Atzinums

Norādītais termiņš 1.decembris ir pretrunā 07.05.2024. Ministru kabineta noteikumu Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi' 42.punktā noteiktajam "Institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu reizi piecos gados, bet ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms jauna dokumentu pārvaldības perioda sākuma elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā.". Ņemot vērā minēto iestādēm jau septembrī ir jāsaskaņo dokumentu klasifikācijas shēma ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja Valsts kase savu klasifikācijas shēmu publicēs tikai 1.decembrī, tad netiks ievērotas minēto MK noteikumu prasības.

-

Pārvalde turpina uzturēt iebildumu, jo minētā argumentācija ir nepamatota. Valsts kases 27. punkta redakcija nosaka tieši to pašu, ko piedāvā Pārvalde. Ņemot vērā pušu savstarpējās sarunas un vienošanos par to, ka oficiālo statistikas veidlapu datus, kas jāsniedz pakalpojuma saņēmējiem, Valsts kase varētu kā vienu datu masīvu iesniegt Pārvaldei, nepiekļūstot Pārvaldes elektroniskajai datu vākšanas sistēmai, ir pamats attiecībā uz Pārvaldi 27. punktu izteikt jaunā redakcijā vai iekļaut jaunu punktu, kas atbilst pušu vienošanai.
 

Ar šiem noteikumiem Pakalpojuma saņēmējs pilnvaro Valsts kasi sniegt Centrālajai statistikas pārvaldei Pakalpojuma saņēmēja datus, kas nepieciešami oficiālas statistikas nodrošināšanai.

Pārvalde turpina uzturēt iebildumu tādējādi, ka lūdz Valsts kasi anotācijā skaidrot, kādā veidā un uz kāda tiesiskā pamata citām valsts iestādēm, jo īpaši Pārvaldei, būs tiesības saņemt Vienotā pakalpojuma centra informācijas sistēmas datus savu funkciju nodrošināšanai.

 

Lūdzu izslēgt vai mainīt redakciju anotācijā norādītajam risinājumam, ka turpmākajai personāla lietvedībai paredzēts izmantot tikai Centrālo resursu vadības sistēmu (turpmāk - Crvs), proti, paralēli vai papildus neizmantojot dokumentu vadības sistēmu. Tas ir pretrunā ar projekta ieviešanas  sanāksmēs/laboratorijās pausto, ka iestādes tiek aicinātas izmantot tikai Crvs, taču, ja tās, nodrošinot Crvs ar nepieciešamajiem datiem, kādu apsvērumu dēļ vēlas saglabāt lietot jau esošo lietvedības sistēmu, tām ir tiesības tā rīkoties. DVS Namejs, ko izmanto Ekonomikas ministrija, dokumentu operatīvas aprites, t.sk. korekcijas un rediģēšanas iespēju ziņā, ir funkcionāli pārāka. Piemēram, piedāvātā sistēma dokumenta saskaņošanas laikā nedod iespēju to labot, tikai atgriezt izstrādātājam. Tā pat tā neatbilst Tieslietu ministrijas izstrādātajās vadlīnijās “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas” norādītajam, kur par dokumenta datumu ir teikts, ka e-dokumentā nebūtu ieteicams ietvert norādi "Datums skatāms laika zīmogā", jo šāda norāde būtu maldinoša. Norādi "Datums skatāms laika zīmogā" varētu, bet nav ieteicams ietvert tikai tādos e-dokumentos, kuru parakstīšanas datums ir uzskatāms par attiecīgā dokumenta datumu, vai arī šādos gadījumos norādīt dokumenta datumu pašā dokumentā, nodrošinot, ka dokumentā norādītais datums sakrīt ar laika zīmoga datumu. Ņemot vērā minēto, lai dokuments būtu ērti uzskatāms, ministrijā personāla rīkojumiem ieviestas sagataves, kurās datums un reģistrācijas numurs tiek norādīts dokuments parakstīšanas brīdī, ko nenodrošina Crvs.
 

Turpmākajai personāla lietvedībai iestādes tiek aicinātas pēc iespējas izmantot tikai Centrālo resursu vadības sistēmu. Iestādes var turpināt izmantot esošo personāla lietvedības sistēmu, ja Centrālo resursu vadības sistēmā tiek nodrošināta ar tai nepieciešamajiem datiem.

"Noteikumu projekta 7. nodaļas 54. punkts paredz, ka  Pakalpojumu saņēmējs nodrošina tā izmantotās grāmatvedības kontroles sistēmas uzturēšanu vismaz sešus mēnešus pēc pievienošanās Pakalpojumu saņemšanai un nodrošina Valsts kases pilnvarotajiem pārstāvjiem pieejas tiesības grāmatvedības kontroles sistēmas reģistriem. " 
Šobrīd iestādēs esošā Horizon tiek uzkrāta grāmatvedības un personāla informācija, kas iestādēm ir saistoša arī pēc norādītā sešu mēnešu perioda. Tādējādi iestādēm būs jāuztur minētā sistēma līdz būs iestājies Horizon esošo dokumentu arhivēšanas periods. Ekonomikas ministrijai Horizon ir dokumenti, kas saistīti ar dažādiem ar Eiropas Savienības finansējumu saistītiem projektiem, kuri iestādei ir jāglabā noteiktu periodu (piemēram, 10.gadus pēc projekta pabeigšanas), tādējādi Ekonomikas ministrijai esošais Horizon ir jāuztur vismaz 10.gadus pēc vienotā pakalpojuma centra ieviešanas.

-

"Balss zvanu ieraksti tiek glabāti 18 mēnešus pēc ieraksta veikšanas. Minētie ieraksti tiek glabāti datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību , kā arī informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanu (vai pierādījumus izmeklēšanai) normatīvajos aktos (2015. gada 28. jūlija MK not. Nr.442 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām”, Nacionālās kiberdrošības likums, spēkā no 01.09.2024.) noteiktajā kārtībā. "  
dublējas ar 
"Balss zvanu ieraksti tiek glabāti 18 mēnešus pēc ieraksta veikšanas. Minētie termiņi tiek piemēroti, lai nodrošinātu pakalpojumu kvalitāti (Valsts pārvaldes iekārtas likums 10. pants) un datu izcelsmes izsekojamību un izcelsmes pierādāmību. "

-

"Dokumentu klasificēšanai Valsts kase definēs to lietu sarakstu, kuras Pakalpojumu ietvaros tā veidos un glabās elektroniski Sistēmā. Lietu sarakstu iekļaus Valsts kases lietu nomenklatūrā (dokumentu klasifikācijas shēmā) un saskaņos ar Latvijas Nacionālo arhīvu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā." Vēršam uzmanību, ka atbilstoši 07.05.2024. Ministru kabineta noteikumu Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi' 42.punktā noteiktajam "Institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu reizi piecos gados, bet ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms jauna dokumentu pārvaldības perioda sākuma elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā.". Ņemot vērā minēto iestādēm jau ir jāsaskaņo dokumentu klasifikācijas shēma, bet nav saprotams, kad Valsts kases tīmekļa vietnē iestādēm būs pieejama informācija par lietu sarakstiem un dokumentu klasifikācijas shēmu.

-

"Pakalpojumu ietvaros radīto dokumentu ilgstošās glabāšanas nodrošināšanā un arhivēšanā Pakalpojumu saņēmējs ievēro dokumentu arhivēšanas jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasības. " Pakalpojumu sniedz Valsts kase, izmantojot noteikto klasifikācijas shēmu, bet atbilstoši minētajam, Sistēmā esošo sagatavoto dokumentu arhivēšanu veiks katra Pakalpojumu saņēmēja iestāde atsevišķi? Lūdzu precizēt anotācijā norādīto par Sistēmā radīto dokumentu arhivēšanu - Sistēmā esošo dokumentu arhivēšanu veic Valsts kase vai Pakalpojuma saņēmēja iestāde. 

-

Teikumā "Atsevišķos gadījumos, lai nodrošinātu iestādes biznesa sistēmu integrāciju ar VPC grāmatvedības sistēmu, iestādēm līdz 2026.gadam ir iespēja pieteikties integrāciju izmaksu segšanai no Valsts kases īstenojamā ANM projekta finanšu līdzekļiem, ja tas atbilst normatīvo aktu nosacījumiem. " nav saprotams, kas ir domāts ar terminu "VPS grāmatvedības sistēma". Pieļauju iespēju, ka tur ir domāta Centrālā resursu vadības sistēma Horizon, kas atbilstoši saīsinājumam būtu jānosauc "Sistēma".

Atsevišķos gadījumos, lai nodrošinātu iestādes biznesa sistēmu integrāciju ar Sistēmu, iestādēm līdz 2026.gadam ir iespēja pieteikties integrāciju izmaksu segšanai no Valsts kases īstenojamā ANM projekta finanšu līdzekļiem, ja tas atbilst normatīvo aktu nosacījumiem. 

Rindkopā "Turpmākajai personāla lietvedībai paredzēts izmantot tikai Centrālo resursu vadības sistēmu, proti, paralēli vai papildus neizmantojot dokumentu vadības sistēmu." vārdi "Centrālo resursu vadības sistēmu" būtu jāaizstāj ar iepriekš tekstā norādīto saīsinājumu "Sistēma" 

Turpmākajai personāla lietvedībai paredzēts izmantot tikai Sistēmu, proti, paralēli vai papildus neizmantojot dokumentu vadības sistēmu."

Šeit nav norādīta Ekonomikas ministrija, kurai atbilstoši MK noteikumu projekta 55.1.punktam Pakalpojuma saņemšanu uzsāks 2025.gada 1.janvārī.

-