Atzinums

Datu valsts inspekcija (turpmāk - Inspekcija) vērš uzmanību, ka  Valsts darba inspekcijas likuma 12. panta ceturtā daļa nesatur deleģējumu Ministru kabinetam noteikumos noteikt Valsts darba inspekcijas integrētās informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas apjomu un datu iekļaušanas un glabāšanas prasības. Savukārt Valsts informācijas sistēmu likuma 5. panta 1.² punkts nosaka tikai ietvaru, kam būtu jābūt noteiktam Ministru kabineta noteikumos, kas regulē valsts informācijas sistēmu darbību. Līdz ar to, minētais regulējums ir nepamatoti iekļauts noteikumu projektā un ir svītrojams.

Bez tam, Inspekciju māc šaubas, ka valsts informācijas sistēmu regulējošos Ministru kabineta noteikumos ir ietverams regulējums, kas faktiski nosaka institūcijas informācijas sistēmas (informācijas sistēma, kas nav valsts informācijas sistēma, atrodas institūcijas pārvaldībā un nodrošina informācijas apriti ar valsts informācijas sistēmu) darbību. Ņemot vērā minēto, aicinām noteikumu projektu saskaņot ar Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju kā politikas veidotāju valsts pārvaldes digitālo tehnoloģiju pārvaldības jomā.

-

Fizisko personu datu apstrādi publiska persona var veikt, ja ir ievēroti visi Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk - Datu regula)  5. pantā minētie personas datu apstrādes principi un ir piemērojams Datu regulas 6. panta 1. punkta c) vai e) apakšpunktā minētais tiesiskais pamats. Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 3. punktu, personas datu apstrādes tiesiskais pamats, nolūks un citi nosacījumi, lai piemērotu šīs regulas nosacījumu īstenošanu, ir nosakāmi Eiropas Savienības vai nacionālā normatīvā aktā.
Ņemot vērā minēto un to, ka noteikumu projektā nav noteikti personas datu apstrādes nolūki, nav iespējams izvērtēt noteikumu projekta atbilstību Datu regulas 5. pantā minētiem personas datu apstrādes principiem.
Pie šiem apstākļiem, ja noteikumu projektā tiek saglabāts regulējums par informācijas sistēmā iekļaujamiem datiem un to apjoms, papildus ir nepieciešams noteikt arī skaidrus datu apstrādes nolūkus.

-

Noteikumu projekta 26.1. apakšpunkts paredz, ka informācijas sistēmā uzkrātos personas datus glabā saskaņā ar normatīvajiem aktiem, kas reglamentē informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanu. Vienlaikus anotācijas 8.1.13.apakšpunktā skaidrots, ka VDI informācijas sistēmā personas dati tiks glabāti atbilstoši Ministru kabineta 2004.gada 2.marta noteikumos Nr.117 “Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā” un Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumos Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” noteiktajam. Proti, informācijas sistēmā glabājamā informācija, piemēram, atbilstoši Ministru kabineta 2009. gada 25. augusta noteikumi Nr.950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” 56. punktam nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas akti un materiāli, ir pastāvīgi glabājama, kas nododama pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumos Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” noteiktajā kārtībā.

Proti, noteikumu projekta 26.1. apakšpunkts nenosaka skaidru informācijas sistēmā iekļauto personas datu glabāšanas termiņu. Līdz ar to Inspekcija norāda, ka Datu regulas 5. panta 1. punkta “e” apakšpunktā ietvertais glabāšanas ierobežojuma princips nosaka, ka personas dati tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjekta identifikāciju, ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā, proti, termiņam ir jābūt konkrēti noteiktam un vispārīga atsauce uz normatīvajiem aktiem, kas reglamentē informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanu, nesniedz datu subjektam skaidru izpratni par glabāšanas termiņa noteikšanu. Glabāšanas termiņi ir nosakāmi izvērtējot nolūkus, kādos attiecīgos personas datus apstrādā.
Ņemot vērā minēto, lūdzam noteikumu projektā noteikt skaidrus personas datu glabāšanas termiņus informācijas sistēmā, kā arī skaidru informāciju, kuri dati tiks nodoti arhivēšanai un kuri tiks dzēsti iestājoties minētajam termiņam.
Papildus norādām, ka noteikumu projekts paredz informācijas sistēmā uzkrāt ne tikai dokumentus, kas saturēs personas datus, bet arī datu laukus ar personas datiem. No noteikumu projekta nav viennozīmīgi secināms, cik ilgi ir plānots sistēmā glabāt datu laukus ar personas datiem un cik ilgi dokumentus. Līdz ar to, lūdzam ņemt vērā arī šo aspektu, precizējot noteikumu projektu un anotāciju.
 

-

Anotācijas 8.1.13.apakšpunktā citastarp norādīts, ka informācijas sistēmā glabājamā informācija, piemēram, atbilstoši Ministru kabineta 2009. gada 25. augusta noteikumi Nr.950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” 56. punktam nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas akti un materiāli, ir pastāvīgi glabājama, kas nododama pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā Ministru kabineta 2012.gada 6.novembra noteikumos Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” noteiktajā kārtībā.
Vēršam uzmanību, ka Ministru kabineta 2009. gada 25. augusta noteikumu Nr.950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” 56. punktā noteikts, ka aktu un izmeklēšanas materiālus darba devējs glabā 45 gadus. Pēc tam tos nodod arhīvā atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu glabāšanu un nodošanu arhīvā.
Proti, minētā norma nosaka pienākumu darba devējam glabāt noteiktu laiku aktu un izmeklēšanas materiālus, nevis pienākumu VDI šo informāciju glabāt norādīto laiku informācijas sistēmā. Ņemot vērā minēto, lūdzam precizēt anotācijas 8.1.13.apakšpunktā ietverto skaidrojumu.

-

Ņemot vērā to, ka noteikumu projekts paredz personas datu apstrādi, lūdzam papildināt anotācijas 8.1.13. apakšpunktu ar informāciju, pamatojoties uz kādu Datu regulas 6. panta 1. punktā minēto tiesisko pamatu plānots veikt noteikumu projektā minēto personas datu apstrādi.

-