Atzinums

Anotācijā ietvertais problēmas apraksts un piedāvātais risinājums nav savstarpēji saskaņoti un nesniedz pietiekamu pamatojumu paredzētajam regulējumam.
Noteikumu projekta 12. punkts paredz papildināt VIIS noteikumus ar šādu regulējumu:
“37.2 Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājuma darbības nodrošināšanai un automatizētu priekšrocību noteikšanai sistēma tiešsaistes režīmā no citām informācijas sistēmām iegūst un apstrādā šādus datus:
37.21. no Fizisko personu reģistra informācijas sistēmas – pretendenta brāļu un māsu personas kodus, to deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adreses.”
Ar minēto regulējumu tiek paplašināts apstrādājamo personas datu apjoms, kā arī datu subjektu loks, attiecinot datu apstrādi uz trešajām personām – pretendenta brāļiem un māsām.
Anotācijā nav sniegts pietiekams pamatojums šādas datu apstrādes nepieciešamībai un samērīgumam, kā arī nav skaidri definēts datu apstrādes nolūks.
Bērnu personas datu apstrādei piemērojamas pastiprinātas aizsardzības prasības, un atbilstoši Vispārīgā datu aizsardzības regula 8. pantam nepieciešams nodrošināt īpašu aizsardzību. Savukārt atbilstoši 35. pantam, ja paredzēta liela apjoma datu apstrāde vai sistemātiska personu novērtēšana, ir obligāti veicams datu aizsardzības ietekmes novērtējums.
Anotācijā nav ietverta informācija par datu aizsardzības ietekmes novērtējuma veikšanu, kā arī nav izvērtēta šāda novērtējuma nepieciešamība.
Tāpat anotācijā nav skaidrots, kādā veidā konkrētie dati tiks izmantoti priekšrocību noteikšanā, tostarp nav analizēta saistība ar pašvaldību saistošajos noteikumos noteiktajiem kritērijiem.
Vienlaikus anotācijas 8.1.13. punktā ir norādīts, ka projekts neskar datu aizsardzības jomu, kas neatbilst faktiskajam regulējuma saturam.
Vēršama uzmanība, ka VIIS noteikumi jau paredz šādu regulējumu:
4.1 Datu apstrāde Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājumā:
4.11. Izglītības un zinātnes ministrija ir sistēmas pārzinis attiecībā uz Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājuma tehnisko uzturēšanu, drošības nodrošināšanu un datu apmaiņas saskarņu uzturēšanu ar citām informācijas sistēmām;
4.12. sistēmas pārzinis nodrošina, ka Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājumā tiek veikts novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību pirms jaunas funkcionalitātes ieviešanas, kas saistīta ar automatizētu lēmumu pieņemšanu vai profilēšanu;
4.13. pašvaldība vai izglītības iestāde ir datu pārzinis attiecībā uz lēmumu pieņemšanu par izglītojamā uzņemšanu, nosakot datu apstrādes nolūkus saskaņā ar pašvaldības saistošajiem noteikumiem.
Ņemot vērā minēto, nav skaidrs, kā praksē tiks nodrošināta datu apstrādes atbilstība datu minimizācijas principam, kā arī kā tiks ierobežota datu pieejamība atbilstoši konkrētās pašvaldības noteiktajiem priekšrocību kritērijiem.
Papildus norādāms, ka anotācijā nav atspoguļota iepriekšējās saskaņošanas gaitā panāktā vienošanās starp Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde un Izglītības un zinātnes ministrija par apstrādājamo datu apjomu un pieejamības ierobežošanu atbilstoši dažādu pašvaldību saistošo noteikumu regulējumam..
Ņemot vērā iepriekš minēto, Noteikumu projekta anotācija ir precizējama, nodrošinot skaidru, samērīgu un mērķim atbilstošu personas datu apstrādes aspektu izvērtēšanu.
 

-

Atbilstoši spēkā esošajai Ministru kabineta 2019. gada 25. jūnija noteikumu Nr. 276 “Valsts izglītības informācijas sistēmas noteikumi” (turpmāk – Noteikumi) 13. punkta redakcijai par pretendentu uzņemšanai izglītības iestādē sistēmā iekļauj šādus datus: vārdu (vārdus); uzvārdu; personas kodu vai izglītības iestādes piešķirto personas identifikācijas numuru, kas nesakrīt ar personas kodu (ja personai Latvijā nav piešķirts personas kods); dzimumu; dzimšanas datumu; dzimšanas apliecības numuru, izdošanas datumu, izdevējiestādi (personām līdz 18 gadu vecumam); pases vai personas apliecības sēriju, numuru, izdošanas datumu, izdevējiestādi, dokumenta derīguma termiņu; miršanas datumu; valstisko piederību un tās veidu (valstiskās piederības veidu norādot tikai personām, kurām Latvijā ir piešķirts personas kods); statusu Fizisko personu reģistrā; deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adresi, tās aktualizēšanas datumu; ģimenes locekļus (vecākus, aizbildni vai audžuģimenes vecākus, turpmāk – vecāki), to personas kodus un deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adreses (personām līdz 18 gadu vecumam).
Noteikumu 37. punkts paredz, ka iepriekš minētos datus Valsts izglītības informācijas sistēma (turpmāk – VIIS) iegūst tiešsaistes režīmā no Fizisko personu reģistra.
Savukārt grozījumu Ministru kabineta 2019. gada 25. jūnija noteikumos Nr. 276 “Valsts izglītības informācijas sistēmas noteikumi” (turpmāk – Noteikumu projekts) paredz izteikt Noteikumu 13. punktu jaunā redakcijā, nosakot, ka par pretendentu uzņemšanai izglītības iestādē manuāli vai izmantojot Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājumu iekļauj šādus datus: vārdu (vārdus), uzvārdu, personas kodu vai izglītības iestādes piešķirto personas identifikācijas numuru, kas nesakrīt ar personas kodu (ja personai Latvijā nav piešķirts personas kods), dzimumu, dzimšanas datumu, miršanas datumu, valstisko piederību un tās veidu (valstiskās piederības veidu norādot tikai personām, kurām Latvijā ir piešķirts personas kods), statusu Fizisko personu reģistrā; deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adresi, tās aktualizēšanas datumu, ģimenes locekļus (vecākus, aizbildni vai audžuģimenes vecākus, turpmāk – vecāki), to personas kodus un deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adreses (personām līdz 18 gadu vecumam), kā arī papildus pretendenta likumiskā pārstāvja vai pieteicēja dzīvesvietas adresi (ja attiecināms priekšrocības noteikšanai).
No iepriekš minētā secināms, ka Izglītības un zinātnes ministrija ir atteikusies no datu par pretendenta dzimšanas apliecības numuru, izdošanas datumu, izdevējiestādi (personām līdz 18 gadu vecumam) un pases vai personas apliecības sēriju, numuru, izdošanas datumu, izdevējiestādi, dokumenta derīguma termiņu iekļaušanas VIIS.
Vienlaikus Noteikumu projekts neparedz grozījumus Noteikumu 37. punktā, un par pretendentu no Fizisko personu reģistra saņemamais datu apjoms saglabājas plašāks, jo atbilst esošajai Noteikumu 13. punkta redakcijai.
Noteikumu projekta 12. punkts paredz papildināt Noteikumus ar 37.¹2. apakšpunktu, paredzot, ka Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājuma darbības nodrošināšanai un automatizētu priekšrocību noteikšanai sistēma tiešsaistes režīmā no Fizisko personu reģistra informācijas sistēmas iegūst pretendenta brāļu un māsu personas kodus, to deklarētās, reģistrētās vai personas norādītās dzīvesvietas adreses. Vienlaikus Noteikumu projekta 13. punkts paredz, ka minētie dati tiek aktualizēti pieteikumu reģistrācijas brīdī un periodiski līdz lēmuma pieņemšanai par pretendenta uzņemšanu izglītības iestādē.
Ievērojot iepriekš minēto, secināms, ka pretendentu uzņemšanu izglītības iestādē VIIS plānots īstenot manuāli vai izmantojot Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājumu.
No Noteikumiem un Noteikumu projekta nav viennozīmīgi saprotams, kādu datu apjomu ir plānots saņemt no Fizisko personu reģistra par pretendentu – Fizisko personu reģistra dati attiecībā uz pretendenta datu apstrādi ir regulēti Noteikumu 37. punktā un Noteikumu projekta 12. punkta (ieviešamajā 37.¹2. apakšpunktā).
Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde vērš uzmanību uz to, ka starp Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi un Izglītības un zinātnes ministrija ir notikušas vairākas sanāksmes, kuru laikā starp pusēm tika panākta vienošanās par datu apjomu, kuru plānots apstrādāt Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājuma nodrošināšanai. Vienlaikus starp apspriesto un faktisko virzāmo pastāv neatbilstības ne tikai attiecībā uz apstrādājamo datu apjomu, bet arī monitorējamo datu apjomu.

Ievērojot iepriekš minēto, nepieciešams skaidri un viennozīmīgi noteikt par pretendentu apstrādājamo datu apjomu vienā normā, izvairoties no savstarpēji pārklājoša regulējuma. Ievērojot dažādus datu apstrādes mērķus un to izpildei nepieciešamo datu apjomu, regulējumam par to, kādus datus apstrādā par izglītojamo un kādus datus par pretendentu, jābūt nodalītam, nevis noteiktam vienā normā.

Papildus Noteikumos ir jānoregulē jautājums attiecībā uz Fizisko personu reģistra datu par pretendentu arhivēšanu tiklīdz pretendents kļūst vai nekļūst par izglītojamo.

Jau sadarbības sākumposmā Pārvalde norādīja uz būtiskiem personas datu aizsardzības riskiem, kas izriet no tā, ka katrai pašvaldībai normatīvajos aktos un saistošajos noteikumos ir noteikti atšķirīgi izglītības iestāžu uzņemšanas prioritātes kritēriji (piemēram, bērna deklarētā dzīvesvieta pašvaldībā, brāļu vai māsu mācības attiecīgajā izglītības iestādē u. tml.). Izglītības un zinātnes ministrijas pārstāvji apliecināja, ka risinājums būs pielāgojams pašvaldību atšķirīgajām prasībām, vienlaikus Noteikumu projekts un tā anotācija pieeju pēc diferencēta datu apstrādes modeļa neparedz.
Ievērojot iepriekš minēto, Noteikumu projektā ir jābūt noteiktam, ka tie Fizisko personu reģistra dati, kuri tiek apstrādāti prioritātes noteikšanai tiek iegūti tikai gadījumos, kad to apstrādi paredz konkrētās pašvaldības saistošie noteikumi.

-

Valsts izglītības informācijas sistēmas noteikumu (turpmāk – noteikumi) 4. punktā jau ir noteikts, ka Izglītības un zinātnes ministrija ir sistēmas pārzinis. Savukārt no grozījumu 2. punkta, kas paredz noteikumu 3. punkta jauno redakciju, izriet, ka Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums ir sistēmas sastāvdaļa, līdz ar ko secināms, ka arī šī risinājuma pārzinis ir Izglītības un zinātnes ministrija. Līdz ar to jaunais punkts “Izglītības un zinātnes ministrija ir sistēmas pārzinis attiecībā uz Pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājuma tehnisko uzturēšanu, drošības nodrošināšanu un datu apmaiņas saskarņu uzturēšanu ar citām informācijas sistēmām” varētu tikt uzskatīts par dublējošu jau noteikto regulējumu. Turklāt formulējums “sistēmas pārzinis attiecībā uz … tehnisko uzturēšanu” varētu nebūt pilnībā atbilstošs sistēmas pārziņa jēdzienam, jo sistēmas pārzinis ir konkrēta loma, kas ietver informācijas sistēmas darbības organizēšanu un vadību kopumā, un to nevar attiecināt uz atsevišķām funkcijām vai darbībām, līdz ar to sniedzu priekšlikumu precizēt formulējumu, nosakot konkrētas funkcijas un uzdevumus, ko Izglītības un zinātnes ministrija veic kā sistēmas pārzinis, kā arī, ja nepieciešams, skaidri nosakot, attiecībā uz kādiem personas datu apstrādes procesiem tā ir datu pārzinis.
 

-

Sniedzu priekšlikumu norādīt datu subjektu kategorijas, lai nodrošinātu skaidru izpratni par to, uz kuriem datu subjektiem attieksies profilēšana vai automatizēta lēmumu pieņemšana, ieviešot jauno funkcionalitāti (piemēram, attiecībā uz pretendentiem uz uzņemšanu izglītības iestādē).
 

-

Saskaņā ar datu aizsardzības regulējumu datu pārziņa statuss tiek noteikts attiecībā uz personas datu apstrādi (tās nolūkiem un līdzekļiem), nevis attiecībā uz pašu lēmumu pieņemšanu, kas ir apstrādes rezultāts, līdz ar to sniedzu priekšlikumu precizēt formulējumu, paredzot, ka pašvaldība vai izglītības iestāde ir datu pārzinis attiecībā uz personas datu apstrādi, kas saistīta ar lēmumu pieņemšanu par izglītojamā uzņemšanu, un nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus saskaņā ar pašvaldības saistošajiem noteikumiem.
 

-