Atzinums

Izziņā norādīts, ka FM iebildums attiecībā uz rīkojuma projekta 1.punkta precizēšanu ir ņemts vērā, taču izskatot precizēto rīkojuma projektu, secināms, ka nav veikti visi nepieciešamie precizējumi, attiecīgi atkārtoti lūdzam precizēt un skaidri norādīt, ka ES fondu finansējuma daļa ir ERAF finansējums, kā arī summas norādīt veselos skaitļos bez cipariem aiz komata.
 

-

Lūdzam papildināt rīkojuma projekta 5.punktu, tajā skaidri norādot provizorisko ikgadējo projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu apmēru, kā arī gadu, no kura tās ir nepieciešamas. Vienlaikus lūdzam 5.punktā aiz vārdiem “normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā” papildināt ar vārdiem “(izdevumu pārskatīšanas procesa ietvaros)”.
 

-

Atkārtoti lūdzam precizēt rīkojuma projekta pasi, norādot detalizētu informāciju par projekta īstenošanas ietekmi uz amata vietu izmaiņām.
Papildus lūdzam arī svītrot norādes par inflācijas ietekmi, ievērojot, ka valsts budžeta bāzes izdevumi netiek indeksēti atbilstoši inflācijai, attiecīgi arī uzturēšanas izmaksas nosakāmas nemainīgā apmērā.
 

-

Izziņā norādīts, ka FM iebildums attiecībā uz anotācijas 3.sadaļas precizēšanu ir ņemts vērā, taču, izskatot precizēto anotāciju, secināms, ka nepieciešamie precizējumi nav veikti. Informējam, ka, izstrādājot tiesību aktu, tā anotācijā ir nepieciešams sniegt skaidrojošu informāciju, lai šajā gadījumā Ministru kabinetam sniegtu visu nepieciešamo informāciju lēmuma pieņemšanai. Šobrīd anotācijas 3.sadaļa nesniedz skaidri saprotamu rīkojuma projekta ietekmi uz valsts budžetu, attiecīgi ir izveidojusies situācija, kad VARAM virza rīkojuma projektu par projekta īstenošanu, kurā netiek sniegta informācija, kāda būs tā finansiālā ietekme tā īstenošanas laikā, kā arī saistībā ar uzturēšanas izmaksām pēc projekta pabeigšanas. Ņemot vērā minēto, atkārtoti lūdzam veikt šādus precizējumus anotācijas 3.sadaļā:
 - aizpildīt 1.1. apakšpunktu norādot projektam plānoto ERAF līdzfinansējuma daļu sadalījumā pa gadiem;
 - aizpildīt 2.1.apakšpunktu, norādot projekta kopsummas pa gadiem, iekļaujot ERAF līdzfinansējuma daļu un valsts budžeta līdzfinansējuma daļu;
 - aizpildīt 5.1.apakšpunktu atbilstoši apmēram, kas tiks norādīts 3.1.apakšpunktā, jo TAP šī summa netiek aprēķināta automātiski;
 - 6.punktā norādīt projekta īstenošanas izmaksu sadalījumu pa gadiem un pa finansējuma avotiem, nodrošinot sasaisti ar 1.1. un 2.1.apakšpunktos norādīto informāciju, kā arī norādītajām projekta kopējām izmaksām;
 - 6.punktā iekļaut informāciju par projekta uzturēšanas izmaksām, sniedzot to aprēķinu un gadu, no kura uzturēšanas izmaksas kļūs aktuālas. Ievērojot, ka ar projektu plānots ieviest centralizētu dokumentu pārvaldības pakalpojumu, kā arī Ministru kabineta 30.09.2025. sēdes protokola Nr. 40 28. § “Informatīvais ziņojums "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos"” 4.punktā noteikto, kas paredz VARAM nodrošināt, ka Vienota dokumentu vadības centra uzturēšana tiks segta no iesaistīto institūciju budžeta esošā finansējuma ietvaros, tad projekta rezultātu uzturēšanas izmaksu segšana ir jāparedz esošo līdzekļu ietvaros. Informējam, ka VARAM norādītais skaidrojums izziņā, ka pirms projektā plānotā centralizētās DVS pakalpojuma iepirkuma un līguma noslēgšanas, nav iespējams noteikt precīzu izmaksu apmēru pēc projekta beigām, nav pieņemams skaidrojums, jo ar rīkojuma projektu tiek piedāvāts apstiprināšanai projekts  “Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē” ar konkrētām projekta izmaksām, tā mērķiem un plānotajām aktivitātēm, attiecīgi ir jābūt iespējamam noteikt provizoriskus aprēķinus arī par uzturēšanas izmaksām pēc projekta pabeigšanas;
 - svītrot 6.2.apakšpunktā norādīto atsauci par inflācijas ietekmi, ievērojot, ka valsts budžeta bāzes izdevumi netiek indeksēti atbilstoši inflācijai, attiecīgi arī uzturēšanas izmaksas nosakāmas nemainīgā apmērā;
 - 7.punktā precizēt norādīto informāciju par konkrētā rīkojuma projekta ietekmi uz amata vietu skaitu, norādot konkrētāku informāciju, ievērojot, ka pašreizējais apraksts nesniedz pietiekami argumentētu un skaidri interpretējamu informāciju, turklāt tas būtiski neatšķiras no vispārīgās informācijas, kas bija sniegta Ministru kabineta 30.09.2025. sēdē izskatītajā VARAM informatīvajā ziņojumā "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos"” (prot. Nr. 40 28. §), bet ir pagājis pietiekams laiks, lai VARAM būtu bijis iespējams veikt precīzāku novērtējumu.  Informējam, ka rīkojuma projekta pases 7.sadaļā “Cita būtiska informācija (Projekta gatavības novērtējums)” ir norādīta informācija, kā plānots īstenot projektu plānotajā projekta struktūrā, taču nav norādīts vai plānotā trīs līmeņu projekta pārvaldības struktūra tiks nodrošināta iestāžu esošo amata vietu ietvaros, attiecīgi nepieciešams norādīt skaidri saprotamu informāciju;
 - papildināt punktu “Cita informācija”, tajā norādot, ka projekta īstenošanai nepieciešamais ERAF finansējums un valsts budžeta finansējums tiks pieprasīts no valsts budžeta programmas 80.00.00 “Nesadalītais finansējums Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai”, savukārt attiecībā uz projekta rezultātu uzturēšanas izmaksām norādīt, ka tās tiks nodrošinātas esošo budžeta līdzekļu ietvaros, nepieciešamības gadījumā veicot finansējuma pārdales starp iesaistītajām iestādēm.

-

Ņemot vērā, ka projekta "Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē" pases 2.2. un 7. punktā ir norādīta konkrētā projekta saistība ar Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotajām SAM 1.3.1.1. projektu aktivitātēm "Dokumentu un datu arhivēšanas platformas attīstība", bet no atsaucē norādītā Ministru kabineta Digitālās modernizācijas tematiskā komitejas 2025.gada 28.oktobra sēdes protokola nav iespējams iegūt plašāku informāciju par tajā lemto, lūdzam rīkojuma projekta pasi papildināt ar Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas rīcībā pieejamo informāciju par saistīto projektu un tā mijiedarbību ar realizējamo projektu "Digitāla dokumentu pārvaldības un atbalsta procesu vadības platforma valsts pārvaldē".

-

Atsaucoties uz projekta pases 3.1.punktā sniegto informāciju, ka VARAM VDVC jau šobrīd sniedz dokumentu pārvaldības pakalpojumu VARAM resora iestādēm, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu akadēmijai, izmantojot dokumentu vadības sistēmu (DVS) “Namejs”, atkārtoti aicinām VARAM projekta pases 6.punktā iekļaut informāciju par TM resorā izmantoto dokumentu vadības sistēmu, t.sk. par NAMEJS u.c.DVS sistēmu uzturēšanas izmaksām (piemēram, apkopojot un sniedzot informāciju par izmantoto DVS ikgadējās licencēšanas izmaksām). Šī ir svarīga informācija, lai apzinātu kopējo projekta ieguvumus, ieviešot centralizētu risinājumu.

-

Vēršam uzmanību uz to, ka, lai gūtu pārliecību, ka tiks ievēroti 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram” noteiktie komercdarbības atbalstu izslēdzošie nosacījumi, projekta pasē un anotācijā ir jāietver komercdarbības atbalstu izslēdzošo nosacījumu izvērtējums, kas pamato, ka atbalsta sniegšana finansējuma saņēmējam un sadarbības partneriem ir nepieciešama valsts funkcijas veikšanai un attiecīgi atbalsts nekvalificējas kā atbalsts saimnieciskai darbībai un kā komercdarbības atbalsts. Līdz ar to, atkārtoti lūdzam projekta pasē un anotācijā iekļaut informāciju, kas daļēji ietverta izziņas 14.punkta skaidrojumā un skaidrot, vai projekta ietvaros radītie IKT risinājumi (Centralizētā dokumentu vadības sistēma) ir/būs valsts pārvaldes iestādes vai tās padotības iestādes īpašumā un ir nepieciešams finansējuma saņēmējam un sadarbības partnerim uzdoto valsts pārvaldes uzdevumu izpildei, vai projektā izstrādātie vai uzlabotie informācijas un komunikācijas tehnoloģijas risinājumi nedod labumu atsevišķiem komersantiem un tādējādi tie negūst labumu / priekšrocības attiecībā pret citiem Eiropas Savienības komersantiem.
Vienlaikus, lai gūtu pārliecību, ka pakalpojuma sniedzēju līmenī netiks piešķirts komercdarbības atbalsts, lūdzam projekta pasē un anotācijā ietvert informāciju, kas ietverta izziņas 14.punkta skaidrojumā attiecībā uz projektā piesaistītājiem pakalpojuma sniedzējiem, tai skaitā, IKT risinājumu izstrādātājiem, tas ir, ietvert apstiprinājumu, ka IKT risinājumu izstrādes darbus veiks pakalpojuma sniedzējs, kas tiks atlasīts atklātā, pārredzamā, nediskriminējošā un konkurenci nodrošinošā procedūrā, atbilstoši Ministru kabineta 2024. gada 4. jūnija noteikumu Nr. 338 "Eiropas Savienības kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam 1.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Izmantot digitalizācijas priekšrocības iedzīvotājiem, uzņēmumiem, pētniecības organizācijām un publiskajām iestādēm" 1.3.1.1. pasākuma "IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram" īstenošanas noteikumi" 50. punktā noteiktajam.

-

Lūdzam papildināt anotāciju ar informāciju, ka minētā risinājuma būtība izvērstā veidā ir aprakstīta Informatīvajā ziņojumā "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (25-TA-1413), kā arī vēlāk  projekta iesniegumā, kā arī Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūras aprakstā.

-

3. sadaļas 6.punktā nav norādītas plānotās uzturēšanas izmaksas izziņā skaidrojot to, ka uzturēšanas izmaksas būs zināmas tikai pēc tam, kad būs zināma centralizēta dokumentu vadības sistēma, bet prognozēt ņemot vērā līdzīgu sistēmu uzturēšanas izmaksas gan varētu, līdz ar to ieteikums būtu tomēr veikt izpēti un norādīt plānoto uzturēšanas izmaksu aprēķinu, to pamatojot ar datiem un datu avotiem.

-