Anotācija (ex-ante)

Kā jau minēts, iestādes no savām pamatdarbības informācijas sistēmām publicē e-lietas platformā e-lietas datus, kuru kopums veido vienu lietu, ko izmanto iestādes, īstenojot procesus elektroniskā vidē (piemēram, kriminālprocesa ietvaros, Tiesu informatīvajā sistēmā būs pieejamas kopīgotās datnes, kas atrodas gan Kriminālprocesa informācijas sistēmā, gan Prokuratūras informācijas sistēmā, kā arī Tiesu informatīvajā sistēmā radītās datnes). Ja kādā brīdī kāda no iestādēm, kas procesā elektroniskā vidē kopīgo e-lietas datus e-lietas platformā, pārtrauktu tos kopīgot, e-lietas dati vairs nebūtu pieejami citām iestādēm, kas turpina īstenot procesu elektroniskā vidē. Minētajā gadījumā būtiski tiktu traucēta citas iestādes normatīvajos aktos noteiktās pamatfunkcijas īstenošana. Tāpat arī, ja izveidojas minētā situācija, tad, piemēram, vairs netiek ievērots princips, kas nostiprināts gan Administratīvās atbildības likuma 82. pantā, gan Kriminālprocesa likuma 374. panta pirmajā daļā, ka lietu glabā vienkopus. E-lietas datu kopīgošanas pārtraukšana e-lietas platformā nozīmē, ka procesu uzsākušās iestādes e-lietas platformā publicētie pierādījumi vairs nav pieejami tiesai iztiesāšanas stadijā, kā arī attiecīgie e-lietas dati vairs netiek atspoguļoti e-lietas portālā, liedzot personai piekļuvi e-lietas datiem, ko tā varētu izmantot turpmāk savu interešu aizstāvībai. Tādēļ, lai izvairītos no šīm situācijām, būtiski ir noteikt iestādēm vienu brīdi, kurā tās pārtrauc savā pamatdarbības informācijas sistēmā publicēt procesam elektroniskā vidē nepieciešamos e-lietas datus, tos attiecīgi saglabājot tikai savās pamatdarbības informācijas sistēmās.

Noteikumu projektā, lai būtu iespējams nodrošināt iestādēm iespēju skatīt citas iestādes e-lietas platformā kopīgotos e-lietas datus un novērstu situāciju, kurā kāda no procesā elektroniskā vidē iesaistītajām iestādēm savā pamatdarbības informācijas sistēmā izdzēš vai arhivē minētos datus, tiek noteikts vienots atskaites brīdis, kad iestādēm e-lietas dati jāpārtrauc kopīgot elektronisko lietu katalogā. Līdz noteikumu projekta 2. punktā minētajam termiņam e-lietas dati ne tikai ir pieejami iestādēm, kuras konkrētajā procesā elektroniskā vidē īsteno savas pamatfunkcijas, bet arī personai, kura izmanto e-lietas portālu saziņai ar iestādi vai tiesu. Līdz ar to izvēlētais laika posms ir pietiekami ilgs, lai persona, kura ir bijusi dalībnieks attiecīgajā procesā elektroniskā vidē, varētu īstenot savas tiesības un iepazīties ar lietas materiāliem un dokumentiem e-lietas portālā visu procesa īstenošanas laiku, kā arī tiek nodrošināta personai iespēja realizēt savas tiesības noteiktu laiku pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās. Piemēram, saistībā ar Kriminālprocesa likuma 653. pantu par sodāmības noņemšanu vai tiesībām uz apžēlošanu atbilstoši Apžēlošanas likumam, kā arī kriminālprocesa ietvaros atbilstoši Kriminālprocesa likuma 656. panta pirmajā un trešajā daļā noteiktajam – pastāv iespēja kriminālprocesa atjaunošanai sakarā ar jaunatklātiem apstākļiem.
Norādāms, ka noteikumu projekta 2.1-2.3. apakšpunktos minētie gadījumi paredz iespēju, ka jebkurai procesā iesaistītajai personai arī trīs gadus pēc kriminālprocesa izbeigšanas, soda izpildes, piemērotā piespiedu līdzekļa izpildes vai personas attaisnošanas būtu pieejami kriminālprocesa un arī soda izpildes iestādes e-lietas portālā publicētie lietas materiāli savu tiesību realizēšanai (piemēram, pārsūdzības realizēšanai), kā arī šis periods ir pietiekams, lai Ģenerālprokuratūra un Augstākā tiesa, piekļūstot e-lietas datiem visās pamatdarbības informācijas sistēmās, varētu nodrošināt savu pamatfunkciju īstenošanu kriminālprocesa ietvaros.
Jāpiebilst, ja no krimināllietas tiek izdalīti materiāli un uzsākts process par noziedzīgi iegūtu mantu vai process par piespiedu ietekmēšanas līdzekļu piemērošanu juridiskajai personai, tad šie procesi e-lietas platformā publicējami vienlīdz ilgi. Tas nepieciešams, jo pastāv iespēja, ka īstenojamajā procesā var tikt izmantoti otra procesa e-lietas dati. Līdz ar to, lai nepazustu lietas kopība, būtiski abu saistīto procesu e-lietas datus elektronisko lietu katalogā pārtraukt publicēt vienlaicīgi. Lai minēto būtu iespējams realizēt, tiks nodrošināta iespēja redzēt saistītā procesa statusu visām pamatdarbības informācijas sistēmām, kas kopīgo datus šajos procesos.
Būtiski piebilst, ka gadījumos, kad noziedzīgo nodarījumu būs izdarījušas vairākas personas, tad trīs gadu termiņš saistībā ar noteikumu projekta 2.1.1. apakšpunktā minēto sāks skaitīties no brīža, kad sodu būs izcietusi persona, kurai piemērots vissmagākais sods. Attiecīgi e-lietas datiem par personām, kurām piemērots vieglāks sods, piekļuves tiesības pārvalda pamatdarbības informācijas sistēmu pārzinis, piemēram, pārtraucot piekļuvi e-lietas datiem e-lietas portālā.
Attiecībā uz administratīvā pārkāpuma procesa ietvaros radītiem e-lietas datiem šajā noteikumu projektā tiek paredzēts, ka tie tiek glabāti trīs gadus pēc informācijas saņemšanas par piemērotā soda izpildi vai soda izpildes noilguma iestāšanās. Savukārt, ja stājies spēkā lēmums par administratīvā pārkāpuma izbeigšanu, tad attiecīgi e-lietas dati glabājami trīs gadus atbilstoši Administratīvās atbildības likuma 249. panta trešajā daļā noteiktajam termiņam. Tāpat tiek noteikts atšķirīgs e-lietas datu glabāšanas termiņš, ja administratīvā pārkāpuma lieta nosūtīta pašvaldības administratīvajai komisijai audzinoša rakstura piespiedu līdzekļu piemērošanai bērniem. Norādāms, ka minētie termiņi tiks precizēti atbilstoši veiktajiem grozījumiem Administratīvās atbildības likumā, kas noteiks Administratīvo pārkāpumu procesa atbalsta sistēmā esošo datu glabāšanas termiņus. Minētie grozījumi šobrīd ir izstrādes stadijā.
Atbilstoši Administratīvā procesa likumam atjaunošana jaunatklātu apstākļu dēļ ir iespējam trīs gadus pēc galīgā sprieduma spēkā stāšanās, savukārt attiecībā uz civilprocesu minētais ir iespējams 10 gadus pēc galīgā nolēmuma spēkā stāšanās, tādēļ e-lietas platformā e-lietas dati glabājas tik ilgi, lai būtu iespējams nodrošināt lietas atjaunošanu. Jāpiebilst, ka pēdējos trīs minētajos procesos ir iekļauta atruna, ja gadījumā persona, izmantojot savas tiesības, ir iesniegusi sūdzību Eiropas Cilvēktiesību tiesā vai citā starptautiskā vai pārnacionālā tiesā, tad attiecīgi šī procesa e-lietas dati ir pieejami vēl gadu pēc šīs sūdzības pilnīgas izskatīšanas attiecīgajā tiesā. Šāds nosacījums izriet no Administratīvā procesa likuma 354. panta trešās daļas, Civilprocesa likuma 478. panta trešās daļas un Administratīvās atbildības likuma 249. panta trešās daļas. Attiecīgi uzzinot, ka ir iesniegta sūdzība Eiropas cilvēktiesību tiesā vai citā no minētajām tiesām, tad datums netiek ievadīts, vai, ja attiecīgais datums jau ievadīts, to dzēš no pamatdarbības informācijas sistēmas. Brīdī, kad sūdzība izskatīta Eiropas Cilvēktiesību tiesā vai citā starptautiskā vai pārnacionālā tiesā, tad atbildīgajam nodarbinātajam jāievada pamatdarbības informācijas sistēmā attiecīgais datums.
Vienlaikus jāpiebilst, ka, īstenojot procesu elektroniskā vidē, var būt situācija, kad, iestāde atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktajam izpilda kādu savu pienākumu, kā rezultātā rodas e-lietas platformā publicējami e-lietas dati. Iestādes amatpersona savu pienākumu ir izpildījusi un tai vairs nav pamata apstrādāt e-lietas datus savā pamatdarbības informācijas sistēmā konkrētā procesā elektroniskajā vidē ietvaros, taču pamatdarbības informācijas sistēmai, kurā ir amatpersonas radītie e-lietas dati, ir jānodrošina šo datu publicēšana e-lietas platformā, tādējādi uzturot nearhivētus pamatdarbības informācijas sistēmā esošos e-lietas datus. Līdz ar to pamatdarbības informācijas sistēmu pārzinim ir jāpārvalda piekļuves tiesības un jānodrošina, ka amatpersona šajā procesā vairs nevar strādāt ar e-lietas datiem, vienlaikus nodrošinot attiecīgo e-lietas datu publicēšanu e-lietas platformā līdz šo e-lietas datu pārvietošanai uz pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidi. Piemēram, kriminālprocesa ietvaros kriminālvajāšanas stadijā Valsts probācijas dienests īsteno izlīguma procesu atbilstoši Kriminālprocesa likuma 381. pantā noteiktajam, taču kriminālprocess uz izlīguma pamata netiek izbeigts. Valsts probācijas dienesta likuma 6. panta 6. punktā noteiktā funkcija – organizēt un vadīt izlīguma procesu kriminālprocesā un lietās par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošanu bērniem ir izpildīta, bet izlīguma dokuments kā e-lietas dati tiek izmantots arī iztiesāšanas stadijā. Tādēļ veidojas situācija, kad Valsts probācijas dienesta amatpersonai kā izlīguma starpniekam vairs nav pamata apstrādāt datus Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmā, bet izlīguma dokuments kā lietas materiāls ir nepieciešams iztiesāšanas stadijā. Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmas pārzinim ir jāliedz amatpersonai piekļuve izlīguma procesa e-lietas datiem, bet jānodrošina izlīguma dokumenta publicēšana e-lietas platformā. Minētais pienākums pamatdarbības informācijas sistēmas pārzinim izriet no Procesu norises elektroniskā vidē valsts platformas likuma 3. panta septītās daļas, kas paredz pienākumu pamatdarbības informācijas sistēmu pārziņiem noteikt piekļuves tiesības pamatdarbības informācijas sistēmā esošajiem e-lietas datiem atbilstoši procesu normatīvajiem aktiem.
Brīdī, kad iestājas noteikumu projekta 2. punktā minētais termiņš, tad pamatdarbības informācijas sistēmas veic visas nepieciešamās darbības e-lietas datu publicēšanas pārtraukšanai elektronisko lietu katalogā un arhivē savas iestādes radītos e-lietas datus, līdz ar to, e-lietas dati vairs netiek aktīvi apstrādāti ne iestādes ietvaros, ne arī minētajiem datiem piekļūst citas iestādes caur savām pamatdarbības informācijas sistēmām. Šajā gadījumā aktīva e-lietas datu apstrāde nenotiek un e-lietas dati glabājas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē.
Lai nodrošinātu vienotu e-lietas datu publicēšanas pārtraukšanu elektronisko lietu katalogā un pārvietošanu uz pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidi, pamatdarbības informācijas sistēmās iestādēm ir jānodrošina atzīmes pievienošana par noteikumu projekta 2. punktā noteiktā gadījuma iestāšanos. Atzīme, kad e-lietas dati arhivējami, ir redzama visās saistītās pamatdarbības informācijas sistēmās. Pievienojot šo atzīmi pamatdarbības informācijas sistēmās būs ievadāms arī datums, kurā nodrošināma konkrēto e-lietas datu pārvietošana uz pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidi. E-lietas platformā ir iestrādāts notifikācijas serviss, kas pēc minētās atzīmes pievienošanas un datuma ievadīšanas pamatdarbības informācijas sistēmās atgādina par attiecīgo e-lietas datu arhivēšanu noteiktajā laikā, kā arī kriminālprocesa un administratīvo pārkāpumu procesa ietvaros piedāvā paziņojumu nosūtīšanu saistītajām pamatdarbības informācijas sistēmām par attiecīgu e-lietas datu arhivēšanu procesa ietvaros.
Savukārt, tad, kad beidzies e-lietas datu glabāšanas termiņš arī pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē, tad iestādei ir pienākums dzēst e-lietas datus (noteikumu projekta 4. punkts). Noteikumu projektā ir paredzēts noteikts atskaites brīdis, līdz kuram iestādes drīkst savā pamatdarbības informācijas sistēmā glabāt tajā esošos arhivētos e-lietas datus, izņemot, ja tie ir noteikti kā ilgstoši glabājami, tad šos datus glabā līdz šo noteikumu projekta pielikumā norādītā e-lietas datu glabāšanas termiņa beigām, vai ja tie glabājami pastāvīgi, tad tos no pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vides var dzēst pēc tam, kad šie dati nodotie Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgā glabāšanā. Pēdējā minētajā gadījumā rīcību ar pastāvīgi glabājamiem datiem, kas nodoti Latvijas Nacionālajā arhīvā noteic iestādes vadītājs. Šāda tiesība tiek paredzēta noteikumu projekta 5.3. apakšpunktā.
Noteikumu projekta pielikums noteic, kuri e-lietas dati ir glabājami ilgstoši (ilgāk par desmit gadiem, bet ne mūžīgi) vai pastāvīgi (mūžīgi).
Attiecībā uz kriminālprocesu kā pastāvīgi ir glabājami e-lietas dati, kas radīti īstenojot procesus elektroniskā vidē:
1) par noziegumiem pret cilvēci, mieru, kara noziegumi, genocīds – šādu e-lietas datu pastāvīga glabāšana izriet no Krimināllikuma 57. panta, kas paredz, ka personai, kas izdarījusi noziegumu pret cilvēci, noziegumu pret mieru, kara noziegumu vai piedalījusies genocīdā, kriminālatbildības noilgums neiestājas.
2) par noziegumiem pret valsti – šādiem e-lietas datiem piemīt vēsturiska nozīme, līdz ar to atbilstoši Arhīvu likuma 8. panta pirmās daļas 3. punktam minētajiem e-lietas datiem ir arhīviska vērtība un tie glabājami pastāvīgi. Minētie dati ir vēstures liecība, jo ir saistīti ar valsts pastāvēšanu un Satversmē ierakstīto pamatvērtību apdraudējumu, gan arī šos datus izmanto pētnieciskos nolūkos. Ņemot vērā ģeopolitisko stāvokli pasaulē šādu datu glabāšana ir ar augstu aktualitāti.
3) par ierosinātiem procesiem par sadarbības fakta konstatēšanu ar LPSR Valsts drošības komiteju – šādu e-lietas datu glabāšana izriet no likuma "Par bijušās Valsts drošības komitejas dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un personu sadarbības fakta ar LPSR VDK konstatēšanu" 2. pantu, kas noteic, ka Valsts drošības komitejas dokumenti ir nacionālā dokumentārā mantojuma sastāvdaļa un Latvijas valsts īpašums. Tāpat minētais likums uzliek par pienākumu Latvijas Nacionālajam arhīvam šādu dokumentu pastāvīgu glabāšanu.
4) par noziedzīgiem nodarījumiem pret dabas vidi, ja tie ir kvalificēti kā smagi un sevišķi smagi, glabājami pastāvīgi, jo šādi noziedzīgi nodarījumi lielā mērā tiek vērsti pret Latvijas dabas resursiem un būtiski skar sabiedrības intereses. Tāpat arī šāda rakstura noziedzīgo nodarījumu apkarošana ir aktuāla Eiropas Savienības un starptautiskajā līmenī. Šie dati ilgtermiņā ir svarīgi un izmantojami dabas procesu novērtēšanā un prognozēšanā. Piemēram, suga, kurai valstī ir trīs atradnes un vienā no šīm atradnēm tiek veikta nelikumīga darbība, kā rezultātā atradne bojāta vai iznīcināta. Tātad informācijai, kāpēc tā ir izzudusi, ir jāsaglabājas, jo periodiski tiek pārskatītas sugu dzīvotnes un vērtētas tendences, kas ar tām notiks nākotnē, tāpēc vienmēr ir jāzina pirmcēlonis sugas izzušanai, neatkarīgi pirms cik gadiem tas ir noticis. Latvijas teritorijā ir atrodama virkne Eiropas Savienībā aizsargājamo sugu, par kuru atradnēm valstij ir regulāri jāatskaitās un jāsniedz informācija, kāpēc tā ir izzudusi un vai atjaunosies. Pastāv iespēja, ka pēc pārkāpuma tiek piemērota sanācija un iespējams pēc 10 vai 50 gadiem šī atradne atjaunosies, un tad jau šai informācijai par pārkāpumu būs zinātniskā vērtība un arī praktiska vērtība, jo būs zināms, pēc kāda traucējuma veida un apjoma un cik ilgā laikā iespējams atjaunot sākotnējo stāvokli, vai arī pretējā gadījumā - nevar atjaunot sākotnējo stāvokli. 
Noteikumu projekta 4.1. un 4.3. apakšpunktā noteiktie termiņi lielākoties ir pārņemti no Sodu reģistra likumā noteiktajiem termiņiem un ir pietiekami, lai persona, kurai ir tiesības uz procesa atjaunošanu jaunatklātu apstākļu dēļ, varētu piekļūt datiem, kā arī būtu beigušās visas tiesiskās sekas pēc šī termiņa beigām juridiskai personai, kas likvidēta, vai personai, kura izdarījusi administratīvo pārkāpumu. Norādāms, ka noteikumu projekta 4.3. apakšpunktā noteiktie termiņi tiks pārskatīti atbilstoši izstrādātajiem grozījumiem Administratīvās atbildības likumā.
Attiecībā par noteikumu projekta 4.1.1. apakšpunkta piemērošanu gadījumos, kad noziedzīgo nodarījumu ir izdarījušas vairākas personas, norādāms, ka e-lietas datus pamatdarbības informācijas sistēmā glabā gadu no dienas, kad ir saņemtas ziņas par ilgāk dzīvojošās noziedzīgā nodarījuma izdarījušās personas nāvi, vai no dienas, kad jaunākajam noziedzīgā nodarījuma izdarītājam ir apritējuši 100 gadi.
Attiecībā par noteikumu projekta 4.1.5. apakšpunktā ietverto termiņu norādāms, ka tas izriet no Krimināllikuma 56. panta pirmās daļas 5. punkta, paredzot iespējami garāko kriminālatbildības noilguma termiņu, lai ir iespējams īstenot Kriminālprocesa likuma 656. pantā noteikto, ja jaunatklātie apstākļi atklāj, ka noziedzīgais nodarījums ir sevišķi smags.
Savukārt noteikumu projekta 4.2. apakšpunkts noteic, ka e-lietas dati, kas radīti procesā par noziedzīgi iegūtu mantu, ir skatāms ciešā sasaitē ar kriminālprocesu, no kura tika izdalīts šis process, un attiecīgi e-lietas datu dzēšana nodrošināma vienlaikus abos saistītajos procesos. 
Administratīvā procesa ietvaros e-lietas dati pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē glabājami piecus gadus, jo atbilstoši Administratīvā procesa 258. panta pirmajai daļai pēc minētā termiņa iestājas nolēmuma par sodu izpildes noilgums. Savukārt kā izņēmums 75 gadi ir glabājami e-lietas dati, kas radīti lietās par imigrantiem un patvēruma meklētājiem. Minētais termiņš ir pielīdzināts vidējam cilvēka dzīves ilgumam – 75 gadi (atbilstoši datiem, kas pieejami Oficiālajā statistikas portālā Latvijā vidējais iedzīvotāju dzīves ilgums ir 73,1 gads. Informācija pieejama: https://stat.gov.lv/lv/statistikas-temas/iedzivotaji/iedzivotaju-skaits/5661-paredzamais-muza-ilgums).
Arī civilprocesa ietvaros radītie e-lietas dati pamatdarbības informācijas sistēmās glabājami piecus gadus, ja vien tiem nav noteikts cits glabāšanas termiņš šī noteikumu projekta pielikumā. Minētais termiņš tiek pielīdzināts Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumu Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" 18. punktā noteiktajam termiņam, kas paredz, ka valsts arhīvam nododamo elektronisko dokumentu un datu maksimālais glabāšanas termiņš institūcijas glabātavā ir pieci gadi, tikai šajā situācijā tie netiks nodoti glabāties valsts arhīvā, bet dzēsti no pamatdarbības informācijas sistēmas. 
Civilprocesa ietvaros pastāvīgi glabājami tie e-lietas dati, kas saistīti ar īpašuma tiesībām, bērna izcelšanos un adopciju, mantojuma tiesībām un rūpnieciskā īpašuma tiesībām. E-lietas datu, kas saistīti ar īpašuma tiesībām, pastāvīga glabāšana nepieciešama, jo īpašuma izcelsmes pierādīšana aktualitāti nav zaudējusi arī šobrīd, mantiniekiem turpinot pierādīt savas īpašumu tiesības uz Padomju Savienības laikā nacionalizēto nekustamo īpašumu. Līdz ar ko, ievērojot arī nekustamā īpašuma kā īpašuma nozīmi un svarīgumu, attiecīgās informācijas glabāšanas aktualitāte pastāvēs turpmāk un būs tieši saistīta ar privātpersonas tiesību īstenošanu.
E-lietas dati, kas radīti procesos, kas saistīti ar bērna izcelšanās noskaidrošanu un adopciju, ir būtiski personas izcelšanās vai adopcijas pierādīšanai, tajā skaitā, mantošanas tiesībās. E-lietas dati, kas saistīti ar matojumu tiesībām ir cieši saistīti ar jau minētajām īpašuma tiesībām un būtiski saglabāt šo informāciju, lai varētu nodrošināt mantinieku tiesību īstenošanu, piemēram, pēdējās gribas apstrīdēšanas gadījumā. Savukārt e-lietas datu pastāvīga glabāšana par rūpniecisko īpašumu ir cieši saistīta ar izgudrotāja vai viņa tiesību pārņēmēja tiesību aizsardzību par iespējamo labuma gūšanu no šī izgudrojuma.
Civilprocesa ietvaros e-lietas datiem, kas saistīti ar personas dzīves būtiskiem faktoriem – laulības šķiršana, personas rīcībspējas ierobežošana, personas pagaidu vai mantas aizgādība vai personas izsludināšana par mirusi, ir pielīdzināta vidējam cilvēka dzīves ilgumam – 75 gadi (atbilstoši datiem, kas pieejami Oficiālajā statistikas portālā Latvijā vidējais iedzīvotāju dzīves ilgums ir 73,1 gads. Informācija pieejama: https://stat.gov.lv/lv/statistikas-temas/iedzivotaji/iedzivotaju-skaits/5661-paredzamais-muza-ilgums).
Savukārt noteikumu projekta pielikumā noteiktais termiņš 20 gadi, kas saistīts ar e-lietas datu glabāšanu prasībās par līdzekļu piedziņu bērnu uzturēšanai, vecāku aizgādības izbeigšanu un aprobežošanu, saskarsmes tiesību noteikšanu, ierobežošanu un atcelšanu, aizgādības tiesību noteikšanu, ierobežošanu un atcelšanu ir pamatojamas ar bērna interešu nodrošināšanu un tiesību īstenošanu, kā arī ar to, ka minētais termiņš cieši saistāms ar personas pilngadības iestāšanos. Piemēram, minētais termiņš ir sasaistāms ar Uzturlīdzekļu garantijas fonda likuma 3. panta pirmā daļa noteikto, ka ar Uzturlīdzekļu garantijas fonda līdzekļiem tiek nodrošināti bērni līdz pilngadības sasniegšanai, kā arī personas pēc pilngadības sasniegšanas, ja tās turpina iegūt pamatizglītību, vidējo izglītību, arodizglītību vai speciālo izglītību Latvijas Republikā, bet ne ilgāk kā līdz 21 gada vecuma sasniegšanai.
Tāpat arī termiņš, kas noteikts prasībām par ārvalsts tiesas nolēmuma atzīšanu un izpildīšanu Latvijas Republikas teritorijā, ir saistāms ar starptautisko saistību izpildi, piemēram, Hāgas 2007. gada 23. novembra Konvencijā par uzturlīdzekļu bērniem un cita veida ģimenes uzturēšanas līdzekļu pārrobežu piedziņu, kas paredz, ka konvencijā noteiktās uzturēšanas saistības, kas izriet no vecāka un bērna attiecībām, piemērojamas par personu, kas jaunāka par 21 gadu.
Noteikumu projekta 4.6. apakšpunktā ietvertais glabāšanas termiņš – 20 gadi noteikts, jo:
1) Valsts kontroles revīzijas ziņojumā "Valstī īstenoto personu resocializācijas pasākumu efektivitāte", kas apstiprināts ar Valsts kontroles Otrā revīzijas departamenta 2019.gada 11.oktobra lēmumu Nr. 2.4.1-11/2018  norādīts, "lai sasniegtu galveno resocializācijas mērķi – samazināt atkārtota noziedzīga nodarījuma veikšanu –, aicinām Tieslietu ministriju veikt pasākumus, lai izvērtētu un izstrādātu turpmāku resocializācijas sistēmas attīstības redzējumu – kāda būtu jāveido resocializācijas sistēma kopumā, nevis tikai soda izpildes institūcijās; kādi atbalsta pasākumi personām ir nepieciešami pēc soda izciešanas, lai saglabātu jau veikto resocializācijas pasākumu pozitīvo ietekmi; kā šie pasākumi ir nodrošināmi u.c.
Lai novērtētu attīstības plānošanas dokumentos izvirzīto mērķu sasniegšanu un kopumā resocializācijas sistēmas darbības efektivitāti, aicinām Ministriju sadarbībā ar Pārvaldi un Valsts probācijas dienestu izvērtēt, kādus datus (informāciju) būtu nepieciešams uzkrāt rezultatīvo rādītāju novērtēšanai, un veikt pasākumus, lai to nodrošinātu, tajā skaitā, nosakot atbildīgo institūciju.
Valsts kontroles viedoklis: Lai darbs ar notiesāto personu būtu efektīvs un tiktu pielietota labākā stratēģija resocializācijai, ir jāzina iemesli, kādēļ resocializācijas pasākumi ir bijuši neveiksmīgi, ir jābūt izsekojamai un operatīvi iegūstamai informācijai ne tikai vienas iestādes ietvaros, ir jābūt informācijai par klientu kopumā."
Ziņojumā norādīts, ka ieslodzījuma vietās personām resocializācijas lietu iekārto katru reizi, kad persona nonāk ieslodzījuma vietā, no jauna, un aktuālā lieta nesatur informāciju par iepriekšējā soda izciešanas vietā veiktajiem resocializācijas pasākumiem, tajā skaitā īstenotajiem atkarību mazinošiem pasākumiem. Revidentiem nav pamata pieņēmumam, ka, sagatavojot aktuālo risku un vajadzību novērtējumu un kārtējo resocializācijas plānu, būtu vērtēta iepriekšējā soda izciešanas vietā veikto resocializācijas pasākumu ietekme (veiksme, neveiksme u.tml.), jo aktuālajā lietā nav šādu atzīmju.
2) Likumprojektā "Ieslodzījuma vietu pārvaldes likums" viens no Ieslodzījuma vietu pārvaldes uzdevumiem ir norādīts pētījumu veikšana un organizēšana Ieslodzījuma vietu pārvaldes darbības, darbības rezultātu vai resocializācijas efektivitātes, kā arī Pārvaldei vai sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētei. Lai nodrošinātu šo uzdevumu Ieslodzījuma vietu pārvaldei ir nepieciešama informācija gan par ieslodzītajiem, gan par bijušajiem ieslodzītājiem. Minētā informācija ir nepieciešana kvalitatīvu pētījumu veikšanai Ieslodzījuma vietu pārvaldes kompetences jomā, tādējādi nodrošinot arī, piemēram, esošo resocializācijas līdzekļu izvērtēšanu un pilnveidi, jaunu resocializācijas līdzekļu jaunradi, kā arī pārbaudot un pilnveidojot risku un vajadzības novērtēšanas instrumentu un procesa kvalitāti, ar nolūku nodrošināt pētījumu veikšanu Pārvaldes darbības efektivitātes un Pārvaldei vai sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētes nodrošināšanai.
Jāņem vērā, ka tiek veikti pētījumi recidīva izvērtēšanai, kas pierāda, ka noziedzīga nodarījuma recidīvs pēc soda izciešanas un atbrīvošanās no brīvības atņemšanas iestādēm var sasniegt līdz pat 25 gadiem (raksturīgi tiem noziedzīgajiem nodarījumiem, kas tiek izdarīti ilgstoši, latenti, ģimenēs, un kura atklāšana ir laikietilpīgs process, piemēram, seksuālie noziedzīgie nodarījumi, noziedzīgie nodarījumi, saistīti ar narkotisko vielu lietošanu, glabāšanu, realizāciju, organizētā noziedzība) (skat. pētījumu Longitudinal Patterns of Sexual Recidivism by Age Over a 25-Year Follow-Up in California. Pieejams: https://sotrap.psychopen.eu/index.php/sotrap/article/download/3667/3667.pdf/). Atbilstoši Eiropas Padomes Ziņojuma par trešo izvērtējumu par Rekomendācijas Nr. R (87) 15, ar ko nosaka personas datu izmantošanu policijas nozarē, 33. punktam maksimālais datu glabāšanas laiks smagu noziegumu gadījumos ir no divdesmit līdz trīsdesmit gadiem (pieejams: https://rm.coe.int/16806846d2).
ASV 2015.gada veiktajā pētījumā tika apkopota informācija par recidīvu attiecībā uz dzimumnoziegumiem, kur tika secināts, ka persona atkārtoti noziedzīgu nodarījumu veica 23% gadījumos 5 gadu laikā; 27,8% gadījumos 10 gadu laikā; 35,4% gadījumu 15 gados. Jāņem vērā, ka pētījumā tika vērtēta noziedzīgu nodarījumu recidīva iespējamība 15 gadu griezumā pēc personas atbrīvošanas no ieslodzījuma vietas.
Līdz ar to, lai varētu nodrošināt pētījumu veikšanu, kā arī izvērtēt jau ieviesto resocializācijas pasākumu efektivitāti, ir nepieciešams glabāt ieslodzīto lietas 20 gadus pēc nodošanas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē.
Par noteikumu projekta 4.7. apakšpunktā ietverto termiņu attiecībā uz bijušo probācijas klientu lietā esošajiem e-lietas datiem norādāms, ka tas izriet no Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumu Nr.693 "Noteikumi par Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmā iekļaujamās informācijas iekļaušanas tiesisko pamatu, saturu, apjomu un apstrādes kārtību" 22. punkta, kas paredz Valsts probācijas dienestā pamatdarbības informācijas sistēmas arhīvā esošās lietas glabāšanas ilgumu, proti, ka glabā gadu pēc tam, kad no Fizisko personu reģistra saņemtas ziņas par personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadu pēc personas dzimšanas. Šāds e-lietas datu glabāšanas termiņš Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē noteikts, jo Valsts probācijas dienests, īstenojot savas pamatfunkcijas probācijas klientam tā dzīves laikā, veido vienu probācijas klienta lietu, un šis termiņš tiek pielīdzināts cilvēka mūža garumam.
Noteikumu projekts paredz arī, ka pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē glabā e-lietas datus, kas radīti procesā par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļu piemērošanu bērniem. Atbilstoši Bērnu tiesību aizsardzības likuma 67.² panta sestajā daļā noteiktajam Nepilngadīgo personu atbalsta informācijas sistēmā iekļauto informāciju glabā līdz dienai, kad persona sasniegusi 24 gadu vecumu. Ņemot vērā, ka šajā sistēmā iekļauto informāciju apstrādā arī procesu elektroniskā vidē īstenojošās iestādes, tad e-lietas datu glabāšanas termiņš nosakāms tāds pats arī šajā noteikumu projektā.
Līdz ar to, raugoties uz noteikumu projekta 2. un 4. punktu, secināms, ka iestādei savā pamatdarbības informācijas sistēmā būs pieejami savi e-lietas dati sākot ar to ievadīšanas brīdi sistēmā līdz brīdim, kad tie tiks dzēsti atbilstoši šo noteikumu 4. punktā noteiktajam termiņam. Proti, e-lietas datu aktīvas izmantošanas periods ir noteikts līdz iestāsies šo noteikumu projekta 2. punktā noteiktais gadījums, savukārt e-lietas datu atjaunošana vai ierobežota un pamatota apstrāde var notikt līdz iestājas šo noteikumu 4. punktā noteiktais.
Ņemot vērā, ka pamatdarbības informācijas sistēmas ir iestāžu pārziņā, tad tikai pašas iestādes var noteikt procedūru, kādā tās arhivē e-lietas datus savā pamatdarbības informācijas sistēmā un kādā izbeidz e-lietas datu glabāšanu pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē, tādēļ šo noteikumu projekta 5. punkts ietver pienākumu iestādēm noteikt kārtību, kādā tās savās pamatdarbības informācijas sistēmās nosūtīs e-lietas datus uz arhīva vidi un kādā  e-lietas datus pārtrauks glabāt arhīva vidē, tai skaitā arī nosakot rīcību ar pastāvīgi glabājamiem e-lietas datiem, kas nodoti Latvijas Nacionālajam arhīvam glabāšanā. Katra iestāde pati noteic rīcību ar e-lietas datiem, kas atrodas iestādes pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē, līdz ar to pārējās iestādes netiek informētas elektronisko lietu katalogā par e-lietas datu dzēšanu. Atbilstoši noteikumu projekta 4. punktam e-lietas datu glabāšanas izbeigšana arhīva vidē visās saistītajās pamatdarbības informācijas sistēmās ir izbeidzama vienlaikus, bet kā tas darāms, nosaka iestāde pati.
Jebkurš process elektroniskā vidē noslēdzas ar galīgo nolēmumu. Ar galīgo nolēmumu saprot procesos elektroniskā vidē pieņemtos lēmumus vai tiesas spriedumus, kuriem beidzies pārsūdzības termiņš un tie ir stājušies spēkā, radot attiecīgas tiesiskās sekas. Šī nolēmuma saglabāšana ir būtiska tiesu prakses veidošanai un arī šī nolēmuma izpildes stadijā. Soda izpildes stadijā izmantots tiek ne tikai aktuālais galīgais nolēmums, bet arī citi par šo personu pieņemtie nolēmumi, īpaši resocializācijas laikā vai sagatavojot izvērtēšanas ziņojumu. Tāpat arī pastāvīga piekļuve galīgajam nolēmumam ir būtiska jebkuram lietas dalībniekam, lai varētu īstenot savas tiesības. Personai šis galīgais nolēmums ir pieejams e-lietas portālā. Līdz ar to noteikumu projekta 6. punktā tiek nostiprināti divi pienākumi, pirmkārt, ka e-lietas platformai jānodrošina atsevišķu pastāvīgu piekļuvi galīgajiem nolēmumiem pēc tam, kad tie vairs netiek publicēti e-lietas platformā, un, otrkārt, lai to izdarītu, iestādēm ir jāatzīmē savās pamatdarbības informācijas sistēmās šie galīgie nolēmumi, kuriem nodrošināma pastāvīga piekļuve e-lietas platformā. Brīdī, kad iestāde pievienos galīgajam nolēmuma atzīmi, tad tiks ģenerēts vēl viens elektroniskā dokumenta eksemplārs ar visiem oriģinālā dokumenta rekvizītiem, kam tiks nodrošināta piekļuve e-lietas platformā.
Noteikumu projekta III nodaļa (7.-15. punkts) regulēs jautājumu par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā (turpmāk – LNA).
Lai e-lietas dati nebūtu jāpārveido atbilstošos formātos brīdī, kad tie nododami LNA, tādējādi prasot personāla resursus e-lietas datu manuālā pārbaudē, tad iestādēm elektronisko lietu katalogā jānodrošina tādu e-lietas datu aprite, kas jau sākotnēji atbilst Kriminālprocesa likuma 317.¹ pantā, Civilprocesa likuma 113. pantā un pārejas noteikumu 167. punktā, un Administratīvā procesa likuma 112.² pantā ietvertajām prasībām, kā arī jāievēro attiecīgie dokumentu formāti, kas tehniski nodrošināmi elektroniskajiem dokumentiem saskaņā ar arhīva jomu regulējošiem tiesību aktiem, tai skaitā, ievērojot Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumos Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" noteikto.
E-lietas dati LNA tiks nodoti centralizēti ar e-lietas platformas koplietošanas rīku "Arhivēšanas rīks" (turpmāk – arhivēšanas rīks), kas nodrošinās visu elektronisko lietu katalogā kopīgoto e-lietas datu, kuriem pievienota atzīme par to nodošanu LNA, pārnešanu uz elektronisko lietu kataloga arhīvu. Brīdī, kad e-lietas dati tiks automātiski pārnesti uz elektronisko lietu kataloga arhīvu, tie tiks sakārtoti nodošanai LNA. Lai minētais process varētu notikt, pamatdarbības informācijas sistēmām būs jāpilnveido savas pamatdarbības informācijas sistēmas, veicot integrāciju ar arhivēšanas rīku. Ņemot vērā, ka e-lieta savu darbību uzsāka 2021. gada 1. decembrī, tad pirmās lietas būs nododamas uz elektronisko lietu kataloga arhīvu ne ātrāk kā sākot ar 2023. gada decembri. Minētais termiņš iestādēm ir pietiekams, lai pielāgotu savas iestādes pamatdarbības informācijas sistēmas šo noteikumu projektā noteikto prasību izpildīšanai (tehniskie pielāgojumi, iestādes iekšējās kārtības izstrāde), kā arī minētais termiņš sakrīt ar procesu normatīvajos aktos noteikto pārejas periodu pilnīgai pārejai uz lietas vešanu elektroniski.
Šo noteikumu projekta 9. punkts noteic, ka arhivēšanas rīka pārzinis (Valsts informācijas sistēmu likuma izpratnē) ir Tiesu administrācija, kas attiecīgi būs atbildīga par šī rīka tehnisko darbību e-lietas platformas ietvaros. Savukārt, iestādes ir atbildīgas par attiecīgu atzīmju pievienošanu, lai e-lietas dati varētu tikt arhivēti.
Arhivēšanas rīks no pamatdarbības informācijas sistēmām automātiski atlasīs e-lietas datus, kuriem būs pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu LNA. Šajos noteikumos ir paredzēti divi gadījumi, kad e-lietas datiem tiek pievienota minētā atzīme. Pirmkārt, atzīme par e-lietas datu nodošanu LNA tiks pievienota datiem, kas atbilstoši noteikumu projekta pielikumā minētajam ir glabājami pastāvīgi, jo saskaņā ar arhīva jomu regulējošiem tiesību aktiem pastāvīgi glabājamie dokumenti ir nododami turpmākai glabāšanai LNA. Noteikumu projekta 12. punkts noteic, ka iestādei, kurai saskaņā ar šo noteikumu projekta punktu ir pienākums pievienot minēto atzīmi, tas jāizdara brīdī, kad būs stājies spēkā galīgais nolēmums konkrētajā procesā elektroniskā vidē.
Otrkārt, iestāde saskaņā ar noteikumu projekta 13.punktu atzīmi par e-lietas datu nodošanu LNA pievieno tiem e-lietas datiem, kuriem saskaņā ar iestādes vadītāja noteiktā kārtībā veikto  izvērtējumu ir arhīviskā vērtība. Iestāde e-lietas datiem arhīvisko vērtību noteiks, ņemot vērā procesa elektroniskā vidē juridisko, vēsturisko, politisko, zinātnisko, ekonomisko, kultūras vai citu sabiedrisko nozīmi. Kā kritērijus e-lietas datu arhivēšanai iestādes var izvirzīt, piemēram, arhīviska vērtība ir e-lietas datiem, kas radīti procesos, kuros ir ievērojamas personas vai īpašu sabiedrības interesi izraisījis noziegums. Ievērojamas personas kritērijs – ieņemamais amats vai popularitāte. Sabiedrības interesi izraisījuša nozieguma kritērijs – nozieguma smagums un plašsaziņas līdzekļu ilgstoša ziņošana par šo noziegumu. E-lietas dati radīti procesos, kurās pieņemtais nolēmums kļuva par svarīgu judikatūru (mainīja tiesu praksi) vai kuri tika ierosināti par būtiskiem tiesību normu pārkāpumiem vai jaunatklātiem apstākļiem. Procesa vēsturiskais aspekts un skatāmo jautājumu dažādība administratīvajā procesā. Tāpat arī vērtīgi būtu atlasīt e-lietas datus, ja tie radīti procesos, kas uzsākti par praksē reti piemērojamām normām.
Vienlaikus iestādēm, kurām atbilstoši tās struktūrai tas ir iespējams, būs jāraugās, lai LNA nododamie e-lietas dati tiktu atlasīti par procesiem elektroniskā vidē, aptverot visu Latvijas teritoriju, proti, kad iestāde atlasīs datus ar arhīvisku vērtību nodošanai pastāvīgai glabāšanai LNA, tad jāraugās, lai šie e-lietas dati būtu no dažādās Latvijas pilsētās īstenotiem procesiem elektroniskā vidē, tādējādi atspoguļojot iestādes darbību visā valsts teritorijā.
Šajā noteikumu projektā tiek paredzēts, ka priekšlikumu par e-lietas datu nodošanu LNA varēs pievienot cita iestāde, kas kopīgo datus konkrētajā procesā elektroniskajā vidē, bet konkrētā procesa ietvaros nav iestāde, kas ievada atzīmi par e-lietas datu nodošanu LNA. Iestāde, pievienojot priekšlikumu, informē turpmāk procesu elektroniskā vidē īstenojošās iestādes, ka šiem e-lietas datiem varētu būt arhīviska vērtība un tie izvērtējami nodošanai LNA. Minētais priekšlikums būs saistošs iestādei, kas nodrošina e-lietas datu arhīviskās vērtības izvērtēšanu. Minētais priekšlikums būs ievadāms atzīmes veidā un būs redzams visās pamatdarbības informācijas sistēmās.
Noteikumu projekta 12. un 13. punktā minētās iestādes izriet no procesu normatīvajos aktos noteiktā, proti, kriminālprocesa ietvaros e-lietas datu izvērtēšanu un datuma ievadīšanu veic prokuratūra, pirmās instances tiesa vai izmeklēšanas iestāde, ja lēmumu par kriminālprocesa izbeigšanu pieņēmis izmeklētājs, civilprocesa un administratīvā procesa ietvaros – tiesa, savukārt administratīvo pārkāpumu procesa ietvaros  izvērtējuma veikšanu nodrošina iestāde, kuras amatpersona ir pieņēmusi lēmumu par administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanu, lēmumu par atteikumu uzsākt administratīvā pārkāpuma procesu vai sākotnējo lēmumu par soda piemērošanu, jo atbilstoši Administratīvās atbildības likuma 231. pantam pēc nolēmuma stāšanās spēkā tiesa administratīvā pārkāpuma lietu nekavējoties nosūta iestādei lēmuma izpildei un administratīvā pārkāpuma lietas glabāšanai.
Elektronisko lietu kataloga arhīvā esošos e-lietas datus, ja tie iegūti no vairākām iestādēm vai ja izgūti tikai no Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, Valsts probācijas dienesta vai Ieslodzījuma vietu pārvaldes pārziņā esošām pamatdarbības informācijas sistēmām, nodošanai LNA sagatavo Tiesu administrācija kā e-lietas platformas un arhivēšanas rīka pārzinis. Attiecībā par e-lietas datiem, kas iegūti no Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, Valsts probācijas dienesta vai Ieslodzījuma vietu pārvaldes pārziņā esošām pamatdarbības informācijas sistēmām, norādāms, ka šo e-lietas datu arhivēšanu Tiesu administrācija varēs īstenot tikai tad, ja e-lietas dati no šīm pamatdarbības informācijas sistēmām būs kopīgoti e-lietas platformā un tām būs pievienotas atbilstošas atzīmes.
Šo noteikumu projekta 15.punktā minētais pienākums būs veicams reizi piecos gados atbilstoši Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumu Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" 18. punktam.
Skatīt anotācijas pielikumā – e-lietas datu arhivēšanas procesa aprakstu.
Procesu normatīvajos aktos ir paredzēta iespēja atjaunot procesu, piemēram, jaunatklātu apstākļu dēļ. Tāpat arī, ja nepieciešams, ir iespēja atjaunot lietu, ja ir atnācis pamatots pieprasījums, piemēram, sniegt ziņas vai informāciju par lietā esošajiem faktiem un to nav iespējams izdarīt tikai no savā pamatdarbības informācijas sistēmā pieejamajiem e-lietas datiem. Lai to būtu iespējams izdarīt, ir nepieciešams paredzēt starp pamatdarbības informācijas sistēmām savstarpēji saskaņotu darbību, kādā e-lietas dati būtu atjaunojami elektronisko lietu katalogā. Minētais ir noteikts šo noteikumu projekta IV nodaļā.
Iestājoties šo noteikumu projekta 2. punktā norādītajam gadījumam, e-lietas dati nebūs pieejami citām iestādēm, tādēļ ir jānostiprina arī mehānisms, kādā iestādēm jāsadarbojas, ja e-lietas dati atjaunojami elektronisko lietu katalogā. Noteikumu projekta 16. punktā ir atrunāts, ka iestāde, kurai ir pamatota nepieciešamība atjaunot elektronisko lietu katalogā e-lietas datus, elektroniski nosūta pieprasījumu valsts un pašvaldības iestādēm, kuras iepriekš kopīgoja datus konkrētajā procesā elektroniskajā vidē. Iestāde, kas saņem pieprasījumu, kurā ir iekļauta procesa elektroniskā vidē identificējoša informācija (procesa numurs, procesa dalībnieku identificējoša informācija u.tml.) un pamatojums e-lietas datu atjaunošanai, no savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vides atjauno e-lietas datus pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē un nodrošina e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā trīs darbdienu laikā.
E-lietas datu atjaunošanu iestāde var lūgt līdz iestājies noteikumu projekta 4. punktā noteiktais termiņš.
Ņemot vērā, ka procesu normatīvajos aktos ir iekļauti pārejas noteikumi - Civilprocesa likuma pārejas noteikumu 172. punkts un Kriminālprocesa likuma pārejas noteikumu 78. punkts, kas paredz izņēmuma kārtību lietu vešanai arī papīra formātā, kā arī līdz 2021. gada 30. novembrim tika veidotas hibrīdlietas (daļa lietas materiālu ir elektroniskā formātā, bet daļa lietas materiālu ir papīra formātā), kas tiek turpinātas izskatīt pēc minētā datuma, tad ir būtiski noteikt arī vienotu kārtību, kāda jāievēro līdz pilnīgai pārejai uz lietas materiālu radīšanu un pārvēršanu elektroniskā formātā un to kārtošanu tikai pamatdarbības informācijas sistēmās. Tātad ir izšķirami divi gadījumi - pirmkārt, gadījumos, kad procesi ir uzsākti līdz 2021. gada 30. novembrim, tad iestādes lietas materiālus arhivē ņemot vērā informācijas nesēja formu (papīra vai elektroniskā forma), kurā procentuāli ir iekārtota lielākā daļa lietas, proti, iestāde novērtē, vai lieta lielākoties ir vesta papīra formātā vai elektroniskā formātā. Ja lieta ir vesta lielākoties papīra formātā, tad lietas materiālu arhivēšanai piemēro līdzšinējo kārtību par papīra formā vestas lietas arhivēšanu, savukārt, ja lieta vesta elektroniskā formā – tad arhivē ievērojot šos noteikumus. Izvērtējumu, kurā no informācijas nesēja formām (papīrs vai informācijas sistēma) ir lielāks apjoms lietas materiālu, veic pati iestāde, salīdzinot, piemēram, papīra formā esošo dokumentu daudzumu ar informācijas sistēmā ievietoto elektronisko dokumentu daudzumu.  Otrkārt, e-lietas dati, kas radīti procesos elektroniskā vidē sākot ar 2021. gada 1. decembri, arhivējami tikai atbilstoši kārtībai, kas noteikta šajā noteikumu projektā.
Tāpat noteikumu projekta noslēguma jautājumos ir paredzēts izņēmums, ka Iekšlietu ministrijas Informācijas centra pārziņā esošās pamatdarbības informācijas sistēmas īstenos šajos noteikumos atrunāto kārtību brīdī, kad tiks nodrošināta pilnīga integrācija un datu aprite ar e-lietas platformu. Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs šobrīd īsteno ERAF 2014-2020 ietvaros apstiprināto ERAF projektu "Jaunās paaudzes Integrētā Iekšlietu informācijas sistēma" (turpmāk – IIIS2), kura kopējais finanšu budžets ir 3,8 milj. euro. Minētais projekts šobrīd ir ar augstu risku, ko nosaka gan projekta atlikušais īstenošanas termiņš (2023. gada nogale), gan iespējams pieejamais finansējums, kas varētu būt nepietiekams, ņemot vērā straujo izmaksu kāpumu.