Atzinums

Tieslietu ministrija konceptuāli atbalsta informatīvajā ziņojumā ietverto ieceri par dokumentu vadības procesa centralizāciju. Kopumā atbalsta funkciju centralizācijai būtu jānodrošina efektīva resursu izmantošana, kā arī standartizēta pieeja dokumentu aprites procesiem. Vienlaikus Tieslietu miistrija vērš uzmanību uz sekojošiem konceptuāliem jautājumiem:
1) no ziņojuma teksta pašlaik nav skaidrs pakalpojuma finansēšanas modelis. Ziņojuma tekstā tiek norādīts, ka notiks finansējuma pārdale un vienlaikus būs arī iestāžu savstarpējie norēķini. Uzsveram, ka pašlaik vairāk kā puse Tieslietu sektora iestāžu izmanto doclogix un ir noslēgts līgums ar izdevīgu pakalpojuma cenu. Lai pieņemtu lēmumu sākt izmantot centralizēto pakalpojumu pirms esošā līguma beigām (2029.gada maijs), ir jābūt skaidrākai informācijai par pakalpojuma izmaksām.
2) Nepieciešams precizēt ieviešanas grafiku, jo pašlaik neviena iestāde nav paredzējusi pāreju uz vienoto pakalpojumu. Pašlaik tieslietu sektora prioritāte ir grāmatvedības un personāla lietvedības centralizācija uz vienoto pakalpojumu centru. Līdz ar to iestādēm nav resursi pašlaik īstenot vēl vienu paralēlu projektu. Būtu nepieciešama detalizētāka sinhronizācija starp VARAM plānotajām iecerēm un iestāžu plāniem (centralizācijas projekti, pamatdarbības IS attīstība projekti). Lielākoties iestādēs ir viena komanda, kas nodarboja ar visiem šiem projektiem, jo pārējie resursi fokusējas uz pamatpakalpojumu sniegšanu. Vienlaikus Tieslietu ministrija pilnībā atbalsta procesu analīzes fāzi, lai detalizētāk plānotu savu procesu izmaiņas un pāreju uz centralizētu pakalpojumu nākotnē. 
 

-

Reģistrs iebilst attiecībā uz ziņojuma 1.1. sadaļā ievietotās tabulas 4.4. punktā (7. lpp.) konstatēto un piedāvāto rīcību, proti, konstatēto, ka “Informācija no ārējiem avotiem, piemēram, SIA "Lursoft", tiek ievadīta manuāli, kas palielina kļūdu iespējamību un prasa papildus laiku,” un piedāvāto risinājumu “Tiks izvērtēta esošās sistēmas iespējas komersanta datu automātiskai ielasei no publiski pieejamiem reģistriem”.
Ciktāl tas attiecas uz Uzņēmumu reģistru, tā vestajos reģistros ierakstus izdara, ziņas reģistrē, kā arī dokumentus pievieno reģistrācijas lietai Uzņēmumu reģistrs jeb tā valsts notāri. Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros dati netiek ievadīti no, piemēram, SIA “Lursoft”. SIA “Lursoft” nepilda komercreģistra vai kāda citā Uzņēmumu reģistra vestā reģistra funkciju. SIA “Lursoft” ir komersants - Uzņēmumu reģistra informācijas atkalizmantotājs, kurš saņem Uzņēmumu reģistra vesto reģistru informāciju, ko izmanto savā komercdarbībā, tostarp, sagatavojot komerciālus pakalpojumus saviem pakalpojumu pircējiem.
Līdz ar to, ciktāl tas attiecas uz Uzņēmumu reģistru, tabulas 4. punktā ietvertais konstatējums ir nepatiess, ņemot vērā minēto, lūdzam svītrot 4. punktu vai arī konkretizēt, ka minētais konstatējums un līdz ar to arī piedāvātais risinājums nav attiecināms uz Uzņēmumu reģistra vestajiem reģistriem.
Papildus minētajam nav arī saprotams, ko ziņojuma kontekstā jāsaprot ar tabulas 4. punktā norādīto attiecībā uz “komersanta datu ielasi no publiski pieejamiem reģistriem”. Lūdzam skaidrot, kas minētā kontekstā tiek saprasts ar minētajiem “publiski pieejamajiem reģistriem”, norādot konkrētus reģistrus. Ciktāl tas attiecas uz Uzņēmumu reģistra kompetencē esošo reģistru informāciju, to reģistrē Uzņēmumu reģistra Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros, jeb Uzņēmumu reģistra informācijas sistēmā, kas atbilstoši likuma “Par Latvijas republikas Uzņēmumu reģistru” 4.8 panta pirmajai daļai ir valsts informācijas sistēma, kuras pārzinis un turētājs ir Uzņēmumu reģistrs.
Ņemot vērā minēto, Uzņēmumu reģistrs lūdz svītrot 7. lpp. tabulas 4. punktu.
 

Uzņēmumu reģistrs lūdz svītrot 7. lpp. tabulas 4. punktu.
 

Par informatīvo ziņojumu kopumā.
Informatīvais ziņojums ir ļoti tendenciozs un vispārināts, jo izceltas tikai negatīvās lietas un nepilnības, kas, iespējams, ir novērotas dažu iestāžu DVS sistēmās. Nav izcelti vai pieminēti pozitīvie risinājumi, kas jau šobrīd efektīvi darbojas dokumentu apritē. Piem. TM DVSā tādu ir ļoti daudz (digitālās lietas, viedokļu pievienošana konkrētam uzdevumam (līdzīgi kā TAP sistēmā veidots atzinumu sagatavošanas process), elektronizētās saskaņošanas plūsmas u.c.) Visā informatīvajā  ziņojumā tā arī nav secināms, vai runa ir par vienotu DVS platformu (kur katra iestāde pielāgo sistēmu savām specifiskajām kompetencēm) vai vienu DVS, kuru lieto visas iestādes. Nav veikta risku analīze, kurā tiktu vērtēta ģeopolitiskās situācija, kiberdrošības apdraudējumi, sabotāžas iespējamības u.c.; nav padziļināta finanšu līdzekļu analīze, nav precizēts, kādus lietvedības procesus veiks pašā iestādē (piem. rezolūciju sagatavošana/precizēšana, augstākās vadības darba nepārtauktības nodrošināšana u.tml., papīra dokumentu aprite u.c.).
 

-

Ziņojuma projekts
 

Patentu valde savas kompetences ietvaros izvērtējot informatīvajā ziņojumā norādīto norāda, ka ziņojumā norādītā informācija ir vispusīga un tendencioza bez detalizēta izvērtējuma, kas pamatotu ziņojumā minētos ieguvumus īstenojot lietvedības informācijas sistēmas centralizāciju, turklāt attiecībā uz Patentu valdi virkne no ziņojumā minētajiem konstatējumiem un faktiem neatbilst patiesībai, par ko jau izvērtējumā bija norādīts. Papildu minētajam norādāms, ka, ņemot vērā, iestādes lielumu un darbinieku skaitu, darbinieki ar tikai ar lietveža funkciju iestādē nav, līdz ar to ziņojumā atspoguļotais iespējamais personālsastāva un darbinieku skaita efektivizācijas ieguvums nav iespējams centralizējot daļu no dokumentu aprites iestādē. SIA KPMG Baltics ziņojumā par iestāžu iespējamo dokumentu vadības centralizācijas potenciālu virkne no tieslietu resora iestādēm norādītas kā – zemas centralizācijas potenciāla iestādes, kas šajā ziņojumā nav atspoguļots vispār. Aprēķinātā finansiālā ieguva ietvaros nav korekti atspoguļotas esošās dokumentu vadības sistēmas izmaksas resora ietvaros, lūgums precizēt norādīto informāciju  Ņemot vēra minēto, Patentu valde iebilst informatīvajā ziņojumā minētajam un lūdz precizēt ziņojumā minēto atbilstoši KPMG Baltics izpētē konstatētajam

Lūdzam precizēt informatīvā ziņojuma projekta 1.2. apakšpunkta tabulā "Dokumentu apstrāde Tieslietu resorā" (11. lapā) attēloto informāciju par Valsts zemes dienestu, norādot, ka Valsts zemes dienestā ir četras lietvežu slodzes darbam ar lietvedības sistēmu DocLogix, un vidējais dokumentu skaits gadā lietvedības sistēmā ir 46105, tātad uz vienu nodarbināto gadā ir 11526,3 dokumenti. Šobrīd minētajā tabulā ir norādīta nekorekta informācija par Valsts zemes dienestu.

-

Uzņēmumu reģistrs ir iepazinies ar ziņojuma izklāstu un konceptuāli tam neiebilst. Vienlaikus vēršam uzmanību, ka Uzņēmumu reģistrs
 saskata iespēju vērtēt pievienošanās potenciālu tikai tad, kad zināma skaidrāka un detalizētāka informācija par ziņojumā paredzēto risinājumu.
Risinājuma īstenošanai Uzņēmumu reģistram būs nepieciešams papildu finansējums. Vienlaikus šobrīd nav iespējams pilnvērtīgi novērtēt papildu nepieciešamā finansējuma apjomu. Nav arī iespējams objektīvi novērtēt tehnisko sarežģītību, jo nav skaidrs, vai un kā tiks ņemta vērā iestādes specifika, īpaši attiecībā uz pakalpojumu lietvedību.
Lai ziņojumā paredzētā risinājuma ieviešana sasniegtu iespējami lielāko ieguvumu un tiktu ieviesta veidā, kas sniedz ieguvumu ilgtermiņā, Uzņēmumu reģistram nepieciešams veikt detalizētu konteksta un ieguvumu analīze. Ņemot vērā minēto un lai apzinātu visus potenciālos riskus, Uzņēmumu reģistrs būtu pateicīgs iespējami tuvākā laikā saņemt detalizētu ziņojuma paredzētā risinājuma īstenošanas informāciju, lai varētu plānot savu sistēmu turpmāko attīstību, tostarp iespējamo attiecināmību uz iestādes lietvedības risinājumiem, gan pakalpojumu lietvedību, gan klasisko lietvedību.
 

-

Par 1.1.nodaļas tabulu ar konstatētajām neefiktivitātēm.
2.punktā piedāvātais risinājums ir precizējams. Lietojot e-adresi praktiski nekādas liekas darbības nav jāveic (vienu reizi reģistrēts dokuments vairs nav jāpārreģistrē), tikai jānodrošina konkrētajā iestādē noteiktā dokumentu virzība.

3.punktā piedāvātais risinājuma formulējums nav saprotams. Vai būs divas DVS vienotā platformā - pamatpakalpojuma dokumentu vadība valsts nozīmes sistēmā un iestādes DVS vai tomēr viena DVS.  Šobrīd, gan VARAM resorā, gan FM, kur ir realizēts centralizēts lietvedības process, katrai iestādei ir arī sava autonomā lietvedības sistēma un tikai šo sistēmu platforma ir vienota - Namejs.Turklāt, ja plānots, ka 2029.gadā VDVC pievienosies tikai TM, tad kāds ieguvums būs no paredzamā optimizācijas principa - viens dokuments tikai vienā sistēmā. Kādā veidā TM sadarbosies ar savām resora iestādēm? Lūgums precizēt.

4.punktā piedāvātais risinājums ir precizējams, jo lietojot e-adresi, jau tagad automātiski izveidojas e-adreses lietotājs. Savukārt fizisko personu datu apstrāde ir katrai iestādei individuāla, nav pieļaujams, ka cita iestāde apstrādās (redzēs) tādus datus, kas viņiem nav saistoši.

5.punktā piedāvātais risinājums ir jāprecizē, jo nav konkrēta pamatojuma, kāpēc automātiskā dokumentu nosūtīšana ir efektīgāka par manuālo nosūtīšanu. Respektīvi, vai automātiskās darbības ir drošākas par "četru acu principu". Pirms dokumenta nosūtīšanas e-adresē vai e-pastā, būtu jāpārbauda, vai dokumentā nav kāds bojājums, piem. nav pievienots elektroniskais paraksts vai dokumenta numurs.

8.punktā konstatētais jāprecizē, jo nevar apgalvot, ka nav izstrādātas nav izstrādātas un ieviestas automatizētas dokumentu saskaņošanas plūsmas. Piem. TM DVS sistēmā jau sākotnēji tika izveidotas standartizētas saskaņošanas plūsmas, atbilstoši iekšējām procedūrām. Nepieciešams precizēt, ka "ne visās TM resora iestādēs" (protams, ja tas ir izpētīts).

11.punktā konstatētais jāprecizē, jo TM DVS sistēmā var vienlaicīgi parakstīt vairāki nodarbinātie un nav nepieciešamas manuālas darbības.

4.5. nodaļā trūkst detalizēta skaidrojuma, kādas ir kopējās izmaksas VDVC amata vietām valsts budžeta finansējuma ietvarā un ņemot vērā atalgojuma sistēmu. Cik izmaksās VDVC kā jauna struktūrvienība 3-5 gadu periodā, īpaši apstākļos, kad iecerēts nepalielināt valsts pārvaldes iestādēs nodarbināto skaitu. Informatīvajā ziņojumā paustais, ka "lietvežu skaits tieslietu resorā tiks samazināts par vismaz 25% (27.lpp.) nenodrošina "ietaupījumu", ja tiek paredzētas 10 jaunas amata vietas (35.-36.lpp.) - vadītājs, vadītāja vietnieki un IT jomas speciālisti.

-

Maksātnespējas kontroles dienests (turpmāk – Dienests) ir iepazinies ar informatīvo ziņojumu “Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos” (turpmāk - Ziņojums), izvērtējis tajā iekļauto informāciju un kopumā atbalsta centralizētas sistēmas ieviešanu un sistēmu modernizāciju, tomēr izsaka priekšlikumu precizēt Ziņojumu:
1)  Ziņojuma 5.lapā norādīts, ka “novērojams pārlieku liels iesaistīto darbinieku skaits dokumentu pārvaldības procesa nodrošināšanai, kā arī augstas sistēmas uzturēšanas izmaksas”, bet nekur Ziņojumā navnorādīts (ietverts) šī apgalvojuma pamatojums – cik valsts pārvaldē (vai TM resorā) kopumā ir iesaistīto darbinieku skaits un uzturēšanas izmaksas. Tāpat nav redzams aprēķins vai vīzija – kāds nākotnē būtu optimāls darbinieku skaits un kā resorā (vai iestādē) kopumā mainīsies uzturēšanas izmaksas, t.i. – vai tās samazināsies vai palielināsies.
 
2) No Ziņojuma 7.lapā norādītā 3.piedāvātā risinājuma apraksta "ja pamatpakalpojuma dokumentu vadība tiek nodrošināta valsts nozīmes sistēmā, tiks izvērtēta pievienošanās VDVC DVS, kurā tiktu uzkrāta tikai ar pamatpakalpojumu nesaistītā iestādes pārvaldības un organizatoriskā dokumentācija, lai atvieglotu datu pieejamību un organizāciju” nav skaidrs, vai tādā gadījumā, kāds ir Dienestam, kad dokumentu vadības sistēma “DocLogix” (turpmāk – DVS “DocLogix”) ir integrēta ar Elektronisko maksātnespējas uzskaites sistēmu (EMUS) un DVS “DocLogix” liels dokumentu apjoms veidojas ap konkrētu maksātnespējas procesu, kā arī Dienesta darbības laikā sistēma ir uzkrāts liels maksātnespējas procesa lietu skaits, pāreja uz VDVC DVS ir iespējama, pārnesot visu vēsturisko informāciju par maksātnespējas procesiem (sarakste, lēmumi, u.c.), kā arī – nākotnē nodrošinot integrāciju ar EMUS. Gadījumā, ja plānots, ka VDVC DVS tiktu uzkrāta tikai ar pamatpakalpojumu nesaistītā iestādes pārvaldības un organizatoriskā dokumentācija, Dienesta pāreja nav racionāla un iespējama, jo tādā gadījumā būtu jāuztur divas dokumentu vadības sistēmas.

3) No ziņojuma 1.2. apakšpunktā ietvertā grafika par dokumentu apstrādi nav skaidri saprotams – kāda veida dokumentu skaits grafikā norādīts, jo Dienestā kopā noteikti ir daudz vairāk kā 5000 dokumentu vidēji gadā (2023.gadā – apmēram 18 000, līdz ar to Ziņojumā norādītais noteikti nav korekts rādītājs). Lūgums precizēt.

4) Attiecībā uz Ziņojuma 15.lapā norādīto apgalvojumu, ka “vienlaikus jānodrošina lielāka atklātība un caurskatāmība par lēmumiem valsts pārvaldē”, no Ziņojuma turpmāka teksta netop skaidrs – kā tas attiecas uz dokumentu vadības sistēmu, līdz ar to  lūgums šo punktu precizēt vai skaidrot.

5) Nav skaidri saprotams, kas domāts ar Ziņojuma 27.lapā norādīto, ka “Pilotprojekta laikā ir plānots veikt padziļinātu analīzi par Pakalpojuma īstenošanas gaitu un izvērtēt ekonomiski izdevīgāku alternatīvu par TM resora pievienošanu VDVC bez DVS maiņas līdz esošā DVS piegādes līguma beigām (2030)”, līdz ar to lūgums šo punktu precizēt vai skaidrot.

6) No Ziņojuma teksta nav saprotams, kā aprēķināts pamatojums apgalvojumam  attiecībā uz vienkāršotu piekļuvi dokumentiem starp valsts pārvaldes iestādēm, t.i. – “sagatavots un parakstīts dokuments tiek nodots izpildei sistēmas ietvaros. Tas būtiski ietaupa resursus dokumentu apstrādē”, līdz ar to nepieciešams šo apgalvojumu pamatot vai paskaidrot.

7) No Ziņojuma teksta nav saprotams, kādai informācijai, kas atrodas iestāžu dokumentu vadības sistēmās, plānota brīva piekļuve “tiešsaistē par sabiedrībai būtiskiem jautājumiem, atslogojot valsts pārvaldi no atkārotu atbilžu sniegšanas”, līdz ar to šo nepieciešams papildināt vai precizēt.
 

-

Valsts valodas centrs konceptuāli atbalsta informatīvajā ziņojumā ietverto ieceri par lietvedības pakalpojumu centralizāciju, jo saredz tās potenciālu uzlabot administratīvo kapacitāti, veicināt resursu racionālāku izmantošanu un nodrošināt vienotāku dokumentu aprites kvalitāti valsts pārvaldē. Vienlaikus norādām, ka šādas pārmaiņas jāīsteno pakāpeniski un nesteidzoties, izvērtējot iespējamos riskus un ietekmi uz iestādes darbības nepārtrauktību, kā arī saskaņā ar iestādes iekšējo procesu izmaiņām. Aicinām izvērtēt iespēju paredzēt garākus ieviešanas termiņus, lai iestādei būtu pietiekams laiks detalizēti izvērtēt un vajadzības gadījumā pielāgot iekšējos procesus, personāla funkciju pārdalījumu un tehnoloģiskās vides saskaņošanu. Tāpat jāvērtē finansiālā ietekme īstermiņā un ilgtermiņā, balstoties iestādes darbības specifikas un procesu specifikā.

-

Ieslodzījuma vietu pārvalde (turpmāk – IeVP) konceptuāli atbalsta informatīvā ziņojuma projekta virzību, vienlaikus IeVP norāda, ka tās dokumentu vadības sistēma ir neatņemama Ieslodzīto informācijas sistēmas (turpmāk – IIS2) sastāvdaļa, līdz ar to Tieslietu ministrijas resora lietvedības centralizācijā IeVP lūdz ņemt vērā šādus apstākļus:
1. No 2018.gada marta līdz 2021.gada novembrim IeVP E-lietas programmas 1.posma ietvaros (Darbības programma "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1.specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" 2.2.1.1.pasākums "Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu organizēšana un attīstība") ir īstenojusi projektu "Ieslodzījuma vietu pārvaldes informācijas sistēmas pilnveidošana" Nr.2.2.1.1/17/I/012 (turpmāk – Projekts). Projekta ietvaros IIS2 attīstībā tika ieguldīti 475000 EUR. Projektam noteiktais pēcuzraudzības periods (kurā jānodrošina projektā sasniegto rezultātu uzturēšana) ir no 2022.gada septembra līdz 2027.gada septembrim.
2. No 2016.gada decembra līdz 2023.gada decembrim IeVP īstenoja Eiropas Sociālā fonda projektu Nr. 9.1.3.0/16/I/001 "Resocializācijas sistēmas efektivitātes paaugstināšana". Projekta ietvaros IIS2 attīstībā tika ieguldīti 380583 EUR. Projektam noteiktais pēcuzraudzības periods (kurā jānodrošina projektā sasniegto rezultātu uzturēšana) ir no 2024.gada aprīļa līdz 2029.gada aprīlim.
3. No 2023.gada oktobra līdz 2026.gada maijam IeVP Eiropas atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" reformas 2.1.2.r "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta  "E-lietas programma – izmeklēšanas un tiesvedības procesu pilnveide – 2.posms" ietvaros īsteno apakšprojektu "Ieslodzījuma vietu pārvaldes informācijas sistēmas pilnveidošana" Projekta numurs: Nr. 2.1.2.1.i.0/1/23/I/VARAM/002. Projekta ietvaros IIS2 attīstībā ir un tiks ieguldīts līdz 919700 EUR. Plānotais projekta pēcuzraudzības periods 2026.gada septembris līdz 2031.gada septembrim.
4. 2026.gadā ERAF SAM 1.3.1.1. pasākuma “IKT risinājumu un pakalpojumu attīstība un iespēju radīšana privātajam sektoram” ietvaros plānots uzsākt E-lietas 3.posmu. Plānotais finansējums IIS2 attīstībai 500000 EUR.

Ja tomēr pēc padziļināta dokumentu pārvaldības procesa izpētes, tiks konstatēta nepieciešamība iekļaut IeVP Dokumentu vadības sistēmu centralizētajā lietvedības sistēmā, šī pāreja var tikt īstenota tikai tad, ja IeVP tiks piešķirts papildu finansējums.
Tāpat IeVP norāda, ka nav iespējams samazināt lietvežu skaitu, jo ieslodzītie iesniedz un saņem dokumentus papīra formātā.
 

-

Nepieciešams precizēt, ka līdz šim laika periodam paredzēta TM resora iestāžu pievienošanās VDVC vismaz uzdevumu/dokumentu saņemšanas līmenī, citādi iecerētais, ka visi strādā vienoti, standartizēti un princips  "viens dokuments tikai vienā sistēmā" neīstenosies.

-