Anotācija (ex-ante)

Finanšu ministrijas ieskatā nepieciešams plānot un nodrošināt stratēģiskā līmenī visas valsts pāreju uz digitālo dokumentu apriti. [1]

E-rēķinu ieviešana atbilst šim stratēģiskajam mērķim, ņemot vērā, ka par e-rēķinu uzskatāms strukturēts elektronisks dokuments (dati), kas ir izveidots mašīnlasāmā veidā un izsniegts attiecīgajā elektroniskās datu apmaiņas formātā. Viszināmākie formāti ir Electronic Data Interchange (EDI) un Extensible Markup Language (turpmāk – XML). Par e-rēķinu ir uzskatāma arī strukturētā (mašīnlasāmā) veidā veidota rēķina datu informācija, kas izsniegta, izmantojot standarta tīmekļa veidlapas internetā un atbilst PEPPOL specifikācijai. Par e-rēķiniem nav uzskatāmi dokumenti, kas veidoti nestrukturētā veidā un izsniegti PDF vai Word formā vai papīra formas rēķini, kas nosūtīti pa faksu vai elektronisko pastu, skenēti papīra rēķini u. c. [2] Nestrukturētus datus nav iespējams izmantot nodokļu administrēšanas vajadzībām, kā arī citu valsts iestāžu funkciju nodrošināšanai.

Grāmatvedības likuma 6. panta piektā daļa uzliek pienākumu e-rēķinus pārvērst cilvēklasāmā formātā. No grāmatvedības vispārīgām prasībām izriet pienākums: ja grāmatvedība tiek kārtota elektroniski, t. sk. ietilpst arī e-rēķinu sagatavošana, ir jānodrošina šo grāmatvedības dokumentu (e-rēķinu) datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēls cilvēklasāmā formātā, nodrošinot iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas). Tātad e-rēķina izrakstītāja un e-rēķina saņēmēja attiecīgajai grāmatvedības datorprogrammai vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūrai ir jānodrošina e-rēķina atspoguļošana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā.

Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 29. punkts noteic, ka attaisnojuma dokumenta veida nosaukumu izvēlas uzņēmums atbilstoši attiecīgā saimnieciskā darījuma būtībai, izņemot, ja konkrēta attaisnojuma dokumenta veida nosaukumu nosaka attiecīgs normatīvais akts. Sagatavojot e-rēķinu, tā nosaukumu izvēlas pats uzņēmuma vadītājs atbilstoši uzņēmuma specifikai un Latvijas standartā noteiktajam.

Grāmatvedības likuma 4. panta 2. punkts noteic, ka viens no grāmatvedības uzdevumiem ir nodrošināt finanšu pārskatu lietotājus ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu, saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu. Grāmatvedības likuma 31. panta pirmā daļa noteic, ka uzņēmuma vadītājam ir pienākums organizēt grāmatvedības kārtošanu, inventarizācijas veikšanu, grāmatvedības dokumentu saglabāšanu un attiecīgo pārskatu sagatavošanu uzņēmumā atbilstoši šā likuma un saskaņā ar to izdotu normatīvo aktu prasībām.

Tādējādi uzņēmumam savlaicīgi ir jāizvērtē un jāizvēlas uzņēmumam atbilstošākais veids un risinājums gan e-rēķinu izveidei, gan e-rēķinu nosūtīšanas/saņemšanas apritei, gan e-rēķinu nodošanai VID, sākot ar 2026. gada 1. janvāri. Lai mazinātu uzņēmumu gatavības risku pārejai uz obligātu e-rēķinu apriti un e-rēķinu nodošanu VID, ieteicams izvēlēties e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju vai grāmatvedības risinājumu, kā arī uzrunāt izstrādātāju vai uzturētāju par iespējām pilnveidot risinājumu.

Latvijas standartu (kā dokumentu) tiešā veidā neizmantos uzņēmumi kā grāmatvedības datorprogrammu (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras) lietotāji (e-rēķinu izrakstītāji un saņēmēji), bet gan tikai informācijas tehnoloģijas sistēmu (programmatūras) izstrādātāji. Savukārt izstrādāto informācijas sistēmu atbilstība standarta prasībām ir jāapliecina sistēmu izstrādātājiem, slēdzot attiecīgus līgumus ar uzņēmējiem.

[1] Informatīvā ziņojuma 3. lpp.
 

Lai radītu skaidrus nosacījumus par e-rēķinu datu apmaiņu starp uzņēmumiem un nodrošinātu vienotu pieeju datu nodošanā VID, Ministru kabineta noteikumu projektā “Kārtība, kādā organizē un īsteno strukturētu elektronisko rēķinu apriti un kādā strukturētu elektronisko rēķinu datus iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam” (turpmāk − noteikumu projekts) ir noteikta kārtība, kādā organizē un īsteno e-rēķinu apriti un kādā iesniedz e-rēķinu datus VID, t. sk. noteikti datu apmaiņas kanāli e-rēķinu datu nodošanai VID, un paredzētas tiesības uzņēmumam saziņā ar saimnieciskā darījuma dalībnieku izvēlēties atbilstošāko e-rēķinu aprites kanālu, sākot ar 2026. gada 1. janvāri.

Noteikumu projekta II nodaļā noteikta kārtība, kādā organizē un īsteno e-rēķinu apriti.

Noteikumu projekta 4. un 5. punktā paredzēts, ka uzņēmumi vienojas par savstarpēji izmantojamo e-rēķinu piegādes kanālu vai kanāliem (turpmāk – piegādes kanāls)
e-rēķinu apritei (piegādes kanālu piemēri – šīs anotācijas 1. pielikumā):
1) oficiālo elektronisko adresi, ja ir aktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts (turpmāk – e-adrese);
2) pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanālu;
3) citu individuāli izvēlētu piegādes kanālu starp uzņēmumiem (piemēram, starpsistēmu integrāciju starp grāmatvedības datorprogrammām un citām sistēmām,
e-pastu un citus alternatīvus tehniskos risinājumus jeb elektroniskos piegādes kanālus).

Attiecībā uz e-adreses lietošanu jāmin, ka tā pieejama Latvijā reģistrētiem vai pastāvīgi dzīvojošiem piegādātājiem e-rēķinu piegādei valsts pārvaldes iestādēm, pašvaldībām un to iestādēm un ja e-adreses lietošanu paredz Oficiālās elektroniskās adreses likums. Tādējādi var pastāvēt gadījumi, kad savstarpējā e-rēķinu apritē uzņēmumi, kas nav budžeta iestādes, vai arī uzņēmumi, kuriem nav Latvijas Republikas personas koda, nevarēs piekļūt e-adresei, jo uzņēmumam e-adrese nav pieejama vai nav aktivizēts
e-adreses konts.

Attiecīgi vispārzināms, ka atkarībā no uzņēmuma savstarpējai e-rēķinu apritei izvēlētā piegādes kanāla sūtīšanas veida darbības kārtība ir šāda:
- ja uzņēmums e-rēķina nosūtīšanai izmanto e-adresi, uzņēmuma izrakstītā e-rēķina piegādāšanu saimnieciskā darījuma dalībniekam nodrošina e-adrese;
- ja uzņēmums e-rēķina nosūtīšanai izmanto pakalpojumu sniedzēja jeb operatora pakalpojumu, uzņēmuma izrakstītā e-rēķina piegādāšanu saimnieciskā darījuma dalībniekam nodrošina pakalpojumu sniedzējs jeb operators;
- ja uzņēmums e-rēķina nosūtīšanai izmanto citu individuāli izvēlētu veidu starp uzņēmumiem – integrāciju starp grāmatvedības datorprogrammām un citām sistēmām, elektroniskā pasta adresi un citus alternatīvus tehniskos risinājumus, uzņēmuma izrakstītā e-rēķina piegādi saimnieciskā darījuma dalībniekam nodrošina atbilstoši pušu vienošanās nosacījumiem.

Noteikumu projekta 6. punktā noteikts, ka VID izveidos, uzturēs un attīstīs e-rēķinu iesniegšanas risinājumu (turpmāk – risinājums), lai nodrošinātu iespēju decentralizēti un strukturēti saņemt e-rēķinu datus. Noteikumu projekta 7. punktā nodefinēts, kādus e-rēķinus VID risinājumā saņems un glabās, proti, e-rēķinus bez pielikumiem, kas iesniegti atbilstoši Latvijas nacionālajā standartā noteiktajai strukturētajai datu formai XML. XML struktūrai ir jāatbilst UBL 2.1 un Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 specifikācijai (Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Noteikumu projekta 8. punktā noteikts, ka risinājumā un attiecīgi VID datubāzēs saņems un saglabās e-rēķinus tādā datu apjomā, kādā tos iesniegts VID, izmantojot kādu no minētajiem piegādes kanāliem. VID apstrādās e-rēķinus, lai veiktu turpmāku datu analīzi individuālā veidā starp nodokļu maksātāju e-rēķinu apmaiņas rezultātā saņemtajiem datiem. Rezultātā iegūtos datus izmantos VID nodokļu administrēšanas vajadzībām. Risinājumā saņemtie būtiskākie e-rēķinu dati kontrolēti būs pieejami arī citām valsts pārvaldes iestādēm (saraksta veidā, datu izplatīšanas un pārvaldības platformā DAGR), kurām būs nepieciešamība tos izmantot savu funkciju nodrošināšanai, lai tādējādi tiktu veicināta jēgpilna sadarbība un mazināts birokrātiskais slogs uzņēmējiem. Citām valsts pārvaldes iestādēm tiks nodrošināta iespēja, izmantojot valsts informācijas sistēmu savietotāja servisu, pieprasīt pilnu informāciju par konkrētu e-rēķinu (skat. 8.1.1. sadaļu).
Risinājuma izveidošanas rezultātā nodokļu maksātājam tiks nodrošināta e-rēķinu uzglabāšana piecus gadus (Grāmatvedības likuma 28. panta pirmās daļas 5. punktā noteiktais minimālais glabāšanas laiks), e-rēķinu datnes augšupielādes iespēja, nodokļu maksātāja nosūtīto un saņemto e-rēķinu attēlošana (apskate) cilvēklasāmā formātā, neatbilstoša rēķina atzīmēšana (piemēram, ja e-rēķinā iekļauta neatbilstoša nodokļa likme, nav bijusi sadarbība par attiecīgajā rēķina iekļauto darījumu u. tml.) un VID informēšana Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmas (turpmāk – EDS) nodokļu maksātāja profilā. Nodokļu maksātājam būs brīvprātīga iespēja (nevis obligāts pienākums) atzīmēt e-rēķinus kā “neatbilstošus”. VID pieņems zināšanai šādus e-rēķinus, kas būs atzīmēti kā neatbilstoši, lai veiktu turpmāku datu analīzi individuālā veidā, bet atbilstoši kompetencei un iestādei noteiktajam pilnvarojumam neveiks, piemēram, starpnieka funkciju sadarbības partneru strīdu risināšanas gadījumā. Risinājuma izveidošanas rezultātā tiks uzlabota arī sadarbība, jo nodokļu maksātājiem vairs nebūs par saimniecisko darījumu jāiesniedz informācija (e-rēķinu kopijas), kas jau būs VID rīcībā. Attiecīgi mazināsies administratīvais slogs nodokļu maksātājiem.

Risinājuma izveidošanas rezultātā tiks īstenota arī iespēja atvieglot pievienotās vērtības nodokļa (turpmāk – PVN) taksācijas perioda deklarācijas sagatavošanu nodokļu maksātājiem, kuri EDS iesniedz PVN taksācijas perioda deklarāciju, un piedāvāt deklarācijas pielikumu PVN 1-I un PVN 1-III saturu daļēji aizpildīt ar VID rīcībā esošo PVN e-rēķinu datiem (izņemot neatbilstoši atzīmētu e-rēķinu un avansa e-rēķinu datus). Ja nodokļu maksātājs nevēlas daļēji aizpildīt PVN taksācijas perioda deklarāciju ar VID rīcībā esošajiem e-rēķinu datiem, jo izmanto savas Enterprise Resource Planning (ERP) jeb informācijas sistēmas, kas nodrošina e-rēķinu apriti, vai grāmatvedības informācijas sistēmas vai izmanto grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju pakalpojumu u. tml., tad PVN deklarāciju var sagatavot elektroniski un iesniegt VID kā līdz šim, piemēram, izmantojot EDS API (Application Programming Interface, saskarne programmatūras integrācijai), kurā jau ir aizpildītas PVN deklarācijas un tās pielikumi.

Jāatzīmē, ka Eiropas Komisija 2022. gadā nāca klajā ar vairākiem priekšlikumiem PVN jomā, tā saucamo PVN pakotni “PVN digitālajā laikmetā” (VAT in the Digital Age), kas cita starpā paredz PVN digitālās ziņošanas sistēmas ieviešanu pārrobežu darījumos, kas balstās uz obligātu strukturētu e-rēķinu noformēšanu. 2025. gada 11. martā Eiropas Savienības Padome pieņēma minēto pakotni, ar kuru plānots pakāpeniski ieviest arī PVN digitālās ziņošanas sistēmu līdz 2030. gada 1. jūlijam. Minēto prasību ieviešana paredzēs arī vairākus saistošus grozījumus normatīvajos aktos attiecībā uz Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.

Paredzams, ka laikā, kad stāsies spēkā Eiropas Komisijas PVN pakotnē “PVN digitālajā laikmetā” noteiktās prasības Eiropas Savienības iekšējiem darījumiem, Latvijā jau būs nodrošināts arī pamatrisinājums attiecībā uz darījumiem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Tas sniegs iespēju nodrošināt turpmākus e-rēķinu aprites sistēmas attīstības pasākumus (piemēram, papildu e-rēķinu aprites scenārijus).

Vienlaikus pēc veiksmīgas e-rēķinu aprites un risinājuma aprobācijas būs labāk novērtējams, kā vēl izmantojami risinājumā saņemtie e-rēķinu dati gan VID (t. sk. citu ar nodokļu administrēšanu un nodokļu samaksas veicināšanu saistītu VID iekšējo biznesa procesu), gan citu valsts pārvalžu iestāžu nodrošināto pakalpojumu uzlabošanai.

Noteikuma projekta 9. punktā saistībā ar e-rēķinu aprites obligātuma nodrošināšanu starp uzņēmumiem (t. sk. fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību) un e-rēķina ziņojuma iesniegšanas nodrošināšanu ar Oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmu ietverts deleģējums un tā mērķis (skat. 8.1.4. sadaļu), proti, VID sniedz Oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmas pārzinim (Valsts digitālās attīstības aģentūrai) strukturētu un aktuālu Fizisko personu reģistram atbilstošu informāciju par VID nodokļu maksātāju reģistrā reģistrētām fiziskām personām, kuras veic saimniecisko darbību (noteikumu projekta 9. punktā minētie dati). Ar noteikumu projekta 9. punktu ir jāsaprot, ka no sistēmas uz sistēmu savstarpējās sadarbības līmenī datu apmaiņa notiek jeb dati tiek nodoti 24 stundu laikā.

Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” jau šobrīd nosaka kārtību, kādā labo vai papildina ierakstus grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos, attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtību, grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras (turpmāk – grāmatvedības datorprogramma) lietošanas prasības. Ievērojot noteikto, e-rēķinu koriģēšanas prasības nosaka minētais normatīvais akts.
Turklāt Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumos Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” tiks definēts arī grāmatvedībā izmantojamais attaisnojuma dokuments, ar kuru labo vai atsauc (anulē) iepriekš izsniegto attaisnojuma dokumentu samaksāšanai (rēķinu)  un noteikta to izrakstīšanas kārtība. Tāpat tiks skaidrots, ka avansa rēķins (priekšapmaksas rēķins) ir informatīvs dokuments samaksāšanai (maksājuma pieprasījums), kuru uzņēmums izsniedz par precēm, kas vēl nav piegādātas, vai pakalpojumiem, kas nav sniegti.
Savukārt attaisnojuma dokumenta veids – attaisnojuma dokuments samaksāšanai (rēķins) – ir noteikts Grāmatvedības likumā. Ja attiecīgais attaisnojuma dokumenta veids (piemēram, kredītrēķins) ir uzskatāms par attaisnojuma dokumentu, kuru uzņēmums izsniedz citam uzņēmumam samaksāšanai, un sagatavojams atbilstoši likumā noteiktajai e-rēķina definīcijai, tad uz šāda e-rēķina apriti attiecas noteikumu projektā noteiktā kārtība, un nodokļu maksātājs to iesniedz VID kā strukturētu elektronisko rēķinu atbilstoši noteikumu projektā noteiktajam.
Attiecībā uz visiem e-rēķina veidiem noteikumu projektā paredzēts noteikt vienādu e-rēķinu iesniegšanas termiņu VID (ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas).
Ievērojot minēto, kārtību, kādā veicamas e-rēķinu korekcijas, nav paredzēts ietvert noteikumu projektā.

Noteikumu projekta III nodaļā noteikta kārtība, kādā e-rēķinu datus iesniedz VID.

Noteikumu projekta 10. punktā noteikts, ka uzņēmums e-rēķinus iesniedz VID atkarībā no uzņēmuma izvēlētā viena vai vairākiem šādiem piegādes kanāliem (piemēri e-rēķinu datu iesniegšanai Valsts ieņēmumu dienestam – šīs anotācijas 2. pielikumā):
1) e-adrese;
2) pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanāls, kas ir integrēts ar VID lietotājprogrammatūras saskarni (Application Programming Interface − API);
3) VID EDS lietotājprogrammatūras saskarne (Application Programming Interface − API) vai augšupielādes funkcionalitāte (t. i., augšupielādējot XML formāta e-rēķinu EDS).

Augšupielādējot e-rēķina XML datni EDS tīmekļa lietotāja saskarnē, lietotājam tiek nodrošināta vizuāla informācija par e-rēķina iesniegšanas rezultātu, proti, vai datne ir veiksmīgi pieņemta, vai arī ir konstatētas kļūdas. Veiksmīgas augšupielādes rezultātā XML e-rēķins tiek uzreiz attēlots priekšskatīšanai EDS.

Noteikumu projekta 11.–13. punkts paskaidro, kā VID saņem e-rēķinu atkarībā no e-ēķinu apritei izvēlētā piegādes kanāla (minēti noteikumu projekta 4. punktā).
Noteikumu projekta 11. punktā noteikts, ja uzņēmumi un/vai pakalpojumu sniedzēji jeb operatori e-rēķinu apritei izmanto e-adresi (noteikumu projekta 4.1. apakšpunkts):
1) valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv e-adreses risinājums nodrošina automātisku e-rēķinu ziņojuma iesniegšanu VID;
2) e-adreses informācijas sistēma nodrošina automātisku e-rēķina ziņojuma iesniegšanu VID, ja uzņēmums, kurš noformē e-rēķinu, izmanto aktuālo programmatūras versiju integrācijai ar e-adresi (bibliotēkas integrācijas risinājumu).

Attiecībā uz piegādes statusu e-rēķina iesniegšanai VID, ja e-rēķina apritei izmanto e-adresi:
1) e-adrese valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv tiks nodrošināta automātiskā papildu VID adresāta pievienošana ziņojuma rakstīšanas formas adresātu laukā. Sūtot ziņojumu katram adresātam, tiek izveidots jauns ziņojums, lai nodrošinātu iespēju attēlot informāciju par ziņojumu piegādes statusu vai nepiegādāta ziņojuma faktu un laiku, kad ziņojums nosūtīts;
2) izmantojot e-adreses informācijas sistēmas aktuālo bibliotēkas integrācijas risinājumu automātiskai e-rēķinu nodošanai VID, piegādes statuss tiks nodrošināts pašreizējā kārtībā.

Tiks izmantota jaunākā bibliotēkas versija, šobrīd e-adreses programmatūra DIV-PROG-V.2.14.0-28.02.2020, ir paredzēta versionēšana. Jauni API end pointi netiks veidoti. Pārejas periodi nav paredzēti, jo uzreiz būs jāizmanto jaunās versijas. Jaunā bibliotēkas versija tiks publicēta Valsts informācijas sistēmu savietotājā, notiks tās testēšana un veikta testa vides klientu apziņošana pastā.
Plānots, ka Valsts digitālās attīstības aģentūra informēs tos klientus, kas izmanto testa vidi, ka ir paredzēta testēšana, pēc testēšanas veikšanas jaunā versija tiks uzstādīta produkcijas vidē.

VID automātiskās saņemšanas procesā no e-adreses nodrošinās tikai e-rēķinu ziņojuma XML datnes saņemšanu (bez pielikumiem).

E-adrese nodrošinās e-rēķina ziņojuma ar XML pielikumu ievietošanu VID e-rēķina e-adreses apakšadresātā, no kuras jau pats VID nolasīs attiecīgos datus un izgūs tikai e-rēķina XML datni un veiks tā apstrādi VID e-rēķinu risinājumā.

Praksē pastāv gadījumi, kad uzņēmumam nav aktivizēts vai ir anulēts e-adreses konts. Šādā situācijā uzņēmumam, kurš ir e-rēķina izrakstītājs (sūtītājs), ir nodrošināta iespēja Valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv sagatavot e-rēķina formātam atbilstošu rēķinu un lejupielādēt e-rēķina XML datni. Ja sadarbības partnerim nav aktivizēts vai ir anulēts e-adreses konts, pastāv iespēja valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv izveidoto e-rēķina XML datni nosūtīt, izmantojot citu piegādes kanālu. Anotācijas 2. pielikumā ir minēti piemēri, kā šajā gadījumā uzņēmums var izpildīt prasību par e-rēķinu nosūtīšanu saimnieciskā darījuma dalībniekam un e-rēķina iesniegšanu VID.

Noteikumu projekta 12. punktā noteikts: ja uzņēmums savstarpējai e-rēķinu aprites nodrošināšanai izvēlas lietot pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanālu (noteikumu projekta 4.2. apakšpunkts), Valsts ieņēmumu dienests saņem e-rēķinu no pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanāla, kas ir integrēts ar VID API (noteikumu projekta 10.2. apakšpunkts), izņemot 11. punktā noteiktajā gadījumā. Ja pakalpojumu sniedzējs jeb operators izmanto uzņēmuma e-rēķina apritei e-adreses piegādes kanālu, tad iestājas noteikumu projekta 11. punktā minētais gadījums, kā e-adreses risinājums nodrošina automātisku e-rēķina ziņojuma un ziņojuma informācijas (e-rēķina statusa) iesniegšanu VID.

Noteikumu projekta 13. punktā noteikts: ja uzņēmums e-rēķinu apritei izmanto citu savstarpēji individuāli izvēlētu piegādes kanālu starp uzņēmumiem (noteikumu projekta 4.3. apakšpunkts), uzņēmums e-rēķinu VID iesniedz EDS API vai augšupielādējot XML formāta e-rēķinu EDS (noteikumu projekta 10.3. apakšpunkts).

Noteikumu projekta 14. punktā noteikts: ja e-rēķins iesniegts VID, izmantojot kādu no minētajiem piegādes kanāliem, attiecīgais e-rēķins nav atkārtoti iesniedzams VID, izmantojot citus piegādes kanālus. Tātad faktiski konkrēts e-rēķins nevar būt iesniegts vairākas reizes, bet to iesniedz vienu reizi, izmantojot jebkuru izvēlēto e-rēķinu piegādes kanālu. Piemēram, ja e-rēķina nosūtīšanai izmanto e-adresi, tad e-rēķins nav atkārtoti jānodod VID, augšupielādējot XML formātu EDS.

VID nodrošina e-rēķinu dublikātu kontroli, lai viens e-rēķins netiktu iesniegts VID vairākkārt.

Noteikumu projekta 14. punktā noteikts, ka e-rēķinu VID iesniedz ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Noteikuma projektā minētie punkti virs 14. punkta noteic, ka e-rēķina iesniegšanas VID pienākums attiecināms uz e-rēķina izsniedzēju (nosūtītāju) vai e-rēķina izsniedzēja izvēlēto pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanālu.

Noteikumu projekta 15.−17. punktā paredzēti gadījumi un rīcība situācijās, kad pamatotu apstākļu dēļ nevar noteikumu projekta 14. punktā noteiktajā termiņā izpildīt prasību par e-rēķinu iesniegšanu VID, proti:
- ja ir konstatēts informācijas sistēmas darbības traucējums e-rēķina nosūtītāja pusē, kā dēļ nebūs iespējams nodot e-rēķinu VID, piemēram, nedarbojas uzņēmuma grāmatvedības datorprogramma, e-rēķinu nevar iesniegt, jo ir veiktas izmaiņas uzņēmuma grāmatvedības datorprogrammā;
- konstatēts VID risinājuma darbības traucējums, kura dēļ nebūs iespējams nodot e-rēķinu VID, piemēram, nedarbojas EDS (t. sk. EDS API) vai VID API;
- citu iemeslu dēļ nav iespējams nodot e-rēķinu VID, piemēram, ir nomainījies uzņēmuma grāmatvedis un konstatēts, ka pēdējā nedēļā izrakstītie rēķini nav nodoti VID, vai maksātnespējas administrators, pārņemot uzņēmuma mantu un dokumentus, konstatē, ka daļa no izrakstītajiem rēķiniem nav iesniegti VID.

Anotācijas 1. un 2. pielikumā ir iestrādāti noteikumu normu piemērošanas piemēri, kas paskaidro konkrētu normu piemērošanu konkrētajās situācijās.