Atzinums

VSAA grāmatvedības funkcijai būtu piešķirams izņēmuma statuss, līdzīgi kā izņēmumi ir arī citās valstīs, nepakļaujot VSAA grāmatvedības uzskaiti centralizācijai.

Iespējamā pāreja uz HORIZON nav tikai tehniska risinājuma maiņa -  jāņem vērā jau ieguldīto resursu apjomu esošajā sistēmā un tās papildinājumos. Ir jārēķinās ar būtiskiem ieguldījumiem, t.sk. finanšu, darbu sarežģītību, ilgtermiņu un pārejas iespējamām negatīvām sekām - ietekmi ne tikai uz grāmatvedības uzskaites pareizību un pilnību, bet uz pakalpojumu izmaksas nepārtrauktību VSAA klientiem un sekām uz pensiju 2.līmeņa dalībniekiem.  

1) VSAA grāmatvedības IS ir SunSystems (kopš 1999.gada), kas tika  ieviesta ar Pasaules bankas atbalstu (t.sk., aizdevumu) un ārvalstu speciālistu palīdzību. Iepriekš bija Bilance.
Gadu laikā SunSystems ir veikti nepārtraukti uzlabojumi, ieviestas dažādas palīgprogrammas, piemēram, maksājuma uzdevumu importēšanai eKasē ar palīgprogrammu starpniecību datņu veidā. Datņu apmaiņai ar Valsts kasi tiek izmantoti speciāli Excel rīki – makrosi, kas satur gan SQL script, gan MS VB (Visual Basic) programmētus.
2) VSAA grāmatvedības IS reģistrēta kā valsts nozīmes IS (reģistrēta VIRSIS).
3)  Grāmatvedības uzskaite nodrošina nodalītu ieņēmumu un izdevumu uzskaiti, aptverot piecus speciālos budžetus (valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras speciālais jeb administratīvais un četri pakalpojumu budžeti: valsts pensiju, nodarbinātības, darba negadījumu un invaliditātes, maternitātes un slimības speciālie budžeti), kā arī VSAA administrējamo valsts pamatbudžeta programmu un valsts fondēto pensiju shēmas grāmatvedības uzskaiti.
4) Personāla pārvaldības un algu aprēķiniem tiek izmantota cita sistēma - Personāla vadības un finanšu uzskaites sistēma HRB v.5.6. Grāmatvedības IS no HRB saņem datnes, kuras importē  saimnieciskās darbības uzskaites datu bāzē.

Pastāv risks, ka pie iespējamas centralizācijas būs nepieciešams ilgs pārejas periods vai paralēlās darbināšanas periods, kura laikā var tikt  būtiski ietekmēta klientiem izmaksājamo pakalpojumu izmaksas nepārtrauktība, kā arī pastāv kļūdainu un nepamatotu izmaksu, t.sk., nodokļu ieturējumu risks. Pastāv pensiju 2.līmeņa darījumu veikšanas termiņu neievērošanas risks, kas nesīs zaudējumus 2.līmeņa dalībniekiem. Var tikt apdraudēta pilnīga un patiesa gada finanšu pārskata sagatavošana, ar necaurspīdīgu un nepareizu grāmatvedības uzskaiti.
Risks ir arī nesamērīgas iespējamās centralizācijas izmaksas, jo esošā Grāmatvedības IS ir saskarne ar VSAA pamatdarbības sistēmu– Sociālās apdrošināšanas informācijas sistēma (SAIS). Grāmatvedības funkcijas veikšanai no SAIS, t.sk. caur SAIS Lietvedības moduli, atbilstoši  Grāmatvedības IS struktūrai tiek saņemti iekšējie darījumu attaisnojuma dokumenti, t.sk., datņu veidā, importēšanai Grāmatvedības IS un maksājumu veikšanai (pakalpojumu izmaksas nodrošināšanai.
Minētie riski un augstās ieviešanas (centralizācijas) izmaksas (dēļ sarežģītības) nav samērojami ar kādiem iespējamiem administratīvo resursu ieguvumiem;
Nav pamatoti un ir nelietderīgi nodalīt un centralizēt tikai administratīvā budžeta grāmatvedības uzskaiti no pārējo četru speciālo budžetu, VSAA administrējamo valsts pamatbudžeta programmu un valsts fondēto pensiju shēmas grāmatvedības uzskaites, jo tādejādi var tikt kropļoti speciālā budžeta veidošanas,  administrēšanas un uzskaites un konsolidācijas principi, uz kuriem balstītas ir saistītās sistēmas, piem., Valsts kases e-pārskati, e-tāmes.
 

-

22. lp. Par  rezultatīvo rādītāju: “c) priekšlikums par laika grafiku, kādā iestādēm pakāpeniski obligāti būtu jāpāriet uz centralizēto modeli, ņemot vērā, ka viens no ANM plāna rezultatīvajiem rādītājiem 2026. gadā ir: "15 % no kopējā darbinieku skaita tiešajā publiskajā pārvaldē saņem centralizētus grāmatvedības un cilvēkresursu vadības pakalpojumus no vienotā risinājuma pakalpojumu sniedzēja".
Ņemot vērā, ka plānots izvērtēt alternatīvas, rezultatīvo rādītāju - 15% - izvirzīt ir par agru.
 

-

22. lp. Par šo: “(8) Virzība uz valsts pārvaldes atbalsta funkciju – grāmatvedības uzskaite un personāla lietvedība – centralizāciju (vienotu grāmatvedības uzskaites un personāla uzskaites procesu realizēšana un centralizētas informācijas sistēmas ieviešana) un stratēģisko cilvēkresursu vadības procesu standartizēšanu tiks īstenota, pielietojot ES Tehniskā atbalsta instrumenta projekta rezultātus un ANM plāna digitālās komponentes ietvaros kā reformu investīcijas pasākums, kas paredz centralizētas IS realizēšanu vienoto pakalpojumu centra izveides ietvaros (reformu investīcijas pasākumu plānots realizēt līdz 2026. gadam).”.
Personāla lietvedības centralizācija veicama, kad ir standartizēti vairāki personāla lietvedības procesi. Nav skaidra frāzes “stratēģisko cilvēkresursu vadības procesu standartizēšana” lietojuma nozīme.
 

-

20. lp. Kopsavilkuma 10. secinājums par situāciju, ja valstī pieņem lēmumu IET uz centralizētu modeli, pagaidām ir nepamatots.
 

-

19. lp. Kopsavilkuma 1. un 2. secinājumi par situāciju, ja  valstī pieņem lēmumu NEIET uz centralizētu modeli, ir tendenciozi, ignorējot iepriekšējos sasniegumus centralizācijas procesos VPRP2020 ietvaros, kā arī notiekošos procesus resoros ieviest un attīstīt vienotu dokumentu pārvaldības sistēmu. 
Lai standartizētu grāmatvedību un personāla lietvedību, nav obligāti jāveic centralizācija. Šo standartizāciju var panākt ar normatīvajiem aktiem, kur būtu vadlīnijas, metodikas u.tml. Tomēr esošā situācija liecina par pretējo. Saeimā ir apstiprināti un 2022.gada 1.jūlijā stāsies spēkā grozījumi Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā, kas ir vērsti uz decentralizētu pieeju un atlīdzības politikas individualizēšanu katrā iestādē, savukārt izstrādātajā informatīvajā ziņojumā tiek izvirzīti mērķi par stratēģisko cilvēkresursu vadības procesu standartizāciju.
Vienlaikus Ziņojuma 10.lp., iekļautais apgalvojums, ka “saistībā ar personāla lietvedības funkcijas brieduma pakāpi valsts pārvaldē Vienoto pakalpojumu centra kontekstā ir plānots standartizēt plašāka mēroga atbalsta procesus un veidot vienotu sistēmu, t. sk. personāla attīstību un apmācību, personāla atlasi, talantu vadību un novērtēšanu, kas ir būtiskas stratēģiskās cilvēkresursu vadības komponentes” un ka “strādājot ar cilvēkresursu jautājumiem stratēģiskās vadības līmenī valsts pārvaldei nākotnē tiks piesaistīts augsti kvalificēts darbaspēks, katram darbiniekam nodrošinot pielāgotu profesionālo izaugsmi un mācīšanās iespējas” rada jautājumus, pamatojoties uz kādiem izpētes datiem šādi pieņēmu tiek izdarīt. Jau šobrīd valsts pārvaldē darbojas gan viens, gan otrs modelis.
 

-

17. lp.  Ceļa kartes posmā “No 2021. līdz 2026. gadam Valsts kase turpina pārņemt resorus un iestādes, kas vēlas saņemt grāmatvedības un personālvadības uzskaites informācijas sistēmas pakalpojumu uz iniciatīvas pamata (šobrīd noris sarunas par grāmatvedības uzskaites un personālvadības uzskaites informācijas sistēmas pakalpojuma nodrošināšanu Ekonomikas ministrijas resoram).” nav uzsvara uz pieredzes izvērtēšanu.
Piedāvājums: precizēt “… , iepriekš veicot Finanšu ministrijas un Ekonomikas ministrijas resoru pieredzes analīzi".
 

-

17. lp. - nepiekrītam vispārējam apzīmējumam "stratēģiskā cilvēkresursu vadība" teikumā  “izstrādāti vienoti grāmatvedības uzskaites un stratēģiskās cilvēkresursu vadības procesi;”.
Piedāvājums: nomainīt “stratēģiskā cilvēkresursu vadība” uz “personāla lietvedība”.

izstrādāti vienoti grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības procesi

16. lp. – sadaļā par ilgtermiņa vīziju nav apraksta par vīziju attiecībā uz personāla lietvedības funkciju.
Piedāvājums: papildināt ar vīziju attiecībā uz personāla lietvedības funkciju.

-

15. lp. - nepiekrītam vispārējam apzīmējumam "cilvēkresursu pārvaldība" : “2026. gadā – "Sāk darboties vienots risinājums un pakāpeniski tiek sākta tādu atbalsta funkciju kā grāmatvedības un publiskās pārvaldes cilvēkresursu pārvaldības centralizācija. Vismaz 15 % no kopējā darbinieku skaita tiešajā pārvaldē saņem centralizētus grāmatvedības un cilvēkresursu pārvaldības pakalpojumus no vienotā risinājuma pakalpojumu sniedzēja".
Piedāvājums: nomainīt “cilvēkresursu pārvaldība” uz “personāla lietvedība”.

Sāk darboties vienots risinājums un pakāpeniski tiek sākta tādu atbalsta funkciju kā grāmatvedības un publiskās pārvaldes personāla lietvedības centralizācija. Vismaz 15 % no kopējā darbinieku skaita tiešajā pārvaldē saņem centralizētus grāmatvedības un personāla lietvedības pakalpojumus no vienotā risinājuma pakalpojumu sniedzēja

4. attēls (9. lp.) – nepiekrītam, ka Labklājības ministrija pēc personāla lietvedības funkciju centralizācijas brieduma pakāpes novērtējuma klasificēta zemā brieduma pakāpē. Līdzīgi kā grāmatvedības funkcijai (kas ziņojumā klasificēta vidējā brieduma pakāpē) ministrija nodrošina centralizēto personāla lietvedību trim padotības iestādēm, ir aprakstīti personāla lietvedības procesi vismaz daļēji visās resora iestādēs.
Piedāvājums: klasificēt Labklājības ministrijas personāla lietvedības funkciju centralizācijas brieduma pakāpi kā vidēju.

-

Attiecībā uz centralizētā datu centra un biznesa analītikas izveidi nav skaidrs, kāds ir iecerēts sadarbības modelis ar iestādēm: kā tas ietekmēs iestāžu nodarbināto slodzi datu sagatavošanai un nodošanai? kādas būs iestāžu tiesības darbam ar centralizētām datubāzēm? vai ministrijām nāksies maksāt par piekļuvi saviem un resora datiem?
Piedāvājums: papildināt ziņojumu, aprakstot galvenos sadarbības principus centralizētā datu centra un biznesa analītikas izveidē un izmantošanu.

-

Nav norādes par pieeju IT risinājuma ieviešanai vienotā pakalpojumu centra darbības nodrošināšanai: vai tas būs principiāli jauns izstrādāts IT risinājums, vai būs un cik lielā mērā izmantoti esošie IT risinājumi iestādēs? Iestādēm, ejot līdz digitalizācijas tendencēm, IT infrastruktūras attīstība nozīmē salīdzinoši lielus finanšu ieguldījumus. Tāpēc iestādēm svarīgi zināt, kā plānot un sadalīt finanšu resursus IT infrastruktūrai vismaz vidējā termiņā, lai resursi tiktu izmantoti racionāli.
Piedāvājums: papildināt ziņojumu, norādot pieeju IT risinājuma ieviešanai vienotā pakalpojumu centra darbības nodrošināšanai.

-

Trūkst informācijas par iestāžu turpmākas rīcības plānu: kādai jābūt iestāžu iesaistei? Kādas jāveic darbības?
Piedāvājums: papildināt ziņojumu ar konkrētāku aprakstu par iestāžu iesaisti standartizēšanas un centralizēšanas procesos.

-

Trūkst konkrētākas informācijas par standartizācijas un centralizācijas tvērumu: kādus grāmatvedības un personāla lietvedības apakšfunkcijas, uzdevumus vai lēmumu pieņemšanas līmeņus aptver standartizēšana un centralizēšana? Kas paliek iestāžu pārziņā un ko iekļaus vienotais pakalpojumu centrs?
Pieņemot, ka izmaiņas skars iestāžu personāla dokumentu pārvaldību, kāda ir vīzija par cilvēkresursu vadības lomu pašās iestādēs?
Piedāvājums: papildināt ziņojumu ar konkrētāku aprakstu par standartizācijas un centralizācijas tvērumu.

-

Trūkst pamatotības personāla lietvedības centralizācijas paplašināšanai. Uzrādītā esošā proporcija - amatu saimē “Personālvadība” klasificēto amatu skaits uz 100 amata vietām ir 0,8. (6. lp.) - , ņemot vērā gan Ministru kabineta 2010. gada 14. decembra ieteikumus nr. 2 “Valsts pārvaldes iestādes struktūras izveidošanas kārtība”, gan labas prakses piemērus mūsdienu cilvēkresursu vadībā, ir pārāk augsta, kas no vienas puses, nepierāda vajadzību vēl vairāk optimizēties, un, no otras puses, rada šaubas par darba kvalitāti, pilnvērtīgu personāla vadību. Nav uzrādītas proporcijas, uz ko būtu jātiecas (arī piemēros par Somiju un Zviedriju).
Nav pārliecinošu argumentu, ka neveidosies papildu ķēdes personāla lietvedības procesos, jo iestādēs ar personālu saistītu jautājumu risināšana mēdz būt sarežģīta, kas, kā rāda pieredze, prasa ciešu komunikāciju ar nodarbinātajiem un viņu vadītājiem. Sarežģīto personāla jautājumu risināšana maksas pakalpojuma ietvaros var rast risku, ka šādi jautājumi netiek pieteikti vai risināti neefektīvi.
Piedāvājums: 1) papildināt ziņojumu ar argumentiem personāla lietvedības centralizācijas paplašināšanai; 2) norādīt galvenos izmaksu posteņus, uz kā rēķina plānojams iegūt ekonomiju no grāmatvedības un personāla lietvedības centralizācijas paplašināšanas.

-

3., 4., 10., 17., 21.-23. lp. – daudzviet minēta “stratēģiskā cilvēkresursu vadība”, kas Informatīvā ziņojuma kontekstā nav atbilstoša, jo, ņemot vērā Ministru kabineta 2019. gada 17. septembra sēdes protokollēmuma (prot. Nr. 42 27. §) “Informatīvais ziņojums “Valsts pārvaldes reformu plāns 2020. Progresa ziņojums 2018/2019”” 4. punktu, tā priekšmetam jābūt personāla lietvedība. Personāla lietvedība ir viena no cilvēkresursu vai personāla vadības komponentēm un tās pamatā ir personāla dokumentu pārvaldība. Ziņojumā nav sniegtas definīcijas par galvenajiem jēdzieniem un ir novērota nekonsekvence terminu izmantošanā (piemēram, ar vienādu nozīmi izmantoti jēdzieni “personāla lietvedība”, “personāla vadības funkcijas”, “stratēģiskā cilvēkresursu vadība”, “cilvēkresursu uzskaite”). Tas nerada skaidrību par Informatīvā ziņojuma priekšmetu attiecībā uz personāla vadības jomu – ko tieši apsver standartizēt un centralizēt?
Piedāvājums: 1) papildināt ziņojumu ar skaidrojumu par galvenajiem terminiem; 2) pieturēties konsekvencei attiecībā uz ziņojuma priekšmetu un neaizvietot “personāla lietvedību” ar citiem apzīmējumiem.

-

Iebilstam pret formulējumu “stratēģiskās personāla vadības procesi”, jo tas aptver daudz plašāku personāla vadības funkciju un atbildības jomu, nekā to paredz informatīvā ziņojuma priekšmets – “personāla lietvedība”.

Noteikt, ka ministrijām un to padotības iestādēm pēc Finanšu ministrijas (Valsts kases) vai Valsts kancelejas uzaicinājuma ir pienākums iesaistīties nozarei specifisku grāmatvedības uzskaites un personāla lietvedības procesu izstrādē un apstiprināšanā.

Ceļa kartē reformas ieviešanai paredzēt komunikācijas pasākumus ar iestādēm – informatīvos seminārus, darba grupas, pieredzes apmaiņas tikšanās vai tml., ‑ kuru rezultāti tiktu ņemti vērā grāmatvedības un personāla lietvedības funkciju standartizēšanas un centralizēšanas procesos.

-

Papildināt protokllēmumu, norādot finansēšanas avotus Informatīvā ziņojumā ietverto risinājumu un pasākumu īstenošanai.

-