Atzinums

Ziņojumā netiek atspoguļoti būtiski aspekti un fakti:
* iestādēm netika un netiks nodrošināta pilnvērtīgi funkcionējoša Horizon HoP testa vide, kas būtiski apdraud un kavē iestāžu spēju sagatavoties darbam pēc 2026.gada 1.janvāra (Horizon HoP ieviešanas pakāpe IZM resorā pirms Valsts kases projekta uzsākšana bija iesaistītajām pusēm zināma),
* trūka skaidru konfigurāciju aprakstu un metodisko dokumentu,
* uzdevumu reģistrācijas sistēmā Redmine dotie uzdevumi netika vienveidīgi un centralizēti izskaidroti visām projektā iesaistītajām pusēm,
* projekta ieviešanas termiņi nebija tehniski pamatoti, ja tika ņemts vērā IZM resora iestāžu digitalizācijas līmenis,
* Valsts kase nebija gatava nodrošināt ērtu atbalstu iestādēm ieviešanas laikā (tajā skaitā Komunikācijas platformas pieejamība mākslīgi tika sarežģīta, pamatojot to ar drošības apsvērumiem),
* Valsts kase pirms amatu pārdales ziņojuma publicēšanas neinformēja iesaistītās puses par amatu pārdales algoritmu un finansista funkciju īstenotāju slodžu noteikšanā netika pielietota konsekventa pieeja (pastāv iestādes, kurās finansista funkcijām iestādēs saglabāta “0” slodze),
* Valsts kase neņēma vērā IZM resora iebildumus par noteiktām slodzēm, kas saglabājamas iestādēs (piemēram, grāmatvežu amati, kas pilda arī citas funkcijas).

Ziņojums ietver informāciju, kas rada priekšstatu, ka IZM resora iestādes ir galvenie ieviešanas kavējošie subjekti. Piemēram, saistībā ar ēdināšanas uzskaites vienveidību – līdz šim IZM resora profesionālās izglītības iestādes decentralizēti ir lietojušas dažādas ēdināšanas procesu atbalstošas sistēmas (Rausītis, Kurmis u.tml.). Īstenojot projektu, tika pieņemts stratēģiski svarīgs lēmums – ja RVS Horizon spēj nodrošināt visas iepriekš minēto sistēmu funkcionalitātes, tad projekta ieviešanas rezultātā turpmāk lietojam vienotu sistēmu – RVS Horizon, – lai mazinātu problēmas un patērējamo laiku datu migrācijas un integrācijas nodrošināšanai. Līdz ar to šāda lēmuma pieņemšana dos rezultātus turpmākā projekta ieviešanā un ikdienas darba procesā visām iesaistītajām pusēm, tajā skaitā Valsts kasei un iestādēm.
Dienesta viesnīcu ieņēmumu uzskaitei visās IZM iestādēs vienoti tiks izmantots RVS Horizon Nekustamo īpašumu pārvaldības (NĪP) modulis. Šis lēmums vistiešākajā veidā efektivizēs Valsts kases grāmatvežu ikdienas darbu.
Savukārt Valsts kase, neņemot vērā IZM un tās padotības iestāžu iebildumus, vienpusēji pieņēma lēmumu mainīt līdzšinējo profesionālās izglītības iestāžu īstenoto praksi veikt ieturējumus no apmācāmajiem izmaksājamās stipendijas, pamatojoties uz civiltiesiskā kārtā noslēgtas vienošanās pamata. Šāds Valsts kases lēmums būtiski ietekmē nemaksājošo debitoru skaita palielināšanās risku un papildus radīs nepieciešamību iestādēm pēc juridiskās palīdzības parādu piedziņas organizēšanā.

Lai veiksmīgi turpinātu reformas īstenošanu un sasniegtu plānotos rezultātus, aicinām:
* objektīvi izvērtēt konstatētās problēmas un galvenokārt to cēloņus;
* veikt tehnoloģiskus un organizatoriskus uzlabojumus, balstoties uz faktisko iestāžu pieredzi un praksi lietot RVS Horizon;
* ciešāk sadarboties ar iestādēm, izskaidrot katra uzdevumu reģistrācijas sistēmā Redmine ievietotā uzdevuma/informācijas pieprasījuma būtību un norādīt tā rezultātā iegūtās informācijas / lēmumu tālāko izmantošanas mērķi;
* pirms centralizētu lēmumu pieņemšanas konsultēties un iesaistīt to pieņemšanā attiecīgo resoru un tā pakļautībā esošās iestādes, ņemot vērā to specifiku;
* izvērtēt darba sadalījumu starp VPC grāmatvežiem un iestādēs paliekošajiem darbiniekiem, lai novērstu iestādēm radīto papildu administratīvo slogu, kāds līdz centralizācijas projekta ieviešanai nepastāvēja;
* pilnveidot komunikācijas procesu: 1) lēmumu pieņemšanā iesaistīt attiecīgā resora pārstāvjus un ietekmei pakļautās iestādes; 2) pirms uzdevumu došanas Redmine sistēmā izskaidrot iesaistītajām pusēm tajos iekļautos uzdevumus un informācijas tālākās izmantošanas mērķi; 3) pēc iesaistīto pušu intervijām organizēt kopīgas tikšanās, lai izskaidrotu jaunos procesus un jauno kārtību; 4) pēc lēmumu par procesu maiņu pieņemšanas organizēt to apspriešanu; 5) nodrošināt visaptverošu informācijas apmaiņu – skaidrot visām iesaistītajām pusēm kopīgās tikšanās neskaidrības un informēt par projektējumā noteiktajām prasībām un to izpildes kārtību;
* pirms sākotnējām intervijām un speciālistu aptaujām organizēt skaidrojošus pasākumus, kāds ir reformas mērķis – procesu optimizācija un procesu vienveidošana, kā rezultātā tiks veikta arī cilvēkresursu optimizācija valsts pārvaldē;
* noteikt vienotus, pārskatāmus un objektīvus kritērijus, pēc kuriem tiek noteikts iestādēs saglabājamo amatu skaits, uz Valsts kasi pārceļamo amatu skaits un likvidējamais amatu skaits iestādēs. Necaurspīdība un centralizācijas mērķa skaidra neatklāšana radījusi un radīs būtiskus riskus procesu nepārtrauktības nodrošināšanai ne tikai IZM resorā, bet arī turpmākajos periodos centralizācijai pakļautajiem resoriem.

Noslēgumā vēlamies norādīt, ka Valsts kases informatīvajā ziņojumā minētie riski – konfigurāciju un datu migrācijas darbu kvalitātes risks un iestāžu darbības nepārtrauktības risks, – pastāv ne tikai IZM resoram, bet arī tiem resoriem, kuriem Valsts kase centralizēto grāmatvedības pakalpojumu sniedz jau no 2025. gada 1. janvāra. Līdz ar to uzskatāms, ka problēmu cēlonis varētu būt ne projektā iesaistītā resora iestāžu pusē. Tādējādi, lai mazinātu identisku risku rašanos pārējiem resoriem, kam būs jāizmanto Valsts kases centralizētais grāmatvedības pakalpojums no 2027. gada, aicinām Valsts kasi objektīvi izvērtēt jau līdzšinējā projekta ieviešanā konstatētos atkārtojošos riskus, to rašanās problemātiku un iemeslus, lai tos mazinātu turpmāk.
Piemēram, jebkura jauna procesa definēšana ir risks sākotnējā projekta laika grafika nobīdēm un šo jauno procesu izstrādei, konfigurēšanai un ieviešanai praksē.

Tāpat sekmīgai projekta īstenošanas uzsākšanai ar mērķi mazinām iestāžu darbības nepārtrauktības riskus un Valsts kasē strādājošo speciālistu kompetenču un zināšanu pārnesi aicinām Valsts kasi pirmos 6 (sešus) mēnešus organizēt Valsts kases un projektā iesaistīto pušu speciālistu iknedēļas regulārās tikšanās / darba sanāksmes, dalot pēc problēmjautājumiem vai pēc procesiem.
 

-

Par  protokollēmuma 2.punkta redakciju:
Iebildums attiecībā uz to, ja resors iestāžu skaita un procesu efektivizēšanas nolūkos pieņem lēmumus par iestāžu reorganizāciju, nepieciešams nodefinēt kārtību, kā Valsts kase veic amata vietu pārcelšanu un finansējuma transfertu resoram gadījumā, ja iestāde tiek pārveidota par valsts kapitālsabiedrību, kura patstāvīgi organizē savu grāmatvedības uzskaiti.
 

-

Par protokollēmuma  6. punkta redakciju:
Valsts kase ir saņēmusi visu finansējumu atbilstoši Valsts kases pielietotam algoritmam ārējo ekspertu (Ernst&Young) noteiktajam uz Valsts kasi pārceļamo amatu vietu skaita finansēšanai (ne tikai atlīdzības izmaksām, bet arī amata vietu uzturēšanai, informācijas sistēmu izdevumu segšanai). Savukārt, 6.punkta redakcijā Valsts kase nosaka to, ka iestādei gadījumā, ka ir zaudējusi kvalificētu galveno grāmatvedi, kurš nav pārgājis strādā uz Valsts kasi, zem papildus finansējuma (sava budžeta ietvaros) ir jāmeklē ārpakalpojuma sniedzējs, neparedzot izmaksu kompensāciju (finansējuma transferta veidā) no Valsts kases puses.
 

-