23-TA-2040
Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gadam īstenošanas uzraudzības noteikumi
Izdoti saskaņā ar Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gada plānošanas perioda vadības likuma 9. panta 7., 8., 9. un 11. punktu
I.Vispārīgie jautājumi
1.
Noteikumi nosaka kārtību, kādā veic Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gadam (turpmāk – programma) īstenošanas uzraudzību, tai skaitā nosaka:
1.1.
kārtību, kādā pārbauda maksājumu pieprasījumus, veic maksājumus un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamo maksājuma pieteikumu un kontu slēgumu;
1.2.
kārtību, kādā veic pārbaudi pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču izdales un papildpasākumu īstenošanas vietā;
1.3.
risku vadības pamatprincipus un kārtību, kādā ziņo par programmas īstenošanā konstatētajām neatbilstībām, ietur, atgūst vai noraksta neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju;
1.4.
programmas vadības informācijas sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtību.
2.
Programmas īstenošanas uzraudzības mērķis ir nodrošināt pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču iegādes, izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas (turpmāk – atbalstāmās darbības) atbilstību normatīvajos aktos par programmas vadību un īstenošanu noteiktajām prasībām un pareizu finanšu pārvaldību.
3.
Lai uzraudzītu programmas ikgadēji iesniedzamo informāciju par sasniegtajiem rezultātiem, programmas nobeiguma īstenošanas ziņojuma izstrādi un programmas novērtēšanu, vadošā iestāde izveido konsultatīvu darba grupu, kuras sastāvā ir pašvaldības vai pašvaldību intereses pārstāvošās organizācijas un trūcīgu personu intereses pārstāvošās nevalstiskās organizācijas, kas nav iesaistītas programmas īstenošanā.
4.
Programmas īstenošanas uzraudzību un novērtēšanu programmas vadībā iesaistītās institūcijas veic, izmantojot programmas vadības informācijas sistēmu, tajā ievadīto un uzkrāto informāciju un datus.
II.Kārtība, kādā pārbauda maksājuma pieprasījumus, veic maksājumus un sagatavo Eiropas Komisijai iesniedzamo maksājuma pieteikumu un kontu slēgumu
5.
Programmas vadošā iestāde (turpmāk – vadošā iestāde) nodrošina no Eiropas Komisijas saņemto un izlietoto programmas līdzekļu uzskaiti.
6.
Valsts kase no Eiropas Komisijas saņemto programmas finansējumu ieskaita valsts budžeta ieņēmumos.
7.
Programmas sadarbības iestāde (turpmāk – sadarbības iestāde):
7.1.
no valsts budžeta līdzekļiem veic maksājumus partnerorganizācijām par veiktajām atbalstāmajām darbībām to norādītajā kontā kredītiestādē, kura tiesīga sniegt finanšu pakalpojumus Latvijas Republikā, pamatojoties uz:
7.1.1.
apstiprinātajiem pārskatiem, kas noteikti Eiropas Sociālā fonda Plus programmas materiālās nenodrošinātības mazināšanai 2021.–2027. gada plānošanas perioda vadības likuma (turpmāk – likums) 21. panta pirmās daļas 2. punktā (turpmāk – partnerorganizāciju pārskati);
7.1.2.
aprēķinu, kas veikts atbilstoši ar partnerorganizāciju noslēgtā līguma vai vienošanās par atbalstāmo darbību īstenošanu (turpmāk – līgums par atbalstāmo darbību īstenošanu) nosacījumiem attiecībā uz partnerorganizāciju pārskatu iesniegšanu;
7.1.3.
administratīvajām pārbaudēm, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 24. jūnija Regulas (ES) Nr. 2021/1060, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu Plus, Kohēzijas fondu, Taisnīgas pārkārtošanās fondu un Eiropas Jūrlietu, zvejniecības un akvakultūras fondu un finanšu noteikumus attiecībā uz tiem un uz Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondu, Iekšējās drošības fondu un Finansiāla atbalsta instrumentu robežu pārvaldībai un vīzu politikai (turpmāk – regula Nr. 2021/1060), 74. panta 2. punktā;
7.2.
partnerorganizāciju pārskatu veidlapas ievieto Sabiedrības integrācijas fonda tīmekļvietnē.
8.
Saskaņā ar vienošanos, kas noslēgta ar sadarbības iestādi, finansējuma saņēmējs, pamatojoties uz pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādātājam veiktajiem maksājumiem, sagatavo un iesniedz sadarbības iestādē maksājuma pieprasījumu un tajā iekļautos attiecināmos izdevumus pamatojošo dokumentu kopijas.
9.
Sadarbības iestāde šo noteikumu 8. punktā minētās vienošanās tekstā noteiktajā termiņā pārbauda un apstiprina finansējuma saņēmēja iesniegto maksājuma pieprasījumu, izvērtējot:
9.1.
katra attiecināmos izdevumus pamatojošā dokumenta vai tā kopijas atbilstību:
9.1.1.
normatīvajiem aktiem par dokumentu noformēšanu;
9.1.2.
piegādes līgumam;
9.2.
atbilstību regulas Nr. 2021/1060 63. panta 2. punktā minētajam periodam;
9.3.
izmaksu atbilstību norādītajām izmaksu pozīcijām.
11.
Vadošā iestāde pēc šo noteikumu 10. punktā minētās informācijas saņemšanas ne retāk kā reizi ceturksnī iesniedz Eiropas Komisijā maksājumu pieteikumus grāmatvedības gada ietvaros regulas Nr. 2021/1060 91. panta izpratnē.
12.
Lai nodrošinātu maksājuma pieteikuma pārbaudi un apliecinātu maksājuma pieteikumu, vadošā iestāde, pamatojoties uz riska izvērtējumu un saskaņā ar šo noteikumu IV nodaļā minēto kārtību, izlases veidā pārbauda maksājumu pieprasījumu pamatojošo dokumentāciju.
13.
Vadošā iestāde iesniedz Eiropas Komisijā prognozes par summām, par kurām kārtējā un nākamajā kalendāra gadā tiks iesniegti maksājumu pieteikumi regulas Nr. 2021/1060 69. panta 10. punktā noteiktajos termiņos.
14.
Vadošā iestāde:
14.1.
laikposmā no 2023. gada līdz 2030. gadam līdz kārtējā gada 31. decembrim sagatavo programmas vadības informācijas sistēmā kontu slēguma projektu par iepriekšējo grāmatvedības gadu;
14.2.
līdz nākamā gada 15. februārim apstiprina un iesniedz Eiropas Komisijā šo noteikumu 14.1. apakšpunktā minēto kontu slēgumu un regulas Nr. 2021/1060 98. panta 1. punkta "b" apakšpunktā noteikto pārvaldības deklarāciju.
15.
Vadošā iestāde koriģē sagatavoto maksājuma pieteikumu vai kontu slēgumu, ņemot vērā programmas revīzijas iestādes (turpmāk – revīzijas iestāde) vai citu auditu un pārbaužu konstatējumus vai norādītos neatbilstoši veiktos izdevumus un ierosinātās finanšu korekcijas, kā arī ja pastāv cits neatbilstoši veikto izdevumu risks.
16.
Vadošajai iestādei ir tiesības pieņemt lēmumu apturēt programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā uz laiku līdz attiecīgo trūkumu novēršanai.
17.
Vadošā iestāde šo noteikumu 16. punktā minēto lēmumu pieņem, ja pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:
17.1.
revīzijas iestādes vai ārējā audita ziņojumā konstatēts, ka programmas vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi regulas Nr. 2021/1060 2. panta 32. punkta izpratnē;
17.2.
iekšējā audita ziņojumā konstatēts, ka programmas vadības un kontroles sistēmā ir būtiski trūkumi;
17.3.
vadošās iestādes rīcībā ir objektīva un pamatota informācija par programmas īstenošanas riskiem;
17.4.
vadošās iestādes rīcībā ir cita objektīva un pamatota informācija, kas liecina par programmas vadībā iesaistīto institūciju uzdevumu nepienācīgu izpildi, un pastāv iespējamība, ka iestāsies regulas Nr. 2021/1060 97. pantā minētais gadījums.
18.
Šo noteikumu 16. punktā minēto lēmumu vadošā iestāde līgumā par atbalstāmo darbību īstenošanu noteiktajā kārtībā nosūta sadarbības iestādei, kā arī informācijai revīzijas iestādei.
19.
Sadarbības iestāde šo noteikumu 16. punktā minētajā lēmumā noteiktajā termiņā sagatavo konstatēto trūkumu novēršanas rīcības plāna (turpmāk – rīcības plāns) projektu un nosūta to saskaņošanai vadošajai iestādei. Rīcības plāna projektā sadarbības iestāde norāda veicamos pasākumus un laika grafiku to īstenošanai (rīcības plānā paredzēto pasākumu īstenošanas termiņš nepārsniedz trīs mēnešus no tā apstiprināšanas datuma).
20.
Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 19. punktā minētā rīcības plāna projekta saņemšanas saskaņo to vai sagatavo komentārus par rīcības plāna projektu un iesniedz tos sadarbības iestādei.
21.
Kopējais rīcības plāna saskaņošanas termiņš nepārsniedz mēnesi no dienas, kad rīcības plāna projekts saņemts vadošajā iestādē.
22.
Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc rīcības plānā noteiktā termiņa iestāšanās ziņo vadošajai iestādei par pasākumu īstenošanas gaitu un rezultātiem, nosūtot attiecīgu informāciju uz vadošās iestādes oficiālo elektronisko adresi.
23.
Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 22. punktā minētās informācijas saņemšanas pārbauda, vai attiecīgais pasākums īstenots atbilstoši rīcības plānam.
24.
Ja sadarbības iestāde īstenojusi pasākumus atbilstoši rīcības plānam, vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 22. punktā minētās informācijas saņemšanas pieņem lēmumu atsākt programmas ietvaros veikto izdevumu turpmāku deklarēšanu Eiropas Komisijā.
25.
Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 24. punktā minētā lēmuma pieņemšanas nosūta to sadarbības iestādei un informācijai revīzijas iestādei uz to oficiālajām elektroniskajām adresēm.
III.Kārtība, kādā sadarbības iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā
26.
Sadarbības iestāde pārbauda, vai partnerorganizācija īsteno atbalstāmās darbības saskaņā ar savstarpēji noslēgtā līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu nosacījumiem. Sadarbības iestāde:
26.1.
nosaka riska kategorijas iekšējos normatīvajos aktos programmas īstenošanas un uzraudzības jomā;
26.2.
veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:
26.2.1.
augsta riska partnerorganizācijai – vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas gadā pēc līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu noslēgšanas;
26.2.2.
vidēja riska partnerorganizācijai – vismaz vienu reizi atbalstāmo darbību īstenošanas laikā;
26.2.3.
ar nejaušās izlases metodi izvēlētai zema riska partnerorganizācijai, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai var izvēlēties jebkuru zema riska partnerorganizāciju.
27.
Sadarbības iestāde atbalstāmo darbību īstenošanas vietā veic:
27.1.
plānotās pārbaudes;
27.2.
neplānotās ārpuskārtas pārbaudes.
28.
Piecas darbdienas pirms pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 27.2. un 30.2. apakšpunktā minētās pārbaudes) sadarbības iestāde informāciju par plānoto pārbaudi nosūta uz partnerorganizācijas oficiālo elektroniskā pasta adresi un ievieto programmas vadības informācijas sistēmā.
29.
Sadarbības iestādei ir tiesības pirms līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu noslēgšanas ar partnerorganizāciju veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, lai pārliecinātos par faktiskajiem apstākļiem atbalstāmo darbību īstenošanai.
30.
Sadarbības iestāde veic šo noteikumu 27. punktā minētās pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā:
30.1.
lai pārliecinātos, vai atbalstāmās darbības notiek paredzētajā darbību īstenošanas vietā, vai tās tiek nodrošinātas atbilstoši līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu nosacījumiem, kā arī vai tiek ievērotas normatīvajos aktos par programmas īstenošanu noteiktās prasības;
30.2.
citos gadījumos, kad veiktās atbalstāmās darbības patiesumu pēc šīs darbības pabeigšanas vairs nebūtu iespējams identificēt.
31.
Sadarbības iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas pieņem vienu no šādiem lēmumiem:
31.1.
pozitīvu – ja darbību īstenošanas vietā nav konstatēti trūkumi vai pārkāpumi vai ja tie nav būtiski un nevar ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu;
31.2.
ar iebildumiem – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti trūkumi vai pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst;
31.3.
negatīvu – ja darbību īstenošanas vietā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kuri var ietekmēt darbību mērķa sasniegšanu un kurus nav iespējams novērst.
32.
Sadarbības iestāde šo noteikumu 28. punktā minētajā kārtībā informē partnerorganizāciju par pārbaudes rezultātiem un pieņemto lēmumu. Informējot partnerorganizāciju par šo noteikumu 31.2. vai 31.3. apakšpunktā minēto lēmumu, sadarbības iestāde nosaka konstatēto trūkumu vai pārkāpumu novēršanas termiņu.
33.
Sadarbības iestāde veic atkārtotu pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ja pārbaudē ir konstatētas atkāpes no nosacījumiem, kas minēti ar partnerorganizāciju noslēgtajā līgumā par atbalstāmo darbību īstenošanu, un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi vai pārkāpumi ir novērsti sadarbības iestādes noteiktajā termiņā. 20 darbdienu laikā pēc atkārtotās pārbaudes veikšanas sadarbības iestāde šo noteikumu 28. punktā minētajā kārtībā informē partnerorganizāciju par atkārtotās pārbaudes rezultātiem.
34.
Ja šo noteikumu 33. punktā minētajā atkārtotajā pārbaudē konstatēts, ka sadarbības iestādes sākotnēji konstatētie trūkumi vai pārkāpumi nav novērsti sadarbības iestādes noteiktajā termiņā, sadarbības iestāde lemj par attiecīgās rīcības izdevumu attiecināšanu.
35.
Sadarbības iestāde iekšējā normatīvajā aktā nosaka kārtību, kādā veic pārbaudes pie finansējuma saņēmēja.
IV.Kārtība, kādā vadošā iestāde veic pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā
36.
Vadošā iestāde ir tiesīga ierosināt un veikt pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.
37.
Piecas darbdienas pirms pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vadošā iestāde informē par to pārbaudāmo institūciju un sadarbības iestādi, nosūtot attiecīgu informāciju uz to oficiālajām elektroniskajām adresēm. Šī prasība neattiecas uz ārkārtas pārbaudēm.
38.
Vadošā iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā pieņem vienu no šo noteikumu 31. punktā minētajiem lēmumiem.
39.
Vadošā iestāde šo noteikumu 30. punktā minētajos gadījumos var iepriekš neinformēt partnerorganizāciju par veicamo pārbaudi atbalstāmo darbību īstenošanas vietā.
40.
Vadošā iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes pabeigšanas atbalstāmo darbību īstenošanas vietā vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas informē sadarbības iestādi par pārbaudes rezultātiem, nosūtot attiecīgu informāciju uz tās oficiālo elektronisko adresi.
41.
Vadošajai iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā, ko veic sadarbības iestāde.
42.
Šo noteikumu 36. punktā minētajā pārbaudē atbalstāmo darbību īstenošanas vietā ir tiesības piedalīties revīzijas iestādei.
V.Programmas risku vadības, dubultfinansēšanas risku novēršanas un krāpšanas apkarošanas pamatprincipi
43.
Lai nodrošinātu programmas risku vadību, dubultfinansēšanas risku novēršanu un krāpšanas apkarošanu, programmas vadībā iesaistītās institūcijas ievēro šādus pamatprincipus:
43.1.
risku novērtēšana un novēršana ir savlaicīga, proporcionāla risku būtiskumam un sistemātiskumam;
43.2.
risku vadība ir samērojama ar iespējamo un konstatēto risku līmeni un ar risku vadību nodrošinošo institūciju veiktspēju;
43.3.
programmā minēto darbību īstenošana ir pārskatāma, uzskaitāma un efektīva, ievērojot samērīgus termiņus un nodrošinot vienlīdzīgas iespējas, un to novērtēšanā izmantoti objektīvi un pārbaudāmi rādītāji;
43.4.
programmas attiecināmajās izmaksās iekļautie izdevumi par vienām un tām pašām darbībām un to rezultātiem nav finansējami no citiem publiskā finansējuma (tai skaitā cita ārvalstu finansējuma) līdzekļiem;
43.5.
tolerance pret korupciju un krāpšanu vai tās mēģinājumiem nav pieļaujama;
43.6.
lai nepieļautu patvaļu, katrai programmas vadībā un īstenošanā iesaistītajai personai ir skaidri noteikta atbildība, un minēto personu darbība ir atbilstoša vispārpieņemtajām ētikas normām sabiedrības interesēs.
44.
Efektīvai programmas riska vadības nodrošināšanai:
44.1.
visas programmas vadībā iesaistītās institūcijas izstrādā iekšējos programmas risku pārvaldības noteikumus vadības un kontroles sistēmas ietvaros;
44.2.
sadarbības iestāde identificē, analizē un atbilstoši kompetencei novērš pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču piegādes un izdalīšanas un papildpasākumu īstenošanas riskus, uzrauga finansējuma saņēmēja un partnerorganizāciju īstenotos risku novēršanas pasākumus un informē vadošo iestādi par sadarbības iestādes konstatēto;
44.4.
sadarbības iestāde, ņemot vērā likuma 8. panta pirmajā daļā minētos rekomendējošos atzinumus un sadarbības iestādes šo noteikumu 44.3.1. apakšpunktā minēto pirmspārbaužu rezultātus, lemj par to izdevumu attiecināmību, kuri saistīti ar attiecīgo iepirkumu.
45.
Dubultfinansēšanas riska novēršanai:
45.1.
programmas vadībā un īstenošanā iesaistītās institūcijas nodrošina programmas atbalstāmo darbību, to rezultātu un īstenošanas izmaksu:
45.1.1.
atsevišķu uzskaiti un dokumentēšanu;
45.1.2.
identificēšanu, veicot pamatojošos dokumentos atzīmi par programmas atbalstu;
45.2.
identificē programmas atbalstāmo darbību nepārklāšanos ar citu publiskā finansējuma avotu (tai skaitā citu ārvalstu finansējuma avotu) finansētajām darbībām:
45.2.1.
sadarbības iestāde – izvērtējot partnerorganizāciju atlases pretendentu pieteikumus un pārbaudot iesniegtos partnerorganizāciju pārskatus;
45.2.2.
programmas vadībā iesaistītās institūcijas – veicot pārbaudes atbalstāmo darbību īstenošanas vietās.
46.
Krāpšanas risku novēršanai un apkarošanai programmas vadībā iesaistītās institūcijas un finansējuma saņēmējs ievēro šādus krāpšanas apkarošanas pasākumus:
46.1.
novērš interešu konflikta iespējamību lēmumu pieņemšanas procesos, tai skaitā nosakot partnerorganizāciju atlases komisijas locekļiem saistošas valsts amatpersonu interešu konflikta novēršanas normas;
46.2.
nodrošina krāpšanas risku pārskatāmu un efektīvu novēršanu ar vismaz divu atbildīgo personu līdzdalību lēmumu pieņemšanā un atbalstāmo darbību uzraudzībā;
46.3.
konstatējot krāpšanas vai tās mēģinājuma, kā arī interešu konflikta pazīmes, rīkojas saskaņā ar normatīvajos aktos par krāpšanas apkarošanu un interešu konflikta novēršanu noteiktajām prasībām.
VI.Kārtība, kādā ziņo par programmas ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, noraksta, ietur vai atgūst neatbilstoši veiktos izdevumus, kā arī piemēro proporcionālo finanšu korekciju
47.
Programmas vadībā iesaistītā institūcija izvērtē katru tās konstatēto pārkāpumu, kas atbilst regulas Nr. 2021/1060 2. panta 31. punktam.
48.
Vadošā iestāde, konstatējot pārkāpumu finansējuma saņēmēja vai partnerorganizācijas darbībās, 10 darbdienu laikā pēc pārkāpuma konstatēšanas informē par to sadarbības iestādi, nosūtot uz tās oficiālo elektronisko adresi vadošās iestādes rīcībā esošo informāciju par:
48.1.
finansējuma saņēmēju vai partnerorganizāciju, kuras darbībās konstatēts pārkāpums;
48.2.
attiecīgā finansējuma saņēmēja vai partnerorganizācijas ar sadarbības iestādi noslēgtā līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu numuru;
48.3.
neatbilstoši veikto izdevumu summu (ja tas ir iespējams);
48.4.
pārkāpuma būtību (tai skaitā izmaksu pozīciju);
48.5.
veidu, kādā iespējamā neatbilstība atklāta.
49.
Sadarbības iestāde, ņemot vērā tās rīcībā esošo informāciju (tai skaitā šo noteikumu 48. punktā minēto informāciju), piecu darbdienu laikā pēc informācijas saņemšanas pieņem lēmumu par neatbilstību.
50.
Ja sadarbības iestāde, pieņemot šo noteikumu 49. punktā minēto lēmumu, konstatē, ka neatbilstoši veikto izdevumu summu nav iespējams precīzi noteikt vai būtu nesamērīgi samazināt visu izdevumu summu, kas neatbilst normatīvajos aktos par programmas vadību un īstenošanu noteiktajām prasībām vai līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu nosacījumiem, tā piemēro proporcionālo finanšu korekciju saskaņā ar vadošās iestādes izstrādātajām vadlīnijām par finanšu korekciju piemērošanu.
51.
Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā no nākamā mēneša pirmā datuma informāciju par konstatēto neatbilstību ievada programmas vadības informācijas sistēmā.
52.
Sadarbības iestāde ierosina organizēt sanāksmi par konstatētajām neatbilstībām, ja tās atbilst regulas Nr. 2021/1060 XII pielikumā noteiktajiem kritērijiem.
53.
Vadošā iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 52. punktā minētās informācijas saņemšanas organizē sanāksmi ar programmas vadībā iesaistītajām institūcijām, lai pieņemtu lēmumu attiecībā uz ziņošanu Eiropas Komisijai par programmas īstenošanā konstatētajām neatbilstībām.
54.
Sadarbības iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 53. punktā minētā lēmuma pieņemšanas ziņo Eiropas Komisijai par konstatētajām neatbilstībām.
55.
Ja finansējuma saņēmēja vai partnerorganizācijas īstenotajās atbalstāmajās darbībās ir konstatēts pārkāpums, kura dēļ radušies neatbilstoši veikti izdevumi, sadarbības iestāde:
55.1.
pamatojoties uz līgumu par atbalstāmo darbību īstenošanu, ietur neatbilstoši veikto izdevumu summu no kārtējā vai nākamā maksājuma (partnerorganizācijām) vai no maksājuma pieprasījuma (finansējuma saņēmējam);
55.2.
informē par to partnerorganizāciju vai finansējuma saņēmēju;
55.3.
par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanas dienu uzskata dienu, kad sadarbības iestāde veikusi partnerorganizācijai maksājumu par apstiprināto pārskatu, no kura ietur neatbilstoši veiktos izdevumus pilnā apmērā, vai, ja maksājumu neveic, apstiprinājusi partnerorganizācijas pārskatu vai finansējuma saņēmēja maksājuma pieprasījumu, no kura ietur neatbilstoši veiktos izdevumus pilnā apmērā.
55.1
Ja partnerorganizācijai vai finansējuma saņēmējam vienas neatbilstības gadījumā neatbilstoši veikto izdevumu summa nepārsniedz 250 euro un neatbilstoši veiktos izdevumus nav iespējams ieturēt saskaņā ar šo noteikumu 55. punktu, sadarbības iestāde:
55.11.
neatbilstoši veiktos izdevumus noraksta izdevumos;
55.12.
sagatavo grāmatvedības izziņu, kurā norāda partnerorganizācijas vai finansējuma saņēmēja noslēgtās vienošanās numuru, kopējo neatbilstoši veikto izdevumu summu un tās sadalījumu pa finansēšanas avotiem, kā arī datumu, kad neatbilstoši veiktie izdevumi norakstīti izdevumos;
55.13.
informē partnerorganizāciju vai finansējuma saņēmēju par neatbilstoši veiktās izdevumu summas norakstīšanu izdevumos;
55.14.
triju darbdienu laikā pēc neatbilstoši veikto izdevumu norakstīšanas izdevumos iesniedz vadošajā iestādē grāmatvedības izziņas kopiju;
55.15.
par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanas dienu uzskata dienu, kad sagatavota šo noteikumu 55.12. apakšpunktā minētā grāmatvedības izziņa.
56.
Ja neatbilstoši veikto izdevumu summu pilnībā vai daļēji nav iespējams ieturēt saskaņā ar šo noteikumu 55. punktu, sadarbības iestāde rīkojas šādi:
56.1.
ja neatbilstoši veiktie izdevumi radušies partnerorganizācijai, kura ir pašvaldība vai pašvaldības iestāde, vai finansējuma saņēmējam:
56.1.1.
triju darbdienu laikā pēc šo noteikumu 49. punktā minētā lēmuma pieņemšanas rakstiski informē partnerorganizāciju vai finansējuma saņēmēju par iespēju labprātīgi atmaksāt neatbilstoši veiktos izdevumus, nosūtot par to informāciju vadošajai iestādei uz tās oficiālo elektronisko adresi;
56.1.2.
ja divu nedēļu laikā pēc šo noteikumu 56.1.1. apakšpunktā minētās informācijas nosūtīšanas neatbilstoši veiktie izdevumi nav labprātīgi atmaksāti vai nav saņemta atbilde par iespēju tos labprātīgi atmaksāt noteiktajā termiņā, rakstiski informē par to neatbilstošus izdevumus veikušās partnerorganizācijas vai finansējuma saņēmēja augstākās iestādes vadītāju, nosūtot šo noteikumu 48. punktā minēto informāciju uz partnerorganizācijas vai finansējuma saņēmēja augstākās iestādes oficiālo elektronisko adresi;
56.1.3.
par partnerorganizācijas vai finansējuma saņēmēja piekrišanu labprātīgi atmaksāt neatbilstoši veiktos izdevumus informē vadošo iestādi triju darbdienu laikā pēc rakstiskas piekrišanas saņemšanas;
56.2.
ja neatbilstoši veiktie izdevumi radušies partnerorganizācijai, kura ir biedrība, nodibinājums vai reliģiska organizācija:
56.2.1.
triju darbdienu laikā no šo noteikumu 49. punktā minētā lēmuma pieņemšanas rakstiski informē partnerorganizāciju par iespēju labprātīgi atmaksāt neatbilstoši veiktos izdevumus lēmumā noteiktajā termiņā vai ar partnerorganizāciju civiltiesiskā kārtībā rakstiski vienojas par atmaksas kārtību un grafiku Padomes 1995. gada 18. decembra Regulas (EK, EURATOM) Nr. 2988/95 par Eiropas Kopienu finanšu interešu aizsardzību 3. panta 1. punktā noteiktajā termiņā. Sadarbības iestāde civiltiesiskā kārtībā ar partnerorganizāciju panāktās vienošanās kopiju ievieto programmas vadības informācijas sistēmā un informē par to vadošo iestādi;
56.2.2.
nosaka, ka partnerorganizācija vismaz trīs darbdienas pirms vienošanās civiltiesiskā kārtībā noteiktā termiņa beigām rakstiski informē sadarbības iestādi par nepieciešamību mainīt termiņu, ja tā neatbilstoši veiktos izdevumus nevar atmaksāt šo noteikumu 56.2.1. apakšpunktā minētajā termiņā;
56.2.3.
ja partnerorganizācija nav veikusi atmaksu šo noteikumu 56.2.1. apakšpunktā minētajā termiņā un nav informējusi par nepieciešamību mainīt neatbilstoši veikto izdevumu atmaksas termiņu, nosūta tai rakstiski brīdinājumu par neatbilstoši veikto izdevumu piespiedu atgūšanu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, brīdinājuma kopiju nosūtot vadošajai iestādei uz tās oficiālo elektronisko adresi;
56.3.
par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanas dienu uzskata dienu, kad izdevumi ir atmaksāti sadarbības iestādes norādītajā kontā.
57.
Ja nav iespējams pilnībā vai daļēji atgūt neatbilstoši veiktos izdevumus šo noteikumu 56.1. apakšpunktā minētajā kārtībā, vadošā iestāde:
57.1.
sagatavo informāciju Ministru kabinetam lēmuma pieņemšanai par atsevišķu neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanu;
57.2.
piecu darbdienu laikā pēc Ministru kabineta lēmuma pieņemšanas informē sadarbības iestādi, kā arī neatbilstošus izdevumus veikušās partnerorganizācijas vai finansējuma saņēmēja augstākās iestādes vadītāju;
57.3.
par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanas dienu uzskata dienu, kad partnerorganizācija vai finansējuma saņēmējs ir izpildījis Ministru kabineta lēmumu.
58.
Neatbilstoši veikto izdevumu atmaksai un uzskaitei:
58.1.
sadarbības iestāde uzrauga, lai partnerorganizācija vai finansējuma saņēmējs atmaksātu neatbilstoši veiktos izdevumus noteiktajā apmērā un noteiktajos termiņos;
58.2.
sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc neatbilstoši veikto izdevumu saņemšanas:
58.2.1.
pārskaita atgūto programmas un valsts budžeta finansējumu valsts budžeta ieņēmumos;
58.2.2.
informē vadošo iestādi par atgūto programmas un valsts budžeta finansējumu, norādot līguma par atbalstāmo darbību īstenošanu numuru un programmas vadības informācijas sistēmas piešķirto neatbilstības numuru;
58.3.
ja Eiropas Komisija piemēro finanšu korekciju, Labklājības ministrija sagatavo attiecīgu informāciju un iesniedz to izskatīšanai Ministru kabinetā vienlaikus ar šo noteikumu 57.1. apakšpunktā minēto informāciju. Ja neatbilstoši veiktie izdevumi ir atmaksājami Eiropas Komisijai no valsts budžeta, Labklājības ministrija nekavējoties informē Ministru kabinetu. Ministru kabinets lemj par valsts budžeta līdzekļu novirzīšanu neatbilstoši veikto izdevumu atmaksai;
58.4.
sadarbības iestāde nodrošina informācijas ievadīšanu par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanu programmas vadības informācijas sistēmā līgumā par atbalstāmo darbību īstenošanu noteiktajā termiņā un kārtībā.
VII.Programmas vadības informācijas sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtība
59.
Programmas vadības informācijas sistēma ir Mērķa finansējuma izlietojuma pārvaldības platformas instance, un tās pārzinis ir sadarbības iestāde, kas nodrošina programmas īstenošanai un pārvaldībai nepieciešamo datu uzkrāšanu un pieejamību.
60.
Programmas vadības informācijas sistēmas uzdevums ir nodrošināt informācijas sistēmas pilnvarotiem un autorizētiem lietotājiem (atbilstoši šo noteikumu 61. punktā minētajām pilnvarām) iespēju:
60.1.
ievadīt datus un augšupielādēt dokumentus;
60.2.
uzkrāt, uzglabāt un aktualizēt informāciju un datus par:
60.2.1.
partnerorganizāciju pretendentu iesniegumiem, to vērtēšanu, ar partnerorganizācijām noslēgtajiem līgumiem par atbalstāmo darbību īstenošanu un to izpildi;
60.2.2.
finansējuma saņēmēja iesniegtajiem un apstiprinātajiem maksājumu pieprasījumiem, piegādes līgumiem un to izpildi, piegādātājiem un partnerorganizācijām veiktajām piegādēm;
60.2.3.
iesniegtajiem un apstiprinātajiem partnerorganizāciju pārskatiem un izmaksātajām summām par pārtikas un pamata materiālās palīdzības komplektu izdali un papildpasākumu īstenošanu;
60.2.4.
kopējiem iznākuma rādītājiem, kas raksturo galīgos saņēmējus un tiem nodrošināto programmas atbalstu;
60.2.5.
programmas atbalstāmo darbību plānotajām un īstenotajām pārbaudēm un to rezultātiem, noteiktajiem riskiem un konstatētajiem pārkāpumiem;
60.3.
veikt iesniegto partnerorganizāciju pārskatu pārbaudi un apstiprināšanu, partnerorganizācijām izmaksājamo summu aprēķinu un finansējuma saņēmēja maksājumu pieprasījumu pārbaudi un apstiprināšanu;
60.4.
ievadīt informāciju par savām plānotajām un veiktajām pārbaudēm darbību īstenošanas vietās;
60.5.
sagatavot Eiropas Komisijai iesniedzamos maksājuma pieteikumus un kontu slēgumu;
60.6.
uzkrāt un uzglabāt informāciju par programmas revīzijām, to rezultātiem un konstatētajiem trūkumiem;
60.7.
finansējuma saņēmēja un partnerorganizāciju datu apmaiņai ar programmas vadībā iesaistītajām institūcijām;
60.8.
apstrādāt un analizēt datus;
60.9.
saņemt paziņojumus par lietotājiem aktuālas informācijas ievadīšanu vai uzdevumu izpildes termiņu tuvošanos.
61.
Programmas vadības informācijas sistēmas lietotāji ir:
61.1.
partnerorganizāciju pretendenti – pieteikumu iesniegšanai par tiesībām kļūt par partnerorganizāciju likumā noteiktajā kārtībā;
61.2.
programmas vadībā un īstenošanā iesaistītās institūcijas – likumā minēto funkciju īstenošanai;
61.3.
fiziskās vai juridiskās personas un Eiropas Savienības, valsts vai pašvaldību institūcijas, kurām ir tiesības saņemt programmas vadības informācijas sistēmā iekļauto informāciju normatīvajos aktos noteikto funkciju veikšanai, – informācijas saņemšanai atbilstoši šo noteikumu 63. punktā minētajā iesniegumā noteiktajam apjomam.
62.
Programmas vadības informācijas sistēmas lietotāji sistēmā var autentificēties, izmantojot vienotā valsts un pašvaldību pakalpojumu portāla www.latvija.lv sniegtos autentifikācijas pakalpojumus.
63.
Šo noteikumu 61. punktā minētās personas iesniedz sadarbības iestādē papīra formā vai elektroniska dokumenta veidā iesniegumu par programmas vadības informācijas sistēmas lietotāja tiesību piešķiršanu. Sadarbības iestāde minētās tiesības piešķir pēc iesniegumā ietvertās informācijas pamatotības izvērtēšanas.
64.
Vadošā iestāde informācijas apmaiņu ar Eiropas Komisiju nodrošina atbilstoši regulas Nr. 2021/1060 69. panta 9. punktam.
VII1.Programmas elektroniskās datu uzskaites sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtība
64.1
Programmas elektroniskās datu uzskaites sistēmas pārzinis ir sadarbības iestāde.
64.2
Programmas elektroniskās datu uzskaites sistēmas lietotāji ir programmas vadībā, īstenošanā un uzraudzībā iesaistītās institūcijas likumā minēto funkciju īstenošanai.
64.3
Programmas elektroniskās datu uzskaites sistēmas mērķis ir nodrošināt iespēju vienuviet elektroniski veikt šādas darbības:
64.31.
finansējuma saņēmējam – programmas atbalsta administrēšanas un statistikas nolūkā iegūt aktuālo informāciju un datus par piegādātajiem un saņemtajiem atbalsta komplektiem;
64.32.
partnerorganizācijām – ievadīt, uzkrāt, uzglabāt, aktualizēt informāciju un datus un lejupielādēt pārskatus par saņemtajiem un izsniegtajiem atbalsta komplektiem un izmantotajiem pārtikas komplektiem gatavo maltīšu pagatavošanai;
64.33.
partnerorganizācijām – veicot šo noteikumu 64.41. apakšpunktā minēto personas datu apstrādi, identificēt atbalsta saņēmēju un statistikas nolūkā iegūt programmas rezultāta rādītājus, kas raksturo atbalsta saņēmējus;
64.34.
programmas vadībā un uzraudzībā iesaistītajām iestādēm – programmas īstenošanas uzraudzības un administrēšanas nolūkā iegūt aktuālo informāciju.
64.4
Programmas elektroniskajā datu uzskaites sistēmā iekļauj datus par:
64.41.
atbalsta saņēmējiem – personas vārds, uzvārds, personas kods, dzimums, dzimšanas datums un atsevišķā pazīme – Ukrainas civiliedzīvotājs (ja attiecināms);
64.42.
pašvaldību sociālo dienestu izsniegtajām izziņām, kurās norādīts lēmuma numurs, periods un mājsaimniecībai noteiktais statuss (trūcīga, krīzes situācijā nonākusi vai maznodrošināta), kas atbilst programmas atbalsta saņemšanas nosacījumiem;
64.43.
saņemtajiem un izsniegtajiem pārtikas un pamata materiālās palīdzības preču komplektiem un izmantotajiem pārtikas komplektiem gatavo maltīšu pagatavošanai;
64.44.
programmas rezultāta rādītājiem, kas raksturo atbalsta saņēmējus un tiem nodrošināto programmas atbalstu.
64.6
Lai nodrošinātu vienotas informācijas pieejamību visām procesā iesaistītajām pusēm, programmas elektroniskā datu uzskaites sistēma veic datu apmaiņu ar programmas vadības informācijas sistēmu (attiecībā uz atbalsta sniegšanas adresēm un tajās sniegto programmas atbalstu) un ar pašvaldību sociālās palīdzības un sociālo pakalpojumu administrēšanas lietojumprogrammu (attiecībā uz sniegto programmas atbalstu).
64.7
Programmas elektroniskā datu uzskaites sistēma par lietotājiem uzkrāj šādus datus:
64.71.
vārds;
64.72.
uzvārds;
64.73.
amats (ja attiecināms);
64.74.
kontaktinformācija (tālrunis, elektroniskā pasta adrese);
64.75.
pieejas tiesību lomu saraksts;
64.76.
pieejas tiesību reģistrēšanas datums;
64.77.
tiesību derīguma termiņš;
64.78.
piešķirtais lietotājvārds;
64.79.
partnerorganizācija (ja attiecināms);
64.710.
partnerorganizācijas piesaistītie izdales punkti (ja attiecināms).
64.8
Sadarbības iestāde auditē katru datu apstrādi programmas elektroniskajā datu uzskaites sistēmā. Auditācijas pierakstus sadarbības iestāde glabā 18 mēnešus no auditācijas ieraksta izdarīšanas brīža.
64.9
Programmas elektroniskajā datu uzskaites sistēmā uzkrātos personas datus glabā piecus gadus, sākot ar tā gada 31. decembri, kurā sadarbības iestāde veikusi pēdējo maksājumu partnerorganizācijai.
VIII.Noslēguma jautājums
65.
Lai nodrošinātu Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām (turpmāk – EAFVP) atbalsta nepārtrauktību un regulas Nr. 2021/1060 69. panta 9. punktā noteiktās informācijas uzkrāšanu gadījumā, ja EAFVP darbības programma un Eiropas Sociālā fonda Plus programma tiek īstenota vienlaikus, bet vēl nav pieejama šo noteikumu VII nodaļā minētā informācijas sistēma, informācijas uzkrāšanu veic EAFVP informācijas sistēmā.