Atzinums

Izvērtējot informatīvajā ziņojumā iekļauto informāciju, Iekšlietu ministrijašobrīd neatbalsta minēto iniciatīvu par dokumentu aprites centralizāciju, jo:
1. Nepieciešams detalizētāk izvērtēt drošības aspektus un riskus, kuri ir saistīti ar mākslīgā intelekta risinājumu izmantošanu dokumentu apstrādē valsts pārvaldē;
2. Trūkst  prakses un izpratnes par to vai mākslīgā intelekta risinājumu izmantošana dokumentu reģistrēšanā, meklēšanā, arhivēšanā un kvalitātes kontrolē realitātē samazinātu cilvēciskā faktora radītās kļūdas (piemēram, vai MI spētu atpazīt pareizu nomenklatūras indeksu ņemot vērā katras iestādes specifiku un vajadzības), pareizi atbildētu uz darbinieku uzdotajiem jautājumiem, kā arī pareizi veidotu dokumentu saskaņošanas plūsmas;
3. Tieslietu ministrijas resorā identificētie optimizējamie procesi ar augstu centralizācijas potenciālu Iekšlietu ministrijas resorā ir novērsti jau ar esošās dokumentu vadības sistēmas piedāvātajiem risinājumiem līdz ar to nav skaidri Iekšlietu  resora tiešie ieguvumi centralizācijas rezultātā:
3.1. Iekšlietu ministrijas resorā esošā dokumentu vadības sistēma automātiski integrē datus no resursu vadības sistēmas un pašapkalpošanās moduļa par darbinieku prombūtnēm;
3.2. ir pieejami statistikas pārskati par dokumentiem, to plūsmām, uzdevumu izpildi u.c.;
3.3. tiek nodrošināta pilnīga integrācija ar Microsoft Word, Excel, Outlook – dokumentu datnes ir iespējams veidot un rediģēt uzreiz sistēmā;
3.4. dokumentu saskaņošana un parakstīšana notiek sistēmā, ir izveidotas attiecīgās plūsmas ņemot vērā iestāžu vajadzības un hierarhiju;
3.5. dokumentu datnes ir iespējams parakstīt arī vairākām personām uzreiz dokumentu vadības sistēmā;
3.6. esošās sistēmas ietvaros ir iespēja izmantojot arhivēšanas moduli veikt dokumentu arhivēšanu un nodošanu LNA;
3.7. esošās sistēmas ietvaros ir izveidota padziļināta dokumentu meklēšana pēc dažādiem kritērijiem.
4. Nav skaidras faktiskās izmaksas/ietaupījums, kas rastos Iekšlietu ministrijai  un tās  iestādēm dokumentu pārvaldības centralizācijas rezultātā.

Iegūstot reālu priekšstatu par to kā notiktu dokumentu centralizācijas process pilotprojekta laikā, un saņemot atbildes uz neskaidrajiem jautājumiem, Iekšlietu ministrija var atkārtoti izvērtēt minēto iniciatīvu.
 

-