā nav ietverta informācija kā tieši jānodrošina paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem, kādai sasaistei ir jābūt, kā tā tiek fiksēta.
Lūdzam papildināt noteikumu projektu ar apakšnodaļu par personas paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem un darbībām, kas veicamas.

-

Lūdzu papildināt noteikumu projektu ietverot arī termina -  lietu nomenklatūra lietošanu. Esošajos noteikumos ir ietverta gan dokumentu klasifikācijas shēma, gan lietu nomenklatūra, tā rezultātā arī insitūcijās tiek lietoti abi termini. Lietu nomenklatūra kā termins var būt lietota arī dokumentu vadības sistēmu klasifikātoros, pārejot tikai uz terminu dokumentu klasifikācijas shēma var rasties finansiāli zaudējumi institūcijām veicot izmaiņas dokumentu vadības sistēmās, kā arī administratīvais slogs veicot izmaiņas visos insitūciju dokumentu un arhīva pārvaldību regulējošajos jomas dokumentos.

2.7. dokumentu klasifikācijas shēma - lietu nomenklatūra - hierarhiskā secībā sistematizēts visu institūcijas veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts.

Lūdzam 3.2. apakšpunktu izteikt jaunā redakcijā, piedāvājot noteikt, ka saņemt dokumentus var tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams, kā arī iespēju izvērtēt atbilstību nepieciešamībai saņemt dokumentus vai  sniegt pamatotu atteikumu (situācijās kad  darbība ir dokumentēta, bet piem. neatbilst pieprasītāja norādītajam mērķim u.c.)

3.2. Nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas, tādā apjomā, kāds nepieciešams tiesību un pienākumu īstenošanai vai sniegt pamatotu atteikumu''. 

2. nodaļā apvienota dokumentu un arhīva pārvaldības organizācija institūcijā, bet nav minēts par arhīva pārvaldību, tādējādi būtu nepieciešams papildināt 4. punktu.

4. Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāro gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, sistematizācija, reģistrēšana un izpildes kontrole. Pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām, institūcija nodrošina dokumentu arhivēšanu un aprakstīšanu.

 

Lai izvairītos no normas interpretācijām, lūdzam papildināt nodaļu, nosakot Iestāžu portāla izmantošanas kārtību, ja starp Latvijas Nacionālo arhīvu un institūciju noslēgts līgums par Iestāžu portāla lietošanu.

-

Lūdzam iestrādāt pielikumu apliecinājuma formai, kā arī norādīt, kur glabās aizpildītos apliecinājumus un to glabāšanas termiņu

-

Lūdzam papildināt projekta 23.6.apakšpunkta redakciju ar piemēru par citu norādāmo informāciju.

23.6. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem (piemēram, lietas indekss).

Nepieciešams paskaidrot kādus metadatus sasaistei norādīt piemēram, papīra pusē. A.Tas tiek norādīts lietu nomenklatūra vai B. konkrētajā papīra lietā ietvert parametrus. 

-

Lūdzam papildināt kritērijus, kas jāievēro izstrādājot dokumentu klasifikācijas shēmu, nosakot dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus

43.1. Nozares vai dokumentu veidu klasifikācijas shēmā noteiktais glabāšanas termiņš.

 

Noteikumu projektā nav atrunāts, līdz kuram laikam jāsaskaņo dokumentu klasifikācijas shēmu ar Latvijas Nacionālo arhīvu, kā arī nav atrunāts cik ilgā laikā Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par dokumentu klasifikācijas shēmas saskaņošanu vai par atteikumu. ievērojot minēto, lūdzam papildināt projekta 46.punkta redakciju ar minētajiem termiņiem.

-

Lūdzam precizēt redakciju, papildinot ar vārdiem "un uz lietas vāka" , jo Projektam pievienotajā 3. pielikumā paredzēts norādīt tikai lapu skaitu. Vienlaicīgi nepieciešama atsauce arī uz 90.1.6. punktu, paredzot apjoma mērvienību "dokumenti".

Ja lietā dokumentiem ir lietā esošo dokumentu saraksts vai reģistrs, lietas lapas var nenumurēt un apliecinājuma ierakstā un uz lietas vāka norāda dokumentu skaitu, norādot atbilstošo apjoma mērvienību uzskaites sarakstā atbilstoši 90.1.6. apakšpunkta prasībām.

Noteikumu projektā nepieciešams ietvert skaidrojumu attiecībā uz bojājumu fiksēšanu un tālāko rīcību par bojājumu novēršanu. 

-

Nepieciešams apakšpunkta redakcijas precizējums, ja papīra dokumentu lietā lapas nav numurētas, bet dokumentu uzskaite nodrošināta atbilstoši Projekta 61.punkta noteiktajam.

apjoms un apjoma mērvienība, piemēram - lapas, dokumenti, megabaiti u.c.

Saskaņā ar OECD ieteikumiem nepieciešams atrunāt kā fiziski tiek nodrošināta datu neatgriezeniska (tai skaitā dokumentu) iznīcināšana datu masīvos piem. datu pārrakstīšana pa virsu vai citas metodes, algoritmi kas būtu iestrādājami IS. 

-

Lūdzam precizēt redakciju, nosakot, ka dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu lietām.

Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu lietām ne retāk kā reizi astoņos gados. Ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Lūdzam izvērtēt 2.1., 2.2., 2.3.2. un 2.5.punktus- vai nav nepieciešams norādīt vērtības minimālajai temperatūrai. Vai papildināt anotāciju ar skaidrojumu, kādēļ nav nepieciešams vairs norādīt.

-

Lūdzam anotācijā ne tikai minēt iekļautās normas, bet skaidrot to lietderību un realizāciju (piemēram, noteikumu projekta 27., 34.1.punkts).

-