22-TA-2341
E-lietas datu arhivēšanas noteikumi
Izdoti saskaņā ar Procesu norises elektroniskā vidē valsts platformas likuma 3.panta devīto daļu
I.Vispārīgie jautājumi
1.
Noteikumi nosaka pastāvīgi un uz laiku glabājamo e-lietas datu arhivēšanas kārtību valsts un pašvaldības iestāžu pamatdarbības informācijas sistēmās.
II.E-lietas datu arhivēšana pamatdarbības informācijas sistēmās
2.
Valsts un pašvaldības iestādes ir tiesīgas pārtraukt pastāvīgi un uz laiku glabājamo e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā un glabāt pastāvīgi un uz laiku glabājamos e-lietas datus tikai savā pamatdarbības informācijas sistēmā, neveicot e-lietas datu apstrādi pamatdarbības informācijas sistēmas ietvaros (turpmāk ‑ arhīva vide):
2.1.
kriminālprocesā brīdī, kad:
2.1.1.
personai sodāmība dzēsta vai noņemta;
2.1.2.
personai, pret kuru uzsākts kriminālprocess, tas ir izbeigts;
2.1.3.
personai piemērotais audzinoša rakstura piespiedu līdzeklis ir izpildīts;
2.1.4.
personai piemērotais medicīniska rakstura piespiedu līdzeklis ir atcelts;
2.2.
administratīvajā procesā un administratīvā pārkāpuma procesā trīs gadus pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās;
2.3.
civilprocesā 10 gadus pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās.
3.
Valsts un pašvaldības iestādes, kura procesa elektroniskā vidē ietvaros ir beigusi īstenot procesu normatīvajā aktā noteiktās funkcijas, pamatdarbības informācijas sistēmas pārzinis nodrošina atbilstošu piekļuves tiesību noteikšanu e-lietas datu apstrādei līdz šo noteikumu 2.punktā noteiktā termiņa beigām.
4.
Valsts un pašvaldības iestādes e-lietas datus no savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vides var dzēst ne agrāk kā:
4.1.
kriminālprocesa ietvaros gadu pēc tam, kad no Fizisko personu reģistra saņemtas ziņas par šo noteikumu 2.1. apakšpunktā minētās personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadus pēc personas dzimšanas;
4.2.
kriminālprocesa ietvaros saņemtas ziņas par juridiskās personas, kurai piemērots piespiedu ietekmēšanas līdzeklis, likvidāciju vai 10 gadus pēc juridiskās personas likvidācijas, ja juridiskajai personai izpildīts piespiedu ietekmēšanas līdzeklis — likvidācija;
4.3.
gadu pēc tam, kad no Fizisko personu reģistra saņemtas ziņas par personas, kas izdarījusi administratīvo pārkāpumu, nāvi, 10 gadus pēc administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanas, administratīvā pārkāpuma lietā piemērotā soda izpildes vai no administratīvā soda izpildes noilguma iestāšanās, vai no informācijas saņemšanas no zvērināta tiesu izpildītāja par izpildu dokumenta izsniegšanu atpakaļ piedzinējam, vai izpildu lietvedības izbeigšanas vai pabeigšanas;
4.4.
piecus gadus pēc administratīvā procesā radīto e-lietas datu arhivēšanas, vai atbilstoši šo noteikumu pielikumā esošajam termiņam;
4.5.
piecus gadus pēc civilprocesa ietvaros radīto e-lietas datu arhivēšanas pamatdarbības informācijas sistēmā, vai atbilstoši šo noteikumu pielikumā esošajam termiņam;
4.6.
20 gadu pēc apcietinājuma kā drošības līdzekļa un brīvības atņemšanas kā kriminālsoda izpildes ietvaros radīto e-lietas datu arhivēšanas pamatdarbības informācijas sistēmā;
4.7.
gadu pēc tam, kad Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmā ir saņemta ziņa no Fizisko personu reģistra par personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadu pēc personas dzimšanas.
5.
Valsts un pašvaldības iestādes e-lietas datus pēc šo noteikumu 2. punktā noteiktā termiņa beigām pārvieto arhīva vidē savā pamatdarbības informācijas sistēmā un pēc šo noteikumu 4. punktā noteiktā termiņa organizē e-lietas datu dzēšanu iestādes vadītāja noteiktajā kārtībā.
6.
E-lietas platforma nodrošina pastāvīgu piekļuvi procesos elektroniskā vidē pieņemtajiem galīgajiem nolēmumiem. Valsts un pašvaldības iestādes savās pamatdarbības informācijas sistēmās nodrošina atzīmes pievienošanu galīgajam nolēmumam, kam nodrošināma pastāvīga piekļuve e-lietas platformā.
III.E-lietas datu nodošana glabāšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā
7.
No pamatdarbības informācijas sistēmas elektronisko lietu katalogā kopīgo e-lietas datus, kas atbilst procesu normatīvajos aktos un arhīva jomu regulējošos tiesību aktos noteiktajām prasībām.
8.
Pamatdarbības informāciju sistēmās radītie e-lietas dati, kuriem pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā tiek nodoti Latvijas Nacionālajam arhīvam, izmantojot arhivēšanas rīku, nodrošinot e-lietas datu vienotu un automātisku pārnešanu atbilstošā formātā nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. E-lietas dati, kas tiek nodoti Latvijas Nacionālajā arhīvā, saglabājas arī pamatdarbības informācijas sistēmā līdz šo noteikumu 4. punktā minētajam termiņam.
9.
E-lietas dati, kam pamatdarbības informācijas sistēmās ir pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, no elektronisko lietu kataloga tiek nosūtīti automātiski uz elektronisko lietu kataloga arhīvu, atbilstoši pamatdarbības informācijas sistēmā šo noteikumu 10. punktā noteiktajā kārtībā ievadītajai atzīmei par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā.
10.
Galīgā nolēmuma spēkā stāšanās brīdī e-lietas datiem, ja tie saskaņā ar šo noteikumu pielikumā minēto ir glabājami pastāvīgi, pamatdarbības informācijas sistēmā atzīmi par šo e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā pievieno šādas valsts un pašvaldības iestādes:
10.1.
kriminālprocesa ietvaros prokuratūra vai pirmās instances tiesa, kura kontrolē nolēmuma pilnīgu izpildi;
10.2.
civilprocesa un administratīvā procesa ietvaros - tiesa;
10.3.
administratīvo pārkāpumu procesa ietvaros - iestāde, kas veikusi administratīvā pārkāpuma procesu;
10.4.
ir ievadījusi ieslodzījuma vieta, kas nodrošina ieslodzītā personas lietā esošo e-lietas datu pārvaldību;
10.5.
ir ievadījis Valsts probācijas dienests, kas nodrošina probācijas klienta lietā esošo e-lietas datu pārvaldību.
11.
Atzīmi par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā var pievienot jebkura šo noteikumu 10. punktā minētā valsts un pašvaldības iestāde, ja iestādes vadītāja noteiktajā kārtībā, izvērtējot e-lietas datus, secina, ka, e-lietas datiem ir arhīviska vērtība. Valsts un pašvaldības iestādes, atlasot nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā e-lietas datus, ņem vērā teritoriālo principu.
12.
Atzīmi par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, ja e-lietas datiem ir arhīviska vērtība, var pievienot cita šo noteikumu 10. punktā neminēta valsts un pašvaldības iestāde, kas kopīgo e-lietas datus attiecīgajā procesā elektroniskajā vidē.
13.
Latvijas Nacionālajam arhīvam e-lietas datus, attiecībā uz kuriem pamatdarbības informācijas sistēmā ir ievadīta atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam, nodod reizi piecos gados, sagatavojot arhivējamiem e-lietas datiem uzskaites sarakstu un aktu par elektronisko dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā:
13.1.
e-lietas platformas pārzinis, ja e-lietas dati iegūti no vairākām pamatdarbības informācijas sistēmām;
13.2.
Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmas pārzinis, ja e-lietas dati ir tikai no Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmas;
13.3.
Ieslodzīto informācijas sistēmas pārzinis, ja e-lietas dati ir tikai no Ieslodzīto informācijas sistēmas.
IV.E-lietas datu atjaunošana elektronisko lietu katalogā
14.
Valsts un pašvaldības iestāde, kurai ir nepieciešams elektronisko lietu katalogā atjaunot konkrēta procesa elektroniskā vidē e-lietas datus, līdz šo noteikumu 4. punktā noteiktajam brīdim nosūta pieprasījumu atjaunot e-lietas datus valsts un pašvaldības iestādei, kas konkrētā procesa elektroniskā vidē ietvaros kopīgoja e-lietas datus elektronisko lietu katalogā.
15.
Valsts un pašvaldības iestādes šo noteikumu 14. punktā minētajā pieprasījumā norāda procesa elektroniskā vidē, kura ietvaros tika kopīgoti e-lietas dati elektronisko lietu katalogā, identificējošu informāciju un pamatojumu e-lietas datu atjaunošanai.
16.
Valsts un pašvaldības iestāde pēc šo noteikumu 14. punktā minētā pieprasījuma saņemšanas, nodrošina pieprasīto e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā trīs darbdienu laikā.
V.Noslēguma jautājums
17.
Noteikumi stājas spēkā 2022.gada 1.decembrī.
Ministru prezidents V. Uzvārds
Ministrs V. Uzvārds
Pielikums
Ministru kabineta
[22-TA-2341 Dt]
noteikumiem Nr.[22-TA-2341 Nr]
E-lietas datu glabāšanas termiņi