Atzinums

Noteikumu projektā nav iekļautas prasības dokumentārajam noformējumam digitalizācijas procesam, atbilstoši dotajam deleģējumam Ministru kabinetam un šobrīd projektā iekļautajam 1.2.punktam. Projektā, iekļaujot prasības par kārtību, kādā nodrošināms dokumentārais noformējums digitalizācijas procesam, jānodrošina arī Arhīvu likuma 9. panta prasību izpildi attiecībā uz dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, lai atbilstoši Arhīvu likuma 10.panta pārvērstajam dokumentam būtu juridisks spēks. Saskaņā ar noteikumu 169.3. apakšpunktu, pēc deklasificēšanas pastāvīgi glabājamie dokumenti jānodod valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam (turpmāk - LNA), iespējams nākotnē arī ilgstoši glabājamie elektroniskie dokumenti. Līdz ar to dokumentu pārvēršanai elektroniskā formā jāatbilst Arhīvu likuma prasībām, lai tiktu nodrošināts pārvērsto dokumentu autentiskums, integritāte un juridiskais spēks. Pašreizējais Projekta regulējums neatbilst Arhīvu likuma 9.panta prasībām, tas ir jāprecizē un jāizstrādā atbilstoši Arhīvu likuma prasībām, lai atbilstoši Arhīvu likuma 10.pantam iegūtajam dokumentam būtu tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam publiskajam papīra dokumentam.

-

Nav saprotama 169.4. apakšpunkta regulējuma iekļaušana 169. punktā -  tā būtība, saturiskā jēga, jo no pašreizējās 164.4.apakšpunkta redakcijas visu klasificētu papīra dokumentu digitalizācija kļūst par  obligāti veicamu darbība, bet citos punktos digitalizācija tiek noteikta kā brīvprātīga (ar iestādes vadītāja lēmumu - 170.punkts un 171. prim punkts). 

-

Nav saprotams, kāds ir šādas drošas elektroniskās parakstīšanas mērķis. Juridiski tas nav ne dokumenta oriģināls ne arī noteiktajā kārtībā apliecināts dokumenta atvasinājums. Elektronisko dokumentu likuma 3. un 5. pants nosaka prasības elektronisko dokumentu oriģinālam un atvasinājumiem. Elektronisko dokumentu likuma 6.panta otrā daļa nosaka, ka papīra dokumenta elektroniskajai kopijai, norakstam vai izrakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja persona, kurai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir tiesības apliecināt dokumentu oriģinālu kopijas, norakstus vai izrakstus, ir apliecinājusi tā pareizību ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu vai elektronisko parakstu, ja puses šā likuma 3.panta otrajā daļā noteiktajā kārtībā rakstveidā vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu, un tas atbilst normatīvo aktu prasībām. Savukārt, lai no papīra dokumenta elektroniskā formā pārvērstais dokuments iegūtu juridisku spēku ir jānodrošina Arhīvu likuma 9. panta un likuma "Par valsts noslēpumu" 7. panta otrās daļas prasību izpilde par digitalizācijas procesa dokumentāru noformēšanu.

-

Nav saprotams, kas un ko tieši paraksta, kāds dokuments tiek radīts parakstīšanas rezultātā. Lūdzam precizēt punktu vai skaidrot to anotācijā, konkretizējot parakstīšanas mērķi un parakstītā dokumenta juridisko statusu.
Vēršam uzmanību, ka juridiski tas nav ne dokumenta oriģināls, ne arī noteiktajā kārtībā apliecināts dokumenta atvasinājums. Dokumenta atvasinājuma juridisko spēku nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums, kura 6.panta sestā daļa nosaka, ka atvasinājumam ir juridisks spēks, ja var uzrādīt dokumenta oriģinālu. Savukārt, lai no papīra dokumenta elektroniskā formā pārvērstais dokuments iegūtu juridisku spēku ir jānodrošina Arhīvu likuma 9. panta un likuma "Par valsts noslēpumu" 7. panta otrās daļas prasību izpilde par digitalizācijas procesa dokumentāru noformēšanu.
Papildus lūdzam papildināt ar rīcību, kādā var veikt digitalizāciju augstākās slepenības pakāpes valsts noslēpuma dokumentiem (konfidenciāli, slepeni, sevišķi slepeni), ja iestādē nav akreditēta informācijas sistēma.

-

Nav saprotams, kas ietilpst normas regulējumā "atbilstību normatīvajos aktos noteiktajā datu glabāšanas laikā". Atbilstību kam -glabāšanas termiņam vai kam citam"? Aicinām lietot vienotu terminoloģiju un vārda "datu" vietā lietot "dokumentu", jo saskaņā ar Arhīvu likuma 1.panta 8.punktu dokuments ir informācija, kas radusies, saņemta vai pārvērsta citā formā uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību.

-