Atzinums

Saskaņā ar Administratīvās  atbildības likumu administratīvā pārkāpuma procesu uzsāk nevis ierosina. Normas teksts "valsts vai pašvaldības iestādes amatpersona, kas ierosinājusi administratīvā pārkāpuma procesu" norāda uz subjektu, kurš informāciju ievada, proti, amatpersona, kas ierosinājusi (pareizi būtu - uzsākusi)  administratīvā pārkāpuma procesu. Faktiski pareizi būtu norādīt uz subjektu - iestādi, kuras  amatpersona administratīvā pārkāpuma procesu uzsākusi. 

3.2. atbilstoši šo noteikumu 2.4. apakšpunktā noteiktajam - valsts vai pašvaldības iestāde, kuras amatpersona uzsākusi administratīvā pārkāpuma procesu;

No minētā izriet, ka e-lietas platformā piekļuvei galējam nolēmumam nav  ierobežota termiņa. Lai nodrošinātu konkrētās lietas arhivēšanu (jo arhivē visu/pilnu lietu (arī tās galējo nolēmumu)), ierosinām normu papildināt ar atruna par elektronisko nolēmuma kopiju, kas pieejama skatīšanās režīmā nepārtraukti e-lietas platformā. Šādā gadījumnā pati lieta ir arhivējama kā viens kopums.

E-lietas platforma nodrošina nepārtrauktu piekļuvi procesos elektroniskā vidē pieņemtajiem galīgajiem nolēmumiem un citiem e-lietas dokumentiem, līdz arhivēšanas brīdim.
Valsts un pašvaldības iestādes savās pamatdarbības informācijas sistēmās nodrošina atzīmes pievienošanu galīgajam nolēmumam, kura elektroniskā formāta kopija ir pieejama e-lietas platformā arī pēc lietas arhivēšanas.

Minēto punktu sadalīt divos atsevišķos punktos. 8.punkta pirmo teikumu izsakot jaunā redakcijā. 

8.punkta otrais teikums par E-lietas datiem, kas nodoti LNA saglabāšanā arī pamatdarbības informācijas sistēmā, radīs papildus slogu informācijas sistēmu turētājiem, tāpat arī no datu aizsardzības regulas viedokļa (papildus risks glabāt personu datus divās vietās). Nebūtu pieļaujama datu dublēšana - lietu vai nu tur visu periodu pamatdarbības informācijas sistēmā un tad arhivējot nodod arhīvā (dzēšot no pamatdarbības informācijas sistēmas) vai arī pabeigtu tur līdz nepieciešamībai un tad nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā, kurš  vajadzības gadījumā to var izsniegt, līdz ar to neradot slogu pamatdarbības informācijas sistēmu turētājiem. 
 

8.punkta pirmo teikumu izsakot šādā redakcijā: "Pēc tam, kad pamatdarbības informācijas sistēmā pastāvīgi glabājamiem e-lietas datiem tiek pievienota atzīme, ka tie nododami glabāšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā, e-lietas dati, izmantojot e-lietas platformas koplietošanas rīku ''Arhivēšanas rīks'', Latvijas Nacionālajam arhīvam tiek nodoti formātā, kādu tas noteicis.

8.punkta otro teikumu izsakot jaunā redakcijā: "E-lietas dati, kas tiek nodoti Latvijas Nacionālajā arhīvā, no  pamatdarbības informācijas sistēmām tiek dzēsti." 

Saskaņā ar Administratīvās atbildības likumu administratīvā pārkāpuma procesu uzsāk nevis ierosina.
Normas teksts "valsts vai pašvaldības iestādes amatpersona, kas ierosinājusi (pareizi būtu "uzsākusi") admistratīvā  pārkjāpuma procesu, norāda uz subjektu, proti, amatpersonu. Pareizi būtu norādīt uz subjektu - iestādi.

13.3. valsts vai pašvaldības iestāde, kuras amatpersona uzsākusi administratīvā pārkāpuma procesu - administratīvā pārkāpuma procesa ietvaros;

Iestādē, kas ir lietas veidotājs, ir jāvar redzēt un iespēju robežās mainīt atzīmes par datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā vai nenodošanu kontekstā ar vispārējo fonda lietas veidošanu un datu aprakstīšanu. Tāpat vēlamies uzvērt, ka atlasot lietas nodošanai arhīvā, tās netiek dalītas pēc teritoriālā principa (e-lietas tiek nodotas vienkopus vienā uzziņu sistēmā, nedalot tās pēc teritoriālās piekritības).Lūdzam mainīt 11.punkta redakciju.
 

Atzīmi par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā līdz iestājas šo noteikumu 2. punktā noteiktais termiņš var pievienot jebkura šo noteikumu 10. punktā minētā valsts un pašvaldības iestāde, ja iestādes vadītāja noteiktajā kārtībā, izvērtējot e-lietas datus, secina, ka, e-lietas datiem ir arhīviska vērtība. Atbildīgās e-lietas datu sagatavotāju iestādes arhīvisti veic atzīmes izvērtēšanu un konkrētās lietas aprakstīšanu, par izmaiņām ietverot atzīmi iestādes uzskaites sarakstos un fonda aprakstā. Valsts un pašvaldības iestādes, atlasot nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā e-lietas datus, veido uzziņu sistēmu atbilstoši iestādes fonda piekritībai. 

Iestādei, kura nav iesaistīta procesā,  nebūtu jāvar mainīt citas iestādes vestās e-lietas atzīmi par lietas nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, vai, ja šādu funkcionalitāti portāls piedāvā, tad e-lietas veidotāja iestādei ir jāvar redzēt šo piedāvāto atzīmi, izvērtēt un akceptēt lietas nodošanu vai neakceptēt lietas nodošanu. Minētā funkcionalitāte ir iestāžu arhīva kompetence vērtēt un pēc tam veikt izmaiņas iestādes uzziņu sistēmā un fonda aprakstā. Iestāde, kas ir lietas veidotājs, ir jāvar redzēt un iespēju robežās mainīt atzīmes par datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā vai nenodošanu kontekstā ar vispārējo fonda lietas veidošanu un datu aprakstīšanu. 
 

-

Šajos noteikumos būtu jāietver arī pienākumi e-lietas platformas pārzinim - piem. ka viņam ir arī arhīvista loma, datu administrētāja loma un citas lomas - no noteikumiem nav skaidrs kādi būs pārziņa pienākumi un kāda būs iestāžu atbildība. 

-

Būtu nepieciešams papildināt ar tekstu, ka ir jānodrošina atzīmes pievienošana par noteikumu projekta 2. punktā noteiktā gadījuma iestāšanos. Atzīme, kad e-lietas dati arhivējami, ir redzama e-lietas datu aprites elektronisko lietu katalogā un iestādes pamatdarbības informācijas sistēmās. Pievienojot šo atzīmi, pamatdarbības informācijas sistēmās būs ievadāms arī datums, kurā nodrošināma konkrēto e-lietas datu pārvietošana uz pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidi. E-lietas platformā ir iestrādāts notifikācijas serviss, kas pēc minētās atzīmes pievienošanas un datuma ievadīšanas pamatdarbības informācijas sistēmās atgādina par attiecīgo e-lietas datu arhivēšanu noteiktajā laikā, kā arī kriminālprocesa un administratīvo pārkāpumu procesa ietvaros piedāvā paziņojumu nosūtīšanu saistītajām pamatdarbības informācijas sistēmām par attiecīgu e-lietas datu arhivēšanu viena procesa ietvaros. Līdz ar to nodalot pamatdarbības procesu no atbalsta (izveidojot arhīvista lomu, kuru var veikt arī atbalsta struktūrvienības - atslogojot pamatdarbības struktūrvienības un to informācijas sistēmas).
 

Valsts un pašvaldības iestādes pārtrauc e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā un glabā e-lietas datus tikai savā pamatdarbības informācijas sistēmā, neveicot šo e-lietas datu apstrādi (turpmāk ‑ arhīva vide), par to izdarot atzīmi par to izdarot atzīmi

Papildināt punktu par lietu glabāšanas termiņu - kas attiecībā uz arhivēšanu ir būtiskākais (attiecībā uz atlasi būs lietas pabeigšanas datums, bet uz arhivēšanu lietas glabāšanas termiņš)


 

Izteikt 3 punktu šādā redakcijā: Atzīmi par šo noteikumu 2.punktā noteiktā gadījuma iestāšanos, e-lietas pabeigšanas datumu un lietas glabāšanas termiņu savā pamatdarbības informācijas sistēmā ievada:

piedāvājam, papildināt ar norādi, ka e-lietas datus glabā tādos termiņos, kādus iestāde ir saskņojusi ar  Latvijas Nacionālo arhīvu (VID ir atšķirīgi, saskaņoti glabāšanas termiņi, nosakot lietu % kurš būtu glabājams pastāvīgi un to lietu apjomu, kas nav pastāvīgs, pēc konkrētā ar LNA saskaņotā termiņa beigām drīkst iznīcināt) - vēlamies, lai tā būtu arī turpmāk, atslogojot gan VID, gan Latvijas Nacionālo arhīvu. Šis punkts varētu būt atšķirīgs ņemot vērā arī jomas, kuras pārstāv iestādes, kā arī dokumentu arhīvisko vērtību konkrētajos gadījumos. 
 

Ja ar Latvijas Nacionālo arhīvu nav saskaņoti citi ghlabāšanas termiņi, valsts un pašvaldības iestādes savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē e-lietas datus glabā, ievērojot šādus termiņus:
 

Lietu uzskaites sarakstus un aktu par dokumentu nodošanu vai pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā var sagatavot tikai iestādes arhīvists. Būtu nepieciešams izdalīt lomu - arhīvists, kurš būs atbildīgs par lietu nodošanu arhīvā un dzēšanu no informācijas sistēmas. 

-

No šī punkta normām nav skaidrs, kā nosaka materiālu apjomu, proti, pēc kādām pazīmēm nosaka (salīdzina) papīa formāta materiālu apjomu ar elektroniskā formāta materiālu apojomu. 
Lūgums anotācijā ietvert skaidrojumu, pēc kādām pazīmēm šī punkta piemērošanas vajadzībām nosaka (salīdzina) papīra formāta un elektroniskā formāta materiālu apjomu. 

-

Pielikumu glabāšanas  termiņiem lūdzam vai nu papildināt jaunā redkacijā vai noteikt, ka iestāde pati saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu var noteikt citus glabāšanas termiņus. 
 

Krimināllietas VID tiek kārtotas 3 līmeņos - 1. Kriminālprocesa likuma kārtībā pārbaudītie materiāli, par kuriem pieņemts lēmums par atteikšanos uzsākt kriminālprocesu (glabāšanas termiņš ir 5 gadi no lēmuma pieņemšanas dienas, izvērtē ekspertu komisija, nosakot 1% kā pastāvīgi glabājamās lietas); 2.Izbeigto kriminālprocesu, kas kvalificēti kā kriminālpārkāpumi, mazāk smagi un smagi noziegumi ( 10 gadi no lēmuma pieņemšanas dienas, izvērtē ekspertu komisija, nosakot 1% kā pastāvīgi glabājamu) 3. Izbeigto kriminālprocesu, kas kvalificēti kā sevišķi smagi noziegumi, lietas (15 gadi no lēmuma pieņemšanas dienas, izvērtē ekspertu komisija, 1% noteikts kā pastāvīgi glabājams) vai ietverta atzīme par citiem glabāšanas termiņiem, kas ietverti iestādes lietu nomenklatūrā, iestādei tos saskaņojot ar Latvinas Nacionālo arhīvu