Anotācija (ex-ante)

Kā jau minēts iestādes no savām pamatdarbības informācijas sistēmām publicē e-lietas platformā e-lietas datus, kuru kopums veido vienu lietu, ko izmanto iestādes, īstenojot procesus elektroniskā vidē. Brīdī, kad kāda no iestādēm, kas procesā elektroniskā vidē kopīgo e-lietas datus e-lietas platformā, savā pamatdarbības informācijas sistēmā pārvietojot e-lietas datus uz arhīva vidi tos pārtraucot kopīgot e-lietas platformā, e-lietas dati vairs nav pieejami citām iestādēm, kas turpina īstenot procesu elektroniskā vidē, tādējādi būtiski tiek traucēta citas iestādes normatīvajos aktos noteiktās pamatfunkcijas īstenošana. Ja izveidojas minētā situācija, tad, piemēram, vairs netiek ievērots princips, kas nostiprināts gan Administratīvās atbildības likuma 82.pantā, gan Kriminālprocesa likuma 374.panta pirmajā daļā, ka lieta glabā vienkopus, vai arī kļūts nepieejami procesu uzsākušās iestādes e-lietas platformā publicētie pierādījumi, kas nepieciešami iztiesāšanas stadijā, kā arī attiecīgie e-lietas dati vairs nav pieejami e-lietas portālā, kurā esošos e-lietas datus persona, tajā skaitā, privātpersona, uz kuru šie dati attiecas, var izmantot turpmākā savu interešu aizstāvībai. Tādēļ, lai izvairītos no šīm situācijām, būtiski ir noteikt iestādēm vienu brīdi, kad tās ir tiesīgas savā pamatdarbības informācijas sistēmām noteiktu laiku publicēt procesam elektroniskā vidē nepieciešamos e-lietas datus, tos attiecīgi arī saglabājot savā pamatdarbības informācijas sistēmā.

Noteikumu projektā, lai būtu iespējams nodrošināt iestādēm iespēju skatīt citas iestādes e-lietas platformā kopīgotos e-lietas datus un novērstu situāciju, kurā kāda no procesā elektroniskā vidē iesaistītajām iestādēm savā pamatdarbības informācijas sistēmā izdzēš vai arhivē minētos datus, tiek noteikts vienots e-lietas platformā e-lietas datu kopīgošanas termiņš (noteikumu projekta 2.punkts). Noteikumu projekta 2.punktā minētajā termiņā e-lietas dati ne tikai ir pieejami iestādēm, kuras konkrētajā procesā elektroniskā vidē īsteno savas pamatfunkcijas, bet arī personai, kura izmanto e-lietas portālu saziņai ar iestādi vai tiesu. Līdz ar to minētais termiņš ir pietiekami ilgs, lai persona, kura ir bijusi dalībnieks attiecīgajā procesā elektroniskā vidē, varētu īstenot savas tiesības un iepazīties ar lietas materiāliem un dokumentiem e-lietas portālā visu procesa laiku, kā arī tiek nodrošināta personai iespēja realizēt savas tiesības noteiktu laiku arī pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās. Piemēram, saistībā ar Kriminālprocesa likuma 653.pantu par sodāmības noņemšanu vai tiesībām uz apžēlošanu, kā arī kriminālprocesa ietvaros atbilstoši Kriminālprocesa likuma 656.panta trešajā daļā noteiktajam pastāv kriminālprocesa atjaunošanas iespējas.
Tāpat 2.punktā minētais termiņš ir noteikts pietiekami ilgi, lai Ģenerālprokuratūra un Augstākā tiesa, piekļūstot e-lietas datiem, varētu nodrošināt savu pamatfunkciju īstenošanu kriminālprocesa ietvaros. Attiecībā uz administratīvo procesu un administratīvo pārkāpumu procesu, šo procesu regulējošajos tiesību aktos procesa atjaunošana jaunatklātu apstākļu dēļ ir iespējam trīs gadus pēc galīgā sprieduma spēkā stāšanās, savukārt attiecībā uz civilprocesu minētais ir iespējams 10 gadus pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās.
Brīdī, kad ir beidzies noteikumu projekta 2.punktā e-lietas datu koplietošanas termiņš elektronisko lietu katalogā, tad pamatdarbības informācijas sistēmas arhivē savas iestādes radītos e-lietas datus, līdz ar to, e-lietas dati vairs netiek aktīvi apstrādāti ne iestādes ietvaros, ne arī minētajiem datiem piekļūst citas iestādes caur savām pamatdarbības informācijas sistēmām. Šajā gadījumā aktīva e-lietas datu apstrāde nenotiek un e-lietas dati glabājas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē. Paredzams, ka e-lietas platforma nodrošinās paziņojuma par noteikumu projekta 2.punktā minētā termiņa iestāšanos nosūtīšanu visām pamatdarbības informācijas sistēmām, kas nodrošina e-lietas datu apriti attiecīgajā procesā.
Īstenojot procesu elektroniskā vidē, var būt situācija, kad, iestāde atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktam izpilda kādu savu pienākumu, kā rezultātā rodas e-lietas platformā publicējami e-lietas dati. Iestādes amatpersona savu pienākumu ir izpildījusi un attiecīgi tai vairs nav pamata apstrādāt datus savā pamatdarbības informācijas sistēmā konkrētā procesā elektroniskajā vidē, taču pamatdarbības informācijas sistēmai, kurā ir amatpersonas radītie e-lietas dati, ir jānodrošina šo datu publicēšana e-lietas platformā, tādejādi uzturot nearhivētus pamatdarbības informācijas sistēmā esošos e-lietas datus. Līdz ar to pamatdarbības informācijas sistēmu pārzinim ir jāpārvalda piekļuves tiesības un jānodrošina, ka amatpersona nevar apstrādāt e-lietas datus vairs šajā procesā, bet tai pat laikā e-lietas dati tiek publicēti e-lietas platformā no pamatdarbības informācijas sistēmas līdz e-lietas datu nokļūšanai pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē. Piemēram, kriminālprocesa ietvaros kriminālvajāšanas stadijā Valsts probācijas dienests īsteno izlīguma procesu atbilstoši Kriminālprocesa likuma 381.pantā noteiktajam, taču kriminālprocess uz izlīguma pamata netiek izbeigts. Valsts probācijas dienesta funkcija – īstenot izlīguma procesu ir izpildīta, bet izlīguma dokuments kā e-lietas dati tiek izmantots arī iztiesāšanas stadijā. Līdz ar to veidojas situācija, kad Valsts probācijas dienesta amatpersonai kā izlīguma starpniekam vairs nav pamata apstrādāt datus Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmā, bet izlīguma dokuments kā lietas materiāls ir nepieciešams iztiesāšanas stadijā. Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmas pārzinim ir jāliedz amatpersonai piekļuve izlīguma procesa e-lietas datiem, bet jānodrošina izlīguma dokumenta publicēšana e-lietas platformā. Atbilstoši minētais pienākums pamatdarbības informācijas sistēmas pārzinim ir iekļauts noteikumu projekta 3.punktā.
Savukārt, ja iestādes saskata nepieciešamību informācijas sistēmas resursu taupīšanas nolūkos vai citu iemeslu dēļ dzēst e-lietas datus, tad šajā noteikumu projektā ir paredzēts arī noteikts atskaites brīdis, kad iestādes būtu tiesīgas dzēst savā pamatdarbības informācijas sistēmā esošos e-lietas datus, izņemot, ja tie ir noteikti glabājami ilgstoši, tad šos datus glabā līdz šo noteikumu projekta pielikumā norādītā e-lietas datu glabāšanas termiņa beigām. Šo noteikumu projekta 4.1.-4.3.apakšpunktā noteiktais termiņš ir pārņemts no Sodu reģistra likumā noteiktā termiņa un ir pietiekams, lai persona, kurai ir tiesības uz procesa atjaunošanu jaunatklātu apstākļu dēļ to varētu arī izdarīt, kā arī būtu beigušās visas tiesiskās sekas pēc šī termiņa beigām juridiskai personai, kas likvidēta, vai personai, kura bija izdarījusi administratīvo pārkāpumu.
Savukārt šo noteikumu 4.4. un 4.5. apakšpunkts paredz, ka civilprocesa un administratīvā procesa ietvaros radītie dati glabājami piecus gadus un šis termiņš noteikts atbilstoši arhīva jomu regulējošajos aktos noteiktajam, kas paredz elektronisko dokumentu un datu maksimālo glabāšanas termiņu institūciju glabātavās (sk. Ministru kabineta 2004.gada 2.marta noteikumu Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" 18.punkts).
Šo noteikumu 4.6.apakšpunktā ietvertais glabāšanas termiņš 20 gadi noteikts, jo:
1) Valsts kontroles revīzijas ziņojumā "Valstī īstenoto personu resocializācijas pasākumu efektivitāte", kas apstiprināts ar Valsts kontroles Otrā revīzijas departamenta 2019.gada 11.oktobra lēmumu Nr.2.4.1-11/2018  (turpmāk – ziņojums) norādīts, lai sasniegtu galveno resocializācijas mērķi – samazināt atkārtota noziedzīga nodarījuma veikšanu –, aicinām Tieslietu ministriju veikt pasākumus, lai izvērtētu un izstrādātu turpmāku resocializācijas sistēmas attīstības redzējumu – kāda būtu jāveido resocializācijas sistēma kopumā, nevis tikai soda izpildes institūcijās; kādi atbalsta pasākumi personām ir nepieciešami pēc soda izciešanas, lai saglabātu jau veikto resocializācijas pasākumu pozitīvo ietekmi; kā šie pasākumi ir nodrošināmi u.c.
Lai novērtētu attīstības plānošanas dokumentos izvirzīto mērķu sasniegšanu un kopumā resocializācijas sistēmas darbības efektivitāti, aicinām Ministriju sadarbībā ar Pārvaldi un Valsts probācijas dienestu izvērtēt, kādus datus (informāciju) būtu nepieciešams uzkrāt rezultatīvo rādītāju novērtēšanai, un veikt pasākumus, lai to nodrošinātu, tajā skaitā, nosakot atbildīgo institūciju.
Valsts kontroles viedoklis: Lai darbs ar notiesāto personu būtu efektīvs un tiktu pielietota labākā stratēģija resocializācijai, ir jāzina iemesli, kādēļ resocializācijas pasākumi ir bijuši neveiksmīgi, ir jābūt izsekojamai un operatīvi iegūstamai informācijai ne tikai vienas iestādes ietvaros, ir jābūt informācijai par klientu kopumā.
Ziņojumā norādīts, ka ieslodzījuma vietās personām resocializācijas lietu iekārto katru reizi, kad persona nonāk ieslodzījuma vietā, no jauna, un aktuālā lieta nesatur informāciju par iepriekšējā soda izciešanas vietā veiktajiem resocializācijas pasākumiem, tajā skaitā īstenotajiem atkarību mazinošiem pasākumiem. Revidentiem nav pamata pieņēmumam, ka, sagatavojot aktuālo risku un vajadzību novērtējumu un kārtējo resocializācijas plānu, būtu vērtēta iepriekšējā soda izciešanas vietā veikto resocializācijas pasākumu ietekme (veiksme, neveiksme u.tml.), jo aktuālajā lietā nav šādu atzīmju.
2) Likumprojektā "Ieslodzījuma vietu pārvaldes likums" viens no Pārvaldes uzdevumiem ir norādīts pētījumu veikšana un organizēšana Pārvaldes darbības, darbības rezultātu vai resocializācijas efektivitātes, kā arī Pārvaldei vai sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētei. Lai nodrošinātu šo Pārvaldes uzdevumu Pārvaldei ir nepieciešama informācija gan par ieslodzītajiem, gan par bijušajiem ieslodzītājiem. Minētā informācija ir nepieciešana, lai nodrošinātu kvalitatīvu pētījumu veikšanu Pārvaldes kompetences jomā, tādējādi nodrošinot arī, piemēram, esošo resocializācijas līdzekļu izvērtēšanu un pilnveidi, jaunu resocializācijas līdzekļu jaunradi, kā arī pārbaudot un pilnveidojot risku un vajadzības novērtēšanas instrumentu un procesa kvalitāti, ar nolūku nodrošināt pētījumu veikšanu Pārvaldes darbības efektivitātes un Pārvaldei vai sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētes nodrošināšanai.
Jāņem vērā, ka pētījumos vērtē recidīvu. Noziedzīga nodarījuma recidīvs pēc soda izciešanas un atbrīvošanās no brīvības atņemšanas iestādēm var sasniegt arī 30 gadus (raksturīgi tiem noziedzīgajiem nodarījumiem, kas tiek izdarīti ilgstoši, latenti, ģimenēs, un kura atklāšana ir laikietilpīgs process, piemēram, seksuālie noziedzīgie nodarījumi, noziedzīgie nodarījumi, saistīti ar narkotisko vielu lietošanu, glabāšanu, realizāciju, organizētā noziedzība. Atbilstoši Eiropas Padomes Ziņojums par Rekomendācijas Nr.R (87) 15, par personas datu izmantošanu policijas nozarē 33.punkts noteic, ka maksimālais datu glabāšanas laiks ir pieļaujams no divdesmit līdz trīsdesmit gadiem.
ASV 2015.gada veiktajā pētījumā tika apkopota informācija par recidīvu attiecībā uz dzimumnoziegumiem, kur tika secināts, ka persona atkārtoti noziedzīgu nodarījumu veica 23% gadījumos 5 gadu laikā; 27,8% gadījumos 10 gadu laikā; 35,4% gadījumu 15 gados. Jāņem vērā, ka pētījumā tika vērtēta noziedzīgu nodarījumu recidīva iespējamība 15 gadu griezumā pēc personas atbrīvošanas no ieslodzījuma vietas.
Līdz ar to, lai varētu nodrošināt pētījumu veikšanu, kā arī izvērtēt jau ieviesto resocializācijas pasākumu efektivitāti, ir nepieciešams glabāt ieslodzīto lietas 20 gadus pēc nodošanas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē.
Par šo noteikumu projekta 4.7.apakšpunktā ietverto termiņu attiecībā uz bijušo probācijas klientu lietā esošajiem e-lietas datiem norādāms, ka tas izriet no Ministru kabineta 2018.gada 13.novembra noteikumu Nr.693 "Noteikumi par Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas iekļaušanas tiesisko pamatu, saturu, apjomu un apstrādes kārtību" 22.punktu, kas paredz Valsts probācijas dienestā pamatdarbības informācijas sistēmas arhīvā esošās lietas glabāšanas ilgumu glabā gadu pēc tam, kad no Iedzīvotāju reģistra saņemtas ziņas par personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadu pēc personas dzimšanas. Šāds e-lietas datu glabāšanas termiņš Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē noteikts, jo Valsts probācijas dienests, īstenojot savas pamatfunkcijas probācijas klientam tā dzīves laikā veido vienu probācijas klienta lietu, un šis termiņš tiek pielīdzināts cilvēka mūža garumam.
Ņemot vērā, ka pamatdarbības informācijas sistēmas ir iestāžu pārziņā, tad tikai pašas iestādes var noteikt procedūru, kādā tās arhivē e-lietas datus savā pamatdarbības informācijas sistēmā un kādā e-lietas dati tiek dzēsti no pamatdarbības informācijas sistēmas, tādēļ šo noteikumu projekta 5.punkts ietver pienākumu valsts un pašvaldību iestādēm noteikt kārtību, kādā tās savās pamatdarbības informācijas sistēmās nosūtīs e-lietas datus uz arhīva vidi un kādā no minētās arhīva vides e-lietas dati tiks dzēsti.
Jebkurš process elektroniskā vidē noslēdzas ar galīgo nolēmumu. Šī nolēmuma saglabāšana ir būtiska judikatūras veidošanai un arī šī nolēmuma izpildes stadijā. Soda izpildes stadijā būtisks ir ne tikai aktuālais galīgais nolēmums, bet arī citi par šo personu pieņemtie nolēmumi, īpaši resocializācijas laikā vai sagatavojot izvērtēšanas ziņojumu. Tāpat arī pastāvīga piekļuve galīgajam nolēmumam ir būtiska jebkuram lietas dalībniekam, lai varētu īstenot savas tiesības. Līdz ar to šo noteikumu projekta 6.punktā tiek nostiprināti divi pienākumi, pirmkārt, ka e-lietas platformai jānodrošina atsevišķu pastāvīgu piekļuvi galīgajiem nolēmumiem, un , otrkārt, lai to izdarītu, valsts un pašvaldības iestādēm ir jāatzīmē savās pamatdarbības informācijas sistēmās šie galīgie nolēmumi, kuriem nodrošināma pastāvīga piekļuve e-lietas platformā.
Noteikumu projekta 3.nodaļa (7.- 13.punkts) regulē jautājumu par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā (turpmāk – LNA).
Lai e-lietas dati nebūtu jāpārveido atbilstošos formātos brīdī, kad tie nododami LNA, tādējādi prasot personāla resursus e-lietas datu manuālā pārbaudē, tad iestādēm elektronisko lietu katalogā jānodrošina tādu e-lietas datu aprite, kas jau sākotnēji atbilst Kriminālprocesa likuma 317.1pantā, Civilprocesa likuma 113.pantā un pārejas noteikumu 167.punktā, un Administratīvā procesa likuma 112.2 pantā ietvertajām prasībām, kā arī jāievēro attiecīgie dokumentu formāti, kas tehniski nodrošināmi elektroniskajiem dokumentiem saskaņā ar arhīva jomu regulējošiem tiesību aktiem - Ministru kabineta 2005.gada 28. jūnija noteikumi Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām".
E-lietas dati LNA tiks nodoti centralizēt ar arhivēšanas rīku, kas nodrošinās visu elektronisko lietu katalogā kopīgoto e-lietas datu, kuriem pievienota atzīme par to nodošanu LNA, pārnešanu uz elektronisko lietu kataloga arhīvu. Brīdī, kad e-lietas dati tiek automātiski pārnesti uz elektronisko lietu kataloga arhīvu, tie tiek sakārtoti nodošanai LNA. Lai šis varētu notikt, pamatdarbības informācijas sistēmām būs jāpilnveido savas pamatdarbības informācijas sistēmas, veicot integrāciju ar arhivēšanas rīku. Ņemot vērā, ka e-lieta savu darbību uzsāka 2021.gada 1.decembrī, tad pirmās lietas būs nododamas uz elektronisko lietu kataloga arhīvu pēc trim gadiem, līdz ar to, šī pienākuma izpilde iestādēm veicama līdz 2024.gada 1.decembrim.
Arhivēšanas rīks no pamatdarbības informācijas sistēmām automātiski atlasīs e-lietas datus, kuriem būs pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu LNA. Šajos noteikumos ir paredzēti divi gadījumi, kad e-lietas datiem tiek pievienota minētā atzīme. Pirmkārt, atzīme par e-lietas datu nodošanu LNA tiek pievienota datiem, kas atbilstoši šo noteikumu pielikumā minētajam ir glabājami pastāvīgi, jo saskaņā ar arhīva jomu regulējošiem tiesību aktiem pastāvīgi glabājamie dokumenti ir nododami turpmākai glabāšanai LNA. Šo noteikumu projekta 10.punkts noteic, ka iestādei, kurai saskaņā ar šo noteikumu projekta punktu ir pienākums pievienot minēto atzīmi, tas jāizdara brīdī, kad būs stājies spēkā galīgais nolēmums konkrētajā procesā elektroniskā vidē.
Otrkārt, iestāde atzīmi par e-lietas datu nodošanu LNA pievieno tiem e-lietas datiem, kuriem, atbilstoši iestādes vadītāja noteiktā kārtībā veiktam izvērtējumam, ir arhīviskā vērtība. Iestāde e-lietas datiem arhīvisko vērtību nosaka, ņemot vērā procesa elektroniskā vidē juridisko, vēsturisko, politisko, zinātnisko, ekonomisko, kultūras vai citu sabiedrisko nozīmi. Tāpat iestādēm ir jāraugās, lai LNA nododamie e-lietas dati tiktu atlasīti par procesiem elektroniskā vidē, aptverot visu Latvijas teritoriju, proti, ja iestādes veido e-lietas datu izlasi, kas nododama pastāvīgai glabāšanai tad jāraugās, lai šie e-lietas dati būtu no dažādās Latvijas pilsētās īstenotiem procesiem elektroniskā vidē, tādējādi atspoguļojot iestādes darbību visā valsts teritorijā.
Tāpat atzīmi par e-lietas datu nodošanu LNA, var pievienot cita iestāde, kas ir kopīgojusi datus konkrētajā procesā elektroniskajā vidē, tādejādi informējot turpmāk procesu elektroniskā vidē īstenojošās iestādes, ka šiem e-lietas datiem varētu būt arhīviska vērtība un tie izvērtējami nodošanai LNA. Minētā atzīme ir saistoša iestādei, kas nodrošina e-lietas datu arhīviskās vērtības izvērtēšanu.
Šo noteikumu projekta 10.punktā minētās iestādes izriet no procesu normatīvajos aktos noteiktā, proti, kriminālprocesa ietvaros e-lietas datu izvērtēšanu un datuma ievadīšanu veic prokuratūra vai pirmās instances tiesa, jo saskaņā ar Kriminālprocesa likuma 639.pantu minētās iestādes īsteno nolēmuma un prokurora priekšraksta izpildes kontroli, civilprocesa un administratīvā procesa ietvaros – tiesa, savukārt administratīvā pārkāpumu procesa ietvaros izvērtējumu veic iestāde, kas veikusi administratīvā pārkāpuma procesu, jo atbilstoši Administratīvās atbildības likuma 231.pantam pēc nolēmuma stāšanās spēkā tiesa administratīvā pārkāpuma lietu nekavējoties nosūta iestādei lēmuma izpildei un administratīvā pārkāpuma lietas glabāšanai. Elektronisko lietu kataloga arhīvā esošos e-lietas datus, ja tie iegūti no vairākām iestādēm, sagatavo nodošanai LNA Tiesu administrācija kā e-lietas platformas pārzinis. Šāds pienākums būs veicams reizi piecos gados atbilstoši Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumu Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" 18.punktam.
Vienlaikus noteikumu projektā tiek paredzēta iespēja Valsts probācijas dienestam un ieslodzījuma vietai atsevišķi organizēt savu e-lietas datu nodošanu LNA, jo kriminālprocesa ietvaros tikai Valsts probācijas dienesta vai ieslodzījuma vietas sagatavotais paziņojums par izpildi tiek publicēts elektronisko lietu katalogā, bet pati probācijas klienta lieta vai ieslodzītā personas lieta paliek minēto iestāžu pamatdarbības informācijas sistēmā. Līdz ar to šīm iestādēm tiek nodrošināta iespēja pašām organizēt savās pamatdarbības informācijas sistēmās esošo e-lietas datu izvērtēšanu un nodošanu LNA, izmantojot arhivēšanas rīku e-lietas datu nodošanai no elektronisko lietu kataloga arhīva. Skatīt anotācijas pielikumā e-lietas datu arhivēšanas procesa shēmu.

Procesu normatīvajos aktos ir paredzēta iespēja atjaunot procesu, piemēram, jaunatklātu apstākļu dēļ. Lai to būtu iespējams izdarīt, ir nepieciešams paredzēt starp pamatdarbības informācijas sistēmām savstarpēji saskaņotu darbību, kādā e-lietas dati būtu atjaunojami elektronisko lietu katalogā. Minētais ir noteikts šo noteikumu projekta 4.nodaļā.
Iestājoties šo noteikumu projekta 2.punktā norādītajam termiņam, e-lietas dati nebūs pieejami citām iestādēm, tādēļ ir jānostiprina arī mehānisms, kādā iestādēm jāsadarbojas, ja e-lietas dati atjaunojami elektronisko lietu katalogā. Šo noteikumu 14.punktā ir atrunāts, ka iestāde, kurai ir pamatota nepieciešamība atjaunot elektronisko lietu katalogā e-lietas datus, nosūta pieprasījumu valsts un pašvaldības iestādēm, kuras iepriekš kopīgoja datus konkrētajā procesā elektroniskajā vidē. Iestāde, kas saņem pieprasījumu, kurā ir iekļauta procesa elektroniskā vidē identificējoša informācija (procesa numurs, procesa dalībnieku identificējoša informācija u.tml.) un pamatojums e-lietas datu atjaunošanai, no savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vides atjauno e-lietas datus pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē un nodrošina e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā trīs darbdienu laikā.
E-lietas datu atjaunošanu valsts vai pašvaldības iestāde var lūgt līdz iestājies šo noteikumu projekta 4.punktā noteiktais brīdis.