Atzinums

Iepazīstoties ar informatīvajā ziņojumā iekļauto informāciju, DVI nepiekrīt sākot ar 2026.gadu piedalīties pilotprojektā Tieslietu ministrijas un tās padotības iestāžu integrācijai ar VDVC, jo ievērojot iestādes iekšējo kapacitāti un jau uzsāktos integrācijas procesus, neredzam iespēju pievienoties pilotprojektam, kamēr nav sniegta skaidra atbilde uz šādiem jautājumiem:
1. Ņemot vērā, ka sistēma paredz standartizētus risinājumus iestādes dokumentu pārvaldībai, nepieciešams gūt skaidrību, kādas ir iespējas sistēmu personalizēt un pielāgot iestādes darbības specifikai un vajadzībām. Norādām, ka šobrīd DVI iekšējā sistēma EDUS, ir vairākas funkcionalitātes, kas ir plašākas, nekā tikai lietvedībā, piemēram, sistēmā ir integrētas arī kvalitātes vadības un biznesa procesu funkcijas. Līdz ar to mums ir svarīgi, ka ieviešot jauno centralizēto lietvedības sistēmu, DVI spēj pilnvērtīgi tajā nodrošināt visas iestādei nozīmīgās funkcijas; 
2. Ņemot vērā, ka informatīvajā ziņojumā ir uzsvērta procesu digitalizācijas nozīme, piešķirot lielāku nozīmi procesa vienkāršošanai un paātrināšanai, vēlamies noskaidrot, kādas ir VDVC iespējas saslēgties ar citām informācijas sistēmām, lai tās savstarpēji saintegrētu, piemēram, APAS, ESTAPIKS, TAP, jo šobrīd priekšlikums paredz tikai dokumentu pārvaldības centralizētu risinājumu ieviešanu, kas bieži vien ir tikai daļa no plašāka procesa, kurā nepieciešama vairāku sistēmu savstarpēja saslēgšana un mijiedarbība. DVI kā nelielai iestādei ar mazu darbinieku skaitu sistēmu savstarpējā integrācija ļautu mazināt manuālā darba apjomu, nodrošinot vienotu un efektīvu procesu pārvaldību; 
3. Uzskatām, ka centralizējot pakalpojuma sniedzēju pastāv risks izveidoties monopola situācijai, kas var ietekmēt gan pakalpojuma kvalitāti un ilgtspēju, piemēram, pakalpojuma sniedzējs vairs nenodrošina pakalpojumu,  gan izmaksu pieaugumu risku, jo pakalpojumu sniedzējs var paaugstināt pakalpojuma maksu. Lai gan informatīvā ziņojuma tekstā šie riski ir pieminēti, neredzam skaidrus priekšlikumus šo risku novēršanai un minimizēšanai; 
4. Tā kā DVI jau ir sava iekšējā sistēma, kurā ir uzkrāts ievērojams datu apjoms, kas nepieciešams iestādes pamatfunkciju nodrošināšanai, nepieciešams gūt skaidrību, kādi būs datu migrācijas risinājumi un procesi, ievērojot to, ka visām Tieslietu resora iestādēm ir savas lietvedības sistēmas, pastāv risks, ka dati var pazust vai netikt pārnesti pilnībā sistēmu pielāgošanas procesā. Uzskatām, ka pirms pilotprojekta uzsākšanas būtu svarīgi atrunāt, kā notiks datu migrācija un kā tiks nodrošināta šo datu integritāte pārejas laikā; 
5. Informatīvajā ziņojumā nav arī sniegta pilnīga informācija par centralizācijas izmaksām, proti trūkst informācijas par reālām izmaksām, ko šīs sistēmas ieviešana radīs iestādēm. Šobrīd DVI ir optimizēti visi administratīvie procesi un ir tikai viens darbinieks, kas nodrošina lietvedības un dokumentu pārvaldības funkciju. Tāpēc pirms lēmuma pieņemšanas, DVI būtu svarīgi saņemt pilnu informāciju par potenciālajām izmaksām, gan pievienojoties pilotprojektam, gan pēc tam lietojot VDVC (uzturēšanas izmaksas), lai izvērtētu to ietekmi uz iestādes budžetu. 
Ievērojot visus iepriekš minētos apsvērumus, vēlamies iegūt plašāku informāciju par to, kādas ir lietvedības sistēmas pielāgošanas iespējas, iepazīstoties ar citu iestāžu pieredzi un praksi šādas sistēmas ieviešanā, kā arī saņemt atbildes uz iepriekš identificētajiem neskaidrajiem jautājumiem.
Vienlaikus neiebilstam jau kopš pilotprojekta uzsākšanas Tieslietu resora iestādēs, iesaistīties pilotprojekta ieviešanas koordinācijas darba grupā, ja tāda tiks izveidota, lai izvērtētu gan citu iestāžu praksi un pieredzi, ieviešot jaunos risinājumus, gan jau pilotprojekta izstrādes procesā, norādītu uz iespējamiem sistēmas pielāgošanas risinājumiem, kas ir nepieciešami, ievērojot DVI iekšējos darba organizācijas procesus.  
 

-

Lūdzam precizēt informatīvā ziņojuma grafikā "Dokumentu apstrāde Tieslietu resorā" (9. lp.) iekļauto informāciju, norādot, ka DVI dokumentu pārvaldību un lietvedību nodrošina tikai 1 darbinieks (nevis 3). 

-