Atzinums

Lūdzam precizēt rīkojuma projekta 1.punktā norādīto kopējo projekta izmaksu summu, jo šobrīd norādītais ES fondu finansējuma 1 870 000 euro un valsts budžeta finansējuma 330 000 euro apmērs kopā neveido norādītos 2 900 000 euro. Papildus lūdzam skaidri norādīt, ka ES fondu finansējuma daļa ir ERAF finansējums, kā arī summas norādīt veselos skaitļos bez cipariem aiz komata.

-

Lūdzam precizēt rīkojuma projekta 5.punktu, tajā skaidri norādot ikgadējo projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu apmēru un skaidri nosakot, ka Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijai sadarbībā ar iesaistītajām iestādēm finansējums projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu segšanai jānodrošina esošo budžeta līdzekļu ietvaros, nepieciešamības gadījumā izstrādājot savstarpēji saskaņotus priekšlikumus par finansējuma pārdalēm starp ministrijām un citām centrālām valsts iestādēm, kas virzāmi normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

-

Ņemot vērā iebildumu pie anotācijas 3.sadaļas, lūdzam arī projekta pasi papildināt ar informāciju, norādot:
- projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu apmēru, gadu, sākot ar kuru attiecīgās uzturēšanas izmaksas būs nepieciešamas, norādi, ka uzturēšanas izmaksas nodrošināmas esošo budžeta līdzekļu ietvaros;
- detalizētu informāciju par projekta īstenošanas ietekmi uz amata vietu izmaiņām.
Papildus lūdzam projekta pasē un arī anotācijā svītrot norādes par inflācijas ietekmi, ievērojot, ka budžeta iestādēm finansējums izdevumu segšanai netiek automātiski palielināts saistībā ar inflācijas pieaugumu.

-

Projekta “Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē” pases 6.sadaļā ir norādīts plānotais sociālekonomiskā ieguvumu apmērs, bet nav norādīts detalizēts plānoto sociālekonomisko ieguvumu aprēķins, līdz ar to ir nepieciešams to papildināt norādot detalizētu sociālekonomisko ieguvumu aprēķinu kurš ir pamatots ar datiem un datu avotiem.

-

Ņemot vērā to, ka lai pamatotu projekta sociālekonomisko analīzi ir jāapzinās arī plānotās uzturēšanas izmaksas, līdz ar to ir nepieciešams norādīt plānoto uzturēšanas izmaksu apmēru un to aprēķinu, to pamatojot ar datiem un datu avotiem.

-

Lūdzam anotācijas 3.sadaļu precizēt atbilstoši Valsts kancelejas tīmekļvietnē publicētajām vadlīnijām par sākotnējās (ex‑ante) ietekmes novērtējuma ziņojuma (anotācijas) izstrādi, tai skaitā veikt tālāl norādītos nepieciešamos precizējumus:
 - aizpildīt 1.1.apakšpunktu, norādot plānoto ERAF finansējuma apmēru sadalījumā pa gadiem (tā kā projekts ir jauns, tad projekta īstenošanai ERAF apmērs ir norādāms 2026. gadam ailē “izmaiņas kārtējā gadā, salīdzinot ar valsts budžetu kārtējam gadam” un 2027., 2028. un 2029.gadam ailē “izmaiņas, salīdzinot ar vidēja termiņa budžeta ietvaru”);
 - aizpildīt 2.1.apakšpunktu, norādot projekta īstenošanas izdevumu kopsummu, kas tiks segti no ERAF finansējuma un valsts budžeta finansējuma, sadalījumā pa gadiem (informācija līdzīgi kā par 1.1.apakšpunktu jāatspoguļo izmaiņu ailēs);
 - aizpildīt 5.1.apakšpunktu atbilstoši apmēram, kas tiks norādīts 3.1.apakšpunktā, jo TAP šī summa netiek aprēķināta automātiski;
 - projekta īstenošanas finansējuma apmērus visos anotācijas 3.sadaļas punktos norādīt veselos skaitļos, ievērojot budžeta informācijas atspoguļošanas tehniskās prasības;
 - 6.punktā norādīt projekta īstenošanas izmaksu sadalījumu pa gadiem un pa finansējuma avotiem, nodrošinot sasaisti ar 1.1. un 2.1.apakšpunktos norādīto informāciju, kā arī norādītajām projekta kopējām izmaksām;
 - 6.punktā iekļaut informāciju par projekta uzturēšanas izmaksām, sniedzot to aprēķinu, kā arī norādot to segšanai paredzēto finansējuma avotu un gadu, no kura uzturēšanas izmaksas kļūs aktuālas. Ievērojot, ka ar projektu plānots ieviest centralizētu dokumentu pārvaldības pakalpojumu, kā arī Ministru kabineta 30.09.2025. sēdes protokola Nr. 40 28. § “Informatīvais ziņojums "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos"” 4.punktā noteikto, kas paredz VARAM nodrošināt, ka Vienota dokumentu vadības centra uzturēšana tiks segta no iesaistīto institūciju budžeta esošā finansējuma ietvaros, tad projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu segšana ir jāparedz esošo līdzekļu ietvaros;
 - 7. punktā precizēt norādīto informāciju par projekta ietekmi uz amata vietu skaitu, norādot konkrētāku informāciju, ievērojot, ka pašreizējais apraksts nesniedz pietiekami argumentētu un skaidri interpretējamu informāciju, turklāt tas būtiski neatšķiras no vispārīgās informācijas, kas bija sniegta Ministru kabineta 30.09.2025. sēdē izskatītajā VARAM informatīvajā ziņojumā "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos"” (prot. Nr. 40 28. §), bet ir pagājis pietiekams laiks, lai VARAM būtu bijis iespējams veikt precīzāku novērtējumu;
 - papildināt punktu “Cita informācija”, tajā norādot, ka projekta īstenošanai nepieciešamais ERAF finansējums un valsts budžeta finansējums tiks pieprasīts no valsts budžeta programmas 80.00.00 “Nesadalītais finansējums Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai”, savukārt attiecībā uz projekta rezultātu uzturēšanas izmaksām norādīt, ka tās tiks nodrošinātas esošo budžeta līdzekļu ietvaros, nepieciešamības gadījumā veicot finansējuma pārdales starp iesaistītajām iestādēm.

-

Projekta "Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē" pases 2.2. un 7.punktā tiek skaidrots, ka projekta ietvaros īstenotās darbības un aktivitātes ir saistītas ar Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotajām SAM 1.3.1.1. projektu aktivitātēm "Dokumentu un datu arhivēšanas platformas attīstība".
Aicinot nodrošināt viennozīmīgu informācijas interpretāciju, lūdzam rīkojuma projekta pasē norādīt plašāku informāciju par saistīto projektu – tā realizācijas gaitu, finansējumu, projekta īstenošanas partneriem un termiņiem. Vienlaikus apliecinot, ka nepastāv dubultfinansējuma risks ar saistīto projektu.

-

Aicinām projekta pases:
- 3.3.2.punktu papildināt ar projekta ieguvuma esošās vērtības "297" mērvienību "amata vietas" atbilstoši anotācijā sniegtajai informācijai;
- 3.4.1.punktā precīzi uzskaitīt plānotās piecas integrācijas, kas izstrādājamas līdz 2029.g.;
- 5.2.punktā norādīt centralizētā dokumentu vadības sistēmas risinājuma termiņu (konkrētu ceturksni) ieviešanai produkcijā.
Papildus aicinām pārskatīt 3.4.4.punktā rādītāja "Vienots procesu, klasifikācijas un datu ietvars resora dokumentu pārvaldībai" formulējumu vai pat nepieciešamību izdalīt kā atsevišķu rezultātu. Vēršam uzmanību, ka projektā sasniedzamajiem rezultātiem jābūt skaidri definētiem un izmērāmiem, lai nodrošinātu nepārprotamu interpretāciju, kas konkrēti tiks sasniegts, īstenojot šo projektu.

-

Aicinām projekta pasē un anotācijā norādīt arī valsts budžeta finansējuma intensitāti %.

-

Aicinām projekta pasi papildināt ar informāciju par projektā iesaistīto sadarbības partneru (TM, VDAA) īstenotajām darbībām un aktivitātēm un vai sadarbības partneriem šo darbību un aktivitāšu veikšanai tiks piešķirts projekta finansējums. Papildus lūdzam sniegt skaidrojumu, kādas darbības un aktivitātes projektā plāno īstenot Latvijas Nacionālais arhīvs, ņemot vērā, ka Latvijas Nacionālais arhīvs anotācijas 7.1.punktā norādīts kā projekta izpildē iesaistītā institūcija.

-

Lūdzam pases projekta 3. sadaļas "Projekta mērķis un galvenie ieguvumi" 3.1. apakšsadaļā "Projekta mērķis un galvenais saturs"   sniegt detalizētāku informāciju attiecībā uz risinājuma būtību, galvenajiem elementiem un darbības jomas aspektiem, jo šobrīd iekļauto mērķi, kurš paredz izveidot centralizētu un digitāli integrētu dokumentu pārvaldības sistēmu faktiski var attiecināt uz vairākiem 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" projektiem. 

-

Atsaucoties uz projekta pases 3.1.punktā sniegto informāciju, ka VARAM VDVC jau šobrīd sniedz dokumentu pārvaldības pakalpojumu VARAM resora iestādēm, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu akadēmijai, izmantojot DVS “Namejs” lūdzam VARAM projekta pases 6.vai 7.punktā iekļaut informāciju par to, vai ar jauno Digitālo dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platformu valsts pārvaldē ir plānots aizstāt līdzšinējo DVS Namejs, kā ari sniegt informāciju par NAMEJS uzturēšanas izmaksām.

-

Aicinām projekta pasi un anotāciju papildināt ar informāciju, norādot, vai projekta ietvaros radītie IKT risinājumi ir/būs valsts pārvaldes iestādes vai tās padotības iestādes īpašumā, ka projektā izstrādātie vai uzlabotie IKT risinājumi ir nepieciešami valsts pārvaldes uzdevumu, kurus ne tikai finansējuma saņēmējs, bet arī sadarbības partneri īsteno, izpildei, kā arī aprakstot, vai projektā IKT risinājumi nedos labumu atsevišķiem komersantiem un tādējādi tie negūs labumu / priekšrocības attiecībā pret citiem Eiropas Savienības komersantiem. Vienlaikus lūdzam anotācijā skaidrot, vai IKT risinājumu izstrādes darbus veiks pakalpojuma sniedzējs, kas tiks atlasīts atklātā, pārredzamā, nediskriminējošā un konkurenci nodrošinošā procedūrā, lai izslēgtu komercdarbības atbalsta sniegšanu pakalpojuma sniedzēju līmenī.
Vēršam uzmanību uz to, ka gadījumā, ja atbalsts (publisko līdzekļu piešķīrums) tiek sniegts, piemēram, valsts funkciju veikšanai, tas atbilstoši Komisijas paziņojuma par Līguma par Eiropas Savienības darbību 107. panta 1. punktā minēto valsts atbalsta jēdzienu (C/2016/2946) 17.punktā noteiktajam, nav uzskatāms par atbalstu saimnieciskai darbībai.
Ja tiktu konstatēts, ka projekta ietvaros atbalsts plānots saimnieciskai darbībai finansējuma saņēmējam vai sadarbības partneriem un tas kvalificējams kā komercdarbības atbalsts, lūdzam ņemt vērā, ka 1.3.1.1. pasākuma ""IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram"  ietvaros komercdarbības atbalsta piešķiršana nav paredzēta.
 

-